Quy trình luân chuyển chứng từ thu-chi

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI VIỆN KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ BÀI TẬP NHĨM Mơn: HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN Nhóm: 08 Thành viên: Phạm Thị Thùy Diệu Lê Thị Giang Mai Thị Huyền Phạm Thị Thoa 20165088 20165138 20165262 20165575 Hà Nội, ngày 15 tháng 12 năm 2019 Nợi dung Quy trình ln chuyển chứng từ 1.1 Phiếu thu 1.2 Phiếu chi 1.3 Phiếu tạm ứng 10 1.4 Giấy toán tiền tạm ứng 14 Bài tập số 11 17 2.1 Đề 17 2.2 Bài làm 18 Quy trình luân chuyển chứng từ 1.1 Phiếu thu Quy trình luân chuyển Phiếu thu trường hợp toán tạm ứng - Bước 1: Căn vào Giấy toán tạm ứng duyệt kiểm tra đầy đủ chứng từ có liên quan, kế tốn tốn tiến hành lập Phiếu thu (3 liên) - Bước 2: Sau lập xong, phiếu thu chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt trước chuyển cho Giám đốc Phó giám đốc ủy quyền để ký duyệt - Bước 3: Kế toán toán nhận lại Phiếu thu phê duyệt chuyển cho thủ quỹ kèm theo chứng từ gốc - Bước 4: Thủ quỹ tiến hành thu tiền kí nhận vào phiếu thu, sau chuyển cho người nộp kí xác nhận Thủ quỹ lưu lại liên phiếu thu, đưa liên cho người nộp Phiếu thu liên Bộ chứng từ gốc kèm theo trả lại cho phòng kế toán - Bước 5: Sau chứng từ hồn thành, phận kế tốn tiến hành ghi sổ, lưu Phiếu thu chứng từ khác có liên quan Đơn vị: Mẫu số 01 - TT Địa chỉ:……… (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 Bộ Tài chính) PHIẾU THU Quyển số: Ngày .tháng .năm Số: Nợ: Có: Họ tên người nộp tiền: Địa chỉ: Lý nộp: Số tiền: (Viết chữ): Kèm theo: Chứng từ gốc: Ngày .tháng .năm Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp Người lập phiếu Thủ quỹ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) tiền (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết chữ): + Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý): + Số tiền quy đổi: (Liên gửi ngồi phải đóng dấu) Bợ phận kế toán Kế toán trưởng Giấy TT tạm ứng kí duyệt Lập Phiếu thu Phiếu thu Giám đốc A B Ký duyệt Phiếu thu Ký duyệt Phiếu thu Phiếu thu Phiếu thu KTT duyệt Đã phê duyệt Thủ quỹ Giấy TTTƯ kí duyệt C Thu tiền kí nhận & chuyển người nộp kí Phiếu thu kí (3 liên) (3 liên) B A N Phiếu thu Đã phê duyệt Người nộp tiền C Giấy TTTƯ duyệt Phiếu thu L1 Ghi chi tiết, sổ TH N Sổ chi tiêt,sổ TH Giấy TTTƯ, Hóa đơn Người nộp tiền Kiểm tra Giấy TTTƯ, đối chiếu chứng từ 1.0 Giấy TTTƯ, Hóa đơn 2.0 Phiếu thu Phiếu thu (liên 3) Ghi chi tiết TK Tiền mặt, sổ tổng hợp 5.0 Phiếu thu (liên 1), Giấy TTTƯ, Hóa đơn Lập phiếu thu (3 liên) Phiếu thu L1 ký duyệt Thu tiền & ký xác nhận Giấy TTTƯ, 4.0Hóa đơn Phiếu thu ký duyệt (3 liên) Ký duyệt phiếu thu Giấy TTTƯ, 3.0 Hđơn Phiếu thu (liên 2) Sổ chi tiết, sổ TH 1.2 Phiếu chi Mô tả nghiệp vụ: Khi có nhu cầu tốn, phận phát sinh nhu cầu tập hợp chứng từ có liên quan đến việc chi tiền, lập phiếu đề nghị toán chuyển cho kế toán toán Kế toán toán kiểm tra giấy tờ chứng từ tính đầy đủ, xác chuyển cho Kế tốn trưởng ký duyệt Sau đó, chuyển cho giám đốc phê duyệt Sau có đầy đủ chữ ký, kế tốn tốn lập phiếu chi Sơ đồ dòng liệu: Bộ phận có nhu cầu tốn Hóa đơn Tập hợp hóa đơn, chứng từ Chứng từ Lập phiếu đề nghị tốn Phiếu đề nghị tốn Hóa đơn, chứng từ GĐ ký duyệt KTT ký duyệt KTTT kiểm tra giấy tờ, chứng từ Phiếu ĐN toán phê duyệt Lập phiếu chi Phê duyệt phiếu chi PC phê duyệt Sổ chi tiết tiền mặt, Phiếu chi, ĐN TT Chi tiền Ghi sổ Lưu đồ BP có nhu cầu TTTƯ A Tập hợp hóa đơn, chứng từ Kiểm tra hóa đơn, chứng từ Hóa đơn, chứng từ Giấy ĐN TT kiểm tra Hóa đơn, chứng từ A Giấy ĐN TT phê duyệt Lập phiếu chi/phiếu thu Lập ĐN TT Giấy ĐN TT Phê duyệt Giấy ĐN TT phê duyệt N Phiếu chi Phê duyệt Phiếu chi phê duyệt Đơn vị: Mẫu số 02 - TT Địa chỉ: (Ban hành theo Thông tư số: /2014/TT-BTC ngày / /2014 BTC) PHIẾU CHI Quyển số: Ngày .tháng .năm Số : Nợ : Có : Họ tên người nhận tiền: Địa chỉ: Lý chi: Số tiền: (Viết chữ): Kèm theo Chứng từ gốc: Ngày tháng năm Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết chữ) : + Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý): + Số tiền quy đổi: (Liên gửi ngồi phải đóng dấu) 1.3 Phiếu tạm ứng Mô tả nghiệp vụ Bước 1: Nhân viên lập giấy Đề nghị tạm ứng - Trong trình sản xuất, kinh doanh doanh nghiệp phát sinh nghiệp vụ kinh tế cần phải có khoản tiền mặt để thực cơng việc Vì vậy, nhân viên công ty lập Giấy đề nghị tạm ứng tiền để thực nhiệm vụ - Mẫu giấy đề nghị tạm ứng – Mẫu số 03-TT theo thông tư 200/2014/TT-BTC: Yêu cầu: Ghi đúng, ghi đủ nội dung có giấy đề nghị Bước 2: Nhân viên lập Giấy đề nghị tạm ứng trình trưởng phòng duyệt - Sau nhân viên lập xong giấy đề nghị tạm ứng trình trưởng phòng cán quản lý phận duyệt ký Bước 3: Trình giám đốc ký duyệt tạm ứng - Khi trưởng phòng duyệt nhân viên trình giám đốc xem xét ký duyệt cho tạm ứng Bước 4: Chuyển kế toán toán viết phiếu chi - Kế toán toán kiểm tra lại tính xác thơng tin giấy đề nghị tạm ứng để viết phiếu chi tạm ứng ký tên người lập phiếu - Mẫu phiếu chi tạm ứng – Mẫu số 02-TT theo thông tư 200/2014/TT-BTC Bước 5: Chuyển kế toán trưởng duyệt chi - Kế toán toán viết phiếu chi chuyển Kế toán trưởng kiểm tra lại ký duyệt Chi tạm ứng Bước 6: Trình Giám đốc duyệt chi - Sau kế tốn trưởng ký vào phiếu chi, kế tốn tốn chuyển phiếu chi để trình giám đốc ký duyệt Bước 7: Thủ quỹ chi tiền cho nhân viên Bước 8: Hạch toán kế toán lưu trữ chứng từ - Kế toán toán hạch toán vào tài khoản kế toán, ghi chép sổ sách theo đối tượng - Thủ quỹ lưu đầy đủ hồ sơ, chứng từ theo quy định bao gồm: Giấy đề nghị tạm ứng phiếu chi tạm ứng với đầy đủ nội dung chữ ký thành phần tham gia 10 Đơn vị: Mẫu số 03 - TT Bộ phận: (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 Bộ Tài chính) GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Ngày tháng năm Số : Kính gửi: Tên là: Địa chỉ: Đề nghị cho tạm ứng số tiền: (Viết chữ) Lý tạm ứng: Thời hạn toán: Giám đốc Kế toán trưởng Phụ trách phận Người đề nghị tạm ứng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 11 Sơ đồ dòng liệu: nLập giấy Nhân viên Giấy đề nghị tạm ứng Trưởng phòng ký duyệt đề nghị tạm ứng Hóa đơn, chứng từ Hóa đơn, chứng từ Phê duyệt phiếu chi Lập phiếu chi Phiếu ĐNTƯ phê duyệt Phiếu chi, phiếu ĐNTƯ Giám đốc ký duyệt Hóa đơn, chứng từ Đã phê duyệt Phiếu Chi Đã phê Duyệt Chi tiền Ghi sổ Ghi sổ chi tiết 111 12 Trưởng Phòng Nhân viên A Giám Đốc Kế tốn toán Kế toán trưởng C B Phiếu chi Ký duyệt Lập giấy đề nghị tạm ứng Giấy tạm ứng duyệt Giấy đề nghị tạm ứng Ký duyệt Lập phiếu chi (kế toán TT) Nhận phiếu chi Phiếu chi Ký duyệt chi (kế toán trưởng) Giấy tạm ứng ký duyệt D B Duyệt chi Phiếu chi Phiếu chi Chi tiền ký xác nhận Giấy tạm ứng ký duyệt Phiếu chi C N A Thủ quỹ N Bộ phận tạm ứng D Ghi sổ 13 1.4 Giấy tốn tiền tạm ứng Mơ tả nghiệp vụ: Khi có nhu cầu tốn tạm ứng, phận phát sinh nhu cầu tập hợp hóa đơn, chứng từ có liên quan, lập phiếu đề nghị tốn tạm ứng chuyển cho kế toán toán Kế toán tốn kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, đầy đủ hóa đơn, chứng từ, chuyển cho kế tốn trưởng ký duyệt đề nghị toán tạm ứng, sau chuyển cho Giám đốc phê duyệt Nếu số tạm ứng nhỏ số chi thực tế, kế toán toán tiến hành lập phiếu chi, số tạm ứng lớn số chi thực tế, kế toán toán lập phiếu thu Sơ đồ dòng liệu Tập hợp hóa đơn, chứng từ Bộ phận có nhu cầu TTTƯ Hóa đơn Chứng từ Lập phiếu đề nghị TTTƯ Hóa đơn, chứng từ PC /PT Phiếu ĐN TTTƯ phê duyệt Lập phiếu chi/phiếu thu Hóa đơn, chứng từ GĐ ký duyệt Phiếu đề nghị TTTƯ KTT ký duyệt Hóa đơn, chứng từ Phiếu ĐN TTTƯ phê duyệt PC/PT Phê duyệt PC/PT PC/PT phê duyệt Sổ chi tiết tạm ứng Ghi sổ Chi tiền/Thu tiền Ghi sổ Sổ chi tiết tiền mặt, PC/PT, ĐN TTTƯ 14 Lưu đồ: Bộ phận tạm ứng Kế tốn tốn BP có nhu cầu TTTƯ A Tập hợp hóa đơn, chứng từ Kiểm tra hóa đơn, chứng từ Hóa đơn, chứng từ Giấy ĐN TTTƯ kiểm tra Hóa đơn, chứng từ A Phê duyệt Giấy ĐN TTTƯ phê duyệt Lập phiếu chi/phiếu thu Lập ĐN TTTƯ Giấy ĐN TTTƯ Bộ phận xét duyệt Giấy ĐN TTTƯ phê duyệt N Phiếu chi/phiếu thu Phê duyệt Phiếu chi/phiếu thu phê duyệt 15 Đơn vị: Mẫu số 04 – TT Bộ phận: (Ban hành theo Thông tư số: /2014/TT-BTC ngày / /2014 BTC) GIẤY THANH TOÁN TIỀN TẠM ỨNG Ngày .tháng .năm Số: Nợ: Có: - Họ tên người toán: - Bộ phận (hoặc địa chỉ): - Số tiền tạm ứng toán theo bảng đây: Diễn giải Số tiền A 1 Số tạm ứng kỳ trước chưa chi hết Số tạm ứng kỳ này: I Số tiền tạm ứng - Phiếu chi số .ngày - Phiếu chi số .ngày - II Số tiền chi Chứng từ số ngày III Chênh lệch Số tạm ứng chi không hết ( I - II ) Chi số tạm ứng ( II - I ) Giám đốc Kế toán trưởng Kế toán toán Người đề nghị toán (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 16 Bài tập số 11 2.1 Đề Khách sạn Bình Minh có hai loại nghiệp vụ thu tiền phát sinh phận tiếp tân dịch vụ thu đổi ngoại tệ thu tiền từ khách hang thuê phòng Khi khách hang trả phòng tốn tiền, thu ngân viên nhập số tiền vào chương trình lập hóa đơn phần mềm hệ thống quản lý phòng Hóa đơn in liên đưa cho khách hang Khi nhận tiền, thu ngân viên kiểm đếm bỏ tiền vào phong bì nhận tiền – Remittance Envelop (RE), bên ngồi phong bì ghi số hóa đơn (hiển thị hình chương trình) Sau đó, thu ngân viên cất phong bì nhận tiền vào két tiền (Safe box) chứng kiến trợ lý Trưởng phận tiếp tân Thu ngân viên điền vào bảng kê phong bì nhận tiền (Remittance Envelopes Summary (RE)) có chữ ký thu ngân viên trợ lý Trưởng phận tiếp tân Để ghi nhận dịch vụ thu đổi ngoại tệ, thu ngân viên lập phiếu thu đổi ngoại tệ (Foreign Exchange Voucher-FEV) để đưa cho khách hang với tiền đồng Việt Nam, đồng thời điền vào báo cáo thu đổi ngoại tệ (Foreign Currency Exchange Report-FCER) Cuối ca trực, thu ngân viên cho báo cáo thu tiền (Cash colletion transaction report – CCTR) in từ hệ thống quản lý phòng Thu ngân viên lập báo cáo tiền bồi hoàn phận tiếp tân ca trực (Front office cash floar reimbursement-ROCR) nộp cho thủ quỹ với tiền, ngoại tệ báo cáo thu tiền, báo cáo thu đổi ngoại tệ bảng kê phong bì nhận tiền phong bì nhận tiền Thủ quỹ kiểm tra ký vào bảng kê phong bì nhận tiền lập báo cáo kiểm đếm tiền phận tiếp tân Dựa báo cáo tiền bồi hoàn phận tiếp tân, thủ quỹ bồi hoàn tiền cho phận tiếp tân Số tiền bồi hoàn để đảm bảo trì số tiền cần có quỹ phận tiếp tân không vượt US$1,000 150 triệu đồng Việt Nam Thủ quỹ kiểm tra tiền thu giám sát nhân viên kiểm soát nội phân loại tiền theo VNĐ ngoại tệ Sau đó, thủ quỹ thực chuyển tiền vào ngân hàng định lỳ hàng ngày Dựa bảng kê phong bì nhận tiền, báo cáo tiền bồi hồn phận tiếp tân, báo cáo thu đổi ngoại tệ báo cáo thu tiền, thủ quỹ dùng chương trình phầm mềm hệ thống kế tốn để nhập số liệu thủ công vào sổ tiền mặt, sổ thu tiền Sổ tiền mặt dung để ghi nhận nghiệp vụ thu ngoại tệ, nghiệp vụ thu chi tiền Sổ thu tiền dung để ghi nhận tiền thu từ khách hang Kế tốn tổng hợp dùng chương trình phần mềm hệ thống kế toán để kiểm tra số liệu nhập phận tiếp tân thủ quỹ cho máy tính lập phiếu định khoản nhập vào hệ thống 17 Thủ quỹ lập thủ cơng báo cáo tình hình quỹ hàng ngày gồm liên Các báo cáo kiểm tra lại ký duyệt Giám đốc tài gửi liên cho Tổng giám đốc, liên lưu phòng tài vụ Hãy đánh giá sơ mức độ kiểm soát nội khách sạn Bình Minh báo cáo nói theo mức độ: Cao; Trung bình; Thấp Giải thích 2.2 Bài làm Ưu điểm: - Có phần mềm lập hóa đơn riêng hệ thống quản lý; - Quy trình nhận tiền, kiểm đếm, ghi số hóa đơn cất vào két có giám sát, chứng kiến bên thứ 2, có chữ ký đầu đủ bên => giảm thiểu rủi ro gian lận; - Có lập phiếu thu đổi ngoại tệ đưa cho khách hàng với tiền đồng Việt Nam, đồng thời điền vào báo cáo thu đổi ngoại tệ => Chặt chẽ, đầy đủ; - Báo cáo thu tiền in từ hệ thống quản lý sau ca trực Thu ngân viên báo cáo tiền bồi, hoàn phận tiếp tân ca trực, nộp cho thủ quỹ tiền ngoại tệ, báo cáo thu tiền, báo cáo thu đổi ngoại tệ với phong bì tiền => Quy trình chặt chẽ, rõ ràng, dễ dàng kiểm soát, xử lý dễ dàng, phân rõ trách nhiệm phát gian lận sai sót; - Lập báo cáo kiểm đếm tiền có kiểm tra giám sát, có phân loại tiền chuyển tiền vào tài khoản ngân hàng định kỳ ngày => chặt chẽ, có phân loại tiền, tránh gây lẫn lộn, mát chiếm dụng tiền vào quỹ riêng, dùng cho mục đích cá nhân; Kế tốn tổng hợp dùng phần mềm hệ thống kế toán để kiểm tra số liệu, đối chiếu sổ sách, báo cáo => Hạn chế nhầm lẫn sai sót so với phương pháp thủ công; - Thủ quỹ lập thủ công báo cáo tình hình quỹ hàng ngày gồm liên Các báo cáo kiểm tra lại ký duyệt Giám đốc tài gửi liên cho Tổng giám đốc, liên lưu phòng tài vụ => Giúp cấp quản lý kịp thời nắm bắt tình hình tài chính, nhiên để giảm thiểu sai sót ghi chép thủ cơng, thủ quỹ nên lập báo cáo qua phần mềm máy tính in Yếu kém: - Hóa đơn in liên giao cho khách hàng => Hóa đơn nên in liên, liên giao lại cho khách hàng, liên lưu trữ phận để dễ dàng kiểm soát; 18 - Thu ngân viên cất phong bì nhận tiền vào két tiền chứng kiến trợ lý Trưởng phận tiếp tân => Khả nhân viên thu ngân cấu kết với trợ lý Trưởng phận tiếp tân biển thủ tiền, khai thấp số tiền nhận từ khách hàng; - Phiếu bồi hồn phải có xác nhận bên liên quan - Dựa báo cáo tiền bồi hoàn phận tiếp tân, thủ quỹ bồi hoàn tiền cho phận tiếp tân mà khơng lập phiếu bồi hồn tiền có xác nhận bên liên quan; - Sổ tiền mặt dung để ghi nhận nghiệp vụ thu ngoại tệ, nghiệp vụ thu chi tiền Sổ thu tiền dung để ghi nhận tiền thu từ khách hang => Nên ghi nhận tiền thu từ khách hàng vào sổ tiền mặt tránh nhầm lẫn sổ Kết luận: Đánh giá hệ thống kiểm soát nội khách sạn Bình Minh: TRUNG BÌNH 19 ... 18 Quy trình luân chuyển chứng từ 1.1 Phiếu thu Quy trình luân chuyển Phiếu thu trường hợp toán tạm ứng - Bước 1: Căn vào Giấy toán tạm ứng duyệt kiểm tra đầy đủ chứng từ có liên quan,... cầu tốn Hóa đơn Tập hợp hóa đơn, chứng từ Chứng từ Lập phiếu đề nghị toán Phiếu đề nghị tốn Hóa đơn, chứng từ GĐ ký duyệt KTT ký duyệt KTTT kiểm tra giấy tờ, chứng từ Phiếu ĐN toán phê duyệt Lập... Ghi sổ Lưu đồ BP có nhu cầu TTTƯ A Tập hợp hóa đơn, chứng từ Kiểm tra hóa đơn, chứng từ Hóa đơn, chứng từ Giấy ĐN TT kiểm tra Hóa đơn, chứng từ A Giấy ĐN TT phê duyệt Lập phiếu chi/phiếu thu Lập