Bài giảng Quản lý dự án Chương 4

Quản lý chi phí Chương IV Nội dung Các khái niệm Quản lý chi phí Ước lượng chi phí (Cost estimating) Lập ngân sách chi phí (Cost budgeting) Kiểm sốt chi phí (Cost control) QLDA Các khái niệm Quản lý Chi phí  Chi phí tài nguyên tiêu tốn hay dự trù trước để đạt mục tiêu rõ ràng hay để trao đổi Chi phí thường đo đơn vị tiền tệ  Quản lý chi phí dự án bao gồm quy trìnhnhằm đảm bảo cho dự án hoàn tất cho phép ngân sách QLDA Qui trình quản lý chi phí Ước lượng chi phí (estimating): ước tính chi phí nguồn tài ngun để hồn tất dự án Dự toán ngân sách (Cost budgeting): phân bổ tồn chi phí ước tính vào hạng mục công việc để thiết lập sở cho việc đo lường việc thực Kiểm soát chi phí (Cost control): điều chỉnh thay đổi chi phí cho dự án QLDA Các thuật ngữ  Lợi nhuận (Profit): thu nhập (revenue) – chi phí (expense)  Chi phí chu kỳ sống (Life cycle): chi phí dự án + cp bảo trì  Phân tích luồng tiền mặt (Cash flow analysis): xác định chi phí thu nhập năm  Các loại chi phí: Chi phí hữu hình vơ hình, trực tiếp hay gián tiếp  Chi phí dùng (Sunk cost) tiêu chuẩn cho lưa chọn dự án QLDA Phân tích luồng tiền mặt  Cash flow analysis  Là phương pháp để xác định chi phí thu nhập ước tính hàng năm dự án cho kết bảng luồng tiền mặt hàng năm (Annual cash flow) QLDA Chi phí/lợi nhuận hữu hình  Tangible cost /benefit (chi phí /lợi nhuận hữu hình): chi phí /lợi nhuận mà cơng ty dễ dàng tính la  Ví dụ: cơng ty để nghiên cứu tính khả thi dự án 100.000 usd Nếu phủ ước tính phải 150.000 usd để tự thực nghiên cứu Nếu nghiên cứu giao cho cơng ty phủ lợi 50.000 usd QLDA Chi phí /lợi nhuận vơ hình  Intangible cost /benefit  Là chi phí /lợi nhuận khó tính tiền  Ví dụ: vài người cơng ty sử dụng máy tính cơng ty nghỉ để nghiên cứu vài vấn đề có liên quan đến dự án xem chi phí vơ hình Thiện chí, uy tín, tun bố chung để cải thiện hiệu làm việc tính cụ thể lợi nhuận vơ hình QLDA Chi phí trực tiếp  Direct cost  Là chi phí liên quan trực tiếp đến việc tạo sản phẩm dịch vụ dự án Kiểm sốt Các chi phí dễ kiểm sốt  Ví dụ: lương người tham gia dự án, chi phí phần cứng phần mềm đặt mua dành cho dự án chi phí trực tiếp QLDA Chi phí gián tiếp  Indirect cost (chi phí gián tiếp): chi phí khơng liên quan trực tiếp đến sản phẩm hay dịch vụ dự án có liên quan gián tiếp đến việc thực thi dự án Chi phí khó kiểm sốt  Ví dụ: chi phí điện, khăn giấy cho tòa nhà lớn có hàng ngàn nhân viên làm việc cho nhiều dự án khác chi phí gián tiếp QLDA 10 Bốn vấn đề lớn với việc ước tính chi phí Con người thường có thành kiến dẫn đến việc ước tính khơng xác  Nên xem lại kiểm tra bảng ước tính đặt số câu hỏi để chắn việc ước tính khơng bị chủ quan thành kiến Người lãnh đạo đòi hỏi bảng ước tính thực chất họ mong muốn số thấp để giúp họ thắng thầu hay nhận ngân quỹ nội  PM nên xây dựng ước tính chi phí thời gian xác sử dụng kỹ lãnh đạo thương thuyết để bảo vệ ước tính QLDA 27 Lập ngân sách chi phí (Cost budgeting)  Liên quan đến việc phân phối ước tính chi phí tổng thể cho nhiệm vụ riêng lẻ để thiết lập dự trù (baseline) giúp đo lường việc thực thi  Output quy trình dự trù chi phí (cost baseline), yêu cầu tài cho dự án, thay đổi theo yêu cầu, sửa đổi vào bảng kế hoạch quản lý chi phí QLDA 28 Lập kế hoạch ngân sách  Lập kế hoạch cho ngân sách phụ thuộc vào chất dự án tổ chức  Một số câu hỏi cần cân nhắc:  Các khó khăn gặp thực công việc cụ thể dự án?  Có phạm vi định ảnh hưởng đến nguồn tài nguyên?  Tổ chức thực công việc tương tự dự án?  Tổ chức có đủ người, trang thiết bị vật tư để thực dự án? QLDA 29 Dự trù Chi phí QLDA 30 Ước tính ngân sách QLDA 31 Kiểm sốt chi phí (Cost control)  Liên quan đến việc kiểm soát thay đổi vào ngân sách dự án  Output quy trình đo lường thực thi, thơng tin hồn thành dự đốn trước, thay đổi yêu cầu, hành động sửa sai đề nghị, sửa đổi vào bảng kế hoạch quản lý dự án, ước tính chi phí, dự trù chi phí, kho tư liệu tổ chức QLDA 32 Kiểm soát - Điều chỉnh Chi phí  Giám sát hoạt động chi phí  Bảo đảm thay đổi hợp lý ghi nhận  Thông báo thay đổi đến người có thẩm quyền  Output quy trình đo lường thực thi, thơng tin hồn thành dự đốn trước, thay đổi yêu cầu, hành động sửa sai đề nghị, sửa đổi vào bảng kế hoạch quản lý dự án, ước tính chi phí, chi phí sở, kho tư liệu tổ chức QLDA 33 Quản lý giá trị thu  EMV (Earned value management)  EVM kỹ thuật đo lường thực dự án thơng qua tích hợp liệu phạm vi, thời gian, chi phí  Đưa mốc chi phí (Cost Base line) (dự tính ban đầu cộng với thay đổi cho phép), người quản lý cần phải xác định cách tốt mà dự án đạt mục tiêu  Cần phải có thơng tin định kỳ để sử dụng EVM QLDA 34 Thuật ngữ EMV…  Giá trị trù tính (PV=Planned Value), gọi chi phí ngân sách cho cơng việc định (BCWS=Bugedted Cost of Work Scheduled), ngân sách dự trù cho tổng chi phí chi tiêu cho công việc suốt giai đoạn định trước  Chi phí thực (AC=Actual Cost), gọi chi phí thực cơng việc thực (ACWP= Actual Cost of Work Performed), tổng cộng chi phí trực tiếp hay gián tiếp việc hồn tất cơng việc giai đoạn định trước  Giá trị thu (EV= Earned Value), gọi chi phí ngân sách cho cơng việc (BCWP= Budgeted Cost of Work), dự trù giá trị công việc thật hoàn thành QLDA 35 …Thuật ngữ EMV  Giá trị kế hoạch (PV - Planned value): Nó phần tổng chi phí ước tính phê duyệt theo kế hoạch dùng cho hoạt động khoảng thời gian  Ví dụ: giả sử có hoạt động đặt mua cài đặt web server mới, theo kế hoạch phải tuần tổng chi phí 10,000 usd  Giá trị thực (AC - Actual cost): tổng chi phí trực tiếp gián tiếp để hồn thành công việc hoạt động khoảng thời gian  Ví dụ: thực tế phải tuần chi phí $20,000 để đặt mua cài đặt web server Giả sử tuần 15,000 usd tuần $5,000 usd QLDA 36 EV Ví dụ QLDA 38 Nhận xét  CV cho biết sai biệt chi phí thật giá trị thu  SV cho biết sai biệt chi phí theo lịch giá trị thu  CPI tỷ số giá trị thu chi phí thật Nếu phù hợp, 1 hồn thành trước lịch