Đổi mới quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại tỉnh bắc giang

- Tìm hiểu việc thực hiện chức năng quản lý nhà nước công tác lưu trữ cấp tỉnh, cụ thể là của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang; khảo sát việc thực hiện các nội dung quản lý nhà n

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

HOÀNG THỊ DUYÊN

ĐỔI MỚI QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TỈNH BẮC GIANG

LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lưu trữ

Hà Nội - 2014

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

HOÀNG THỊ DUYÊN

ĐỔI MỚI QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TỈNH BẮC GIANG

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC

Chuyên ngành: Lưu trữ

Mã số: 603224

Người hướng dẫn khoa học: PGS Nguyễn Văn Hàm

Hà Nội - 2014

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các kết quả nghiên cứu trong đề tài này là trung thực và chưa từng được công bố trong bất cứ đề tài, công trình nghiên cứu nào khác Những tư liệu tham khảo từ các tài liệu và công trình nghiên cứu trước đều đã được chú thích rõ ràng

Tác giả

Hoàng Thị Duyên

LỜI CẢM ƠN

Tác giả luận văn xin chân thành gửi lời cảm ơn đến các giáo sư, phó giáo sư, tiến sĩ, giảng viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn; lãnh đạo và các chuyên viên Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang và nhiều chuyên gia, đồng nghiệp khác đã giúp đỡ, ủng hộ, tư vấn và chỉ bảo tận tình trong quá trình tác giả thực hiện đề tài nghiên cứu này Đặc biệt, tác giả gửi lời cám ơn sâu sắc tới PGS Nguyễn Văn Hàm, người đã trực tiếp hướng dẫn tác giả thực hiện đề tài

Hoàng Thị Duyên

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 4

1 Lý do chọn đề tài 5

2 Mục tiêu nghiên cứu 6

3 Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài 6

4 Phạm vi nghiên cứu 7

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 7

6 Phương pháp nghiên cứu 10

7 Tài liệu tham khảo 11

8 Bố cục của đề tài 11

NỘI DUNG 13

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VÀ NỘI DUNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 13

1.1 Cơ sở lý luận quản lý nhà nước về lưu trữ 13

1.1.1 Khái niệm quản lý và quản lý nhà nước 13

1.1.2 Khái niệm và nội dung quản lý nhà nước về lưu trữ 17

1.2 Cơ sở pháp lý trong quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh 20

1.2.1 Sự thay đổi chức năng quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh 20

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang 24

Chương 2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TỈNH BẮC GIANG 27

2.1 Những kết quả đã đạt được trong quản lý nhà nước về lưu trữ tại tỉnh Bắc Giang 27

2.1.1 Công tác xây dựng và chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ 27

2.1.2 Công tác xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản về lưu trữ 29 2.1.3 Công tác quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ trong toàn tỉnh 40 2.1.4 Công tác thống kê nhà nước và báo cáo về lưu trữ tại tỉnh Bắc Giang 44 2.1.5 Công tác quản lý thống nhất chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ 44 2.1.6 Công tác tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ trong hoạt động lưu trữ 45 2.1.7 Công tác tổ chức, biên chế, đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ47 2.1.8 Kiểm tra trong lưu trữ 52 2.1.9 Công tác phối hợp với các cơ quan, tổ chức trong quản lý nhà

nước về lưu trữ 56

2.2 Những tồn tại, hạn chế trong quản lý nhà nước về lưu trữ ở Bắc Giang hiện nay 57 2.3 Nguyên nhân 60

2.3.1 Nhận thức chưa thật đầy đủ và đúng đắn về vai trò, tác dụng của tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ 61 2.3.2 Công tác xây dựng hệ thống tổ chức và đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang 63 2.3.3 Hệ thống văn bản chỉ đạo và quản lý công tác lưu trữ còn ít, chưa phù hợp với yêu cầu của thời kỳ đổi mới 64 2.3.4 Kinh phí và cơ sở vật chất phục vụ cho công tác lưu trữ 66

Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỔI MỚI PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TỈNH BẮC GIANG 68 3.1 Nhóm giải pháp đổi mới phương pháp 68

3.1.1 Công tác hướng dẫn thực hiện văn bản của nhà nước và địa

phương về công tác lưu trữ 68 3.1.2 Công tác thanh tra, kiểm tra công tác lưu trữ 71

3.1.3 Hoàn thiện hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn công tác

lưu trữ 75

3.2 Điều kiện đảm bảo đổi mới 77

3.2.1 Nhận thức của tỉnh về công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ 77

3.2.2 Năng lực đội ngũ cán bộ Chi cục 86

3.2.3 Hoàn thiện tổ chức của Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bắc Giang 90

3.2.4 Cơ sở vật chất 94

KẾT LUẬN 96

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 98 PHỤ LỤC

DANH MỤC BẢNG

Bảng 2.1: Tình hình thu thập tài liệu lưu trữ trong 5 năm (2001-2006)

tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang 42 Bảng 2.2: Tình hình thu thập tài liệu lưu trữ trong 3 năm (2007-2009)

tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang 43 Bảng 2.3: Tình hình đào tạo bồi dưỡng về văn thư, lưu trữ tại tỉnh Bắc Giang trong 5 năm (2001 - 2006) 50 Bảng 2.4: Tình hình kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị tỉnh Bắc Giang năm 2011 54

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Công tác lưu trữ đã thực sự là một ngành không thể thiếu của xã hội hiện

đại và nó ngày càng khẳng định vị thế quan trọng đặc biệt của mình Công tác này đã và đang được sự quan tâm và đầu tư phát triển của Đảng, Nhà nước và toàn xã hội Hệ thống tổ chức các cơ quan lưu trữ từ trung ương đến địa phương ngày càng được hoàn thiện và kiện toàn Trong đó, cơ quan có chức năng quản

lý nhà nước công tác lưu trữ địa phương cũng được tổ chức thống nhất, có hệ thống và đã có những đóng góp tích cực vào sự phát triển của sự nghiệp lưu trữ của tỉnh nói riêng, sự phát triển chung về kinh tế, xã hội của địa phương nói chung

Ở địa phương, ban đầu chức năng quản lý nhà nước về lưu trữ được giao cho Phòng Văn thư Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ tỉnh (Thông tư số 40/1998/TT-TCCP và Thông tư số 21/2005/TT-BNV) Đến ngày 28 tháng 4 năm 2010, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 02/2010/TT-BNV Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ,

cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ và UBND các cấp Ở cấp tỉnh thì Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ được thành lập trên

cơ sở hợp nhất Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ tỉnh Theo đó, Chi cục là cơ quan giúp Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh quản

lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ ở địa phương

Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang được thành lập không lâu sau hướng dẫn theo tinh thần của Thông tư 02 Cùng với sự giúp đỡ của Văn phòng UBND tỉnh, của Sở Nội vụ tỉnh, Chi cục nhanh chóng được bố trí về trụ sở, kiện toàn về bộ máy tổ chức và biên chế, tiếp tục thực hiện chức năng quản lý nhà nước văn thư lưu trữ và chức năng sự nghiệp lưu trữ

Nhìn lại quá trình lịch sử của mình, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang (trước đây là Trung tâm Lưu trữ tỉnh) đã có những đóng góp tích cực

vào quá trình xây dựng, phát triển sự nghiệp văn thư, lưu trữ tỉnh Bên cạnh những thành tựu bước đầu đáng ghi nhận như xây dựng bộ máy tổ chức quản

lý, thực hiện chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện văn bản của cấp trên, chỉnh lý khối lượng lớn tài liệu lưu trữ thì trong quá trình thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ ở địa phương vẫn còn không ít hạn chế, tồn tại Những hạn chế, tồn tại đó ảnh hưởng không nhỏ tới chất lượng các nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh nói chung và công tác lưu trữ nói riêng Nếu không có những tổng kết, đánh giá, rút kinh nghiệm và đổi mới kịp thời thì công tác lưu trữ tỉnh Bắc Giang sẽ không thể theo kịp và đáp ứng yêu cầu phát triển của tỉnh; đồng thời, công tác này sẽ không được các cơ quan, tổ chức và cá nhân chú trọng, quan tâm đúng mức Ngoài ra, trước nhu cầu thông tin từ tài liệu lưu trữ không ngừng nâng cao cả về lượng và chất thì sự quản lý về công tác lưu trữ của tỉnh càng cần được quan tâm, đổi mới về mọi mặt hơn nữa

Xuất phát từ những lý do trên, chúng tôi quyết định lựa chọn đề tài

"Đổi mới quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại tỉnh Bắc Giang" làm

luận văn thạc sĩ chuyên ngành lưu trữ của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu

Thực hiện đề tài này, chúng tôi hướng đến hai mục tiêu sau:

- Thứ nhất, đánh giá một cách đầy đủ và toàn diện thực trạng quản lý nhà nước công tác lưu trữ của tỉnh Bắc Giang;

- Thứ hai, đề xuất một số giải pháp để đổi mới phương pháp thực hiện quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của tỉnh trong thời gian tới

3 Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

Để thực hiện tốt các mục tiêu trên, luận văn của chúng tôi đặt ra và giải quyết các nhiệm vụ chính sau đây:

- Tìm hiểu vị trí, vai trò của quản lý nhà nước về lưu trữ; chức năng, nhiệm vụ của cơ quan có chức năng quản lý nhà nước lưu trữ cấp tỉnh

- Tìm hiểu việc thực hiện chức năng quản lý nhà nước công tác lưu trữ cấp tỉnh, cụ thể là của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang; khảo sát việc thực hiện các nội dung quản lý nhà nước về lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức, đơn vị trên địa bàn tỉnh Bắc Giang mà Chi cục có trách nhiệm quản lý;

từ đó đánh giá hiệu quả của quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của Chi cục

- Trên cơ sở tìm hiểu thực trạng, rút ra những điểm đã làm được và hạn chế, chúng tôi đề xuất một số giải pháp để đổi mới phương pháp thực hiện quản lý công tác lưu trữ tại tỉnh Bắc Giang

4 Phạm vi nghiên cứu

Đối với ngành văn thư, lưu trữ, năm 1998 khi Thông tư số TCCP ngày 24 tháng 01 năm 1998 của Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ về việc hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở cơ quan Nhà nước các cấp được ban hành đã đánh dấu một bước ngoặt về sự phát triển tổ chức văn thư, lưu trữ trong phạm

40/1998/TT-vi cả nước nói chung và các địa phương nói riêng Từ đây, hệ thống tổ chức văn thư, lưu trữ đã được hình thành trên phạm vi cả nước từ cơ quan trung ương đến các địa phương, tạo tiền cho công tác văn thư, lưu trữ có bước phát triển mới

Vì vậy, trong đề tài này, chúng tôi tập trung nghiên cứu chức năng quản

lý nhà nước về lưu trữ tại tỉnh Bắc Giang từ năm 1998 cho đến nay

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Quản lý nhà nước nói chung, quản lý nhà nước về lưu trữ nói riêng là một lĩnh vực luôn được sự quan tâm, nghiên cứu của các nhà khoa học, các nhà quản lý Mục đích của hoạt động này là tổng kết, đánh giá và đưa ra những giải pháp nhằm phục vụ tốt hơn vai trò, chức năng quản lý, thúc đẩy và nâng cao hiệu quả, hiệu suất công tác của các cơ quan, tổ chức Chính vì vậy, nghiên cứu về quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ đã có rất nhiều công trình nghiên cứu

Đầu tiên chúng ta có thể kể đến các cuốn giáo trình: Thứ nhất cuốn: Lý

luận và thực tiễn công tác lưu trữ của các tác giả Đào Xuân Chúc - Nguyễn

Văn Hàm - Vương Đình Quyền và Nguyễn Văn Thâm biên soạn (NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, 1990), cuốn sách đã dành một chương viết về

công tác quản lý của các cơ quan lưu trữ Thứ hai, cuốn Lý luận và phương

pháp công tác văn thư do tác giả Vương Đình Quyền biên soạn (NXB Đại

học Quốc gia Hà Nội, 2006), trong cuốn sách này, tác giả dành một phần viết

về tổ chức quản lý công tác văn thư Cuốn giáo trình thứ ba là "Văn bản và lưu

trữ học đại cương" của Vương Đình Quyền - Nguyễn Văn Hàm (NXB Giáo dục,

Hà Nội, 1996, tái bản 1997) Các cuốn giáo trình này có viết về tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ, song ở đó, các tác giả cho người đọc những kiến thức

lý luận chung

Bên cạnh đó, vấn đề tổ chức quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ còn được thể hiện trên những bài viết đăng trên các tạp chí chuyên ngành như Tạp chí Văn thư Lưu trữ, Tạp chí Dấu ấn thời gian, Tạp chí Xưa và Nay Đó là,

Lại bàn về Quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ ở địa phương của tác

giả Trần Việt Hà (Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 5/2006), tác giả nêu lên quan điểm nên giao chức năng quản lý nhà nước ở địa phương cho Sở Nội

vụ trên cơ sở phân tích các quy định của nhà nước liên quan đến giao chức

năng quản lý nhà nước văn thư lưu trữ ở địa phương Bài viết Một số ý kiến về

Quản lý nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ ở địa phương của tác giả

Ngân Hà (Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 2/2007), bài viết này trên cơ

sở phân tích văn bản của nhà nước quy định chức năng, nhiệm vụ của văn phòng UBND tỉnh tác giả nêu quan điểm nên giao cho văn phòng UBND tỉnh

quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ là phù hợp Tiếp theo, bài viết Thống

nhất quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ nhìn từ góc độ các quy định pháp lý và thực tiễn của tác giả Trần Quốc Thắng (Tạp chí Văn thư Lưu trữ

Việt Nam, số 9/2007), trong bài viết này, tác giả khái quát hệ thống văn bản quy định chức năng quản lý nhà nước văn thư lưu trữ của các cơ quan từ trung ương đến địa phương, khó khăn trong quá trình thực hiện chức năng quản lý nhà nước của các cơ quan này, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm thống nhất quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ

Như vậy, chúng ta có thể thấy rằng, các bài viết trên chủ yếu đề cập đến hoàn thiện cơ quan có chức năng quản lý nhà nước văn thư lưu trữ ở địa phương chứ chưa đề cập đến thực trạng công tác quản lý nhà nước về lưu trữ ở địa phương

Ngoài ra, có thể kể đến một số khóa luận tốt nghiệp có nội dung liên

quan đến quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ Đó là, Thực trạng việc

thực hiện chức năng quản lý nhà nước của Phòng Lưu trữ các cơ quan trung ương của tác giả Trần Thị Hải Vân, ở đề tài này tác giả đề cập đến thực trạng

quản lý nhà nước văn thư lưu trữ của Phòng Lưu trữ các Bộ Khóa luận của

tác giả Lý Văn Vũ Hoàn thiện một bước trong xây dựng quy chế công tác văn

thư, lưu trữ của văn phòng UBND cấp tỉnh, trong đó tập trung tới quy trình

xây dựng công tác văn thư lưu trữ của văn phòng UBND tỉnh trong việc thực hiện chức năng quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ cấp tỉnh

Qua khảo sát, chúng tôi nhận thấy chưa có công trình nào tập trung nghiên cứu một cách toàn diện về thực trạng tổ chức quản lý công tác lưu trữ cấp tỉnh

Vì vậy, nghiên cứu toàn diện thực trạng tổ chức quản lý nhà nước công tác lưu trữ cấp tỉnh thì đây là vấn đề mới và có ý nghĩa thiết thực trong giai đoạn hiện nay, khi mà Chi cục Văn thư Lưu trữ mới được thành lập và tiếp nhận chức năng quản lý nhà nước về lưu trữ từ Trung tâm Lưu trữ thuộc Văn phòng UBND tỉnh Hơn nữa, việc đi sâu nghiên cứu tại một tỉnh cụ thể (tỉnh Bắc Giang) là một việc làm hết sức cần thiết trong bối cảnh hiện nay tại tỉnh

Do đó, nghiên cứu tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại tỉnh Bắc Giang có vị

trí đặc biệt trong việc tổ chức, quản lý hiệu quả công tác lưu trữ tỉnh, góp phần thực hiện thắng lợi công cuộc cải cách hành chính, đưa tài liệu lưu trữ tham gia ngày càng nhiều vào các hoạt động của các cơ quan, tổ chức, mang lại hiệu quả to lớn vào sự phát triển chung, bền vững của tỉnh

6 Phương pháp nghiên cứu

Để tiến hành nghiên cứu đề tài này, chúng tôi đã vận dụng phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lê nin, các phương pháp của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử Những phương pháp này xuyên suốt trong quá trình nghiên cứu đề tài

Bên cạnh đó chúng tôi còn sử dụng một số phương pháp nghiên cứu khác như:

- Phương pháp khảo sát thực tế: khi thực hiện đề tài này, chúng tôi đã tiến hành thâm nhập thực tế để tìm hiểu công tác quản lý nhà nước của Chi cục về công tác lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức; ngoài ra, bản thân tác giả đã

có điều kiện được hướng dẫn thực tập cho sinh viên chuyên ngành văn thư lưu trữ qua nhiều năm tại văn phòng các sở, ban, ngành, văn phòng UBND tỉnh và văn phòng UBND các huyện, một số văn phòng các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Bắc Giang; tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ tại các huyện, thành phố thuộc tỉnh Bắc Giang Chính thực tế phong phú đó đã cung cấp cho tác giả những tư liệu quan trọng để đánh giá thực trạng công tác quản

lý nhà nước công tác lưu trữ tại địa phương

- Phương pháp so sánh: trên cơ sở khảo sát thực tế và nghiên cứu hồ sơ

về công tác quản lý nhà nước về lưu trữ (báo cáo tình hình thực hiện công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh qua các năm) đã giúp chúng tôi so sánh, đối chiếu để thấy được những điểm tương đồng cũng như là những điểm khác nhau trong cách quản lý, chỉ đạo của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang đối với công tác này tại địa phương ở từng giai đoạn và giữa các giai đoạn với nhau

- Phương pháp phân tích chức năng: vận dụng phương pháp này, chúng tôi đã đi sâu tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang để từ đó xác định vai trò, tầm quan trọng của công tác quản lý nhà nước về lưu trữ tại địa phương trong việc thực hiện chức năng giúp Sở Nội vụ và UBND tỉnh quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên phạm vi toàn tỉnh

Bằng các phương pháp trên đã giúp chúng tôi thu thập được những thông tin cần thiết để hoàn thành đề tài

7 Tài liệu tham khảo

Để thực hiện đề tài này, chúng tôi đã tham khảo một số nguồn tư liệu sau đây:

- Các văn bản của Nhà nước quy định về công tác văn thư, lưu trữ;

- Các Quyết định của UBND tỉnh Bắc Giang, Sở Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh, Trung tâm Lưu trữ;

- Báo cáo tổng kết của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang, Sở Nội vụ và trước đây là của Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh Bắc Giang về tình hình công tác văn thư, lưu trữ tại địa phương;

- Các luận án, luận văn, đề tài liên quan đến vấn đề quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ nói riêng và quản lý nhà nước nói chung;

- Các sách, giáo trình, các bài viết trên tạp chí có liên quan đến vấn đề nghiên cứu

- Các tài liệu, văn bản cụ thể, mang tính thực tiễn được dùng làm ví dụ minh hoạ trong đề tài nghiên cứu

8 Bố cục của đề tài

Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn của chúng tôi chia làm 3 chương, sau đây:

Chương 1 Cơ sở lý luận, pháp lý và nội dung quản lý nhà nước về công tác lưu trữ

Chương 2 Thực trạng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại tỉnh Bắc Giang

Chương 3 Một số giải pháp đổi mới phương pháp quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại tỉnh Bắc Giang

Trong quá trình thực hiện đề tài, mặc dù đã hết sức cố gắng nhưng do khả năng có hạn nên chắc chắn không tránh khỏi những sơ suất, thiếu sót, tác giả luận văn rất mong nhận được sự góp ý của các thầy, cô và đồng nghiệp

NỘI DUNG

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VÀ NỘI DUNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ

1.1 Cơ sở lý luận quản lý nhà nước về lưu trữ

1.1.1 Khái niệm quản lý và quản lý nhà nước

* Khái niệm quản lý

Trong tiếng Anh và tiếng Pháp, từ "management" dùng hiện nay được hiểu là quản lý Một số tác giả cho rằng, từ này có nguồn gốc từ tiếng Latinh hoặc là từ phát sinh từ tiếng Ý

Trong một số từ điển tiếng Pháp, có giải thích về quản lý như sau:

"Quản lý là tổ chức và lãnh đạo các nguồn lực nhằm đạt được kết quả

mong muốn" [56, tr.75] Định nghĩa này ngắn gọn, nhưng nó đã đề cập đến

và nhấn mạnh vào mục tiêu của hoạt động quản lý là kết quả mà hoạt động quản lý cần đạt tới Đối tượng ở đây cụ thể là các nguồn lực (có trong một tổ chức, một cơ quan, một doanh nghiệp hay một quốc gia)

"Quản lý là hoạt động của việc lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các hoạt động của các thành viên của một tổ chức để thực hiện các mục

tiêu của tổ chức đó" [36, tr 16 - 17]

Hiện nay, ở Việt Nam có rất nhiều cách giải thích thuật ngữ quản lý Thuật ngữ quản lý có thể được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau, tùy thuộc vào góc độ nghiên cứu của các ngành khoa học khác nhau: Kinh tế học, hành chính học, luật học, điều khiển học và nhiều ngành khoa học khác như xã hội học Các ngành khoa học đó đều sử dụng thuật ngữ quản lý với nội dung phù hợp với đối tượng nghiên cứu của mình Có thể kể đến một số giải thích sau:

- "Quản lý là điều khiển, chỉ đạo một hệ thống hay một quá trình, căn

cứ vào quy luật, định luật hay nguyên tắc tương ứng để cho hệ thống hay quá trình ấy vận động theo ý muốn của người quản lý và nhằm đạt được những

mục đích đã định trước" [57, tr 258] Theo khái niệm này, quản lý được hiểu

theo góc độ hành động, góc độ quy trình công nghệ của tác động (quản lý là

điều khiển)

- "Quản lý là sự tác động có ý thức để chỉ huy, điều hành, hướng dẫn, các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người để hướng tới mục đích, đúng ý chí và phù hợp với quy luật khách quan" [17, tr 61]

- Quản lý còn là "sự tác động có tổ chức, có mục đích của chủ thể quản

lý lên đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu đã đặt ra từ trước" [30, tr 5]

Như vậy, quản lý được hiểu là con người với các hành vi của họ Quản

lý xuất hiện ở bất cứ nơi nào, lúc nào nếu ở nơi đó, lúc đó có hoạt động chung của con người Quản lý được thực hiện bằng tổ chức và quyền uy Có tổ chức thì mới phân định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mối quan hệ của những người tham gia hoạt động chung Có quyền uy thì mới đảm bảo sự phục tùng của cá nhân đối với tổ chức

Mục đích của quản lý là điều khiển, chỉ đạo chung con người, phối hợp các hoạt động riêng lẻ của từng cá nhân tạo thành một hoạt động chung thống nhất của cả tập thể và hướng hoạt động chung đó theo những mục tiêu đã định trước Chúng ta thấy thuật ngữ quản lý có thể được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau, tùy thuộc vào góc độ nghiên cứu của những ngành khoa học khác nhau Tuy nhiên, xét riêng trong lĩnh vực hành chính, người ta thống nhất hiểu quản lý như sau:

"Quản lý là thuật ngữ chỉ hoạt động có ý thức của con người nhằm sắp xếp tổ chức, chỉ huy, điều hành, hướng dẫn, kiểm tra các quá trình xã hội và hoạt động của con người để hướng chúng phát triển phù hợp với quy luật xã hội, đạt được mục tiêu xác định theo ý chí của nhà quản lý với chi phí thấp nhất" [55, tr 136]

* Khái niệm quản lý nhà nước:

Thuật ngữ "Quản lý nhà nước" được sử dụng khá phổ biến ở Việt Nam với nhiều cách tiếp cận khác nhau:

- "Quản lý nhà nước là hoạt động của toàn bộ bộ máy nhà nước từ cơ quan quyền lực nhà nước: Quốc hội và Hội đồng nhân dân các cấp; các cơ quan hành chính nhà nước: Chính phủ, các bộ, Ủy ban hành chính các cấp; cơ quan kiểm sát (nghĩa rộng)

- Quản lý nhà nước là hoạt động của riêng hệ thống cơ quan hành chính nhà nước (Quản lý hành chính nhà nước): Chính phủ, các bộ, cơ quan ngang

bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, UBND các cấp, các sở, phòng, ban chuyên môn

của UBND (nghĩa hẹp)" [41]

Một số nhà nghiên cứu hành chính, luật pháp cho rằng:

- "Quản lý nhà nước là hoạt động của nhà nước trên các lĩnh vực lập pháp, hành pháp và tư pháp nhằm thực hiện chức năng đối nội và đối ngoại của nhà

nước" [57, tr 258]

- "Quản lý nhà nước (Quản lý hành chính nhà nước) là hoạt động hành chính của cơ quan thực thi quyền lực nhà nước (quyền hành pháp) để điều

hành các lĩnh vực của đời sống xã hội theo luật pháp" [16, tr 15]

- "Quản lý nhà nước là sự chỉ huy, điều hành để thực thi quyền lực nhà nước; là tổng thể về thể chế, pháp luật, quy tắc về tổ chức và cán bộ của bộ máy nhà nước có trách nhiệm quản lý công việc hàng ngày của nhà nước do tất cả các cơ quan nhà nước (lập pháp, hành pháp, tư pháp) có tư cách pháp nhân công pháp (công quyền) tiến hành bằng các văn bản quy phạm pháp luật

để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn mà nhà nước đã giao cho trong việc tổ chức và điều chỉnh các quan hệ xã hội và hành vi của công dân"

(nghĩa rộng) [18, tr 62]

Như vậy, có thể hiểu quản lý nhà nước theo nghĩa bao quát là nói đến chức năng tổng thể của bộ máy nhà nước với tư cách là một tổ chức quyền lực

và mang tính pháp quyền, là tổ chức công quyền quản lý toàn xã hội bằng các hoạt động lập pháp, hành pháp, tư pháp

Theo nghĩa hẹp thì quản lý nhà nước (quản lý hành chính nhà nước) không bao gồm hoạt động lập pháp và tư pháp của nhà nước, mà đó là hoạt động điều hành công việc hàng ngày của hệ thống bộ máy hành chính nhà nước

Mặc dù có nhiều giải thích khác nhau về quản lý nhà nước, nhưng thực chất về nội dung chúng đều có những điểm giống nhau, có những đặc điểm cơ bản phản ánh bản chất của quản lý nhà nước như:

+ Chủ thể của quản lý nhà nước là các cơ quan nhà nước, bao gồm cơ quan lập pháp, cơ quan hành pháp, cơ quan tư pháp;

+ Khách thể của quản lý nhà nước là các quá trình xã hội (trật tự quản lý nhà nước, trật tự xã hội do pháp luật quy định) và hoạt động của con người;

+ Quản lý nhà nước là hoạt động chấp hành và điều hành

+ Quản lý nhà nước là hoạt động mang tính tổ chức trực tiếp của nhà nước trên mọi lĩnh vực, mọi ngành và mọi mặt đời sống xã hội;

+ Quản lý nhà nước là hoạt động mang tính chủ động sáng tạo Được thể hiện ở hoạt động xây dựng, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh hoạt động quản lý;

+ Quản lý nhà nước là hoạt động được bảo đảm về phương diện tổ chức

bộ máy, trước hết là bộ máy các cơ quan hành chính Đây là hệ thống gồm nhiều cơ quan và rất đông về biên chế, phức tạp về cơ cấu tổ chức và rất đa dạng về chức năng, nhiệm vụ cũng như hình thức và phương thức hoạt động;

+ Quản lý nhà nước ở bất kỳ quốc gia nào cũng mang tính chính trị Bởi vì nhà nước là tổ chức chính trị thể hiện ý chí của giai cấp thống trị và ý chí đó được các cơ quan nhà nước đưa vào cuộc sống;

+ Quản lý nhà nước có tính dân chủ Có ba hình thức thực hiện quyền lực trong quản lý nhà nước, đó là hình thức dân chủ tập trung trực tiếp, dân chủ đại diện, hình thức chuyên nghiệp thực hiện chức năng quản lý nhà nước;

+ Quản lý nhà nước phải đảm bảo tính khoa học Việc quản lý phải dựa vào một số cơ sở lý luận nhất định để quản lý, nắm bắt được các quy luật phát triển của xã hội và sự tác động của quy luật đó vào quản lý;

+ Quản lý nhà nước là hoạt động có cơ sở vật chất to lớn Đó là hệ thống đối tượng quản lý đông đảo, đa dạng, có nguồn lực vật chất - kỹ thuật

và phương diện tài chính dồi dào và nhiều tài sản khác

Từ việc tìm hiểu, nghiên cứu các khái niệm quản lý nhà nước của các học giả, các nhà nghiên cứu, có thể tổng hợp khái niệm chung nhất về quản lý

nhà nước như sau: "Quản lý nhà nước là thuật ngữ chỉ hoạt động thực hiện

quyền lực nhà nước của các cơ quan trong bộ máy nhà nước nhằm thực hiện các chức năng đối nội và đối ngoại của nhà nước trên cơ sở các quy luật phát triển xã hội, nhằm mục đích ổn định và phát triển đất nước" [57]

Quản lý nhà nước khác với quản lý của các chủ thể khác như công đoàn, phụ nữ, thanh niên ở chỗ các chủ thể này không dùng quyền lực luật pháp nhà nước để điều chỉnh các quan hệ quản lý, mà chỉ dùng các phương pháp giáo dục, vận động quần chúng, xử lý vi phạm bằng phê bình, cảnh cáo, khai trừ ra khỏi tổ chức

Các cơ quan quản lý hành chính nhà nước gồm có cơ quan thẩm quyền chung và cơ quan thẩm quyền riêng Trong đó, Sở là cơ quan có thẩm quyền riêng thực hiện chức năng quản lý nhà nước đối với ngành hoặc lĩnh vực công tác trong phạm vi tỉnh Theo đó, Sở Nội vụ cũng là cơ quan thuộc UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước, trong đó có lĩnh vực văn thư, lưu trữ (trước

đó là Văn phòng UBND tỉnh)

1.1.2 Khái niệm và nội dung quản lý nhà nước về lưu trữ

* Khái niệm: Theo cách hiểu như trên về quản lý nhà nước, theo chúng

tôi quản lý nhà nước về lưu trữ là thuật ngữ chỉ hoạt động thực hiện quyền lực nhà nước của UBND tỉnh, Sở Nội vụ trên cơ sở các quy định của pháp luật nhằm mục đích phát triển công tác lưu trữ ở địa phương

Việc thực hiện quyền lực này được thông qua các hoạt động như theo dõi, điều hành, kiểm tra các hoạt động lưu trữ của địa phương Với khái niệm

quản lý nhà nước về lưu trữ, chúng ta có thể xem thêm [27, tr 310]

Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang là tổ chức có chức năng giúp Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh Bắc Giang quản lý nhà nước về công tác lưu trữ ở địa phương Vì vậy, để thực hiện chức năng trên, Chi cục xây dựng hệ thống văn bản, tổ chức thực hiện văn bản, nghiên cứu khoa học và ứng dụng khoa học

về lưu trữ, thực hiện kiểm tra, sơ kết tổng kết công tác lưu trữ trên cơ sở quy định của pháp luật nhằm phát triển công tác lưu trữ ở địa phương

* Nội dung quản lý nhà nước về lưu trữ:

Để thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền cần phải thực hiện các công việc liên quan đến công tác lưu trữ hay nói cách khác đây cũng chính là nội dung của công tác lưu trữ, bao gồm: Xây dựng và chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ; Xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ; Quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ quốc gia; Thống kê nhà nước về lưu trữ; Quản lý thống nhất chuyên môn, nghiệp vụ về lưu trữ; Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học và công nghệ trong hoạt động lưu trữ; Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức lưu trữ; Quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ; Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về lưu trữ; Hợp tác về lưu trữ [38]

Vấn đề này cũng được các nhà nghiên cứu khái quát bằng các nội dung cụ thể:

"1 Xây dựng, chỉ đạo và tổ chức thực hiện quy hoạch, kế hoạch, đề án,

dự án và chính sách phát triển lưu trữ;

2 Xây dựng, ban hành, phổ biến, hướng dẫn và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chế độ nghiệp vụ, tiêu chuẩn, quy trình, quy phạm và các định mức kinh tế kỹ thuật về lưu trữ;

3 Quản lý thống nhất chuyên môn, nghiệp vụ về lưu trữ;

4 Quản lý thống nhất tài liệu phông lưu trữ quốc gia Việt Nam;

* Nội dung quản lý nhà nước về lưu trữ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang:

Theo Quyết định số 79/QĐ-UBND ngày 30/7/2010 của UBND tỉnh Bắc Giang về thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang có hai chức năng: một là, giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh; hai là, trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật Trong đó chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ

tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ là chức năng quan trọng của Chi cục Nội dung quản lý nhà nước về công tác lưu trữ bao gồm:

- Trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm,

các chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ, quy định về lưu trữ;

- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về lưu trữ;

- Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục nguồn và

thành phần tài liệu thuộc diện nộp vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh", “Danh mục tài liệu hết giá trị” của Lưu trữ lịch sử của tỉnh, “Danh mục tài liệu hết giá trị” bảo quản tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh;

- Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác lưu trữ; tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ;

- Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý

vi phạm pháp luật về lưu trữ; thực hiện báo cáo, thống kê về lưu trữ;

- Sơ kết, tổng kết công tác lưu trữ; thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về lưu trữ

1.2 Cơ sở pháp lý trong quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh

1.2.1 Sự thay đổi chức năng quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh

Tỉnh Hà Bắc được thành lập ngày 27 tháng 10 năm 1962 sau sự hợp nhất hai tỉnh Bắc Ninh và Bắc Giang Nói đến lưu trữ Hà Bắc, chúng ta có thể

kể đến sự kiện thành lập Kho lưu trữ tỉnh trực thuộc Ủy ban hành chính theo Quyết định số 603/TCDC ngày 06 tháng 9 năm 1965 của Ủy ban hành chính tỉnh Hà Bắc Theo Quyết định này các mặt công tác chủ đạo của Kho lưu trữ tỉnh bao gồm: Thu thập và chỉnh lý tài liệu; triển khai hướng dẫn nghiệp vụ cho các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh và các huyện; thường xuyên mở lớp đào tạo nghiệp vụ cho cán bộ

Theo Nghị quyết của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam tại kỳ họp thứ 10, Quốc hội khóa IX thì tỉnh Hà Bắc được chia tách

thành hai tỉnh Bắc Giang và Bắc Ninh Ngày 07 tháng 01 năm 1997 UBND tỉnh Bắc Giang ra Quyết định số 01/UB về việc thành lập Sở, cơ quan ngang

Sở, cơ quan trực thuộc UBND tỉnh Kho Lưu trữ tỉnh Bắc Giang được thành lập thuộc Văn phòng UBND tỉnh, đây là bộ phận thuộc Phòng Tổ chức - Hành chính có chức năng, nhiệm vụ theo sự phân công, chỉ đạo, lãnh đạo trực tiếp của Văn phòng UBND tỉnh nhằm đảm bảo, giữ gìn số lượng tài liệu đang được bảo quản trong Kho cũng như tiến hành chỉnh lý thu nộp tài liệu của các

đơn vị đóng trên địa bàn tỉnh Bắc Giang

Ngày 24 tháng 01 năm 1998 Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ đã ban hành Thông tư số 40/1998/TT-TCCP hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở các cơ quan nhà nước các cấp, theo đó ở các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là tỉnh) thành lập Trung tâm Lưu trữ vừa thực hiện chức năng quản lý công tác văn thư lưu trữ, vừa quản lý tài liệu lưu trữ của tỉnh Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bắc Giang cũng được thành lập trên tinh thần của Thông tư 40

Đến ngày 01 tháng 02 năm 2005 Bộ Nội vụ ban hành Thông tư 21/2005/TT-BNV hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngan Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và

Ủy ban nhân dân thay thế Thông tư số 40/1998/TT-TCCP của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ Theo quy định của Thông tư 21, tại Văn phòng UBND tỉnh thành lập Phòng Văn thư - Lưu trữ có chức năng quản lý công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh; Trung tâm Lưu trữ tỉnh trở thành đơn vị sự nghiệp thực hiện chức năng của một lưu trữ lịch sử

Tuy nhiên ngay sau đó 9 tháng, ngày 08 tháng 11 năm 2005, Chính phủ ban hành Nghị định số 136/2005/NĐ-CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Về mặt pháp lý, theo quy định của Nghị định này, Văn phòng UBND tỉnh là bộ máy giúp việc của UBND, không có chức năng

quản lý nói chung và không có chức năng quản lý về công tác văn thư, lưu trữ

nói riêng, Văn phòng UBND thực hiện nhiệm vụ “Quản lý thống nhất việc

ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin học hoá hành chính nhà nước của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh” và “Hướng dẫn Văn phòng các Sở, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện về nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ, tin học hoá quản lý hành chính nhà nước theo quy định của pháp luật” (Khoản 2, Khoản 9, Nghị định

136/2005/NĐ-CP)

Kể từ khi Nghị định 136 có hiệu lực từ ngày 23 tháng 11 năm 2005, về mặt pháp lý, ở địa phương không có cơ quan nào giúp UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý về công tác văn thư, lưu trữ Phòng Văn thư - Lưu trữ được thành lập theo Thông tư 21 nay được thay bởi phòng Hành chính - Tổ chức làm nhiệm vụ văn thư, lưu trữ hiện hành của Văn phòng UBND tỉnh

Như vậy, việc quy định chồng chéo, không thống nhất của một số văn bản quy phạm pháp luật, không tính đến điều kiện thực tế tại địa phương đã gây không ít khó khăn cho các tỉnh trong quá trình thực hiện nhiệm quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ

Thực hiện Nghị quyết Hội nghị lần thứ 5 Ban chấp hành Trung ương Đảng Khoá X năm 2007 về đổi mới và nâng cao năng lực của hệ thống chính trị, trong đó xác định cơ quan quản lý nhà nước từ trung ương đến địa phương thực hiện quản lý đa ngành, đa lĩnh vực nhằm tổ chức tinh gọn, hợp lý, hiệu quả tổ chức bộ máy Ngày 04 tháng 02 năm 2008 Chính phủ đã ban hành Nghị định số 13/2008/NĐ-CP quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố trực

thuộc tỉnh Theo hai văn bản này, chức năng quản lý về công tác văn thư lưu trữ chuyển từ Văn phòng UBND tỉnh, huyện về Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ Đây là sự thay đổi để đảm bảo sự thống nhất về cơ quan quản lý công tác văn thư, lưu trữ từ Trung ương đến địa phương

Để cụ thể hóa quy định tại Nghị định 13, 14 của Chính phủ, ngày 04 tháng 6 năm 2008 Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 04/2008/TT-BNV hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện Theo Thông tư 04/2008/TT-BNV, trong Sở Nội vụ thành lập Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ và tiếp nhận Trung tâm Lưu trữ tỉnh (trên cơ sở tiếp nhận nguyên trạng từ Văn phòng UBND tỉnh)

Thông tư 04 quy định trong Sở Nội vụ có Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ tỉnh mà không quy định rõ chức năng, nhiệm

vụ, thẩm quyền và mối quan hệ giữa các đơn vị này như thế nào Nếu cả hai đơn vị này thuộc thẩm quyền quyết định thành lập của Giám đốc Sở Nội vụ thì rất khó khăn trong quản lý và chỉ đạo chuyên môn, nghiệp vụ

Nếu Phòng Quản lý Văn thư, Lưu trữ thuộc thẩm quyền quyết định thành lập của Giám đốc Sở Nội vụ còn Trung tâm Lưu trữ tỉnh lại thuộc thẩm quyền quyết định thành lập của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh sẽ dẫn đến tình trạng hai đơn vị thuộc Sở Nội vụ cùng thực hiện nhiệm vụ giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và có địa vị pháp lý khác nhau thì sẽ rất khó khăn trong việc thống nhất thực hiện nhiệm vụ này Thực tiễn đã chứng tỏ việc tham mưu quản lý nhà nước và chỉ đạo nghiệp vụ văn thư, lưu trữ luôn gắn kết chặt chẽ với việc tổ chức bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

Việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại cấp huyện gặp nhiều khó khăn Trách nhiệm quản lý về công tác văn thư, lưu trữ đã được chuyển từ Văn phòng UBND huyện về Phòng Nội vụ, nhưng việc quản lý tài liệu lưu trữ của Lưu trữ huyện chưa được phân định rõ ràng

Xuất phát từ thực tế đó, ngày 28 tháng 4 năm 2010 Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 02/2010/TT-BNV hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân các cấp Ở cấp tỉnh, Chi cục Văn thư - Lưu trữ được thành lập Chi cục vừa thực hiện chức năng quản lý về công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh, đồng thời trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh trên cơ sở hợp nhất Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ tỉnh

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang

Căn cứ tinh thần Thông tư số 02/2010/TT-BNV hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân các cấp, ngày 30/7/2010 UBND tỉnh Bắc Giang ban hành Quyết định số 79/QĐ-UBND thành lập Chi cục Văn thư Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ Theo đó, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn như sau:

1.2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn

* Vị trí và chức năng:

Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là tỉnh) quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật

Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế

và hoạt động của Sở Nội vụ, đồng thời chịu sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ

Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức có tư cách pháp nhân, con dấu, có tài khoản riêng, có trụ sở, kinh phí hoạt động do Ngân sách nhà nước cấp theo quy định pháp luật

* Về công tác quản lý nhà nước, Chi cục Văn thư - Lưu có nhiệm vụ:

Trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ, quy định về văn

thư, lưu trữ; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ; thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục nguồn

và thành phần tài liệu thuộc diện nộp vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh", “Danh mục tài liệu hết giá trị” của Lưu trữ lịch sử của tỉnh, “Danh mục tài liệu hết giá trị” bảo quản tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh; nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật

về văn thư, lưu trữ; thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ; sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ; thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về văn thư, lưu trữ

* Về công tác sự nghiệp, Chi cục Văn thư - Lưu trữ có nhiệm vụ: Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu; thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh; phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu; bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ; tu bổ, phục chế và bảo hiểm tài liệu lưu trữ; xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; thực hiện một số dịch vụ công về lưu trữ Bên cạnh nhiệm vụ chuyên môn, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang còn thực hiện một số nhiệm vụ khác như quản lý tài chính, tài sản và thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Nội vụ quy định

1.2.2.2 Cơ cấu tổ chức

Cũng theo Quyết định số 79/QĐ-UBND, tổ chức bộ máy của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang gồm có 02 đơn vị giúp việc và 01 đơn vị sự nghiệp trực thuộc bao gồm:

- Phòng Hành chính - Tổng hợp

- Phòng Nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ

- Trung tâm Lưu trữ

Tiểu kết chương 1

Tóm lại, với sự nghiên cứu tìm hiểu về quản lý nhà nước, quản lý nhà nước về công tác lưu trữ và phân tích chức năng của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang chúng ta có cơ sở đi sâu tìm hiểu thực trạng công tác này với từng nội dung quản lý cụ thể để đề xuất những giải pháp có tính thuyết phục nhằm thúc đẩy công tác lưu trữ tỉnh phát triển và có những đóng góp thiết thực hơn nữa

Chương 2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TỈNH BẮC GIANG

2.1 Những kết quả đã đạt được trong quản lý nhà nước về lưu trữ tại tỉnh Bắc Giang

2.1.1 Công tác xây dựng và chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ

* Về công tác xây dựng và chỉ đạo thực hiện quy hoạch phát triển lưu trữ

Quy hoạch là loại văn bản được dùng để xác định mục tiêu, phương án, giải pháp lớn cho một vấn đề hoặc một lĩnh vực hoạt động cần thực hiện trong thời gian tương đối dài

Quy hoạch ngành Văn thư- Lưu trữ được xây dựng trên cơ sở tổng kết, đánh giá, rút kinh nghiệm thực tế công tác văn thư, lưu trữ trong thời gian qua, kế thừa và phát huy hiệu quả hoạt động của ngành theo từng giai đoạn phù hợp với chiến lược phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh; phục vụ tốt việc nghiên cứu lịch sử và hoạt động thực tiễn nhằm đáp ứng yêu cầu trong thời kỳ đổi mới

Quy hoạch ngành Văn thư - Lưu trữ tạo cơ sở vững chắc, bảo đảm tính đồng bộ, thống nhất và mang tính thi đua lập thành tích cao trong hoạt động văn thư, lưu trữ của tỉnh; thực hiện thành công các mục tiêu của chiến lược phát triển ngành Nội vụ

Quy hoạch ngành Văn thư - Lưu trữ của tỉnh phù hợp yêu cầu hợp tác với các cơ quan, tổ chức trong và ngoài nước về chuyên môn, nghiệp vụ; khoa học và công nghệ thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ đáp ứng yêu cầu nâng cao hiệu lực và hiệu quả quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ

Nhận thức được tầm quan trọng và tính cấp thiết của quy hoạch, ngày 27 tháng 6 năm 2012 Bộ Nội vụ đã ban hành Quyết định số 579/QĐ-BNV về phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư Lưu trữ đến 2020, tầm nhìn

2030 Ở địa phương, nhiều tỉnh đã ban hành quy hoạch ngành văn thư lưu trữ như Vĩnh Long, Quảng Nam, Bình Định, Vĩnh Phúc

Ở Bắc Giang, tính tới thời điểm này, tỉnh chưa xây dựng và ban hành quy hoạch ngành lưu trữ, song tỉnh cũng đã xây dựng và ban hành một số văn bản mang tính định hướng, chỉ đạo phát triển công tác lưu trữ trên toàn tỉnh

* Về công tác xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch công tác lưu trữ:

Kế hoạch là hình thức văn bản dùng để xác định phương hướng, nhiệm

vụ, chỉ tiêu, biện pháp tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm vụ công tác của nhà nước nói chung hoặc của từng ngành, cơ quan, đơn vị, địa phương nói riêng

Nhận thấy tầm quan trọng của kế hoạch trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, trên cơ sở chỉ đạo, hướng dẫn triển khai công tác lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, hàng năm, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang đã tiến hành xây dựng các văn bản xác định mục tiêu, phương hướng nhiệm vụ công tác lưu trữ của tỉnh, đồng thời hướng dẫn thực hiện các nhiệm vụ

cụ thể Trước đây, khi còn là một đơn vị thuộc Văn phòng UBND tỉnh, phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ hàng năm được thể hiện trong một phần nội dung kế hoạch của văn phòng và của UBND tỉnh Từ năm 2010, khi Chi cục Văn thư - Lưu trữ được thành lập, phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư hàng năm của tỉnh được thể hiện dưới hình thức công văn chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ Điều này được đánh giá là một bước tiến mới trong công tác văn thư lưu trữ bởi nó liên quan tới phạm vi phổ biến, đối tượng áp dụng, nâng cao tính hiệu lực thi hành của văn bản ban hành Một số văn bản như:

- Công văn số 120/SNV-CCVTLT ngày 23/02/2012 về phương hướng nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ năm 2012;

- Ngày 17/02/2014, Sở Nội vụ tỉnh Bắc Giang ban hành Công văn số 110/SNV-CCVTLT về việc hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ trọng tâm

công tác văn thư, lưu trữ năm 2014;

- Đối với UBND các huyện, thành phố, Chi cục Văn thư - Lưu trữ phối hợp cùng Phòng Công chức Viên chức và Đào tạo tham mưu Lãnh đạo Sở Nội vụ trình Chủ tịch UBND tỉnh “Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công

Văn bản là phương tiện đồng thời là công cụ để các cơ quan nhà nước

có thẩm quyền thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở từng lĩnh vực nhất định trong đó có lưu trữ Chính vì thế, các cơ quan, tổ chức đã sử dụng phương tiện và công cụ này như một chìa khóa để mở ra cánh cửa phát triển

sự nghiệp lưu trữ

Để các văn bản đến được với các cơ quan, tổ chức và các cán bộ, công chức, viên chức và nhân viên, ngay sau khi các văn bản về lưu trữ của trung ương ban hành, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang (trước đây là Văn phòng UBND tỉnh và Phòng Quản lý văn thư lưu trữ tỉnh) đã tiến hành nhiều biện pháp nhằm tuyên truyền, phổ biến và triển khai các văn bản về lưu trữ trên phạm vi toàn tỉnh

Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ là một trong những nhiệm

vụ trọng tâm nhằm nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức đối với công tác này Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ có vai trò rất quan trọng và thiết thực, góp phần tạo nên những chuyển biến tích cực

trong nhận thức về công tác lưu trữ tại địa phương thời gian qua

Khi các văn bản mới của Nhà nước về công tác lưu trữ được ban hành,

Sở Nội vụ tỉnh Bắc Giang nói chung, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang nói riêng đã nhanh chóng triển khai phổ biến, tuyên truyền đến các cơ

quan, đơn vị trong phạm vi tỉnh dưới nhiều hình thức như: tổ chức Hội nghị tuyên truyền, phổ biến các văn bản mới; phổ biến qua các phương tiện thông tin đại chúng của tỉnh như Báo, Đài Phát thanh - Truyền hình, Cổng thông tin điện tử Sở Nội vụ; thực hiện sao văn bản gửi cho từng cơ quan, đơn vị trong toàn tỉnh Thông qua các hình thức này, rất nhiều cán bộ quản lý và cán bộ nghiệp vụ lưu trữ của các sở ban ngành, huyện thị ở địa phương đã được thường xuyên quán triệt cập nhật các quy định của pháp luật hiện hành

Vì vậy, các biện pháp trên được coi là cầu nối giữa lưu trữ với các cơ quan, tổ chức và nhân dân Nhờ các biện pháp này, các nội dung quan trọng của các văn bản đã được triển khai, từ đó, giúp công tác lưu trữ tỉnh Bắc Giang ngày càng đi vào nề nếp Cụ thể như sau:

Để thực hiện Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia và các Nghị định của Chính phủ về công tác văn thư, lưu trữ, Văn phòng UBND tỉnh Bắc Giang đã tham mưu cho Chủ tịch UBND tỉnh tổ chức chỉ đạo, quán triệt nội dung Pháp lệnh Lưu trữ và các văn bản mới về công tác lưu trữ bằng hình thức sao gửi văn bản đến Thường trực HĐND, UBND tỉnh, lãnh đạo văn phòng và các phòng chuyên môn Trong các buổi họp giao ban Văn phòng hàng tháng, Trung tâm Lưu trữ tỉnh thường xuyên báo cáo lãnh đạo Văn phòng quán triệt và yêu cầu các chuyên viên, cán bộ trong cơ quan thực hiện nghiêm túc nội dung Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia

Đối với các ngành, UBND các huyện, thành phố, Trung tâm Lưu trữ tỉnh (nay là Chi cục Văn thư - Lưu trữ) tham mưu lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh, Sở Nội vụ tổ chức hội nghị tập huấn công tác lưu trữ kết hợp phổ biến, quán triệt nội dung Pháp lệnh, Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ (sau đây gọi tắt là Chỉ thị 05) và các văn bản mới về công tác lưu trữ Ngoài ra, các huyện, thành phố thuộc tỉnh đã tiến hành sao gửi các văn bản

chỉ đạo của tỉnh và hướng dẫn thực hiện tới các phòng, ban, đơn vị thuộc UBND và UBND các xã, phường, thị trấn; thường xuyên tuyên truyền trên hệ thống thông tin đại chúng, có chuyên đề riêng trên hệ thống đài truyền thanh của huyện, thành phố

Kết quả trong 5 năm 2001 - 2006, Trung tâm Lưu trữ tỉnh đã tham mưu cho Văn phòng UBND tỉnh mở 6 lớp tập huấn, 01 lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và 01 Hội nghị toạ đàm trao đổi nghiệp vụ lưu trữ giữa các tỉnh Lạng Sơn, Thái Nguyên, Hà Tây, Ninh Bình, Thái Bình; mỗi lớp tập huấn từ 10 đến 20 học viên học tập và thực hành tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh; lớp bồi dưỡng có 86 học viên gồm Chánh, Phó Văn phòng và cán bộ văn thư - lưu trữ của UBND các huyện, thành phố và 46 cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu Cũng trong thời gian này, Trung tâm đã phối hợp với Trường Văn thư Lưu trữ Trung ương I mở 02 lớp Trung cấp Văn thư – Lưu trữ tại thành phố Bắc Giang [2] Trong 5 năm (từ 2007 đến 2012), Chi cục Văn thư - Lưu trữ,

Sở Nội vụ đã mở 3 lớp tập huấn và phối hợp mở 01 lớp bồi dưỡng về nghiệp

vụ văn thư, lưu trữ với tổng số học viên tham dự là 297 học viên [10]

+ Đối tượng tham gia các lớp tập huấn bao gồm cán bộ quản lý, cán bộ trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Trước đây, theo quy định tại Thông tư số 40/1998/TT-TCCP thì Văn phòng UBND tỉnh có chức năng tham mưu cho UBND tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; tại cấp huyện chức năng này được giao cho Văn phòng UBND huyện Chính vì vậy, trong giai đoạn này, đối tượng tham gia các lớp tập huấn, bên cạnh lãnh đạo phụ trách, cán bộ trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh còn có lãnh đạo của Văn phòng UBND cấp huyện

Theo quy định tại Thông tư số 04/2008/TT-BNV thì chức năng quản lý

về văn thư, lưu trữ được giao cho Sở Nội vụ thực hiện, đối với cấp huyện giao

cho Phòng Nội vụ, do vậy, từ năm 2008 trở lại đây đối tượng tham dự các tập huấn do tỉnh tổ chức có thêm thành phần là lãnh đạo Phòng Nội vụ và cán bộ giúp Trưởng phòng Nội vụ thực hiện chức năng tham mưu cho Uỷ ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của huyện Cụ thể:

+ Lãnh đạo Văn phòng (hoặc Phòng Hành chính), cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ của các sở, ban, ngành

+ Lãnh đạo Văn phòng UBND, Lãnh đạo Phòng Nội vụ, cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ ở các quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh

+ Lãnh đạo Văn phòng (hoặc Phòng Hành chính), cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ của các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp ở cấp tỉnh

Từ năm 2006 trở về trước, phần lớn tỉnh mở lớp tập huấn cho các đối tượng bao gồm cả lãnh đạo quản lý và cán bộ trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh, cụ thể: cán bộ, công chức làm công tác văn thư - lưu trữ chuyên trách, kiêm nhiệm ở các cơ quan trong tỉnh; Chánh, Phó Văn phòng UBND các huyện, thành phố, Trưởng, phó phòng Hành chính - Tổ chức các Sở, ban, ngành tỉnh [2] Từ năm 2007 đến nay, do được sự quan tâm chỉ đạo của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đến công tác tập huấn tại các địa phương, đặc biệt Cục đã giúp các tỉnh trong việc định hướng về đối tượng tham gia Theo hướng dẫn của Cục, tỉnh Bắc Giang đã

mở lớp tập huấn dành riêng cho đối tượng là cán bộ lãnh đạo và tập huấn dành riêng cho đối tượng là cán bộ trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ với phương pháp và cách truyền đạt khác nhau cho phù hợp với tính chất công việc của từng đối tượng

+ Nội dung tập huấn: Đối tượng là lãnh đạo sẽ được nghe giới thiệu những văn bản quản lý ở tầm vĩ mô như: Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm

2001, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, Nghị định số 111/2004/NĐ-CP, Thông

số 21/2005/TT-BNV, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP, Thông tư số

02/2010/TT-BNV, Luật Lưu trữ …; những chuyên đề liên quan đến nội dung quản lý trong công tác văn thư, lưu trữ như: tổng quan về công tác văn thư, lưu trữ; kỹ năng quản lý công tác văn thư, lưu trữ; soạn thảo và ban hành văn bản… Qua đó giúp đội ngũ cán bộ lãnh đạo ở tỉnh nhận thức đúng đắn và đầy

đủ về vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ để từ đó đề ra chủ trương, biện pháp triển khai nhằm thực hiện tốt hơn nữa công tác này tại mỗi

cơ quan, tổ chức

Đối tượng là cán bộ trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức sẽ được giới thiệu chuyên sâu hơn về các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ như: Công văn số 261-NV ngày 12 tháng 10 năm 1977 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng ban hành “Bản hướng dẫn công tác lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan”, Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính, Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến, Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư và lưu trữ cơ quan, Thông tư số 07/2012/TT-BNV của

Bộ nội vụ ban hành ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan…; các chuyên đề đi sâu phân tích các quy trình, nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ như: quản

lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành, chỉnh lý tài liệu Hiểu và nắm vững những văn bản này đã giúp cán bộ văn thư, lưu trữ tại các cơ quan trong việc giải quyết công việc hàng ngày cũng như khi tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo Tuy nhiên, một đối tượng quan trọng là cán bộ phụ trách Phòng Hành chính, nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ tại các Doanh nghiệp Nhà nước và các cơ quan khác trực thuộc UBND tỉnh, thành phố thì chưa được tham gia tập huấn

Như vậy, ngay sau khi Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, Chỉ thị 05 và các văn bản hướng dẫn của Cục được ban hành, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh đã chủ động tuyên truyền, phổ biến văn bản đến các đơn vị trực thuộc thông qua các hình thức như: ban hành văn bản chỉ đạo thực hiện, sao gửi văn bản, tổ chức hội nghị chuyên đề, tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ hoặc hội nghị công tác văn phòng do cơ quan tổ chức, qua đó nâng cao nhận thức về vai trò, ý nghĩa của công tác lưu trữ và tinh thần trách nhiệm của các cấp lãnh đạo, cán bộ, công chức và xã hội đối với việc bảo vệ an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

Đặc biệt, ngày 11/11/2011, Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam đã biểu quyết thông qua Luật Lưu trữ Đây là mốc quan trọng trong lịch sử xây dựng và phát triển ngành lưu trữ Việt Nam Lần đầu tiên lĩnh vực quan trọng của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức chính trị xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp đơn vị vũ trang nhân dân và của cá nhân được luật hóa

Ngay sau khi Luật lưu trữ được ban hành và có hiệu lực thi hành, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh đã tham mưu cho Chủ tịch UBND tỉnh tổ chức chỉ đạo, quán triệt nội dung Luật Lưu trữ và các văn bản mới về công tác văn thư

- lưu trữ bằng hình thức truyền thống như sao gửi văn bản đến Thường trực HĐND, UBND tỉnh, lãnh đạo các sở, ban, ngành trên địa bàn tỉnh và UBND các huyện, thành phố Công tác nhắc nhở việc thực hiện tuyên truyền Luật Lưu trữ được tổ chức thực hiện vào các buổi giao ban Thường trực UBND tỉnh tháng 7 và 10 năm 2012; các buổi họp UBND tỉnh kỳ họp tháng 08/2012

và 03/2013 Chi cục Văn thư - Lưu trữ được giao nhiệm vụ theo dõi, thường xuyên tổng hợp báo cáo lãnh đạo Sở Nội vụ; tổ chức thực hiện nghiêm túc, có hiệu quả nội dung Luật Lưu trữ Kết quả, Sở Nội vụ sao gửi Luật lưu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP của Chính phủ đến 115 cơ quan thuộc nguồn

nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ Lịch sử tỉnh và 10/10 huyện, thành phố sao gửi văn bản đến các cơ quan trực thuộc và UBND các xã, phường, thị trấn

Kết quả, trên địa bàn các huyện, thành phố, việc tuyên truyền phổ biến nội dung và tổ chức thực hiện Luật lưu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP của Chính phủ được tổ chức thực hiện một cách đồng bộ, 10/10 huyện, thành phố

tổ chức hội nghị triển khai, quán triệt nội dung Luật lưu trữ, Nghị định số 01

và sao gửi các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện công tác văn thư lưu trữ tới các phòng, ban, đơn vị thuộc UBND huyện, thành phố và UBND các xã, phường, thị trấn

Đối với UBND các huyện, thành phố, Chi cục Văn thư - Lưu trữ phối hợp cùng Phòng Công chức Viên chức và Đào tạo tham mưu lãnh đạo Sở Nội

vụ trình Chủ tịch UBND tỉnh “Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức hàng năm” Kết quả, từ khi Luật Lưu trữ được thông qua và

có hiệu lực thi hành, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang đã tổ chức 11 lớp tập huấn, bồi dưỡng công tác văn thư - lưu trữ kết hợp với phổ biến quán triệt Luật lưu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP của Chính phủ cho 1.238 học viên là công chức, viên chức làm công tác văn thư - lưu trữ; 01 Hội nghị cấp tỉnh ngày 27/12/2012 “Hội nghị phổ biến triển khai Luật Lưu trữ”; 10 hội nghị tổng kết cấp huyện kết hợp với phổ biến triển khai Luật Lưu trữ Từ tháng 7/2011 đến hết năm 2012, Chi cục tổ chức được 11 lớp với 1.238 học viên là công chức, viên chức làm công tác văn thư - lưu trữ các sở, ban, ngành tỉnh, cơ quan thuộc UBND các huyện, thành phố; 100% công chức Văn phòng thống kê ở 230 xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh; viên chức văn thư

- hành chính trường học [9]

Trong thời gian qua, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang đã thực hiện tốt nhiệm vụ hướng dẫn nghiệp vụ về lưu trữ tại địa phương thông qua các hình thức như: tập huấn, hội thảo, tuyên truyền phổ biến văn bản, từ đó

tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp làm công tác lưu trữ cũng như cán bộ lãnh đạo phụ trách công tác này tại các cơ quan,

tổ chức được tiếp cận, cập nhật những quy định mới của Nhà nước về công tác lưu trữ, đồng thời hiểu sâu hơn các quy trình nghiệp vụ của công tác lưu trữ Các hình thức này đã góp phần nâng cao nhận thức của mỗi cán bộ về vai trò, tầm quan trọng của công tác lưu trữ, nâng cao hiểu biết pháp luật, ý thức tuân thủ, chấp hành pháp luật của mỗi cán bộ

Qua các buổi tập huấn, hội thảo về lưu trữ đã giúp cho các cán bộ, công chức, viên chức trong việc triển khai áp dụng những quy định của pháp luật để giải quyết công việc hàng ngày từ đó góp phần nâng cao hiệu quả, chất lượng công tác

Đối với Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang, thông qua các lớp tập huấn đặc biệt là qua những ý kiến trao đổi, đóng góp trực tiếp, những khó khăn, vướng mắc trong quá trình triển khai áp dụng pháp luật

về lưu trữ được các cơ quan, tổ chức địa phương phản ánh giúp cho Chi cục có những thông tin chính xác để báo cáo, kiến nghị với cấp trên trong quá trình chỉnh sửa, hoàn thiện hơn hệ thống văn bản quản lý, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ nói riêng và giúp cho Chi cục làm tốt hơn chức năng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ nói chung

2.1.2.2 Xây dựng và ban hành văn bản quản lý chỉ đạo công tác lưu trữ và hướng dẫn nghiệp vụ

Văn bản vừa là phương tiện đồng thời là công cụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức Nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống văn bản nói chung, hệ thống văn bản về công tác lưu trữ nói riêng, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang (trước đây là Trung tâm Lưu trữ tỉnh) đã coi nhiệm vụ xây dựng, ban hành văn bản quản lý chỉ đạo công tác lưu trữ và hướng dẫn nghiệp vụ là trọng tâm và quan trọng nhất