Bài giảng Quản lý dự án - Chương 5 Bis: Kiểm soát chi phí cung cấp cho người học các kiến thức: Tiến trình ước tính chi phí, quản lý chi phí, tiến trình kiểm soát kinh phí dự án. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết.
2/25/2013 TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA TP HCM Khái niệm Khoa Kỹ Thuật Xây Dựng - BM KTTNN Quản lý chi phí để bảo đảm cho dự án hồn thành khoản kinh phí cho phép (và thời hạn cho phép) Hoạch định (ước tính) chi phí thực dự án Đánh giá hiệu sử dụng kinh phí kế hoạch thực dự báo kết dự án Giảng viên: PGS TS NGUYỄN THỐNG E-mail: nguyenthong@hcmut.edu.vn or nthong56@yahoo.fr Web: http://www4.hcmut.edu.vn/~nguyenthong PGS TS NGUYỄN THỐNG Tél 098 99 66 719 PGS TS NGUYỄN THỐNG 1.Tiến trình ước tính kinh phí QUẢN LÝ DỰ ÁN • Là ước tính mức độ kinh phí cần thiết để trang bị đủ nguồn lực cho dự án • Cần phải cân đối chi phí cho dự án giá trị (lợi ích) mà dự án mang lại dự án có sức thuyết phục nhà tài trợ Tính giá trị mà dự án tạo cho tổ chức Tính loại chi phí cho dự án Tính mức độ lợi nhuận mơ hình (financial models) NỘI DUNG Chương 1: Mở đầu Chương 2: Khởi đầu dự án Chương 3: Tổ chức dự án Chương 4: Hoạch định & Lập tiến độ dự án Chương 4bis: Sơ đồ mạng CPM & PERT Chương 5: Kiểm soát dự án Chương 5bis: Kiểm sốt chi phí Chương 6: Kết thúc dự án Chương 7: Giới thiệu phần mềm MS Project PGS TS NGUYỄN THỐNG PGS TS NGUYỄN THỐNG Giá trị dự án tổ chức QUẢN LÝ CHI PHÍ • MOV (Measurable Organizational Value) giá trị hữu ích mà dự án tạo cho tổ chức • Đặc tính MOV: Đo lường Có lợi cho tổ chức Được stakeholders chấp nhận Kiểm chứng PGS TS NGUYỄN THỐNG 2/25/2013 (Mov) – 1.Đo lường • Độ đo MOV thiết lập giá trị chuyển giao mục tiêu chiến lược tổ chức, thể Indicators • Indicator: độ đo (hoặc tập liên kết nhiều độ đo) để quan sát diễn biến tiến trình, dự án hệ thống thơng tin PGS TS NGUYỄN THỐNG (Mov) – 2.Có lợi cho tổ chức • Giá trị hữu dụng mà dự án tạo mà tổ chức cần: – Chuyển giao vào thời điểm mà tổ chức cần – Giá trị thu vượt trội chi phí đầu tư • Dự án phải trợ giúp cho tổ chức giải toán phát sinh từ mục tiêu, chiến lược tổ chức PGS TS NGUYỄN THỐNG Độ đo (indicator) • Một độ đo thường đồ thị, biểu đồ bảng để định nghĩa mong muốn tổ chức (Mov) – 3.Được chấp nhận # Tasks / Projects Khách hàng Nhiều lựa chọn để mua bán Chất lượng sản phẩm tốt Cách phục vụ khách hàng tốt Tài Gia tăng lợi nhuận Đầu tư ổn định Chi phí quản lý thấp (5-1) 1-7 7-14 # Days late Độ đo (indicator) 14-21 Mục đích, mục tiêu, chiến lược Sản xuất Giảm rework Cải tiến Value Chain Tăng khả đáp ứng Học hỏi & cải tiến Cải tiến tiến trình Áp dụng cơng nghệ Chất lượng sống tốt 21-28 PGS TS NGUYỄN THỐNG Success Indicators: đo lường Critical Success Factors để biết mục tiêu đạt hay chưa Progress Indicators: Đo lường tiến triển công việc để biết tiến độ thực nhanh hay chậm (vd: Gantt chart) Analysis Indicators: Trợ giúp phân tích kết cơng việc (vd: PERT-AOA) – 11 • MOV phải stackholders (và tổ chức) chấp nhận để tiến hành cam kết Delivery Date Variance (Scheduled – Actual) Oct, 2005 PGS TS NGUYỄN THỐNG 10 (Mov) – 4.Kiểm chứng 12 • Đặc tính giúp đánh giá kết thực tế dự án mục tiêu / mục đích tổ chức, thể độ đo thực tế Mục đích tổ chức Thiết lập Chiến lược tổ chức Giá trị MOV tổ chức Đánh giá Kiểm chứng giả định loại liệu dùng để quản lý hệ thống thông tin quản lý PGS TS NGUYỄN THỐNG PGS TS NGUYỄN THỐNG 2/25/2013 Tính chi phí dự án 13 Direct costs • Ví dụ: Dự án có cơng việc tốn ngày để hồn tất, cần người thưc • Chi phí để trả cho người thực $20/giờ, khoản tiền cơng mà người nhận • Ngồi tiền công trả cho người thực hiện, dự án cần phải trả thêm chi phí cho tiện ích, vd: – Điện, nước, thuê máy,…: tính theo giờ, – Bảo hộ lao động (nón, quần áo,…): tính theo tháng, – Tập huấn, bảo hiểm: tính theo quý năm Payback Xác định thu hồi vốn đầu tư – Vd: dự án đầu tư $100,000 để phát triển ứng dụng, tiền lời từ dự án $20,000 năm, thời gian thu hồi vốn $100000 / $20000 = năm – Phương pháp đơn giản, không xem xét đến giá trị đồng vốn theo thời gian Break-Even Xác định điểm hòa vốn dự án dựa số lượng – • Nếu chi phí tiện ích = $5 / chi phí thực cho cơng việc / ngày * $25 / = $200 / ngày PGS TS NGUYỄN THỐNG 14 Xác định loại nguồn lực cho kế hoạch thực Xác định mức độ cần loại nguồn lực Xác định đơn giá (chi phí) loại nguồn lực Tính chi phí cho cơng việc Cân đối nguồn lực để nguồn lực không bị sử dụng mức (một nguồn lực cấp phát cho nhiều công việc lúc) 17 Financial models Return On Investment Xác định mức độ lợi nhuận thu hồi so với vốn đầu tư, tính tỉ số tiền lời thu vốn đầu tư ban đầu – Vd: dự án cần $100,000 để tạo lợi nhuận $115,000, ROI ($115,000 – $100,000) / $100,000 = 15% Net Present Value Thể giá trị tiền theo thời gian: NetCashFlo w NPV I (1 r ) t I : tổng tiền vốn đầu tư cho dự án NetCashFlow = $ thu năm – $ chi năm r : tiền lãi suất (discount rate) năm t : thời PGS TS NGUYỄN THỐNGgian, tính theo năm PGS TS NGUYỄN THỐNG Tính chi phí dự án 15 Indirect costs Là chi phí cho hoạt động quản lý, số viết báo cáo tuần, số họp tháng Dự án phức tạp, chi phí quản lý cao Sunk Cost Chi phí tồn đọng trước dự án Learning Curve Chi phí để thử nghiệm, thường gắn kèm với chi phí làm mẫu thử (sẽ bị bỏ) Reserve Chi phí dự phòng cho rủi ro, nhằm cung cấp linh động cần thiết cho dự án để khắc phục rủi ro xảy PGS TS NGUYỄN THỐNG Vd: Website mua bán cần chi phí $100,000 lần bán mặt hàng, Website thu $5 tiền lời Như vậy, số lượng mặt hàng cần phải bán để thu hồi vốn 100,000 / = 20,000 mặt hàng PGS TS NGUYỄN THỐNG Direct costs 16 Financial models 18 NPV Vd: discount rate = % năm, vốn đầu tư ban đầu I = $200,000 Thời hạn Thu Net CashFlow Chi phí năm $200,000 năm $150,000 $85,000 năm $200,000 năm năm Công thức Discount CashFlow I = - $200,000 - $200,000 $65,000 $65000 / (1 + 0.08)1 $60,185 $125,000 $75,000 $75000 / (1 + 0.08)2 $64,300 $250,000 $150,000 $100,000 $100000/(1 + 0.08)3 $79,383 $300,000 $200,000 $100,000 $100000 / (1 + 0.08)4 $73,503 Net Present Value (NPV) năm thứ $77,371 PGS TS NGUYỄN THỐNG 2/25/2013 2.Tiến trình kiểm sốt kinh phí dự án 19 • Là xem xét yếu tố thay đổi kinh phí dự án để – Dự báo trước tình hình ngân sách dự án – Điều chỉnh kế hoạch sử dụng kinh phí Inputs • Reviews Là kết họp (hình thức phi hình thức) chuyển giao, milstones, yêu cầu dự án tính đến thời điểm họp • Status reports Các báo cáo tiến độ công việc so với yêu cầu nêu BPP • Forecast reports Các báo cáo dự báo xu hướng công việc thực so với yêu cầu nêu BPP PGS TS NGUYỄN THỐNG 22 Budgeted Cost of Work Performed BCWP = k (BCWSk) | t tổng kinh phí hoạch định cho cơng việc k hồn thành, tính đến thời điểm t Trong tháng thứ nhất, dự án A hoàn tất việc thay việc), BCWP A | tháng $2000 * = $6000 Actual Cost of Work Performed ACWP = k (ACWPk) | t tổng chi phí cho cơng việc k hồn thành tính đến thời điểm t ACWP A | tháng $2000 + $3000 + $3000 = $8000 cho cơng việc 1,2,và hồn thành PGS TS NGUYỄN THỐNG Earned Value Analysis 20 • Là kỹ thuật đo lường mức độ hoàn thành dự án từ lúc bắt đầu thời điểm tại, để đưa dự báo kết sử dụng kinh phí • Giả sử dự án A cần $40000 tháng để hồn tất 20 cơng việc, việc có khối lượng nhau, chia tháng với chi phí cho việc $40000 / 20 = $2000, kinh phí cho dự án tháng $40000 / tháng = $10000 để thực việc / tháng • Cuối tháng thứ nhất, dự án A hồn tất cơng việc 1,2 với chi phí tương ứng cho việc $2000, $3000 $3000 PGS TS NGUYỄN THỐNG Earned Value Analysis Earned Value Analysis 23 Cost Variance CV = BCWP – ACWP khác biệt chi phí ước tính so với chi phí thực tế Nếu CV < dự án thực chi nhiều so với kế hoạch CVA | tháng = $6000 - $8000 = - $2000 Schedule Variance SV = BCWP – BCWS khác biệt (tính chi phí) mức độ dự kiến phải hồn thành cơng việc so với mức độ hồn thành công việc SVA | tháng = $6000 - $10000 = - $4000 PGS TS NGUYỄN THỐNG 21 Budgeted At Completion BAC tổng kinh phí để thực tất công việc hoạch định dự án Kinh phí $40000 BAC dự án A Budgeted Cost of Work Schedule BCWS = k ( BCWSk ) | t tổng kinh phí hoạch định cho cơng việc dự tính hồn thành đến thời điểm t Dự án A cần hoàn thành việc (k=1 5) tháng với kinh phí $10000, BCWS A tính đến cuối tháng PGS TS NGUYỄN THỐNG Earned Value Analysis Earned Value Analysis 24 Cost Performance Index CPI = BCWP / ACWP thể tỉ lệ kinh phí hoạch định cho cơng việc hồn thành, so với chi phí thực tế Nếu CPI < dự án bị lạm chi CPI A | tháng = $6000 / $8000 = 0.75, ie đầu tư $1 vào dự án A nhận $0.75 từ dự án Nếu muốn thành công, thay đổi tích cực cách sử dụng kinh phí dự án A cần phải tốn khoản kinh phí = Tổng kinh phí ban đầu / CPI = $40000 / 0.75 = $53,333, nhiều $13000 so với kinh phí dự kiến ban đầu PGS TS NGUYỄN THỐNG 2/25/2013 25 Earned Value Analysis Schedule Performance Index SPI = BCWP / BCWS thể mức độ hiệu ước lượng kinh phí cho dự án SPI A|tháng = $6000 / $10000 = 0.6 Nếu mức độ hiệu ước lượng kinh phí cho dự án A mức 60% tháng kế tiếp, ước tính thời gian hồn tất dự án A tháng / 0.6 = 6.66 tháng, thay tháng hoạch định PGS TS NGUYỄN THỐNG 26 Earned Value Analysis Percent Scheduled for Completion PSC = ( BCWS / BAC) | t tỉ lệ phần trăm kinh phí (trên tồn kinh phí) cấp cho cơng việc dự kiến hồn thành đến thời điểm t PSC A|tháng = $10000 / $40000 = 0.25 = 25% 10 Percent Complete PC = ( BCWP / BAC ) | t thể phần trăm kinh phí cấp cho cơng việc thực hoàn thành đến thời điểm t Đây số thể (gần đúng) mức độ hoàn thành dự án PC A|tháng = $6000 / $40000 = 0.15 = 15% PGS TS NGUYỄN THỐNG 27 Earned Value Analysis BCWS SV ACWP CV BCWP % SPI Budgeted % CPI Actual Earned PGS TS NGUYỄN THỐNG ... năm năm Công thức Discount CashFlow I = - $200,000 - $200,000 $ 65, 000 $ 650 00 / (1 + 0.08)1 $60,1 85 $1 25, 000 $ 75, 000 $ 750 00 / (1 + 0.08)2 $64,300 $ 250 ,000 $ 150 ,000 $100,000 $100000/(1 + 0.08)3 $79,383... loại liệu dùng để quản lý hệ thống thông tin quản lý PGS TS NGUYỄN THỐNG PGS TS NGUYỄN THỐNG 2/ 25/ 2013 Tính chi phí dự án 13 Direct costs • Ví dụ: Dự án có cơng việc tốn ngày để hoàn tất, cần... vốn theo thời gian Break-Even Xác định điểm hòa vốn dự án dựa số lượng – • Nếu chi phí tiện ích = $5 / chi phí thực cho cơng việc / ngày * $ 25 / = $200 / ngày PGS TS NGUYỄN THỐNG 14 Xác định loại