Hướng dẫn sử dụng email với Outlook Express

Khởi tạo Outlook Express; sử dụng Email với Outlook Express là những nội dung chính mà tài liệu Hướng dẫn sử dụng email với Outlook Express tập trung hướng đến trình bày. Hy vọng tài liệu là nguồn thông tin hữu ích cho quá trình học tập và nghiên cứu của các bạn.

H ướ ng  d ẫ n  s   d ụ ng  E ma i l   v i   O utl ook   Ex pre s s Mục lục  I. Kh i t o Outlook Express                                                                                  2        1.1. Cách vào và kh i t o Outlook Express                                                     2        1.2. Thoát kh ỏ i Outlookexpress                                                                           8        II. S  d ụ ng Email v i Outlook Express                                                            9        2.1. Cách vào Outlook Express                                                                             9        2.2. M ộ t s ố  ch ứ c năng c  b ả n                                                                           11         2.3. Cách t o th  m i                                                                                           13         2.4.L u th  vào m ụ c th  nháp (Drafts)                                                          14         2.5. Cách l u danh b :                                                                                         15        H ướ ng  d ẫ n  s   d ụ ng  E ma i l   v i   O utl ook   Ex pre s s HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG EMAIL VỚI OUTLOOK EXPRESS I. Khởi tạo Outlook Express 1.1. Cách vào và khởi tạo Outlook Express    Vào Start  Programs  Outlook Express C a s ổ  kh i đ ộ ng Outlook Express Nếu bạn dùng Outlook Express lần đầu tiên, bảng Internet Connection wizard sẽ  hiện ra như sau:   Nếu không, trên menu Tools, bạn chọn Accounts:  H ướ ng  d ẫ n  s   d ụ ng  E ma i l   v i   O utl ook   Ex pre s s Hộp thoại Internet Account hiện lên, chọn tab Mail để hiển thị tất   cả các Accout Email hiện tại đã có trên mail    Nhấp chuột vào chức năng  Add và chọn Mail để thêm một   Account Email mới vào Outlook xuất hiện cửa sổ Internet Connection  wizard  H ướ ng  d ẫ n  s   d ụ ng  E ma i l   v i   O utl ook   Ex pre s s          Tại cửa sổ Internet Connection Wizard mục Display name, điền vào   Họ và tên của bạn. Phần này là tuỳ chọn, bạn có thể điền bất cứ tên Email  gì bạn thích nhưng chú ý là tên email này sẽ xuất hiện ở phần From khi  người nhận đọc thư của bạn Bấm vào Next, hiển thị cửa sổ Internet Email Address để khai báo   địa chỉ email          Nhập địa chỉ email mà người quản trị đã cấp cho bạn. Địa chỉ email   có dạng: tensudungg@tenmien.com (có thể là .com.net, .org, .vnn hoặc   ) H ướ ng  d ẫ n  s   d ụ ng  E ma i l   v i   O utl ook   Ex pre s s  Bấm Next để chuyển qua phần khai báo thông tin server:  Incoming mail server(POP Server):  mail.songda.com.vn Outgoing mail server(SMTP Server): mail.songda.com.vn             Phần Email Server Name:  Mục My incoming mail server is a:  chọn POP3 Phần Incomming mail (POP3, IMAP or HTTP) server: gõ vào địa chỉ hoặc số  IP của server POP mà người quản trị đã cấp cho bạn Phần Outgoing mail (SMTP) Server: gõ vào địa chỉ hoặc số IP của server  SMTP mà người quản trị đã cấp cho bạn Bấm Next để qua phần khai báo Account Email:  H ướ ng  d ẫ n  s   d ụ ng  E ma i l   v i   O utl ook   Ex pre s s Bạn điền vào hai mục Account name và Password: tên sử dụng và mật khẩu  mà bạn đã được cấp. Chú ý rằng đối với mail server của chúng tơi, tên sử  dụng  chính là địa chỉ email của bạn Chọn đánh dấu mục Remember password để  nhớ  mật khẩu vào máy, như  vậy mỗi lần check hay gửi mail bạn sẽ khơng phải gõ mật khẩu. Chức năng này   không nên dùng nếu khi  dùng chung máy với người khác Bấm Next để  hiện hộp thoại chúc mừng. Bạn bấm vào nút Finish để  quay  trở lại hộp thoại Internet Accounts. Lúc này, trong danh sách Mail đã xuất hiện thêm  một Accout mới mà bạn vừa tạo. Bạn chọn Account này và bấm vào nút Properties  để mở hộp thoại Properties về Account này:  Incoming mail server(POP Server): mail.songda.com.vn   Outgoing mail server(SMTP Server): mail.songda.com.vn Account name. Ví d ụ : trangtt@songda.com.vn H ướ ng  d ẫ n  s   d ụ ng  E ma i l   v i   O utl ook   Ex pre s s Trong hộp thoại này, bạn có thể chỉnh sửa lại một số thơng tin khác nếu cần.  Chuyển qua tab Servers, đánh dấu vào mục My server requires authentication. Sang   tab Advanced, kéo thanh trượt trong mục Server Timeouts về phía Long (số phút) để  tránh trường hợp bị ngắt kết nối trong khi mạng chậm.  H ướ ng  d ẫ n  s   d ụ ng  E ma i l   v i   O utl ook   Ex pre s s Nếu  muốn giữ lại các email trên server sau khi đã lấy về máy,   đánh dấu mục Leave a copy of messages on server. (Nếu khơng bổ dấu  kiểm) Nếu muốn giữ lại các email chỉ trong một khoảng thời gian nào đó,   Chọn Remove form server after và chọn số ngày muốn lưu giữ các email kể  từ lúc nhận Chọn Remove from server when deleted from 'Deleted Items' để   đồng bộ hòm mail trên server và trên máy  Bấm OK trở về hộp thoại Internet Account. Bấm Close để hồn tất   q trình 1.2. Thốt khỏi Outlookexpress  Vào File  Exit hoặc nhấp chuột vào biểu tượng Close  X góc trên  bên phải cửa sổ chương trình  H ướ ng  d ẫ n  s   d ụ ng  E ma i l   v i   O utl ook   Ex pre s s II. Sử dụng Email với Outlook Express 2.1. Cách vào Outlook Express    C1: Vào Start  Programs  Outlook Express C a s ổ  kh i vào Outlook Express C2: Nhấp chuột vào biểu tượng Out Express trên màn hình Desktop    Hi ể n th ị  c a s ổ  ch ươ ng trình Outlook express H ướ ng  d ẫ n  s   d ụ ng  E ma i l   v i   O utl ook   Ex pre s s C a s ổ  ch ươ ng trình Outlook Express 10 H ướ ng  d ẫ n  s   d ụ ng  E ma i l   v i   O utl ook   Ex pre s s 2.2. Một số chức năng cơ bản     Create Mail ­ Soạn thảo thư mới: Click vào nút Creat Mail    trên giao diện, một cửa sổ soạn thảo email sẽ hiện ra   Send/Recv ­ Gửi / nhận thư: Chức năng này gửi và nhận thư mới    Reply ­ Trả  lời người gửi:  Khi muốn trả  lời email đã gửi đến  cho mình, mà khơng cần phải gõ lại địa chỉ, ta sử dụng chức năng Reply. Chọn  thư  cần reply, sau đó click vào biểu tượng     Khi sử  dụng chức năng  này, ta sẽ thấy một hộp thoại gửi thư hiện lên, giống với hộp thoại thư  mới   Tuy nhiên trong phần To sẽ là địa chỉ mail của người đã gửi thư đó đến   Reply All ­ Trả lời tất cả người gửi: Ngay bên cạnh biểu tượng  Reply là biểu tượng Reply all     Khi ta muốn tất cả các địa chỉ  trong  mail sẽ  nhận được mail trả  lời của ta thì sử  dụng chức năng này. Chọn thư  cần Reply all để thực hiện  Forward ­ Chuyển tiếp thư: Khi muốn chuyển tiếp thư đã nhận  cho một hay nhiều địa chỉ  khác, ta sử  dụng chức năng này. Chọn mail cần   chuyển tiếp rồi click vào biểu tượng Forward  , một hộp thoại soạn  thư sẽ hiện ra. Hộp thoại này giống với hộp thoại soạn thư mới, nhưng phần   To để trống, và nội dung của bức thư được chuyến tiếp sẽ nằm ở bên dưới   Delete ­ Xóa thư: Chọn thư  cần xóa sau đó bấm chuột vào biểu   tượng   trên giao diện, thư đó sẽ bị chuyển vào thư mục Deleted Items Addresses ­ địa chỉ thư: Hiển thị danh dách địa chỉ Email trong hòm  thư hiện tại 11 H ướ ng  d ẫ n  s   d ụ ng  E ma i l   v i   O utl ook   Ex pre s s   Inbox ­  Hòm thư:  Nơi đựng các thư đã gửi đến  Outbox: Sẽ xuất hiện trong list của hộp thư khi các email của bạn  đang chờ  để  gửi đi, và sẽ  biến mất khi email đã được gửi. Giới hạn lớn của   Outbox là bạn chỉ  có thể  đọc được phần tiêu đề  email chứ  khơng phải phần   nội dung của email đang chờ gửi.   Sent Items: Lưu lại các thư đã gửi đi  Delete Items: Nơi lưu các thư đã bị xố  Drafts ­ Ngăn nháp: Để chứa các email chưa hoàn tất hay đã hoàn  tất nhưng chủ thư chưa muốn gửi đi T o th  m i G i và nh ậ n  th  m i Tìm ki ế m Vào hòm th  xem  th  ch a đ ọ c Hòm th  đ ế n Hòm th  đi Th  đã g i Xóa thư T o th  m i Th  nh áp C a s ổ  Outlook Express 12 H ướ ng  d ẫ n  s   d ụ ng  E ma i l   v i   O utl ook   Ex pre s s 2.3. Cách tạo thư mới  Chọn   để tạo thư mới Hiển thị cửa sổ New Message như dưới đây G i t ậ p tin  đính kèm  Ch ứ c năng  G i th Đ ị a ch ỉ   ng ườ i nh ậ n  Đ ị a ch ỉ  th ứ  n  nh ậ n th Tiêu đ ề  th Thanh công c ụ   đ ị nh d ng  Ph ầ n so n  n ộ i dung th                        C a s ổ  so n th ả o th  m i  To: Gõ địa chỉ người nhận. Ví dụ: thuynl@songda­ait.vn)  Cc: Gõ địa chỉ người nhận thứ n, tên địa chỉ cách nhau bởi dấu  chấm phẩy. Ví dụ : haomt@songda­ait.vn;hangct@songda­ ait.vn,duyphuong@gmail.com.vn;  Subject: Tiêu để thư (nhập nội dung tiêu đề thư)   Nếu bỏ trống mục này thì  tiêu đề sẽ mặc định là No Subject Phần trống cuối cùng là nơi để soạn thảo nội dung bức thư Bên cạnh đó để định dạng nội thư, chọn các chức năng tren thanh cơng  cụ định dạng 13 H ướ ng  d ẫ n  s   d ụ ng  E ma i l   v i   O utl ook   Ex pre s s  Chọn   để chọn file (tập tài liệu) gửi đính kèm thư Cửa sổ chèn file đính  kèm – Insert Attachment  Chọn file  Attach để hồn tất việc đính kèm file   Sau khi nhập đủ thơng tin và nội dung cho bức thư chọn biểu  tượng   để hồn tất việc gửi thư 2.4.Lưu thư vào mục thư nháp (Drafts)  Muốn lưu bức thư nhấp chuột vào biểu tượng    14 H ướ ng  d ẫ n  s   d ụ ng  E ma i l   v i   O utl ook   Ex pre s s  Hiện lên bảng với câu hỏi bạn có muốn lưu bức thư này khơng    chọn Yes nếu để thực hiện lưu, ngược lại chọn No và Cancel nếu  bỏ qua khơng lưu  Chọn Ok để hồn tất việc lưu thư vào hòm thư nháp (Drafts)      2.5. Cách lưu danh bạ:  15 H ướ ng  d ẫ n  s   d ụ ng  E ma i l   v i   O utl ook   Ex pre s s  Trên cửa sổ chương trình Outlook Express. Để tạo và lưu danh bạ  mới vào hòm thư của chọn chức năng  Contacts  New contact Kick vào đây  đ ể  l u danh  b  m i          Hiển thị cửa sổ Properties 16 H ướ ng  d ẫ n  s   d ụ ng  E ma i l   v i   O utl ook   Ex pre s s Cửa sổ Properties nơi điền các thông tin cho mỗi danh bạ Email  Điền các thơng tin vào bảng New contact như hình dưới sau đó  chọn Add để hồn tất việc lưu  Vào Home/Business/Personal để điền các thơng tin khác  17 H ướ ng  d ẫ n  s   d ụ ng  E ma i l   v i   O utl ook   Ex pre s s C h ọ n Add  đ ể   l u danh b 18 ... s HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG EMAIL VỚI OUTLOOK EXPRESS I. Khởi tạo Outlook Express 1.1. Cách vào và khởi tạo Outlook Express   Vào Start  Programs  Outlook Express C a s ổ  kh i đ ộ ng Outlook Express. .. II. Sử dụng Email với Outlook Express 2.1. Cách vào Outlook Express   C1: Vào Start  Programs  Outlook Express C a s ổ  kh i vào Outlook Express C2: Nhấp chuột vào biểu tượng Out Express trên màn hình Desktop ... cho mình, mà khơng cần phải gõ lại địa chỉ, ta sử dụng chức năng Reply. Chọn  thư  cần reply, sau đó click vào biểu tượng     Khi sử dụng chức năng  này, ta sẽ thấy một hộp thoại gửi thư hiện lên, giống với hộp thoại thư