Quản trị văn phòng: Khái niệm và các mô hình tổ chức

Nội dung của bài viết Quản trị văn phòng: Khái niệm và các mô hình tổ chức trình bày về khái niệm văn phòng, quản trị văn phòng và quản trị hành chính văn phòng, chức năng tổ chức của văn phòng và quản trị văn phòng và các mô hình tổ chức văn phòng.

QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG: KHÁI NIỆM VÀ CÁC MƠ HÌNH TỔ CHỨC Ths Phạm Thị Diệu Linh Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, ĐHQG HN Từ năm 90 kỷ XX, quản trị văn phòng trở thành lĩnh vực đào tạo Việt Nam xác lập chỗ đứng phù hợp tương quan với lĩnh vực quản lý khác Trong nhiều năm qua, lý luận quản trị văn phòng xây dựng bước sở kế thừa nghiên cứu nước ngòai tổng kết thực tiễn Việt Nam Mặc dù thực tiễn, quản trị văn phòng ngày thể vai trò tích cực tổ chức, nhiều lãnh đạo tổ chức quan tâm dường thực tiễn lý luận chưa tiếp cận gần Trong đó, nhiều vấn đề quản trị văn phòng bàn luận học giả nhà quản trị mà chưa đạt đến thống Bài viết chức tổ chức quản trị văn phòng góp thêm góc nhìn vào bàn luận sơi đó, đồng thời hướng đến khía cạnh quan tâm quản trị văn phòng Những vấn đề trình bày viết xây dựng sở kế thừa lý thuyết quản trị đại, coi chúng tảng để đối sánh với thực tiễn Việt Nam nhằm đưa phân tích phù hợp Bài viết đề cập tới vấn đề sau đây: - Giải thích khái niệm văn phòng, quản trị văn phòng; - Giới thiệu số mơ hình tổ chức văn phòng phổ biến; Văn phòng gì? Trong nhiều năm qua, khái niệm “văn phòng” sử dụng rộng rãi giới nghiên cứu thực tiễn quản lý đời thường Khi nói đến văn phòng, mường tượng nhiều yếu tố liên quan đến nó, từ nơi làm việc khang trang hay sập xệ với đủ thứ hồ sơ, giấy tờ, tới thư ký, trẻ trung hay có tuổi, xinh đẹp hay tạm tạm ưa nhìn Sự xâm nhập khái niệm vào đời sống mạnh mẽ qua lại trục phố sầm uất bắt gặp hàng loạt từ cụm từ liên quan tới văn phòng như: cơm văn phòng, thời trang văn phòng, văn phòng cho th, văn phòng trọn gói, tuyển nhân viên văn phòng, tòa nhà văn phòng,… Vì thế, xét góc độ ngơn từ biểu tượng quan niệm cộng đồng, khái niệm “văn phòng” gắn liền với hình ảnh nơi làm việc công việc liên quan tới văn bản, giấy tờ Các học giả nhiều trường đại học, cao đẳng Việt Nam đào tạo quản trị văn phòng thống định nghĩa văn phòng sau: - Theo nghĩa rộng: Văn phòng bao gồm tòan bộ máy quản lý đơn vị từ cấp cao tới cấp sở với nhân làm quản trị cho hệ thống quản lý nói riêng, cho tồn quan, tổ chức hay doanh nghiệp nói chung (sau gọi tắt quan) [1] - Theo nghĩa hẹp: Văn phòng máy trợ giúp nhà quản trị việc chức giao, phận cấu thành quan, chịu điều hành nhà quản trị, chăm lo lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan [2] Các định nghĩa này, dù rộng hay hẹp xem xét văn phòng hai góc độ: - Góc độ tổ chức: văn phòng nhìn nhận phận tương đương với phòng ban hay tổng thể máy quản lý gồm lãnh đạo từ cấp cao đến cấp sở cấu máy quan Theo đó, nhà nghiên cứu người hoạt động thực tiễn dễ dàng nhận biết khoanh vùng ngoại diên khái niệm “văn phòng”; - Góc độ chức năng: văn phòng thực chức giúp việc (nếu phận nhỏ) quản trị toàn hoạt động quan (nếu máy điều hành) Cách tiếp cận chức cho phép nhà nghiên cứu xác định nhà quản trị cần phải làm văn phòng Về bản, cách hiểu coi văn phòng “một thực thể” [3] quan việc tiếp cận văn phòng theo góc độ tổ chức chức giúp người nghiên cứu nhà quản lý dễ nhận biết xác định đối tượng mà công việc hướng đến Tuy vậy, định nghĩa đặt hai vấn đề là: - Việc đồng văn phòng máy điều hành tổng hợp dẫn đến đồng quản trị văn phòng quản trị tổ chức Khi đó, nhà quản trị khó xác định xác cấp quản lý tầm quản lý [4] văn phòng - Việc đồng văn phòng phận tham mưu, giúp việc quan làm giảm mức độ bao quát nhà quản trị công việc thuộc văn phòng, lẽ nhiều cơng việc văn phòng ảnh hưởng liên quan trực tiếp đến tòan hoạt động tổ chức nhiều cấp độ tổ chức khác tổ chức hoạt động lĩnh vực chức sao, ví dụ: quản lý hồ sơ, quản trị thơng tin,… Nói cách khác, việc coi văn phòng thực thể giới hạn nhiệm vụ hoạt động nhà quản trị văn phòng phạm vi thực thể đó, thân nhiệm vụ thuộc văn phòng lại vượt qua phạm vi phận hay chí phạm vi hoạt động riêng máy điều hành quan Trong quan có nhiều vấn đề cần quản trị, nhà quản trị hoạch định toàn vấn đề thành hai khối : nguồn lực hoạt động (resources and activities) Cho nên, coi văn phòng thực thể trở nên lạc lõng việc phân loại đối tượng quản trị nhà quản trị Và rõ ràng, cơng việc thuộc văn phòng, bao gồm tòan công việc liên quan tới văn bản, giấy tờ, hành chính, sở vật chất,… quan trọng tổ chức, công việc thường xuyên mà tổ chức phải thực nên chúng lĩnh vực hoạt động tổ chức – lĩnh vực hành Vì thế, để hiểu rõ khái niệm văn phòng cần có thêm cách tiếp cận khác Tài liệu hướng dẫn học tập chương trình đào tạo quản lý văn phòng hành (administrative office management) trường đại học quốc tế Cambridge (Vương quốc Anh) định nghĩa văn phòng khu vực hay phận doanh nghiệp, giao trách nhiệm chức quan trọng định cung cấp dịch vụ thiết yếu cho tồn doanh nghiệp Theo đó, tổ chức gồm nhiều phận kế tốn, bán hàng, lưu kho,… cần phải có phận trung tâm phối kết tòan chức dịch vụ từ nơi tổ chức để tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động thơng suốt tổ chức [5] Với định nghĩa này, tổ chức tồn văn phòng trung tâm (central office) để đảm nhiệm cơng việc văn phòng tương tự phòng bán hàng (sales office) phụ trách hoạt động bán hàng, phòng quảng cáo (marketting office) phụ trách hoạt động quảng cáo Từ “văn phòng hành chính” (administrative office) khái niệm “quản trị văn phòng hành chính” cách gọi khác văn phòng trung tâm, gọi tắt văn phòng, nhằm nhấn mạnh tính chất hành phận Như vậy, cách tiếp cận phù hợp khái quát văn phòng coi văn phòng loại hoạt động tổ chức Và tùy theo quy mô cách thức hoạt động biện pháp quản lý tổ chức mà phận phụ trách loại hoạt động có tên gọi khác Văn phòng, Phòng Hành chính, Phòng Hành – Quản trị, Phòng Hành – Tổ chức,… Với cách tiếp cận này, văn phòng loại hoạt động tổ chức, bao gồm nhiệm vụ liên quan tới cung cấp dịch vụ hành nội bộ, đảm bảo điều kiện làm việc cho tổ chức thực loại thủ tục công cụ nhà quản trị để phối hợp kiểm soát hoạt động phận toàn tổ chức Đồng thời, văn phòng tên gọi ngắn gọn phận phụ trách loại hoạt động Quản trị văn phòng hay quản trị hành văn phòng? Có thể nói, nhiều năm qua, hai khái niệm “quản trị” “quản lý” sử dụng phổ biến Việt Nam Với tảng văn hóa phương Đơng, truyền thống quản lý Việt Nam gắn liền với “cai trị” quyền phong kiến Các quan niệm nho giáo “tề gia, trị quốc, bình thiên hạ” đặt móng cho phương cách quản lý nước ta Và khái niệm “quản lý” sử dụng bổ biến Việt Nam cách gọi chung để toàn hoạt động nhà nước xã hội, hay hoạt động nhà quản trị cấp cao tổ chức Trong đó, khái niệm “quản trị” xuất muộn với xuất tư tưởng quản lý phương Tây, mà trước hết văn hóa Pháp Trong tiếng Pháp tiếng Anh, từ “quản lý” (management)và “quản trị” (administration) phân biệt rõ, chủ yếu đối tượng quản lý Sự phân biệt chúng thể bảng sau: Cấp độ Quản lý (management) Quản trị (administration) Vĩ mô hoạt động tổ chức, điều hành, (cấp nhà kiểm sốt,… tòan bộ máy nước) nhà nước nói chung, nhiều trường hợp lý luận lẫn thực tiễn, thuật ngữ gần nghĩa với khái niệm “cai trị” (governance) hoạt động hệ thống quan hành pháp, thế, nhiều trường hợp dịch “hành chính” Vi mô gắn với hoạt động lập kế hoạch, (trong tổ chức, điều hành, kiểm soát,… tổ đối tượng có thiên hướng chủ quan, định tính người chức) (humans management), vấn đề chiến lược (strategic management) hoạt động tổ chức, điều hành, kiểm sốt,… dựa hệ thống thủ tục quy trình đối tượng có tính khách quan tương đối cụ thể, định lượng thơng tin, tài chính, hành hoạt động kinh doanh (bussiness administration) Tuy vậy, thời gian qua, tranh luận cách sử dụng hai khái niệm tiếp diễn Sự tranh luận xuất phát từ cách tiếp cận học giả Việt Nam lý thuyết quản lý thói quen dùng từ học giả dịch giả, nhiều vấn đề quản lý chuyển thành quản trị như: quản lý chiến lược gọi quản trị chiến lược, quản lý nhân lực gọi quản trị nguồn nhân lực Đối với văn phòng, cách tiếp cận trên, lĩnh vực hoạt động tổ chức, cần quản trị Những năm cuối 1980, đầu năm 1990 thời điểm xuất xuất phẩm quản trị văn phòng Châu Âu Hoa Kỳ với tiêu đề sử dụng thuật ngữ chung “quản lý văn phòng hành chính” (administrative office management) Cùng thời điểm này, số ấn phẩm khác xuất với thuật ngữ “quản lý văn phòng” (office management) tên gọi sách Tuy có số điểm khác biệt ấn phẩm vừa kể bố cục, cách đặt vấn đề diễn giải bản, ấn phẩm xác định Phòng Hành (administrative office) phận có chức văn phòng trung tâm đề cập với hoạt động cụ thể để tổ chức, điều hành kiểm soát đối tượng chính: nơi làm việc (workplace), nhân viên (workers), trình cơng việc (work process) [6] Tuy vậy, đến Việt Nam, chúng gọi thuật ngữ chung “quản trị hành văn phòng” “quản trị văn phòng” sử dụng phổ biến tới mức thành thói quen Việc chuyển ngữ dẫn tới quan điểm trái chiều việc giải mã khái niệm quản trị văn phòng, chí ảnh hưởng tới quan niệm nhà hoạt động thực tiễn lĩnh vực Chức tổ chức văn phòng quản trị văn phòng Tuy có nhiều định nghĩa khác tổ chức, cách hiểu sau tương đối phổ biến Việt Nam: - Tổ chức loạt hoạt động xếp, thiết lập, phối hợp yếu tố theo trật tự hệ thống định để đảm bảo mục tiêu đề Ví dụ: tổ chức công việc, tổ chức hệ thống tư liệu cá nhân,… - Tổ chức tập hợp cá thể, yếu tố hệ thống với mục tiêu chung đặc điểm chung Ví dụ: tổ chức tế bào, tổ chức phi phủ,… Khi đề cập tới xã hội loài người, tổ chức tập hợp xã đội phối hợp có ý thức giới hạn tương đối chức liên quan để thực đạt mục tiêu chung tập hợp xã hội [7] Hai định nghĩa cho thấy mối liên hệ văn phòng với tổ chức Trước hết, với tính chất loại hoạt động điều phối chung cho tồn quan, văn phòng có chức tổ chức Điều thể nhiệm vụ cụ thể thuộc ba nhóm sau: - Tổ chức cơng việc: văn phòng chủ trì xây dựng hướng dẫn thực hệ thống quy trình cơng việc có tính chất hành tòan quan; trực tiếp triển khai, thực tổ chức nhiệm vụ giao, tổ chức kiện quan; - Tổ chức không gian làm việc quan: văn phòng chịu trách nhiệm xây dựng, bố trí quản lý việc sử dụng khơng gian làm việc quan phù hợp với quy trình công việc hiệu quản lý; - Trong số trường hợp cụ thể, văn phòng thực tổ chức máy nhân cho quan, phụ trách thiết lập hệ thống tổ chức thực thủ tục hành để quản lý đội ngũ nhân viên làm việc cho quan Đồng thời, với tư cách phận đảm nhận chức điều phối trung tâm, văn phòng tổ chức, bao gồm nhà quản trị văn phòng nhân viên quyền để thực nhiệm vụ giao Do vậy, văn phòng phải quản trị quản trị tổ chức Cho nên, chức tổ chức quản trị văn phòng tập trung vào hai vấn đề bản: - Thiết lập cấu máy cho văn phòng; - Thiết lập chế hoạt động cho máy để đạt mục tiêu; Hai vấn đề biểu tập trung việc lựa chọn áp dụng mơ hình tổ chức Mỗi mơ hình tổ chức văn phòng biểu cấu có hệ thống với đặc trưng tính chun mơn hóa phân bổ quyền lực, đồng thời cho thấy cách thức vận hành cấu sở chức quyền hạn phận Bài viết tập trung giới thiệu mơ Các mơ hình tổ chức văn phòng Cho đến nay, học giả Việt Nam phân loại mơ hình văn phòng dựa quan, tổ chức mà trực thuộc, theo đó, có loại văn phòng, bao gồm: Văn phòng quan hành – nhà nước Văn phòng tổ chức trị - xã hội Văn phòng đơn vị nghiệp, tổ chức dịch vụ công Văn phòng đơn vị lực lượng vũ trang độc lập Văn phòng đại diện Văn phòng doanh nghiệp Cách phân loại có ưu điểm cho phép tiếp cận văn phòng theo tính chất hoạt động quan quản lý nó, từ nhận biết đặc điểm văn phòng thơng qua cách thức tổ chức loại hình quan mà văn phòng phận Tuy nhiên, cách phân loại chưa cho phép tiếp cận trực tiếp tổ chức văn phòng, mà phải thơng qua phân tích hoạt động quan để hiểu Hơn nữa, điều kiện biến đổi không ngừng kinh tế - xã hội, việc phát sinh loại hình quan làm xuất loại hình văn phòng số phương diện, loại hình văn phòng có đặc điểm chung Ví dụ: văn phòng tổ chức trị văn phòng quan hành nhà nước có đặc điểm tương đối giống cấu, ngân sách hoạt động phương thức quản lý coi hai loại văn phòng khác Hoặc, Việt Nam xuất nhiều tổ chức phi phủ (NGO), quỹ hay trung tâm phát triển văn hóa – giáo dục JPF (Quỹ Nhật Bản), Trung tâm văn hóa Pháp Le’space,… dẫn đến hình thành nhiều loại văn phòng cách thức tổ chức cấu chúng khơng có nhiều khác biệt Cho nên, hướng đến cách phân loại văn phòng dựa mơ hình tổ chức Cách phân loại văn phòng tiếp cận trực tiếp số loại cấu trúc văn phòng để phân tích hoạt động cấu trúc hai vấn đề là: chun mơn hóa phân quyền Chọn mơ hình cấu trúc tổ chức Harold Koontz, Cyril O’Donnel, Heinz Weihrich làm sở lý thuyết phân tích thực tế tổ chức 20 quan, tổ chức, doanh nghiệp, khái quát mơ hình tổ chức văn phòng Việt Nam sau: 3.1 Mơ hình chức LÃNH ĐẠO BỘ PHẬN NHÂN SỰ BỘ PHẬN HÀNH CHÍNH BỘ PHẬN QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT Hình Mơ hình văn phòng chức Mơ hình chức thể chun mơn hóa phận văn phòng theo chun mơn cụ thể Trong mơ hình này, lãnh đạo văn phòng chia sẻ quyền quản lý với lãnh đạo phận chun mơn văn phòng thực thẩm quyền qua nhà quản lý chun mơn Ưu điểm lớn mơ hình quản lý văn phòng chuyên sâu theo lĩnh vực hoạt động, sử dụng nhà quản lý chuyên gia, giảm bớt công việc cho lãnh đạo văn phòng Các phận chun mơn mơ hình vừa đơn vị trực tiếp thực nhiệm vụ cụ thể, vừa thực tham mưu chuyên môn thông qua lãnh đạo phận chuyên môn Song, nhiệm vụ phức tạp, cần sử dụng nhân viên nhiều phận chun mơn, văn phòng gặp khó khăn để phối hợp hoạt động phận, chí nhân viên văn phòng chịu đạo nhiều lãnh đạo thuộc chun mơn khác Nếu khơng có biện pháp điều hành hợp lý khả hòan thành nhiệm vụ khơng cao Mơ hình chức áp dụng chủ yếu cho văn phòng với tư cách phận quan Mơ hình văn phòng phổ biến doanh nghiệp có quy mơ khơng lớn, phận điều hành số tổ chức phi lợi nhuận, quan hành nhà nước đơn vị nghiệp có chuyên mơn sâu LÃNH ĐẠO VĂN PHỊNG PHĨ CHÁNH VĂN PHỊNG Phụ trách khối hành PHỊNG Hành – Tổ chức PHỊNG Quản trịTài vụ PHĨ CHÁNH VĂN PHỊNG Phụ trách khối nghiên cứu, tổng hợp PHỊNG Tiếp Cơng dân PHỊNG Tổng hợp PHỊNG Nội PHỊNG Văn xã Hình Lược đồ tổ chức máy văn phòng UBND cấp tỉnh Ở số trường hợp khác, mơ hình chức dạng túy Các chức văn phòng lại chia tách sáp nhập phần với chức khác tổ chức Ví dụ: quản lý sở vật chất sáp nhập với chức tài – vụ - kế hoạch, chức điều hành – kiểm soát sáp nhập với chức tổng hợp – tham mưu Khi đó, phận văn phòng đảm nhiệm chức chức hành Với tình đó, quản trị văn phòng đồng thời quản trị tổ chức 3.2 Mơ hình trực tuyến LÃNH ĐẠO NHÂN VIÊN KIÊM NHIỆM: kế tốn, hành chính, lễ tân Hình Mơ hình văn phòng trực tuyến Mơ hình thể quản lý điều hành trực tiếp lãnh đạo nhân viên văn phòng, khơng phân quyền quản lý cho cá nhân khác Mơ hình cho thấy tập trung hóa cao, cá nhân lãnh đạo huy chịu trách nhiệm trực tiếp Đồng thời, nhân viên tiếp nhận mệnh lệnh báo cáo kết trực tiếp cho lãnh đạo Mơ hình cho phép thông tin lãnh đạo nhân viên truyền đạt tiếp nhận nhanh chóng, khả giải công việc độc lập nhân viên nâng cao, hạn chế bớt rò rỉ gây nhiễu thơng tin đảm bảo việc kiểm sốt lãnh đạo với cấp Tuy nhiên, hạn chế lớn mơn hình tình trạng độc đốn, nhiều trường hợp gây lập kiêm nhiệm nhiều chức nhân viên văn phòng, thiếu tính chun mơn hóa Mơ hình thường áp dụng doanh nghiệp quy mô nhỏ Việt Nam Trong đó, lãnh đạo doanh nghiệp lãnh đạo văn phòng, khơng thành lập phận văn phòng để đảm nhận nhiệm vụ phận điều hành trung tâm đề cập Nhân viên văn phòng phải thực kiêm nhiệm nhiều chun mơn cơng việc hành – văn phòng số 3.3 Mơ hình trực tuyến – chức LÃNH ĐẠO LÃNH ĐẠO LÃNH ĐẠO BỘ PHẬN A BỘ PHẬN B BỘ PHẬN C BỘ PHẬN D LÃNH ĐẠO BỘ PHẬN E BỘ PHẬN G Nhân viên Hình Mơ hình văn phòng trực tuyến – chức Mơ hình trực tuyến – chức kết hợp hai mơ hình trực tuyến chức Mơ hình phản ảnh điều hành gián tiếp lãnh đạo cấp trưởng phận nhân viên thừa hành thơng qua lãnh đạo cấp phó trưởng phận nhỏ Nhà quản trị - lãnh đạo cấp trưởng chia sẻ công việc quyền hạn quản trị, điều hành văn phòng với lãnh đạo khác chuyên gia theo lĩnh vực, đồng thời sử dụng đội ngũ nhân viên đào tạo chuyên môn sâu để thực chức tham mưu Tính chức mơ hình thể chun mơn hóa nhiều cấp độ tổ chức văn phòng Sự lãnh đạo trực tiếp lãnh đạo cấp phó hay trưởng phận việc báo cáo, chịu trách nhiệm nhân viên quyền với lãnh đạo trực tiếp đặc trưng rõ nét tính trực tuyến Mơ hình văn phòng áp dụng cho văn phòng có quy mơ lớn với khối lượng khổng lồ thông tin chuyên ngành đa dạng phức tạp Điển hình cho mơ hình tổ chức Văn phòng Chính phủ CHÁNH VĂN PHỊNG PHĨ CHÁNH VĂN PHỊNG VỤ TỔNG HỢP VỤ PHÁP LUẬT PHĨ CHÁNH VĂN PHÒNG VỤ KINH TẾ NGÀNH VỤ VĂN THƯ HÀNH CHÍNH VỤ KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH CỤC QUẢN TRỊ Hình Lược đồ tổ chức máy văn phòng phủ Văn phòng Chính phủ có tên gọi văn phòng lại quan ngang trực thuộc hệ thống hành – hành pháp Về chức năng, Văn phòng Chính phủ thực vai trò tham mưu, tổng hợp giúp Chính phủ lãnh đạo phủ đạo, điều phối hoạt động Chính phủ hệ thống quan hành nhà nước từ trung ương đến sở, không thực chức quản lý nhà nước [8] Vì thế, Văn phòng Chính phủ đảm bảo chức hành – tổ chức – điều hành quy mô trung ương hệ thống quan nhà nước 3.4 Mô hình ma trận Trong mơ hình ma trận, lãnh đạo văn phòng chia sẻ quyền quản lý với lãnh đạo chức sở chun mơn hóa sâu phận văn phòng Các nhân viên văn phòng khơng thực cơng việc đạo trực tiếp lãnh đạo chuyên môn mà làm việc theo dự án cụ thể quan Theo đó, vai trò hỗ trợ chức hành văn phòng quan củng cố sở điều phối hoạt động nhân viên hành dự án Biến thể khác mơ hình hành phận phận chun mơn Theo đó, ngòai văn phòng trung tâm, phận chuyên mơn phân cơng nhân viên hành để hỗ trợ trực tiếp cho hoạt động phòng chuyên môn Nhân viên vừa chịu quản lý trực tiếp phòng chun mơn, vừa hợp tác làm việc với văn phòng trung tâm để thực nhiệm vụ Mơ hình áp dụng với quan, tổ chức có quy mơ, cấu phức tạp phương pháp quản lý đại, thường phổ biến với doanh nghiệp áp dụng công nghệ quản lý nước ngòai doanh nghiệp nước ngồi 10 LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG BỘ PHẬN QUẢN LÝ HỒ SƠ BỘ PHẬN NHÂN SỰ BỘ PHẬN QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT HÀNH CHÍNH DỰ ÁN/ BỘ PHẬN A HÀNH CHÍNH DỰ ÁN/ BỘ PHẬN B HÀNH CHÍNH DỰ ÁN/ BỘ PHẬN C Hình Mơ hình văn phòng ma trận Về bản, quy mơ quản lý lớn, trình độ quản lý cao mơ hình tổ chức văn phòng phức tạp Trên thực tế, văn phòng áp dụng lúc nhiều loại cấu nhiều cấp độ tổ chức khác thời điểm khác Văn phòng có quy mơ lớn với nhiều cấp tổ chức có nhiều mơ hình sử dụng Hơn nữa, tùy vào điều kiện mà mơ hình áp dụng linh hoạt Chẳng hạn, ngân hàng lớn Việt Nam áp dụng mơ hình ma trận theo hướng thiết lập hành phận phòng chun mơn Trong đó, hành phận có mối liên hệ thiếu chặt chẽ với cấu chức văn phòng, chịu quản lý tòan diện phận sử dụng nhân viên hành Một số doanh nghiệp khác sử dụng mơ hình cách linh hoạt cho dự án xây dựng, theo cấu ma trận thiết lập xuất dự án tự động giải thể sau dự án kết thúc, trở với cấu chức Các mơ hình kể kiểu cấu cứng văn phòng nhà quản trị văn phòng lựa chọn áp dụng Cơ cấu cứng có vai trò quan trọng việc xác lập hoạt động văn phòng hệ thống đồng Tuy vậy, với tư cách hệ thống hệ thống lớn hơn, văn phòng chịu chi phối tương tác chặt chẽ với toàn kết cấu tổ chức Cho nên, số trường hợp, mơ hình lựa chọn phù hợp với văn phòng khơng phủ hợp đặt văn phòng mối tương quan với hệ thống lớn hơn, đặc biệt dòng lưu chuyển thơng tin phân cơng – phối hợp nhiệm vụ Cho nên, xây dựng cấu tổ chức văn phòng nhiệm vụ khó khăn nhà quản trị, đòi hỏi lực thiết kế tổng thể, không xem 11 xét hoạt động thân văn phòng, mà phải phân tích đánh giá nhiều mối quan hệ phức tạp quy mô GHI CHÚ [1] PGS TS Nguyễn Hữu Tri, Kỷ yếu hội thảo khoa học Quản trị văn phòng – lý luận thực tiễn, Hà Nội, 2005 [2] PGS TS Đào Xuân Chúc, Kỷ yếu hội thảo khoa học Quản trị văn phòng – lý luận thực tiễn, Hà Nội, 2005 [3] Từ dùng PGS TS Nguyễn Hữu Tri, Quản trị văn phòng, sách chuyên khảo, Hà Nội, 2005 [4] “Tầm quản lý” quy mô, số lượng đầu mối trực thuộc trực tiếp nhà quản lý điều khiển, Harold Koontz, Cyril O’Donnel Heinz Weihrich, Những vấn đề cốt yếu quản lý, tái lần 3, dịch tiếng Việt năm 2004 [5] http://www.cambridgecollege.co.uk/coursesattachments/OMAMOD1(03-07).pdf truy cập ngày 28.11.2012 [6] Marilyn Manning, PhD, and Patricia Haddock: Office Management, A productivities and Effectiveness Guide, http://www.courseilt.com , truy cập ngày 25.12.2012 [7] PGS TS.Nguyễn Hữu Tri, Lý thuyết tổ chức, 2013,tr10-11 [8] http://vpcp.chinhphu.vn/Home/gioi-thieu-vpcp/chuc-nang-nhiem-vu.vgp ,truy cập ngày 12.9.2013 12 ... Việc đồng văn phòng máy điều hành tổng hợp dẫn đến đồng quản trị văn phòng quản trị tổ chức Khi đó, nhà quản trị khó xác định xác cấp quản lý tầm quản lý [4] văn phòng - Việc đồng văn phòng phận... với tư cách phận đảm nhận chức điều phối trung tâm, văn phòng tổ chức, bao gồm nhà quản trị văn phòng nhân viên quyền để thực nhiệm vụ giao Do vậy, văn phòng phải quản trị quản trị tổ chức Cho... Nội PHỊNG Văn xã Hình Lược đồ tổ chức máy văn phòng UBND cấp tỉnh Ở số trường hợp khác, mơ hình chức dạng túy Các chức văn phòng lại chia tách sáp nhập phần với chức khác tổ chức Ví dụ: quản lý