Huong dan su dung email
Trang 1SỔ TAY CNTT UEL
Dùng cho sinh viên
Tài liệu được biên soạn dành riêng cho sinh viên UEL Tài liệu bao gồm 3 phần: Hướng dẫn sử dụng hệ thống email; Hướng dẫn dành riêng cho cán bộ lớp, cán bộ Đoàn – Hội; Một số mẹo thường sử dụng
(Phiên bản 0.4) 2011
Tổ Công nghệ Thông tin Trường Đại học Kinh tế - Luật
20/04/2011
Trang 2I Giới thiệu hệ thống email UEL
Hệ thống email của UEL gồm 02 miền chính Trong đó:
1 Miền @uel.edu.vn dùng cho CBCNV, Giảng viên của Trường
2 Miền @st.uel.edu.vn dùng cho toàn bộ sinh viên Trường
Cả hai hệ thống trên đều sử dụng dịch vụ Google App for Education
Trên hệ thống mail cho sinh viên Trường hiện nay có gần 7000 tài khoản được cấp ra Đây là một hệ thống có gần 60 dịch vụ cộng thêm, trong đó quan trọng nhất là các dịch vụ: Gmail (email), Google Docs (chia sẻ tài liệu, cộng tác trực tuyến), Google Sites (web cá nhân), Google Talk (chương trình chat), Lịch Google (chương trình chia sẻ lịch)
Để đễ dàng hơn cho việc sử dụng, Tổ IT biên soạn vắn tắt hướng dẫn các dịch vụ chính nhằm giúp các bạn sinh viên sử dụng hiệu quả kênh thông tin qua email và có thể sử dụng email như một công cụ công tác hỗ trợ công việc học tập và nghiên cứu khoa học
Sau khi đăng nhập vào email, các bạn có thể vào phần “Trợ giúp” để xem các hướng
dẫn sử dụng các dịch vụ trên hệ thống:
Dưới đây là các hướng dẫn cơ bản cho các dịch vụ thông dụng trên hệ thống
II Hệ thống email
Mỗi sinh viên của Trường sẽ được cấp 01 tài khoản có dạng: username@st.uel.edu.vn, tài khoản này hoàn toàn giống với hệ thống email miễn phí có dạng @gmail.com Do đó, các bạn đã có tài khoản miễn phí của Gmail có thể sử dụng email Trường dễ dàng Tài khoản email do Trường cấp là một hệ thống đồng nhất, được quản lý tập trung Các thông tin hoạt động của Trường ngoài việc đăng trên website Trường sẽ được các Phòng, Ban, các Khoa, Bộ môn và Trung tâm gởi qua email cho các bạn
1 Nhận tài khoản và đăng nhập vào hệ thống:
Sinh viên các khóa 7,8,9,10 nhận tài khoản và mật khẩu thông qua lớp trưởng Sinh viên khóa 11 trở về sau nhận tài khoản email ngay khi làm hồ sơ nhập học
- Sau khi nhận được tài khoản, sinh viên có 02 cách đăng nhập như sau:
Đăng nhập qua webmail Trường: http://mail.st.uel.edu.vn
Trang 3Lưu ý: ô tên người dùng (Username) chỉ điền phần tài khoản không có
@st.uel.edu.vn Nếu bạn có địa chỉ là useruel@st.uel.edu.vn, bạn chỉ cần điền useruel
Truy cập qua trang chính gmail của Google: http://gmail.com
Lưu ý: ô tên người dùng (username) phải điền đầy đủ địa chỉ email Nếu bạn có địa chỉ là useruel@st.uel.edu.vn, bạn phải điền useruel@st.uel.edu.vn
- Sau khi đăng nhập lần đầu tiên clich vào Button Tôi chấp nhận Tiếp tục đến tài khoản của tôi
Trang 4Lưu ý: Sau khi đăng nhập lần đầu tiên, phải đổi ngay mật khẩu, mật khẩu ít nhất phải có 8 ký tự
Trang bắt đầu hiển thị một số dịch vụ của hệ thống Google App Tiếp tục click vào Gmail để bắt đầu sử dụng email
2 Các câu hỏi thường gặp
Hỏi: Nếu tôi đã có một tài khoản user@gmail.com, tôi có thể tích hợp mail
Trường và mail cá nhân vào một hộp thư không?
Trả lời: Google cho phép tích hợp nhiều tài khoản vào một hộp thư gọi là Trình
tải thư Với điều kiện là mail tích hợp hỗ trợ POP hoặc IMAP Đồng thời bạn có thể
đăng nhập vào hộp thư này, gởi mail với địa chỉ nguồn là địa chỉ của tài khoản kia
Hướng dẫn:
Có 02 hướng sử dụng tính năng này:
- Add mail trường vào gmail cá nhân
- Add gmail cá nhân vào mail Trường
Tùy theo sở thích, tính tiện lợi mà bạn chọn lựa cho mình một cách phù hợp Bạn xem thêm hướng dẫn của Google bằng cách vào trang “Trợ giúp” như đã nêu ở mục I, tiếp
Trang 5tục vào theo đường dẫn: Gmail › Bài viết trợ giúp › Thư của bạn › Trình tải Thư
Lưu ý các thông số khai báo như hình sau (thay @uel.edu.vn bằng @st.uel.edu.vn):
Nếu muốn gởi thư bằng tài khoản được Add vào, bạn phải xác minh tài khoản
Hỏi: Khi mất mật khẩu, có thể khôi phục lại mật khẩu hay không?
Trả lời: Bạn có thể khôi phục lại mật khẩu Bằng cách liên hệ với Lớp trưởng để
lại các thông tin sau:
- Họ và tên;
- MSSV;
- Địa chỉ email cần lấy lại mật khẩu;
- Số điện thoại di động và địa chỉ email cá nhân
Lớp trưởng tập hợp thông tin trên, gởi mail yêu cầu reset mật khẩu cho chủ tài khoản yêu cầu về email: helpdesk@st.uel.edu.vn Quản trị email sẽ cấp lại mật khẩu chậm nhất trong 1 ngày làm việc
Lưu ý: khi cần hỗ trợ trực tiếp, bạn có thể mang theo thẻ sinh viên đến Phòng
507 trong sáng thứ 5 hàng tuần để được hổ trợ trực tiếp
Trang 6Hỏi: Tôi có thể đổi mật khẩu tài khoản của mình hay không?
Trả lời: Được, bạn thực hiện theo hướng dẫn
Hướng dẫn:
Gmail › Bài viết trợ giúp › Tài khoản của bạn › Cài đặt Gmail › Thay đổi mật khẩu của bạn
Dưới đây là cách thay đổi mật khẩu của bạn:
1 Đăng nhập vào Email
4 Trong cửa sổ mới, nhấp Thay đổi mật khẩu trong tuỳ chọn Thông tin cá nhân
5 Nhập mật khẩu hiện tại và mật khẩu mới của bạn
Đảm bảo rằng bạn tạo mật khẩu duy nhất giúp ngăn chặn người khác đột nhập vào tài khoản của mình Dưới đây là một số mẹo tạo và giữ bí mâ ̣t mật khẩu của bạn:
những người khác, hãy nghĩ ra cách nhớ mật khẩu sao cho bạn không phải viết mật khẩu đó ra
việc đoán mật khẩu trở nên khó khăn hơn
III Ứng dụng Google Documents
Google Documents hỗ trợ các định dạng office phổ biến hiện nay Các tính năng
cơ bản, bạn có thể tìm đọc ở trang trợ giúp Ở đây sẽ giới thiệu cho bạn cách làm việc nhóm với nhau trên hệ thống như thế nào Giới thiệu sơ lược về ứng dụng có thể xem tại http://www.google.com/google-d-s/intl/vi/tour1.html (phải đăng nhập)
1 Sử dụng
Tình huống: giảng viên đề nghị lớp chia nhóm, mỗi nhóm 10 sinh viên thực hiện
một tiểu luận Với một chủ đề được đưa ra trước
Như vậy:
- Nhóm bạn có 10 thành viên bầu ra một trưởng nhóm
- Tìm hiểu chủ đề và đưa ra đề cương sơ lược
- Phân công mỗi bạn phụ trách một phần nào đó trong đề cương
- Để nộp bài, bạn phải nộp file word, đồng thời bạn phải tạo file để trình bày
- Hiện tại, các bạn ở các địa điểm khác nhau như: có bạn ở KTX, có bạn trọ ở trung tâm thành phố Có bạn đi làm thêm không có thời gian làm việc với nhau
Trong tình huống này bạn có thể sử dụng các công cụ có sẵn để cộng tác trực tuyến trên mạng như sau:
Trang 7- Dùng Google Documents để phân công và thực hiện các phần phụ trách trong bài tiểu luận Mỗi sinh viên phụ trách một phần đã được phân công
- Dùng Google Talk để Chat và trao đổi với nhau nếu online cùng lúc
- Dùng trình tìm kiếm của Google để tìm kiếm thông tin cho bài tiểu luận
Nếu sử dụng thành thạo các công cụ này sẽ giúp bạn:
- Trau đồi kỹ năng làm việc nhóm
- Có khả năng cộng tác trực tuyến
- Không phải họp nhóm thường xuyên, mọi thứ có thể tiến hành từ xa qua mạng Internet
Khó khăn của phương thức làm việc này là yêu cầu bạn phải có máy tính và đường truyền Internet
Các bước thực hiện như sau:
Trưởng nhóm đăng nhập vào mail, vào Docs để bắt đầu tạo tài liệu mới
Bạn tạo một tài liệu với đầu đủ chủ đề, đề cương cùng phân công
Sau khi tạo chủ đề và các mục chính, yêu cầu của giảng viên, bạn vào Chia sẻ, chọn Cài đặt chia sẻ như hình:
Trang 8Trong hộp thoại bạn chọn email các thành viên của nhóm, bạn chỉ cần đánh vào tên của thành viên, hệ thống sẽ hiện ra các email phù hợp Bạn phải chọn đúng email của bạn mình:
Lưu ý, phải cho bạn mình được quyền chỉnh sửa tài liệu:
Trang 9Khi đã add tài khoản của các thành viên nhóm vào, nếu có một bạn nào đó online thì thanh thông báo bên phải hiển thị như hình, các thành viên đang online có thể Chat với nhau Đồng thời nếu thành viên nào chỉnh sữa tài liệu cũng được đánh dấu lại theo màu tương ứng của tài khoản bên phải:
Trong khi chỉnh sữa tài liệu, bất kỳ thành viên nào cũng có thể save tài liệu lại
bằng cách click vào Đã lưu ở phía trên góc phải màn hình:
Bạn cũng có thể xem lại các phiên bản của tài liệu được xắp xếp theo thời gian do
các thành viên lưu lại bằng cách vào Tệp, chọn Xem lịch sử bản xem lại:
Trang 10Khi đó các phiên bản hiển thị bên phải màn hình:
Click vào từng phiên bản để xem nội dung tương ứng
Bạn có thể Add tài khoản của giảng viên vào để giảng viên có thể góp ý, chia sẻ trực tiếp trên hệ thống Email giảng viên bạn vào website Trường, sau đó vào website từng Khoa để xem nhé
Khi đã hoàn thành bài luận bạn có thể lưu xuống thành file doc để chỉnh sữa trên
office bất kỳ lúc nào bằng cách vào Tệp, vào Tải xuống dưới dạng…, chọn loại định
dạng mà bạn muốn tải về máy tính:
Trang 11Bạn nên tham khảo các Tính năng mới được Google nâng cấp để sử dụng thuận tiện hơn Về trang chủ Google Documents rồi truy cập vào Tính năng mới như hình:
Ở đây, chỉ trình bày về khía cạnh hỗ trợ kỹ thuật, làm thế nào để sử dụng hệ
thống có khả năng cộng tác này vào học tập, nghiên cứu Hy vọng khi đã có địa chỉ email của Trường, các bạn có thể khai thác một số tính năng phục vụ cho mình
2 Tìm hiểu các tính năng khác
Hiện nay, các hướng dẫn đã có phiên bản tiếng Việt (chưa đầy đủ) trên trang trợ giúp của Google, bạn nên tham khảo bằng cách search các tính năng mình yêu cầu Hầu hết đều có hướng dẫn
IV Dùng Lịch Google
Tính năng này khá tiện lợi cho người dùng, có thể lên lịch học tập, tạo thời khóa biểu học kỳ, thông báo thay đổi lịch học nhanh chóng trong lớp
Tính năng này có hướng dẫn cụ thể, bạn có thể vào Trợ giúp, vào Lịch Trợ giúp
để xem các phần trợ giúp cụ thể
Trang 12V Hướng dẫn dành cho cán bộ lớp
1 Phân quyền trên hệ thống mail
Lớp trưởng được cấp thêm 01 mail có dạng loptruong<mã lớp>@st.uel.edu.vn Giả sử lớp trưởng lớp K10404 sẽ có email là loptruong10404@st.uel.edu.vn Email này
có một số đặc quyền như có thể yêu cầu quản trị email lấy lại mật khẩu cho các bạn cùng lớp, gởi mail cho cả lớp qua mail group tương ứng
Mỗi lớp có 01 mail group cả lớp có dạng <mã lớp>@st.uel.edu.vn Như lớp K10404 ở trên, có mail group là: k10404@st.uel.edu.vn Để đảm bảo bảo mật và không
bị phát tán thư rác nên Trường áp chính sách chỉ có lớp trưởng mới gởi mail vào được mail này
Lưu ý: chỉ cần gởi mail vào mail group là tất cả các bạn cùng lớp có nhận được mail, không phải gởi cho từng địa chỉ
2 Lấy lại password cho các bạn
Trong trường hợp các bạn cùng lớp bị quên hay mất mật khẩu, các bạn cùng lớp
có thể đăng ký với lớp trưởng lấy lại mật khẩu Thông tin đăng ký gởi vào mail lớp trưởng như sau:
- Họ và tên;
- MSSV;
- Địa chỉ email cần lấy lại mật khẩu;
- Số điện thoại di động và địa chỉ email cá nhân
Lớp trưởng sau khi nhận được mail yêu cầu, xác nhận lại độ chính xác của thông tin của các bạn, sau đó gởi về địa chỉ helpdesk@st.uel.edu.vn để quản trị đổi mật khẩu cho các ban
3 Chat trực tuyến với quản trị
Lớp trưởng nên add mail helpdesk@st.uel.edu.vn vào danh sách chat, khi cần có thể liên lạc trực tuyến với quản trị
Bạn có thể chat ngay trong webmail hoặc cài đặt Google Talk qua địa chỉ http://www.google.com/talk/
4 Duyệt email trên điện thoại di động
Nếu bạn dùng di động có hệ điều hành như android, symbian, windows phone, iOS… bạn có thể duyệt mail thông qua các trình duyệt khi điện thoại kết nối với Internet qua 3G hoặc wifi
Cách truy cập giống như thông thường, vào webmail http://mail.st.uel.edu.vn, điền username và password để đăng nhập vào mail
Lưu ý: khuyến khích các bạn thường xuyên dùng di động duyệt mail nếu có điều kiện, để kịp thời cập nhật tin tức gởi từ Trường