Qua việc nghiên cứu môn Quản trị hoạt động của chương trình MBA, trong bài viết này, tôi sẽ vận dụng những kiến thức đã học để đánh giá lại Quy trình “Thanh quyết toán khối lượng xây dựng cơ bản hoàn thành”, một trong những công việc quan trọng và đặc thù của các Ban Quản lý dự án.
1 Giới thiệu về Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO tại BanQuản lý dự án Thuỷ điện 1
Ban Quản lý dự án Thuỷ điện 1 được thành lập năm 2002 (tiền thân từ Ban Quản lý chuẩn bị đầu tư Nhà máy thủy điện Sơn La), là đại diện cho Tập đoàn Điện lực Việt Nam trong quản lý 03 Công trình thuỷ điện gồm: Công trình thuỷ điện Tuyên Quang, Thủy điện Bản Chát và Thuỷ điện Huội Quảng Ban Quản lý dự án Thuỷ điện 1 đã hợp đồng với Trung tâm Năng suất Việt Nam xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn ISO 9001:2000 và đã được Tổ chức INTERTEK (Hoa Kỳ) cấp Giấy chứng nhận phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2000 năm 2003 Sau 05 năm thực hiện, qua các lần đánh giá nội bộ, Ban đã hiệu chỉnh hệ thống quy trình 02 lần cho phù hợp với thực tế Hiện nay Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 của Ban gồm 28 quy trình và 04 hướng dẫn được áp dụng trong 07 phòng của Ban.
2 Mô tả Quy trình nghiệm thu thanh toán khối lượng hoàn thành
a Mục đính
Quy trình thanh toán khối lượng xây dựng cơ bản (XDCB) hoàn thành nhằm chuẩn hoá và hệ thống hoá quá trình thanh toán khối lượng XDCB từ khâu nghiệm thu, tính toán lập phiếu giá đến giải ngân các dự án do Ban Quản lý dự án Thuỷ điện 1 quản lý.
Quy trình này thống nhất nội dung, tiến trình thực hiện qua các giai đoạn nghiệm thu khối lượng hoàn thành, lập phiếu thanh toán, thẩm tra và giải ngân cho các đơn vị thi công, tuân thủ quy chế quản lý đầu tư XDCB, quy chế đấu
Trang 2quả công tác quản lý kỹ thuật, chất lượng và Kinh tế - Tài chính trong quá trình thực hiện đầu tư các dự án.
b Phạm vi áp dụng
Quy trình này được áp dụng cho tất cả các dự án do Ban Quản lý dự án Thủy điện 1 quản lý, để thực hiện các bước sau: Nghiệm thu khối lượng XDCB hoàn thành; Lập Bảng tổng hợp thanh toán; Lập hồ sơ đề nghị giải ngân; Cấp vốn thanh toán.
c Nội dung quy trình
Quy trình được mô tả ở sơ đồ sau đây:
Trang 3Bước 1: Tiếp nhận tài liệu
Trang 4Ghi chú: P1 (Phòng Tổ chức - Hành chính), P2 (Phòng Kinh tế - Kế hoạch), P3
(Phòng Kỹ thuật Huội Quảng), P4 (Phòng Tài chính - Kế toán), P5 (Phòng Tàinguyên - Môi trường), P6 (Phòng Vật tư - Thiết bị) và P7 (Phòng Kỹ thuật Bản Chát).
Quy trình này gồm các bước tóm tắt như sau:
* Bước 1: Tiếp nhận tài liệu
Tài liệu chuyển đến được Bộ phận văn thư của Ban tiếp nhận thông qua Giấy giao nhận tài liệu theo biểu mẫu quy định, sau đó trình lên Lãnh đạo Ban Sau khi ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Ban, Văn thư chuyển cho các đơn vị liên quan giải quyết, thời hạn trong ngày.
* Bước 2: Nghiệm thu khối lượng - thời gian thực hiện 08 ngày.
Phòng chủ trì là P3 (hoặc P6, P7).
- Trong vòng 02 ngày, Kỹ sư phòng chủ trì kiểm tra hồ sơ do Nhà thầu cung cấp gồm: Bảng tổng hợp khối lượng; Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành; Hồ sơ quản lý chất lượng; Bảng chiết tính khối lượng chi tiết.
- Tổ chức kiểm tra hiện trường theo nội dung hồ sơ hoàn công do Nhà thầu đệ trình, thời gian thực hiện 01 ngày;
- Sau khi kiểm tra hồ sơ hoàn công và hiện trường, trường hợp không chấp nhận, Kỹ sư báo cáo Lãnh đạo phòng, Lãnh đạo phòng ra chỉ thị yêu cầu thực hiện lại công việc kiểm tra hồ sơ và hiện trường Trường hợp chấp thuận thì triển khai các bước tiếp theo;
- Trong vòng 02 ngày, Kỹ sư lập biên bản nghiệm thu khối lượng trên máy tính theo mẫu quy định.
- Trình Lãnh đạo Phòng kiểm tra cơ sở pháp lý như: bản duyệt, hợp đồng, khối lượng tổng thể Thời gian kiểm tra 01 ngày;
- Trình Lãnh đạo Ban kiểm tra, trường hợp không chấp nhận bắt đầu lại công việc kiểm tra hồ sơ, nếu chấp nhận ký duyệt để phát hành triển khai các công việc tiếp theo, thời gian thực hiện 01 ngày;
Trang 5- Phát hành: Sau khi lãnh đạo Ban ký duyệt, Văn thư phát hành theo quy định, thời gian thực hiện 01 ngày.
* Bước 3: Lập Bảng tổng hợp thanh, quyết toán - thời gian thực hiện: 10 ngày.
Phòng chủ trì: P2.
- Trong vòng 05 ngày, Kỹ sư hoặc Chuyên viên kiểm tra hồ sơ thanh toán theo các nội dung sau: Hợp đồng kinh tế; Dự toán được duyệt; Chọn đơn giá thanh toán; Kiểm tra khối lượng thanh toán tích lũy so với khối lượng được duyệt; Kiểm tra nội dung thành phần công việc trong biên bản nghiệm thu so với đơn giá thanh toán; Giấy đề nghị thanh, quyết toán và thanh lý hợp đồng - Sau khi kiểm tra, Chuyên viên P2 có trách nhiệm thực hiện các công việc sau
(nếu có), thời gian thực hiện trong 03 ngày:
+ Nếu khối lượng tích lũy thanh toán khác với khối lượng tích lũy nghiệm thu hoặc vượt khối lượng được duyệt, chuyển biên bản nghiệm thu lại P3 để xử lý;
+ Nếu cần làm rõ thành phần công việc trong biên bản nghiệm thu để áp dụng đơn giá, trao đổi trực tiếp với P3 để giải quyết;
+ Nếu đơn giá thanh toán vượt đơn giá dự toán hoặc các khối lượng công việc chưa có đơn giá Nhà nước ban hành, phải trình Lãnh đạo P2 giải quyết;
+ Khi các vướng mắc được giải quyết, Chuyên viên P2 được phân công có trách nhiệm tính toán, lập Bảng tổng hợp thanh toán khối lượng XDCB hoàn thành, Bảng tổng hợp quyết toán vốn XDCB hoàn thành và Biên bản thanh lý hợp đồng Xác định được giá trị thanh, quyết toán để lập Tờ trình Lãnh đạo Ban đề nghị thanh, quyết toán (thời gian thực hiện 01 ngày) theo biểu mẫu quy định.
- Trình Lãnh đạo P2 xem xét trong vòng 01 ngày: nếu không chấp nhận thực hiện lại công việc kiểm tra, chấp nhận Lãnh đạo P2 ký, chuyển văn thư P2 phát hành.
Trang 6- Phát hành, thời gian thực hiện 01 ngày: Số lượng 01 bộ, chuyển P4 để lập hồ sơ đề nghị giải ngân.
* Bước 4: Lập hồ sơ đề nghị giải ngân - cấp phát thanh toán Thời gian thựchiện 07 ngày.
Phòng chủ trì: P4.
- Ngay sau khi nhận được Bảng tổng hợp thanh toán, Bảng tổng hợp quyết toán và các hồ sơ liên quan, trong vòng 03 ngày Kế toán thanh toán kiểm tra hồ sơ đề nghị giải ngân theo các nội dung sau: Giá trị đề nghị thanh, quyết toán so với kế hoạch vốn; Giá trị đề nghị thanh, quyết toán so với dự toán duyệt; Công nợ của Nhà thầu; Giá trị thanh toán lũy kế đến kỳ này; Tính pháp lý của chứng từ thanh, quyết toán; Việc tuân thủ chế độ tài chính trong công tác thanh, quyết toán;
- Sau khi kiểm tra, chuyên viên P4 phải có trách nhiệm thực hiện các công việc sau (nếu có), thời gian thực hiện trong ngày:
+ Nếu giá trị thanh toán lũy kế đến kỳ này vượt so với giá trị dự toán hoặc kế hoạch vốn, trao đổi trực tiếp với P2 đề nghị kiểm tra lại;
+ Chứng từ thanh, quyết toán chưa đảm bảo tính pháp lý hoặc Hồ sơ thanh, quyết toán chưa đáp ứng theo quy định chế độ tài chính, trực tiếp trao đổi với P2 đề nghị bổ xung;
+ Có sự thay đổi về giá trị thanh, quyết toán, trao đổi trực tiếp với P2 đề nghị kiểm tra lại.
- Khi các vướng mắc được giải quyết, Kế toán thanh toán lập hồ sơ giải ngân theo các mẫu sau (thời gian thực hiện 01 ngày): Bảng kê thanh toán, Phiếu giá, Uỷ nhiệm chi, Bản đề nghị cấp vốn theo biểu mẫu quy định.
- Trình Lãnh đạo P4 xem xét, thời gian thực hiện 1/2 ngày: nếu không chấp nhận, yêu cầu Kế toán thực hiện lại công việc kiểm tra, chấp nhận trình Lãnh đạo Ban;
Trang 7- Lãnh đạo Ban xem xét thời gian thực hiện 1/2 ngày: nếu không chấp nhận yêu cầu P4 thực hiện lại công việc kiểm tra, chấp nhận ký, chuyển văn thư đóng dấu phát hành;
- Phát hành, thời gian thực hiện trong ngày.
- Sau khi vốn được giải ngân P4 nhận lại Phiếu giá và Uỷ nhiệm chi từ cơ quan quản lý vốn Kế toán thanh toán hạch toán và lưu chứng từ phục vụ quyết toán công trình.
Trong trường hợp thời gian thực hiện công việc tại các bước nêu trên vượt quá thời gian quy định của quy trình, các Phòng liên quan phải báo cáo xin ý kiến Lãnh đạo Ban.
3 Những nhược điểm trong công tác quản lý của quy trình
Việc áp dụng Quy trình Thanh quyết toán khối lượng xây dựng cơ bản hoàn thành vào quá trình làm việc có những ưu điểm rất lớn như quy định rõ từng bước, trách nhiệm và thời gian giải quyết công việc của từng bộ phận, Tuy nhiên, trong quá trình áp dụng, nhất là sau khi học xong môn Quản trị Hoạt động, tôi nhận thấy có một số nhược điểm như sau:
- Về mặt thời gian giải quyết nghiệm thu thanh toán, nếu cộng dồn thời gian thì trung bình 01 biên bản nghiệm thu thanh toán từ lúc bắt đầu giải quyết cho đến khi lên phiếu giá, uỷ nhiệm chi mất 26 ngày Đây là một khoảng thời gian tương đối dài Thực tế có thể rút ngắn được từ các bước trong quy trình Nếu việc giải quyết nghiệm thu dài sẽ có nguy cơ không đáp ứng được vốn cho Nhà thầu thi công, dẫn đến chậm tiến độ trên công trình Ngoài ra, nếu giải ngân chậm không hết được vốn đã đăng kí thì Ban QLDA còn bị phạt phí giải ngân chậm.
- Trong bước 2 có phần tổ chức kiểm tra hiện trường, phần này thực tế thường không làm với lý do các công tác này đã được kiểm tra khi nghiệm thu công việc, bộ phận công trình.
Trang 8- Trong bước 3 phần kiểm tra thủ tục hồ sơ thanh toán quá dài, thực tế công việc này không mất đến 05 ngày như quy định Sẽ xảy ra tình trạng nếu Chuyên viên không có trách nhiệm trong công việc thì tuy đã kiểm tra xong nhưng không chuyển bước tiếp theo do chưa đến hạn (vì sợ bị giao việc khác) Do đó cần rút ngắn khâu này.
- Trong bước 4, phần kiểm tra hồ sơ nghiệm thu có thể rút ngắn, không cần thiết kéo dài đến 03 ngày như quy trình Lý do tương tự như bước 3.
- Trong quy trình, các bước được hiểu phải theo tuần tự, bước trước xong mới đến bước tiếp theo; chưa có sự phối hợp giữa các bước, cho dù thực tế là hoàn toàn có thể thực hiện được Ví dụ, tại bước 2 chỉ cần Lãnh đạo P3 kiểm tra xong có thể phôtô gửi Biên bản nghiệm thu cho P2, P4 trước để lập Phiếu giá nghiệm thu (gửi song song với lãnh đạo Ban), như vậy P2 sẽ có thời gian tính toán trước 02 ngày, cũng có nghĩa là sẽ rút được khâu tính toán lên Phiếu gias tại bước 3 đi 02 ngày.
Qua phân tích ở trên cho thấy nhược điểm ở Quy trình này chính thời gian quy định tương đối dài cho các công tác nghiệm thu nói chung (trừ công tác nghiệm thu tổng thể của hạng mục), mặt khác các bước của quy trình chưa có thể hiện được sự phối hợp, dẫn đến bị lãng phí về mặt thời gian thực hiện.
4 Những điểm cần cải thiện trong quy trình
Để giải quyết các nhược điểm nêu trên, trên cơ sở xem xét thực tế việc thực hiện nghiệm thu thanh toán khối lượng XDCB hoàn thành, Tôi đưa ra một số điểm cần cải thiện trong quy trình như sau:
- Về thời gian thực hiện của các bước:
* Tại bước 2: Thời gian giải quyết từ 03 đến 06 ngày (đối với nghiệm thu tổng thể hạng mục là 08 ngày) Rút bớt thời gian so với Quy trình 02 ngày tại khâu kiểm tra hồ sơ 01 ngày và kiểm tra hiện trường 01 ngày Đối với nghiệm thu tổng thể hạng mục, Lãnh đạo P3 (P7 hoặc P6) kiểm tra, gửi Lãnh đạo Ban ký duyệt trong vòng 02 ngày, thời gian 06 ngày còn lại là
Trang 9các khâu kiểm tra hồ sơ, tính toán khối lượng của chuyên viên (trong vòng 06 ngày).
* Tại bước 3: Thời gian giải quyết từ 03 đến 06 ngày (đối với nghiệm thu tổng thể hạng mục là 08 ngày) Rút bớt thời gian so với Quy trình 04 ngày: tại khâu kiểm tra hồ sơ 02 ngày, tại khâu xem xét các vấn đề liên quan 01 ngày và Lãnh đạo P2 kiểm tra, phát hành (gửi P4) trong vòng 01 ngày (bớt 01 ngày ở khâu phát hành) Đối với nghiệm thu tổng thể hạng mục, Lãnh đạo P2 kiểm tra, phát hành trong vòng 02 ngày, thời gian 06 ngày còn lại là các khâu kiểm tra hồ sơ, tính toán phiếu giá của chuyên viên (trong vòng 06 ngày).
* Tại bước 4: Thời gian giải quyết từ 03 đến 06 ngày Rút bớt thời gian so với Quy trình 02 ngày tại khâu kiểm tra hồ sơ.
Như vậy, thời gian giải quyết cho một hồ sơ nghiệm thu thanh toán khối lượng XDCB hoàn thành từ 10 đến 18 ngày.
- Về phối hợp thực hiện giữa các bước: Trong quy trình cần nêu rõ, trong trường hợp cần giải quyết gấp theo chỉ đạo của Lãnh đạo Ban, sau khi Lãnh đạo P3 (P7, hoặc P6) kiểm tra xong trong bước 2, sẽ phô tô Biên bản nghiệm thu gửi P2, P4 trước để tính toán trước Phiếu giá Phiếu giá sẽ được chính xác trên cơ sở Biên bản nghiệm thu được Lãnh đạo Ban ký duyệt.
5 Vận dụng các nội dung của Quản trị tác nghiệp vào đơn vị
Khách hàng của Ban Quản lý dự án Thủy điện 1 là Tập đoàn Điện lực Việt Nam, ngoài ra còn có Chính quyền địa phương nơi xây dựng các công trình mà Ban đang quản lý Mục tiêu chính của Ban QLDA Thuỷ điện 1 là mang đến cho khách hàng những lợi ích tốt nhất Chính vì vậy, thông qua môn học Quản trị hoạt động, tôi nhận thấy cần vận dụng một số điểm sau:
1) Trước hết cần không ngừng nâng cao chất lượng trong công tác quản lý dự án, xác định mục tiêu tác nghiệp dài hạn là quản lý vốn đầu tư tiết kiệm, quản lý tốt chất lượng và đảm bảo tiến độ thi công Để đạt được mục tiêu này, Ban
Trang 10QLDA Thuỷ điện 1 cần phải hoàn thiện các Quy trình quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000.
2) Cần tổ chức xem xét lại các quy trình trong hệ thống Quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 để loại bỏ những điểm bất hợp lý, nâng cao sự phối hợp giữa các khâu trong các Quy trình nhằm rút ngắn thời gian giải quyết các công việc, tránh các lãng phí trong quá trình thực hiện.
3) Tổ chức đào tạo, nâng cao nghiệp vụ Quản lý dự án Đây là vấn đề thực tế rất quan trọng trong giai đoạn hiện nay đối với các Ban Quản lý dự án bởi vì các Nghị định, Quyết định, Thông tư hướng dẫn của các Cơ quan quản lý thay đổi rất nhiều, thường xuyên.
4) Trong khâu quản lý chất lượng, tiến độ tại công trình, cần tổ chức lập kế hoạch, tiến độ chi tiết, quy định rõ sự phối hợp giữa các bên Ban QLDA, Nhà thầu thi công, Tư vấn Giám sát, Tư vấn thiết kế nhằm ngăn ngừa và loại bỏ các loại lãng phí có thể xảy ra như:
- Thi công sai thiết kế hoặc không đảm bảo chất lượng, dẫn đến phải xử lý hoặc phá bỏ, gây thiệt hại cho công trình; đầu tư mua sắm thiết bị thi công không đồng bộ, dẫn đến trục trặc trong quá trình thi công, ảnh hưởng tới tiến độ thi công công trình Đây là vấn đề hiện nay chúng tôi đang mắc phải tại Công trình thủy điện Bản Chát do Nhà thầu đầu tư dây chuyền nghiền sàng cốt liệu cho bê tông đầm lăn không đồng bộ, có nguy cơ ảnh hưởng lớn tới tiến độ thi công.
- Tiến độ thi công chậm dẫn đến tiến độ phát điện chậm, gây thiệt hại lớn về kinh tế cho Nhà nước.
Thông qua môn học Quản trị Hoạt động, tôi nhận thấy rằng đây là một môn họcrất thiết thực, giúp chúng ta hiểu biết thêm về hệ thống sản xuất, tác nghiệp, cácyếu tố đầu vào, đầu ra của một doanh nghiệp sản xuất và dịch vụ Từ đó sẽ nhìnnhận lại các quá trình sản xuất, tác nghiệp để tìm ra những điểm bất không phùhợp để cải tiến nhằm đạt được hiệu quả cao hơn