Các quy trình được thực hiện tại ban quản lý dự án giao thông nông thôn

CÁC QUY TRÌNH ĐƯỢC THỰC HIỆN TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN GIAO THÔNG NÔNG THÔN Trong doanh nghiệp tổ chức để tồn phát triển bền vững đạt mục tiêu chiến lược mình, hướng tới thực tốt ba chức vơ quan trọng là: Marketing; tài chính/ kế tốn, sản xuất/ tác nghiệp Như biết “Tổ chức nhóm người làm việc phụ thuộc lẫn để đạt mục tiêu chung” Nói đến cấu tổ chức nói đến phân cơng cơng việc mắt xích chuỗi điều khiển hoạt động tổ chức, gồm công việc, giao tiếp, phối hợp quyền lực ảnh hưởng Trong thực chức đòi hỏi doanh nghiệp tổ chức cần có quy trình tác nghiệp riêng độc lập để đạt mục tiêu riêng, đồng thời phải phối hợp với để đạt mục tiêu chung gọi chiến lược sản xuất tác nghiệp, nhằm đáp ứng đòi hỏi kinh tế thị trường sản xuất kinh doanh động hiệu Có thể nói quản trị sản xuất tác nghiệp có tầm quan trọng đặc biệt hoạt động doanh nghiệp, nhờ có quản trị khoa học, tạo khả sinh lợi lớn cho doanh nghiệp, ngược lại quản trị làm cho doanh nghiệp bị thua lỗ, chí bị phá sản Quản trị sản xuất, tác nghiệp thường coi công cụ tạo thay đổi, cấu hỗ trợ kìm hãm giao tiếp mối quan hệ doanh nghiệp hay tổ chức Vì ’’Quản trị sản xuất tác Page of 11 nghiệp bao gồm tất hoạt động liên quan đến việc quản trị yếu tố đầu vào, tổ chức, phối hợp yếu tố nhằm chuyển hóa chúng thành sản phẩm vật chất dịch vụ yếu tố đầu với hiệu qủa cao nhất’’ Trong tổ chức, cấu tổ chức vận hành theo hai quy trình bản: phân cơng lao động cho công việc cụ thể; phối hợp cơng việc cho nhân viên đạt mục tiêu đề Sự vận hành doanh nghiệp tổ chức gọi thực theo quy trình tác nghiệp - Theo yêu cầu “ Hãy chọn quy trình tác nghiệp thông thường doanh nghiệp tổ chức anh/chị mà anh/chị tham gia vào Hãy mơ tả quy trình theo bước cơng việc thực Theo anh/chị, quy trình có bất cập hay nhược điểm cho cơng tác quản lý Vì sao? Tổ chức tơi lựa chọn nghiên cứu BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN GIAO THÔNG NÔNG THÔN (GTNT), đơn vị thuộc SỞ GTVT THÁI BÌNH, mà tơi giao nhiệm vụ Phó Giám đốc Sở, kiêm Giám đốc Ban từ năm 2003 đến 2009 Thông tin khái quát: Ban quản lý dự án GTNT – Sở giao thơng vận tải Thái bình thành lập theo định số 3178/QĐ-UBND tỉnh Thái Bình ngày 14 tháng 10 năm 2005; Ban trực thuộc quản lý chủ đầu tư ( theo phân cấp Bộ GTVT ) Sở GTVT Thái Bình, trực tiếp tổ chức triển khai thực dự án giao thông nông thôn ( GTNT ); đầu tư phát triển mạng Page of 11 lưới GTNT miền núi nguồn vốn vay Ngân hàng giới giai từ giai đoạn 2000 đến Ban quản lý dự án GTNT có trụ sở dấu riêng, hoạch toán độc lập, mở tài khoản để tiếp nhận vốn đầu tư từ Bộ GTVT chuyển để triển khai thực dự án địa phương Về chức năng, nhiệm vụ: * Chức năng: Ban QLDA GTNT đại diện theo ủy quyền Sở GTVT UBND tỉnh Thái Bình giao dịch dân xác định Quy chế tổ chức hoạt động Ban QLDA văn ủy quyền; Làm đầu mối phối hợp với đơn vị chức quan định thành lập triển khai thực chương trình dự án đầu tư Chính phủ Việt nam phát triển mạng lưới GTNT * Nhiệm vụ quản lý đầu tư gồm: Nhiệm vụ lập kế hoạch tổng thể kế hoạch chi tiết hàng năm thực chương trình, dự án (kế hoạch giải ngân, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch đấu thầu,…) Ở bước chuẩn đầu tư: Thuê tổ chức tư vấn lập dự án đầu tư nâng cấp đường xá, cầu cống tuyến đường GTNT, làm để UBND tỉnh Bộ GTVT phê duyệt kế hoạch đầu tư hàng năm nguồn vốn vay Ngân hàng giới Ở bước thực đầu tư có nhiệm vụ: Tổ chức đấu thầu theo quy định luật lựa chọn nhà thầu thiết kế thi công; quản lý hợp đồng ký kết với nhà thầu về: tiến độ, khối lượng, chất lượng, an tồn lao động vệ sinh mơi trường; theo dõi, giám sát chất lượng thi công nhà thầu; nghiệm thu sản phẩm; toán hợp đồng; Lập báo cáo tình hình thực chương trình, dự Page of 11 án theo quy định gửi định kỳ đột xuất theo yêu cầu Bộ GTVT UBND tỉnh Thái Bình Song song với nhiệm vụ nhiệm vụ quản lý tài chính, tài sản giải ngân: theo quy định Chính phủ nhà tài trợ vốn vay WB; Nhiệm vụ hành chính, điều phối hoạt động tổ chức Về cấu tổ chức nhân Ban QLDA: Số lượng 15 bố trí vị trí sau: 01 Giám đốc Ban người đứng đầu tổ chức có nhiệm vụ lãnh đạo nhân viên hoạt động triển khai điều hành dự án theo chức nhiệm vụ nêu trên; 01 Phó Giám đốc Ban giúp việc cho giám đốc đảm nhiệm công việc giám đốc phân cơng; Nhóm nhân hành chính, tổ chức, hỗ trợ: người trình độ đại học người, trung cấp 01 người; Nhóm nhân kế hoạch tổng hợp( kế hoạch, đấu thầu, tài chính, giải phóng mặt bằng, môi trường số hoạt động cần thiết khác): nguời có 03 kỹ sư cầu đường, 01 cử nhân kế toán, 01 trung cấp xây dựng; Nhóm nhân viên kỹ thuật ( giám sát thiết kế, thi cơng): người có kỹ sư cầu đường, 01 trung cấp cầu đường a- Về quy trình tác nghiệp bất cập tổ chức này: Với chức nhiệm vụ Ban Quản lý dự án GTNT này, gần giống doanh nghiệp nhà nước, sản phẩm quản lý mang lại cơng trình đầu tư hồn thành với u cầu chuẩn chất lượng tiến độ thực Nhưng điểm khác biệt chỗ hoạt động tổ chức khơng mục tiêu lợi nhận, chi phí cho hoạt động từ nguồn trích tỷ lệ % theo giá trị xây lắp dự án, Nhà nước quy định Mặt khác đại diện cho chủ đầu tư ( quản lý ngân Page of 11 sách đầu tư vốn vay ODA dự án) , Ban có chức tham mưu với chủ đầu tư Sở, thực quản lý nhà nước đầu tư nhằm hướng nhà thầu thiết kế xây lắp doanh nghiệp thực quy định Nhà nước hiệp định vay vốn Quy trình tác nghiệp triển khai thực dự án tổng thể chia bước sau: * Bước chuẩn bị đầu tư : Kế hoạch tổng thể Bộ GTVT Chính phủ => Tư vấn lập dự án => Phê duyệt dự án đầu tư => Bộ GTVT, UBND tỉnh phê duyệt kế hoạch hàng năm * Bước thực đầu tư : Thuê tư vấn KTKT => Triển khai công tác GPMB => Lập kế hoạch đấu thầu trình hồ sơ mẫu gói lên NHTG thoả thuận => Phê duyệt kế hoạch đấu thầu => Tổ chức đấu thầu lựa chọn nhà thầu Xlắp => Triển khai thi công * Kết thúc đầu tư : => Nghiệm thu toán => bàn giao cho địa phương quản lý khai thác bảo trì Có thể nói chu trình tác nghiệp quản lý phức tạp qua nhiều bước, nhiều khâu, nhiều cơng đoạn hoạt động, bên cạnh việc đòi hỏi phải tn thủ nghiêm ngặt trình tự thủ tục đầu tư theo quy định Nhà nước nhà tài trợ vốn Trên thực tế giai đoạn qua Việt nam, dự án dùng vốn ODA thường hồn tất thủ tục bước chuẩn bị đầu tư nhiều dự án thường đến năm Page of 11 Khi nhận bàn giao nhiệm vụ làm Giám đốc, với quy trình tác nghiệp bước nêu lãnh đạo nhân viên Ban phân cơng làm việc theo nhóm, khơng có nhóm trưởng, cá nhân chịu phân công giám sát cơng việc trực tiếp Giám đốc phó Giám đốc Ban; Các thành viên nhóm cơng việc thực chức nhiệm vụ theo quy chế hoạt động Ban hưng hiệu hoạt động không cao Theo dõi hoạt động, số vị trí cơng việc theo nhóm có kết thực nhiệm vụ chưa tốt, chưa phát huy khả thực thi nhiệm vụ cá nhân nhóm; hệ dẫn đến tiến độ thực dự án chung bị đình trệ, hiệu cơng việc chưa cao b- Nguyên nhân: - Năng lực lãnh đạo điều hành lãnh đạo Ban chưa tốt, lúng túng việc điều hành công việc chưa nắm quy trình tác nghiệp, trình tự, thủ tục đầu tư bước, phối hợp hoạt động chưa tốt, gây lãng phí thời gian - Chun mơn thành viên đảm nhiệm vị trí cơng việc theo nhóm chưa phù hợp, chưa đáp ứng u cầu cơng việc Nhìn chung nhóm nhân hành chính, tổ chức, hỗ trợ ( người) đảm nhận tốt vị trí cơng việc phân cơng; Các nhân viên thuộc nhóm nhân kế hoạch tổng hợp( kế hoạch, đấu thầu, tài chính, giải phóng mặt bằng, mơi trường số hoạt động cần thiết khác) nhóm nhân viên kỹ thuật (giám sát thiết kế, thi cơng) có điểm mạnh là: Trẻ tuổi ( 2/3 số kỹ sư trường thâm niên năm cơng tác), động, hăng hái nhiệt tình, có trình độ cấp đồng đều, có Page of 11 ý thức trách nhiệm với công việc phân công Nhưng họ có đểm yếu là: Giao tiếp, quan hệ xã hội hạn chế, kiến thức thực tế đặc biệt kiến thức quản lý dự án non kém; số nhân viên bố trí cơng việc văn phòng khơng phù hợp mà ưa hoạt động trường.v.v dẫn đến bê trễ từ khâu lập kế hoạch đến việc không đảm nhận nhiệm vụ phân công khác công tác đền bù giải phóng mặt bằng, tổ chức đấu thầu.v.v - Sự phối hợp đơn vị liên quan tư vấn thiết kế, thẩm định xét duyệt hồ sơ Ngân hàng giới Bộ GTVT, nội nhóm cá nhân Ban chưa tốt Câu hỏi : Theo anh/chị nội dung môn học Quản trị tác nghiệp áp dụng vào cơng việc anh/chị doanh nghiệp anh/chị ? Anh/chị định áp dụng áp dụng kiến thức vào hoạt áp dụng nào? Sau học môn học Quản trị tác nghiệp, với kiến thức thu nhận được, cá nhân nhận thấy nhiều vấn đề giúp áp dụng vào trình quản trị tác nghiệp đơn vị song quan trọng nội dung sau: Thứ chiến lược sản xuất tác nghiệp tổ chức: Lãnh đạo Ban cần hướng tới quản trị tác nghiệp khoa học nhằm xây dựng thành tổ chức thành tổ chức hoạt động chun nghiệp, thay non trẻ thành lập, thiếu kinh nghiệm Mục tiêu chiến lược tổ chức hướng tới chủ đầu tư tin tưởng giao nhiệm vụ quản lý nhiều dự án có quy mơ lớn hơn, Page of 11 tiêu chuẩn kỹ thuật chất lượng đòi hỏi cao tương lai, với tiến độ nhanh, chất lượng dự án tốt hiệu kinh tế xã hội cao Thứ hai hoạch định tổng thể xây dựng kế hoạch thực hiện: Lãnh đạo Ban cần thấu hiểu quy trình tổng thể, trình tự bước triển khai dự án đầu tư, yêu cầu đòi hỏi từ nhu cầu thực trạng đường xá GTNT cần nâng cấp Lập nên kế hoạch tổng thể dự án cần đầu tư, trình cấp thẩm quyền phân bổ vốn cho toàn dự án kế hoạch vốn hàng năm Trên sở huy động nguồn lực ( các yếu tố đầu vào) chuyển hoá thành yếu tố đầu sản phẩm dự án cơng trình có chất lượng tốt, giá thành hạ, tiến độ nhanh phục vụ phát triển kinh tế- xã hội Thứ ba quản lý sản xuất theo phương pháp lean Phương pháp sản xuất Lean (Lean Manufacturing – Lean Production) phương pháp sản xuất xem mang lại hiệu Vấn đề loại bỏ loại lãng phí theo quan điểm Ohmo (sản xuất thừa, đợi chờ, vận chuyển, lưu kho, thao tác, gia công thừa sản phẩm hỏng) nội dung sản xuất Lean, hướng đến khách hàng (bắt đầu với việc hiểu khách hàng muốn tối ưu hố q trình sản xuất để thoả mãn nhu cầu khách hàng) Đặc biệt Quy trình liên tục – Lean thường nhắm tới việc triển khai quy trình sản xuất liên tục, khơng bị ùn tắc, gián đoạn, vòng lại, trả hay phải chờ đợi có ý nghĩa chu trình quản lý dự án Đặc thù dự án có nhiều cấp quản lý trung ương ( Bộ GTVT, nhà tài trợ vốn WB, UBND tỉnh) thời gian lãng phí thời gian chờ đợi hoàn thiện phê duyệt thủ tục đầu tư bước Page of 11 nêu Vì lãnh đạo ban phải phối hợp tốt với bên liên quan ( tư vấn thiết kế; chủ đầu tư, cấp quyền ) để rút ngắn thời gian chờ đợi, biết đón lường cơng việc để đạo thực nhiệm vụ không thiết phải chờ đợi xong bước chuyển bước khác theo quy trình bước ( thay tiến hành cơng việc chiếu công việc đan xen theo tuần tự) Ví dụ chờ kết phê duyệt thiết kế kỹ thuật phải triển khai công tác giải phóng mặt bằng, chờ thoả thuận hồ sơ 1gói thầu mẫu thường phải hàng tháng, ban phải chủ động chuẩn bị in ấn hồ sơ mời thầu gói lại ) Về vấn đề sản xuất thừa cần bố trí xắp xếp nhân nhóm Ban người việc theo khả nhân viên, tránh chồng chéo lãng phí nhân lực nhiệm vụ cụ thể.v.v Thứ tư chất lượng sản phẩm: Chú trọng quản lý giám sát từ bước thuê tư vấn lập dự án, thiết kế kỹ thuật vẽ thi công Tăng cường công tác quản lý chất lượng thi công nhà thầu, máy móc thiết bị nguyên vật liệu đưa vào cơng trình theo tiêu chuẩn ISO, quy trình thi cơng nghiệm thu theo tiêu chuẩn ngành quy chuẩn xây dựng Phân cơng cấn có trình độ chun môn đảm nhận công việc giám sát thi công với tư vấn giám sát Cuối văn hoá tổ chức đạo đức nghề nghiệp, cần xây dựng tổ chức có đội ngũ nhân viên có lực chuyên môn, nghiệp vụ vững vàng vị trí cơng việc để thực tốt chức nhiệm vụ mình; Page of 11 xây dựng giám sát thực tốt quy chế hoạt động, chi tiêu nội tránh lãng phí, tiêu cực tham nhũng; Tăng cường mối liên hệ nội đơn vị tạo đồng thuận, đoàn kết thống ý chí hành động Xây dựng tổ chức Ban trở thành tổ chức học hỏi giúp tiến hoàn thành nhiệm vụ Nâng cao đạo đức nghề nghiệp trách nhiệm nhân viên trước tập thể xã hội, để tổ chức thực chuyên nghiệp, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ giao phát triển mạng lưới GTNT phục vụ phát triển kinh tế xã hội xây dựng nông thôn Kết luận: Quản trị tác nghiệp ba chức doanh nghiệp tổ chức nào, với Marketing tài chính/ kế tốn Để tăng suất hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ hay việc nâng cao hiệu hoạt động tổ chức cần phải biết sản phẩm tạo cách Điều đó có liên quan mật thiết đến vai trò quản trị tác nghiệp người lãnh đạo quản lý tổ chức Các nhà lãnh đạo quản lý thường phân định thành loại liên quan đến hoạt động doanh nghiệp tổ chức là: Các định chiến lược; định hoạt động định quản lý Như muốn doanh nghiệp, tổ chức không ngừng phát triển người đứng đầu doanh nghiệp, tổ chức cần học hỏi tìm hiểu nhưũng kiến thức khoa học quản trị tác nghiệp, với kiến thức khả lãnh đạo, quản trị hành vi tổ chức, marketing tài kế tốn để có định đắn mang lại hiệu kinh tế xã hội cao Page 10 of 11 TÀI LIỆU THAM KHẢO Slide giảng môn học Quản trị hoạt động Nguồn Internet, website: www vi wikipedia.org Tài liệu Quản trị sản xuất tác nghiệp – Chương trình MBA Page 11 of 11 ... anh/chị, quy trình có bất cập hay nhược điểm cho cơng tác quản lý Vì sao? Tổ chức lựa chọn nghiên cứu BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN GIAO THÔNG NÔNG THÔN (GTNT), đơn vị thuộc SỞ GTVT THÁI BÌNH, mà tơi giao nhiệm... Giám đốc Ban từ năm 2003 đến 2009 Thông tin khái quát: Ban quản lý dự án GTNT – Sở giao thông vận tải Thái bình thành lập theo định số 3178/QĐ-UBND tỉnh Thái Bình ngày 14 tháng 10 năm 2005; Ban trực... trị xây lắp dự án, Nhà nước quy định Mặt khác đại diện cho chủ đầu tư ( quản lý ngân Page of 11 sách đầu tư vốn vay ODA dự án) , Ban có chức tham mưu với chủ đầu tư Sở, thực quản lý nhà nước