Bài giảng Quản lý dự án Chương 2

Quản lý phạm vi (Scope) Chương II Nội dung Quản lý phạm vi (Scope) gì? Khởi động dự án (Initiating project) Lập kế hoạch phạm vi (Planning) Xác định phạm vi (Definition) Kiểm tra phạm vi (Verification) Kiểm soát phạm vi (Controling) QLDA Quản lý phạm vi gì?  Phạm vi (Scope) danh sách tất dự án phải làm (và danh sách tất điều mà dự án làm) Dự án phải có phạm vi viết rõ ràng, không dự án không kết thúc  Các Thành chuyển giao (Deliverable) thành dự án mà chuyển giao: phần cứng, phần mềm (mua đặt làm), bảo hành, tài liệu đào tạo chuyển giao…  Nhóm dự án người liên quan (Stakeholders) phải hiểu sản phẩm tạo kết dự án chúng tạo QLDA Quản lý phạm vi dự án  Quản lý phạm vi dự án (Project scope management)  Bao gồm qui trình liên quan đến việc xác định kiểm soát thuộc khơng thuộc dự án  Nó bảo đảm đội dự án người liên quan hiểu biết sản phẩm mà dự án tạo quy trình mà đội dự án sử dụng để tạo sản phẩm QLDA Quy trình Quản lý phạm vi dự án Khởi động (Initiating project): Bắt đầu dự án chuyển tiếp sang giai đoạn Lập kế hoạch phạm vi (Planning): phát triển tài liệu nhằm cung cấp tảng cho định dự án tương lai Xác định phạm vi (Definition): chia nhỏ sản phẩm trung gian dự án thành thành phần nhỏ hơn, dễ quản lý (work breakdown structure-WBS) Kiểm tra phạm vi (Verification): hợp thức hóa việc chấp nhận phạm vi dự án Kiểm soát phạm vi (Controling): điều khiển thay đổi phạm vi dự án QLDA Khởi động dự án  Khởi động dự án: Kế hoạch chiến lược chọn dự án  Trước tiên nhìn tranh tổng thể hay kế hoạch tổ chức  Kế hoạch chiến lược nhằm xác định hoạt động dài hạn  Dự án IT phải hỗ trợ mục tiêu thương mại,tài chánh chiến lược đơn vị QLDA Các phương pháp chọn dự án  Tập trung vào nhu chung  Phân tích SWOT (mạnh, yếu, hội nguy cơ)  Dùng WSM (mơ hình tính điểm có trọng số Weighted Scoring Model)  Phân tích tài chính… QLDA Tập trung vào nhu cầu chung  Ba tiêu chuẩn:  Nhu cầu (need)  Tài chánh (fund)  Sự sẵn lòng (will) “It is better to measure gold roughly than to count pennies precisely” QLDA Phân tích SWOT QLDA Mơ hình tính điểm có trọng số     Xác định tiêu chuẩn quan trọng Gán trọng số theo tỷ lệ % Cho điểm cho tiêu chuẩn dự án Tính điểm dự án QLDA 10 Xác định phạm vi  Sau hoàn tất kế hoạch phạm vi, bước xác định chi tiết công việc cách chia thành cơng việc nhỏ quản lý  Xác định phạm vi:  Giúp cải tiến xác thời gian, chi phí, tài nguyên  Xác định tảng để đo hiệu suất vận hành điều khiển dự án  Giúp truyền đạt rõ ràng trách nhiệm công việc QLDA 19 Phân rã công việc  Cần phân rã cơng việc thành mẩu quản lý  Xác định phạm vi tốt  Xác định tốt thời gian, chi phí tài nguyên  Xác định tảng cho việc đo lường quản lý dự án  Hỗ trợ truyền thông rõ ràng trách nhiệm công việc QLDA 20 WBS (Work Breakdown Structure)  Một WBS phân cấp nhóm cơng việc mà bao gồm dự án, xác định tồn phạm vi dự án  Là tài liệu quản lý dự án, tảng cho việc lập kế hoạch quản lý lịch biểu, chi phí biến đổi dự án QLDA 21 Loại WBS  Process WBS  Activity-oriented  Ex: Requirements, Analysis, Design, Testing  Typically used by PM  Product WBS  Entity-oriented  Ex: Financial engine, Interface system, DB  Typically used by engineering manager  Hybrid WBS: both above QLDA 22 WBS QLDA 23 Ví dụ QLDA 24 MS project QLDA 25 Phát triển WBS     Hướng analogy Hướng top-down Hướng bottom-up Hướng Mind-mapping QLDA 26 Bản đồ tư (Mind-mapping) QLDA 27 Các nguyên lý tạo WBS Một đơn vị công việc xuất nơi WBS Nội dung công việc mục WBS tổng cơng việc Một mục WBS nhiệm vụ đơn WBS phải qn với cách thực cơng việc; trước hết phải phục vụ nhóm dự án mục đích khác thực tế cho phép Các thành viên nhóm dự án phải tham gia phát triển WBS để bảo đảm tính quán Mỗi mục WBS phải có tài liệu kèm để bảo đảm hiểu xác phạm vi cơng việc WBS phải công cụ linh hoạt để đáp ứng thay đổi không tránh được, điều khiển nội dung công việc theo tuyên bố phạm vi QLDA 28 Kiểm tra & kiểm sốt  Rất khó tạo tun bố phạm vi tốt WBS tốt cho dự án  Kiểm tra phạm vi dự án giảm thiểu thay đổi phạm vi điều khó  Nhiều dự án CNTT chịu phải tình trạng “phạm vi phình ra” (scope creep) kiểm tra phạm vi tồi QLDA 29 Các dự án gặp khó khăn  FoxMeyer Drug vỡ nợ phạm vi phình (robotic warehouse)  21st Century Insurance Group tốn nhiều thời gain tiền bạc cho dự án mà dùng thành phần COTS (Commerce off-the-shelf) QLDA 30 QLDA 31 Câu hỏi QLDA 32 ... both above QLDA 22 WBS QLDA 23 Ví dụ QLDA 24 MS project QLDA 25 Phát triển WBS     Hướng analogy Hướng top-down Hướng bottom-up Hướng Mind-mapping QLDA 26 Bản đồ tư (Mind-mapping) QLDA 27 Các... pennies precisely” QLDA Phân tích SWOT QLDA Mơ hình tính điểm có trọng số     Xác định tiêu chuẩn quan trọng Gán trọng số theo tỷ lệ % Cho điểm cho tiêu chuẩn dự án Tính điểm dự án QLDA 10 Tính... người liên quan ký vào Tuyên bố để xác nhận việc đồng ý với cần thiết mục đích dự án QLDA 15 Tuyên bố dự án QLDA 16 Lập kế hoạch Xác định phạm vi  Là trình xây dựng tài liệu nhằm cung cấp tảng