Chương 3 trình bày về Microsoft Word. Nội dung cụ thể của chương này gồm có: Giới thiệu chung về Microsoft Word, định dạng văn bản, sử dụng đồ họa trong Word, làm việc với tài liệu văn bản lớn,...
Bài giảng Microsoft Word Giáo viên: Nguyễn Dũng Khoa Công nghệ Thông tin Nội dung 1/31/2018 Giới thiệu chung Microsoft Word Định dạng văn Sử dụng đồ họa Word Làm việc với tài liệu văn lớn Bài giảng Microsoft Word Giới thiệu chung Microsoft Word Soạn thảo văn bản: quan, xí nghiệp,… nhu cầu cá nhân Cơng nghệ thông tin Một phần mềm sử dụng rộng rãi: Microsoft Word (WinWord) hãng Microsoft Một số đặc điểm bật: Cung cấp đầy đủ tính soạn thảo định dạng văn Khả đồ họa + cơng nghệ OLE (Objects Linking and Embeding) Có thể kết xuất, nhập liệu nhiều loại định dạng khác 1/31/2018 Bài giảng Microsoft Word Giới thiệu chung Microsoft Word I Khởi động Microsoft Word: Có nhiều cách, thực cách sau: Kích đơi chuột lên biểu tượng MS Word Desktop Start Programs Microsoft Word Start Run… Ở mục Open gõ: Winword 1/31/2018 Bài giảng Microsoft Word Giới thiệu chung Microsoft Word II Màn hình làm việc Microsoft Word Sau khởi động MSWord, hình làm việc Word có dạng: Thanh tiêu đề (Title Bar) Thanh Menu (Menu Bar) Thước (Ruler) Thanh công cụ (ToolBar ) Thanh trạng thái (Status Bar ) 1/31/2018 Vùng soạn thảo Bài giảng Microsoft Word Giới thiệu chung Microsoft Word Các thành phần hình làm việc Word: Thanh tiêu đề (Title Bar): Nằm cùng, cho biết tên phần mềm tên văn thời soạn thảo Thanh thực đơn (Menu Bar): Nằm tiêu đề gồm nhóm chứa lệnh Word Thanh công cụ (ToolBar): Chứa nút lệnh Mỗi nút lệnh tương ứng với lệnh Word Khi cần thực lệnh, kích chuột vào nút lệnh tương ứng thay thực thơng qua menu Thước (Ruler): Nằm công cụ, cho phép chỉnh kích thước văn tiến hành số thao tác định dạng khác Vùng soạn thảo: Là vùng cho phép quan sát soạn thảo nội dung văn Nội dung gõ vào vị trí trỏ soạn thảo Thanh trạng thái (Status Bar): Nằm hình cho phép quan sát trạng thái thời số trang, toạ độ trỏ soạn thảo, 1/31/2018 Bài giảng Microsoft Word Giới thiệu chung Microsoft Word IV Các khái niệm Dòng văn (line): Là tập hợp từ dịng hình Dòng phụ thuộc nhiều vào yếu tố cửa sổ hình, khổ giấy, lề văn bản, Đoạn văn (Paragraph): Là tập hợp bao gồm nhiều dòng đánh dấu kết thúc phím ENTER Khối văn bản: vùng văn liên tục đánh dấu hình Trong trình làm việc với văn bản, Word xem khối văn đoạn văn đơn vị thao tác 1/31/2018 Bài giảng Microsoft Word Giới thiệu chung Microsoft Word V Các thao tác Word: V.1 Tạo văn bản: Có thể sử dụng cách sau: • Thực lệnh [Menu] File New • Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + N • Kích chuột vào nút New cơng cụ V.2 Lưu văn bản: Có thể sử dụng số cách sau: • Thực lệnh [Menu] File Save • Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + S • Kích chuột vào nút Save cơng cụ Nếu lần lưu văn đầu tiên, Word hiển thị hộp thoại Save để yêu cầu đặt tên file cho văn Ở lần lưu sau, Word tiến hành lưu mà không yêu cầu đặt lại tên 1/31/2018 Bài giảng Microsoft Word Giới thiệu chung Microsoft Word Gõ tên file vào mục File name kích chuột vào nút Save để lưu Nếu muốn lưu văn với tên file khác với tên file thời: Thực lệnh [Menu] File Save As nhấn phím F12 1/31/2018 Bài giảng Microsoft Word 10 Làm việc với văn lớn I Định dạng Style • Tập hợp định dạng gán cho ký hiệu văn như: font, cỡ chữ, kiểu chữ, khoảng cách, lề,… • Cho phép định dạng văn cách nhanh chóng, xác đảm bảo tính thống văn • Có thể định nghĩa thêm style Trong Word có loại Style sau: - Paragraph Syle: Style áp dụng cho nhiều đoạn văn - Character Style: Style áp dụng cho chuỗi ký tự - Table Style, List Style: áp dụng cho bảng biểu, danh sách Việc tạo Style thực thông qua công cụ Formatting: - Thiết lập thuộc tính cho ký tự đoạn văn bản, - Đặt tên cho Style nhấn Enter để kết thúc Tạo mới, chỉnh sửa Style thông qua Task Pane Styles and Formatting: Thực lệnh [Menu] Format Styles and Formatting Task Pane Styles and Formatting xuất sau: 1/31/2018 Bài giảng Microsoft Word 51 Làm việc với văn lớn I.1 Tạo Style Kích chuột vào nút New Style Task Pane Hộp hội thoại Style xuất sau: Đặt tên cho Style Chọn kiểu Style Chọn Style với thông số có sẵn Chọn Style cho đoạn văn Định dạng font chữ đoạn văn cho Style mục Formatting Kích chuột vào để tạo Style Để thiết lập định dạng khác, kích chuột vào 1/31/2018 Bài giảng Microsoft Word 52 Làm việc với văn lớn I.2 Chỉnh sửa Style Để chỉnh sửa Style có sẵn, thực sau: • • [Menu] Format Styles and Formatting Chọn Style cần chỉnh sửa danh sách Style • Kích chuột vào menu Modify Hộp thoại Modify Style xuất Tiến hành hoàn toàn tương tạo Style Kích chuột vào Style cần chỉnh sửa chọn Modify… I.3 Gán Style cho Paragraph Character: • Chọn đoạn văn chuỗi ký tự cần định dạng • Chọn tên Style cần sử dụng danh sách Style công cụ Task Pane Style and Formatting Nhấn phím tắt trình tạo Style có định tổ hợp phím tắt 1/31/2018 Bài giảng Microsoft Word 53 Làm việc với văn lớn II Tạo tiêu đề trang Dòng chữ nằm trang văn Tiêu đề (Header), Tiêu đề (Footer) Để tạo tiêu đề trang, thực lệnh [Menu] View Header and Footer Tại khung Header: gõ tiêu đề định dạng văn Thanh công cụ Header and Footer xuất hiện, sau: Chuyển đổi qua lại Header Footer Chèn AutoText làm tiêu đề Trở hình soạn thảo Chèn số trang Chèn tổng số trang 1/31/2018 Định dạng số trang Chèn ngày Định dạng trang Chèn Ẩn/Hiện nội dung văn Bài giảng Microsoft Word 54 Làm việc với văn lớn III Tạo thích tài liệu Trong tài liệu, có lời thích cuối trang hay cuối tài liệu Thực bước sau để tạo thích: • Đặt trỏ vị trí cần chèn thích (Footnote) • Thực lệnh [Menu] Insert Reference Footnote Hộp thoại Footnode and Endnote xuất hiện: Chèn thích cuối trang Chèn thích cuối văn Định dạng số thích Đánh số liên tục từ đầu section 1/31/2018 Chỉ định phạm vi tác động Bài giảng Microsoft Word 55 Làm việc với văn lớn IV Tạo mục lục cho văn IV.1 Tạo mục lục Word cung cấp khả tạo mục lục tự động Để tạo mục lục, thực bước sau đây: Bước 1: Định dạng Style cho đề mục cần đưa vào mục lục Các đề mục cấp với có Style Các đề mục cấp khác nên có Style khác Bước 2: Đưa mục lục vào văn 1/31/2018 • Đặt trỏ soạn thảo vị trí cần chèn mục lục • Thực lệnh [Menu] Insert Reference Index and Tables • Trong hộp thoại xuất chọn trang Tab Table of Contents • Chọn kiểu mục lục cần sử dụng, thiết lập thơng số • Nhấn nút OK để hồn tất việc chèn Bài giảng Microsoft Word 56 Làm việc với văn lớn Hiển thị số trang Số trang thẳng hàng bên phải Kiểu đường kẻ Tab Chọn dạng mục lục Số mức tiêu đề hiển thị 1/31/2018 Có thể định thứ tự Style Bài giảng Microsoft Word 57 Làm việc với văn lớn IV.2 Cập nhật mục lục Để cập nhật lại nội dung số trang mục lục, thực sau: Kích phải chuột mục lục chọn Update Field menu xuất Trong hộp thoại Update Table of Contents: Chọn Update page numbers only muốn cập nhật lại số trang Chọn Update entire table muốn cập nhật lại đề mục số trang Nhấn nút để kết thúc 1/31/2018 Bài giảng Microsoft Word 58 Làm việc với văn lớn V Trộn văn V.1 Khái niệm Trộn văn sử dụng để tạo văn từ văn có sẵn Cho phép lấy liệu từ file liệu "trộn" vào file văn Thường sử dụng để tạo văn có khn dạng khác liệu (giấy mời, công văn, thư từ, văn bằng, ) Trong trộn văn bản, ta phân biệt hai loại văn sau: • Main document (văn chính): văn cần tạo • Data file (file liệu): file văn chứa liệu cần trộn vào văn Nội dung file liệu bảng gồm dòng cột Các cột - trường (Field), tên trường định dòng bảng Các dòng từ dòng thứ hai trở gọi ghi (record) 1/31/2018 Bài giảng Microsoft Word 59 Làm việc với văn lớn Data file HOTEN NGAYSINH NOISINH XEPLOAI Thái Thiên Thế 17/06/1978 Biên Hòa Khá Trần Hồ Phương 11/04/1979 Hà Nội Giỏi Đỗ Thanh Bình 04/06/1980 Hải Phịng Giỏi Nguyễn Mai Hoa 19/10/1979 Hà Nội Khá CHỨNG CHỈ TIN HỌC Trình độ A Họ tên: Ngày sinh: Nơi sinh: Xếp loại: Giám đốc trung tâm Lê Hoài Phương 1/31/2018 Bài giảng Microsoft Word Main document 60 Làm việc với văn lớn V.2 Các bước trộn văn Tạo file văn Thực lệnh [Menu] Tools Letters and Mailings Mail Merge Wizard Task Pane Mail Merge xuất sau: Ở thực chọn kiểu văn muốn tạo Letter: Tạo văn theo dạng thư từ Envelopes: Tạo phong bì Labels: Tạo nhãn bưu điện Directory: Tạo Catalog, danh sách địa Sau nhấn Next để bắt đầu văn 1/31/2018 Bài giảng Microsoft Word 61 Làm việc với văn lớn Sử dụng văn thời để làm Main documents Bắt đầu Main documents từ template Bắt đầu từ document có sẵn Nhấn Next để chọn liệu trộn 1/31/2018 Bài giảng Microsoft Word 62 Làm việc với văn lớn Khởi tạo liệu trộn (Data file) Có thể tiến hành tạo file liệu mở file liệu có sẵn đĩa Cách 1: Tạo file liệu Chọn Type a new list, sau kích vào Create Kích vào để đưa trường liệu cần tạo vào file Tạo ghi Xóa ghi Sau hồn thành việc nhập liệu, kích chuột vào nút Close đặt tên file 1/31/2018 Bài giảng Microsoft Word 63 Làm việc với văn lớn Trên hộp thoại xuất hiện, chỉnh sửa liệu cách chọn ghi cần sửa kích chuột vào nút Edit… Cách 2: Mở Data file có đĩa Chọn Use an existing list, Kích chuột vào Browse để chọn file liệu Sau hoàn tất việc khởi tạo data file, nhấn Next để thực trộn văn 1/31/2018 Bài giảng Microsoft Word 64 Làm việc với văn lớn Trộn văn Để chèn trường từ Data file vào văn chính: Đặt trỏ soạn thảo vị trí cần chèn Kích chuột vào nút Insert Merge Field cơng cụ Mail Merge (hoặc kích chuột vào More items… Task Pane) để chọn trường cần chèn Xem ghi Xem ghi trước Thực trộn vào file Kích chuột vào Next để xem liệu, thực trộn 1/31/2018 Bài giảng Microsoft Word 65 ... Microsoft Word Start Run… Ở mục Open gõ: Winword 1/31/2018 Bài giảng Microsoft Word Giới thiệu chung Microsoft Word II Màn hình làm việc Microsoft Word Sau khởi động MSWord, hình làm việc Word. .. 1/31/2018 Bài giảng Microsoft Word Giới thiệu chung Microsoft Word I Khởi động Microsoft Word: Có nhiều cách, thực cách sau: Kích đơi chuột lên biểu tượng MS Word Desktop Start Programs Microsoft. .. dung 1/31/2018 Giới thiệu chung Microsoft Word Định dạng văn Sử dụng đồ họa Word Làm việc với tài liệu văn lớn Bài giảng Microsoft Word Giới thiệu chung Microsoft Word Soạn thảo văn bản: quan,