Huong dan su dung Misa SME

P H Ầ N M Ề M P H Ổ B I Ế N N H Ấ T ! HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MISA SME SƠ ĐỒ THAO TÁC TRÊN PHẦN MỀM Tạo lập CSDL Khai báo danh mục Nhập số dư ban đầu Nhập chứng từ phát sinh Tổng hợp, xem báo TẠO LẬP CƠ SỞ DỮ LIỆU Thao tác: − Tệp/Tạo CSDL − M MISA /chỉ đăng nhập vào máy chủ /đồng ý /tệp /tạo liệu − Tạo từ đầu => tiếp tục − Đặt tên CSDL (chú ý cách đặt tên VD: KT_2007 TENCONGTY_NAMKETOAN) − Chọn nợi lưu CSDL => tiếp tục − Không khai báo thông tin doanh nghiệp − Thiết lập năm tài ngày bắt đầu hạch toán − Chọn đồng tiền hạch toán − Chọn hệ thống tài khoản (chú ý định 15 48) − Chọn cách quản lý kho Lưu ý: • Một CSDL tạo để sử dụng cho năm • Khơng cần khai báo tên doanh nghiệp, thay đổi GPSD misa cấp • Đặt tên rõ cho CSDL chính, chọn nơi lưu đĩa DATA (thường đĩa D) • Tên CSDL khơng bỏ dấu tiếng việt, không để khoảng trắng VD: KT_2007 TENCONGTY_NAMKETOAN KHAI BÁO DANH MỤC: 2.1 Danh mục tài khoản Đây hệ thống tài khoản mở, cho phép doanh nghiệp thêm mới, bổ sung, sửa đổi… cho phù hợp với yêu cầu quản lý đơn vị, hệ thống tài khoản sử dụng bút toán hạch toán phát sinh Thao tác: − Vào soạn thảo /Hệ thống tài khoản − Thêm mới: nhấp nút thêm, nhập thông tin chung tiêu lên báo cáo − Sửa: chọn tài khoản cần sửa, nhấp nút sửa giao diện − Xóa: chọn khách hàng, nhấn nút xóa Chú ý: VPĐD CƠNG TY CP MISA Số Nam Quốc Cang, Q.1, Tp Hồ Chí Minh Website: http://www.misa.com.vn Tel: 08 - 925 4221 Fax: 08 - 925 5262 Email: support@hcm.misa.com.vn P H Ầ N M Ề M P H Ổ B I Ế N N H Ấ T ! • Khơng thêm tài khoản cấp • Khi thêm tiết khoản tài khoản, không thay đổi thông tin chung (mặc định lấy thông tin từ tài khoản tổng), ngoại trừ tên tài khoản phải sửa lại • Khi thêm tiết khoản cho tài khoản 136, 138, 336, 338, 411… phải liên hệ MISA để hướng dẫn • Chỉ xóa tài khoản chưa định khoản chứng từ • Nếu muốn theo dõi cơng nợ theo ngoại tệ, phải đặt thêm tiết khoản cho tài khoản công nợ 131, 331 theo loại tiền 2.2 Danh mục khách hàng Ý nghĩa: Khai báo danh sách khách hàng công ty, công việc khai báo nhằm theo dõi công nợ phải thu chi tiết đến khách hàng Thao tác: − Vào soạn thảo /Khách hàng − − − Thêm mới(nhập thêm khách hàng vào danh mục khách hàng): nhấp nút thêm, nhập thông tin chung bán hàng Sửa (sửa lại thông khách hàng tồn danh mục): chọn khách hàng cần sửa, nhấp nút sửa giao diện Xóa (xóa thơng tin khách hàng khơng sử dụng cho liệu): chọn khách hàng, nhấn nút xóa Chú ý: • Mã khách hàng đặt theo nguyên tắc: - Không ký tự đặc biệt (các dấu như: ‘,%,&,# ) - Không khoảng trắng - Không dấu tiếng việt • Tên, diễn giải khơng gõ dấu nháy đơn (‘) • Thao tác xóa: xóa khách hàng có chứng từ phát sinh 2.3 Danh mục nhà cung cấp Ý nghĩa: Khai báo danh sách nhà cung cấp công ty, việc khai báo nhằm quản lý công nợ phải trả chi tiết đến nhà cung cấp Thao tác: Tương tự phần danh mục khách hàng Chú ý: danh mục khách hàng 2.4 Danh mục vật tư – hàng hóa - dịch vụ Ý nghĩa: Khai báo danh sách vật tư, hàng hoá, dịch vụ sử dụng giao dịch mua bán, nhập xuất kho đơn vị Thao tác: − Vào soạn thảo /Vật tư – hàng hóa – dịch vụ VPĐD CÔNG TY CP MISA Số Nam Quốc Cang, Q.1, Tp Hồ Chí Minh Website: http://www.misa.com.vn Tel: 08 - 925 4221 Fax: 08 - 925 5262 Email: support@hcm.misa.com.vn P H Ầ N − − − M Ề M P H Ổ B I Ế N N H Ấ T ! Thêm (nhập thêm vật tư vào danh mục): nhấp nút thêm, nhập thông tin cần thiết Sửa (sửa lại thông vật tư tồn danh mục): chọn vật tư cần sửa, nhấp nút sửa giao diện Xóa (xóa vật tư không sử dụng tồn liệu): chọn vật tư, nhấn nút xóa Chú ý: • Mã vật tư đặt theo nguyên tắc mã khách hàng • Một liệu khai báo phương pháp tính giá • Phải chọn loại vật tư cho mục đích sử dụng - Mục liên quan đến kho: dành cho vật tư cần theo dõi nhập xuất tồn - Mục không liên quan đến kho: dành cho vật tư hay khai báo không cần theo dõi thông tin nhập xuất - Lắp ráp: mặc định mục liên quan đến kho phải khai báo thêm danh mục lắp ráp Mục dành cho sản phNm lắp ráp từ vật tư khác - Chỉ diễn giải: giống mục không liên quan đến kho không cần khai báo thơng tin khác ngồi tên Thường dùng cho hóa đơn HỦY - Dịch vụ Chiết khấu: Loại dành cho hàng hố, thành phNm khơng qua kho, khơng có giá nhập xuất, khơng hiển thị phiếu nhập, phiếu xuất mà cần hiển thị phần hoá đơn mua hàng hoá đơn bán hàng - Hoạt động Tính phí: khai báo tương tự loại “Dịch vụ”, “Chiết khấu”, nhung khai báo thông tin diễn giải mua, giá mua tại, TK giá vốn/chi phí, nhà cung cấp • Chỉ xóa vật tư khơng tồn chứng từ • Khi khai báo vật tư loại lắp ráp, phải khai báo vật tư lắp ráp danh mục lắp ráp 2.5 Danh mục nhân viên Ý nghĩa: Khai báo danh sách nhân viên doanh nghiệp Các nhân viên sử dụng phần người nộp, nhận tiền phiếu thu, chi…, phục vụ cho việc theo dõi tạm ứng, tính lương Thao tác: − − − Soạn thảo /nhân viên Khai báo thông tin cần thiết: thông tin chung, thông tin lương, thông tin khác Thao tác sửa xóa: tương tự danh mục khác VPĐD CÔNG TY CP MISA Số Nam Quốc Cang, Q.1, Tp Hồ Chí Minh Website: http://www.misa.com.vn Tel: 08 - 925 4221 Fax: 08 - 925 5262 Email: support@hcm.misa.com.vn P H Ầ N Chú ý: M Ề M P H Ổ B I Ế N N H Ấ T ! • Những thơng tin phải nhập: mã, tên, phịng ban thông tin bắt buộc, thông tin khác bỏ qua • Nếu khơng sử dụng phân hệ lương khơng cần khai báo thơng tin lương 2.6 Danh mục phòng ban Ý nghĩa: Các phòng ban khai báo phần sử dụng để quản lý lương, TSCĐ Thao tác: − Soạn thảo /Phòng ban − Các thao tác thêm mới, sửa xóa tương tự danh mục khác 2.7 Danh mục cơng việc Ý nghĩa: Công việc hoạt động sản xuất kinh doanh cần tập hợp chi phí, Ví dụ: đơn đặt hàng, cơng trình xây dựng, loại sản phNm Thao tác: − − − − Soạn thảo /Công việc Chọn thêm mới, khai báo mã, tên công việc, tick chọn “chi tiết theo giai đoạn” cơng việc có nhiều giai đoạn Chọn tab “dự toán”, khai báo giai đoạn khoản mục chi phí có theo dõi chi tiết theo khoản mục chi phí Sửa xóa thơng tin: giống danh mục khác Chú ý: • Muốn khai báo giai đoạn khoản mục chi phí, phải vào nghiệp vụ /giá thành /giai đoạn mục chi phí 2.8 Danh mục mã thống kê Ý nghĩa: dùng để liệt kê chứng từ theo tiêu chí định Ví dụ: Thống kê tiền điện thoại, tiền nước, chi phí cửa hàng hay chi nhánh… Thao tác: − Soạn thảo /Mã thống kê − Khai báo mã, thông tin cần thiết − Thao tác xóa, sửa tương tự danh mục khác 2.9 Sao chép đối tượng Ý nghĩa: Cho phép chép đối tượng từ danh mục khách hàng sang danh mục nhà cung cấp ngược lại Thao tác: − Soạn thảo /sao chép đối tượng VPĐD CÔNG TY CP MISA Số Nam Quốc Cang, Q.1, Tp Hồ Chí Minh Website: http://www.misa.com.vn Tel: 08 - 925 4221 Fax: 08 - 925 5262 Email: support@hcm.misa.com.vn P H Ầ N − − M Ề M P H Ổ B I Ế N N H Ấ T ! Chọn mục đích cần chép (Khách hàng sang nhà cung cấp Nhà cung cấp sang khách hàng) Chọn đối tượng cần chép => thực Chú ý: • Thao tác nằm phục vụ cho việc cấn trừ công nợ đối tượng vùa có cơng nợ phải thu, vừa có cơng nợ phải trả • Thao tác chép thực mã đối tượng thuộc danh mục chưa tồn danh mục 2.10 Nhập khu danh mục từ excel Ý nghĩa: Cho phép nhập khNu loại danh mục từ file Excel Thao tác: − Soạn thảo /Nhập khu danh mục từ excel − Chọn danh mục cần nhập, chọn “lấy mẫu chun” − Bổ sung đầy đủ thông tin mẫu chun này, lưu lại − Chọn lấy liệu => nhập khu => lưu lại Chú ý: • Phần mềm nhập khNu danh mục chưa có mã danh mục có sẳn liệu • Để thực chức nhập khNu, người sử dụng phải chỉnh sửa file excel theo mẫu chuNn xây dựng chương trình • Phải sử dụng bảng mã TCVN3 (ABC) Nếu danh mục thiết lập từ trước bảng mã khác, phải dùng phần mềm chuyển thành mã TCVN3 • Tất thơng tin ghi nhận file excel khơng có ký tự “dấu nháy đơn” ký tự đặc biệt NHẬP SỐ DƯ BAN ĐẦU Thao tác: − Soạn thảo /Nhập số dư ban đầu − Chọn đối tượng /chọn tài khoản /nhập số dư nợ, dư có tương ứng − Đối với phần thuế: chọn loại thuế trước /chọn tài khoản nhập − Những tài khoản khơng có đối tượng, chọn Tài khoản khác để nhập Chú ý: • Chọn đối tượng => chọn tài khoản => nhập số dư nợ - có • Những tài khoản khơng có đối tượng, vào tài khoản khác để nhập • Khơng nhập số dư Tất tài khoản • Không nhập số dư tài khoản 211 214 giao diện (xem phận Tại sản cố định bên dưới) VPĐD CÔNG TY CP MISA Số Nam Quốc Cang, Q.1, Tp Hồ Chí Minh Website: http://www.misa.com.vn Tel: 08 - 925 4221 Fax: 08 - 925 5262 Email: support@hcm.misa.com.vn P H Ầ N M Ề M P H Ổ B I Ế N N H Ấ T ! • Khi nhập số dư Vật tư hàng hóa tính giá theo phương pháp NTXT TTĐD, vào Nghiệp vụ /Quản lý kho /Số dư ban đầu VTHH đích danh NTXT để nhâp CÁC NGHIỆP VỤ PHÁT SINH TRONG TỪNG PHÂN HỆ Thao tác chung số giao diện nhập liệu • Thêm chứng từ: Click chuột vào biểu tượng thêm để thêm chứng từ, sau điền đầy đủ thông tin chứng từ phát sinh click vào nút cất giữ • Cất: Lưu giữ thơng tin vừa khai báo • Bỏ ghi: Sau chứng từ hạch tóan phản ánh vào sổ sách liên quan Nhưng lý cần sửa đổi thơng tin khai báo tr6n chứng từ click vào Bỏ ghi \ Sửa ( Xóa) • In chứng từ: Chọn vào biểu tượng in giao diện nhập liệu để chọn chứng từ cần in • Duyệt: Liệt kê tất chứng từ nhập liệu giao diện • Nạp: Sắp xếp lại chứng từ vừa thay đổi • Mẫu: Các mẫu chứng từ có sẳn (Có thể thêm bớt tiêu thức giao diện chứng từ) • Trước, sau: Quay chứng từ trước sau tính từ chứng từ • Sửa, xóa: Dùng để sửa xóa chứng từ • Đóng: Đóng giao diện nhập liệu chứng từ 4.1 MUA HÀNG 4.1.1 Đơn mua hàng Ý nghĩa: Đối với nghiệp vụ mua hàng có qua đơn mua hàng phải nhập thông tin đơn mua hàng trước nhập hóa đơn mua hàng Thao tác: − Menu Nghiệp vụ / Mua hàng /Đơn mua hàng giao diện Mua hàng chương trình chọn biểu tượng “Đơn mua hàng“ − Chọn nút thêm để thêm Đơn mua hàng − Điền đầy đủ thông tin giao diện => cất Chú ý: • Đơn mua hàng có tính chất hiển thị, khơng phản ánh lên sổ sách • Đơn mua hàng dùng chủ yếu cho nhân viên kinh doanh • Người sử dụng in đơn hàng để theo dõi gửi cho nhà cung cấp • Dùng chức liệt kê đơn mua hàng để theo dõi tổng hợp đơn mua hàng VPĐD CÔNG TY CP MISA Số Nam Quốc Cang, Q.1, Tp Hồ Chí Minh Website: http://www.misa.com.vn Tel: 08 - 925 4221 Fax: 08 - 925 5262 Email: support@hcm.misa.com.vn P H Ầ N M Ề M P H Ổ B I Ế N N H Ấ T ! 4.1.2 Hóa đơn mua hàng Ý nghĩa: Nhập thơng tin hóa đơn mua hàng hóa sở đơn mua hàng nhập nhập hóa đơn mua khơng qua đơn mua hàng Thao tác − Chọn biểu tượng “Hóa đơn mua hàng” phân hệ vào menu Nghiệp vụ /Mua hàng /Hóa đơn mua hàng − Chọn nút thêm để thêm Hóa đơn mua hàng: + Có thể chọn Số đơn hàng giao diện Hóa đơn mua hàng chương trình tự động lấy thơng tin bên Đơn mua hàng qua (Nếu có) + Nếu khơng chọn đơn mua hàng thao tác để thêm hóa đơn mua hàng tương tự thêm đơn mua hàng − Tiếp tục khai báo trang hàng tiền, thuế Chú ý: • Chỉ nên sử dụng chứng từ cho hóa đơn mua hàng (hóa đơn dịch vụ khai báo chứng từ chung phiếu chi) • Hóa đơn mua hàng ln kiêm phiếu nhập kho
Số Hóa đơn mua hàng số phiếu nhập kho • Có thể in chứng từ kho lệnh in chứng từ (phiếu nhập kho, hóa đơn mua …) • Khi nhập hàng ý chọn mã kho tài khoản kho • Có thể in báo cáo liên quan báo cáo mua hàng, công nợ, kho, thuế đầu vào • Số chứng từ nên đặt khoa học (VD HDM02001 nghĩa hóa đơn mua số 001 tháng 2… Nên áp dụng nguyên tác đặt số chứng từ cho chứng từ lại) − 4.1.3 Hàng mua trả lại Thao tác: Thêm chứng từ − Chọn Hóa đơn − Nhập số lượng bị trả giảm giá Chú ý: • Phải chọn Hóa đơn cần trả giảm giá • Phải đối trừ chứng từ nhà cung cấp (xem thao tác bên dưới) − − 4.1.4 Trả tiền nhà cung cấp Thao tác: Thêm Chọn nhà cung cấp Hóa đơn cần trả Trong trường hợp có nhiều hóa đơn cịn nợ phải tích chọn hóa đơn đánh số tiền trả vào cột “Số trả (NT)” VPĐD CÔNG TY CP MISA Số Nam Quốc Cang, Q.1, Tp Hồ Chí Minh Website: http://www.misa.com.vn Tel: 08 - 925 4221 Fax: 08 - 925 5262 Email: support@hcm.misa.com.vn P H Ầ N M Ề M P H Ổ B I Ế N N H Ấ T ! Chú ý: • Gõ số trả cho hóa đơn, khơng ghi trực tiếp vào phần số tiền − 4.1.5 Đối trừ chứng từ: Thao tác: Menu Nghiệp vụ \ Mua hàng \ Đối trừ chứng từ − Chọn Nhà cung cấp tài khoản công nợ − Chọn hai chứng từ đối trừ => chọn “đối trừ” Chú ý: • Chọn tài khoản cơng nợ, nhà cung cấp • Nếu có nghiệp vụ phát sinh làm giảm công nợ phải trả, phải thực thao tác đối trừ − 4.1.6 Thuế đầu vào Thao tác Click vào giao diện thuế đầu vào để hiển thị chứng từ có phát sinh thuế đầu vào xem bảng kê − Nhấn nút xem chi tiết để xem chi tiết chứng từ gốc − Nhấn nút In Bảng kê để in Bảng kê thuế đầu vào − Chú ý: Chỉ để in bảng kê kiểm tra thuế đầu vào 4.2 BÁN HÀNG 4.2.1 Báo giá đơn đặt hàng Thao tác: Tương tự đơn mua hàng − Chú ý: Đơn đặt hàng lập lấy từ báo giá 4.2.2 Hóa đơn bán hàng hóa đơn bán lẻ Ý nghĩa: Nhập thơng tin hóa đơn bán hàng trường hợp bán hàng chưa thu tiền (ghi nợ phải thu khách hàng) bán hàng thu tiền Thao tác: Như hóa đơn mua hàng Chú ý: • Nếu liệu “hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho” lập hóa đơn bán hàng, phân mềm tự động xuất kho • Nếu liệu “Hóa đơn bán hàng khơng kiêm phiếu xuất kho” sau lập hóa đơn bán hàng phải lập thêm phiếu xuất kho (phân hệ Quản lý kho) • Hóa đơn bán hàng hóa đơn bán lẻ khác tài khoản tốn hay tài khoản phải thu • Khi bán hàng, nhớ ý đến kho cần xuất • Có thể in chứng từ lệnh in giao diện (phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng, phiếu giao hàng … • In báo cáo liên quan báo cáo công nợ, bán hàng, kho, thuế đầu VPĐD CÔNG TY CP MISA Số Nam Quốc Cang, Q.1, Tp Hồ Chí Minh Website: http://www.misa.com.vn Tel: 08 - 925 4221 Fax: 08 - 925 5262 Email: support@hcm.misa.com.vn P H Ầ N M Ề M P H Ổ B I Ế N N H Ấ T ! − 4.2.3 Hàng bán trả lại, giảm giá Thao tác: Như hàng mua trả lại Chú ý: Phải đối trừ chứng từ 4.2.4 Thu tiền Thao tác: Nghiệp vụ /bán hàng /thu tiền khách hàng − Thêm chứng từ /chọn đối tượng cần thu − Chọn hình thức tốn − Gõ số phải thu vào =>ghi sổ Chú ý: • Nếu có tiết khoản 131, phải chọn tiết khoản • Nếu thu hóa đơn nào, chọn hóa đơn • Nếu có chiết khấu tốn, click qua phần chiết khấu, gõ số tiền chiết khấu vào cột chiêt khấu • Nếu thu tiền từ phiếu thu phân hệ Quản lý quỹ, phải thực đối trừ chứng từ (vào Nghiệp vụ /Bán hàng /đối trừ chứng từ) − 4.2.5 Thuế đầu Phần khơng hạch tốn Phần mềm tự động lấy lên báo cáo Thao tác: Chọn biểu tượng thuế đầu Nghiệp vụ /Bán hàng /Thuế đầu − Chọn loại thuế khoản thời gian cần báo cáo => In bảng kê Chú ý: Bảng kê lấy tất chứng từ có hạch tốn liên quan đến thuế đầu 33311 4.3 QUẢN LÝ QUỸ Ý nghĩa: Phân hệ quản lý quỹ cho phép lập in phiếu thu, phiếu chi thay hồn tồn cơng việc thủ công, đồng thời theo dõi số dư sổ quỹ tiền mặt thời điểm 4.3.1 Khai báo thông tin liên quan Khi thực nghiệp vụ thu, chi tiền mặt kế toán phải nắm thông tin : thu chi cho ai? Do trước lập phiếu thu, phiếu chi phải khai báo thông tin sau : − Khai báo khách hàng − Khai báo nhà cung cấp − Khai báo nhân viên Chú ý : Các thông tin khai báo trực tiếp phân hệ quản lý quỹ vào soạn thảo Mã người sử dụng tự quy ước, chương trình khơng cho phép sửa mã khai báo 4.3.2 Nhập chứng từ phát sinh 4.3.2.1 Phiếu thu Ý nghĩa: Phản ánh nghiệp vụ phát sinh tăng tiền mặt quỹ VPĐD CÔNG TY CP MISA Số Nam Quốc Cang, Q.1, Tp Hồ Chí Minh Website: http://www.misa.com.vn Tel: 08 - 925 4221 Fax: 08 - 925 5262 Email: support@hcm.misa.com.vn P H Ầ N M Ề M Thao tác : − P H Ổ B I Ế N N H Ấ T ! Vào menu nghiệp vụ\quản lý quỹ\phiếu thu nhấn vào biểu tượng phiếu thu sơ đồ quản lý quỹ − Xác định đối tượng phiếu thu mục Đối tượng − Khai báo thông tin số, ngày chứng từ − Hạch toán nghiệp vụ phát sinh trang Chi tiết khai báo thông tin thuế trang Thuế (nếu có) Chú ý : • Nếu trang chi tiết có thêm phần định khoản thuế trang thuế bắt buộc phải chọn loại thuế, loại phát sinh cho phù hợp • Thơng tin trang thuế hiển thị bảng kê thuế GTGT đầu tờ khai thuế GTGT hàng tháng • Nên có cách đánh số chứng từ cách khoa học, hợp lý, thuận tiện cho việc tra cứu, tìm kiếm, tránh trùng lặp (như cách đặt hóa đơn VD PT12001 phiếu thu số 001 tháng 12) 4.3.2.2 Phiếu chi Thao tác : Thực tương tự Phiếu thu − Vào menu nghiệp vụ\quản lý quỹ\phiếu chi nhấn vào biểu tượng phiếu chi sơ đồ quản lý quỹ Chú ý: • Nếu trang chi tiết có thêm phần định khoản thuế trang thuế bắt buộc phải chọn loại thuế, loại phát sinh cho phù hợp • Thơng tin trang thuế hiển thị bảng kê thuế GTGT đầu vào tờ khai thuế GTGT hàng tháng • Một phiếu chi thực chi cho nhiều hóa đơn 4.3.3 Xem báo cáo Vào báo cáo /báo cáo quỹ tiền mặt 4.4 NGÂN HÀNG Ý nghĩa: Phản ánh nghiệp vụ thông qua ngân hàng Thông thường sử dụng phần: Phát hành séc Nộp tiền vào tài khoản, chuyển tiền 4.4.1 Phát hành séc: Là nơi hạch toán nghiệp vụ phát sinh giảm tiền gửi NH (Có TK112) Thao tác: tương tự phiếu chi 4.4.2 Nộp tiền vào TK: Là nơi hạch toán nghiệp vụ phát sinh tăng tiền gửi NH (Nợ TK112) Thao tác: tương tự phiếu thu 4.4.3 Chuyển tiền: Là nơi hạch toán nghiệp vụ chuyển từ tài khoản tiền gửi thành tài khoản tiền gửi khác Thao tác: 10 VPĐD CÔNG TY CP MISA Số Nam Quốc Cang, Q.1, Tp Hồ Chí Minh Website: http://www.misa.com.vn Tel: 08 - 925 4221 Fax: 08 - 925 5262 Email: support@hcm.misa.com.vn P H Ầ N M Ề M P H Ổ B I Ế N N H Ấ T ! Lưu ý: Khi chọn tháng khấu hao lệnh khấu hao, chương trình tự động tính khấu hao dựa theo thơng tin khấu hao mà khai báo ban đầu 4.8 THUẾ Ý nghĩa:Căn vào chứng từ có liên quan đến thuế phát sinh phần hành kế tốn, chương trình tự động tổng hợp kê khai Bảng kê thuế đầu vào, đầu ra, Tờ khai thuế GTGT 4.8.1 Thuế đầu vào Thuế đầu Ý nghĩa: dùng in bảng kê thuế đầu vào, đầu (nộp kèm tờ khai thuế) Thao tác: phân hệ mua hàng, bán hàng Chứ ý: • Khơng cần hạch toán, cần chứng từ phân hệ khác hạch toán thuế đúng, phần mềm tự động tập hợp lên báo cáo • Có thể in bảng kê báo cáo thuế 4.8.2 Kê khai thuế Ý nghĩa: in tờ khai thuế Thao tác: Chọn biểu tượng kê khai thuế Nghiệp vụ \Thuế \Kê khai thuế Chú ý: • Có thể in tờ khai thuế tháng thao tác in báo cáo \thuế \Tờ khai thuế GTGT − 4.8.3 Khấu trừ thuế Ý nghĩa: Phần mềm cho phép thực thao tác khấu trừ thuế tự động Thao tác: Nghiệp vụ \Thuế \Khấu trừ thuế − Chọn tháng khấu trừ − Khai báo số chứng từ, ngày chứng từ => Khấu trừ thuế Chú ý: • Bảo trì liệu trước thực thao tác • Phần mềm tự động sinh chứng từ khấu trừ thuế chứng từ nghiệp vụ khác − 4.8.4 Nộp thuế Ý nghĩa: Thực thao tác nộp thuế tự động Thao tác: Chọn biểu tượng nộp thuế phân hệ Nghiệp vụ \Thuế \Nộp thuế − Chọn ngày nộp thuế − Chọn hình thức nộp thuế (tiền mặt hay chuyển khoản) − Chương trình tự sinh chứng từ nộp thuế phát hành sec phiếu chi Chú ý: • Phải khai báo thuế loại phát sinh thuế chứng từ liên quan đến thuế phải nộp (tài khoản 333) 18 VPĐD CÔNG TY CP MISA Số Nam Quốc Cang, Q.1, Tp Hồ Chí Minh Website: http://www.misa.com.vn Tel: 08 - 925 4221 Fax: 08 - 925 5262 Email: support@hcm.misa.com.vn P H Ầ N M Ề M P H Ổ B I Ế N N H Ấ T ! 4.9 HỢP ĐỒNG Trong giao dịch thương mại ngày việc sử dụng đơn đặt hàng ngày phổ biến quản lý hợp đồng nhu cầu tất yếu đơn vị Phân hệ hợp đồng cho phép quản lý phân tích tiến trình tốn hợp đồng khách hàng, hiển thị tất chứng từ phát sinh hợp đồng dạng báo cáo, vào báo cáo người sử dụng theo dõi tình hình thực hợp đồng 4.9.1 Khai báo hợp đồng: Thao tác: − Phân loại hợp đồng (hợp đồng mua, hợp đồng bán) − Khai báo hợp đồng: Cập nhật danh sách hợp đồng đơn vị − Khai báo thông tin liên quan khác: Nhà cung cấp, khách hàng… Chú ý: • Tiêu thức để phân loại hợp đồng người sử dụng xác định, ví dụ phân loại hợp đồng thành: Hợp đồng mua Hợp đồng bán − 4.9.2 Hạch toán chứng từ liên quan: Khi có chứng từ phát sinh, vào khai báo hợp đồng liên quan mục giá thành giao diện 4.9.3 Xem báo cáo chi tiết hợp đồng Vào In báo cáo /hợp đồng /Tình hình thực hợp đồng Chú ý: Phải khai báo phần hợp đồng liên quan, báo cáo phản ảnh tiến độ thực hợp đồng 4.10 GIÁ THÀNH Ý nghĩa: Phân hệ Giá thành bao gồm tính hỗ trợ người sử dụng việc tập hợp phân bổ chi phí tính giá thành 4.10.1 Các khai báo liên quan Thao tác: Khai báo khoản mục chi phí − Khai báo giai đoạn − Khai báo cơng việc − Khai báo số dư sản phm dỡ dang đầu kỳ − Nhập chi phí phát sinh kỳ Chú ý: • Phải khai báo mã cơng việc giao diện nhập liệu liên quan • Phải xác định cơng việc có cần theo dõi theo giai đoạn hay khơng • Chọn khoản mục chi phí phát sinh cho giai đoạn liên quan đến công việc − 4.10.2 Phân bổ chi phí liên quan cho công việc Thao tác: Nghiệp vụ /giá thành /Phân bổ chi phí − Chọn tài khoản cần phân bổ /Lập chứng từ Chú ý : 19 VPĐD CÔNG TY CP MISA Số Nam Quốc Cang, Q.1, Tp Hồ Chí Minh Website: http://www.misa.com.vn Tel: 08 - 925 4221 Fax: 08 - 925 5262 Email: support@hcm.misa.com.vn P H Ầ N M Ề M P H Ổ B I Ế N N H Ấ T ! • Trước phân bổ, phải cập nhật giá xuất kho để tính giá trị tài khoản 621 (đối với vật tư tính giá theo phương pháp bình qn cuối kỳ) • Chương trình cho phép phân bổ theo tỷ lệ phần trăm trực số tiền phân bổ • Những phần chi phí liên quan đến 622, 627 phân bổ theo tỷ lệ xác định từ bên − 4.10.3 Nhập kho thành phm Thao tác: Sử dụng phiếu nhập kho đối tượng giá thành thành phm theo dõi theo kho − Sử dụng chứng từ khác đối tượng giá thành dịch vụ Lưu ý: • Nếu nhập kho thành phNm: hạch tốn nghiệp vụ phát sinh, ghi nhận số lượng, giá trị lấy từ báo cáo “Tổng hợp chi phí sản xuất” • Nếu thành phNm dịch vụ: vào chứng từ khác, định khoản vào N632/C154 4.11 SỔ CÁI Ý nghĩa: Phân hệ phân hệ trung tâm, hạt nhân chương trình Dữ liệu đầu phân hệ khác (mua hàng, bán hàng, quản lý quỹ, ngân hàng…) tự động chuyển thành số liệu đầu vào phân hệ sổ phục vụ cho việc tổng hợp sổ sách báo cáo 4.11.1 Các khai báo liên quan Để cập nhật số liệu tổng phân hệ sổ , phải khai báo số thông tin liên quan bao gồm : − Thiết lập hệ thống tài khỏan : phù hợp với yêu cầu hạch tóan đơn vị − Khai báo danh sách bút toán kết chuyển lãi lỗ − Khai báo thông tin liên quan khác: khách hàng, nhà cung cấp, mã thống kê, hợp đồng, công việc 4.11.2 Chứng từ khác Ý nghĩa: Hạch toán tất nghiệp vụ kế tốn khác ngồi nghiệp vụ kế tốn nhập phân hệ trên, tập hợp nghiệp vụ mang tính chất xử lý tổng hợp, điều chỉnh, kết chuyển, Ví dụ: Các bút tốn xác định kết kinh doanh, xử lý chênh lệch, toán tạm ứng Thao tác: − Vào Nghiệp vụ\Sổ cái\Chứng từ nghiệp vụ khác nhấn chuột vào biểu tượng Chứng từ nghiệp vụ khác sơ đồ phân hệ Sổ − Thêm chứng từ − Định khoản phần chi tiết (Phần định khoản, đối tượng, giá thành) − Khai báo phần thuế phần chi tiết có định khoản liên quan đến thuế Chú ý: • Sử dụng chứng từ phát sinh nghiệp vụ không liên quan đến phân hệ nêu 20 VPĐD CÔNG TY CP MISA Số Nam Quốc Cang, Q.1, Tp Hồ Chí Minh Website: http://www.misa.com.vn Tel: 08 - 925 4221 Fax: 08 - 925 5262 Email: support@hcm.misa.com.vn P H Ầ N M Ề M P H Ổ B I Ế N N H Ấ T ! • Nếu phần chi tiết có định khoản vào tài khoản liên quan đến thuế (như 1331, 33311, 3333…) phải khai báo phần thuế Chọn loại thuế liên quan đến tài khoản loại phát sinh tương ứng − 4.11.3 Lập chứng từ ghi sổ Thao tác: Nghiệp vụ \Sổ \Lập chứng từ ghi sổ − Chọn thêm chứng từ − Chọn kỳ lập chứng từ, ngày lập chứng từ − Chọn loại chứng từ cần lập − Chọn “lấy chứng từ” => cất giữ − In chứng từ báo cáo trong: In báo cáo \Sổ Chú ý: • Thao tác phục vụ cho đơn vị sử dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ − − 4.11.4 Kết chuyển lãi lỗ Thao tác: Kiểm tra chứng từ nhập xem ghi sổ toàn chưa Kiểm tra bảng cân đối tài khoản xem có tài khoản bị định khoản sai nguyên tắc không (định khoản vào tài khoản tổng hợp) − Thực khấu hao tài sản − Cập nhật giá xuất kho − Bảo trì liệu − Nghiệp vụ \Sổ \Kết chuyển lãi lỗ chọn biểu tượng “Kết chuyển lãi lỗ” phân hệ Sổ − Khai báo số chứng từ, ngày xác định kết kinh doanh − Chọn “Lập chứng từ” => Sinh chứng từ khác − Xem lại báo cáo tài Chú ý: • Thực thao tác tính khấu hao hàng tháng • Cập nhật giá xuất kho vật tư tính theo phương pháp Bình qn cuối kỳ • Bảo trì liệu trước kết chuyển lãi lỗ • Nếu sau kết chuyển lãi lỗ phát số liệu chưa phải vào phần Chứng từ nghiệp vụ khác, xoá chứng từ ghi sổ kết chuyển lãi lỗ thực hiện, sau vào giao dịch kế toán liên quan để điều chỉnh số phát sinh thực lại thao tác kết chuyển lãi lỗ 4.11.5 Khóa sổ kỳ kế tốn Thao tác : 21 VPĐD CÔNG TY CP MISA Số Nam Quốc Cang, Q.1, Tp Hồ Chí Minh Website: http://www.misa.com.vn Tel: 08 - 925 4221 Fax: 08 - 925 5262 Email: support@hcm.misa.com.vn P H Ầ N − M Ề M P H Ổ B I Ế N N H Ấ T ! Nghiệp vụ\Sổ cái\Khóa sổ/Bỏ khóa sổ kế tốn chọn biểu tượngKhóa sổ kỳ kế toán phân hệ Sổ − Chọn phần “Khóa sổ” − Chọn ngày khóa sổ => Thực Chú ý: • Ngày khóa sổ khơng sau ngày hạch tốn • Bảo trì liệu trước khóa sổ kế tốn • Có thể khóa sổ theo tháng • Sau khóa sổ xem báo cáo liên quan không xem, sửa chứng từ • Muốn sửa chứng từ phải thực thao tác bỏ khóa sổ − 4.11.6 Bỏ khóa sổ Thao tác: Nghiệp vụ\Sổ cái\Khóa sổ/Bỏ khóa sổ kế tốn chọn biểu tượngKhóa sổ kỳ kế tốn phân hệ Sổ − Chọn phần “Bỏ khóa sổ” − Chọn ngày khóa sổ cũ => Thực Chú ý : Sau bỏ khóa sổ để sửa đối chứng từ, số liệu khác 4.11.7 In báo cáo − Nhấn nút In Báo cáo giao diện − Chọn nhóm Báo cáo cần xem (sổ cái, báo cáo tài chính) − 4.12 IN BÁO CÁO: Ý nghĩa: Tất số liệu phát sinh nhập tập hợp báo cáo liên quan MISA phân nhiều nhóm báo cáo khác Thao tác: Chọn nút lệnh In báo cáo vào menu báo cáo, chọn trực tiếp nhóm báo cáo cần in − Chọn mẫu báo cáo cần in − Chọn kỳ báo cáo − Chọn hộp nhập tham số khai báo tham số cho phù hợp => xem Chú ý: • Bảo trì liệu trước kiểm tra báo cáo (thao tác xem mục 5.4) • Chọn kỳ báo cáo • Chọn tham số • Có thể xuất khNu báo cáo excel lệnh xuất khNu liệu (hình bao thư) báo cáo 22 VPĐD CÔNG TY CP MISA Số Nam Quốc Cang, Q.1, Tp Hồ Chí Minh Website: http://www.misa.com.vn Tel: 08 - 925 4221 Fax: 08 - 925 5262 Email: support@hcm.misa.com.vn P H Ầ N M Ề M P H Ổ B I Ế N N H Ấ T ! • Có thể sử dụng chức “chuyển chế độ xem” (hình kính lúp) để chuyển sổ chi tiết chứng từ có liên quan CÁC THAO TÁC QUẢN TRỊ DỮ LIỆU − 5.1 Sao lưu liệu Ý nghĩa: Nhằm đảm bảo an toàn liệu cho hệ thống Việc lưu liệu định kỳ việc làm cần thiết đề phòng việc số liệu kế toán hỏng sở liệu làm việc nhiều nguyên nhân khác Thao tác lưu tạo bảng toàn sở liệu hệ thống cho phép làm giảm tới mức tối thiểu hậu có cố 5.1.1 Sao lưu tay: Thao tác: Tại hình đăng nhập, chọn “chỉ đăng nhập vào máy chủ” => Đồng ý − Tệp \Sao lưu liệu − Chọn CSDL cần lưu, Đặt tên file lưu nơi lưu − Thực \khai báo mật khu \Đồng ý − 5.1.2 Sao lưu tự động: Thao tác: Đăng nhập liệu − Chọn Hệ thống \Tùy chọn \Sao lưu − Chọn Hằng ngày, kết thúc MISA, Sao lưu chèn thêm vào tệp cũ − Chọn thư mục lưu file lưu − Chọn nén tệp lưu => Đồng ý Chú ý: • Nên sử dụng chức nén tệp lưu để tạo file có dung lượng nhỏ (máy tính phải cài phần mềm nén Winrar winzip) • Nếu lưu từ máy trạm, chương trình tạo file lưu có dạng TENCSDL.mbk (là file lưu chưa nén) • Khi lưu tự động, lúc tắt MISA, chương trình hỏi “Bạn có muốn lưu liệu trước kết thúc khơng?” =>Chọn Yes • Các file lưu xóa Tốt vào cuối tháng, vào nơi lưu file này, dọn dẹp file lưu lưu lại tháng đến file (chỉ xóa file nén file mbk, bak) 5.2 Phục hồi liệu Ý nghĩa: Phục hồi Cơ sở liệu từ file lưu Thao tác: − Tại hình đăng nhập, chọn “chỉ đăng nhập vào máy chủ” => Đồng ý − Tệp \Phục hồi liệu − Tick chọn “chọn từ tệp lưu” 23 VPĐD CÔNG TY CP MISA Số Nam Quốc Cang, Q.1, Tp Hồ Chí Minh Website: http://www.misa.com.vn Tel: 08 - 925 4221 Fax: 08 - 925 5262 Email: support@hcm.misa.com.vn P H Ầ N M Ề M P H Ổ B I Ế N N H Ấ T ! − Chọn đường dẫn đến file lưu cần phục hồi − Đặt tên CSDL (nên đặt mới) − Chọn nơi lưu file liệu => thực Chú ý: • Nên đặt lại tên SCDL phục hồi, tránh việc phục hồi lên CSDL có sẳn − 5.3 Bảo trì liệu Ý nghĩa: Sắp xếp, kiểm tra hợp lệ hóa chứng từ phát sinh cách tự động Thao tác: Tệp \Bảo trì liệu \Thực Chú ý: • Chức thực có máy sử dụng (các máy khác phải thoát MISA) • Thời gian bảo trì kéo dài tùy theo độ lớn liệu • Trong thời gian bảo trì, khơng tắt nhanh MISA làm hỏng liệu − − 5.4 Phân quyền 5.4.1 Khai báo nhóm người dùng Thao tác: Menu Hệ thống \ Nhóm người dùng Trên giao diện Nhóm người dùng Click vào “Thêm” để thêm nhóm người dùng − Tại lựa chọn phân hệ, chức năng, hành động cho nhóm người dùng − Đồng ý Chú ý: • Khi tạo nhóm, khơng nên cho nhóm có quyền quản trị hệ thống • Những phân hệ tick vào nhóm phép làm việc Các báo cáo tương tự • Một nhóm có nhiều người dùng • Một nhóm phân nhiều phân hệ − 5.4.2 Khai báo người dùng Thao tác: Menu Hệ thống \ Người dùng − Trên giao diện Người dùng Click vào “Thêm” để thêm người dùng − Khai báo nhóm cho người diùng Chú ý: • Người dùng thuộc nhóm quyền nhóm • Một nhóm có nhiều người dùng • Để phân quyền cho người dùng, người quản trị nên đặt mật khNu cho ADMIN cho người dùng 24 VPĐD CÔNG TY CP MISA Số Nam Quốc Cang, Q.1, Tp Hồ Chí Minh Website: http://www.misa.com.vn Tel: 08 - 925 4221 Fax: 08 - 925 5262 Email: support@hcm.misa.com.vn P H Ầ N M Ề M P H Ổ B I Ế N N H Ấ T ! 5.5 Thay đổi mật khu Thao tác: − Menu Hệ thống \ Thay đổi mật khu − Trên giao diện thay đổi mật khu gõ mật khu cũ, thêm mật khu mới, xác nhận mật khu => “Đồng ý” Chú ý: • Khi thay đổi mật khNu, người quản trị phải nhớ mật khNu • Nếu quên mật khNu, phải liên hệ MISA để tìm lại mật khNu • Thao tác Thay đổi mật khNu cịn dùng để xóa mật khNu ADMIN − 5.6 Một số tính khác 5.6.1 Xuất khu liệu Thao tác: Chọn Tệp \Xuất khu liệu − Chọn kỳ kết xuất − Chọn Số dư ban đầu, danh mục chứng từ cần kết xuất − Thực => Đặt tên cho file chọn đường dẫn lưu file xuất khu Chú ý: • Khơng thể xuất khNu Đồng thời số dư phát sinh lúc • Chọn vào “Xuất khNu chứng từ chưa ghi sổ” xuất chứng từ muốn • File sinh không mở được, dùng nhập vào MISA 5.6.2 Nhập khu liệu Thao tác: Chọn Tệp \Nhập khNu liệu Chọn tệp nguồn => thực Lưu lại phần liệu vừa nhập khNu Bảo trì lại liệu Chú ý: Check chọn vào “nhập khNu chứng từ chưa ghi sổ Lưu ghi sổ chứng từ vùa nhập Bảo trì liệu sau nhập khNu thành công Chỉ nhập khNu danh mục chưa có mã tồn chứng từ chưa 5.6.3 Hướng dẫn hạch tốn hàng nhập khu Tình huống: tơi mua lơ hàng từ nước ngồi có nhiều chi phí liên quan sau: - Tiền hàng: HH01 sl: ĐG: 200.000 VAT 10% HH02 sl: 15 ĐG: 250.000 VAT 10% - Thuế nhập khNu 30% - Chi phí vận chuyển: NCC01 3.000.000 thuế suất 10% 25 VPĐD CÔNG TY CP MISA Số Nam Quốc Cang, Q.1, Tp Hồ Chí Minh Website: http://www.misa.com.vn Tel: 08 - 925 4221 Fax: 08 - 925 5262 Email: support@hcm.misa.com.vn ... tượng thuộc danh mục chưa tồn danh mục 2.10 Nhập khu danh mục từ excel Ý nghĩa: Cho phép nhập khNu loại danh mục từ file Excel Thao tác: − Soạn thảo /Nhập khu danh mục từ excel − Chọn danh mục... xóa: tương tự danh mục khác VPĐD CÔNG TY CP MISA Số Nam Quốc Cang, Q.1, Tp Hồ Chí Minh Website: http://www .misa. com.vn Tel: 08 - 925 4221 Fax: 08 - 925 5262 Email: support@hcm .misa. com.vn P H... 3.000.000 thuế su? ??t 10% 25 VPĐD CÔNG TY CP MISA Số Nam Quốc Cang, Q.1, Tp Hồ Chí Minh Website: http://www .misa. com.vn Tel: 08 - 925 4221 Fax: 08 - 925 5262 Email: support@hcm .misa. com.vn