luận văn hệ thống thông tin kinh tế phân tích phát triển hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại quỹ tín dụng nhân dân phạm ngũ lão

Nhưng vẫn còn một số thiếu sót trong quá trình phân tích thiết kế chức năngtính lương cũng như các chức năng quản lý hồ sơ nhân viên nghỉ việc, nhân viên xinthôi việc, nhân viên chuyển p

Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Khoa Hệ thống thông tin vàthương mại điện tử, trường Đại Học Thương Mại đã tạo điều kiện cho em học tập,nghiên cứu

Em xin gửi lòng biết ơn sâu sắc đến quý công ty Qũy tín dụng nhân dân PhạmNgũ Lão, Ban lãnh đạo công ty cùng toàn thể nhân viên trong công ty đã tạo điềukiện cho em tìm hiểu, nghiên cứu và giúp đỡ em rất nhiều trong suốt quá trình thựctập tại công ty

Mặc dù đã cố gắng hoàn thành khóa luận với tất cả sự nổ lực của bản thân,nhưng với thời gian và kiến thức còn hạn chế, Khóa luận chắc chắn không tránhkhỏi những thiếu sót, rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của quý Thầy Cô.Sau cùng, em xin kính chúc quý Thầy Cô thật dồi dào sức khỏe, niềm tin đểtiếp tục thực hiện sứ mệnh cao đẹp của mình là truyền đạt kiến thức cho thế hệ maisau

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Tươi

MỤC LỤC

LỜI CÁM ƠN i

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ iv

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT v

PHẦN 1: MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của HTTT quản lý nhân sự 1

2 Tổng quan về HTTT quản lý nhân sự 2

3 Mục tiêu và nhiệm vụ 3

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

5 Phương pháp nghiên cứu 4

6 Kết cấu của khóa luận 4

PHẦN 2: NỘI DUNG KHÓA LUẬN 6

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ 6

1.1 Khái niệm chung 6

1.2 Cơ sở lí thuyết 8

1.2.1 Cơ sở lý thuyết về quản trị nhân sự 8

1.2.2 Lý thuyết về phân tích thiết kế hệ thống thông tin 10

1.2.3 Giới thiệu phần mềm sử dụng trong bài khóa luận 16

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI QUỸ TÍN DỤNG NHÂN DÂN PHẠM NGŨ LÃO 17

2.1 Tổng quan về công ty và thực trạng hoạt động quản lý nhân sự của quỹ tín dụng nhân dân Phạm Ngũ Lão 17

2.1.1 Giới thiệu sơ lược về công ty 17

2.1.2 Thực trạng hoạt động quản lý nhân sự tại công ty 19

2.2 PHÂN TÍCH ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VỀ HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI QUỸ TÍN DỤNG NHÂN DÂN PHẠM NGŨ LÃO 20

2.2.1 Quy trình quản lý nhân sự tại công ty 20

2.2.2 Thực trạng HTTT quản lý nhân sự tại công ty 21

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN NHÂN SỰ TẠI QUỸ TÍN DỤNG NHÂN DÂN PHẠM NGŨ LÃO 22

3.1 Đề xuất vấn đề nghiên cứu 22

3.1.1 Đặt vấn đề 22

3.1.2 Xác định bài toán 22

3.2 Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự của quỹ tín dụng nhân dân Phạm Ngũ Lão 24

3.2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng 24

3.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu 26

3.2.3 Phân tích dữ liệu 33

3.3 Thiết kế hệ thống 35

3.3.1 Thiết kế CSDL 35

3.3.2 Thiết kế giao diện 40

3.4 Một số kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện HTTT quản lý nhân sự tại quỹ tín dụng nhân dân Phạm Ngũ Lão 44

KẾT LUẬN 46

TÀI LIỆU THAM KHẢO 47

PHỤ LỤC 48

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

Sơ đồ 2.1.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty 17

Hình 3.2-1: Biểu đồ phân cấp chức năng 24

Hình 3.2.2 DFD mức ngữ cảnh 27

Hình 3.2.3: DFD mức đỉnh 28

Hình 3.2.4: DFD mức dưới đỉnh quản lý tuyển dụng đào tạo 29

Hình 3.2.5: DFD mức dưới đỉnh quản lý nhân viên 30

Hình 3.2.6: DFD mức dưới đỉnh quản lý lương 31

Hình 3.2.7: DFD mức dưới đỉnh tra cứu và báo cáo 32

Hình 3.2.7: Mô hình thực thể liên kết (ERD) 35

Bảng 1: CSDL Bảng nhân viên 35

Bảng 2: CSDL Bảng phòng ban 35

Bảng 3: CSDL Bảng chấm công 35

Bảng 4: CSDL Bảng chi tiết bảng chấm công 36

Bảng 5: CSDL Bảng lương 36

Bảng 6: CSDL Bảng chi tiết lương 36

Bảng 7: CSDL Bảng khen thưởng, kỷ luật 37

Bảng 8: CSDL Bảng chi tiết khen thưởng kỉ luật 37

Bảng 9: CSDL Bảng hồ sơ chuyển công tác 37

Bảng 10: CSDL Bảng hồ sơ hưu trí 37

Bảng 11: CSDL Bảng hợp đồng 38

Bảng 12: CSDL Bảng chi tiết hợp đồng 38

Bảng 13: CSDL Bảng tổng hợp lương 38

Bảng 14: CSDL Bảng chi tiết tổng hợp lương 38

Bảng 15: CSDL Bảng danh sách tuyển dụng 39

Bảng 16: CSDL Bảng hồ sơ tuyển dụng 39

Bảng 17: CSDL Bảng kết quả tuyển dụng 39

Bảng 18: CSDL Bảng kết chi tiết quả tuyển dụng 39

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Từ viết tắt Giải nghĩaBFD Biểu đồ phân cấp chức năng

PHẦN 1: MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của HTTT quản lý nhân sự

Ngày nay, cả thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng đang chuyển mình đilên và phát triển tiếp nhận những thành tựu vào khoa học mới Đến khi nước ta gianhập WTO nền kinh tế bước sang bước ngoặt mới, nền kinh tế có sự giao lưu và tự

do hóa lưu thông với tất cả các nước Bên cạnh đó chúng ta học hỏi được cách quản

lý nhân sự của các nước phát triển trên thế giới Với chính sách của nhà nước và sựđầu tư của nước ngoài, nền kinh tế của nước ta đã phát triển một cách nhanh chóng Qũy tín dụng nhân dân Phạm Ngũ Lão được thành lập năm 1996, hiện nay quỹđang vươn lên trở thành một trong những quỹ hàng đầu của cả nước, hoạt động nhưmột nhân hàng thương mại đảm bảo lợi ích tốt cho khách hàng, đảm bảo giá trị lợiích cho các thành viên

Bên cạnh những thành công ban đầu, quỹ tín dụng cũng gặp phải không ít khókhăn do sự bất cập trong quản lý nhân sự, đảm bảo độ an toàn bảo mật thông tin củadoanh nghiệp Đặc biệt vấn đề cấp thiết hiện nay trong quỹ là quản lý nhân sự củaquỹ tín dụng còn rất nhiều thiếu xót và hạn chế Để hạn chế những hậu quả do thiếusót trong hoạt động quản lý nhân sự, qũy tín dụng đã đưa ra mô hình quản lý nhân

sự đồng thời xây dựng bộ phận nhân viên phòng nhân sự là những người chịu tráchnhiệm chính trong công tác quản lý nhân sự Tuy nhiên trong thời điểm hiện tại môhình quản lý nhân sự còn khá xa lạ đối với nhân viên trong công ty, nhân viên thuộc

bộ phận phòng nhân sự hầu hết còn thiếu kinh nghiệm quản lý, và chưa có công cụquản lý nhân sự thật sự hiệu quả

Từ những vướng mắc đó, bài toán đặt ra cho công ty đó là làm sao để hoànthiện và phát triển mô hình quản lý nhân sự, trên cơ sở đó xây dựng hệ thống thôngtin quản lý nhân sự mang lại hiệu quả công việc cho công ty Hiện nay trên thịtrường có một số phần mềm quản lý dự án như VnR HRM pro, HR – ERPEnterprise, Fast HRM,… và một số website quản lý nhân sự như Amis.vn,Vnnetsoft.com,… Để sử dụng những công cụ này trong công tác quản lý nhân sựCông ty cần phải trả chi phí để sử dụng, tuy nhiên những phần mềm này không thực

sự phù hợp với hoạt động quản lý chính sách của Công ty, và có nhiều chức năng

dư thừa và thiếu sót, thiếu tập trung và bảo mật thông tin trong công ty Vì vậy, vớinhững thông tin đã nghiên cứu và thu thập trong quá trình thực tập tại công ty em

xin đề xuất đề tài khóa luận “Phân tích phát triển hệ thống thông tin quản lý nhân

sự tại quỹ tín dụng nhân dân Phạm Ngũ Lão ” sao cho phù hợp với hoạt động quỹ

tín dụng, tận dụng cơ sở dữ liệu nhân sự và thiết lập phong cách làm việc khoa họctập trung đem lại hiệu quả cao

2 Tổng quan về HTTT quản lý nhân sự

2.1 Tình hình nghiên cứu ngoài nước

Trong những năm qua đã có rất nhiều hệ thống quản lý nhân sự mới hiệu quảhơn thay thế những phầm mềm quản lý nhân sự cũ, những phát sinh trong hệ thốngnhân sự không ngừng được nghiên cứu và cải tiến nhằm nâng cao tốc độ, tính bảomật, hiệu quả trong việc quản lý nhân sự Có rất nhiều phần mềm quản lý nhân sựđược đánh giá cao của trên thế giới phải kể đến như: gói quản trị nguồn lực(Enterprise Resrouce Planning- ERP) của SAP (một nhà cung cấp nổi tiếng củaĐức), hệ thống chấm công, nghỉ phép (E-Roster), Hệ thống quản lý thông tin nhânviên (Personnel Information), Hệ thống tính lương (Payroll)

2.2 Tình hình nghiên cứu trong nước

Trong quá trình nghiên cứu em có tìm hiểu về một số công trình nghiên cứu vànhận thấy các công trình đấy không áp dụng được quỹ tín dụng nhân dân Phạm NgũLão Các công trình nghiên cứu như:

- Khóa luận tốt nghiệp: “ Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại

công ty TNHH Truyền thông và Du lịch ALU Việt Nam ”, Vũ Thị Thanh An, lớp

Kinh Tế 47 A , Đại học Kinh Tế Quốc Dân

Khóa luận của Vũ Thị Thanh An phân tích đầy đủ, các giai đoạn của việc phântích thiết kế đều được thực hiện đầy đủ và mang tính khả thi Trong đề tài này tácgiả đã khảo sát thực trạng và phân tích được lý thuyết về bài toán hệ thống thông tinquản lý nhân sự tại công ty

Nhưng vẫn còn một số thiếu sót trong quá trình phân tích thiết kế chức năngtính lương cũng như các chức năng quản lý hồ sơ nhân viên nghỉ việc, nhân viên xinthôi việc, nhân viên chuyển phòng,…

- Luận văn tốt nghiệp: “Phân tích & thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân

sự của Ngân hàng VIBank”, Nguyễn Thị Thảo, khoa Tin học kinh tế, Đại học Kinh

Tế Quốc Dân

Luận văn tốt nghiệp này của Nguyễn Thị Thảo phân tích đầy đủ chi tiết, các

giai đoạn của việc phân tích thiết kế đều được thực hiện đầy đủ và mang tính khảthi; tuy nhiên đề tài bạn thực hiện cho một công ty quy mô lớn với nhiều công ty vànhiều chi nhánh, lượng nhân viên lên đến hàng nghìn người vì vậy đề tài này ápdụng vào Qũy tín dụng nhân dân Phạm Ngũ Lão là 1 điều không khả thi.

- Khóa luận tốt nghiệp: “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân

sự tại công ty cổ phần NETNAM”, Nguyễn Thị Huyền – K46S – Đại học Thương

Mại

Khóa luận tốt nghiệp của Nguyễn Thị Huyền đã phân tích được đầy đủ cácvấn đề, phân tích được hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty, quy trìnhquản lý nhấn sự và các công tác quản lý tại công ty NETNAM cũng được bạn làm

tõ trong khóa luận Tuy nhiên khóa luận chỉ dừng lại ở phân tích, thiết kế hệ thốngqua các sơ đồ, biểu đồ, tuy nhiên các công việc thiết kế giao diện, cài đặt cơ sở dữliệu chưa được bạn làm rõ

Nhiệm vụ:

+ Phân tích: phân tích về chức năng, phân tích xử lý, phân tích về dữ liệu+ Thiết kế: thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết kế một số giao diện, thiết kế một số tàiliệu nhập xuất

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng:

Trong khuôn khổ phạm vi khóa luận tốt nghiệp, đối tượng nghiên cứu của đềtài là cán bộ nhân viên của Qũy tín dụng nhân dân Phạm Ngũ Lão nhằm phân tích,phát triển HTTT quản lý nhân sự phù hợp

Phạm vi nghiên cứu:

Về không gian: Tìm hiểu mô hình quản lý nhân sự trong môi trường kinh

doanh tại quỹ tín dụng nhân dân Phạm Ngũ Lão

Về thời gian: Do điều kiện thời gian không cho phép nên em không thể thu

thập được đầy đủ thông tin về tất cả hoạt động của công ty, trong đề tài chỉ tập trungnghiên cứu những vấn đề cần thiết đặt ra trong công ty liên quan tới quản lý nhân sựtrong thời gian từ năm 2014 đến năm 2016

5 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp thu thập dữ liệu:

+ Điều tra trắc nghiệm: sử dụng mẫu phiếu điều tra khảo sát tại công ty

+ Điều tra trực tiếp: trong quá trình thực tập tổng hợp và học tại công ty, tiếnhành phỏng vấn trực tiếp nhân viên phòng ban để thu thập thêm các thông tin cần thiết.+ Tìm kiếm thông tin qua các phương tiện truyền thông như báo, internet,sách, các tài liệu liên quan

Phương pháp phân tích và xử lý thông tin:

+ Phương pháp định lượng:

Dữ liệu sau khi thu thập sẽ được đưa ra phân tích thông qua việc sử dụng phầnmềm excel để xử lý TT sơ cấp thông qua bảng câu hỏi được thiết kế sẵn, đánh giácác dữ liệu thu thập được, có thể rút ra một số đánh giá về thực trạng công tác quản

lý nhân sự và tình hình HTTT quản lý nhân sự tại công ty

+ Phương pháp định tính:

Tiến hành chọn lọc, phân tích, tổng hợp các dữ liệu thu thập được thông quacác câu hỏi phỏng vấn chuyên sâu và các dữ liệu, TT được thu thập từ các nguồnkhác (như Internet ) nhằm chọn được TT phù hợp với mục đích sử dụng và nộidung nghiên cứu

6 Kết cấu của khóa luận

Ngoài các phần Lời cảm ơn, Mục lục, Danh mục bảng biểu, Sơ đồ hình vẽ,Danh mục từ viết tắt, Kết luận, Tài liệu tham khảo, Phụ lục, thì kết cấu khóa luậngồm 2 phần như sau:

- Phần 1: Mở đầu

Nêu ra tính cấp thiết, tổng quan về hệ thống thồn tin quản lý nhân sự, mục tiêu

và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài Bên cạnh đó, em sẽ đưa ra những phương phápnghiên cứu và các công cụ để thực hiện đề tài

- Phần 2: Nội dung khóa luận

+ Chương 1: Tổng quan về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân

sự tại quỹ tín dụng nhân dân Phạm Ngũ Lão

Trong chương này trình bày các khái niệm chung như: thông tin, hệ thốngthông tin, hệ thống thông tin quản lý Cơ sở lý thuyết về quản trị nhân sự và cơ sở lýthuyết về phân tích thiết hệ thống thông tin

+ Chương 2: Phân tích, đánh giá thực trạng về hệ thống thông tin quản lý nhân

sự tại Qũy tín dụng nhân dân Phạm Ngũ Lão:

Trong phần này đưa ra được thông tin về công ty, hoạt động quản lý nhân sự ,quy trình quản lý nhân sự tại công ty và thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân

sự tại công ty, chỉ ra những tồn tại, hạn chế của thực tiễn cũng như nguyên nhân cầnphải thay đổi, cải tiến

+ Chương 3: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho Qũytín dụng nhân dân Phạm Ngũ Lão

Trong phần này tập trung phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lýnhân sự tại công ty theo hướng chức năng, phân tích dữ liệu, thiết kế hệ thống vàđưa ra một số kiến nghị giải pháp để khắc phục những hạn chế, cải thiện thực tiễn

mà chương 2 đã chỉ ra

PHẦN 2: NỘI DUNG KHÓA LUẬN CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ

1.1 Khái niệm chung

Dựa theo tài liệu Giáo trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Thạc

Bình Cường, Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội

- Khái niệm về thông tin (Information): Là các tin tức mà con người trao đổivới nhau, hay nói rộng hơn thông tin bao gồm những tri thức về các đối tượng.Thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệ thống quản lý.Tiếp nhận và xử lý thông tin là yêu cầu cần thiết của nhà quản lý, để thực hiện cácchức năng và các hoạt động quản lý, hoạch định chính sách, các quyết định kinh tếđối với các doanh nghiệp

- Khái niệm về hệ thống: Là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các

mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động chung cho một mục đích nàođó.Trong hoạt động có trao đổi vào ra với môi trường ngoài

- Khái niệm về hệ thống thông tin (information system): Là tập hợp người, thủ

tục và các nguồn lực để thu thập, xử lý, truyền và phát thông tin trong một tổ chức

Hệ thống thông tin là thủ công nếu dựa vào các công cụ như giấy bút Hệ thốngthông tin là hiện đại nếu dựa vào máy tính và các công nghệ thông tin khác

- Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý: là hệ thống cung cấp thông tin chocông tác quản lý của tổ chức Hệ thống bao gồm con người, thiết bị và quy trình thuthập, phân tích, đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xáccho những người soạn thảo các quyết định trong tổ chức

- Chu trình xây dựng một hệ thống thông tin quản lý gồm 6 bước:

Bước 1: Khảo sát.

Khảo sát là công đoạn xác định tính khả thi của dự án xây dựng hệ thốngthông tin, cung cấp thông tin chi tiết về hệ thống phục vụ cho các công đoạn về sau.Công việc cần thực hiện

- Khảo sát hệ thống đang làm gì

- Đưa ra đánh giá về hiện trạng

- Xác định nhu cầu của tổ chức kinh tế, yêu cầu về sản phẩm

- Xác định những gì sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo

- Tìm giải pháp tối ưu trong các giới hạn về kỹ thuật, tài chính, thời gian vànhững ràng buộc khác

Nhiệm vụ: Chuyển các biểu đồ, lược đồ mức logic sang mức vật lý

Công việc thực hiện:

- Thiết kế tổng thể

- Thiết kế giao diện

- Thiết kế các kiểm soát

- Thiết kế các tập tin dữ liệu

- Thiết kế chương trình (nếu có)

- Lập kế hoạch cài đặt: Đảm bảo không gây ra những biến động lớn trong toàn

bộ hệ thống quản lý cần phải có một kế hoạch chuyển giao (thay thế) hết sức thậntrọng mà tỉ mỉ

- Cài đặt chương trình

- Biến đổi dữ liệu

- Huấn luyện

- Biên soạn tài liệu về hệ thống.

Bước 6: Bảo trì.

Bảo trì hệ thống được định nghĩa là việc sửa đổi một hệ thống sau khi đã bàngiao để chỉnh lại các lỗi phát sinh, cải thiện hiệu năng hoặc các thuộc tính khác,hoặc làm cho hệ thống tương thích ứng trong một môi trường đã bị thay đổi

1.2 Cơ sở lí thuyết

1.2.1 Cơ sở lý thuyết về quản trị nhân sự

Dựa trên tài liệu: Quản trị nguồn nhân lực, PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân và

ThS Nguyễn Vân Điềm, Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân

- Quản trị nhân sự: là bao gồm các việc hoạch định (kế hoạch hóa), tổ chức,chỉ huy và kiểm soát các hạt động nhằm thu hút, sử dụng và phát triển con người để

có thể đạt được mục tiêu của tổ chức Thực chất của việc quản trị nhân lực là côngtác quản lý con người trong phạm vi nội bộ tổ chức, là sự đối xử của tổ chức đối vớingười lao động

- Tầm quan trọng và mục đích của quản trị nhân sự

Do cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường nên các tổ chức muốn tồn tại

và phát triển buộc phải cải tổ tổ chức của mình theo hướng tinh giảm, gọn nhẹ, năngđộng trong đó yếu tố con người mang tính quyết định Bởi vậy, việc tìm đúng ngườiphù hợp để giao đúng việc, đúng cương vị đang là vấn đề đáng quan tâm đối vớimọi loại hình tổ chức hiện nay

Mục tiêu cơ bản của bất kì tổ chức nào cũng là sử một cách có hiệu quả nguồnnhân lực để đạt mục tiêu tổ chức đó Quản trị nhan lực nhằm củng cố và duy trì đủ

số lượng và chất lượng lao động cần thiết cho tổ chức để đạt được mục tiêu đề ra.Quản trị nhân lực giúp tìm kiếm và phát triển những hình thức, nững phương pháptốt nhất để người lao động có thể đóng góp nhiều sức lực cho việc đạt mục tiêu của

tổ chức, đồng thời cũng tạo cơ hội để phát triển không ngừng chính bản thân ngườilao động

Không một hoạt động của tổ chức nào mang lại hiệu quả nếu thiếu “Quản trịnhân lực” Quản trị nhân lực là bộ phận cấu thành và không thể thiếu của quản trịkinh doanh, và thường là nguyên nhân của thành công hay thất bại trong các hoạtđộng sản xuất- kinh doanh

- Phương pháp tổ chức quản lý nhân sự

Mỗi một tổ chức quản lý người lao động theo một cách riêng của mình tùythuộc vào triết lý được xây dựng và duy trì trong đó Hiện nay có ba phương phápquản lý như sau:

Phương pháp 1: Phương pháp cổ điển

Theo phương pháp này thì có một số nguyên tắc như: tập trung quyền lực chongười cao nhất của doanh nghiệp, không phân tán quyền lực cho cấp dưới Phâncông lao động và chuyên môn hóa các chức năng: thực hiện phân chia lao động thậtnhỏ tỉ mỉ, chia nhỏ công việc ra thành từng bộ phận, thực hiện bộ máy chuyên mônhóa Mỗi chức năng đều được huấn luyện đào tạo theo hướng chuyên môn hóa

Ưu điểm của phương pháp này: Đưa ra được sự phân tích khoa học, tỉ mỉ mọicông việc Trên cơ sở đó, phân công lao động chặt chẽ, huấn luyện cho từng ngườithực hiện các phương pháp lao động khoa học đưa ra đuộc cách trả công tươngxứng với kết quả công việc

Nhưng đồng thời cũng có một số nhược điểm: không tin vào con người đánhgiá thấp con người vì vậy nên nhất thiết phải kiểm tra kiểm soát họ Buộc họ phảilàm việc, lao động với cường độ cao Muốn hay không cũng xuất hiện sự chống đốigiữa người lao động với nhà quản lý

Phương pháp 2: Phương pháp tâm lý xã hội học (các mối quan hệ con người)

Phương pháp này có một số nguyên tắc như: Phân bớt quyền lực và tráchnhiệm cho cấp dưới, đặc biệt khi quy mô sản xuất đã lớn, nếu quá tập trung thì sẽlàm mất quyền chủ động đồng thời tìm kiếm sự tham gia đóng góp của mọi ngườicấp dưới vào công việc chung Xây dựng mối quan hệ dựa trên lòng tin cậy lẫnnhau hơn là quyền lực phát triển công việc theo tổ đội

Đây là mô hình quản lý nhân sự phổ biến hiện nay Mỗi cá nhân trong bộ máy

đều có những vai trò riêng của mình, tự do phát triển khả năng trong một môi trường

Phương pháp 3: Phương pháp hiện đại (khai phát các tiềm năng con người)

Phương pháp dựa trên cách tiếp cận hệ thống, coi doanh nghiệp bao gồmnhiều người là một hệ thống mở, cần luôn thích ứng với môi trường Các bộ phậnbên trong tổ chức cần phải được vận hành một cách thống nhất gắn kết như một,quản lý cần mềm dẻo, uyển chuyển để thích ứng với môi trường xung quanh luônbiến động, phát triển

Đây là mô hình quản lý phát triển từ phương pháp 2, đánh giá con người caohơn nhiều so với phương pháp cổ điển và là xu hướng phát triển chung hiện nay.Đặc biệt phương pháp cho rằng con người có nhiều khả năng mà các nhà quản lýcần khái thác Tuy nhiên muốn thỏa mãn con người trong lao động, cuộc sống cần

có nhiều điều kiện

1.2.2 Lý thuyết về phân tích thiết kế hệ thống thông tin

1.2.2.1 Phân tích thiết kế hệ thống thông tin

Phần này có tham khảo tài liệu Giáo trình phân tích và thiết kế hệ thống thông

tin, Thạc Bình Cường, Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội.

- Mục đích, yêu cầu của việc phân tích và thiết kế HTTT

Mục đích: hệ thống có vòng đời dài, có chức năng là một hệ hỗ trợ ra quyết định, chương trình cài đặt dễ sửa chữa, bảo hành, hệ thống dễ sử dụng, có độ chính xác cao

Một phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin cần thỏa mãn một số yêu cầu sau:

+ Cách tiếp cận: phương pháp phân tích thiết kế phải có cái nhìn hệ thống tư toàn cục đến chi tiết và ngược lại Người phân tích phải có cái nhìn bao quát hệ thống, để ý đến tất cả các yếu tố từ lớn nhất đến nhỏ nhất có liên quan ảnh hưởng đến hệ thống

+ Quyền lợi: phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống phải giải quyết hài hòa quyền lợi của người xây dựng và người sử dụng hệ thống, ưu tiên đặt quyền lợi của người sử dụng lên hàng đầu Trong quá trình phân tích thiết kế cần có sự cộng tác chặt chẽ giữa người sản xuất chương trình và người sử dụng

+ Tiêu chuẩn: Phương pháp và phân tích hướng thiết kế hệ thống cần có một tiêu chuẩn nhất quán trong quá trình xây dựng hệ thống, phương pháp có một chuẩnthống nhất trong phân tích, đánh giá, sử lý, thuật ngữ

- Quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin cần khái thác

Gồm có các giai đoạn sau: khảo sát hiện trạng sát lập dự án, phân tích hệthống, thiết kế hệ thống, cài đặt hệ thống

+ Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án: là công đoạn xác định tính khả thi của

dự án xây dựng HTTT, thu thập thông tin, tài liệu, nghiên cứu hiện trạng nhằm làm

rõ tình trạng hoạt động của hệ thông tin cũ trong hệ thống thực, từ đó đưa ra giảipháp xây dựng hệ thông tin mới

Công việc thực hiện: khảo sát hệ thống đang làm gì, đưa ra đánh giá về hiệntrạng, xác định nhu cầu của tổ chức kinh tế, yêu cầu về sản phẩm, xác định những gì

sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo.Tìm giải pháp tối ưu trong cácgiới hạn về kỹ thuật, tài chính, thời gian và những ràng buộc khác

+ Phân tích hệ thống: là công đoạn đi sâu giai đoạn khảo sát hiện trạng và xác lập

dự án và là giai đoạn đi sâu vào các thành phần hệ thống (chức năng xử lý, dữ liệu)

Công việc thực hiện: Phân tích hệ thống về xử lý: xây dựng được các biểu đồ

mô tả logic chức năng xử lý của hệ thống Phân tích hệ thống về dữ liệu: xây dựngđược lược đồ cơ sở dữ liệu mức logic của hệ thống giúp lưu trữ lâu dài các dữ liệuđược sử dụng trong hệ thống

+ Thiết kế hệ thống: là công đoạn cuối cùng của quá trình khảo sát, phân tích,

thiết kế Tại thời điểm này đã có mô tả logic của hệ thống mới với tập các biểu đồlược đồ thu được ở công đoạn phân tích

Nhiệm vụ: Chuyển các biểu đồ, lược đồ mức logic sang mức vật lý

Công việc thực hiện: thiết kế tổng thể, thiết kế giao diện, thiết kế cơ sở dữliệu, thiết kế các kiểm soát, thiết kế phần mềm

+ Cài đặt hệ thống: bao gồm hai công việc chính là lập trình và kiểm định nhằm

chuyển các kết quả phân tích và thiết kế trên giấy thành một hệ thống chạy được

+ Khai thác và bảo trì: là giai đoạn đưa hệ thống vào sử dụng, đồng thời thực

hiện các chỉnh sửa khi phát hiện thấy hệ thống còn có chỗ chưa thích hợp

- Các phương pháp phân tích thiết kế hệ thống

+ Phương pháp hướng chức năng:

Đặc trưng của phương pháp hướng cấu trúc là phân chia chương trình chínhthành nhiều chương trình con, mỗi chương trình con nhằm đến thực hiện một sốcông việc xác định

Phương pháp này tiến hành phân rã bài toán thành các bài toán nhỏ, rồi tiếptục phân rã các bài toán con cho đến khi nhận được bài toán có thể cài đặt đượcngay, sử dụng các hàm ngôn ngữ lập trình hướng cấu trúc

Ưu điểm: Phương pháp hướng chức năng có ưu điểm là tư duy phân tích thiết

kế rõ ràng, chương trình sáng sủa dễ hiểu, là phương pháp tốt cho việc thiết kế ngânhàng dữ liệu và nắm bắt thông tin

Tuy nhiên, phương pháp này có một số nhược điểm như không hỗ trợ việc sửdụng lại Các chương trình hướng cấu trúc phụ thuộc chặt chẽ vào cấu trúc dữ liệu

và bài toán cụ thể, do đó không thể dùng lại một modul nào đó trong phần mềm nàycho phần mềm mới với các yêu cầu về dữ liệu khác Không phù hợp với hệ thốngthường xuyên thay đổi

+ Phương pháp hướng đối tượng:

Cách tiếp cận hướng đối tượng là một lối tư duy theo cách ánh xạ các thànhphần trong bài toán vào các đối tượng ngoài đới thực Một hệ thống được chia thànhcác thành phần nhỏ gọi là đối tượng, mối đối tượng bao gồm đầy đủ các dữ liệu vàhành động liên quan đến đối tượng đó Các đối tượng trong một hệ thống tương đốiđọc lập với nhau và hệ thống sẽ được xây dựng bằng cách kết hợp các đối tượng đólại với nhau thông qua các mối quan hệ và tương tác giữa chúng

Ưu điểm: Một trong những ưu điểm quan trọng bậc nhất của phương phápphân tích và thiết kế hướng đối tượng là tính tái sử dụng: bạn có thể tạo các thànhphần (đối tượng) một lần và dùng chúng nhiều lần sau đó, giảm thiểu lỗi và các khókhăn trong việc bảo trì, giúp tăng tốc độ thiết kế và phát triển phần mềm

Nhược điểm: Phương pháp này khá phức tạp, khó theo dõi được luồng dữ liệu

do có nhiều luồng dữ liệu ở đầu vào Thường áp dụng với nhưng hệ thống có quy

mô lớn, nhiều dữ liệu phức tạp khó quản lý

1.2.2.2 Phương pháp phân tích thiết kế hướng chức năng

Đây là lối tiếp cận truyền thống của ngành Công nghệ phần mềm Theo lốitiếp cận này, chúng ta quan tâm chủ yếu tới những thông tin mà hệ thống sẽ giữ gìn.Người dùng sẽ đưa ra những thông tin nào mà họ cần, rồi sẽ thiết kế ngân hàng dữliệu để chứa những thông tin đó, cung cấp Forms để nhập thông tin và in báo cáo đểtrình bày các thông tin Lối tiếp cận xoay quanh dữ liệu là phương pháp tốt cho việcthiết kế ngân hàng dữ liệu và nắm bắt thông tin Phân tích HT hướng chức năng giúpnghiên cứu, điều tra, xem xét các chức năng của hệ thống một cách tỉ mỉ, toàn diện

- Nhiệm vụ của phân tích hệ thống hướng chức năng là cần xác định:

+ Biểu đồ phân cấp chức năng (BFD): Là một loại biểu đồ diễn tả sự phân rã

dần dần các chức năng từ đại thể đến chi tiết Mỗi chức năng có thể gồm nhiều chứcnăng con và thể hiện trong một khung sơ đồ

+ Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD): Là một loại biểu đồ nhằm mục đích diễn tả

một quá trình xử lý thông tin được diễn tả ở mức logic, chỉ rõ các thông tin đượcchuyển giao giữa các chức năng, và qua đó thấy được phần nào trình tự thực hiệncủa chúng

* Chức năng xử lý: Một chức năng là một quá trình biến đổi dữ liệu (thay đổigiá trị, cấu trúc, vị trí của một dữ liệu, hoặc một số dữ liệu đã cho, tạo ra một dữliệu mới)

* Luồng dữ liệu: Một luồng dữ liệu là một tuyến truyền dẫn thống tin vào hay

ra của một chức năng nào đó

* Kho dữ liệu: Là dữ liệu (đơn hay có cấu trúc) được lưu lại, để có thể đượctruy nhập nhiều lần về sau

* Tác nhân ngoài: Là những phần tử ngoài hệ thống và có mối quan hệ với hệthống

* Tác nhân trong: Là một hệ thống con hay chức năng của hệ thống dùng đểbiểu diễn khi DFD được trình bày ở nhiều trang, nhưng có trao đổi thông tin với cácphần tử ở mô hình hiện tại

Biểu đồ luồng dữ liệu có 3 mức:

+ Biểu đồ mức ngữ cảnh: Là biểu đồ luồng dữ liệu chỉ có một chức năng duynhất là chức năng tổng quát của hệ thống trao đổi các luồng thông tin với các đối tác.Thể hiện khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin Sơ đồ này không đi vào chitiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống

Để xây dựng được sơ đồ này cần xác định: chức năng xử lý của hệ thống, cáctác nhân ngoài và các luồng thông tin vào ra với hệ thống Các tác nhân ngoài vàcác luồng dữ liệu vào ra từ các tác nhân ngoài đến hệ thống được xác định

+ Biểu đồ mức đỉnh: Chức năng xử lý duy nhất ở mức ngữ cảnh giờ được táchthành các chức năng xử lý con và xuất hiện cá luồng thông tin nội bộ giữa các chứcnăng xử lý của HT

Nguyên tắc phân rã: các tác nhân ngoài và các luồng thông tin vào ra với HT

được bảo toàn Có thể xuất hiện các kho Bổ sung thêm các luồng dữ liệu nội tại nếucần thiết.

+ Biểu đồ dữ liệu mức dưới đỉnh: Là biểu đồ được phân rã từ biểu đồ mức

đỉnh Các thành phần của biểu đồ được phát triển từ chức năng xử lý cấp trên phân

rã thành chức năng xử lý mức dưới thấp hơn

Những luồng thông tin vào ra mức trên thì lặp lại ở mức dưới, có thêm các đường nội bộ Kho dữ liệu dần dần xuất hiện theo nhu cầu nội bộ Các tác nhânngoài xuất hiện đầy đủ như ở mức đỉnh đối với mỗi chức năng xử lý

- Mô hình dữ liệu thực thể ERD: là mô hình giúp xác định các thực thể và

mối liên hệ giữa chúng

+ Thực thể: Là chỉ đối tượng, nhiệm vụ, sự kiện trong thế giới thực hay tưduy được quan tâm trong quản lý Một thực thể tương đương với một dòng trongbảng nào đó

+ Kiểu thực thể: Là nhóm một số thực thể lại, mô tả cho một loại thông tinchứ không phải là bản thân thông tin Các kiểu thực thể quan trọng nhất rơi vào baphạm trù:

* Thông tin liên quan tới một trong các giao dịch chủ yếu của hệ thống

* Thông tin liên quan đến các thuộc tính hoặc tài nguyên của hệ thống

* Thông tin đã khái quát, thường dưới dạng thống kê, liên quan tới vạch kếhoạch hoặc kiểm soát

+ Liên kết: Trong một tổ chức hoạt động thống nhất thì các thực thể khôngthể tồn tại độc lập với nhau mà các thực thể phải có mối quan hệ qua lại với nhau

Vì vậy khái niệm liên kết được dùng để thể hiện những mối quan hệ qua lại giữacác thực thể Kiểu liên kết: Là tập hợp các liên kết có cùng bản chất Các kiểu liênkết cho biết số thể hiện lớn nhất của mỗi thực thể tham gia vào liên kết với một thểhiện của một thực thể khác

+ Thuộc tính: Là giá trị thể hiện một đặc điểm nào đó của một thực thể haymột liên kết Người ta chia ra làm ba loại thuộc tính: thuộc tính định danh (thuộctính khóa), thuộc tính quan hệ, thuộc tính mô tả Trong đó thuộc tính định danh làquan trọng nhất và bắt buộc thực thể nào cũng phải có thuộc tính này để xác định

- Thiết kế hệ thống

Thiết kế hệ thống là tiến hành chi tiết sự phát triển của hệ thống mới đang sinh

ra trong giai đoạn phân tích hệ thống Ý nghĩa của thiết kế hệ thống là nhằm:

+ Cung cấp thông tin chi tiết cho Ban lãnh đạo doanh nghiệp để quyết địnhchấp nhận hay không chấp nhận hệ thống mới, trước khi chuyển sang giai đoạn càiđặt và vận hành

+ Cho phép đội dự án có cái nhìn tổng quan về cách thức làm việc của hệthống, nhận rõ tính không hiệu quả, kém chắc chắn, yếu tố kiểm soát nội bộ

+ Đối với phương pháp hướng chức năng thì thiết kế hệ thống là xác định cấutrúc phần cứng, phần mềm, xác định các module chương trình, các giao diện và dữliệu cho hệ thống để thỏa mãn yêu cầu của người sử dụng

- Thiết kế hệ thống hướng chức năng bao gồm:

+ Thiết kế tổng thể: là việc đưa ra một kiến trúc tổng thể của hệ thống Kiến

trúc này thể hiện sự phân chia hệ thống thành nhiều hệ thống con và sự chia táchphần thực hiện bằng thủ công với phần thực hiện bằng máy tính trong mỗi hệ thốngcon đó

+ Thiết kế giao diện: để thực hiện các cuộc đối thoại giữa người và máy là các

giao lưu trên biên, các giao lưu này phải được thể hiện thành các loại giao diện, như

là các mẫu thông tin thu thập, các tài liệu in ra từ máy tính, các màn hình

+ Thiết kế kiểm soát: đề xuất các biện pháp làm cho hệ thống đảm bảo được :

tính chính xác, tính an toàn, tính nghiêm mật, tính riêng tư Tạo ra các bảo mật cho

hệ thống dù ở mức tối giản nhất cho đến mức nâng cao

+ Thiết kế cơ sở dữ liệu: là thiết kế ra nơi lưu giữ lâu dài các dữ liệu của hệ

thống ở bộ nhớ ngoài, các dữ liệu này phải được tổ chức tốt theo hai tiêu chí hợp lýnghĩa là đủ dùng và không dư thừa; truy nhập thuận lợi, nghĩa là tìm kiếm, cập nhật,

bổ sung và loại bỏ các thông tin sao cho nhanh chóng và tiện dùng

+ Thiết kế chương trình: Các kết quả thu được qua các giai đoạn phân tích,

thiết kế thổng thể, và thiết kế chi tiết (về các giao diện, các kiểm soát và cơ sở dữliệu) dù là khá phong phú, đa dạng nhưng vẫn còn thiếu các chức năng phụ trợ cầnthiết là các chuyển giao điều khiển, sự tương tác, chức năng đối thoại với ngườidùng, các chuyển giao điều khiển Đây là một giai đoạn của thiết kế nhằm đưa racác quyết định, miêu tả nội dung về cài đặt

1.2.3 Giới thiệu phần mềm sử dụng trong bài khóa luận

- Phần mềm Microsoft Office Visio 2013: Microsoft Office Visio là mộtchương trình vẽ sơ đồ thông minh, được tích hợp vào bộ chương trình MicrosoftOffice từ phiên bản 2003 MS Visio cho phép thể hiện bản vẽ một cách trực quan.Hơn nữa, nó còn cung cấp nhiều đặc tính khiến cho sơ đồ thiết kế ý nghĩa hơn, linhđộng hơn và phù hợp hơn với nhu cầu của người sử dụng

- Phần mềm Microsoft Office Access 2007: là một bộ phận trong gói phầnmềm MS Office, là hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ có khả năng lưu trữ và sử lý,tính toán dữ liệu

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI QUỸ TÍN DỤNG NHÂN DÂN

PHẠM NGŨ LÃO

2.1 Tổng quan về công ty và thực trạng hoạt động quản lý nhân sự của quỹ tín dụng nhân dân Phạm Ngũ Lão

2.1.1 Giới thiệu sơ lược về công ty

Tài liệu dựa theo nguồn: Báo cáo thực tập tổng hợp tại Qũy tín dụng nhân dân Phạm Ngũ Lão

Tên công ty: Qũy tín dụng nhân dân Phạm Ngũ Lão được thành lập từ năm 1996Địa chỉ trụ sở: Thôn Cốc Ngang, Xã Phạm Ngũ Lão, Huyện Kim Động, TỉnhHưng Yên

Điện thoại: 0977638888

Giấy phép số: 0507000016

Mã số thuế: 0900532423

Tên viết tắt: PNLF (Phạm Ngũ Lão FUND)

- Lĩnh vực hoạt động: Quỹ tín dụng nhân dân hoạt động với các nghiệp vụ

giống như một ngân hàng thương mại, chủ yếu cho vay và huy động vốn, thực hiệncác nghiệp vụ khác của ngân hàng

- Sơ đồ bộ máy tổ chức :

ĐẠI HỘI THÀNH VIÊN

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

BAN ĐIỂU HÀNH

BAN KIỂM TOÁN

KIỂM TOÁN NỘI BỘ

CÁC ĐIỂM

GIAO DỊCH

PHÒNG KẾ TOÁN TÀI CHÍNH KHO QUỸ

PHÒNG TÍN DỤNG

PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH

PHÒNG QUAN

HỆ ĐỊNH CHẾ, PHÁT TRIỂN SẢN PHẨM, PR

Sơ đồ 2.1.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty

(Theo nguồn báo cáo thực tập tổng hợp Qũy tín dụng nhân dân Phạm Ngũ Lão)

Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận

+ Đại hội đại biểu thành viên:

Hàng năm Quỹ tín dụng nhân dân Phạm Ngũ Lão tổ chức Đại hội đại biểuthường niên để quyết định các vấn đề thuộc thẩm quyền của đại hội Cứ năm năm,PNLF tổ chức đại hội nhiệm kỳ để bầu ra hội đồng quản trị, chủ tịch hội đồng quảntrị, ban kiểm soát và trưởng ban kiểm soát

- Ban kiểm soát gồm 3 thành viên

Ông Nguyễn An Bình - Trưởng ban

Ông Nguyễn Văn Nghĩa - Thành viên

Ông Nguyễn An Bình - Thành viên

Ban kiểm soát chịu trách nhiệm giám sát và kiểm tra tình hình hoạt động củaquỹ tín dụng theo pháp luật và điều lệ hoạt động của công ty

- Ban kiểm toán nội bộ: gồm 3 thành viên

Bà Phạm Thị Ngà – Trưởng phòng

Bà Nguyễn Thanh Mai – Kiểm toán viên

Ông Phạm Văn Tài – Kiểm toán viên

Ban kiểm toán nội bộ có trách nhiệm giám sát cả hoạt động của hội đồng quảntrị và ban giám đốc

+ Hội đồng quản trị gồm 4 thành viên:

Ông Lâm Tú Tâm - Chủ tịch HĐQT

Bà Vũ Thị Mai – Thành viên, giám đốc điều hành

Ông Nguyễn Ngọc Thừa – Thành viên

Bà Đỗ Thị Cẩm Lệ - Thành viên

Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm thực hiện Nghị quyết do đại hội thành viên

đề ra về định hướng, tầm nhìn, lãnh đạo, quản trị chiến lược, chỉ đạo hoạt động củaban điều hành

+ Ban điều hành gồm

Bà Vũ Thị Mai – Giám đốc

Bà Nguyễn Thị Nhài – Phó giám đốc

Ban điều hành của Quỹ tín dụng nhân dân Phạm Ngũ Lão gồm có Giám đốcđiều hành chung và 01 Phó Giám đốc và các cán bộ chủ chốt Ban điều hành chịutrách nhiệm lập kế hoạch và định hướng chiến lược chung trình hội đồng quản trị

- Phòng quan hệ định chế và phát triển sản phẩm, PR: Trưởng phòng BàPhạm Hương Giang

Chức năng của phòng là thiết lập, duy trì và phát triển mối quan hệ với cácđịnh chế tài chính nhằm xây dựng, củng cố và phát triển hạn mức phù hợp giữaPNLF và các định chế tài chính, quản lý hồ sơ pháp lý của các định chế tài chính vàphát triển sản phẩm

- Phòng tổ chức hành chính: Trưởng phòng Ông Trần Tú Tài

Chức năng của phòng là tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty và tổ chứcthực hiện các việc trong lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực, bảo

hộ lao động, chế độ chính sách

- Phòng tín dụng: Trưởng phòng Bà Cao Ngọc Liên

Chức năng của phòng là cầu nối giữa ngân hàng và khách hàng.Tìm kiếmkhách hàng, căn cứ trên nhu cầu của khách hàng và khả năng cung ứng dịch vụ, tiệních của ngân hàng hướng dẫn và tư vấn cho khách hàng hoàn tất các thủ tục cầnthiết theo quy định của ngân hàng

- Phòng kế toán tài chính kho quỹ: Trưởng phòng Lê Thị Nhung

Chức năng của phòng là kiểm soát tuân thủ hoạt động nghiệp vụ an toàn kho quỹ

- Các điểm giao dịch: Trưởng phòng Nguyễn Văn Lâm

Chức năng của phòng là chuyển tải chính sách, chương trình tín dụng ưu đãicủa Chính phủ đến với khách hàng, tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng tiếp cậnnguồn vốn ưu đãi, góp phần quan trọng nâng cao hiệu quả sử dụng đồng vốn

2.1.2 Thực trạng hoạt động quản lý nhân sự tại công ty

Hiện nay, tổng số nhân sự tại công ty hiện có 45 người Được phân bổ tại cácphòng ban như sau:

 Phòng quan hệ định chế và phát triển sản phẩm, PR: 6 người

 Phòng tổ chức hành chính: 8 người

 Phòng tín dụng: 12 người

 Phòng kế toán tài chính kho quỹ: 7 người

 Các điểm giao dịch: 12 người

Thông qua quá trình thực tập trực tiếp tại công ty cho thấy việc quản lý nhân

sự bằng phương pháp hiện tại không còn phù hợp Hoạt động kinh doanh của công

ty ngày càng phát triển và đang có xu hướng mở rộng, vì vậy quy mô nhân sự theo

đó mà sẽ được mở rộng thêm Phương thức quản lý hiện tại ngày càng bộc lộ nhữngđiểm yếu kém như: tốc độ xử lý thông tin chậm, tính chính xác không cao và khảnăng an toàn bảo mật thông tin kém Sự phát triển của Công ty kéo theo số lượngnhân viên cũng lớn dần Chất lượng làm việc của nhân viên phụ thuộc rất lớn vàocách quản lý của nhà quản trị Quản lý tốt thì năng lực làm việc của nhân viên sẽhiệu quả, chính vì vậy việc quản lý nhân viên cũng không kém phần quan trọng.

2.2 PHÂN TÍCH ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VỀ HTTT QUẢN LÝ NHÂN

SỰ TẠI QUỸ TÍN DỤNG NHÂN DÂN PHẠM NGŨ LÃO

2.2.1 Quy trình quản lý nhân sự tại công ty

Các hoạt động quản lý nhân sự do phòng tổ chức hành chính đảm nhận thựchiện chính, phòng kế toán tài chính kho quỹ cùng tham gia thực hiện việc này

- Quản lý hồ sơ nhân sự:

Khi nhân viên được tuyển vào công ty, hồ sơ nhân sự sẽ được lưu trữ tại tủ hồ

sơ của phòng tổ chức hành chính Khi ban lãnh đạo công ty có yêu cầu xem thôngtin của một nhân viên, hồ sơ sẽ được nhân viên phòng tổ chức hành chính tìm kiếmtrong tủ hồ sơ và mang lên trình ban lãnh đạo Ngoài ra hồ sơ còn được lưu thànhcác file Word theo từng phòng ban trên máy tính Ngoài các thông tin về sơ yếu lýlịch, còn có cả thông tin về quá trình công tác, sổ bảo hiểm của nhân viên, phụ cấp

và chế độ chính sách, thông tin thuế thu nhập cá nhân (nếu có)

Khi có nhân viên nghỉ việc, hồ sơ nhân viên tiếp tục được lưu trữ tại tủ hồ sơ

và file Word thêm 1 năm để phục vụ cho công tác tìm kiếm và kiểm tra nếu cần, sau

đó hồ sơ sẽ được hủy đi

- Quản lý tiền lương:

Chấm công: Mỗi phòng ban của công ty có một bảng chấm công riêng đượcquản lý bằng phần mềm MS Excel 2010 theo từng năm Mỗi file gồm nhiều bảngtính, mỗi bảng tính là 1 bảng chấm công cho các tháng trong năm Việc chấm côngcủa các phòng sẽ do bộ phận nhân sự thực hiện Cuối tháng bảng chấm công sẽđược tổng hợp và đưa sang phòng kế toán để lập bảng lương Bảng lương sẽ đượctrình lên ban giám đốc phê duyệt và trở về phòng Kế toán tài chính kho quỹ để trảlương cho nhân viên

- Quản lý công văn, giấy tờ: Bao gồm các loại biên bản, công văn, hợp đồng

(hợp đồng lao động…), các form mẫu của các loại giấy tờ sử dụng trong công ty

(đơn xin nghỉ việc, chuyển công tác, cũng được lưu thêm vào file word trong phòng

tổ chức hành chính

2.2.2 Thực trạng HTTT quản lý nhân sự tại công ty

Các hệ thống công ty sử dụng

- Hệ thống thông tin tài chính- kế toán: chưa được tự động hóa, làm theo

phương pháp truyền thống, nhưng được hỗ trợ bởi phần mềm kế toán MISA với cácchức năng chính như:

+ Quản trị tài chính kế toán

+ Quản trị quá trình lập ngân sách

+ Quản lý dòng tiền của công ty

+ Quản trị bảo hiểm cho nhân viên và tài sản cho công ty

+ Quản lý tài sản cố định, quỹ lương và các khoản đầu tư

+ Kiểm soát và phân tích điều kiện tài chính của công ty

- Hệ thống thông tin quản trị nhân lực: hiện hệ thống đang hoạt động theo

phương pháp truyền thống, hệ thống chưa được tự động hóa Sử dụng phần mềmExcel có sẵn để hỗ trợ việc quản lý nhân viên, tính lương và lưu trữ một số thông tin

cơ bản

Phần mềm mà công ty sử dụng

+ Cài đặt hệ điều hành Windows 7 phiên bản Professional

+ Phần mềm văn phòng: Bộ phần mềm Microsoft Office Phẩn mềm gõ TiếngViệt: Unikey và Vietkey, Các trình duyệt web: chrome, firefox, Cốc Cốc, Ứng dụngnén và giải nén tập tin: winrar

+ Phần mềm kế toán: sử dụng phần mềm kế toán MISA SME.NET 2012

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN NHÂN SỰ TẠI QUỸ TÍN DỤNG NHÂN DÂN PHẠM NGŨ LÃO

3.1 Đề xuất vấn đề nghiên cứu

3.1.1 Đặt vấn đề.

Nhìn chung, hệ thống quản lý nhân sự hiện tại quỹ tín dụng đáp ứng nhữngyêu cầu cơ bản nhất về các công tác, nghiệp vụ quản lý nhân sự diễn ra tại công ty.Tuy nhiên hệ thống thông tin quản lý nhân sự hiện tại bộc lộ nhiều điểm yếu:

- Hiệu quả quản lý thấp do thủ tục xử lý rườm rà, chậm chạp khi có nhiều yêucầu cần giải quyết

- Thiếu nhân lực xử lý thông tin

- Phương tiện lưu trữ dẫn đến nguy cơ sai xót thông tin

- Các tài liệu xuất trong hệ thống trình bày kém, mất nhiều thời gian để lập báocáo, ảnh hưởng đến khả năng ra quyết định của nhà quản lý

Vì vậy, cần phải xây dựng hệ thống đáp ứng được yêu cầu của công tác quản

lý nhân sự trong Công ty Hệ thống mới xây dựng cần đến khả năng mở rộng và tíchhợp được với các hệ thống khác trong tương lai Mặt khác, trong việc xây dựng hệthống mới phải quan tâm đến vấn đề chuyển đổi cơ sở dữ liệu từ hệ thống cũ sang

hệ thống dữ liệu mới Mục đích chính của chương trình quản lý là giúp công tácquản lý tiết kiệm được thời gian và chi phí Do đó, em lựa chọn đề tài phân tíchthiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty theo hướng chức năng

3.1.2 Xác định bài toán

Thông tin về tuyển dụng nhân viên sẽ được đăng trên trang chủ của công ty.Công ty xếp lịch phỏng vấn ứng viên có những thông tin về thời gian, địa điểm, vịtrí phỏng vấn của ứng viên Ứng viên qua phỏng vấn được đào tạo theo lịch củacông ty, sau khi đạt phỏng vấn và đào tạo, công ty sẽ tiến hành ký hợp đồng laođộng Hợp đồng giữa nhân viên và công ty sẽ được bộ phận nhân sự lưu giữ, quản

lý và sẽ được lưu cùng với hồ sơ nhân viên

Nhân viên trong công ty sẽ được nhân viên bộ phận quản lý nhân sự cập nhậtthông tin nhân viên vào hồ sơ nhân viên Nhân viên bộ phận nhân sự cũng có thể bổsung thêm, sửa hay xóa thông tin trong hồ sơ nhân viên một cách dễ dàng Đồngthời, nhân viên bộ phận nhân sự sẽ theo dõi và cập nhật (thêm mới, sửa, xóa) cácthông tin về tuyển dụng, quá trình hưu trí và chuyển công tác, đào tạo, hồ sơ khen

thưởng kỷ luật của nhân viên trong thời gian làm việc tại công ty và lập bảng chấmcông chuyển đến bộ phận kế toán.

Nhân viên kế toán sẽ lập bảng lương và tính lương cho nhân viên theo hệ sốlương, trợ cấp, bảo hiểm, thưởng, phạt cho nhân viên Nhân viên phòng kế toán dựatrên việc mức độ khen thưởng và kỷ luật theo hình thức và lý do để tính lương chonhân viên

Để thuận tiện cho việc quản lý việc hồ sơ nhân viên hệ thống phải cho phépnhân viên bộ phận nhân sự và ban giám đốc có thể tra cứu mọi thông tin về nhânviên một cách thuận tiện nhất

Hệ thống quản lý nhân sự hỗ trợ các chức năng lập báo cáo cho nhân viên bộphận nhân sự và nhân viên bộ phận kế toán, phòng tuyển dụng đào tạo Báo cáo sẽgửi đến cho ban giám đốc công ty xem và đưa ra cách quản lý phù hợp hơn

Hệ thống cũng cho phép nhân viên trong công ty đăng nhập vào tài khoảnthông qua mã nhân viên để xem chi tiết hồ sơ nhân viên và bảng lương của mình

3.2 Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự của quỹ tín dụng nhân dân Phạm Ngũ Lão

3.2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng

QUẢN LÝ NHÂN SỰ

QUẢN LÝ NHÂN VIÊN

QUẢN LÝ LƯƠNG

QUẢN LÝ KHEN THƯỞNG KỶ LUẬT

QUẢN LÝ HƯU TRÍ

VÀ CHUYỂN CÔNG TÁC

QUẢN LÝ NGÀY CÔNG

THEO DÕI LƯƠNG

LẬP BẢNG LƯƠNG

VÀ TỔNG HỢP LƯƠNG THÁNG

QUẢN LÝ

TUYỂN DUNG

ĐÀO TẠO

QUẢN LÝ PHÒNG BAN

TRA CỨU VÀ BÁO CÁO

LẬP TRA CỨU BÁO CÁO HỒ SƠ NHÂN VIÊN

LẬP TRA CỨU BÁO CÁO TUYỂN DỤNG ĐÀO TẠO

LẬP TRA CỨU BÁO CÁO KHEN THƯỞNG

KỶ LUẬT

LẬP TRA CỨU BÁO CÁO HƯU TRÍ, CHUYỂN CÔNG TÁC

LẬP DANH MỤC TRA CỨU BÁO CÁO

LẬP TRA CỨU BÁO CÁO LƯƠNG

Hình 3.2-1: Biểu đồ phân cấp chức năng

Mô tả biểu đồ phân cấp chức năng: Hệ thống quản lý nhân sự tại quỹ tín dụnggồm 4 chức năng chính:

- Quản lý tuyển dụng đào tạo: gồm 2 chức năng con

+ Cập nhật thông tin tuyển dụng đào tạo: Cho phép quản lý tìm kiếm, thêm