Bài giảng Quản lý dự án Chương 3

Quản lý thời gian Chương III Nội dung Tầm quan trọng quản lý thời gian Xác định hoạt động Xác định trình tự cho hoạt động Ước lượng cho hoạt động Phát triển lịch biểu Quản lý lịch biểu QLDA Tầm quan trọng quản lý thời gian  Kết thúc dự án hạn thách thức lớn  Thời gian hạn trung bình 222% (theo báo cáo CHAOS năm 1995; cải tiến lên 163% vào năm 2001  Các vấn đề lịch biểu lý dẫn đến xung đột dự án, đặc biệt nửa sau dự án (Trong giai đoạn đầu dự án, độ ưu tiên (priority) nguyên nhân gây xung đột) QLDA Tại nguyên nhân lại lịch biểu?  Thời gian thơng số tính đơn giản dễ dàng so với chi phí, phạm vi,… Mọi người thường bỏ qua khơng xét đến thay đổi xảy  Thời gian tự nhiên trơi qua chuyện xảy dự án  Phong cách làm việc văn hóa nước nguyên nhân dẫn đến xung đột thời gian  Một số nước có thói quen nghỉ trưa dài, nhiều ngày nghỉ lễ năm  Một số nước có quan niệm công việc khác số việc buộc phải có lịch làm việc chặt chẽ, số việc nhàn hạ thảnh thơi… QLDA Tranh chấp QLDA Quy trình Quản lý thời gian Xác định hoạt động Xác định trình tự cho hoạt động Ước lượng thời gian Phát triển lịch biểu Kiểm soát lịch biểu QLDA Xác định hoạt động  Lịch biểu dự án bắt nguồn từ tài liệu khởi động dự án  Bản tuyên bố dự án có chứa ngày bắt đầu kết thúc, với thông tin ngân sách  Tuyên bố phạm vi WBS giúp xác định cần phải làm  Xác định hoạt động đòi hỏi phát triển WBS chi tiết với giải thích để hiểu tất việc cần làm, nhằm có ước lượng phù hợp với thực tế QLDA Ví dụ: Hiểu rõ hoạt động  Một đề mục WBS Tạo báo cáo nghiên cứuProduce study report Đội dự án phải hiểu:  Mục có nghĩa trước lập lịch?  Báo cáo nên dài bao nhiêu?  Nó có đòi hỏi phải điều tra hay nghiên cứu thêm trước tạo báo cáo không?  Người viết báo cáo cần phải có mức kỹ gì?  Đội phải để hoàn thành?  Ai làm việc này? QLDA VD: Phân rã công việc  Nhiệm vụ tạo báo cáo nghiên cứu chia nhỏ thành nhiều nhiệm vụ mô tả bước tạo báo cáo như:       Tạo điều tra Quản lý điều tra Phân tích kết điều tra Viết báo cáo nháp Chỉnh sửa báo cáo Tạo báo cáo cuối QLDA Xác định trình tự cho hoạt động  Xem xét hoạt động xác định quan hệ phụ thuộc  Phụ thuộc bắt buộc: cố hữu chất công việc  Phụ thuộc tùy chọn: phụ thuộc xác định nhóm dự án  Phụ thuộc ngoài: phụ thuộc liên quan hoạt động bên dự án bên dự án  Dùng Phương pháp đường găng CPM (Critical Path Method) để xác định quan hệ phụ thuộc QLDA 10 Tính tốn Thời gian trễ (free slack-total slack) Thực forward backward pass thông qua lược đồ  Forward pass: xác định ngày bắt đầu sớm ngày kết thúc sớm cho hoạt động  Backward pass: xác định ngày bắt đầu muộn ngày kết thúc muộn hoạt động  Ngày bắt đầu trễ (Late start date) hoạt động thời điểm trễ chấp nhận mà hoạt động bắt đầu mà khơng làm trễ ngày kết thúc dự án  Ngày kết thúc trễ (Late finish date) hoạt động thời điểm trễ chấp nhận mà hoạt động hồn tất mà không làm trễ ngày kết thúc dự án  Tương tự cho Early start date Early finish date QLDA 43 Ví dụ QLDA 44 Crashing Fast Tracking QLDA 45 Critical Chain Scheduling  Critical chain scheduling  a method of scheduling that considers limited resources when creating a project schedule and includes buffers to protect the project completion date  Uses the Theory of Constraints (TOC)  a management philosophy developed by Eliyahu M Goldratt and introduced in his book The Goal  Attempts to minimize multitasking  when a resource works on more than one task at a time 46 Ví dụ đa tác vụ QLDA 47 Buffers and Critical Chain  A buffer is additional time to complete a task  Murphy’s Law states that if something can go wrong, it will  Parkinson’s Law states that work expands to fill the time allowed  In traditional estimates, people often add a buffer to each task and use it if it’s needed or not  Critical chain scheduling removes buffers from individual tasks and instead creates  a project buffer or additional time added before the project’s due date  feeding buffers or additional time added before tasks on the critical path 48 Định lịch biểu chuỗi tới hạn QLDA 49 Kỹ thuật kiểm tra đánh giá chương trình  Program Evaluation and Review Technique (PERT)  PERT kỹ thuật phân tích mạng dùng để ước tính độ dài thời gian dự án ước tính độ dài cho hoạt động riêng lẻ có độ chắn khơng cao  PERT áp dụng phương pháp Đường Găng vào việc ước tính độ dài trung bình có trọng số  PERT sử dụng việc ước tính thời gian theo xác suất (hay ước tính mức) QLDA 50 PERT  Cơng thức trung bình có trọng số PERT (weighted average formula): optimistic time + 4X most likely time + pessimistic time  Ví dụ: PERT weighted average = workdays + X 10 workdays + 24 workdays = 12 days where = optimistic time, 10 = most likely time, and 24 = pessimistic time QLDA 51 Kiểm soát lịch biểu  Kiểm tra lịch biểu so với thực tế  Sử dụng kế hoạch phòng hờ bất trắc  Không lập kế hoạch cho người làm việc 100% khả vào thời điểm  Tổ chức buổi họp tiến độ với bên liên quan  Thật rõ ràng, trung thật bàn vấn đề liên quan đến lịch biểu QLDA 52 Input – out put  Input: Lịch biểu dự kiến, báo cáo thực hiện, yêu cầu thay đổi phê duyệt, kế hoạch quản lý lịch biểu  Output: đo lường khả thực thi, thay đổi theo yêu cầu, kiến nghị hành động sửa sai, cập nhật vào lịch biểu dự kiến, danh sách hoạt động, kế hoạch quản lý dự án QLDA 53 Kiểm sốt lịch biểu  Các cơng cụ kỹ thuật dùng cho việc kiểm soát lịch biểu:  Báo cáo thực thi (Progress reports)  Hệ thống kiểm soát biến đổi lịch biểu (A schedule change control system)  Phần mềm quản lý dự án  Phân tích biến động (Variance analysis – analyzing float or slack)  Quản lý lợi nhuận (earned value) QLDA 54 Kiểm tra tính thực lịch biểu  Xem lại lịch biểu phát thảo bảng tuyên bố dự án  Cùng với đội chuẩn bị lịch biểu chi tiết stakeholder phê duyệt Để xây dựng lịch biểu cần có cam kết quan tâm tất thành viên đội, ban lãnh đạo, khách hàng, stakeholder khác  Lập lịch sử dụng tài nguyên cho khơng có tài ngun sử dụng q 75%  Cho phép kiện bất thường  Giữ cho dự án hướng, nên thực kiểm tra định kỳ, theo dõi tiến triển dự án thông qua lược đồ Gantt QLDA 55 Câu hỏi QLDA 56 ... ước tính bi quan QLDA 24 Chi phí thời gian lập trình viên  Theo điều tra Bell Labs QLDA 25 Năng suất  Theo điều tra IBM QLDA 26 Hệ số cho kinh nghiệm QLDA 27 Hệ số bù cho suất QLDA 28 Phát triển... Phổ biến ADM dùng phần mềm quản lý dự án  Chỉ loại phụ thuộc tốt QLDA 18 Phụ thuộc tác vụ QLDA 19 Phương pháp biểu đồ ưu tiên QLDA 20 So sánh hai phương pháp  Phương pháp PDM dùng nhiều phương... hạ thảnh thơi… QLDA Tranh chấp QLDA Quy trình Quản lý thời gian Xác định hoạt động Xác định trình tự cho hoạt động Ước lượng thời gian Phát triển lịch biểu Kiểm soát lịch biểu QLDA Xác định hoạt