luận văn quản trị kinh doanh hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH văn phòng phẩm phương thành

i TÓM LƯỢC Quản trị hoạt động nhằm đạt mục tiêu cách có hiệu quả, phối hợp hoạt động người khác thông qua chức quản trị: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm soát Tổ chức chức (hoạt động) quản trị: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát Tổ chức q trình xác định cơng việc cần phải làm người làm cơng việc đó, định rõ chức trách nhiệm vụ, quyền hạn phận cá nhân mối liên hệ phận cá nhân tiến hành công việc, nhằm thiết lập môi trường thuận lợi cho hoạt động đạt đến mục tiêu chung tổ chức Đề tài khóa luận “Hồn thiện cấu tổ chức phân quyền công ty TNHH Văn Phòng Phẩm Phương Thành”, bao gồm chương sau: Chương 1: Một số vấn đề lý luận cấu tổ chức phân quyền: đưa số khái niệm quản trị, tổ chức, cấu tổ chức phân quyền Đi sâu vào nội dung cấu tổ chức: đặc điểm, ngun tắc, mơ hình,… Cũng đặc điểm, u cầu, hình thức trình phân quyền Đồng thời nghiên cứu ảnh hưởng nhân tố môi trường tới cấu tổ chức phân quyền công ty Chương 2: Phân tích thực trạng cấu tổ chức phân quyền công ty: Đánh giá thông qua kết điều tra vấn cụ thể cấu tổ chức phân quyền Đi sâu phân tích nhằm thấy rõ ảnh hưởng nhân tố mơi trường tới có cấu tổ chức phân quyền Công ty TNHH VPP Phương Thành Chương 3: Đề xuất giải pháp kiến nghị: Trước vấn đề tồn cấu tổ chức phân quyền cơng ty Khóa luận đưa số giải pháp: xác định rõ chức năng, nhiệm vụ phòng ban, tái cấu lại nhân viên cơng ty, hồn thiện nơi làm việc cho nhân viên,… nhằm hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền Công ty TNHH VPP Phương Thành ii LỜI CẢM ƠN Trong q trình thực tập Cơng ty TNHH Văn Phòng Phẩm Phương Thành viết khóa luận cấu tổ chức phân quyền công ty em nhận giúp đỡ nhiệt tình từ thầy khoa quản trị kinh doanh môn nguyên lý quản trị Đặc biệt giáo TS Trần Thị Hồng Hà trực tiếp hướng dẫn, bảo tận tình tỉ mỉ, cô giúp đỡ em nhiều việc bổ sung hồn thiện kiến thức thiếu để giúp em hồn thành khóa luận tốt Đồng thời, q trình thực tập cơng ty giúp em tiếp cận thực tế hiểu phải áp dụng kiến thức học vào thực tế để làm việc có hiệu Nhờ giúp đỡ tận tình giáo hướng dẫn, anh, chị công ty em hồn thành đợt thực tập khóa luận tốt nghiệp Tuy nhiên trình độ kiến thức kinh nghiệm hạn chế nên khó tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận nhận xét góp ý thày, giáo giúp em hồn thành đạt kết tốt Em xin chân thành gửi lời cám ơn sâu sắc tới quý thầy cô, đặc biệt cô giáo TS Trần Thị Hồng Hà Cơ tận tình giải đáp cho em thắc mắc vấn đề nghiên cứu, đưa lời khuyên, định hướng đắn Đồng thời, em xin chân thành cám ơn quý công ty, cán lãnh đạo anh, chị phòng hành nhân giúp em tìm hiểu thực tiễn thu thập tài liệu thời gian vừa qua Em xin chân thành cám ơn! Hà Nội, ngày 08 tháng 04 năm 2019 Sinh viên thực Nguyễn Thị Sáu ii MỤC LỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 41 i DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức trực tuyến 10 Sơ đồ 1.2:Cơ cấu tổ chức theo chức 11 Sơ đồ 1.3:Cơ cấu tổ chức theo mặt hàng, ngành hàng kinh doanh 12 Sơ đồ 1.4: Cơ cấu tổ chức theo khu vực 12 Sơ đồ 1.5: Cơ cấu tổ chức theo định hướng khách hàng 13 Sơ đồ 1.7: Cơ cấu tổ chức ma trận 14 Bảng 2.1: Báo cáo kết hoạt động kinh doanh giai đoạn 2016-2018 .22 Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cấu tổ chức máy quản lý công ty 24 Bảng 2.2: Biến động số lượng chất lượng lao động Công ty Phương Thành giai đoạn 20162018 26 Bảng 2.3: Phân loại lao động công ty theo phòng ban 26 v DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt TNHH VPP ĐH Diễn giải Trách nhiệm hữu hạn Văn phòng phẩm Đại học PHẦN MỞ ĐẦU 1.1 Tính cấp thiết đề tài Trong năm vừa qua Việt Nam tích cực hội nhập sâu vào kinh tế giới Việc đẩy mạnh tiến trình hội nhập khu vực giới đất nước tạo cho doanh nghiệp Việt Nam có hội phát huy lợi so sánh, mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, tiếp cận nguồn lực phát triển vốn, khoa học công nghệ đại, kỹ quản lý mới…Đồng thời đặt cho doanh nghiệp nước khó khăn, thách thức trước đòi hỏi cao chất lượng hàng hóa, kinh nghiệm quản lý theo thông lệ, luật pháp quốc tế yêu cầu cấp bách nâng cao chất lượng máy quản trị Cán quản trị khâu quan trọng việc xây dựng phát triển kinh tế đất nước nói chung doanh nghiệp nói riêng Với thuận lợi khó khăn hội nhập quốc tế, để tồn phát triển, doanh nghiệp Việt Nam khơng cách khác phải đổi mặt, quan trọng khơng ngừng hồn thiện cấu tổ chức quản trị doanh nghiệp Tổ chức máy quản trị hình thức tồn doanh nghiệp Khi doanh nghiệp có điều kiện để phát triển, nâng cao hiệu kinh doanh tổ chức máy quản trị có điều kiện để hồn thiện hơn, phù hợp với xu phát triển thời đại Môi trường hoạt động doanh nghiệp bao gồm nhân tố bên nhân tố bên ngồi doanh nghiệp Trên thực tế, mơi trường hoạt động không đứng yên mà luôn biến đổi không ngừng, tổ chức máy quản trị doanh nghiệp phải thay đổi cho phù hợp Thực quản lý đắn khoa học giúp cho doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đat hiệu quả, nâng cao lực cạnh tranh, doanh nghiệp ổn định bước phát triển bền vững Do đó, xem xét đánh giá cấu tổ chức máy phân quyền hữu hiệu tìm biện pháp cải tiến, hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền cho phù hợp với đặc điểm giai đoạn công việc thường xuyên cần thiết doanh nghiệp Trải qua gần năm tồn phát triển thị trường văn phòng phẩm, cơng ty TNHH Văn Phòng Phẩm Phương Thành gặt hái khơng thành cơng Đằng sau thành cơng cố gắng không ngừng nghỉ tập thể ban lãnh đạo nhân viên cơng ty Trong q trình hoạt động kinh doanh, mở rộng quy mô công ty nhiều lần tiến hành cải tiến máy quản trị, nhiên việc cải tiến tính đến thời điểm nhiều hạn chế bất cập nên chưa đem lại hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh cho công ty Theo kết điều tra vấn nhân viên công ty nhiều ý kiến cho phòng ban hoạt động độc lập với khiến cho việc trao đổi thơng tin phối hợp phòng ban bị hạn chế, phân quyền công ty chưa rõ ràng, quyền hành tập trung phần lớn vào cấp trên, mức độ phân quyền cho cấp hạn chế Trước tình hình đó, nên đòi hỏi cơng ty phải có cấu tổ chức phân quyền ổn định, phù hợp Nhận thấy việc cải tiến cấu máy tổ chức phân quyền công ty nhu cầu cần giải quyết, phù hợp với xu hướng chung Vì vậy, trải qua thời gian thực tập làm việc công ty, xuất phát từ vấn đề cấp thiết nhu cầu thực tế công ty em lựa chọn đề tài ‘‘ Hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền cơng ty TNHH Văn Phòng Phẩm Phương Thành ’’ để làm khóa luận tốt nghiệp 1.2 Tổng quan tình hình nghiên cứu đề tài Theo PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp (2006) - Quản trị học- NXB Thống kê Cơ cấu tổ chức xếp phận, đơn vị tổ chức thành thể thống nhất, với quan hệ nhiệm vụ quyền hành rõ ràng nhằm tạo nên môi trường nội thuận lợi cho làm việc cá nhân, phận hướng tới hoàn thành mục tiêu chung tổ chức Phân quyền trình chuyển giao nhiệm vụ quyền hạn cho người (bộ phận hay cá nhân) có trách nhiệm hồn thành nhiệm vụ Theo giảng quản trị học, trường Đại học Thương Mại Cơ cấu tổ chức tập hợp phận khác có mối liên hệ quan hệ phụ thuộc nhau, chun mơn hóa theo chức trách, nhiệm vụ quyền hạn định nhằm đảm bảo thực mục tiêu chung xác định Có cấu tổ chức tốt giúp cho doanh nghiệp có tảng vững vàng để phát triển, thực mục tiêu chiến lược Do xây dựng hồn thiện để có cấu tổ chức tốt vấn đề doanh nghiệp quan tâm Nhận thấy tính cấp thiết đề tài, trường đại học Thương Mại có nhiều cơng trình nghiên cứu liên quan kể đến sau: - Vũ Phúc Lượng - K48A5 - Trường Đại học Thương Mại với đề tài khoá luận “Hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền Công ty cổ phần Biotech Việt Nam”, năm 2016 Trên sở lý luận liên quan đến cấu tổ chức phân quyền phân tích thực trạng cơng ty, tác giả hệ thống hóa sở lý thuyết có liên quan đến cấu tổ chức phân quyền, phân tích thực trạng hoạt động doanh nghiệp, cấu tổ chức phân quyền nhân tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức phân quyền công ty Và luận văn đưa số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền Công ty cổ phần Biotech Việt Nam Tuy nhiên, lại tập trung vào cấu tổ chức mà thiếu đề xuất cho phân quyền có nhiều vấn đề liên quan tới công tác phân quyền nêu phần thực trạng trước - Từ Thị Mai Thu - K45A4 - Trường Đại học Thương Mại với đề tài khố luận “Hồn thiện cấu tổ chức phân quyền công ty cổ phần công nghệ truyền thông Viacom”, năm 2013 Luận văn đưa số biện pháp cho việc hoàn thiện cấu tổ chức doanh nghiệp, đưa số ý kiến việc hồn thiện chức năng, nhiệm vụ số phòng ban cơng ty, từ sở cho việc nâng cao chất lượng phân quyền phối hợp phòng ban Nâng cao trình độ cán nhân viên công ty, tạo môi trường làm việc văn hóa và, thiết lập chế độ đãi ngộ nhân phù hợp Ngồi có đề tài nghiên cứu khác, nhiên chưa có đề tài nghiên cứu hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền cơng ty TNHH Văn Phòng Phẩm Phương Thành Do đề tài ‘‘ Hồn thiện cấu tổ chức phân quyền công ty TNHH Văn Phòng Phẩm Phương Thành ’’ khơng trùng lặp với cơng trình năm trước 1.3 Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu: Nghiên cứu sở lý luận cấu tổ chức phân quyền doanh nghiệp Đánh giá thực trạng cấu tổ chức phân quyền công ty Phương Thành Từ đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền công ty Phương Thành Nhiệm vụ nghiên cứu: - Hệ thống hóa số lý luận cấu tổ chức phân quyền doanh nghiệp - Đánh giá thực trạng cấu tổ chức phân quyền cơng ty TNHH Văn Phòng Phẩm Phương Thành Rồi đưa mặt thành công, tồn nguyên nhân tồn - Trên sở phân tích vấn đề lý thuyết thực trạng công ty, đề xuất số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền cơng ty TNHH Văn Phòng Phẩm Phương Thành 1.4 Phạm vi nghiên cứu đề tài Đối tượng nghiên cứu: cấu tổ chức phân quyền công ty TNHH Văn Phòng Phẩm Phương Thành Phạm vi nghiên cứu: Về khơng gian: Cơng ty TNHH Văn Phòng Phẩm Phương Thành Về thời gian: Đề tài nghiên cứu thực trạng cấu tổ chức phân quyền công ty TNHH Văn Phòng Phẩm Phương Thành năm gần đây, tập trung vào năm 2016, 2017 , 2018; đề xuất giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền công ty đến năm 2022 Về nội dung: Đề tài tập trung nghiên cứu thực trạng cấu tổ chức phân quyền công ty TNHH Văn Phòng Phẩm Phương Thành, từ đề xuất số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền công ty 1.5 Phương pháp nghiên cứu 1.5.1 Phương pháp thu thập liệu sơ cấp Dữ liệu sơ cấp thông tin lần đầu thu thập Mục đích phương pháp thu thập liệu sơ cấp tìm hiểu thơng tin ban đầu có liên quan đến cấu tổ chức máy quản trị cơng ty tìm hiểu nhân tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức máy quản trị công ty ba năm 2016, 2017, 2018 Phương pháp phiếu điều tra trắc nghiệm: Phương pháp thực sở xây dựng phiếu điều tra trắc nghiệm gồm phần: đánh giá chung máy quản trị Công ty, cấu tổ chức phân quyền nhà quản trị nhân viên Công ty Các câu hỏi phiếu điều tra nêu vấn đề cần làm rõ, câu hỏi ngắn gọn, cụ thể để người điều tra trả lời nhanh Ở số lượng điều tra 5 phiếu cho đối tượng nhà quản trị phiếu cho đối tượng nhân viên Sau tiến hành phát phiếu điều tra xong, cần tiến hành tổng hợp nhanh chóng, xác nhằm đảm bảo thơng tin cho vấn đề cần nghiên cứu Phương pháp vấn: Phương pháp vấn phương pháp hữu hiệu áp dụng phương pháp điều tra trắc nghiệm phương pháp điều tra trắc nghiệm thu thập đầy đủ thơng tin cần thiết Do đó, em xây dựng câu hỏi vấn cho nhà quản trị công ty nhằm làm rõ vấn đề cấu tổ chức phân quyền công ty mà phiếu điều tra chưa thể làm rõ Bởi vì, nhà quản trị người nắm rõ tình hình cấu tổ chức phân quyền công ty phương hướng phát triển công ty thời gian tới Sau ghi chép vấn xong, cơng tác phân tích, tổng hợp câu hỏi vấn quan trọng, sở để phân tích kết điều tra đưa nhận xét đắn thực trạng cấu tổ chức phân quyền công ty 1.5.2 Phương pháp thu thập liệu thứ cấp Dữ liệu thứ cấp thu thập từ hai nguồn thơng tin chính: - Nguồn thơng tin bên trong: Tình hình hoạt động kinh doanh công ty năm 2016, 2017, 2018 ( doanh thu, lợi nhuận, chi phí, thu nhập bình qn nhân viên…), báo cáo tài năm, cấu sử dụng lao động… Các thơng tin lấy từ phòng hành chính- nhân - Nguồn thơng tin bên ngồi: Chủ yếu tài liệu liên quan đến lý luận cấu tổ chức phân quyền ( tham khảo giáo trình, sách nghiên cứu khoa học, luận văn khóa trước), thông tin đối thủ cạnh tranh công ty thông qua trang mạng điện tử 1.5.3 Phương pháp phân tích liệu Đối với liệu sơ cấp: Trên sở thu thập thông tin qua phiếu điều tra, sau tổng hợp, đánh giá tiêu chí để thấy tổng quan thực trạng cấu tổ chức phân quyền Công ty TNHH Văn Phòng Phẩm Phương Thành Qua vấn nhà quản trị Cơng ty có ý kiến bổ sung để phân tích thực trạng cấu tổ chức phân quyền công ty Đối với liệu thứ cấp: Trên sở thu thập liệu thứ cấp sử dụng phần mềm Word 2007 Excel 2007 để thống kê, phân tích so sánh liệu thu Lập bảng thống kê số liệu để thấy thay đổi năm 27 (Đơn vị: Người) Trình độ Trên Đại Phòng học Đại học Cao Trung đẳng cấp Giám đốc Phòng kế hoạch - kinh doanh 0 11 Phòng hành - nhân Ban bảo vệ, quản lý kho Phòng kế tốn - tài vụ 2 Tổng 19 11 (Nguồn: phòng hành - nhân sự) Qua bảng thống kê cho thấy cấu tổ chức công ty hợp lý Tuy nhiên việc thực chức năng, nhiệm vụ phòng ban chưa thực rõ ràng hiệu Trong việc xếp nhân lực phòng ban chưa hữu hiệu, số lượng chất lượng nhân lực chưa hợp lý (một số phòng ban thừa nhân vài phòng lại thiếu) Cơng ty cần phải quan tâm tới trình độ, độ tuổi, giới tính thâm niên cơng tác cán nhân viên yếu tố có ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu lao động người lao động Để từ xếp bố trí nhân cách hợp lý nhằm giảm chi phí quản lý nâng cao hiệu cấu tổ chức 2.2.2 Thực trạng phân quyền công ty 2.2.2.1 Các nguyên tắc phân quyền cơng ty Người có quyền hành chịu trách nhiệm cao Công ty TNHH VPPP Phương Thành Giám đốc Nguyễn Hồng Phương Giám đốc trực tiếp điều hành công việc chịu trách nhiệm trước pháp luật kết hoạt động kinh doanh công ty - Sự phân quyền công ty Phương Thành chưa rõ ràng, quyền hành tập trung lớn vào cấp trên, mức độ phân quyền cho cấp hạn chế chưa xác định 28 rõ mối quan hệ quyền hạn trách nhiệm Việc quản lý mang tính tập quyền, việc định tập trung vào cấp quản lý cao nhất, giảm tính sáng tạo, chủ động sản xuất kinh doanh đơn vị phòng ban Các nhà quản lý cấp thấp quyền định việc nhỏ, chưa phát huy tính sáng tạo, tính chịu trách nhiệm họ - Các phòng ban xây dựng kế hoạch triển khai nhiệm vụ phân cơng Các phòng ban báo cáo tình hình hoạt động lên ban giám đốc định kỳ hay đột xuất có yêu cầu Các phận báo cáo hoạt động lên phòng ban chức để phòng tổng hợp báo cáo lên ban giám đốc - Việc báo cáo phòng ban lên giám đốc cơng ty chưa tốt, thiếu thống quy định chế độ báo cáo, nội dung báo cáo, biểu mẫu báo cáo Việc thơng tin cho phòng ban định giám đốc gặp nhiều khó khăn kênh thơng tin cơng ty chưa xây dựng tốt - Sự phối hợp phòng ban chưa có ăn khớp, đồng bộ, hài hồ Vì xảy số chồng chéo, chí trái ngược thị hướng dẫn Thời gian xử lý thông tin thường chậm, chưa phát huy tính động sáng tạo phòng ban 2.2.2.2 Các yêu cầu phân quyền công ty - Mức độ đảm bảo cơng ty hạn chế Sự phân quyền chưa thực rõ ràng, hợp lý, quyền hành tập trung lớn vào cấp trên, mức độ phân quyền cho cấp hạn chế Phạm vi định nhà quản trị trung gian không lớn, chưa tương ứng với chức năng, nhiệm vụ họ, phận họ quản lý Thêm vào đó, khả tác nghiệp độc lập nhân viên khối không đồng điều phần nguyên nhân cho việc giới hạn phạm vi quyền hành họ - Bên cạnh vấn đề phân quyền với khối phòng ban cơng ty chưa có quản lý tập trung để thống hình thức nội dung Giám đốc người quản lý mảng hoạt động kinh doanh kiêm nhiệm phòng tài kế tốn hành nhân Do khơng có phân quyền cách hợp lý nên quyền lực tập trung lớn vào giám đốc tạo vừa tạo tải cho nhà quản trị cấp cao, lại vừa không phát huy tinh thần trách nhiệm cấp quản trị trung gian - Thêm ý hệ thống tiêu chuẩn công việc, chế độ sát hạch, báo cáo cơng ty chưa đầy đủ thiếu rõ ràng dẫn đến việc không xác định rõ 29 quan hệ quyền lợi trách nhiệm, khó khăn cho việc kiểm sốt đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ đơn vị, phận, cá nhân cơng ty 2.2.2.3 Q trình phân quyền cơng ty Q trình phân quyền Cơng ty TNHH VPP Phương Thành tiến hành theo quy trình phân quyền chung Tuy nhiên, cơng ty tiến hành trình phân quyền chưa khoa học, tương thích chức năng, nhiệm vụ với quyền hạn chưa cao Bước 1: Xác định mục tiêu phân quyền Việc phân quyền công ty TNHH VPP Phương Thành giảm nhiều tải việc truyền đạt thông tin tiết kiệm nhiều thời gian, chi phí Từ đó, nâng cao chất lượng cơng việc hiệu kinh doanh công ty Bước 2: Tiến hành giao nhiệm vụ Ở Công ty TNHH VPP Phương Thành ta thấy giám đốc trao cho trưởng phòng quyền quản lý nhân viên tồn quyền giải nhiệm vụ phòng Cũng trưởng phòng lại trao quyền cho nhân viên tiến hành giải nhiệm vụ Tuy nhiên, với việc trao quyền thành viên phải có trách nhiệm nghĩa vụ tương ứng Bước 3: Tiến hành trao quyền hạn cho người giao nhiệm vụ Bất kỳ nhà quản trị cơng ty có quyền hạn định sử dụng quyền hạn phạm vi chức trách Tuy nhiên, việc quán triệt vấn đề quyền hạn chưa thực triệt để nên Công ty TNHH VPP Phương Thành xảy tình trạng lạm quyền Bước 4: Tiến hành kiểm tra theo dõi việc thực nhiệm vụ Giám đốc công ty quản lý giám sát, theo dõi trình thực nhiệm vụ nhân viên sát Khi thấy nhân viên làm việc không hiệu họ thực hành động sửa chữa để tránh lãng phí 2.3 Kết luận chung thực trạng cấu tổ chức phân quyền cơng ty TNHH Văn Phòng Phẩm Phương Thành 2.3.1 Những thành công Trải qua gần năm tồn phát triển, cơ cấu tổ chức phân quyền Công ty TNHH VPP Phương Thành đáp ứng tốt số nguyên tắc 30 thiết kế cấu tổ chức yêu cầu quản lý nhiệm vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, cụ thể sau: - Thứ nhất, hình thành hệ thống phòng ban chức tương đối đầy đủ Về bản, Công ty xây dựng cấu tổ chức vừa gọn nhẹ vừa đầy đủ rõ ràng mặt chức năng, tạo thuận lợi cho việc kiểm soát, tuyển dụng, đào tạo nhân viên - Thứ hai, không giao quyền vượt cấp, xác lập mối quan hệ báo cáo người, nhiệm vụ chức tất cấp Mỗi thành viên công ty, tương ứng với vị trí cấu tổ chức giao quyền hạn định Quyền hành giao cho cấp, từ Giám đốc tới trưởng phòng tới nhân viên phận Điều thể công ty không giao quyền vượt cấp, xác lập mối quan hệ chức năng, nhiệm vụ quyền hạn thành viên công ty Trước thách thức thị trường cạnh tranh gay gắt, nhà lãnh đạo, cán bộ, nhân viên công ty nỗ lực, sáng tạo đứng vững thị trường Đi với nó, cấu tổ chức phân quyền cơng ty khơng ngừng thay đổi, hồn thiện để tạo điều kiện thuận lợi cho trình thực chiến lược, hoàn thành nhiệm vụ, đạt mục tiêu công ty thời kỳ 2.3.2 Những tồn nguyên nhân tồn 2.3.2.1 Những tồn Trong trình hoạt động sản xuất kinh doanh mình, ngồi thành cơng đạt được, cấu tổ chức Công ty TNHH VPP Phương Thành tồn số hạn chế sau: - Thứ nhất, cấu tổ chức đơn giản gọn nhẹ góp phần tiết kiệm chi phí, nhiên thời điểm nay, nhân tố môi trường thay đổi (cường độ cạnh tranh ngày tăng) cấu tổ chức công ty không đáp ứng nhu cầu phát triển, cụ thể với cấu tổ chức cơng ty: Phòng kinh doanh phải kiêm nhiệm nhiều cơng việc ngồi chun mơn Do đó, làm ảnh hưởng khơng đến cơng việc chun mơn phòng kinh doanh mà làm ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu cơng việc khác tổ chức Điển hình phòng kinh doanh xuất nhập hàng phải vừa đảm nhiệm lĩnh vực kinh doanh thị trường công việc phòng marketing, nên dẫn đến mức tải Sự phân chia 31 quyền lợi công ty chưa rõ ràng, chưa xác định rõ quyền lợi trách nhiệm, dẫn tới đãi ngộ chưa hợp lý - Thứ hai, phối hợp phòng ban thấp Tuy cấu Cơng ty tương đối đơn giản, số cấp trung gian song gặp vấn đề chế phối hợp nên mức độ truyền thơng cơng ty thấp, tính linh hoạt khơng cao Cơ cấu tổ chức chưa gắn người với nhiệm vụ, vai trò, chưa rõ cách thức phận, cá nhân kết hợp với - Thứ ba, sách, thủ tục xây dựng chưa đầy đủ, chưa bám sát yêu cầu hoạt động quản lý kinh doanh Mặt khác, tất sách, thủ tục chưa in thành văn lưu hành (niêm yết) rộng rãi công ty để người biết thực Hầu hết sách, thủ tục “truyền miệng” từ hệ nhân viên đến hệ nhân viên khác - Thứ tư, Sự phân cơng nhiệm vụ phòng ban chưa rõ ràng, cơng việc có chồng chéo Cơng việc chăm sóc khách hàng phòng kinh doanh phòng hành nhân đảm nhiệm Mặt khác, quyền hành công ty tập trung lớn vào giám đốc, mức độ phân quyền cho cấp hạn chế Điều dẫn đến việc giám đốc ôm đồm nhiều việc, xử lý việc phòng ban việc trưởng phòng tiến hành thực gây chồng chéo công việc, không tạo hiệu lại gây lãng phí - Thứ năm, phòng ban trang bị thiết bị công nghệ thông tin q trình thực cơng việc xảy tình trạng thiếu thơng tin, thơng tin chậm, thiếu xác Trong công tác tuyển dụng nhân viên chưa chặt chẽ, theo chế người nhà, nên chưa đảm bảo chất lượng, trình độ cơng tác, cơng ty thêm khoản chi phí đào tạo lại cho họ 2.3.2.2 Nguyên nhân tồn Những hạn chế, tồn cấu tổ chức nêu xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau, cụ thể là: - Thứ nhất, Công ty chưa trọng trọng việc xây dựng chế kiểm sốt cơng việc, chưa hồn thiện chế kiểm sốt, hệ thống đánh giá, sách, thủ tục 32 - Thứ hai, mặt trái việc chuyên môn hoá cao dẫn đến phụ thuộc cao phòng ban mà Cơng ty phòng ban lại chưa có phối hợp ăn ý, nên hiệu công việc không cao - Thứ ba, số phận, cá nhân cơng ty muốn tạo lập trì quyền lực riêng, dẫn đến trì trệ khơng đáng có việc giải cơng việc - Thứ tư, ban lãnh đạo e ngại việc giao quyền hạn cho cấp dưới, dẫn đến Giám đốc ln tình trạng q tải, ơm đồm nhiều công việc Điều làm ảnh hưởng không nhỏ tới chất lượng hoạch định chiến lược - Thứ năm, cấu tổ chức phân quyền Cơng ty TNHH VPP Phương Thành chịu ảnh hưởng ý chí chủ quan ban lãnh đạo cơng ty mà khơng dựa vào tình hình thực tiễn hoạt động kinh doanh 33 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TẠI CÔNG TY TNHH VPP PHƯƠNG THÀNH 3.1 Phương hướng hoạt động công ty TNHH VPP Phương Thành thời gian tới 3.1.1 Mục tiêu hoạt động công ty 3.1.1.1 Mục tiêu dài hạn Trở thành công ty kinh doanh, phân phối văn phòng phẩm đồ dùng gia đình lớn khắp đất nước Việt Nam Cơng ty TNHH VPP Phương Thành nỗ lực để trở thành tập đồn kinh tế lớn mạnh, uy tín, có tốc độ tăng trưởng nhanh có tính cạnh tranh cao sánh vai với tập đoàn kinh tế hùng mạnh nước giới Không ngừng xây dựng phát triển thương hiệu uy tín cơng ty thị trường Cung cấp sản phẩm văn phòng phẩm đồ dùng gia đình nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng đại hóa cơng tác giao dục, văn phòng Đảm bảo sản phẩm hàng hóa chất lượng, an toàn tuyệt đối sử dụng cho người lao động, gia tăng lợi ích cho người tiêu dùng 3.1.1.2 Mục tiêu ngắn hạn - Tăng cường công tác hạch tốn khoản chi phí: chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp, đảm bảo hoạt động kinh doanh cơng ty có hiệu tích luỹ vốn để phát triển - Phân cấp giao quyền chủ động cho đơn vị trực thuộc trình hoạt động kinh doanh, gắn trách nhiệm quyền lợi cán quản lý - Xây dựng phát triển nguồn lực người công ty mạnh mặt đủ chất lượng số lượng, có lực quản lý ứng dụng công nghệ - Mục tiêu doanh thu lợi nhuận sau thuế công ty năm 2022 là: 100 tỷ đồng 300 triệu đồng 3.1.2 Phương hướng hoạt động công ty tương lai - Tiếp tục xây dựng phát triển công ty, giữ vững Công ty TNHH VPP Phương Thành doanh nghiệp mạnh, lấy hiệu kinh tế thước đo cho phát triển ổn định bền vững cơng ty đồng thời hồn thiện quy trình cấu tổ chức phân quyền cơng ty thông qua việc xử lý tồn nhằm tạo lập mơi trường kinh doanh lành mạnh, an tồn, nâng cao hiệu cho hoạt động Công ty Duy 34 trì phát triển ngành nghề kinh doanh phân phối văn phòng phẩm đồ dùng gia đình - Tạo uy tín tên tuổi công ty lĩnh vực kinh doanh văn phòng phẩm - Mở rộng thị trường khắp nước nước ngồi - Đầu tư thiết bị cơng nghệ đại tiên tiến để tăng lực chất lượng dịch vụ công ty khả cạnh tranh thị trường - Tập trung vào công tác hoàn thiện cấu tổ chức quản lý phân quyền theo định hướng xác định rõ chức năng, nhiệm vụ đề cao trách nhiệm quyền hạn nhân viên, quy định sách khen thưởng, bổ nhiệm kỷ luật - Không ngừng nâng cao suất lao động, đời sống vật chất, tinh thần cho người lao động, góp phần vào phát triển cơng ty 3.2 Quan điểm hồn thiện cấu tổ chức phân quyền Công ty TNHH VPP Phương Thành - Hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền cơng ty để có máy gọn nhẹ, khơng cồng kềnh, phải thích ứng với tình xảy cho cơng ty, làm cho định thực nhanh chóng, đảm bảo chức nhiệm vụ có hiệu cao - Cơ cấu tổ chức đầy đủ thích ứng với nhiệm vụ cụ thể, tránh chồng chéo bỏ sót nhiệm vụ - Chức nhiệm vụ cán nhân viên phải xác định rõ ràng, tránh khâu trung gian, việc thừa Phân công công việc nhằm khai thác tốt trình độ cán nhân viên, đánh giá đắn cơng đóng góp khả trình độ họ Do vậy, quan điểm công ty xây dựng đội ngũ quản lý phải thực có tài, có trình độ chun mơn, có khả rút kinh nghiệm thực tiễn quản lý quan trọng khả quản trị cấp - Biết phân quyền hợp lý, đảm bảo không tập trung nhiều quyền hạn phía nhà quản trị đồng thời khơng có tượng phân quyền vượt cấp Trong công tác tổ chức phải có khả đồn kết tập hợp nhân viên quyền tạo mơi trường làm việc kích thích sáng tạo lòng nhiệt tình, phát huy tối đa lực nhân viên 35 3.3 Các đề xuất, kiến nghị hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền công ty TNHH VPP Phương Thành 3.3.1 Giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức công ty 3.3.1.1 Tái cấu nhân viên cơng ty Trong q trình hồn thiện cấu tổ chức công ty cần ý đặc biệt đến trình xây dựng đội ngũ nhân sự, tái cấu nhân viên công ty Thực tái cấu nhân viên công ty phải tiến hành dựa sở chiến lược nguồn nhân lực rõ ràng phù hợp với chiến lược kinh doanh cơng ty Nhà tuyển dụng thay “săn đầu người” nên tập trung đào tạo nguồn nhân lực nội tại, xác định phận có nhân lực dư thừa không cần thiết, xem xét lại lực nhân viên để điều chuyển, huấn luyện trở thành nhân viên kinh doanh hay đưa vào phận thiếu, cần, tuyển nhân phù hợp với công việc thay tuyển nhân có lực vượt trội, mô tả công việc thật cụ thể cho nhân viên kiểm sốt chặt chẽ q trình làm việc thay kiểm sốt đầu vào đầu Cần ý xây dựng lại đội ngũ, cách tổ chức nhân viên tạo mối liên kết mật thiết nhân viên để họ sát cánh làm việc hiệu mục tiêu chung công ty Phải làm cho nhân viên thấu hiểu thơng cảm ln tin tưởng gắn bó lâu dài với cơng ty Bên cạnh nên xem xét lại việc sa thải, cắt giảm nhân khơng phù hợp hay làm việc thiếu hiệu quả, khơng có tinh thần làm việc để giảm bớt gánh nặng chi phí cho doanh nghiệp Như vậy, tái cấu nhân viên khơng có nghĩa buộc phải cắt giảm nhân sự, mà phải đưa mơ hình hoạt động tốt nhất, người, việc để giúp doanh nghiệp vượt qua khó khăn, thực thi kế hoạch, chiến lược kinh doanh có hiệu Đúng người, việc: Trên sở lực, sở trường nguyện vọng cá nhân công ty để bố trí xếp nhằm làm gia tăng nâng suất lao động động lực làm việc cho nhân viên Cụ thể việc tái cấu tổ chức nhân viên phòng ban cơng ty sau: Phòng kế tốn- tài vụ: Hiện phòng tài kế tốn cơng ty bao gồm thành viên, phòng thiếu nhân viên kế tốn phụ trách cơng việc hạch tốn khoản thu chi cơng ty Do thời gian tới công ty nên tuyển 36 dụng thêm nhân viên kế tốn để đảm nhận cơng việc u cầu tuyển dụng cho vị trí sau:  Tốt nghiệp cao đẳng trở lên chuyên ngành kế toán – kiểm tốn  Đã có kinh nghiệm làm kế tốn năm  Biết chút tiếng anh giao tiếp sử dụng thành thạo tin học văn phòng Phòng hành – nhân sự: Theo kết điều tra vấn cho thấy phòng hành nhân gồm thành viên gây nên tình trạng thừa lao động Lượng công việc không nhiều cần trưởng phòng nhân viên đủ Do vậy, cơng ty nên có định điều chuyển nhân viên Lê Tuấn Anh Nguyễn Thu Huyền sang phòng kinh doanh Bởi hai nhân viên động, nhiệt tình cơng việc hai bạn có nhiều kỹ phù hợp trở thành nhân viên kinh doanh suất sắc Ban bảo vệ, quản lý kho: Hiện có người có quản lý kho, bảo vệ, nhân viên phụ trách bên vận chuyển hàng nhân viên lái xe Khối lượng công việc lớn nên số lượng nhân viên phụ trách vận chuyển không phù hợp để hồn thành nhiệm vụ tốt hiệu Phòng kế hoạch - kinh doanh: Phòng kinh doanh cơng ty gồm có 18 thành viên Sau xem xét tái cấu lại hai nhân viên phòng hành nhân thun chuyển sang thành viên phòng 20 Số lượng hợp lý so với tình hình kinh doanh cơng ty 3.3.1.2 Tăng tính tiêu chuẩn hóa giảm mức độ tập trung cấu tổ chức cơng ty Tăng tính tiêu chuẩn hóa: Cơng ty cần thực sách, quy chế để tăng tính ràng buộc việc thực chức năng, nhiệm vụ phòng ban, phận, cá nhân Hình thành phương thức làm việc hiệu quả, chun mơn cao mục tiêu chung cơng ty  Dựa thực tế chức năng, nhiệm vụ xây dựng hệ thống tiêu chuẩn đánh giá công việc khoa học, hợp lý  Tiến hành phổ biến rộng rãi tới phòng ban, nhân viên công ty hệ thống quy chế, tiêu chuẩn cơng việc  Thường xun kiểm tra, giám sát tình hình thực cơng việc, nhiệm vụ để nhanh chóng đưa biện pháp cần thiết 37 Giảm tính tập trung: Giám đốc cần giao bớt quyền hành cho nhà quản trị cấp thấp hơn: trưởng phòng, trưởng phận…, nên rộng rãi phân quyền Giám đốc Công ty TNHH VPP Phương Thành chưa thực tin tưởng để giao quyền cho cấp thấp Quyền lực tập trung lớn vào giám đốc dẫn đến áp lực công việc cao cho giám đốc cấp lại khơng phát huy tính chủ động, sáng tạo nâng cao tinh thần trách nhiệm công việc Do giám đốc công ty cần phải:  Rộng rãi với cấp dưới, biết lắng nghe tôn trọng ý kiến nhân viên quyền  Giao quyền định cho cấp nhằm tăng chủ động tinh thần trách nhiệm họ  Biết cách kiểm tra, theo dõi tình hình thực nhiệm vụ cấp tránh tình trạng lạm quyền né tránh trách nhiệm 3.3.2 Giải pháp hoàn thiện cấu phân quyền công ty Quy định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ nhân viên công ty: Quy định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ phòng ban cơng ty, thực chun mơn hóa cơng việc phải đảm bảo cơng việc thực linh hoạt hiệu Trong phòng ban cần chun mơn hóa cơng việc người thực cơng việc theo quy trình để tránh chồng chéo Giảm tính tập trung nhà quản trị cấp cao nên giao bớt hành cho nhà quản trị cấp thấp hơn, ban lãnh đạo Công ty nên rộng rãi phân quyền Giảm bớt tập trung quyền lực cao vị trí Giám đốc: Hiện Công ty TNHH VPP Phương Thành, phân quyền dừng lại việc dựa tín nhiệm có mức độ mà chưa thực tin tưởng để giao quyền cho cấp thấp Quyền lực tập trung lớn vào nhà quản trị cấp cao, điều dẫn đến tình trạng áp lực công việc cao cho cấp cấp lại khơng phát huy tính sáng tạo, nâng cao tinh thần trách nhiệm, giảm tính chủ động cơng việc Từ làm ách tắc, làm giảm hiệu công việc Do vậy, ban lãnh đạo Công ty nên:  Rộng rãi với cấp dưới, không nên khắt khe mà sẵn sàng cho họ hội để tự khẳng định Tuy nhiên, rộng rãi không đồng nghĩa với dễ dãi, nhà quản trị phải giữ uy nghiêm Cấp tơn trọng đạo cấp đồng thời nhà quản trị phải biết lắng nghe, tôn trọng ý kiến người quyền 38  Phân phối quyền định tổ chức sở tin tưởng vào cấp Giám đốc Công ty giao bớt quyền hành cho trưởng phòng ban có quyền đưa nhiều định phạm vi quyền hạn rõ ràng, nhằm tăng chủ động tinh thần trách nhiệm họ Và định tránh trưởng hợp giao quyền thường xuyên can thiệp, ngăn cản việc thực thi, tự chủ cấp trao quyền Nên tuyển thêm phó giám đốc phụ trách kinh doanh, quản lý phòng kinh doanh xuất nhập phòng marketing Còn Giám đốc phụ trách phòng tài kế tốn hành nhân sự, tạo điều kiện cho Giám đốc có thời gian hoạch định chiến lược phát triển Công ty  Biết cách kiểm tra, theo dõi tình hình thực nhiệm vụ cấp để tránh xu hướng lạm dụng quyền lực tránh né quyền lực, dẫn đến hậu xấu Cụ thể hóa quyền hạn trách nhiệm cá nhân, phận Công ty: Quy định rõ nghĩa vụ phận, chức danh Công ty để cán nhân viên công ty làm cơng việc thân, nhằm hồn thành nhiệm vụ chung công ty quy định trách nhiệm người, để tránh việc ỷ lại thành viên Tuy nhiên, trách nhiệm liền với nghĩa vụ, vừa động tạo động lực, giúp cho họ có quyền hạn để thực cơng việc nhanh chóng hiệu tốt Tăng cường trao đổi thơng tin phòng ban: Cần xây dựng hệ thống thông tin chung công ty để tránh việc tập hợp thông tin tốn thời gian có sai sót Hệ thống đường dây liên lạc nội công ty: điện thoại, mạng nội bộ, website, email phải ổn định cập nhật thương xuyên thông tin để kịp thời giải vấn đề phát sinh Hoàn thiện chế kiểm sốt, hệ thống đánh giá, sách, thủ tục:  Xây dựng chế kiểm sốt dựa cơng việc cách giao phó trách nhiệm việc hồn thành cơng việc cho cấp quản lý phòng ban chức (trưởng phòng) cách cụ thể, rõ ràng chất lượng thời gian hoàn thành, trưởng phòng có trách nhiệm kiểm sốt nhân viên việc hồn thành cơng việc đánh giá mức độ hồn thành cơng việc để có sở đánh giá lực, phẩm chất nhân viên quyền cách đầy đủ, khách quan 39  Hoàn thành việc xây dựng hệ thống quy chế Công ty, đặc biệt quy chế trả lương, quy chế tuyển dụng bổ nhiệm cán để sớm đưa vào thực toàn hệ thống nhằm giúp cho Giám đốc điều hành toàn hoạt động chung Công ty thực thông suốt, kịp thời, hiệu quả; Làm sở cho phòng ban thực  Dựa thực tế chức năng, nhiệm vụ xây dựng hệ thống tiêu chuẩn đánh giá công việc khoa học, hợp lý  Tiến hành phổ biến sâu, rộng tới phận, nhân viên Công ty hệ thống quy chế, tiêu chuẩn công việc  Thường xuyên kiểm gia, giám sát tình hình thực để nhanh chóng đưa biện pháp quản trị cần thiết 3.3.3 Một số kiến nghị Nhà nước  Cần giảm thiểu thủ tục hành rườm rà, phức tạp gây lãng phí thời gian, tiền cản trở đến hoạt động kinh doanh công ty  Đề hành lang pháp lý thơng thống, hệ thống pháp luật phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế điều kiện nước để thu hút nguồn vốn đầu tư  Cần quan tâm đến hoạt động công ty, tạo công thị trường, đảm bảo cạnh tranh lành mạnh chủ thể kinh tế 40 KẾT LUẬN Cơ cấu tổ chức phân quyền nhân tố định đến thành công doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững Và công ty TNHH VPP Phương Thành ngoại lệ Trong trình hình thành phát triển, cấu tố chức phân quyền cơng ty ngày hồn thiện để cơng ty đứng vững thị trường cạnh tranh với công ty nước Tuy nhiên, cấu tổ chức phân quyền cơng ty nhiều hạn chế đòi hỏi cơng ty phải nhìn nhận đánh giá xác điểm yếu mặt tồn tại, cần có điều chỉnh kịp thời xác để đưa cơng ty tiếp tục tồn phát triển mạnh mẽ Một máy chuyên tinh, gọn nhẹ, động phù hợp với mục tiêu cơng ty góp phần tích cực làm tăng khả cạnh tranh công ty Để không ngừng nâng cao lực cạnh tranh đứng vững thị trường, công ty TNHH VPP Phương Thành cần phải tiếp tục hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền Do với đề tài “Hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền công ty TNHH VPP Phương Thành”, em phân tích thực trạng cấu tổ chức phân quyền công ty Từ mạnh dạn đề xuất số giải pháp kiến nghị góp phần đưa cơng ty đến thành cơng phát triển bền vững Tuy nhiên, trình độ kiến thức có hạn nên phân tích giải pháp đưa chưa triệt để nhiều thiếu sót Em mong nhận ý kiến đóng góp, bảo thầy giáo, đặc biệt giáo TS Trần Thị Hồng Hà Một lần em xin chân thành cám ơn hướng dẫn nhiệt tình quan tâm giúp đỡ anh chị công ty TNHH VPP Phương Thành giúp em hồn thành đề tài khóa luận tốt nghiệp 41 TÀI LIỆU THAM KHẢO 11 PGS TS Lê Văn Tâm, PGS TS Ngô Kim Thanh (2006), Giáo trình quản trị doanh nghiệp, NXB Đại học Kinh tế quốc dân 11 PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp (2006), Giáo trình Quản trị học, NXB Thống kê, Hà Nội 11 Mary Parker Follett (1942), lý thuyết quan hệ người quản lý, Mỹ 11 Bộ môn Nguyên lý Quản trị (2010), Bài giảng Quản trị học, trường Đại học Thương Mại 11 James A.F Stoner, Michael A Hitt, R Satya Raju, Stephen P Robbins, V.S Manjunath (2010), Principles of Management, Pearson Education 11 Chester I Barnard, Thuyết quản lý tổ chức, Mỹ 11 Harold Koontz, Những vấn đề cốt yếu quản lý, năm 1993, trang 267 11 Bài giảng Quản trị học (2010), Bộ môn Nguyên lý Quản trị, trường Đại học Thương Mại 11 https://voer.edu.vn/c/to-chuc-trong-quan-tri-hoc/209efaa5/d788a710 111 http://doc.edu.vn/tai-lieu/luan-van-hoan-thien-co-cau-to-chuc-va-phanquyen-cua-cong-ty-co-phan-intimex-tren-dia-ban-ha-noi-30084/ 111 Trang web công ty: http://www.hosocongty.vn/cong-ty-tnhh-van-phongpham-phuong-thanh-com-955008.htm 111 Các báo cáo thường niên Công ty TNHH VPP Phương Thành số mẫu phiếu công ty giai đoạn 2016-2018 111 Quy chế, quy định Cơng ty TNHH VPP Phương Thành cấp phòng hành nhân sự, phòng tài kế tốn, phòng ban khác ... cứu hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền công ty TNHH Văn Phòng Phẩm Phương Thành Do đề tài ‘‘ Hồn thiện cấu tổ chức phân quyền công ty TNHH Văn Phòng Phẩm Phương Thành ’’ khơng trùng lặp với cơng... sở lý luận cấu tổ chức phân quyền doanh nghiệp Đánh giá thực trạng cấu tổ chức phân quyền công ty Phương Thành Từ đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền công ty Phương Thành. .. Phương Thành Chương : Đề xuất kiến nghị hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền cơng ty TNHH Văn Phòng Phẩm Phương Thành 7 CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TRONG DOANH