Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý

Bài giảng môn: Hệ thống thông tin quản lý CHƯƠNG MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN Mục tiêu: - 1.1 Phân biệt liệu thơng tin Trình bày đặc tính thơng tin, dạng thơng tin nguồn thông tin doanh nghiệp Phân loại hệ thống thơng tin quản lý Phân tích vai trò tác động hệ thống thơng tin doanh nghiệp Vẽ sơ đồ biểu diễn mối quan hệ dạng hệ thống thông tin Khái niệm thông tin loại thông tin doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm thông tin Nghiên cứu hệ thống thông tin, vấn đề quan trọng cần phân biệt khác biệt hai khái niệm: liệu thông tin - Dữ liệu kiện hay tượng quan sát thực tế chưa biến đổi sửa chữa cho mục đích khác Ví dụ: Dữ liệu thời tiết, thủy văn, ô nhiễm môi trường, lạm phát … - Thông tin liệu xử lý cho thực có ý nghĩa người sử dụng Ví dụ: Một hóa đơn bán hàng gồm mục liệu: tên khách hàng, tên hàng hóa, giá bán Nhưng người quản lý cửa hàng không quan tâm đến thơng tin Các liệu cần tổng hợp thành thông tin như: Số tiền bán hàng tháng cửa hàng số tiền bán hàng cho khách hàng X tháng cửa hàng để cung cấp cho người quản lý cửa hàng 1.1.2 Các đặc tính thơng tin - - Chất lượng thông tin xác định thông qua đặc tính sau: Độ tin cậy: Độ tin cậy thể độ xác thực độ xác Thơng tin có độ tin cậy thấp gây cho doanh nghiệp hậu tồi tệ Tính đầy đủ: Tính đầy đủ thông tin thể bao quát vấn đề đáp ứng yêu cầu nhà quản lý Nhà quản lý sử dụng thông tin không đầy đủ dẫn đến định hành động khơng đáp ứng đòi hỏi tình hình thực tế Điều làm hại doanh nghiệp Tính thích hợp dễ hiểu: Trong số trường hợp, nhiều nhà quản lý không sử dụng số báo cáo chúng có liên quan tới hoạt động thuộc trách nhiệm họ Nguyên nhân thơng tin khơng thích ứng cho người nhận, thiếu rõ ràng, sử dụng nhiều từ viết tắt đa nghĩa, thông tin bố trí chưa hợp lý Điều dẫn đến tổn phí tạo thơng tin khơng dùng định sai hiểu sai thơng Giáo viên: Phan Lê Huyền Linh Bài giảng môn: Hệ thống thơng tin quản lý - - tin Tính an tồn: thơng tin nguồn lực q báu tổ chức, thơng tin cần phải bảo vệ người có quyền phép tiếp cận tới thơng tin Sự thiếu an tồn thơng tin gây thiệt hại lớn cho tổ chức Tính kịp thời: thơng tin cần gửi tới cho người sử dụng vào lúc cần thiết 1.1.3 Các dạng thông tin doanh nghiệp - - - Trong doanh nghiệp, có ba dạng thơng tin chủ yếu liên quan tới mục đích sử dụng khác Thông tin chiến lược: Thông tin chiến lược có liên quan tới sách lâu dài doanh nghiệp Nó mối quan tâm chủ yếu nhà quản lý cấp cao Đối với phủ, thơng tin chiến lược bao gồm nghiên cứu dân cư, nguồn lực có giá trị quốc gia, số liệu thống kê cán cân thu chi đầu tư nước ngoài…Đối với doanh nghiệp, bao gồm thơng tin tiềm thị trường cách thức thâm nhập thị trường, chi phí cho nguyên vật liệu, việc phát triển sản phẩm, thay đổi suất lao động, công nghệ phát sinh Về chất thông tin chiến lược thông tin liên quan tới việc lập kế hoạch lâu dài, thiết lập dự án, đưa sở dự báo cho phát triển tương lai Thông tin chiến thuật: Là thông tin sử dụng cho kế hoạch trung hạn, thường mối quan tâm phòng ban Đó thơng tin từ kết phân tích số liệu bán hàng dự báo bán hàng, đánh giá dòng tiền dự án, yêu cầu nguồn lực cho sản xuất, báo cáo tài hàng năm Dạng thơng tin thường xuất phát từ liệu hoạt động hàng ngày Do đó, đòi hỏi q trình xử lý thơng tin hợp lý xác Trong việc lập kế hoạch hành động chiến thuật, cần phải kết hợp nhiều thông tin từ nguồn khác trước đưa định Thông tin điều hành (tác nghiệp): Những thông tin thường sử dụng cho công việc ngắn hạn, diễn vài ngày chí vài phòng ban Nó bao gồm thơng tin số lượng chứng khốn mà doanh nghiệp mà doanh nghiệp có tay, lượng đơn đặt hàng, tiến độ công việc… Thông tin điều hành, chất, rút cách nhanh chóng từ liệu hoạt động Nó thường đòi hỏi hoạt động thu thập liệu gấp rút Nó có người sử dụng thơng tin chiến thuật, lại có yêu cầu đặc biệt so với thông tin chiến thuật 1.1.4 Các nguồn thông tin doanh nghiệp Thông tin sử dụng doanh nghiệp thu thập từ hai nguồn chủ yếu: nguồn thông tin bên ngồi nguồn thơng tin bên - Nguồn thơng tin bên ngồi: Bao gồm thơng tin mang tính chất định hướng nhà nước cấp (luật thuế, luật môi trường, quy chế bảo hộ…), thông tin thị trường hoạt động đối thủ cạnh tranh, đối tác, xu hướng thay đổi, … Các đối tượng thơng tin bên ngồi cần thu thập:  Khách hàng: Trong kinh tế thị trường, thông tin khách hàng vô quan trọng Các thơng tin khách hàng doanh nghiệp thường lưu lại hồ sơ khách hàng Giáo viên: Phan Lê Huyền Linh Bài giảng môn: Hệ thống thông tin quản lý  Đối thủ cạnh tranh: Biết đối thủ cạnh tranh trực tiếp công việc hàng ngày doanh nghiệp  Doanh nghiệp cạnh tranh: Muốn doanh nghiệp tồn lâu dài, nhà quản lý cần có thông tin đối thủ cạnh tranh xuất tương lai  Các nhà cung cấp: Người bán doanh nghiệp đầu mối cần có ý đặc biệt Thông tin họ giúp doanh nghiệp hoạch định chiến lược phát triển kiểm sốt tốt chi phí chất lượng sản phẩm hay dịch vụ  Các tổ chức phủ: Đóng vai trò người cung cấp thơng tin có tính chất thức mặt pháp chế Thơng tin từ nguồn bên ngồi doanh nghiệp cung cấp thơng qua báo chí, tài liệu nghiên cứu đặc biệt tổ chức cung cấp thông tin chuyên biệt - Nguồn thông tin nội doanh nghiệp: bao gồm nguồn thông tin từ hệ thống sổ sách báo cáo kinh doanh thường kỳ doanh nghiệp Tùy theo loại yêu cầu thông tin khác nhau, người ta tiến hành bước xử lý liệu khác nhau, đó, hình thành hệ thống thơng tin với dạng khác nhau, phục vụ cho mục tiêu đa dạng có đặc tả khác phần cứng phần mềm, người sử dụng người điều hành 1.2 Hệ thống thông tin quản lý 1.2.1 Khái niệm hệ thống      Hệ thống tập hợp phần tử có mối quan hệ ràng buộc lẫn hoạt động chung để đạt số mục tiêu Trong hoạt động có trao đổi với mơi trường ngồi Ví dụ: Hệ thống giáo dục, hệ thống giao thơng, hệ thống xí nghiệp… Hệ thống thường hợp thành từ nhiều hệ thống con, hệ thống lại hợp thành từ hệ thống nhỏ Những yếu tố hệ thống bao gồm: Mục đích: Lý mà hệ thống tồn tiêu chí sử dụng đánh giá mức độ thành công hệ thống Phạm vi: Phạm vi hệ thống nhằm xác định nằm hệ thống nằm ngồi hệ thống Mơi trường: Bao gồm tất yếu tố nằm hệ thống Đầu vào: Là đối tượng thơng tin từ mơi trường bên ngồi hệ thống đưa vào hệ thống Đầu ra: Là đối tượng thông tin đưa từ hệ thống mơi trường bên ngồi 1.2.2 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin quản lý hệ thống chức thực việc thu thập, xử lý, lưu trữ cung cấp thông tin hỗ trợ việc định, điều khiển, phân tích vấn đề, Giáo viên: Phan Lê Huyền Linh Bài giảng môn: Hệ thống thông tin quản lý - - hiển thị vấn đề phức tạp tổ chức Những hoạt động chủ yếu xảy trình xử lý liệu hệ thống thơng tin nhóm thành nhóm sau: Nhập liệu: Hoạt động thu thập nhận liệu từ doanh nghiệp từ mơi trường bên ngồi để xử lý hệ thống thông tin Xử lý thông tin: Quá trình chuyển đổi từ liệu hỗn hợp bên ngồi thành dạng có ý nghĩa người sử dụng Xuất liệu: Sự phân phối thông tin xử lý tới người hoạt động cần sử dụng thơng tin Lưu trữ thông tin: Các thông tin không xử lý để sử dụng thời điểm doanh nghiệp thu nhận nó, mà thế, tương lai, tiến hành phân tích để xây dựng kế hoạch đưa định có tính hệ thống, thông tin cần để sử dụng Vì vậy, việc lưu trữ thơng tin hoạt động quan trọng hệ thống thông tin Các thông tin lưu trữ thường tổ chức dạng trường, file, báo cáo, sở liệu Thông tin phản hồi: Hệ thống thông tin thường điều khiển thông qua thông tin phản hồi Thông tin phản hồi liệu xuất, giúp cho thân người điều hành mạng lưới thơng tin đánh giá lại hồn thiện q trình thu thập xử lý liệu mà họ thực MÔI TRƯỜNG TỔ CHỨC MƠI TRƯỜNG Lưu trữ thơng tin xử lý thu thập HỆ THỐNG THÔNG TIN Xử lý liệu Nhập liệu Phân tích Sắp xếp Tính toán Xuất liệu Phản hồi Giáo viên: Phan Lê Huyền Linh Bài giảng môn: Hệ thống thông tin quản lý Hình 1.1 Các chức hệ thống thông tin 1.2.3 Phân loại hệ thống thông tin quản lý 1.2.3.1 - - - - Phân loại theo cấp ứng dụng Hệ thống thông tin cấp tác nghiệp: Trợ lý cấp quản lý bậc thấp trưởng nhóm, quản đốc…trong việc theo dõi hoạt động giao dịch doanh nghiệp bán hàng, hóa đơn, tiền mặt, tiền lương, phê duyệt vay nợ, lưu thông nguyên vật liệu nhà máy Mục đích hệ thống cấp để trả lời câu hỏi thông thường giám sát lưu lượng giao dịch doanh nghiệp như: sản phẩm tồn kho? Anh X lĩnh lương chưa? Để trả lời câu hỏi dạng này, thơng tin thường phải xác, cập nhật thường xun, dễ sử dụng Ví dụ hệ thống thơng tin thuộc loại này: hệ thống lưu khoản rút tiền khỏi tài khoản ngân hàng từ máy rút tiền tự động (ATM), hệ thống theo dõi làm việc công nhân nhà máy Hệ thống thông tin cấp chuyên gia: Cung cấp kiến thức liệu cho người nghiên cứu tổ chức Mục đích hệ thống giúp đỡ doanh nghiệp phát triển kiến thức mới, thiết kế sản phẩm, phân phối thông tin, xử lý công việc hàng ngày doanh nghiệp Hệ thống thông tin cấp chiến thuật: Được thiết kế nhằm hỗ trợ, điều khiển, quản lý, tạo định tiến hành hoạt động nhà quản lý cấp trung gian Quan trọng hệ thống cần giúp nhà quản lý đánh giá tình trạng làm việc xem có tình trạng làm việc tốt hay không Các hệ thống cấp chiến thuật thường cung cấp báo cáo định kỳ (hàng tháng, hàng quý, hàng năm…) thơng tin hoạt động Ví dụ hệ thống quản lý cơng tác phí báo cáo tồn chi phí lại, ăn ở, tiếp khách nhân viên phòng ban cơng ty, đánh dấu trường hợp mà chi phí thực vượt ngân quỹ Một số hệ thống cấp chiến thuật hỗ trợ cho định bất thường Chúng thường giải vấn đề có cấu trúc hơn, u cầu thơng tin rõ ràng Các hệ thống loại thường trả lời câu hỏi dạng “nếu – thì”: tăng gấp đơi doanh số bán vào tháng 12 ảnh hưởng tới lịch trình sản xuất nào? Nếu hoạt động nhà máy bị đình lại tháng điều xảy với việc thu hồi vốn đầu tư? Trả lời câu hỏi đòi hỏi nhiều liệu từ bên ngồi doanh nghiệp, liệu nội không dễ truy cập từ hệ thống cấp tác nghiệp thông thường Hệ thống thông tin cấp chiến lược: Giúp nhà quản lý cấp cao xử lý đưa hướng chiến lược xu hướng phát triển lâu dài Mục tiêu hệ thống thông tin giúp cho doanh nghiệp có khả thích ứng tốt với thay đổi môi trường Những câu hỏi họ đặt tương tự như: doanh nghiệp cần tuyển thêm nhân công Giáo viên: Phan Lê Huyền Linh Bài giảng môn: Hệ thống thông tin quản lý vòng năm tới? xu hướng giá thành nguyên liệu đầu vào lâu dài gì, cơng ty chịu mức chi phí nào? Nên sản xuất sản phẩm sau năm tới? 1.2.3.2 - - Phân loại theo mục đích phục vụ thông tin đầu Hệ thống thông tin xử lý giao dịch (Transaction Processing System – TPS): Là hệ thống thông tin phục vụ cấp tác nghiệp doanh nghiệp TPS hệ thống thông tin giúp thi hành lưu lại giao dịch thông thường hàng ngày cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh Ví dụ: nhập đơn đặt hàng, đặt phòng khách sạn, bảng lương, lưu hồ sơ nhân viên, vận chuyển vật tư Chúng trợ giúp chủ yếu cho hoạt động mức tác nghiệp Những hệ thống thuộc loại bao gồm: hệ thống trả lương, hệ thống lập đơn đặt hàng, làm hóa đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, cập nhật tài khoản ngân hàng, hệ thống tính thuế phải phải trả người nộp thuế,… Hệ thống xử lý giao dịch thường đóng vai trò chủ chốt hoạt động sản xuất kinh doanh, cố TPS vòng đồng hồ gây thiệt hại nặng nề cho cơng ty ảnh hưởng tiêu cực tới công ty khác Hệ thống thông tin phục vụ quản lý (Management Information System – MIS): Phục vụ hoạt động quản lý tổ chức Các hoạt động nằm mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý lập kế hoạch chiến lược Chúng chủ yếu dựa vào sở liệu tạo hệ xử lý giao dịch từ nguồn liệu tổ chức MIS thường phục vụ nhà quản lý quan tâm tới kết hàng tuần, hàng tháng hay hàng năm – hoạt động hàng ngày MIS cung cấp câu trả lời cho câu hỏi thơng thường định trước có quy trình định trước để trả lời chúng Ví dụ, báo cáo MIS lập danh sách tổng khối lượng đường sử dụng quý mạng lưới quán cà phê, so sánh tổng doanh số hàng năm số sản phẩm so với mục tiêu đề Hệ thống phân tích lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi suất, nghiên cứu thơng tin thị trường…là ví dụ MIS Các hệ thống thường khơng linh hoạt có khả phân tích Phần lớn MIS sử dụng kỹ đơn giản tổng kết so sánh khơng phải phương pháp tốn học phức tạp hay thuật toán thống kê - - Hệ thống thông tin hỗ trợ định (Decision Support System – DSS): Là hệ thống thiết kế với mục đích rõ ràng trợ giúp hoạt động định Về nguyên tắc, hệ thống trợ giúp định phải cung cấp thông tin cho phép người định xác định rõ tình hình mà định cần phải Thêm vào đó, phải có khả mơ hình hóa để phân lớp đánh giá giải pháp Đây hệ thống đối thoại có khả tiếp cận nhiều sở liệu sử dụng nhiều mơ hình để biểu diễn đánh giá tình hình Hệ thống thơng tin hỗ trợ điều hành (Executive Support System – ESS): Tạo môi trường khai thác thông tin chung không cung cấp ứng dụng hay chức cụ thể ESS thiết kế để tổng hợp liệu kiện bên quy định thuế hay động thái đối thủ cạnh tranh, thông tin tổng hợp từ hệ Giáo viên: Phan Lê Huyền Linh Bài giảng môn: Hệ thống thông tin quản lý - thống nội MIS DSS Hệ thống sàng lọc, đúc kết liệu chủ chốt, giảm thiểu thời gian công sức để nắm bắt thông tin hữu ích cho lãnh đạo ESS sử dụng phần mềm đồ họa tiên tiến chuyển tải đồng thời biểu đồ liệu từ nhiều nguồn khác tới cấp lãnh đạo ESS giúp trả lời câu hỏi như: Doanh nghiệp nên phát triển lĩnh vực kinh doanh nào? Các đối thủ cạnh tranh làm gì? Cần phải sáp nhập doanh nghiệp với cơng ty khác để đối phó với thay đổi bất lợi thị trường? Nên chuyển nhượng cơng ty hay phận để có tiền cho vụ sáp nhập? ESS thiết kế chủ yếu cho cấp lãnh đạo cao Do chúng tập hợp giao diện đồ họa dễ sử dụng Hệ thống chuyên gia (Expert System – ES): Là hệ thống sở trí tuệ nhân tạo, có nguồn gốc từ nghiên cứu trí tuệ nhân tạo, có biểu diễn cơng cụ tin học tri thức chuyên gia lĩnh vực Hệ thống chuyên gia hình thành sở trí tuệ hệ động suy diễn Có thể xem lĩnh vực hệ thống chuyên gia mở rộng hệ thống đối thoại trợ giúp định có tính chuyên gia sở tiếp nối lĩnh vực hệ thống trợ giúp định có tính chuyên gia tiếp nối hệ thống trợ giúp lao động trí tuệ * Mối quan hệ hệ thống nói TPS nguồn liệu chủ yếu cho hệ thống khác ESS nơi tiếp nhận liệu từ hệ thống thấp Các loại hệ thống lại trao đổi liệu với Dữ liệu trao đổi hệ thống phục vụ phận chức khác Ví dụ: đơn đặt hàng lưu hệ thống bán hàng chuyển tới hệ thống sản xuất, trở thành giao dịch cho việc sản xuất vận chuyển sản phẩm đuợc yêu cầu đặt hàng, tới MIS cho việc báo cáo tài Rõ ràng, kết hợp hệ thống đem lại lợi ích lớn thơng tin lưu chuyển dễ dàng phận khác doanh nghiệp, liệu nhập nhiều lần vào hệ thống khác Tuy nhiên, việc tích hợp hệ thống phức tạp, chi phí cao thời gian Do vậy, doanh nghiệp cần phải cân nhắc kỹ nhu cầu tích hợp hệ thống khó khăn nảy sinh đáp ứng nhu cầu Hệ thống hỗ trợ điều hành (ESS) Hệ thống phục vụ quản lý (MIS) Hệ thống chuyên gia (KWS & OAS Giáo viên: Phan Lê Huyền Linh Hệ thống hỗ trợ định (DSS) HTTT xử lý giao dịch (TPS) Bài giảng môn: Hệ thống thông tin quản lý Hình 1.2 Mối quan hệ dạng hệ thống thông tin 1.2.3.3 Phân loại hệ thống thông tin theo chức nghiệp vụ Tương tự phân loại theo cấp tổ chức, hệ thống thơng tin phân loại theo chức phục vụ doanh nghiệp Theo cách phân loại này, dạng hệ thống thông tin gọi tên theo chức nghiệp vụ mà chúng hỗ trợ cấp tác nghiệp, cấp chiến thuật, cấp chiến lược Những ví dụ hệ thống thơng tin dạng bao gồm: hệ thống quản lý bán hàng marketing, hệ thống quản lý nhân sự, hệ thống thông tin kế tốn, tài chính, … Chúng ta nghiên cứu kỹ dạng hệ thống thông tin chương 1.3 - - - - Vai trò tác động hệ thống thơng tin doanh nghiệp Đầu tư vào công nghệ thông tin giúp trình điều hành doanh nghiệp trở nên hiệu Thơng qua đó, doanh nghiệp có khả cắt giảm chi phí, tăng chất lượng sản phẩm, hồn thiện q trình phân phối sản phẩm dịch vụ Xây dựng hệ thống thơng tin giúp doanh nghiệp có ưu cạnh tranh cách xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với người mua hàng người cung cấp nguyên vật liệu Khuyến khích hoạt động sáng tạo doanh nghiệp Đó q trình phát triển sản phẩm mới, dịch vụ trình sản xuất hoạt động doanh nghiệp Tạo thành chi phí chuyển đổi mối quan hệ doanh nghiệp với khách hàng người cung cấp Điều có nghĩa là, khách hàng người cung cấp hàng bị gắn chặt vào thay đổi công nghệ bên doanh nghiệp, họ phải chịu chi phí đáng kể thời gian, tiền bạc, không thuận tiện họ chuyển sang sử dụng cung cấp sản phẩm cho doanh nghiệp khác Đầu tư vào cơng nghệ thơng tin có khả tạo số dạng hoạt động doanh nghiệp + Tổ chức ảo: Các tổ chức kiểu không thực tồn dạng vật chất Chúng tạo thành dựa thỏa thuận đối tác khác Một nhóm cá nhân sử dụng bảng tin máy tính để truyền đạt thơng tin, trao đổi ý kiến với Dạng hoạt động thường hay tồn tổ chức khoa học Các thành viên tổ chức hội thảo hàng kỳ với thỏa thuận trao đổi thông qua hệ thống thư điện tử + Tổ chức theo thỏa thuận: Có số tổ chức hình thành thơng qua thỏa thuận việc truyền thông điện tử Trong đó, tổ chức sử dụng hệ thống truyền thơng tin để tạo kho hàng ảo, cho việc lưu trữ hàng hóa + Các tổ chức theo truyền thống với phận cấu thành điện tử: Dạng tổ chức quen thuộc với doanh nghiệp Nó thay số phòng ban doanh nghiệp có cấu truyền thơng điện tử Sử dụng thiết bị truyền thông điện tử hỗ trợ cho tổ chức theo truyền thống đòi hỏi người quản lý phải đặt câu hỏi liệu công nghệ thơng tin có khả thay hồn tồn cho thành phần tổ chức hay khơng + Liên kết tổ chức: Đây dạng tổ chức thành lập khách hàng Giáo viên: Phan Lê Huyền Linh Bài giảng môn: Hệ thống thông tin quản lý nhà cung cấp Các khách hàng lớn thường gửi đơn đặt hàng theo lịch trình kinh doanh họ đòi hỏi nhà cung cấp nhỏ phải cung cấp cho họ thể thành viên tổ chức mẹ Các doanh nghiệp sản xuất ô tô xe máy thường hay thiết lập mối quan hệ 1.4 Xu hướng phát triển hệ thống thông tin Trên giới Việt Nam, công nghệ thông tin trở thành công cụ thiếu công tác quản lý quan khác nhau, từ quan hành nghiệp, tới quan trực tiếp tham gia vào trình sản xuất, kinh doanh, tạo cải vật chất cho toàn xã hội Việc sử dụng Internet giúp cho doanh nghiệp tăng khả kinh doanh lên gấp bội ngun nhân thúc đẩy nước lạc hậu trang thiết bị kỹ thuật nước ta đầu tư vào phát triển hệ thống truyền tin qua mạng Internet Một xu hướng mà ngày doanh nghiệp ý tới xu hướng tự động hóa q trình sản xuất quản lý doanh nghiệp Sự tiêu chuẩn hóa trình quản lý với tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000, trở thành thách thức doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt doanh nghiệp phát triển kinh tế chuyển đổi kinh tế Việt Nam Các dây chuyền sản xuất áp dụng hầu hết nhà máy, nơi sản xuất tự động hoàn toàn với khối lượng lớn tới nơi sản xuất bán tự động với khối lượng nhỏ, điều khiển hệ thống máy móc lập trình sẵn Trong dây chuyền sản xuất vậy, truyền thông tin từ phận qua phận khác khơng liên tục xác hay hệ thống thông tin nội doanh nghiệp hoạt động khơng hiệu quả, việc quản lý trình sản xuất trở nên khó khăn Tóm tắt Thơng tin liệu xử lý cho thực có ý nghĩa người sử dụng Trong doanh nghiệp có ba dạng thơng tin chủ yếu: thơng tin chiến lược, thông tin chiến thuật, thông tin điều hành (tác nghiệp) Thông tin thu thập từ hai nguồn chủ yếu: nguồn thơng tin bên ngồi nguồn thơng tin bên Hệ thống thông tin quản lý hệ thống chức thực việc thu thập, xử lý, lưu trữ cung cấp thông tin hỗ trợ việc định, điều khiển, phân tích vấn đề, hiển thị vấn đề phức tạp tổ chức Các hệ thống thông tin quản lý phân loại theo phương thức khác nhau: phân loại theo cấp ứng dụng, phân loại theo mục đích phục vụ thông tin đầu ra, phân loại theo chức nghiệp vụ Giáo viên: Phan Lê Huyền Linh Bài giảng môn: Hệ thống thông tin quản lý Câu hỏi ôn tập thảo luận Thế hệ thống thông tin? Một hệ thống thông tin có thiết phải sử dụng máy tính hay khơng? Dữ liệu thông tin khác nào? Trong doanh nghiệp có dạng thơng tin doanh nghiệp thu thập thơng tin từ nguồn nào? Các hệ thống thơng tin phân loại theo tiêu chí nào? Hãy nêu dạng hệ thống thông tin mà anh/chị biết Có người cho rằng, phần lớn khó khăn mà gặp với hệ thống thông tin quản lý biến máy tính trở nên nhanh rẻ Anh/chị có thống với ý kiến khơng? Giáo viên: Phan Lê Huyền Linh 10 Bài giảng môn: Hệ thống thông tin quản lý - - - Tích hợp tất q trình hỗ trợ sản xuất nhờ mạng lưới máy tính mạng truyền thơng điện tử Theo mục tiêu đó, nhiều phần mềm máy tính đời nhằm hỗ trợ cho công việc chuyên gia thiết kế trở nên nhẹ nhàng Những lợi ích mà cung cấp cho doanh nghiệp liệt kê số sau: Tăng tính hiệu nhờ việc đơn giản hóa tự động hóa cơng việc, lập kế hoạch sản xuất tốt hơn, cân đối khả sản xuất trình làm việc cách tốt Tăng hiệu sử dụng công cụ lao động, tăng suất lao động, quản lý chất lượng tốt nhờ trình điều khiển, tiếp nhận thông tin phản hồi cách thường xuyên Giảm đầu tư vào trang thiết bị nguyên vật liệu nhờ việc đơn giản hóa ngun cơng, sử dụng sách giao hàng thời gian yêu cầu, lập kế hoạch hàng hóa yêu cầu tốt Tăng cường dịch vụ cho khách hàng nhờ việc giảm tình trạng thiếu hàng cung cấp, việc tạo sản phẩm chất lượng cao dễ đạt yêu cầu khách hàng 5.2.2.2 Đảm bảo chất lượng sản xuất nhờ hệ thống thông tin Quản lý chất lượng tổng hợp khái niệm có liên quan tới việc chia sẻ trách nhiệm doanh nghiệp tới cho đối tượng khác Hệ thống thơng tin có khả đóng vai trò quan trọng chương trình quản lý chất lượng doanh nghiệp, giúp cho việc phân tích thiết kế lại trình sản xuất, qua việc đưa kinh nghiệm người dùng chuyên môn dùng việc định lượng đo đạc thủ tục với lĩnh vực khác tổ chức 5.2.3 Hệ thống thông tin nhân lực Quản lý nhân bao gồm việc tuyển mộ, đề bạt, đánh giá, thưởng, phạt phát triển nhân lực cho tổ chức Thông thường, doanh nghiệp sử dụng hệ thống thông tin thực máy tính để (1) tạo báo cáo khoản trả lương bảng lương, (2) trì hồ sơ nhân sự, (3) phân tích khả sử dụng nguồn nhân lực hoạt động doanh nghiệp Nhiều doanh nghiệp phát triển hệ thống thông tin quản lý nhân dựa chức mà cần đáp ứng cho tổ chức Hệ thống có khả đáp ứng công việc (1) tuyển mộ, lựa chọn thuê nhân công, (2) thiết kế công việc, (3) đánh giá, (4) phân tích lợi ích cho nhân viên, (5) đào tạo phát triển nguồn nhân lực, (6) đảm bảo sức khỏe, độ an toàn, ổn định Nhân viên HTTT lập kế hoạch chiến lược HTTT tác nghiệp điều hành Đào tạo/phát Đánh giá triển Lập kế hoạch nguồn Lập kế hoạch Lập kế hoạch nhân lực thành cơng đánh giá thực Kiểm sốt lực lượng lao động Phân tích ngân sách Đào tạo có Liên kết đào tạo/ Phân tích doanh thu hiệu thực Chi phí Giáo viên: Phan Lê Huyền Linh Hệ thống lương bổng, phụ cấp Tính lương Kiểm tra lợi ích Hiệu sách đãi ngộ Các mô hình lợi 69 Bài giảng mơn: Hệ thống thơng tin quản lý ích phù hợp HTTT xử Tuyển mộ Đánh giá kỹ Các chương trình Thưởng phạt lý giao Cấu trúc vấn/ đánh giá thực công dịch đánh giá máy tính Kế hoạch lực lượng lao động Mơ hình lựa chọn Hình 5.2 Hệ thống thơng tin quản lý nhân lực Mục đích việc quản lý nguồn nhân lực làm để sử dụng cách hiệu nguồn nhân lực cho cơng ty Để đáp ứng mục tiêu này, cần tập trung vào việc lên kế hoạch đáp ứng yêu cầu nhân viên, phát triển tiềm nhân công cách đầy đủ, điều khiển sách người Những sách nhân viên cân nhắc đầy đủ hỗ trợ cho doanh nghiệp nhiêu 5.2.3.1 Lập kế hoạch nhân lực Hệ thống thông tin lên báo cáo, theo dõi nguồn nhân lực cơng ty để sử dụng cách hiệu mức cao Những thay đổi việc giao nhiệm vụ đền bù, thuê hoàn thiện, minh chứng cho việc cập nhật liệu nhân lực Hệ thống lưu trữ kỹ nhân viên lưu trữ kỹ mà nhân viên có được, để sử dụng có yêu cầu đặc biệt nhiệm vụ hay dự án Một chức khác hệ thống quản lý dự đoán nhu cầu nhân lực để đảm bảo cho doanh nghiệp cung cấp lượng nhân viên có chất lượng cao Các mơ hình tốn học sử dụng cơng việc cụ thể 5.2.3.2 Đào tạo phát triển Hệ thống thơng tin giúp lập kế hoạch quản lý nguồn nhân lực điều khiển việc tuyển mộ nhân công, đào tạo lên kế hoạch phát triển nhờ việc phân tích thành cơng đạt khứ phân tích khả phát triển nhân viên để sử dụng phương pháp phát triển nguồn nhân lực khác chương trình đào tạo đánh giá thực định kỳ Các chương trình đào tạo đánh giá cơng việc thực nhân viên nhằm hỗ trợ việc quản lý nhân lực 5.2.3.3 Phân tích quỹ lương Hệ thơng tin sử dụng để phân tích việc thưởng phạt cho nhân viên (tiền lương, khoản thưởng suất, phụ cấp ngồi) cơng ty so sánh với cơng ty tương tự số kinh tế thống kê ngành Thơng tin có ích cho việc lên kế hoạch thay đổi khoản lương thưởng, đặc biệt phải điều chỉnh với tổ chức cơng đồn Nó giúp cho cơng ty có khả trả lương thích hợp đảm bảo khả kiểm sốt tổng quỹ lương Giáo viên: Phan Lê Huyền Linh 70 Bài giảng môn: Hệ thống thông tin quản lý 5.2.4 Hệ thống thơng tin kế tốn tài 5.2.4.1 Hệ thống thơng tin kế tốn Hệ thơng tin kế tốn số hệ thơng tin lâu đời sử dụng rộng rãi doanh nghiệp Chúng ghi lại chứng từ, lập báo cáo giao dịch doanh nghiệp, kiện kinh tế khác Hệ thông tin kế toán dựa khái niệm bút toán kép, khái niệm thành lập từ hàng trăm năm khái niệm kế toán kế tốn lợi nhuận kế tốn cơng việc Hệ thơng tin kế tốn máy ghi lại lập báo cáo cho dòng vốn tổ chức tạo báo cáo tài quan trọng bảng cân đối kế tốn, bảng báo cáo tình trạng lãi lỗ Những hệ thống tạo dự báo tình trạng tương lai tình trạng tài ngân quỹ tài Hệ thống kế tốn hoạt động nhấn mạnh vào việc lưu sổ báo cáo có hệ thống sẵn có báo cáo có tính pháp lý Hệ thống xử lý giao dịch trình đặt hàng, kiểm soát hàng tồn kho, khoản phải thu khách, khoản phải trả, bảng lương, hệ thống sổ chung Hệ thống kế toán quản lý tập trung vào việc lập kế hoạch kiểm soát hoạt động doanh nghiệp Chúng chủ yếu tập trung vào hệ thống báo cáo kế toán chi phí, phát triển ngân sách tài tình trạng tài chính, phân tích báo cáo so sánh thực tế với dự báo Hệ thống xử lý đơn đặt hàng Là hệ thống xử lý giao dịch quan trọng, xử lý đơn đặt hàng hóa đơn tốn cho khách hàng Trong nhiều doanh nghiệp, lưu trữ tình trạng đơn đặt hàng hàng hóa đưa tới tay người mua Các hệ thông tin xử lý đơn đặt hàng nhờ hệ máy tính cho phép ghi chép chứng từ cách nhanh chóng, xác hiệu Chúng cho phép lưu trữ thông tin hàng tồn kho cho phép chấp nhận đơn hàng hay khơng; vậy, chúng thường phải điền đầy đủ thông tin cách nhanh Kiểm sốt hàng tồn kho Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho phản ánh thay đổi loại hàng kho Khi liệu đơn đặt hàng khách tới nơi, chứng từ hệ thơng tin kiểm sốt hàng tồn kho thay đổi mức tồn kho chuẩn bị giấy tờ chuyển hàng thích hợp Sau đó, chúng lưu ý người quản lý loại hàng hóa cần tiếp tục lưu trữ cung cấp báo cáo tình trạng tồn kho nhiều loại hàng đa dạng khác Hệ kiểm sốt hàng tồn kho giúp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ cho khách hàng với khoản đầu tư thời gian cho kho hàng ngắn giảm chi phí chun chở hàng tồn kho Các khoản phải thu khách hàng Từ mua bán với khách hàng, hệ thống lưu lại liệu cần thiết Sau đó, chúng tạo thành báo cáo tình trạng khách hàng hàng tháng, báo cáo Giáo viên: Phan Lê Huyền Linh 71 Bài giảng môn: Hệ thống thông tin quản lý khoản chưa toán cho người quản lý trực tiếp Hệ thông tin khoản phải thu khách thay khoản chi trả khách hóa đơn toán theo thời gian chuẩn bị xác Chúng cung cấp phương tiện cho phép nhà quản lý kiểm soát số lượng khoản phải thu gia tăng số lượng tiền thu lại Hoạt động nhằm cực đại hóa lợi nhuận từ việc bán hàng toán chậm giảm mát có khoản nợ khó đòi Các khoản phải trả Hệ thống kiểm soát khoản phải trả lưu liệu liên quan tới việc mua hàng hóa việc trả tiền cho nhà cung cấp Chúng chuẩn bị giấy tờ cho hóa đơn toán chuẩn bị báo cáo cho người quản lý tiền mặt Hệ thống kiểm soát khoản phải trả máy tính đảm bảo đảm bảo tính xác kịp thời để giữ mối quan hệ tốt đẹp với nhà cung cấp, đảm bảo tình trạng mua chịu tốt cho hàng hóa mà đồng thời nhận khoản khấu trừ cho khoản phải trả khoảng thời gian cho phép Chúng cung cấp khả kiểm soát tình hình ngân quỹ tiền mặt doanh nghiệp Chúng cung cấp thông tin cần thiết cho việc phân tích việc chi trả, cho chi phí, việc mua bán, tài khoản chi phí cho nhân viên, yêu cầu ngân sách tiền mặt Bảng lương Hệ thống bảng lương nhận lưu trữ liệu từ thẻ làm việc người lao động, báo cáo làm việc khác Sau đó, chúng tạo khoản phải trả, tài liệu khác báo cáo tình trạng lợi nhuận, bảng lương, báo cáo phân tích lao động Các báo cáo khác cung cấp cho nhà quản lý quyền lập Hệ thống kiểm sốt bảng lương máy tính giúp cho doanh nghiệp trả lương thời gian xác cho nhân cơng nó, giúp thành lập báo cáo người lao động, trình quản lý Qua hệ thống này, người quản lý có thêm hội để phân tích chi phí nhân công suất lao động Sổ Sổ liên kết liệu nhận từ tài khoản khác tài khoản khoản phải trả, khoản phải thu khách, bảng lương hệ thống thơng tin kế tốn khác Vào cuối kỳ kế toán, người ta tổng kết tài khoản tạo bảng cân đối kế toán, bảng báo cáo kết sản xuất kinh doanh, bảng cân đối kế toán doanh nghiệp, bảng báo cáo chi phí thu nhập dành cho việc quản lý Hệ thông tin tạo sổ giúp doanh nghiệp thực nhiệm vụ kế tốn cách xác thời điểm Chúng hỗ trợ kiểm soát tài báo cáo quản lý mà khơng tốn nhiều nhân lực chi phí thấp so với hệ thống sổ làm tay Giáo viên: Phan Lê Huyền Linh 72 Bài giảng môn: Hệ thống thông tin quản lý 5.2.4.2 Hệ thống thơng tin tài Hệ thống thơng tin tài hỗ trợ nhà quản lý định liên quan tới (1) tình trạng tài doanh nghiệp, (2) phân phối kiểm sốt nguồn tài doanh nghiệp Một hệ thơng tin tài thơng thường bao gồm việc quản lý dòng tiền mặt, lập ngân sách tiền mặt, dự báo tình hình tài chính, lập kế hoạch tài Hệ thơng tin kế tốn cần phải thích hợp với hệ thơng tin tài Quản lý tiền mặt cổ phiếu Hệ thông tin thu thập tất thông tin khoản tiền mặt nhận doanh nghiệp theo thời điểm khoảng thời gian Thơng tin cho phép doanh nghiệp đầu tư khoản tiền cách nhanh chóng nhất, đó, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Hệ thống dạng cung cấp dự báo khoản tiền mặt nhận tiêu thời gian hàng tháng, hàng tuần, chí hàng ngày Nhờ đó, doanh nghiệp dự báo lượng tiền mặt thời điểm dư hay thiếu Các mơ hình tốn kinh tế thường sử dụng để tối ưu hóa chương trình thu tiền xác định chiến lược đầu tư chiến lược tài liên quan tới việc dự báo lượng tiền tệ dư thừa hay thiếu hụt Nhiều doanh nghiệp lựa chọn cách đầu tư khoản tiền dư họ cho chứng khoán ngắn hạn cho lợi nhuận việc đầu tư thu trước cần tới khoản tiền cho thời điểm khác Danh mục đầu tư chứng khốn dạng quản lý phần mềm quản lý danh mục đầu tư Điều cho phép nhà quản lý tài định mua, bán giữ lại dạng chứng khốn cho tồn số chứng khốn đầu tư có rủi ro thấp có lãi Lập ngân sách vốn Quá trình lập ngân sách vốn bao gồm việc đáng giá lợi nhuận ảnh hưởng tài tiêu nguồn vốn Các kiến nghị tiêu dùng lâu dài cho việc xây dựng nhà xưởng mua máy móc, thiết bị phân tích qua nhiều cơng cụ phân tích giá trị dòng tiền mặt kỳ vọng phân tích rủi ro Những ứng dụng sử dụng mơ hình bảng thiết kế việc lập kế hoạch tài cơng ty 5.2.4.3 Dự báo tài Một doanh nghiệp cần phải dự đốn tài số vấn đề khác cho xu hướng kinh tế Các dự đoán thống kê đa dạng cung cấp kỹ thuật phân tích tạo dự báo kinh tế dự báo tài theo tình trạng kinh tế địa phương quốc gia Mức độ dự đoán phụ thuộc vào độ xác liệu mơi trường bên ngồi vào mơ hình dự đốn sử dụng Lập kế hoạch tài Hệ thống lập kế hoạch tài sử dụng mơ hình lập kế hoạch để đánh giá hoạt động tài dự báo doanh nghiệp Chúng hỗ trợ việc xác định nhu cầu Giáo viên: Phan Lê Huyền Linh 73 Bài giảng môn: Hệ thống thông tin quản lý tài doanh nghiệp phân tích phương pháp cung cấp tài khác doanh nghiệp thơng tin tình hình kinh tế, hoạt động doanh nghiệp, dạng nguồn cung cấp tài chính, mức lãi suất, giá cổ phiếu, chứng khốn, dùng để lập kế hoạch tài tối ưu cho doanh nghiệp Tóm tắt Hệ thống thơng tin tự động hóa văn phòng hệ thống thơng tin dựa máy tính nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền mẫu thông báo, lời nhắn, tài liệu, dạng truyền tin khác cá nhân, nhóm làm việc, tổ chức khác Phần mềm hỗ trợ công việc theo nhóm dạng phần mềm sử dụng đặc biệt cho nhóm làm việc văn phòng nhờ chức hỗ trợ dịch vụ giúp đỡ cho việc liên lạc thành viên nhóm Mục đích làm tăng hiệu nhóm làm việc nhờ hệ thống liên lạc điện tử hình thành thành viên Hệ TT tri thức tổ chức có vai trò: diễn đạt tri thức DN, người cố vấn nội doanh nghiệp, nhân công tri thức tác nhân thay đổi tổ chức Các HTTT chức doanh nghiệp bao gồm: hệ thống thông tin marketing, hệ thống thông tin sản xuất, hệ thống thông tin nhân lực, hệ thống thơng tin kế tốn tài Câu hỏi ôn tập thảo luận Hãy trình bày dạng hệ thống thơng tin tự động hóa hoạt động văn phòng Thế hệ thống thông tin cung cấp tri thức doanh nghiệp Hệ thống thơng tin cần phải thỏa mãn yêu cầu nào? Ngày nay, người khai thác tri thức thường có vai trò khác với nhân viên khác doanh nghiệp Hãy xác định khía cạnh ngồi kỹ thuật chứng minh cho khác biệt Thế hệ thống thông tin marketing? Cho ví dụ Thế hệ thống thơng tin sản xuất? Cho ví dụ Thế hệ thống thơng tin nhân lực? Cho ví dụ Thế hệ thống thơng tin quản lý tài chính, kế tốn? Cho ví dụ CHƯƠNG HỆ THỐNG THƠNG TIN HỖ TRỢ RA QUYẾT ĐỊNH Mục tiêu: - Trình bày vai trò nhà quản lý Phân tích bước trình định Trình bày yếu tố cấu thành hệ thống thông tin hỗ trợ định Trình bày thành phần hệ thống thông tin hỗ trợ định theo nhóm Vận dụng lý thuyết để định có cấu trúc định khơng có cấu trúc Giáo viên: Phan Lê Huyền Linh 74 Bài giảng môn: Hệ thống thông tin quản lý 6.1 Nhà quản lý 6.1.1 Nhà quản lý họ làm doanh nghiệp Các nhà quản lý cấp cao tự nghĩ họ sử dụng thời gian ngày để đánh giá lại chiến lược kinh doanh, phát triển người lãnh đạo tương lai cho doanh nghiệp, tạo lập kỹ thuật tổ chức mới, hay đưa phương thức để tiết kiệm chi phí tồn hệ thống Họ chí tin họ hiến dâng đủ thời gian cho thời gian lâu dài tăng thêm giá trị cho doanh nghiệp Nhưng thực tế, mà họ thực kết hành động hồn tồn khác hẳn Người ta cho nhà quản lý sử dụng 1/4 thời gian dành cho chuyến Phần lớn chuyến dành cho việc giám sát hoạt động kiểm tra trang thiết bị sở cơng ty nằm nơi khác giới Thời gian mà nhà quản lý thực sử dụng cho mục đích tìm hiểu khách hàng chiếm khoảng 13% tổng quỹ thời gian chuyến công tác họ mà Để đáp ứng nhu cầu thời gian, nhà quản lý cấp cao có nhiều cách thức khác Họ thuê thêm nhân viên hỗ trợ nơi họ cần Phân chia công việc tạo lập mạng lưới tương hỗ chức khác nhau, cho phép định cấp có trách nhiệm tương ứng (xu hướng phân quyền) phương pháp giúp cho nhà quản lý cấp cao có thêm thời gian cho việc khác Đặc biệt, việc sử dụng công nghệ trợ giúp cho tiến độ công việc, sử dụng phương tiện điện tử (video, liệu, điện thoại) cho mục đích truyền thơng cơng ty có khả trợ giúp cho doanh nhân nhiều Họ loại bỏ phần lớn lượng thời gian di chuyển từ nơi qua nơi khác, làm thay đổi lại biểu đồ thời gian họ 6.1.2 Vai trò nhà quản lý Các hoạt động quản lý phân loại theo 10 vai trò chia thành ba nhóm: ảnh hưởng cá nhân với nhau, ảnh hưởng có tính thơng tin, ảnh hưởng có tính định Vai trò ảnh hưởng cá nhân: Các nhà quản lý thường hành động người đại diện cho tổ chức họ đại diện cho cơng ty họ giới bên ngồi thực nhiệm vụ trao giải thưởng cho nhân viên họ Các nhà quản lý người lãnh đạo có vai trò khuyến khích, bảo, hỗ trợ cho người làm việc quyền Cuối cùng, nhà quản lý đóng vai trò người liên lạc thành viên hội đồng quản trị Các nhà quản lý cung cấp thời gian, thông tin, ân huệ mà họ mong đền bù lại Vai trò thơng tin: Các nhà quản lý đóng vai trò trung tâm đầu não tổ chức, nhận thông tin xác nhất, phân phối thơng tin cho người Giáo viên: Phan Lê Huyền Linh 75 Bài giảng môn: Hệ thống thông tin quản lý cần phải biết Do đó, nhà quản lý người phổ biến người phát ngơn cho tổ chức họ Vai trò định: Các nhà quản lý thường định Họ hành động chủ doanh nghiệp thiết lập số dạng hành động Họ xử lý vụ lộn xộn tổ chức họ, họ phân phối nguồn lực tới cho thành viên, người cần tới nguồn lực Họ đàm phán hòa giải vụ tranh chấp xảy tổ chức họ Vai trò VAI TRỊ CÁ NHÂN Nhóm vai trò Hệ thống hỗ trợ Người đại diện  Không tồn Người lãnh đạo - Cá nhân  Không tồn Người liên lạc - HTTT truyền thông điện tử (e-mail, họp qua video, gặp gỡ qua mạng máy tính) VAI TRỊ THƠNG TIN Trung tâm đầu não  HTTT phục vụ quản lý Người lãnh đạo - Xử lý thông tin - Người phát ngôn  Hệ thống văn phòng hệ chuyên gia (TPS, MIS, EIS, OIS) VAI TRÒ QUYẾT ĐỊNH Chủ doanh nghiệp - Không tồn Người xử lý nhiễu loạn -Tạo định  Không tồn Người phân phối nguồn lực - HTTT hỗ trợ định (DSS, GDSS, EIS, AI/ES) Người đàm phán - Không tồn Bảng 6.1 Vai trò nhà quản lý khả hỗ trợ hệ thống thông tin HTTT tự động hóa 6.2 Q trình định doanh nghiệp văn phòng, thư tín 6.2.1 Các mức độ định Sự khác biệt trình định phân theo cấp quản lý sau: Tạo định chiến lược: xác định mục tiêu, nguồn lực, sách tổ chức tương lai lâu dài Vấn đề làm để dự đoán Giáo viên: Phan Lê Huyền Linh 76 Bài giảng môn: Hệ thống thông tin quản lý tương lai tổ chức mơi trường mà hoạt động đó, làm cho đặc tính tổ chức phù hợp với mơi trường Q trình thường nhóm nhỏ nhà quản lý cấp cao quan tâm tới Kiểm soát quản lý: việc định cho trình điều khiển việc quản lý chủ yếu xét theo cách làm mà nguồn lực hoạt động có hiệu có kết làm để đơn vị tổ chức thực nhiệm vụ cách tốt Việc điều khiển q trình quản lý đòi hỏi có mối liên hệ chặt chẽ với người thực nhiệm vụ cụ thể tổ chức Nó xảy khn khổ sách mục tiêu chung thiết lập trình tạo định Tạo định cấp kiến thức: có liên quan tới việc đánh giá sáng kiến dịch vụ sản phẩm mới, cách để truyền kiến thức mới, cách để phân phối thông tin tổ chức Kiểm soát hoạt động: tạo định liên quan tới hoạt động cụ thể nhằm xác định làm để đưa nhiệm vụ cụ thể từ định nhà quản lý nhà tạo chiến lược Nó bao gồm việc định phận thực nhiệm vụ, đưa tiêu chuẩn cho việc sử dụng nguồn lực đánh giá kết đạt 6.2.2 Các dạng định: có cấu trúc khơng có cấu trúc Trong cấp tạo định khác nhau, định phân loại theo dạng loại lập trình loại khơng thể lập trình (hay loại có cấu trúc hay khơng có cấu trúc) - - Các định khơng có cấu trúc mà nhà định phải đánh giá hiểu rõ vấn đề đặt Những định thường quan trọng, lạ, khơng theo ngun tắc, khơng có q trình tạo chúng Ví dụ định bổ nhiệm vị trí lãnh đạo, chọn kiểu dáng cho sản phẩm mới… Các đinh có cấu trúc ngược lại, có tính lặp lại theo thơng lệ, bao gồm loạt thủ tục thực xác định trước Ví dụ định thưởng theo doanh số bán hàng nhân viên bán hàng… Tuy nhiên, có số định có dạng nửa cấu trúc; trường hợp đó, phần có câu trả lời rõ ràng có thủ tục chấp nhận tương ứng Ví dụ định mua nguyên vật liệu vào kỳ sản xuất kinh doanh 6.2.3 Quá trình định Quá trình định tiến hành qua bốn bước sau: - Thu thập tin tức: tìm kiếm thơng tin mơi trường, kiện xác định, điều kiện để thực công việc nhiệm vụ Tại bước này, hệ thống thơng tin cung cấp thơng tin bên bên ngồi cần thiết cho trình định người lãnh đạo cụ thể Hệ thống thông tin rà sốt lại tồn hoạt động diễn khứ doanh nghiệp hoạt động diễn môi trường bên Giáo viên: Phan Lê Huyền Linh 77 Bài giảng môn: Hệ thống thơng tin quản lý - - - ngồi để xác định tình trạng định có tiềm Những kết cung cấp hệ thống thông tin giúp cho người quản lý nhận thức liệu vấn đề hay hội xuất doanh nghiệp họ Hoạt động thiết kế: phát triển đánh giá hoạt động khác Một điều cần quan tâm bước liệu định định có cấu trúc định khơng có cấu trúc Lựa chọn: thực tế, nhà quản lý thường lựa chọn định trạng thái gọi trạng thái hợp lý có giới hạn nghĩa họ thường định dựa số lượng thông tin gần đủ dựa số giới hạn lựa chọn mà đạt số cân nhắc mang tính khách quan họ mà tạo số kết mức chấp nhận Nói chung, hệ thống thơng tin thường giúp nhà quản lý cách đưa số nhận xét đó, nhấn mạnh điểm cần cân nhắc chủ yếu với phương án Thực hiện: thực định điều hành chúng để có thành cơng Ở bước này, hệ thống thông tin giúp nhà quản lý cách cung cấp báo cáo điều hành chịu ảnh hưởng định đưa Việc giúp nhà quản lý có khả đánh giá lại việc thực định hay khơng 6.3 Hệ thống thơng tin hỗ trợ định 6.3.1 Thế hệ thống thông tin hỗ trợ định Các hệ thống máy tính cấp quản lý tổ chức cho phép tổng hợp liệu phân tích liệu qua mơ hình phức tạp để hỗ trợ cho định dạng khơng có cấu trúc nửa cấu trúc gọi hệ thống thông tin hỗ trợ định Một hệ thống thông tin hỗ trợ định tổ chức tốt có khả sử dụng nhiều cấp quản lý khác tổ chức Thông thường, định phải điều khiển vài nhóm trước thông qua Trong tổ chức lớn, việc tạo định vốn trình làm theo nhóm hệ thống thơng tin thiết kế để trợ giúp cho định theo nhóm Hệ thống thơng tin cung cấp việc điều khiển phần cho người sử dụng Điều có nghĩa người sử dụng có khả tìm liệu thích hợp, lựa chọn sử dụng mơ hình thích hợp, điều khiển trình thực nhờ phương tiện can thiệp có tính chun nghiệp Những hệ thống chun nghiệp vậy, tất nhiên, cần phải có sở liệu, mơ hình bản, ngơn ngữ điều khiển Các hệ thống chuyên gia có khả đào tạo, tra cứu, hỗ trợ, phần việc điều khiển người sử dụng 6.3.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin hỗ trợ định Hệ thống thông tin hỗ trợ định có ba yếu tố cấu thành sở liệu, sở mơ hình, hệ thống phần mềm hỗ trợ định - Cơ sở liệu hỗ trợ định liệu khứ tập hợp từ Giáo viên: Phan Lê Huyền Linh 78 Bài giảng môn: Hệ thống thông tin quản lý - - số ứng dụng nhóm, tổ chức dễ dàng truy cập từ nhiều ứng dụng khác Hệ quản lý sở liệu hỗ trợ định đảm bảo tính tồn vẹn liệu Hệ thống thông tin hỗ trợ định khơng tạo cập nhật liệu, tổ chức liệu lại theo cách mà cá nhân nhóm tạo định dựa tình trạng thực tiễn Cơ sở mơ hình tập hợp mơ hình phân tích tốn học mà người sử dụng truy cập để sử dụng dễ dàng Mỗi mơ hình mô tả cho yếu tố mối quan hệ tượng Mỗi mơ hình mơ hình vật lý, mơ hình tốn học, mơ hình ngơn ngữ Mỗi hệ thống thông tin hỗ trợ định xây dựng cho tập mục đích khác tạo tập hợp mơ hình phụ thuộc theo mục đích mà hướng tới Hệ thống phần mềm hỗ trợ định cho phép người sử dụng can thiệp vào sở liệu sở mơ hình hệ thống thông tin hỗ trợ định cách dễ dàng Hệ thống phần mềm hệ thống thông tin hỗ trợ định quản lý việc thiết lập, lưu trữ khôi phục lại mô hình sở mơ hình liên kết chúng với với liệu hệ sở liệu hệ thống hỗ trợ định Hệ phần mềm hỗ trợ định cung cấp biểu đồ dễ sử dụng hệ thống thông tin hỗ trợ định 6.3.3 Xây dựng hệ thống thông tin hỗ trợ định Phân tích Mục đích việc phân tích hệ thống hệ thống thông tin quản lý để phân phối hệ thống đáp ứng tập nhu cầu thơng tin đặc biệt Mục đích việc xây dựng hệ thống thông tin hỗ trợ định để nhằm xác định vấn đề khả mà người dùng cho hữu ích việc dẫn dắt tới kết luận có liên quan tới vấn đề Để thực việc phân tích tốt nhất, cần phải tiến hành theo bước sau: - - Các vấn đề cần phải xác định người sử dụng Phải có sở liệu tảng để làm việc phân tích Các vấn đề buộc phải vấn đề mà khơng có cơng thức đơn giản đưa lời giải đáp Phải có số cách suy nghĩ có hệ thống vấn đề cần giải (có tham gia biểu đồ, danh sách liệt kê, đồ thị, phép toán…) mà hệ thống thông tin hỗ trợ định tự động thực Các vấn đề giải phải vấn đề quan trọng mà nhóm quản lý sẵn sàng bỏ thời gian cơng sức để thực Thiết kế Hệ thống thơng tin hỗ trợ định khơng có danh sách thông tin cần thiết người sử dụng khơng có khái niệm hình dạng cuối hệ thống Tất đặc điểm hệ thống truyền thống định vào cuối trình thiết kế hệ thống thông tin hỗ trợ định Do đó, hệ thống thơng tin Giáo viên: Phan Lê Huyền Linh 79 Bài giảng môn: Hệ thống thông tin quản lý hỗ trợ định buộc phải sử dụng phương pháp thay đổi tiến hóa, phương pháp thiết kế theo bước lặp có sử dụng mẫu thử nghiệm Nghĩa người ta thiết kế hệ thống, đưa vào dùng thử, phát sai sót, sữa chữa sai sót…cứ tiếp tục lặp lặp lại có sản phẩm đáp ứng hầu hết yêu cầu đặt Thực Không giống hệ thống thông tin quản lý khác, việc thiết kế hệ thống thông tin hỗ trợ định không bao gồm bước thực cách riêng rẽ Việc phát triển hệ thống liên tục Những nhà phát triển hệ thống cần phải thiết kế cho ứng dụng đảm bảo tính bảo tồn, tính dễ truyền tải, độc lập người sử dụng Việc thực hệ thống thông tin hỗ trợ định bao gồm q trình đánh giá hệ thống nhờ liên tục phát triển hệ thống cho phù hợp với doanh nghiệp 6.4 Hệ thống thông tin hỗ trợ định theo nhóm Hệ thống thơng tin hỗ trợ định theo nhóm phát triển để đáp ứng phát triển vấn đề khơng có cấu trúc cần giải sử dụng để hỗ trợ cho chất lượng hiệu gặp theo nhóm Những vấn đề ẩn đằng sau hệ thống thông tin hỗ trợ định theo nhóm thường bùng nổ gặp gỡ nhà định, kéo dài thời gian gặp gỡ, gia tăng số lượng người tham gia Hệ thống thơng tin hỗ trợ định theo nhóm có khả giúp giải vấn đề tồn đọng họp cách sau: - - - Phát triển kế hoạch định trước để tạo cho gặp gỡ có hiệu có kết Các bảng câu hỏi tự động, số phần mềm máy PC, có khả cấu trúc lại kế hoạch đó, phát triển kế hoạch Khả lập kế hoạch thông tin cho họp nhằm phục vụ để tăng cường chất lượng buổi họp Các chuyên gia có cản giác cơng cụ nhấn mạnh đặc biệt hóa kế hoạch định trước cho họp Tăng khả tham gia Hệ thống khiến cho tất thành viên có khả tham gia đầy đủ, chí số thành viên lớn Việc tham gia hệ thống thơng tin hỗ trợ định theo nhóm làm tăng số người tham gia họp, đồng thời chất lượng tăng lên Lý thành viên tham gia đồng thời thời điểm tạo hiệu cho gặp gỡ Tạo khơng khí cởi mở hợp tác họp, thành viên cấp quản lý khác cảm thấy hoàn toàn tự tham gia vào họp Những thành viên cấp lãnh đạo thấp tham gia vào họp mà khơng cảm thấy có trích cấp Những thành viên cấp lãnh đạo cao tham gia vào họp mà khơng chịu cảm giác có mặt họ điều khiển luồng suy nghĩ họp có kết khơng mong đợi Sự đồng bị giảm loại bỏ hoàn toàn cá nhân thực tham gia vào hội thảo với trách nhiệm cao Những người tham gia cảm nhận với trợ giúp hệ thống thơng tin hỗ trợ định theo nhóm, việc đóng góp ý kiến trở nên tự cởi mở Giáo viên: Phan Lê Huyền Linh 80 Bài giảng môn: Hệ thống thông tin quản lý - - - - - - Tạo tự trích ý kiến: cho phép thành viên tự phản đối ý kiến mà khơng ngại cảm giác trích cá nhân Nhằm mục tiêu đánh giá: tình trạng dấu tên hội thảo chống lại trích nguồn ý tưởng nghĩa trích cá nhân độc lập đó, tạo bầu khơng khí mà đó, người ta tập trung vào đánh giá ý kiến đưa Bản thân người đưa ý kiến có hội tách biệt thân họ với ý kiến họ để có nhìn khách quan Thực tế chứng minh việc đánh giá bầu khơng khí khơng xưng danh làm tăng ý kiến phản hồi cách xác Tổ chức đánh giá ý kiến: Các công cụ sử dụng cho hệ thống thông tin hỗ trợ định theo nhóm sử dụng cho mục đích cấu trúc dựa phương pháp cụ thể Chúng cho phép cá nhân tự tổ chức sau nộp kết theo nhóm Sau nhóm tổ hợp lại phát triển ý kiến tổ chức hoàn chỉnh tài liệu Thiết lập thứ tự ưu tiên tạo định: Việc không xưng danh cho phép thành viên cấp quản lý thấp có vị trí họ việc đánh giá ý kiến họ đề xuất thứ tự ưu tiên người lãnh đạo cấp cao Tạo tài liệu gặp: Thực tế cho thấy rằng, thành viên sử dụng liệu để tiếp tục tranh luận sau họp với khơng tham dự họp chí tạo trình bày nhờ liệu Một số công cụ hệ thống thông tin dạng cho phép người sử dụng sâu vào chi tiết vấn đề cách cặn kẽ đầy đủ thông tin Truy cập thơng tin bên ngồi: Phần lớn họp thông thường không tới kết kết thúc khơng trí chung Nhiều kinh nghiệm cho thấy làm việc với hệ thống thơng tin hỗ trợ định theo nhóm giảm khơng trí Sự bảo tồn “những ghi nhớ tổ chức”: Những công cụ đặc biệt cho phép cập nhật liệu tạo họp cho phép người không tham gia buổi họp có hội để tìm thông tin cần thiết sau họp Những tài liệu dùng nhóm, sử dụng lại làm tài liệu khởi đầu cho họp khác nhóm khác đề tài Các họp sử dụng hệ thống thông tin hỗ trợ định theo nhóm có hiệu quả, tận dụng hầu hết thời gian, tạo nhiều kết đáng mong ước số họp khác Tuy nhiên phức tạp Một hệ thống thông tin hỗ trợ định theo nhóm tạo theo vơ số cách hồn tồn khác Thêm vào đó, tính hiệu công cụ sử dụng phụ thuộc phần vào hiệu thiết bị, chất lượng kế hoạch, hợp tác thành viên, phù hợp dạng họp khác Những hệ thống hỗ trợ dạng thường đắt đó, việc đưa hệ thống vào ứng dụng bị trì hỗn lại Tóm tắt Các hoạt động quản lý phân loại theo 10 vai trò chia thành ba nhóm: ảnh hưởng cá nhân với nhau, ảnh hưởng có tính thơng tin, ảnh hưởng có tính Giáo viên: Phan Lê Huyền Linh 81 Bài giảng môn: Hệ thống thông tin quản lý định Trong cấp tạo định khác nhau, định phân loại theo dạng loại lập trình loại khơng thể lập trình (hay loại có cấu trúc hay khơng có cấu trúc) Các hệ thống máy tính cấp quản lý tổ chức cho phép tổng hợp liệu phân tích liệu qua mơ hình phức tạp để hỗ trợ cho định dạng khơng có cấu trúc nửa cấu trúc gọi hệ thống thông tin hỗ trợ định Hệ thống thông tin hỗ trợ định theo nhóm phát triển để đáp ứng phát triển vấn đề khơng có cấu trúc cần giải sử dụng để hỗ trợ cho chất lượng hiệu gặp theo nhóm Câu hỏi ôn tập thảo luận Nhà quản lý đóng vai trò tổ chức? Thế định có cấu trúc? Thế định khơng có cấu trúc? Phân tích bước q trình định? Thế HTTT hỗ trợ định? Các yếu tố cấu thành HTTT hỗ trợ định? Phân tích tính hiệu việc sử dụng HTTT hỗ trợ định theo nhóm? Giáo viên: Phan Lê Huyền Linh 82 Bài giảng môn: Hệ thống thông tin quản lý MỤC LỤC Giáo viên: Phan Lê Huyền Linh 83