Hướng dẫn sử dụng email

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH ĐẮK LẮK Tài liệu sử dụng hệ thống Email tỉnh Đắk Lắk Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông 1 SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TRUNG TÂM CNTT VÀ TRUYỀN THÔNG Tài liệu sử dụng hệ thống Email tỉnh Đắk Lắk MỤC LỤC QUI TẮC SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH ĐẮK LẮK 3 1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN 6 2. MỤC TIÊU 6 3. NỘI DUNG 6 3.1. Các khái niệm cơ bản 6 3.1.1. Quản trị hệ thống 6 3.1.2. User Account (tài khoản người dùng) 6 3.1.3. Mail Account (tài khoản thư điện tử) 7 3.1.4. Alias (tên đại diện) 7 3.2. Đăng nhập 8 3.3. User Account 10 3.3.1. Thêm User Account 10 3.3.2. Cập nhật user account 12 3.3.3. Xoá user account 12 3.3.4. Đổi mật khẩu 13 3.4 Mail Account 13 3.4.1. Tạo phòng ban (Tạo nhóm) 14 3.4.2. Thêm Mail Account 15 3.4.3. Xoá Mail Account 17 3.4.4. Bỏ kích hoạt Mail Account 17 3.4.5. Thay đổi thiết lập Mail Account 18 3.4.6. Chuyển tiếp 18 3.5. Tài khoản người đại diện 19 3.5.1. Tạo Tài khoản người đại diện 19 3.5.2. Xoá Tài khoản đại diện 21 3.5.3. Bỏ kích hoạt Tài khoản đại diện 22 3.5.4. Thay đổi thông tin Nhóm 22 II. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHO NGƯỜI DÙNG 23 1. Giới thiệu 23 2. Đăng nhập 23 3. Cấu hình tài khoản 25 3.1. Tạo tài khoản: 26 3.2. Thông tin chung: 27 3.3. Lấy cấu hình: 28 4. Một số tính năng 28 4.1. Sổ địa chỉ: 28 4.2. Bộ lọc 29 4.3 Chức năng thay đổi mật khẩu: 30 5. Gửi/nhận và soạn thư gửi: 31 5.1 Gửi/nhận thư: 31 5.2 Soạn Thư: 32 6. Sử dụng tài khoản mail trên các Application: 33 6.1:Sử dụng tài khoản mail tren Outlook:Khởi động ứng dụng Outlook 2003:Sẽ xuất hiện giao diện sau 33 6.2:Sử dụng tài khoản mail trên Thunderbird: 36 Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông 2 Tài liệu sử dụng hệ thống Email tỉnh Đắk Lắk QUI TẮC SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH ĐẮK LẮK Để đảm bảo duy trì hệ thống Thư điện tử Tỉnh Đắk Lắk. Nhằm mang tính thống nhất, đồng bộ cao trong quá trình vận hành hệ thống thư và các ứng dụng khác trong tương lai. Chính vì vậy việc xây dựng một chuẩn về cách đặt tên tài khoản, tên đại diện và địa chỉ thư điện tử phải theo một qui tắc nhất định. Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm giao cho cán bộ quản trị hệ thống của đơn vị mình phải tuân thủ đúng qui tắc này. Sau đây là các qui tắc chính cần thiết cho người quản trị hệ thống thư điện tử của đơn vị mình: I. Tổng quan: 1. Định nghĩa về tài khoản quản trị: Tài khoản quản trị hệ thống là tài khoản được đăng nhập vào trang web là http://lotus.daklak.gov.vn Tài khoản này có chức năng chính: Tạo tài khoản người dùng để được đăng nhập vào hệ thống thư điện tử hay một ứng dụng khác; tạo các tên đại diện như các phòng ban hoặc nhóm cần thiết khi gửi thư; tạo địa chỉ thư điện tử cho người dùng gửi và nhận thư và tạo các nhóm để tiện cho việc tìm kiếm các tài khoản và địa chỉ mail của từng đơn vị. Xoá các tài khoản người dùng, xoá các địa chỉ thư điện tử, xoá các nhóm và các tên đại diện trong hệ thống. Sửa các địa chỉ thư điện tử. Cập nhật các thông tin cần thiết của tài khoản người dùng. 2. Định nghĩa về tài khoản người dùng: Tài khoản người dùng là tài khoản dùng để đăng nhập vào bất cứ ứng dụng nào trong hệ thống Công nghệ thông tin của Tỉnh Đắk Lắk. Hiện nay tài khoản người dùng này chỉ đăng nhập được vào một ứng dụng thư điện tử của Tỉnh Đắk Lắk. Trong tương lại sẽ có rất nhiều ứng dụng khác để đăng nhập vào chẳng hạn như ứng dụng Văn bản điều hành công việc, ứng dụng Cổng thông tin điện tử v.v… Mục đích thiết kế một tài khoản đăng nhập vào nhiều ứng dụng sẽ giúp cho người dùng giảm bớt việc quên tên tài khoản và mật khẩu. Một tài khoản người dùng thì có nhiều ứng dụng tương tự cũng có nhiều địa chỉ thư điện tử. Tài khoản người dùng truy cập vào trang web: http://mail.daklak.gov.vn hoặc http://mail.xxxx.daklak.gov.vn ( xxxx là tên đơn vị ) tuỳ theo tài khoản người dùng ở đơn vị nào mà truy cập cho đúng địa chỉ trang web. 3. Định nghĩa về địa chỉ thư điện tử: Địa chỉ thư điện tử là địa chỉ để gửi và nhận thư. Một địa chỉ thư điện tử thì chỉ duy nhất có một tài khoản người dùng. Chú ý : Tên tài khoản người dùng và tên địa chỉ thư điện thư điện tử có ý nghĩa khác nhau. Có nghĩa là Tên tài khoản người dùng so với tên địa chỉ thư có thể khác nhau. II. Các qui tắc trong hệ thống thư điện tử: 1. Tạo tên tài khoản và tên địa chỉ thư cho các vị Lãnh đạo thuộc tỉnh Đăk Lắk: Tên tài khoản và tên địa chỉ thư điện tử Sở Thông tin và Truyền thông chịu trách nhiệm đặt và danh sách kèm theo phụ lục 1. Cách tạo tài khoản: Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông 3 Tài liệu sử dụng hệ thống Email tỉnh Đắk Lắk  Tên tài khoản: họ và tên đầy đủ gõ bằng tiếng việt không dấu và các từ dính liền nhau.  Mật khẩu: họ và tên đầy đủ gõ bằng tiếng việt không dấu và các từ dính liền nhau. Ví dụ: Đồng chí Nguyễn Lương Bằng công tác tại Uỷ ban nhân dân Tỉnh Đắk Lắk. Cách tạo như sau:  Tên tài khoản: nguyenluongbang  Mật khẩu : nguyenluongbang Cách tạo tên địa chỉ: Tên địa chỉ: họ và tên đầy đủ gõ bằng tiếng việt không dấu và các từ dính liền nhau. Lưu ý : Tên địa chỉ thư không có mật khẩu. Như vậy địa chỉ thư có dạng là: xxx@daklak.gov.vn (xxx: họ và tên đầy đủ gõ bằng tiếng việt không dấu và các từ dính liền nhau) Cách đăng nhập: Sau khi đã tạo theo qui tắc như trên thì người dùng đăng nhập vào trang web http://mail.daklak.gov.vn màn hình sẽ xuất hiện, khi đó chỉ cần gõ tên tài khoản và mật khẩu sau đó nhấn nút đăng nhập. Đối với tài khoản lần đầu đăng nhập thì phải nhập mật khẩu lại một lần nữa để xác nhận tài khoản người dùng sử dụng hộp thư điện tử. 2. Tạo tên tài khoản và tên địa chỉ thư điện tử cho các Sở ban ngành Tỉnh Đắk Lăk: Tên tài khoản và tên địa chỉ thư điện tử Sở Thông tin và Truyền thông chịu trách nhiệm đặt và danh sách kèm theo phụ lục 2. Thủ trưởng các đơn vị có tên tài khoản và địa chỉ thư điện tử có danh sách kèm theo ở phụ lục 2 có trách nhiệm giao cho người có nhiệm vụ gửi và nhận báo cáo, văn bản từ cấp trên hoặc cấp dưới hoặc cùng cấp đảm nhiệm. Cách tạo tài khoản:  Tên tài khoản: tên viết tắc đơn vị  Mật khẩu: tên viết tắc đơn vị Ví dụ: Đơn vị Sở Thông tin và Truyền thông trực thuộc tỉnh Đắk Lắk. Cách tạo như sau:  Tên tài khoản: sotttt  Mật khẩu : sotttt Cách tạo tên địa chỉ thư: Tên tại khoản là tên viết tắc của đơn vị. Như vậy địa chỉ thư có dạng xxx@daklak.gov.vn (xxx: là tên viết tắc của đơn vị). Cách đăng nhập: Sau khi đã tạo theo qui tắc như trên thì người được giao nhiệm vụ đảm nhận tài khoản và địa chỉ thư này thì đăng nhập vào trang web http://mail.daklak.gov.vn màn hình sẽ xuất hiện, khi đó chỉ cần gõ tên tài khoản và mật khẩu sau đó nhấn nút đăng nhập. Đối với tài khoản lần đầu đăng nhập thì phải nhập mật khẩu lại một lần nữa để xác nhận tài khoản người dùng sử dụng hộp thư điện tử. 3. Tạo tên tài khoản và tên địa chỉ thư điện tử cho cá nhân từng đơn vị: Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông 4 Tài liệu sử dụng hệ thống Email tỉnh Đắk Lắk Những cán bộ đã tham gia lớp tập huấn tại Trung tâm Công nghệ Thông tin và Truyền thông – Sở Thông tin và Truyền thông thì được xem là người quản trị hệ thống thư điện tử. Thủ trưởng của mỗi đơn vị giao nhiệm vụ cho người quản trị hệ thống của đơn vị trực tiếp tạo tên tài khoản và tên địa chỉ thư điện tử. Tạo tên đại diện, tạo nhóm đơn vị mình nếu có. Cách tạo tên tài khoản và tên địa chỉ thư: a. Đối với người dùng thuộc dân tộc kinh: Cách tạo tên tài khoản:  Tên tài khoản: tên + chữ cái đầu của họ + chữ cái đầu của họ đệm.  Mật khẩu : tên + chữ cái đầu của họ + chữ cái đầu của họ đệm. Chú ý: Cách tạo tên và họ theo kiểu tiếng việt không có dấu. Ví dụ: Đồng chí Trần Cao Vân hiên công tác tại Sở Thông tin Truyền thông. Cách tạo như sau:  Tên tài khoản: vantc  Mật khẩu : vantc Cách tạo tên địa chỉ thư: Tên địa chỉ thư = tên + chữ cái đầu của họ + chữ cái đầu của họ đệm. Như vậy địa chỉ thư điện tử có dạng là xxx@yyy.daklak.gov.vn. (xxx là tên + chữ cái đầu của họ + chữ cái đầu của họ đệm; yyy là tên miền của từng đơn vị). Theo ví dụ trên thì Đồng chỉ Trần Văn Hiền có địa chỉ thư như sau: hientv@tttt.daklak.gov.vn b. Đối với người dùng thuộc dân tộc thiểu số: Cách tạo tên tài khoản:  Tên tài khoản: Tên + Họ đầy đủ  Mật khẩu : Tên + họ đầy đủ Chú ý: Cách tạo tên và họ theo kiểu tiếng việt không có dấu. Ví dụ: Đồng chí Y Mi Niê hiện công tác tại viện kiểm sát Thị xã Buôn hồ. Cách tạo như sau:  Tên tài khoản: yminie  Mật khẩu : yminie Cách tạo tên địa chỉ thư: Tên địa chỉ thư: Tên + họ đầy đủ. Như vậy địa chỉ thư có dạng xxx@yyy.daklak.gov.vn (xxx: tên + họ đầy đủ; yyy: tên miền của đơn vị). Theo ví dụ trên thì địa chỉ thư của đồng chí Y Mi Niê là yminie@vksnd.daklak.gov.vn. Đối với trường hợp họ đệm dài thì chỉ cần Tên + chữ cái đầu họ đệm + họ đầy đủ. Cách đăng nhập: Đối với từng đơn vị đã đặt tên miền con cố định nên người dùng phải nhớ tên miền của đơn vị mình là gì. Cách đăng nhập vào hệ thông thư như sau: Vào trang web với địa chỉ có dạng http://mail.yyy.daklak.gov.vn ( yyy là tên miền của đơn vị). Đăng nhập vào với tài khoản đã tạo và gõ mật khẩu sau đó nhấn vào nút đăng nhập. Đối với trường hợp đăng nhập lần đầu thì khi đăng nhập thành công người dùng phải xác nhận lại mật khẩu của tài khoản một lần nữa. Chú ý khi Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông 5 Tài liệu sử dụng hệ thống Email tỉnh Đắk Lắk đăng nhập thành công thì người dùng bắt buộc phải thay đổi mật mã của của mình để mang tính bảo mật tài khoản. Ví dụ Đồng chí Trần Cao Vân đang công tác tại Sở Thông tin và Truyền thông thì cách đăng nhập như sau: Vào trang web http://mail.tttt.daklak.gov.vn  Tên tài khoản: vantc  Mật khẩu : vantc Với ví dụ trên thì đia chỉ thư của Đồng chí Trần Cao Vân là: vantc@tttt.daklak.gov.vn. Trên đây là các qui tắc chung cho việc tạo lập một hộp thư điện tử. Đề nghị phải thực hiện đúng, nhằm đảm bảo, tiện lợi cho việc tìm kiếm để gửi thư. Trong quá trình tạo, thay đổi tài khoản và xoá tài khoản gặp phải những vấn đề gì thì liên hệ tới Trung tâm Công nghệ Thông tin và Truyền thông – Sở Thông tin và Truyền thông. ĐT: 05003842699 Phòng Nghiên cứu và Phát triển. I. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHO NGƯỜI QUẢN TRỊ: 1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN iMail là một hệ thống thư điện tử hoàn thiện với đầy đủ chức năng nên vấn đề quản trị hệ thống cũng được đặt ra sao cho tiện dụng, nhanh chóng và đơn giản. iMail là giao diện quản lý với mục đích hỗ trợ người quản trị thực hiện đầy đủ các chức năng tạo và quản trị các tài khoản được thuận lợi. 2. MỤC TIÊU Tài liệu cung cấp cho người đọc thực hiện được những chức năng xây dựng trọn vẹn hệ thống thư điện tử cho chính công ty, cơ quan hoặc tổ chức mình.  Adminsubdomain quản trị tất cả các tài khoản thuộc subdomain của đơn vị.  User account (tài khoản người dùng - Open ID).  Mail Account (tài khoản thư điện tử).  Mail Alias (tên đại diện) 3. NỘI DUNG 3.1. Các khái niệm cơ bản 3.1.1. Quản trị hệ thống Quản trị cấp một (adminsubdomain) Người có quyền cao nhất trong hệ thống và có quyền quản lý tất cả các User Account trong hệ thống và các thông tin có liên quan đến những subdomain đó. Mặc định là tài khoản adminsubdomain. 3.1.2. User Account (tài khoản người dùng) User Account là thông tin người dùng trong hệ thống iCAS - iCentral Authentication System (Hệ thống xác thực trung tâm). User account gồm có các thông tin bắt buộc sau:  Tên tài khoản dùng để đăng nhập vào hệ thống Single Sign On.  Mật khẩu dùng để đăng nhập vào hệ thống Single Sign On.  Tổ chức : Đơn vị quản lý tài khoản người dùng. • Họ và Tên Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông 6 Tài liệu sử dụng hệ thống Email tỉnh Đắk Lắk • Mã NV • Chức vụ • ĐT cơ quan • ĐT nhà • Email • Di động 3.1.3. Mail Account (tài khoản thư điện tử) Mail Account (tài khoản thư điện tử) là một đối tượng trong hệ thống iMail cho người sử dụng đăng ký gửi/nhận email trong hệ thống. Mail Account gồm có các thông tin sau:  Tên tài khoản có dạng user@domain.daklak.gov.vn, dùng để đăng nhập vào email client hoặc Webmail.  Mật khẩu: dùng để đăng nhập vào email client hoặc Webmail.  Chủ tài khoản: Mỗi mail account trong hệ thống bắt buộc phải tương ứng với một User account.  Họ và Tên: Họ và tên của người sở hữu, hiển thị trong danh sách các Account của Subdomain.  Cho phép xác thực SMTP: Quy định Account có cần phải nhập mật khẩu xác thực khi gửi email từ chương trình emai client hay không. Mặc định của hệ thống là “Yes” và chúng tôi cũng khuyến cáo luôn để giá trị này cho tất cả các Account trong hệ thống.  Hạn mức: Hạn mức tối đa của hộp thư Account trên máy chủ, được đo bằng “MB”. Nếu nội dung trong hộp thư của Account vượt quá số “MB” này thì Account không tiếp tục nhận mail được nữa và người gửi đến sẽ nhận được thông báo lỗi: “ Người nhận đã hết HẠN MỨC, không thể nhận email được !!!!!”.  Kích hoạt: Quy định Account có được thực hiện việc gửi/nhận mail hay không. Mặc định của hệ thống là “Yes”.  Cho phép chuyển tiếp: Quy định tất cả những email gửi đến Account này sẽ được chuyển tiếp đến một Account khác. Thuộc tính này dùng trong trường hợp thay đổi địa chỉ email cho người dùng hoặc một người dùng có nhiều địa chỉ email trong nhiều Subdomain khác nhau.  Kiểm tra Virus: Quy định Account có được quét Virus với tất cả các email nhận được hay không. Mặc định của hệ thống là “Yes” và chúng tôi cũng khuyến cáo luôn để giá trị này cho tất cả các Account trong hệ thống.  Kiểm tra SPAM: Quy định Account có được kiểm tra SPAM với tất cả các email nhận được hay không. Mặc định của hệ thống là “Yes” và chúng tôi cũng khuyến cáo luôn để giá trị này cho tất cả các Account trong hệ thống. 3.1.4. Alias (tên đại diện) Tên đại diện là một địa chỉ đại diện trong hệ thống iMail cho phép quản lý nhiều tài khoản để Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông 7 Tài liệu sử dụng hệ thống Email tỉnh Đắk Lắk nhận email. Đặc biệt, một Alias là một tài khoản không có chức năng gửi mail và không có hộp thư trên máy chủ để lưu trữ email, mà tất cả những email gửi đến Alias sẽ tự động được chuyển đến những tài khoản trong Alias đó. Một Alias không thể sử dụng chương trình email client hoặc Webmail để nhận email được. Một Alias gồm có các thông tin sau:  Tên tài khoản có dạng tendaidien@domain.daklak.gov.vn  Mật khẩu: Dùng để người quản trị đăng nhập vào IMMS (Intelligent Multimedia Management System) để thay đổi thông tin cho Nhóm. Mặc định người quản trị sẽ đăng nhập bằng username là Tên tài khoản của Nhóm.  Họ và Tên: Tên của Nhóm, có thể là tên của một người đại diện hoặc tên phòng ban, Tên này sẽ hiển thị trong danh sách các Nhóm của Subdomain.  Kích hoạt: Quy định Account có được thực hiện việc gửi/nhận mail hay không. Mặc định của hệ thống là “Yes”.  Kiểm tra Virus: Quy định Alias có được quét Virus với tất cả các email nhận được hay không. Mặc định của hệ thống là “No” và chúng tôi cũng khuyến cáo luôn để giá trị này cho tất cả các Alias trong hệ thống. Bởi vì những email gửi đến sẽ được quét Virus phân phối đến từng Account mà Alias này đại diện.  Kiểm tra SPAM: Quy định Alias có được kiểm tra SPAM với tất cả các email nhận được hay không. Mặc định của hệ thống là “No” và chúng tôi cũng khuyến cáo luôn để giá trị này cho tất cả các Alias trong hệ thống. Bởi vì những email gửi đến sẽ được kiểm tra SPAM khi phân phối đến từng Account mà Alias này đại diện.  Nhóm thành viên: Khai báo các Mail Account mà Nhóm đại diện cho. Đây là nơi đến của Những email gửi cho Nhóm này. 3.2. Đăng nhập Mở trình duyệt Web và truy cập vào địa chỉ quản trị của máy chủ iMail: http://lotus.daklak.gov.vn Giao diện đăng nhập của iLotus xuất hiện như sau: Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông 8 Tài liệu sử dụng hệ thống Email tỉnh Đắk Lắk Hình 1:Đăng nhập  Nhập tên tài khoản và mật khẩu rồi gõ Enter hay nhấp vào nút Đăng Nhập. Các Anh Chị nhập đúng theo mẫu mặc định - Tên tài khoản: adminxxx@daklak.gov.vn (xxx là tên viết tắt của đơn vị anh chị ). - Password : adminxxx (xxx là tên viết tắt của đơn vị anh chị ). Khi đó người quản trị log vào có thể thay đổi mật khẩu riêng của user admin đơn vị của người quản trị nhằm đảm bảo tính bảo mật của hệ thống. Chú ý: khi nhập mật khẩu phải tắt chế độ tiếng việt đi. Nếu gặp trường hợp lỗi thì hãy báo đến Trung tâm reset password lại mặc định cho anh chị.  Giao diện của iLotus xuất hiện Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông 9 Tài liệu sử dụng hệ thống Email tỉnh Đắk Lắk Hình 2: Giao diện chính iMail Giao diện iLotus gồm có 5 thành phần như đánh dấu trong Hình 2:  1) Bảng điều khiển bên trái, chứa tên miền trong hệ thống.  2) Ô tìm kiếm, cho phép tìm kiếm tên Tài khoản thư điện tử hay Tên nhóm, lựa chọn trang hiển thị nếu kết quả tìm kiếm có nhiều hơn một trang.  3) Bảng chính: Trong bảng này hiển thị các thông tin về Tài khoản thư điện tử hay Nhóm của một Subdomain. Để phân biệt được tài khoản mail hay tài khoản nhóm thì ta xem ở phần thứ ba cột thứ nhất sẽ thấy hình người nếu là hình thể hiện một người thì đó là user accout còn nếu là hình hai người thì đó thể hiện là tài khoản của Nhóm.  4) Thay đổi mật khẩu: Nhấn vào để thay đổi mật khẩu của tài khoản đăng nhập.  5) Thoát: Nhấn vào để đăng xuất khỏi tài khoản. Để an toàn, sau khi đăng xuất nên tắt trình duyệt. 3.3. User Account Để quản trị tài khoản trong subdomain cần đăng nhập với account có quyền admin của subdomain. Hiện tại admin subdomain có thể tạo tài khoản người dùng, tài khoản mail, tạo Nhóm(phòng ban…). 3.3.1. Thêm User Account Chọn tab “Thông tin người dùng” để thao tác trên user account. Giao diện Quản lý người dùng Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông 1 . “Chuyển tiếp” của tài khoản email được sử dụng khi thay đổi người sử dụng, và muốn email gửi đến địa chỉ mail củ sẻ chuyển thẳng đến địa chỉ mail mới. Chuyển tiếp còn được sử dụng trong trường hợp. Soạn Thư: 32 6. Sử dụng tài khoản mail trên các Application: 33 6.1 :Sử dụng tài khoản mail tren Outlook:Khởi động ứng dụng Outlook 2003:Sẽ xuất hiện giao diện sau 33 6.2 :Sử dụng tài khoản mail. TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH ĐẮK LẮK Tài liệu sử dụng hệ thống Email tỉnh Đắk Lắk Trung tâm Công nghệ thông tin và