Bài giảng Quản lý dự án Chương 7

Quản lý truyền thông Chương VII Nội dung Các hoạt động thiết yếu Quản lý truyền thông a b c d Lập kế hoạch truyền thông Phân phối thông tin Báo cáo thực thi Quản lý Stakeholder Cải thiện truyền thông dự án a b c d Phát triển kỹ truyền thông Họp hiệu Dùng email hiệu Dùng mẫu truyền thông QLDA 1.Các hoạt động thiết yếu Quản lý truyền thông Lập kế hoạch truyền thông Phân phối thông tin Báo cáo thực thi Quản lý Stakeholder QLDA 1.a Lập kế hoạch Quản lý Truyền thông…  Cần phải biết loại thông tin phân bổ cho stakeholder  Bằng cách phân tích giao tiếp với stakeholder, tránh lãng phí thời gian hay tiền bạc tạo hay phân phối thông tin không cần thiết  Lược đồ tổ chức dự án điểm bắt đầu để nhận biết stakeholder nội  Cũng phải để ý đến stakeholder bên khách hàng, ban lãnh đạo khách hàng, nhà thầu phụ QLDA …Lập kế hoạch Quản lý Truyền thông  Tạo số loại kế hoạch quản lý giao tiếp kiểm tra chúng với stakeholder sớm giúp tránh hay giảm vấn đề giao tiếp sau  Nếu tổ chức làm việc với nhiều dự án, việc xây dựng quản lý giao tiếp dự án cách thống giúp tổ chức làm việc mượt mà  Thông tin nội dung giao tiếp dự án chủ yếu nằm WBS QLDA Nội dung kế hoạch Quản lý truyền thông          Các yêu cầu giao tiếp với stakeholder Thông tin giao tiếp bao gồm định dạng, nội dung mức chi tiết Ai nhận thông tin tạo Các phương pháp cơng nghệ đề nghị để truyền đạt thông tin Tần số giao tiếp Thủ tục điều chỉnh để giải rắc rối Thủ tục kiểm tra nhằm cập nhật kế hoạch quản lý giao tiếp Danh sách thuật ngữ hay dùng QLDA Bản Kế hoạch Quản lý Truyền thông  Là phần Bản Kế hoạch Dự án Tổng thể  Thay đổi theo yêu cầu dự án, có số loại kế hoạch nên chuẩn bị trước  Đối với dự án nhỏ, Kế hoạch Quản lý Giao tiếp phần hợp đồng làm việc thành viên đội QLDA Phân tích Truyền thơng - stakeholder QLDA 1.b Phân phối thông tin  Cung cấp thông tin cho người vào thời điểm định dạng quan trọng tạo thông tin  Các yếu tố quan trọng cần xét:  Dùng công nghệ để cải tiến phân bố thông tin  Các phương pháp thức khơng thức để phân bố thông tin QLDA Bảng lựa chọn môi trường QLDA 10 Ma trận Quản lý Kỳ vọng Ma trận Quản lý Kỳ vọng Lưới quyền lực quan tâm QLDA 18 Cải thiện truyền thông dự án a b c d Phát triển kỹ truyền thông Họp hiệu Dùng email hiệu Dùng mẫu truyền thông QLDA 19 2.a Phát triển kỹ truyền thông  Các công ty thường không ý đến tầm quan trọng phát triển kỹ nói, viết, nghe  Dietitian Carol M Coughlin (2000) phát biểu “người ta nhớ 10% người ta đọc, 20% người ta nghe, 30% người ta thấy, 70% người ta thấy, nghe đọc“  Môi trường truyền thông  Bằng lời (verbal): miệng (oral), từ ngữ  Bằng hình ảnh (visual): biểu đồ, hình ảnh  Khơng lời (nonverbal): hoạt động hành vi Ngôn ngữ thể… Rào cản bạn người giao tiếp - khoanh tay Đăng nhập hoài nghi - gãi cằm Sức khỏe tốt thái độ tích cực - thể tư thẳng đứng Mệt mỏi - giảm tư Tức giận - siết chặt nắm tay Sự đoán - ngón tay Chán nản - xốy trơn ốc bàn chân Che giấu điều - khơng có giao tiếp mắt QLDA 21 …Ngơn ngữ thể Thách thức - tay lên hông 10 Sự thống trị - ngồi ngược ghế 11 Tất thứ tầm kiểm soát - ngón tay vành đai quần 12 Kỳ vọng - lòng bàn tay cọ xát 13 Trung thực - lòng bàn tay mở chạm vào ngực 14 Thiếu kiên nhẫn - trống ngón tay 15 Mất an ninh - cắn móng tay 16 Quan tâm đến người - nghiêng đầu QLDA 22 2.b Họp hiệu     Xác định định có nên tránh buổi họp khơng Xác định mục đích kết đạt buổi họp Xác định người tham gia họp Cung cấp chương trình họp cho người tham gia trước buổi họp  Chuẩn bị tài liệu hỗ trợ trực quan  Tiến hành họp cách chuyên nghiệp  Xây dựng quan hệ 2.c Dùng email hiệu          Bảo đảm email phương tiện truyền thông hiệu Bảo đảm gởi e-mail đến người Các đề email phải phù hợp Giới hạn nội dung cho chủ đề chính, rõ ràng súc tích tốt Giới hạn số lượng kích thước tập tin đính kèm Xóa email không cần thiết, không đọc email lo ngại có vấn đề Bảo đảm ln cập nhật phần mềm chống virút (virus) Trả lời nhanh email Học cách sử dụng tính hữu ích Email  Email nguy hiểm gởi nhiều người cú nhấn nút send  Các bước cho email quan trọng:     Vài phút để thu thập ý Nghiên cứu số kiện để hỗ trợ Chọn từ cho việc chuyển tải thông tin gởi Xác định thông tin gởi xử lý email điện thoại hay với cá nhân  Nếu bạn viết nháp vội vã, đừng gởi đọc lại ngày hơm sau Cần thời gian cho nội dung tốt QLDA 25 2.d Dùng mẫu truyền thông  Nhiều người sợ yêu cầu người khác giúp đỡ  Cung cấp ví dụ mẫu truyền thơng để tiết kiệm thời gian tiền bạc  Các cơng ty phát triển mẫu truyền thơng riêng họ, dùng cơng ty bên ngồi, dùng mẫu sách giáo khoa  Nghiên cứu cho thấy công ty giỏi quản trị dự án dùng mẫu truyền thông hiệu Mẫu mô tả dự án Mẫu tiến độ hàng tháng Câu hỏi QLDA 29 ... phương pháp thức khơng thức để phân bố thơng tin QLDA Bảng lựa chọn môi trường QLDA 10 Quan hệ số người số kênh thông tin x QLDA 11 Mạng truyền thông QLDA 12 1.c Báo cáo thực thi  Dùng để thông... dự án nhỏ, Kế hoạch Quản lý Giao tiếp phần hợp đồng làm việc thành viên đội QLDA Phân tích Truyền thông - stakeholder QLDA 1.b Phân phối thông tin  Cung cấp thông tin cho người vào thời điểm định... email hiệu Dùng mẫu truyền thông QLDA 1.Các hoạt động thiết yếu Quản lý truyền thông Lập kế hoạch truyền thông Phân phối thông tin Báo cáo thực thi Quản lý Stakeholder QLDA 1.a Lập kế hoạch Quản lý