Bài giảng quản trị học chương 6 nguyễn đại lương

CHƯƠNG CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT NỘI DUNG Khái niệm nguyên tắc kiểm soát Tiến trình kiểm sốt Các loại kiểm sốt Cơng cụ kiểm soát (kiểm tra - inspection- xem xét thực tế để đánh giá Kiểm soát - control - xem xét phát hiện, ngăn chặn trái quy định Là từ riêng, khác nghĩa, có nhiều điểm giống nhau) Khái niệm nguyên tắc kiểm soát  1.1 Khái niệm:  Là trình đo lường kết thực tế so sánh với tiêu chuẩn nhằm phát sai lệch nguyên nhân sai lệch, sở đưa biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm khắc phục sai lệch, đảm bảo tổ chức đạt mục tiêu 1 Khái niệm nguyên tắc kiểm soát 1.1 Khái niệm Trọng điểm chức kiểm soát:  Kiểm soát q trình  Kiểm sốt hoạt động xảy ra, xảy xảy  Phát sai lệch nguy sai lệch  Kiểm soát để thực biện pháp khắc phục nhằm hoàn thành mục tiêu 1 Khái niệm nguyên tắc kiểm soát 1.2 Nguyên tắc xây dựng chế KS:  Phải kế hoạch hoạt động tổ chức cấp bậc đối tượng bị kiểm soát  Phải thiết kế theo yêu cầu nhà quản trị  Phải thực khâu trọng yếu  Phải khách quan  Hệ thống kiểm soát phải phù hợp với bầu khơng khí doanh nghiệp  Phải tiết kiệm hiệu  Phải đưa đến hành động Tiến trình kiểm sốt  Theo bước sau XÁC XÁC ĐỊNH ĐỊNH CÁC CÁCTIÊU TIÊU CHUẨN CHUẨN ĐO ĐOLƯỜNG LƯỜNG THÀNH THÀNH QUẢ QUẢ ĐIỀU ĐIỀU CHỈNH CHỈNH CÁC CÁC SAI SAI LỆCH LỆCH Tiến trình kiểm sốt  2.1 Xác định tiêu chuẩn:  Cần lưu ý yêu cầu sau: Tránh đưa tiêu chuẩn khơng đúng, khơng quan trọng Mang tính chất thực Tránh đưa tiêu chuẩn mâu thuẫn Giải thích hợp lý tiêu chuẩn Dễ dàng cho việc đo lường Tiến trình kiểm sốt 2.2 Đo lường thành  Tiến hành đo hay lường trước nhằm phát sai lệch hay nguy sai lệch so với mục tiêu  Hiệu đo lường phụ thuộc vào phương pháp đo lường công cụ đo lường  Đo lường tiêu chuẩn định lượng dễ dàng tiêu chuẩn định tính 2 Tiến trình kiểm sốt  2.3 Điều chỉnh sai lệch  Sau đo lường xong, kết sai lệch: • Phân tích ngun nhân dẫn đến sai lệch • Tìm biện pháp khắc phục Vòng phản hồi kiểm sốt Phát sai lệch Phân tích nguyên nhân sai lệch So sánh với tiêu chuẩn Đưa chương trình điều chỉnh Đo lường Thực điều chỉnh Kết thực tế Kết mong muốn Các loại hình kiểm sốt  Bao gồm loại hình sau Lập kế hoạch Thực kế hoạch Kết đạt Kiểm soát lường trước Kiểm soát thực Kiểm sốt sau thực Các loại hình kiểm soát 3.1 Kiểm soát lường trước  Thực trước hoạt động xảy ra, cách tiên liệu vấn đề xảy để ngăn chặn trước  Mục đích: tránh sai lầm từ đầu  Cơ sở: thông tin môi trường bên nội doanh nghiệp để đối chiếu kế hoạch  Kiểm tra lường trước dựa vào dự báo, dự đốn biến đổi mơi trường  Đây loại hình kiểm tra tốn chi phí hiệu cao  Càng lên cấp bậc cao kiểm tra lường trước quan trọng Các loại hình kiểm sốt 3.2 Kiểm sốt thực  Theo dõi trực tiếp diễn biến q trình thực kế hoạch  Mục đích: kịp thời tháo gỡ vướng mắc, trở ngại khó khăn thực để đảm bảo mục tiêu, tiến độ kế hoạch 3 Các loại hình kiểm sốt 3.3 Kiểm soát sau thực  Đo lường kết thực tế đối chiếu với kế hoạch ban đầu  Mục đích nhằm đánh giá lại tồn trình thực kế hoạch, rút kinh nghiệm  Nhược điểm lớn nhất: độ trễ thời gian So sánh chức cấp bậc QT Cấp Cao:  Hình thức KS: Gián tiếp, thơng qua văn kết hợp trực tiếp  Loai hình: coi trọng KS lường trước  Trọng điểm: Tài chính, mơi trường Cấp sở: - Trực tiếp - Chú trọng KS hành - Chú trọng tác nghiệp nhân (thuộc quyền) Các cơng cụ kiểm sốt  4.1 Ngân quỹ: thấy khoản chi phí nguồn thu sử dụng quản lý Ngân quỹ thu chi Các dạng ngân quỹ Ngân quỹ thời gian, không gian, sản phẩm Ngân quỹ dạng vật lý Ngân quỹ tiền mặt Các công cụ kiểm soát  4.1 Ngân quỹ  Các kỹ thuật lập ngân quỹ Ngân quỹ biến đổi Ngân quỹ sở Zêrô Ngân quỹ lựa chọn Các công cụ kiểm sốt  4.2 Kỹ thuật phân tích thống kê  Dựa vào liệu khứ để tổng hợp phân tích  Giúp nhà quản trị đưa nhận xét: • Xu phát triển doanh nghiệp • Mối liên hệ yếu tố q trình phát triển • Độ sai lệch so với tiêu chuẩn đặt kế hoạch,… Các công cụ kiểm sốt  4.3 Báo cáo phân tích chuyên môn:  sử dụng chuyên gia lĩnh vực trọng yếu doanh nghiệp để phát sai lệch  4.4 Quan sát cá nhân:  Sử dụng giác quan để quan sát nhân viên q trình thực cơng việc điều chỉnh sai phạm  ... Phải kế hoạch hoạt động tổ chức cấp bậc đối tượng bị kiểm soát  Phải thiết kế theo yêu cầu nhà quản trị  Phải thực khâu trọng yếu  Phải khách quan  Hệ thống kiểm soát phải phù hợp với bầu khơng... kiểm sốt  4.2 Kỹ thuật phân tích thống kê  Dựa vào liệu khứ để tổng hợp phân tích  Giúp nhà quản trị đưa nhận xét: • Xu phát triển doanh nghiệp • Mối liên hệ yếu tố q trình phát triển • Độ sai... nghiệp nhân (thuộc quyền) Các công cụ kiểm soát  4.1 Ngân quỹ: thấy khoản chi phí nguồn thu sử dụng quản lý Ngân quỹ thu chi Các dạng ngân quỹ Ngân quỹ thời gian, không gian, sản phẩm Ngân quỹ dạng