Mô tả quy trình tác nghiệp và việc áp dụng kiến thức môn học vào thực tế công việc tại ban quản lý dự án thuỷ điện 1

Mơ tả quy trình tác nghiệp việc áp dụng kiến thức môn học vào thực tế công việc Ban Quản lý Dự án Thuỷ điện Câu hỏi: Lựa chọn quy trình tác nghiệp thơng thường doanh nghiệp tổ chức anh /chị mà anh/chị tham gia vào Hãy mô tả quy trình theo bước cơng việc thực Theo anh/ chị, quy trình có bất cập hay nhược điểm cho cơng tác quản lý Vì ? Theo anh chị quy trình cần cải thiện để việc thực trở nên tốt Theo anh chị nội dung môn học Quản trị tác nghiệp áp dụng vào cơng việc anh chị doanh nghiệp anh chị nay? Anh chị dự định áp dụng kiến thức vào hoạt động áp dụng nào? I Đặt vấn đề Ban Quản lý Dự án Thuỷ điện đơn vị trực thuộc Tập đoàn Điện lực Việt Nam, giao nhiệm vụ thay mặt chủ đầu tư quản lý đầu tư xây dựng dự án thuỷ điện Tuyên Quang, Huội Quảng Bản Chát địa bàn tỉnh Tuyên Quang, Sơn La Lai Châu Cũng đơn vị thành viên khác Tập đoàn Điện lực Việt Nam, Ban Quản lý Dự án Thuỷ điện xây dựng áp Page dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001-2000 vào công tác quản lý điều hành với mục tiêu quản lý dự án tiến độ đạt hiệu cao Phòng Tài - Kế tốn đơn vị chịu trách nhiệm thực thanh, toán nguồn vốn, hạch toán kế toán lập báo cáo kế tốn gửi Tập đồn Điện lực Việt Nam Với cương vị Phó Trưởng phòng Tài - Kế tốn, Tập đồn Ban cử học lớp MBA quản trị kinh doanh, nghiên cứu môn học Quản trị hoạt động đặc biệt quan tâm đến quy trình tác nghiệp việc áp dụng kiến thức môn học vào thực tế công việc Trong khn khổ viết này, tơi khơng có tham vọng giới thiệu tất quy trình Phòng thực mà lựa chọn giới thiệu Quy trình tốn chi phí quản lý dự án quy trình xương sống phòng, có mối liên hệ mật thiết với quy trình khác có mối tương tác với tất phòng liên quan Cùng với việc mơ tả quy trình theo bước cơng việc thực hiện, đưa bất cập nhược điểm quy trình tới cơng tác quản lý giải pháp cải tiến quy trình cho phù hợp với thực tế công việc Đồng thời đưa nội dung mơn học áp dụng vào công việc dự định áp dụng kiến thức vào hoạt động II Phân tích Sơ đồ quy trình Trách nhiệm Tập hợp hoá đơn, chứng từ, lập giấy đề nghị tốn Cơng việc ` Page Mơ tả/Biểu mẫu Bước : Tập hợp hoá đơn, chứng từ kiểm tra đơn vị -BM P4-04-03 phát -BM P4-04-04 sinh chi phí _ Kiểm tra hồ sơ tốn Cá nhân phát sinh chiánphí Lãnh đạo đơn vị phát sinh + chi phí - Ký xác nhận - Chuyển phòng TC-KT Bước 2: Thẩm tra hồ sơ tốn, lập phiếu chí, uỷ nhiệm chi, phiếu thu -BM P4-04-01 (nếu có) Kiểm tra hồ sơ tốn Chun viên phòng TC-KT _ Lãnh đạo phòng _ + Lãnh đạo phòng TC-KT -Lập phiếu chi (uỷ nhiệm chi) -Lập phiếu thu -Trình ký Bước 3: Trình lãnh đạo Ban duyệt, Lãnh đạo Ban Xem xét phát tiền, chuyển tiền thu tiền - Phát tiền, thu tiền - Chuyển tiền + Lãnh đạo Ban Chuyên viên phòng TC-KT Lưu chứng từ Page -BM P4-04-02 Mục tiêu xây dựng Quy trình tốn chi phí Ban QLDA nhằm chuẩn hố hệ thống hố q trình tốn chi phí Ban QLDA từ khâu tập hợp chứng từ, hoá đơn, lập đề nghị toán đến chi tiền mặt chuyển tiền cho cá nhân đơn vị nhằm đáp ứng kịp thời mặt hoạt động Ban Quản lý Dự án Thuỷ điện Bước 1: Tập hợp hoá đơn, chứng từ kiểm tra đơn vị phát sinh chi phí Phòng chủ trì : Phòng có phát sinh chi phí Ban QLDA cần tốn Cá nhân có phát sinh khoản chi phí tập hợp hố đơn, chứng từ lập giấy đề nghị tốn có diễn giải chi tiết nội dung khoản chi theo mẫu BM P404-04.Trình lãnh đạo phòng kiểm tra, ký xác nhận sau chuyển đến phòng Tài - Kế tốn Bước 2: Thẩm tra hồ sơ toán, lập phiếu chi, uỷ nhiệm chi, phiếu thu Phòng chủ trì: Phòng Tài - Kế toán Sau tiếp nhận hồ sơ toán đơn vị chuyển đến, kế toán toán kiểm tra giấy đề nghị toán chứng từ kèm theo loại chi phí phát sinh theo quy định riêng khoản mục chi phí: Page - Tạm ứng lương, tốn lương, ăn ca - Thanh tốn tiền cơng tác phí, ngủ trọ - Thanh tốn chi phí điện thoại - Thanh tốn xăng dầu tơ - Thanh tốn sửa chữa ơtơ - Thanh tốn hàng hố, dịch vụ mua ngồi khác Trong q trình kiểm tra, phát sai sót kế tốn tốn chuyển trả hồ sơ cho cá nhân đề nghị tốn để hồn thiện, khơng có sai sót tiến hành lập phiếu chi, uỷ nhiệm chi (trường hợp chuyển khoản) phiếu thu tạm ứng có trình Trưởng phòng Trưởng ban duyệt Bước 3: Trình lãnh dạo Ban duyệt, phát tiền, thu tiền chuyển tiền Phòng chủ trì: Phòng Tài Kế tốn Phiếu chi, uỷ nhiệm chi phiếu thu sau Trưởng phòng Tài Kế tốn ký trình lên lãnh đạo Ban xem xét ký duyệt Kế toán toán sau nhận phiếu chi, uỷ nhiệm chi phiếu thu lãnh đạo Ban ký duyệt tiến hành vào sổ phiếu chi, phiếu thu, chuyển cho thủ quỹ để tiến hành cấp phát thu tiền chuyển uỷ nhiệm chi chuyển cho kế tốn ngân hàng để chuyển tiền Sau đó, chứng từ luân chuyển lưu trữ theo quy định quy trình luân chuyển chứng từ hạch tốn kế tốn Những bất cập cho cơng tác quản lý giải pháp để cải tiến quy trình 2.1 Những bất cập nhược điểm Page Sau 03 năm đưa vào áp dụng, Quy trình tốn chi phí Ban QLDA phát huy tác dụng công cụ hỗ trợ đắc lực cho cơng tác quản lý tài kế tốn thơng qua việc chuẩn hố bước tốn chi phí Ban QLDA quản lý chi phí tiết kiệm hiệu Hàng năm, quy trình tốn chi phí Ban QLDA sửa đổi, bổ sung để phù hợp với thực tế công việc Công ty TNHH ITS Việt Nam đánh giá đạt tiêu chuẩn đợt đánh giá định kỳ Tuy nhiên trình triển khai thực nảy sinh số bất cập nhược điểm làm ảnh hưởng đến công tác quản lý, cụ thể: - Quy trình tốn chi phí Ban QLDA phòng Tài - Kế tốn biên soạn, trước tiên bảo vệ cho lợi ích phòng biên soạn, phù hợp với mục đích u cầu phòng xung đột với lợi ích đơn vị đối tượng liên quan Trong quy trình phòng Tài - Kế tốn trung tâm phòng khác vệ tinh, phòng đối tượng liên quan phải phục vụ phòng Tài Kế tốn vậy tính tương tác chưa cao, chưa lợi ích chung Ban - Phản ánh chi phí khơng chất việc (ví dụ: trình duyệt hồ sơ liên quan đến dự án phải sử dụng nguồn chi phí tư vấn lập dự án nhiên để đẩy nhanh cơng tác trình duyệt phải có khoản chi phí bồi dưỡng, tiếp khách nguồn chi phí ban QLDA), bóp méo chế độ sách theo kiểu“Gọt chân cho vừa giày” dẫn đến định sai lầm dựa kiện bị bóp méo - Trong số trường hợp việc sử dụng quy định máy móc cứng nhắc làm lãng phí tài sản nhà nước tốn chi phí văn phòng phẩm theo mức khoán cá nhân, đơn vị nên ấn định mức khốn tốn khơng phải theo nhu cầu thực tế; tốn chi phí thay phụ tùng xe ô tô theo số km Page không theo thực tế sử dụng; quy định tốn chi phí tiếp khách phải có hố đơn, chứng từ nên sử dụng hoá đơn khống… - Quy trình xây dựng Ban quản lý dự án Tun Quang khơng phù hợp với tình hình Ban quản lý nhiều dự án nhiều địa bàn khác có điều kiện giao thơng khó khăn Điều ảnh hưởng tới phối hợp đơn vị cá nhân làm thời gian tốn khoản chi phí phát sinh cơng trường bị chậm (lương, ăn ca, chi phí hoạt động thường xuyên…) ảnh hưởng tới công việc đời sống sinh hoạt cán bộ, nhân viên Ban - Sử dụng biểu mẫu sai quy định, sửa chữa lại chứng từ toán nhiều lần chưa phổ biến quy trình tới đơn vị, cá nhân Ban; lực lượng cán bộ, nhân viên Ban có trình độ khơng đồng (một phần lớn cán bộ, nhân viên con, em ngành nhận vào không qua thi tuyển) 2.2 Các giải pháp để hồn thiện quy trình Để phù hợp với thực tế cơng việc nay, Quy trình tốn chi phí QLDA cần bổ sung, sửa đổi: - Sửa đổi lại quy trình theo hướng phòng Tài - Kế toán người phục vụ, đẩy mạnh tương tác với đơn vị cá nhân với mục tiêu vừa việc cá nhân, vừa việc tập thể - Sửa đổi lại quy trình tốn số khoản chi phí nhằm tiết kiệm chi phí như: quy định mức khốn văn phòng phẩm cho đơn vị, toán theo thực tế sử dụng khơng vượt q mức khốn; tốn chi phí thay phụ tùng sở số km theo quy định kèm theo biên kiểm tra trạng Page phòng chủ quản; tiếp khách phải có hố đơn, chứng từ phải chức không vượt khung theo quy định Nhà nước… - Do đơn vị phân tán cơng trường cách xa phải sửa đổi lại quy trình cho phù hợp với thực tế, tránh thất lạc hồ sơ, tăng cường phối hợp đơn vị nhân công trường đảm bảo toán đầy đủ, kịp thời phục vụ tốt công tác chuyên môn đời sống sinh hoạt cán bộ, nhân viên - Phổ biến quy trình tới đơn vị, tồn thể cán nhân viên biết hiểu nội dung quy trình để thực theo quy định Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ, nhân viên thông qua việc đạo tạo kỹ cần thiết thực công tác tuyển dụng người, việc Áp dụng nội dung môn học vào thực tế công việc Trên thực tế Quản trị sản xuất tác nghiệp không áp dụng vào đơn vị sản xuất sản phẩm, dịch vụ mà áp dụng vào tất loại hình doanh nghiệp tuỳ theo mức độ khác Lý thuyết Quản trị sản xuất tác nghiệp hữu ích hoạt động quản lý Ban Quản lý Dự án Thuỷ điện đặc biệt quy trình tốn chi phí Ban QLDA phòng Tài - Kế tốn Tơi cho việc áp dụng mơ hình quản lý sản xuất theo phương pháp Lean loại bỏ lãng phí xảy q trình quản lý, sử dụng mơ hình 5S để loại bỏ lãng phí từ cho phép cải thiện hệ thống quản lý tối ưu, tinh gọn nhằm nâng cao chất lượng quản lý dự án 3.1 Các loại lãng phí cần loại bỏ Page - Di chuyển: Sự lãng phí xác định chuyển động hoá đơn, chứng từ toán bước quy trình Việc ln chuyển hố đơn, chứng từ bước kéo dài xử lý chậm, trình độ chuyên môn, khoảng cách công trường cách xa … gây nên đình trệ bước quy trình - Chờ đợi: Sự lãng phí xác định thời gian cán bộ, nhân viên đơn vị nhàn rỗi tắc nghẽn khâu ln chuyển chứng từ Thời gian trì hỗn bước thực cần phải loại bỏ Việc chờ đợi làm tăng thêm chi phí quản lý lương nhân viên, chi phí thiết bị văn phòng, chi phí tiền điện, viễn thơng tăng lên - Thao tác: Sự lãng phí xác định chuyển động, lại nhân viên không gắn liền với kết cơng việc Lãng phí liên quan tới việc bố trí mặt khơng hợp lý việc lại khắp phòng làm việc để tìm dụng cụ làm việc phòng bố trí cơng cụ làm việc không khoa học - Sản phẩm hỏng: Sự lãng phí sai sót việc lập đề nghị tốn, hố đơn chứng từ khơng hợp lệ làm không biểu mẫu quy định phải làm lại, khắc phục lỗi tốn thêm chi phí thiết bị văn phòng, nhân cơng… - Kiến thức rời rạc: Sự lãng phí xác định thơng tin, kiến thức tốn chi phí Ban QLDA Việc thiếu thơng tin, kiến thức xác gây sản phẩm hỏng tắc nghẽn bước quy trình 3.2 Sử dụng 5S để loại bỏ lãng phí điều hành, quản lý Page - Sàng lọc: Phân loại cần thiết không cần thiết để thứ thường cần đến ln có sẵn gần kề thật dễ tìm thấy Những thứ không cần thiết chuyển tới nơi khác để tránh nhầm lẫn - Sắp xếp: Sắp xếp chỗ ngồi theo hình chữ U (Bố trí sản xuất mơ dạng tế bào) công cụ, dụng cụ theo thứ tự để dễ lấy nhằm giảm thiểu thao tác mà nhân viên thực ngày - Sạch sẽ: Giữa thiết bị văn phòng khu vực làm việc làm cho môi trường gọn gàng - Sẵn sàng: Luôn sàng lọc, xếp tiến tới chuẩn hoá thao tác để tránh nhầm lẫn, bỏ sót, tiết kiệm thời gian, phát thao tác thừa, thao tác không hợp lý nhằm mục tiêu tiết kiệm chi phí - Sâu sát: Đây trình liên tục, phải làm làm lại, tạo thành vòng lặp, phải cải tiến liên tục, trì thành đạt không ngừng cải tiến 3.3 Phương pháp triển khai áp dụng - Phân tích đánh giá lại nguồn gốc lãng phí từ xây dựng kế hoạch loại bỏ lãng phí - Hướng dẫn, gắn trách nhiệm cá nhân phận liên quan đến loại khơng biết lãng phí, khốn chi phí đến phận, cá nhân có chế tài xử phạt, khen thưởng phù hợp - Định kỳ kiểm tra quy trình phải xác định bất cập quy trình đưa biện pháp cải tiến quy trình Page 10 - Nghiên cứu đánh giá phản hồi đơn vị, cá nhân liên quan để có điều chỉnh cho phù hợp III KẾT LUẬN Trên tiến hành mơ tả Quy trình tốn chi phí Ban quản lý dự án áp dụng Ban Quản lý Dự án Thuỷ điện Sau thời gian vận hành quy trình đem lại lợi ích thiết thực thông qua việc xây dựng nên tác phong làm việc chuyên nghiệp hiệu Tuy nhiên, nhận thấy quy trình số bất cập làm ảnh hưởng đến công tác quản lý điều hành đưa giải pháp nhằm cải tiến quy trình để phù hợp với thực tế công việc Bằng kiến thức môn học, cho việc áp dụng mơ hình quản lý sản xuất Lean loại bỏ loại lãng phí quản lý điều hành sử dụng 5S để loại bỏ loại lãng phí đem lại hiệu thiết thực góp phần giảm chi phí đầu tư hồn thành dự án tiến độ./ Tài liệu tham khảo: Giáo trình Quản trị hoạt động Quy định chức nhiệm vụ phòng Tài - Kế toán, Ban Quản lý Dự án Thủy điện 1, Tập đồn Điện lực Việt Nam Qui trình tốn chi phí quản lý dự án – Ban QLDA Thuỷ điện Page 11 ... công tác tuyển dụng người, việc Áp dụng nội dung môn học vào thực tế công việc Trên thực tế Quản trị sản xuất tác nghiệp không áp dụng vào đơn vị sản xuất sản phẩm, dịch vụ mà áp dụng vào tất loại... hành mơ tả Quy trình tốn chi phí Ban quản lý dự án áp dụng Ban Quản lý Dự án Thuỷ điện Sau thời gian vận hành quy trình đem lại lợi ích thiết thực thông qua việc xây dựng nên tác phong làm việc. .. môn học Quản trị hoạt động đặc biệt quan tâm đến quy trình tác nghiệp việc áp dụng kiến thức môn học vào thực tế công việc Trong khn khổ viết này, tơi khơng có tham vọng giới thiệu tất quy trình