Bài giảng Quản lý dự án: Chương 7 - PGS.TS. Nguyễn Thống

Bài giảng Quản lý dự án - Chương 7: Hướng dẫn sử dụng phần mềm MS Project 2007 cung cấp cho người học các kiến thức: Tổng quan về MS Project 2007, theo dõi dự án, các bức theo dõi dự án bằng phần mền MS Project 2007,... Mời các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết.

TỔNG QUAN (tt)  Ms Project nhận thông tin nhập & tính theo FIELDS (cột): Tên công việc, thời gian thực hiện… tính bảng tính  Khi nhập đủ thông tin công việc  biết ngày kết thúc dự án, nguồn lực yêu cầu, chi phí dự án  Microsoft Project tính tiến độ, chi phí & khối lượng công việc nguồn lực (resource work load) HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MEÀM MS PROJECT 2007 PGS TS NGUYỄN THỐNG PGS TS NGUYỄN THỐNG TOÅNG QUAN TOÅNG QUAN (tt)  Khi xây dựng kế hoạch dự án, dạng thông tin cần:  QLDA: Quá trình hoạch đònh, tổ chức, quản lý công việc & nguồn lực nhằm đạt mục tiêu đònh giới hạn thời gian, chi phí &ø nguồn lực  Công việc (Task)  Thời gian thực công việc (Duration)  Mối quan hệ công việc (Task dependencies)  Nguồn lực (Resources)  Các chi phí (Costs)  PM phải theo dõi tất hoạt động chi tiết để đạt mục tiêu  HOW? PGS TS NGUYỄN THỐNG PGS TS NGUYỄN THỐNG THEO DÕI DỰ ÁN (TRACK THE PROJECT) TỔNG QUAN (tt)  MS Project 2007 công cụ quản lý dự án hữu hiệu linh hoạt dùng để kiểm soát dự án đơn giản phức tạp  giúp hoạch đònh & theo dõi tất hoạt động giám sát tốt tiến triển dự án  MS Project 2007 hỗ trợ:  Xem xét dự án đònh kỳ  thực hiệu chỉnh cần thiết để đảm bảo trì dự án theo tiến độ & phạm vi ngân sách cho phép  Nhập tiến độ thực tế công việc  so sánh với kế hoạch ban đầu để xem khối lượng nguồn lực có cân không?  Lưu trữ liệu chi tiết sở liệu  Tính toán tiến độ &ø chi phí dự án  xây dựng kế hoạch dự án  Càng cung cấp nhiều thông tin  kế hoạch chi tiết PGS TS NGUYỄN THỐNG PGS TS NGUYỄN THỐNG THEO DÕI DỰ ÁN (TRACK THE PROJECT) CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH  Khi quản lý dự án, ta dùng đặc tính sau:  Custom fields (các miền chuyên) để xác đònh thông tin chuyên biệt  Views Tables để xem thông tin mong muốn  Filters Groups để tập trung xem thông tin quan tâm Nhập thông tin chung dự án Nhập danh sách công việc Phân bổ nguồn lực Phân bổ chi phí Xem xét toàn dự án hình Hiệu chỉnh lại tiến độ dự án Lưu giữ thông tin dự án Cân nguồn lực dự án PGS TS NGUYỄN THỐNG PGS TS NGUYỄN THỐNG NHẬP THÔNG TIN CHUNG DỰ ÁN MỚI SỬ DỤNG PHẦN MỀM MS PROJECT 2007 Mở phần mềm Ms Project  Nhập thông tin dự án: Ngày bắt đầu dự án - Ngày - Lưu tên file mớiLưu thông tin DA (file - propertiessummary)  Thanh nhập Thanh công cụ Thanh menu Tên file Tên công việc Ô sơ đồ GANTT Thanh chia Thanh cuộn 10 Thiết lập thời khoá biểu cho dự án Thanh công cụ (tools bar) Chọn công việc Link tasks Giống Ms Word Tools – Change working time: Thời gian làm việc (working) & thời gian nghó ( nonworking) Tách công việc Copy hình Task notes Thời khoá biểu chuẩn Hiệu chỉnh cho tất ngày tuần Unlink tasks subtask Dấu subtasks Chỉ subtasks Gán nguồn lực Task information Trợ giúp Hiệu chỉnh cho ngày tuần Hướng dẫn sơ đồ GANTT Options: Hours/week hours/day 11 Thời gian làm việc ngày NHẬP DANH SÁCH CÁC CÔNG VIỆC  Nhập công việc &ø thời gian thực  Nhập vào Task name duration  Ký hiệu: months = mo, weeks = w, days = d, hour = h minutes = m  Lập cộc mốc công việc (mile stones)  Nhập d vào công việc muốn làm cộc mốc  Công việc làm cộc mốc: Project – Task information – mark task as milestone Công việc thường kỳ  Lập công việc phụ (sub-task) task Cột mốc công việc (milestone) subtasks VÍ DỤ XÂY DỰNG THIẾT BỊ LỌC  Dùng Indent  để subtask  Để biểu thò subtask: +; muốn dấu subtask: 12 PGS TS NGUYỄN THỐNG PHÂN BỔ NGUỒN LỰC (Assign resources)  Tạo danh sách nguồn lực  View – Resource sheet Xem &ø nhập danh sách nguồn lực Đánh dấu cột mốc cho công việc Các dạng mối quan hệ công việc Cửa sổ thông tin công việc  Assign resources 13 Gán nguồn lực 16 Lập công việc thường kỳ (recurring task)  Là công việc lập lập lại thường xuyên: họp Sau nhập tên chọn để gán đònh kỳ hàng tuần, báo cáo đònh kỳ  Insert – recurring task => xuất windows  Nhaäp: task name – duration – recurrence pattern – Range of recurrence  OK Nhập tên công việc Chọn graphs để xem việc phân công cán đồ thò Thời gian SƠ ĐỒ PHÂN CÔNG THỜI GIAN LÀM VIỆC 14 17 PGS TS NGUYỄN THỐNG PHÂN BỔ NGUỒN LỰC (tt) PHÂN BỔ CHI PHÍ  Thay đổi lòch làm việc nguồn lực  View – Resource sheet & Project – Resource information  working time Chi phí công việc = chi phí đơn vò x thời gian làm việc  Phân bổ chi phí cho nguồn lực  View – Resource sheet  Ở miền Type: Thay đổi lòch làm việc Long  Nguồn lực người hay thiết bò: work  Nguồn lực vật tư (như xi măng): Material  Nguồn lực chi phí: Cost 21 PGS TS NGUYỄN THỐNG PHÂN BỔ NGUỒN LỰC (tt) PHÂN BỔ CHI PHÍ (tt)  Phân nguồn lực cho công việc  View – Gantt Chart: Chọn công việc muốn gán nguồn lực  Chọn Tools – assigne resources icon Chọn icon Các dạng chi phí Loại nguồn lực Dạng tính lũy tích 19 22  Kiểm tra hiệu đính việc bố trí nguồn lực  View – Resource Usage  Trong resource name: Xem lại phân công nguồn lực  Phân công lại công việc cho nguồn lực Chú ý TH có màu đỏ (phân bổ tải) Cần phải phân công lại PHÂN BỔ CHI PHÍ (tt)  Dạng chi phí  •Tỉ giá tiêu chuẩn (Std Rate)  •Tỉ giá vượt (Ovt Rate)  •Phí sử dụng (Cost/use)  Phương pháp lũy tích (accrual method):  Start: Tính chi phí công việc bắt đầu công việc  Prorated: Tính chi phí công việc theo % công việc thực  End: Tính chi phí công việc kết thúc công việc 23 PGS TS NGUYỄN THỐNG PHÂN BỔ CHI PHÍ (tt) Xem chi phí toàn dự aùn  Project – project information – statistics  Xem chi phí toàn dự án  So sánh current – remaining để xem dự án có đủ tiền thực không?  Xác đònh chi phí cố đònh cho công việc  View - Gantt chart – view table – cost  nhập chi phí cố đònh cho công việc  Nhập đơn giá lao động (chi phí biến đổi)  View – resource sheet  nhập đơn giá Ngày bắt đầu dự án Ngày kết thúc dự án  Xem chi phí công việc/ nguồn lực  View- resource sheet - View – table – cost  Xem chi phí tổng quát  Resource usage – format - details– cost  Xem chi phí chi tiết Chi phí dự án 24 PGS TS NGUYỄN THỐNG 26 PGS TS NGUYỄN THỐNG CHI PHÍ TỔNG QUÁT XEM XÉT TOÀN BỘ DỰ ÁN TRÊN MÀN HÌNH  Kiểm tra thời gian bắt đầu &ø kết thúc dự án  View – Gantt Chart – view – zoom   chọn toàn dự án (entire project) Chọn toàn dự án Chú ý: xuất màu đỏ  phân công tải (overload) 25 27 PGS TS NGUYỄN THỐNG CHI PHÍ CHI TIẾT Xem xét toàn dự án  Xác đònh đường găng (critical path)  View – Gantt Chart - Gantt Chart Wizard  Theo caùc bước hướng dẫn   Xem thông tin quan tâm khác View – more views  lựa chọn 25 28 PGS TS NGUYỄN THỐNG HIỆU CHỈNH LẠI TIẾN ĐỘ DỰ ÁN  Kiểm tra & hiệu chỉnh mối quan hệ công việc (task dependency)  View – Gantt chart – kiểm tra mối quan hệ: double click lên mũi tên  mối quan hệ Mối quan hệ công việc 29 PGS TS NGUYỄN THỐNG HIỆU CHỈNH LẠI TIẾN ĐỘ DỰ ÁN (tt)  Kiểm tra hiệu chỉnh ràng buộc (contraints) công việc  View – Gantt chart – View – Table – More tables:  Choïn Constraint date – ấn apply  thay đổi dạng ràng buộc muốn (constraint type) & thay đổi ngày ràng buộc ( contraint date)  Hoaëc Project – Task information – Advance  chọn constraint type 31 PGS TS NGUYỄN THỐNG Mối quan hệ công việc Dạng ràng buộc công việc Thời gian ràng buộc công việc 32 HIỆU CHỈNH LẠI TIẾN ĐỘ DỰ ÁN (tt) HIỆU CHỈNH LẠI TIẾN ĐỘ DỰ ÁN (tt)  Các công việc trùng hay bò trễ (overlap or delay tasks)  Task name – Task information : choïn predecessor  đánh dấu trừ vào miền lag, ví dụ: - 2d Có thể chọn sớm hơãc trể mối quan hệ công việc  Rút ngắn công việc cách thêm nguồn lực  View – Gantt Chart  Chọn task muốn gán nguồn lực & chọn assign resources  Type vào nguồn lực miền resource name – assign Gán thêm nguồn lực (Tuấn) 30 PGS TS NGUYỄN THỐNG 33 PGS TS NGUYỄN THỐNG LƯU GIỮ THÔNG TIN DỰ ÁN  Lưu kế hoạch sở (baseline plan)  Tools - tracking- save baseline  Choïn entire project: lưu toàn dự án dạng chuẩn  Chọn selected tasks: thêm công việc vào dự án chuẩn có  Lưu kế hoạch tạm thời (interim plan)  Tools - tracking- save baseline  save interim plan  Ở window Copy: chọn kế hoạch tạm thời  Ở window Into: Tên kế hoạch tạm thời Các bước thực Tìm công việc có nguồn lực phân bổ taûi  View – Resource Usage – project – Filter for:   chọn Overallocated Resources Giảm khối lượng cho nguồn lực  View – Task Usage   nhập giá trò vào miền Work chọn level resources (trong Tools) Phân bổ lại nguồn lực cho công việc khác  View – Resource Usage – Format – Detailsnhập Overallocation   kiểm tra nguồn lực khác thời điểm xem có t , thay đổi nguồn lực cho công việc 34 PGS TS NGUYỄN THỐNG 37 PGS TS NGUYỄN THỐNG LƯU TRỮ THÔNG TIN DỰ ÁN THEO KẾ HOẠCH SƠ SỞ Tìm nguồn lực tải Mr Thuận bò phân công tải ( xuất maù đỏ) LƯU TRỬ THÔNG TIN DỰ ÁN THEO KẾ HOẠCH TẠM THỜI 35 38 CÂN BẰNG NGUỒN LỰC DỰ ÁN (Levelling Resources)  Kiểm tra đònh kỳ tiến độ để xem nguồn lực có đủ hay không?  Các giải pháp tải nguồn lực (overallocated) Thêm nguồn lực  xem tính khả thi kinh tế Phân bổ nguồn lực lại cho công việc Tăng thời gian thực công việc bò tải 36 PGS TS NGUYỄN THỐNG CỬA SỔ CÂN BẰNG NGUỒN LỰC 39 Trước cân nguồn lực TIẾN ĐỘ CỦA DỰ ÁN TRƯỚC & SAU KHI CÂN BẰNG NGUỒN LỰC Sau cân nguồn lực THEO DÕI VÀ QUẢN LÝ (TRACKING) TIẾN TRÌNH CỦA DỰ ÁN  Theo dõi thực tế  thay đổi ảnh hưởng đến công việc khác, ngày dự án kết thúc  Hai số mô tả tiến độ dự án: % công việc hoàn thành & làm việc công việc  chọn số nào? 40 43 PGS TS NGUYỄN THỐNG Theo dõi tiến độ thực tế (tt) Các bước thực (tt)  Xem công việc có tiến triển theo kế hoạch:  View – Tracking Gantt Công việc trì hoản (delay task)      View – More Views – Views - Resource Allocation: Chọn Apply Nguồn lực phân bố tải xuất màu đỏ Chọn tên nguồn lực bò phân bố tải với công việc muốn trì hoãn miền Resource Names Trong miền Leveling Delay, nhập thời gian muốn công việc bò trì hoaõn 41 PGS TS NGUYỄN THỐNG PGS TS NGUYỄN THỐNG Theo dõi tiến độ thực tế (tt)  Nhập thời gian hoàn thành thực tế công việc  Tool- Tracking – Update project Nhập % công việc thực tế Công việc xây dựng ống gom khói trì hoãn sau ngaøy 42 46 PGS TS NGUYỄN THỐNG Theo dõi tiến độ thực tế (tt) Bỏ phần tự động tính chi phí  Nhập thời gian bắt đầu kết thúc thực tế công việc  View – Gantt Chart  chọn công việc muốn update: tools – tracking – update tasks Nhập liệu thực tế 50 PGS TS NGUYỄN THỐNG Theo dõi chi phí thực tế  Việc theo dõi chi phí thực tế giúp nhà Quản lý Dự án:  Nội dung cần thay đổi nhằm hoàn thành dự án hạn nguồn ngân sách cho phép  hoạch đònh ngân sách cho dự án tương lai Thay đổi chi phí thực tế 48 PGS TS NGUYỄN THỐNG 51 Theo dõi chi phí thực tế (tt)  Cập nhật chi phí theo thời đoạn Tools – Options – calculation:  boû Actual costs are always calculated by Microsoft Project – OK View – Task Usage – View – Table cost Format – Details – Cost; Format – Details – Actual Cost Nhập chi phí thực tế công việc vào miền Actual cost HẾT (Có thể dùng Zoom in Zoom out để xem chi tiết chi phí công việc) 49 PGS TS NGUYỄN THỐNG PGS TS NGUYỄN THỐNG ... NGUYỄN THỐNG NHẬP THÔNG TIN CHUNG DỰ ÁN MỚI SỬ DỤNG PHẦN MỀM MS PROJECT 20 07 Mở phần mềm Ms Project  Nhập thông tin dự án: Ngày bắt đầu dự án - Ngày - Lưu tên file mớiLưu thông tin DA (file - propertiessummary)... chung dự án Nhập danh sách công việc Phân bổ nguồn lực Phân bổ chi phí Xem xét toàn dự án hình Hiệu chỉnh lại tiến độ dự án Lưu giữ thông tin dự án Cân nguồn lực dự án PGS TS NGUYỄN THỐNG PGS TS NGUYỄN... View- resource sheet - View – table – cost  Xem chi phí tổng quát  Resource usage – format - details– cost  Xem chi phí chi tiết Chi phí dự án 24 PGS TS NGUYỄN THỐNG 26 PGS TS NGUYỄN THỐNG