Đang tải... (xem toàn văn)
Đơn vị năng lực này tập trung vào các năng lực cần có để lập kế hoạch, quản lý và tổ chức các cuộc họp nhằm đạt được các mục tiêu đã định, có thể giải quyết các vướng mắc, ra quyết định và tham vấn ý kiến của những người khác hoặc trao đổi thông tin và kiến thức.
Tiêu chuẩn nghề Du lịch Việt Nam GAS5 TÊN ĐƠN VỊ NĂNG LỰC: LẬP KẾ HOẠCH, QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP MÔ TẢ CHUNG Đơn vị lực tập trung vào lực cần có để lập kế hoạch, quản lý tổ chức họp nhằm đạt mục tiêu định, giải vướng mắc, định tham vấn ý kiến người khác trao đổi thông tin kiến thức Tiêu chuẩn phù hợp với người quản lý giám sát viên – người có nhiệm vụ điều hành họp nhằm đạt mục tiêu định THÀNH PHẦN VÀ TIÊU CHÍ THỰC HIỆN E1 Lập kế hoạch chuẩn bị cho họp P1 Xác định mục đích mục tiêu họp P2 Khẳng định họp cách tốt để đạt mục tiêu P3 Chuẩn bị kỹ lưỡng cách chủ trì họp xác định thành phần cần tham gia họp P4 Mời thành viên tham dự, thông báo đầy đủ thông tin đề nghị thành viên tham gia, nêu rõ tầm quan trọng họp, vai trò họ họp việc họ cần chuẩn bị P5 Cung cấp trước thông tin liên quan và, cần, trao đổi ngắn gọn với cá nhân tham dự nội dung mục đích họp vai trò họ họp P6 Xác định thời gian bắt đầu kết thúc họp phân bổ thời gian thích hợp cho nội dung chương trình E2 Tiến hành/tổ chức điều hành họp P7 Thơng báo mục đích họp mở đầu xác nhận tất người tham dự hiểu rõ lý họ dự họp mong đợi mà họp đặt họ P8 Làm rõ mục tiêu cụ thể bắt đầu đề mục chương trình họp P9 Khuyến khích thành viên tham gia đóng góp ý kiến cách rõ ràng, súc tích mang tính xây dựng sở quan điểm họ, tiếp nhận tiếp tục khuyến khích người tham dự khác đóng góp ý kiến P10 Khơng khuyến khích bình luận vơ ích lạc đề, lơi tập trung bàn luận hướng vào mục tiêu họp P11 Quản lý thời gian cách linh hoạt, kéo dài thời gian nội dung cần thiết định chương trình, cần, đảm bảo đáp ứng mục tiêu người tham dự nắm thay đổi chương trình so với ban đầu P12 Tóm tắt vấn đề thảo luận thời điểm thích hợp phân cơng cơng việc cho thành viên kết thúc nội dung chương trình P13 Ra định phạm vi quyền hạn giao họp, ủy quyền, theo điều khoản tham chiếu E3 Triển khai sau họp P14 Kiểm tra để đảm bảo định, hoạt động phân công công việc ghi chép xác thơng báo kịp thời tới người liên quan P15 Đánh giá xem họp có đạt mục đích đề hay không P16 Xác định cách thức tiến hành họp tới YÊU CẦU KIẾN THỨC K1 Giải thích tầm quan trọng việc đề mục đích họp cách thực © 2013 Chương trình Phát triển Năng lực Du lịch có trách nhiệm với Mơi trường Xã hội Tổng cục Du lịch Việt Nam - Bộ Văn hóa, Thể thao Du lịch Tiêu chuẩn nghề Du lịch Việt Nam K2 Giải thích mục đích việc thơng báo với người tham dự vai trò họ cần thực họp, chuẩn bị cần thiết tầm quan trọng họp K3 Giải thích cách điều hành họp để đảm bảo họp đáp ứng mục tiêu cụ thể từ đầu phần họp K4 Giải thích cách khuyến khích thành viên tham gia đóng góp ý kiến cách rõ ràng, súc tích mang tính xây dựng sở quan điểm họ, đồng thời tiếp nhận xây dựng dựa ý kiến người tham dự khác giải thích cách thức thực việc K5 Giải thích cách khơng khuyến khích bình luận vơ ích lạc đề, cách lơi tập trung trở lại vào mục tiêu họp K6 Giải thích tầm quan trọng việc tóm tắt vấn đề thảo luận thời điểm thích hợp phân cơng cơng việc cho thành viên khikết thúc nội dung chương trình cách thực việc K7 Giải thích cách đánh giá mức độ đạt mục đích mục tiêu đề họpvà cách tiến hành họp tới hiệu ĐIỀU KIỆN THỰC HIỆN VÀ CÁC YẾU TỐ THAY ĐỔI Các họp liên quan đến bao gồm: • Họp bất thường • Họp thường xuyên • Họp nhóm • Họp trực tuyến qua điện thoại • Họp trực tuyến qua video • Họp ủy ban • Họp hội đồng • Họp nhân viên • Họp khách hàng • Các loại khác Các dạng họp bao gồm: • Chính thức • Khơng thức Chuẩn bị tổ chức họp bao gồm: • Bố trí địa điểm • Bố trí giải khát • Sắp xếp việc lại cho đại biểu • Th phương tiện nghe – nhìn • Thơng tin hỗ trợ số nội dung chương trình thảo luận thư, tham luận báo cáo • Các việc khác Tài liệu họp bao gồm: • Chương trình họp • Biên • Bài tham luận © 2013 Chương trình Phát triển Năng lực Du lịch có trách nhiệm với Môi trường Xã hội Tổng cục Du lịch Việt Nam - Bộ Văn hóa, Thể thao Du lịch Tiêu chuẩn nghề Du lịch Việt Nam • Các tài liệu khác liên quan đến mục đích họp Các hành vi quan trọng giám sát viên/ cán quản lý bao gồm: Đáp ứng nhiều nhu cầu khác mà không bị tập trung hay sức Lắng nghe tích cực, đặt câu hỏi, làm rõ quan điểm xác định lại trình bày lại vấn đề để kiểm tra hiểu biết lẫn Trình bày thơng tin cách rõ ràng, ngắn gọn, xác dễ hiểu Thể tôn trọng quan điểm hành động người khác Tuân thủ đảm bảo người khác tuân thủ yêu cầu pháp luật, quy định ngành nghề sách đơn vị nguyên tắc chuyên nghiệp Thể tích hợp, cơng qn việc định Ưu tiên mục tiêu lập kế hoạch làm việc để tối ưu hóa việc sử dụng thời gian nguồn lực Thể rõ ràng đồng ý với điều mà người khác mong đợi giúp họ nhận biết điều Tận dụng hiệu nguồn thơng tin có 10 Kiểm tra tính xác tính hiệu lực thơng tin 11 Làm gương tạo cảm hứng cho người khác thể tôn trọng, sẵn sàng giúp đỡ hợp tác 12 Phát có xung đột, nhận biết cảm xúc quan điểm bên liên quan, định hướng suy nghĩ hành động người vào mục đích chung 13 Cụ thể hóa giả thuyết xác lập rủi ro liên quan đến việc hiểu biết tình 14 Kịp thời đưa định phù hợp với tình HƯỚNG DẪN ĐÁNH GIÁ Cần thiết có chứng chủ yếu sau: Lập kế hoạch chuẩn bị cho ba họp – bao gồm ví dụ chương trình họp tài liệu hỗ trợ Các biên ba họp thể rõ định họp hành động cần triển khai sau họp,… PHƯƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ Một loạt phương pháp đánh giá cần sử dụng nhằm đánh giá kỹ thực hành kiến thức Các phương pháp sau phù hợp đơn vị lực này: • Đặt câu hỏi trực tiếp kết hợp với xem xét hồ sơ chứng báo cáo bên thứ ba kết thực công việc thực tế nơi làm việc ứng viên • Rà sốt cuối tài liệu in ấn • Thực làm mẫu kỹ thuật • Kiểm tra vấn đáp kiểm tra viết nhằm đánh giá kiến thức lập kế hoạch điều hành họp CÁC CHỨC DANH NGHỀ LIÊN QUAN Tất nhân viên chịu trách nhiệm giám sát quản lý ngành Du lịch SỐ THAM CHIẾU VỚI TIÊU CHUẨN ASEAN D1.HGA.CL6.05 © 2013 Chương trình Phát triển Năng lực Du lịch có trách nhiệm với Môi trường Xã hội Tổng cục Du lịch Việt Nam - Bộ Văn hóa, Thể thao Du lịch ... Việt Nam - Bộ Văn hóa, Thể thao Du lịch Tiêu chuẩn nghề Du lịch Việt Nam • Các tài liệu khác liên quan đến mục đích họp Các hành vi quan trọng giám sát viên/ cán quản lý bao gồm: Đáp ứng nhiều nhu... • Các việc khác Tài liệu họp bao gồm: • Chương trình họp • Biên • Bài tham luận © 2013 Chương trình Phát triển Năng lực Du lịch có trách nhiệm với Môi trường Xã hội Tổng cục Du lịch Việt Nam -. .. khikết thúc nội dung chương trình cách thực việc K7 Giải thích cách đánh giá mức độ đạt mục đích mục tiêu đề họpvà cách tiến hành họp tới hiệu ĐIỀU KIỆN THỰC HIỆN VÀ CÁC YẾU TỐ THAY ĐỔI Các họp