Để một Việt Nam năng động, hội nhập, kiến tạo và phát triển thì đòi hỏi chúng ta phải có bộ máy tinh gọn, trình độ chuyên môn cao để đáp ứng được nhu cầu thực tiễn và một trong những lĩnh vực được chú trọng, quan tâm đó là công tác văn thư. Đây là hoạt động không thể thiếu được đối với việc quản lý nói riêng và sự nghiệp đổi mới đất nước nói chung, đó chính là cơ sở, là tiền đề cho đất nước phát triển và hội nhập vào sự phát triển mạnh mẽ, tăng tốc của thế giới cũng như thách thức mới cho nước ta. Công tác văn thư là một hoạt động thường xuyên của mọi cơ quan trong hệ thống bộ máy Nhà nước. Ngay từ khi cách mạng tháng Tám thành công, Nhà nước ta đã có những quy định cụ thể về công tác này. Sau một thời gian xây dựng bộ máy nhà nước, công tác văn thư lần đầu tiên được đề cập một cách có hệ thống trong Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ, ban hành kèm theo Nghị định 142CP năm 1963 của Chính phủ. Sau hơn 40 năm áp dụng và qua nhiều biến động của lịch sử, năm 2004, Nghị định mới về công tác văn thư của Chính phủ thay cho Nghị định 142CP, đó là Nghị định 1102004NĐCP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của chính phủ về công tác văn thư, và đến năm 2010 Chính phủ tiếp tục có Nghị định số 092010NĐCP ngày 08 tháng 02 năm 2010 sửa đổi, bổ sung một số điều của nghị định số 1102004NĐCP của chính phủ về công tác văn thư. Đây là những công việc bảo đảm chất lượng các văn bản hành chính được soạn thảo và sử dụng trong các cơ quan và giúp cho việc theo dõi xử lý văn bản ở văn thư như kiểm tra, chuyển giao văn bản, theo dõi giải quyết văn bản được nhanh chóng và kịp thời. Bên cạch những yêu cầu trên thì nhiệm vụ công tác văn thư còn đảm bảo cung cấp thông tin bằng văn bản phục vụ cho hoạt động quản lý, do đó, công tác này gắn liền với hoạt động quản lý nhà nước nói chung và của từng cơ quan nói riêng. Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan cao hay thấp phụ thuộc một phần vào công tác này có được làm tốt hay không. Đó là lý do tôi chọn đề tài “Thực trạng và một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân xã Tam Trà” làm khóa luận tốt nghiệp đại học của mình.
LỜI CẢM ƠN Sau năm tháng theo học lớp VPQNA2.1, khoa quản trị, trường Đại học Đông Á đến tơi hồn thành khóa học Lời cho gởi lời cảm ơn đến thầy cô giáo trường Đại học Đông Á, tận tình giảng dạy tơi suốt thời gian qua Đặc biệt xin gởi lời cảm ơn chân thành đến cô giáo Ths Nguyễn Thị Thanh Linh tận tình hướng dẫn tơi q trình thực khóa luận tốt nghiệp đại học Tơi xin chân thành cảm ơn đến quý lãnh đạo UBND xã Tam Trà; tồn thể anh, chị văn phịng UBND xã quan tâm tạo điều kiện, truyền đạt kiến thức kinh nghiệm thực tế liên quan đến nghiệp cơng tác văn thư nói riêng nghiệp vụ Quản trị văn phịng nói chung Tơi ln biết ơn gia đình, bạn bè hỗ trợ cho tơi nhiều mặt thời gian học tập nghiên cứu đề tài Thời gian thực tập, nghiên cứu nhận thức thân có hạn Nên đề tài khơng tránh khỏi thiếu sót, khuyết điểm Vì vậy, tơi mong nhận quan tâm, đóng góp ý kiến quý thầy cô bạn bè để đề tài hoàn thiện Quảng Nam, tháng năm 2017 Sinh viên thực Phan Văn Nhân MỤC LỤC MỞ ĐẦU .1 Tính cấp thiết đề tài Mục tiêu nghiên cứu đề tài .2 Đối tượng nghiên cứu .2 Phạm vi nghiên cứu đề tài Phương pháp nghiên cứu đề tài Kết cấu đề tài .3 Chương .4 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở VIỆT NAM HIỆN NAY 1.1 Tổng quan công tác văn thư .4 1.1.1 Khái niệm công tác Văn thư 1.1.2 Vị trí, ý nghĩa công tác Văn thư .4 1.1.3 Những yêu cầu công tác Văn thư .5 1.2 Lý luận chung khâu nghiệp vụ công tác văn thư 1.2.1 Nghiệp vụ công tác soạn thảo ban hành văn 1.2.1.1 Khái niệm văn 1.2.1.2 Công tác soạn thảo ban hành văn 1.2.2 Nghiệp vụ quản lý văn đến 10 1.2.2.1 Tíêp nhận văn 10 1.2.2.2 Phân loại sơ .11 1.2.2.3 Đăng ký văn đến 11 1.2.2.4 Trình văn đến 12 1.2.2.5 Chuyển văn đến phận, phòng ban có liên quan 12 1.2.2.6.Giải văn đến 12 1.2.2.7 Theo dõi, đôn đốc giải văn đến 13 1.2.3 Nghiệp vụ quản lý văn 13 1.2.3.1 Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày 13 1.2.3.2 Ghi số, ngày tháng văn 13 1.2.3.3 Đóng dấu quan mức độ mật, khẩn 14 1.2.3.4 Đăng ký văn 14 1.2.3.5 Làm thủ tục phát hành văn 15 1.2.3.6 Chuyển phát văn 15 1.2.3.7 Lưu văn 15 1.2.4 Tổ chức quản lý sử dụng dấu 16 1.2.5 Công tác lập hồ sơ hành 16 Chương .22 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND XÃ TAM TRÀ, HUYỆN NÚI THÀNH, TỈNH QUẢNG NAM 22 2.1 Một vài nét UBND xã Tam Trà, huyện Núi Thành, tỉnh Quảng Nam .22 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển .22 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn biên chế UBND xã Tam Trà 24 2.1.2.1 Chức .24 2.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 24 2.2 Cơ cấu tổ chức UBND Xã Tam Trà .27 2.2.1 Chủ tịch UBND xã 27 2.2.2 Phó chủ tịch UBND (Phó Chủ tịch UBND phụ trách Văn hóa xã hội, Phó Chủ tịch UBND phụ trách lĩnh vực Kinh tế) 28 2.2.3 Ủy viên UBND xã .29 2.2.3.1 Ủy viên phụ trách Trưởng công an xã 29 2.2.3.2 Ủy viên phụ trách quân ( Xã đội trưởng) 30 2.2.4 Biên chế cán bộ, công chức, nhân viên quan 31 2.2.4.1 Công chức Văn phòng - Thống kê 31 2.2.4.2 Cơng chức Tài - Kế toán .31 2.2.4.3 Công chức Tư pháp – Hộ tịch 32 2.2.4.4 Công chức Địa chính- Xây dựng 33 2.2.4.5 Cơng chức Văn hố - Xã hội 33 2.2.4.6 Các chức danh khác UBND Xã .35 2.3 Kết hoạt động công tác soạn thảo, ban hành văn bản, văn thư UBND xã Tam Trà năm gần 37 2.3.1 Hoạt động công tác soạn thảo, ban hành văn .37 2.3.2 Hoạt động công tác văn thư .38 2.4 Thực tiễn công tác văn thư UBND xã Tam Trà .39 2.4.1 Công tác soạn thảo ban hành văn 39 2.4.1.1 Thẩm quyền ban hành văn .39 2.4.1.2 Quy trình soạn thảo ban hành văn 39 2.4.1.3 Kỹ thuật trình bày thành phần thể thức 41 2.4.2 Quy trình tổ chức quản lý văn 44 2.4.3 Quy trình tổ chức quản lý văn đến .48 2.4.4 Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ 52 2.4.5 Công tác quản lý sử dụng dấu 53 2.4.6 Đánh giá ưu, nhược điểm nguyên nhân tồn công tác văn thư UBND xã Tam Trà .54 2.4.6.1 Ưu điểm 54 2.4.6.2 Hạn chế 54 2.4.6.3 Nguyên nhân tồn .55 Chương .57 MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND XÃ TAM TRÀ, HUYỆN NÚI THÀNH, TỈNH QUẢNG NAM 57 3.1 Đối với công tác soạn thảo ban hành văn 57 3.2 Đảm bảo hiệu lực pháp lý (về nội dung thể thức) văn .59 3.3 Đào tạo, bồi dưỡng cán công chức làm công tác soạn thảo quản lý văn .60 3.4 Đối với công tác quản lý văn đến 60 3.5 Đối với công tác quản lý văn .62 3.6 Đối với công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 63 3.7 Đối với công tác quản lý sử dụng dấu 68 3.8 Đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quản lý 70 KẾT LUẬN 71 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 72 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT VÀ KÝ HIỆU UBND Ủy ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân QTVP Quản trị văn phòng VP Văn phòng UBMTTQVN Ủy ban mặt trận tổ quốc Việt Nam Quan hệ đạo Quan hệ phối hợp DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU Trang Bảng 1: Thống kê số lượng văn quan ban hành năm (2015 – 2016)………………… 36 Bảng 2: Trình độ học vấn, chuyên môn CB, CCVC làm việc UBND xã Tam Trà ……………… ……… 38 DANH MỤC CÁC BẢN ĐỒ, SƠ ĐỒ Trang Bản đồ địa giới hành xã Tam Trà………………… ……… 23 Sơ đồ tổ chức máy quan văn phòng UBND xã Tam Trà … 37 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Để Việt Nam động, hội nhập, kiến tạo phát triển địi hỏi phải có máy tinh gọn, trình độ chun mơn cao để đáp ứng nhu cầu thực tiễn lĩnh vực trọng, quan tâm công tác văn thư Đây hoạt động thiếu việc quản lý nói riêng nghiệp đổi đất nước nói chung, sở, tiền đề cho đất nước phát triển hội nhập vào phát triển mạnh mẽ, tăng tốc giới thách thức cho nước ta Công tác văn thư hoạt động thường xuyên quan hệ thống máy Nhà nước Ngay từ cách mạng tháng Tám thành cơng, Nhà nước ta có quy định cụ thể công tác Sau thời gian xây dựng máy nhà nước, công tác văn thư lần đề cập cách có hệ thống Điều lệ công tác công văn giấy tờ công tác lưu trữ, ban hành kèm theo Nghị định 142/CP năm 1963 Chính phủ Sau 40 năm áp dụng qua nhiều biến động lịch sử, năm 2004, Nghị định công tác văn thư Chính phủ thay cho Nghị định 142/CP, Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 phủ cơng tác văn thư, đến năm 2010 Chính phủ tiếp tục có Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 sửa đổi, bổ sung số điều nghị định số 110/2004/NĐ-CP phủ cơng tác văn thư Đây công việc bảo đảm chất lượng văn hành soạn thảo sử dụng quan giúp cho việc theo dõi xử lý văn văn thư kiểm tra, chuyển giao văn bản, theo dõi giải văn nhanh chóng kịp thời Bên cạch yêu cầu nhiệm vụ cơng tác văn thư cịn đảm bảo cung cấp thông tin văn phục vụ cho hoạt động quản lý, đó, cơng tác gắn liền với hoạt động quản lý nhà nước nói chung quan nói riêng Hiệu hoạt động quản lý quan cao hay thấp phụ thuộc phần vào cơng tác có làm tốt hay khơng Đó lý tơi chọn đề tài “Thực trạng số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư Ủy ban nhân dân xã Tam Trà” làm khóa luận tốt nghiệp đại học Mục tiêu nghiên cứu đề tài Đối với quan nhà nước nay, hầu hết có phận cơng tác văn thư Tuy nhiên, người phụ trách trực tiếp cơng việc cịn thờ ơ, thiếu trách nhiệm khơng nắm hết quy trình, kỹ giải cơng việc dẫn đến tính xác khơng cao khơng hiệu tối ưu Để có văn mang tính xác cao, địi hỏi người phụ trách cơng tác văn thư phải có kỹ xây dựng văn bản, nắm bắt phương pháp soạn thảo văn vừa đầy đủ nội dung vừa thể thức mỗi loại văn cụ thể Nhà nước quy định, công tác tổ chức quản lý, giải văn quản lý, sử dụng dấu quan Mục đích đề tài tập trung nghiên cứu lý luận chung công tác văn thư, đồng thời phân tích thực trạng cơng tác văn thư văn phịng UBND xã Tam Trà Để thấy ưu điểm, tồn hạn chế từ đưa giải pháp khắc phục nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư tiếp tục hồn thiện cơng tác văn thư UBND xã Tam Trà Trên sở nghiên cứu thực trạng giải pháp, đề tài có thể: - Làm sở tham khảo cho VP UBND xã Tam Trà, huyện Núi Thành, tỉnh Quảng Nam - Làm tài liệu học tập cho sinh viên chuyên nghành QTVP, người quan tâm nghiên cứu vấn đề Đối tượng nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu khóa luận lý thuyết thực tiễn công tác văn thư, để đánh giá thực trạng hoạt động công tác văn thư ưu điểm, hạn chế nguyên nhân hạn chế UBND xã Tam Trà Trên sở đưa giải pháp số kiến nghị nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư Phạm vi nghiên cứu đề tài Đề tài sẽ sâu vào nghiên cứu lý luận, quy định Nhà nước công tác văn thư nói chung trọng tâm thực tiễn cơng tác văn thư văn phịng UBND xã Tam Trà Phương pháp nghiên cứu đề tài Bài khóa luận sử dụng kết hợp nhiều phương pháp khác để làm rõ thêm công tác văn thư văn phòng UBND xã Tam Trà với phương pháp như: - Phương pháp điều tra thăm dò - Phương pháp quan sát, khảo sát trực tiếp - Phương pháp so sánh đối chiếu - Phương pháp phân tích-tổng hợp - Phương pháp phân loại - Phương pháp thống kê - Phương pháp tìm hiểu tài liệu Kết cấu đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận kiến nghị, tài liệu tham khảo, nội dung đề tài gồm có chương Chương 1: Cơ sở lý luận công tác văn thư Chương 2: Thực tiễn công tác văn thư UBND xã Tam Trà Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư UBND xã Tam Trà Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở VIỆT NAM HIỆN NAY 1.1 Tổng quan cơng tác văn thư Trong q trình hoạt động quan, quan hành nhà nước hành nghiệp văn thư ln giữ vị trí đặc biệt quan trọng Xây dựng công tác văn thư quan mạnh yếu tố quan trọng giúp cho quan, tổ chức đổi phương thức lãnh đạo lề lối làm việc, nâng cao chất lượng cơng tác lãnh đạo Chính vậy, việc tăng cường xây dựng tổ chức cải cách hoạt động văn thư quan phải đặc biệt quan tâm Hoạt động văn thư phong phú, bao gồm tác nghiệp thủ tục hành liên quan đến hoạt động quản trị công sở Sự am hiểu thục kỹ thuật, nghiệp vụ, quy định nhà nước sở để tiến hành có hiệu hoạt động cơng vụ khác, góp phần quan trọng để tạo nên thành công hoạt động cho Văn phịng nói riêng quan nói chung 1.1.1 Khái niệm công tác Văn thư Công tác Văn thư tồn cơng việc xây dựng ban hành văn (soạn thảo ban hành văn bản) quan việc xây dựng, quản lý, giải văn quan 1.1.2 Vị trí, ý nghĩa cơng tác Văn thư Vị trí: Cơng tác Văn thư gắn liền với máy quản lý nội dung quan trọng hoạt động quan, tổ chức Như cơng tác Văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý công việc hiệu hoạt động quan, cơng tác Văn thư có ý nghĩa quan trọng việc nâng cao hiệu hoạt động quan Ý nghĩa: Công tác Văn thư giúp cho việc giải công việc quan nhanh chóng xác có xuất chất lượng đường lối, sách, nguyên tắc chế độ, đồng thời bảo đảm quản lý cơng việc quan xác chặt chẽ, góp phần nâng cao hiệu thành tích hoạt động quan Đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động quan cách đầy đủ, kịp thời xác, đồng thời giữ gìn bí mật quan, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục hành phục vụ cho công đổi Làm tốt công tác này, góp phần tiết kiệm cơng sức, ngun, vật liệu chế tác trang thiết bị dùng q trình ban hành văn Góp phần giữ lại giấy tờ, chứng hoạt động quan, cá nhân, tập thể phục vụ cho hoạt động tra, kiểm tra Góp phần giữ gìn tài liệu giá trị lĩnh vực phục vụ cho công tác tra cứu thông tin khứ 1.1.3 Những yêu cầu công tác Văn thư Xuất phát từ vai trị, vị trí, ý nghĩa công tác Văn thư quan, tổ chức, văn thư giúp cho quản lý công việc quan nhanh chóng, đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cho hoạt động quan đầy đủ Từ giúp cho văn phịng làm nhanh chóng cơng việc mình, giúp cho q trình tham mưu cho lãnh đạo, quản lý hậu cần tốt Do đó, cơng tác văn thư địi hỏi yêu cầu chặt chẽ sau: Nhanh chóng: Trong bất ký lĩnh vực hoạt động yêu cầu nhanh chóng có ý nghĩa quan trọng định thành công quan, tổ chức Nhưng cơng tác Văn thư u cầu nhanh chóng coi nguyên tắc hoạt động quan Q trình giải cơng việc quan phụ thuộc nhiều vào hoạt động cơng tác Văn thư, q trình diễn nhanh chóng thơng tin sẽ đến kịp thời với đơn vị giải văn sẽ tạo điều kiện nâng cao hiệu giải công việccủa quan Chính xác: Cùng với yêu cầu nhanh chóng q trình hoạt động Văn thư quan, tổ chức u cầu xác khơng phần quan trọng Nội dung văn phải xác, tuyệt đối theo u cầu giải cơng việc không trái với văn quy phạm pháp luật có liên quan, văn ban hành phải có đầy đủ thành phần thể thức Nhà nước quy định Hình 1: 3.5 Mẫu bì thư quan dùng Hình 2: 3.5 Giải pháp mẫu bì thư tác giả thiết kế thời gian thực tập 3.6 Đối với công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Nếu soạn thảo ban hành văn tiền đề công tác quản lý văn cơng tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan tiền đề cho công tác lưu trữ sau Trong chương đề tài nghiên cứu đưa lý luận bước công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 63 Đối với cơng tác lập hồ sơ tất cán bộ, công chức, nhân viên quan dựa vào danh mục ban hành năm mỗi cán công chức lập hồ sơ sau cơng việc hồn tất, cách lập theo bước sau: Theo quy định Điều 13, 14, 15, 16, 17, Chương 4, Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012, hướng dẫn sau: “Điều 13 Lập Danh mục hồ sơ Tác dụng Danh mục hồ sơ a) Quản lý hoạt động quan, tổ chức cá nhân thông qua hệ thống hồ sơ b) Giúp cho quan, tổ chức chủ động việc tổ chức lập hồ sơ quản lý hồ sơ, tài liệu giai đoạn văn thư chặt chẽ khoa học c) Là để kiểm tra, đôn dốc việc lập hồ sơ đơn vị, cá nhân; góp phần nâng cao ý thức trách nhiệm mỗi cá nhân quan, tổ chức việc lập hồ sơ chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan d) Là để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ phục vụ sử dụng Căn lập Danh mục hồ sơ Các chủ yếu để lập Danh mục hồ sơ bao gồm: Các văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan, tổ chức đơn vị quan tổ chức; Quy chế làm việc quan, tổ chức; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức; Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm quan, tổ chức, đơn vị mỗi cá nhân; Danh mục hồ sơ năm trước; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu Mục lục hồ sơ quan, tổ chức (nếu có) Nội dung lập Danh mục hồ sơ a) Xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ - Khung đề mục Danh mục hồ sơ xây dựng theo cấu tổ chức theo lĩnh vực hoạt động quan, tổ chức Căn tình hình thực tế mỡi quan, tổ chức để chọn khung đề mục Danh mục hồ sơ cho phù hợp, bảo đảm việc lập hồ sơ đầy đủ, xác thuận tiện Những quan, tổ chức có cấu tổ chức ổn định, chức năng, nhiệm vụ đơn vị phân định rõ 64 ràng áp dụng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo cấu tổ chức Những quan, tổ chức có cấu tổ chức phức tạp, khơng ổn định, khơng rõ ràng xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo lĩnh vực hoạt động - Nếu theo cấu tổ chức lấy tên đơn vị quan, tổ chức; theo lĩnh vực hoạt động lấy tên lĩnh vực hoạt động chủ yếu quan, tổ chức làm đề mục lớn (các phần) Danh mục hồ sơ - Trong đề mục lớn bao gồm đề mục nhỏ vấn đề thuộc chức nhiệm vụ đơn vị - khung đề mục theo cấu tổ chức; vấn đề phạm vi lĩnh vực hoạt động - khung đề mục theo lĩnh vực hoạt động - Trong mỗi đề mục nhỏ, hồ sơ xếp theo trình tự từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, có kết hợp với vị trí tầm quan trọng hồ sơ b) Xác định hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ đơn vị người lập - Xác định hồ sơ cần lập năm, đơn vị cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ dựa lập Danh mục hồ sơ Khoản Điều này; đặc biệt chương trình kế hoạch nhiệm vụ công tác năm quan, tổ chức đơn vị, nhiệm vụ công việc cụ thể cá nhân đơn vị - Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng phải khái quát nội dung văn bản, tài liệu sẽ hình thành trình theo dõi, giải công việc c) Dự kiến thời hạn bảo quản hồ sơ Thời hạn bảo quản hồ sơ ghi theo Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu quan, tổ chức (nếu có) d) Đánh số, ký hiệu đề mục hồ sơ - Các đề mục lớn đánh số liên tục chữ số La Mã - Các đề mục nhỏ (nếu có) đề mục lớn đánh số riêng bảng chữ số Ả-rập - Số, ký hiệu hồ sơ bao gồm số thứ tự đánh chữ số Ả rập ký hiệu (bằng chữ viết tắt) đề mục lớn Chữ viết tắt đề mục lớn 65 Danh mục hồ sơ quan, tổ chức quy định cần ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ Việc đánh số hồ sơ áp dụng hai cách sau: + Số hồ sơ đánh liên tục toàn Danh mục, số 01 + Số hồ sơ đánh liên tục phạm vi đề mục lớn, số 01 Tổ chức lập Danh mục hồ sơ a) Danh mục hồ sơ lập theo hai cách sau: - Cách thứ nhất: Văn thư xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ quan, tổ chức; lấy ý kiến đóng góp đơn vị, cá nhân liên quan; hồn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phịng Phịng Hành để trình người đứng đầu quan, tổ chức ký ban hành - Cách thứ hai: Các đơn vị dự kiến Danh mục hồ sơ đơn vị theo hướng dẫn nghiệp vụ Văn thư; Văn thư tổng hợp thành Danh mục hồ sơ quan, tổ chức, bổ sung, chỉnh sửa (nếu cần); hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phịng Phịng Hành để trình người đứng đầu quan, tổ chức ký ban hành b) Danh mục hồ sơ người đứng đầu quan, tổ chức duyệt, ký ban hành vào đầu năm c) Văn thư chụp Danh mục hồ sơ ban hành gửi đơn vị, cá nhân liên quan để thực lập hồ sơ theo Danh mục Trong trình thực hiện, có hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế có cơng việc giải phát sinh thuộc trách nhiệm lập hồ sơ đơn vị cá nhân đơn vị cá nhân cần kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ để Văn thư tổng hợp, bổ sung vào Danh mục hồ sơ quan, tổ chức Điều 14 Mở hồ sơ Mở hồ sơ việc lấy tờ bìa hồ sơ ghi thông tin ban đầu hồ sơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ Bìa hồ sơ thiết kế in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ 66 Mỗi cá nhân giải công việc giao có trách nhiệm mở hồ sơ cơng việc (theo Danh mục hồ sơ, kể trường hợp quan, tổ chức chưa có Danh mục hồ sơ) Điều 15 Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ Mỡi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ tương ứng mở, kể tài liệu phim, ảnh, ghi âm Cần thu thập kịp thời văn bản, tài liệu phát biểu lãnh đạo, tham luận đại biểu hội nghị, hội thảo… bảo đảm toàn vẹn, đầy đủ hồ sơ, tránh bị thất lạc Điều 16 Kết thúc hồ sơ Khi công việc giải xong hồ sơ kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm: a) Kiểm tra mức độ đầy đủ văn bản, tài liệu có hồ sơ, thiếu cần bổ sung cho đủ b) Xem xét loại khỏi hồ sơ: Bản trùng, nháp, thảo có (trừ thảo vấn đề quan trọng có ghi ý kiến đạo lãnh đạo quan ý kiến góp ý quan hữu quan thảo mà người lập hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại); chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy không cần phải lưu giữ c) Sắp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ theo trình tự giải cơng việc theo thời gian, tên loại, tác giả văn Trường hợp hồ sơ có tài liệu phim, ảnh bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình bỏ vào hộp xếp vào cuối hồ sơ Nếu hồ sơ dày cm tách thành đơn vị bảo quản khác (không nên tách 01 cm) để thuận tiện cho việc quản lý sử dụng Mỗi đơn vị bảo quản hồ sơ có đặc điểm chung, dù yếu tố cấu thành hồ sơ độc lập, (ví dụ, Hồ sơ xây dựng văn quy phạm pháp luật phân thành đơn vị bảo quản như: lần dự thảo, lần hội thảo, lần trình ) d) Xem xét lại thời hạn bảo quản hồ sơ (đối chiếu với Danh mục hồ sơ thực tế tài liệu trong, hồ sơ) 67 đ) Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu hồ sơ (nếu cần) Nếu hết năm mà công việc chưa giải xong, chưa thực việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau Điều 17 Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu thủ tục nộp lưu Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ quan quy định thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; hồ sơ, tài liệu xây dựng thời hạn 03 tháng, kể từ ngày cơng trình tốn Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan gồm toàn hồ sơ, tài liệu xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ loại hồ sơ, tài liệu sau: a) Các hồ sơ nguyên tắc dùng làm để theo dõi, giải công việc thuộc trách nhiệm mỡi cá nhân, cá nhân giữ tự loại hủy văn hết hiệu lực thi hành b) Hồ sơ công việc chưa giải xong c) Hồ sơ phối hợp giải công việc (trường hợp trùng với hồ sơ đơn vị chủ trì) d) Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo Thủ tục nộp lưu Khi nộp lưu tài liệu phải lập hai “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” hai “Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu” Đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu Lưu trữ quan giữ mỗi loại bản” 3.7 Đối với công tác quản lý sử dụng dấu Để tránh nhầm lẫn việc đóng nhầm dấu cơng tác bảo quản tốt đề tài đưa giải pháp mang tính tạm thời sau: 68 Hình 1: 3.5.Thực trạng bảo quản dấu UBND xã Tam Trà Hình 1: 3.4 Giải pháp trước quản lý sử dụng dấu tác giả thiết kế thời gian thực tập Ngồi ra, để chuẩn hóa cơng tác văn thư quan nói chung, sổ đăng ký văn bản, phiếu giải quyết, danh mục, biên bản…liên quan đến công tác văn thư phải có ký hiệu Biểu mẫu/tài liệu cho loại sổ, danh mục, biên để thuận tiện 69 việc giải công việc cụ thể cho loại biểu mẫu ký hiệu sau: Tên loại sổ sách, danh mục Biểu mẫu/Tài liệu Sổ đăng ký văn đến BM-001.1 Sổ đăng ký văn mật đến BM-001.2 Sổ chuyển giao văn đến BM-001.3 Sổ chuyển giao văn mật đến BM-001.4 Phiếu giải văn đến BM-001.5 Sổ theo dõi giải văn đến BM-001.6 Sổ đăng ký văn BM-002.1 Sổ chuyển giao văn BM-002.2 Sổ sử dụng lưu BM-003 Mẫu danh mục hồ sơ BM-004 Mẫu mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu BM-005 Mẫu biên giao nhận tài liệu BB Các ký hiệu biểu mẫu/tài liệu ghi lên mép bên phải loại sổ, danh mục, biên bản… tương ứng với bảng 3.8 Đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quản lý Với phát triển mạnh mẽ vũ bão công nghệ thông tin tồn cầu việc đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin quan cần thiết Hơn nữa, q trình cải cách hành tất nhiên công nghệ thông tin công cụ hữi hiệu cải cách hành Xã Tam Trà đầu tư mặt có việc xây dựng trạm phát sóng điện thoại, tiền đề để xã bước việc ứng dụng công nghệ thông tin quan, cụ thể lắp đặt cáp quang, mạng LAN… để kết nối mạng cho máy tính phịng Có cơng nghệ thơng tin cơng việc sẽ trở nên hiệu không lĩnh vực văn thư mà toàn lĩnh vực tổ chức xã nói chung KẾT LUẬN Qua thời gian thực tập việc tìm hiểu, nghiên cứu tiếp xúc với công việc thực tiễn UBND xã Tam Trà với ba lĩnh vực Quản trị văn phòng, văn thư lưu trữ trọng tâm công tác văn thư nhận thấy tầm quan 70 trọng cần thiết thông tin hay giá trị thông tin phục vụ cho hoạt động quan Với tìm hiểu thân áp dụng lý thuyết học được, quy định nhà nước công tác văn thư vào thực tiễn công việc quan giúp thân nắm vững số nghiệp vụ công tác văn phòng, văn thư lưu trữ Tuy nhiên, việc trau dồi kiến thức lý thuyết học để vận dụng vào thực tiễn cịn có khác biệt khơng rập khn hay theo trình tự định, q trình giải cơng việc cịn có khó khăn, trở ngại Có tiếp xúc thực tiễn biết chất cơng việc ngành học mà theo đuổi Để đạt tới trình độ định nhà quản trị thân cần tìm hiểu cố gắng không lý thuyết mà gắn kết lý thuyết thực tiễn với Và phần mà mà thân vận dụng anh, chị quan thực tập bảo, truyền đạt kinh nghiệm tích lũy qua nhiều thời gian hoạt động quan Và đặc biệt truyền đạt kiến thức, hướng dẫn tận tình giáo viên hướng dẫn thực tập 71 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Các quy định nhà nước : - Nghị số 03/NQ-CP ngày 10 tháng 01 năm 2011 Chính phủ việc điều chỉnh đỊa giới hành xã, thành lập xã thuộc huyện Nam Giang, tỉnh Quảng Nam - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư; - Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ “ Sửa đổi bổ sung số Điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/7/2004 Chính phủ cơng tác văn thư”; - Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước - Thông tư số 12/2002/tt-bca(a11) ngày 13 tháng năm 2002 Bộ Công an Hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước; - Thơng tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội vụ Hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức; - Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; - Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến ; - Công văn số 139/VTLTNN-NVTW ngày 04/3/2009 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng; - Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan ; - Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ Quản lý sử dụng dấu; - Thông tư Liên tịch số 07/2002/TT-LT ngày 06/5/2002 Bộ Công an Ban Tổ chức Cán Chính phủ (nay Bộ Nội vụ) Hướng dẫn thực số quy định Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu - Thông tư số 08/2003/TTLT ngày 12 tháng năm 2003 Bộ Công an hướng dẫn mẫu dấu, tổ chức khắc dấu, kiểm tra việc bảo quản, sử dụng dấu quan, tổ chức theo Nghị định 58/2001/NĐ-CP 72 - Nghị định 31/2009NĐ-CP ngày 01/4/2009 Chính phủ “Sửa đổi, bổ sung số Điều Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 quản lý sử dụng dấu”; - Thông tư 07/2010/TT-BCA ngày 05/02/2010 Bộ trưởng Bộ Công an “Quy định chi tiết thi hành số điều Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 quản lý sử dụng dấu sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009; - Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ Ủy ban nhân dân cấp Tài liệu tham khảo qua giáo trình: - Nguyễn Quốc Hỷ, 08/5/2010 Thực trạng công tác văn thư Tổng cục Thi hành án dân sự-Bộ Tư pháp Hà Nội: Trường Đại học Thành Đơ - Nguyễn Thị Lan, 2013 Tình hình cơng tác văn thư, quản trị văn phịng cơng tác lưu trữ UBND huyện Đơng Sơn Thanh Hóa: Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn Hà Nội Tài liệu tham khảo qua website: - http://www.archives.gov.vn (website Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước) - http://www.luanvan.net 73 PHỤ LỤC Phụ lục Một số văn UBND xã Tam Trà ban hành 74 Nguồn : VP thống kê UBND xã 75 Phụ lục Mẫu Phần đăng ký văn bên sổ đăng ký văn Số ký Ngày hiệu tháng văn văn bản (1) Tên loại Nơi Đơn vị, trích yếu Người nhận người nội dung ký văn nhận bản lưu (5) (6) văn (2) (3) (4) Số lượng Ghi (7) (8) Nguồn : VP thống kê UBND xã Phụ lục Mẫu dấu “Đến” UBND xã Tam Trà Nguồn : VP thống kê UBND xã Phụ lục Mẫu phần đăng ký văn bên sổ đăng ký văn đến Ngày tháng đến (1) Số Tác Số đến giả ký hiệu (2) (3) UBND XÃ TAM TRÀ (4) Tên loại trích yếu nội dung (5) Đơn vị Ký người nhận Ghi nhận (6) (7) (8) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc 76 V/v nhận xét sinh viên thực tập Kính gửi: Trường Đại học Đơng Á Ủy ban nhân dân xã Tam Trà, huyện Núi Thành, tỉnh Quảng Nam xác nhận: Sinh viên : Phan Văn Nhân Lớp : VPQNA2.1 Khoa : Quản Trị Chuyên ngành : Lưu trữ học Quản trị văn phòng Ngành : Quản trị văn phòng Trong thời gian thực tập VP UBND xã Tam Trà từ ngày 31 tháng 10 năm 2016 đến ngày 18 tháng năm 2017, sinh viên Phan Văn Nhân có nhiều cố gắng, tích cực nghiên cứu học hỏi tham khảo tài liệu để hoàn thành đề tài“Thực trạng số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư Ủy ban nhân dân xã Tam Trà” UBND xã Tam Trà xác nhận sinh viên Phan Văn Nhân hoàn thành thực tập tốt nghiệp quan với tinh thần trách nhiệm cao TM UBND XÃ TAM TRÀ CHỦ TỊCH 77 ... riêng Hiệu hoạt động quản lý quan cao hay thấp phụ thuộc phần vào công tác có làm tốt hay khơng Đó lý chọn đề tài ? ?Thực trạng số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư Ủy ban nhân dân xã Tam. .. lạc văn [Phụ lục Một số văn UBND xã Tam Trà ban hành] 2.4.2 Quy trình tổ chức quản lý văn Qua khảo sát phịng Văn thư, nhận thấy quy trình tổ chức quản lý văn UBND xã Tam Trà nhân viên văn thư thực. .. cứu khóa luận lý thuyết thực tiễn công tác văn thư, để đánh giá thực trạng hoạt động công tác văn thư ưu điểm, hạn chế nguyên nhân hạn chế UBND xã Tam Trà Trên sở đưa giải pháp số kiến nghị nhằm