Hướng dẫn sử dụng phần mềm xếp thời khoá biểu TKB 7.0

BÀI GIẢNG CỦA BÁO CÁO VIÊN SỬ DỤNG PHẦN MỀM LẬP TKB (Lớp tập huấn giáo viên Dự án THCS) 1. Mục đích Trang bị cho học viên những hiểu biết về ứng dụng CNTT và TT trong quản lý trường học. 2. Yêu cầu Sau khi kết thúc nội dung này, học viên có thể: Hiểu và có thể sử dụng tốt phần mềm Lập TKB trong nhà trường; 3. Nội dung tổng quát Nội dung tổng quát được thể hiện qua bảng sau: TT Nội dung Tổng số tiết Lý thuyết Thực hành 1 Bài 1: Giới thiệu, gài đặt phần mềm 2 2 2 Bài 2: Chuẩn bị các dữ liệu TKB 1 2 3 Bài 3: Lập TKB tự động và tinh chỉnh 1 2 4 Bài 4: In ấn, kết xuất các loại TKB 2 2 Tổng cộng: 6 2 12 4. Nội dung chi tiết TT Nội dung Tổng số tiết Lý thuyết Thực hành 1 Bài 1: Giới thiệu, gài đặt phần mềm - Giới thiệu tổng quan phần mềm - Demo toàn bộ phần mềm - Các bước gài đặt - Thứ tự sử dụng phần mềm 2 2 2 Bài 2: Chuẩn bị các dữ liệu TKB - Khởi động chương trình 1 1 1 - Thiết lập cấu hình - Dữ liệu Lớp học - Dữ liệu môn học - Dữ liệu giáo viên - Kiểm tra các ràng buộc - Dữ liệu phân công dạy 3 Bài 3: Lập TKB tự động và tinh chỉnh - Thực hiện lập TKB tự động; - Các thao tác tinh chỉnh TKB 1 1 4 Bài 4: In ấn, kết xuất các loại TKB - In các loại TKB phần mềm đã có sẵn; - In TKB theo yêu cầu 2 2 Tổng cộng: 18 6 12 2 Bài 1: Giới thiệu, gài đặt phần mềm I. Mục đích Hướng dẫn cho học viên hiểu được lợi ích của việc sử dụng phần mềm hỗ trợ lập thời khoá biểu trong trường học. Cách gài đặt cũng như quy trình thực hiện của phần mềm. II. Yêu cầu Sau bài học, học viên có thể gài đặt và hiểu được quy trình làm việc của phần mềm. III. Nội dung bài giảng 1.Giới thiệu phần mềm hỗ trợ lập TKB Lập thời khoá biểu (TKB) là một công việc thường kỳ nhưng không đơn giản với bất cứ một trường học nào, bởi lẽ những mối ràng buộc về dữ liệu của bài toán lầ rất phức tạp. Trên thực tế thì tất cả các trường học đều đã giải quyết được bài toán này (có thể bằng một phần mềm nào đó hoặc đa số lập thủ công) trong công việc quản lý của mình, tuy nhiên theo chúng tôi được biết thì họ còn gặp rất nhiều các khó khăn trong công việc lập TKB như: - Để lập được một TKB cho trường học họ phải mất rất nhiều thời gian để xếp, chỉnh, sửa, thay đổi,… Thường mỗi khi quyết định một sự xếp đặt nào đó (đặc biệt vào lúc TKB đã xếp được nhiều) họ gặp rất nhiều khó khăn để kiểm tra tính đúng đắn. - Quản lý TKB rất phức tạp: khi gặp phải những yêu cầu đổi tiết, xin nghỉ,… thường gọi là những tình huống bất chợt thì sẽ gặp nhiều khó khăn bởi lẽ phải dò TKB từng giáo viên, từng lớp rồi sau đó mới đưa ra được những quyết định. Thường thì những việc như thế này người quản lý TKB sẽ rất ngại. - Việc tra cứu, in ấn TKB còn hạn chế. Thường thì các trường học chỉ in ra TKB theo các lớp học, còn việc sinh ra TKB cho các giáo viên, các tổ chuyên môn thì các giáo viên phải tự sinh ra. Một phần mềm tin học hỗ trợ cho các chuyên gia lập TKB là rất cần thiết. Chúng tôi muốn nói về phần mềm ở đây là chỉ mang tính hỗ trợ, chứ sẽ không thể có một phần mềm nào mà hoàn chỉnh từ đầu đến cuối việc lập TKB được bởi tính đa dạng và tính mờ các yêu cầu bài toán này. Các tính năng nổi bật của phần mềm: - Dễ gài đặt và khả năng thích ứng với các loại máy tính là cao (do không đòi hỏi nhiều về cấu hình phần cứng máy tính). 3 - Giao diện sử dụng cực kỳ đơn giản và dễ dùng. Bạn có thể nhập dữ liệu trực tiếp trên bảng tính Excel (work sheets) hoặc thông qua các mẫu nhập liệu (Forms) với các tuỳ biến chuột- phím thuận tiện. - Khả năng kiểm tra tính đúng đắn dữ liệu cao. Chương trình sẽ tự động kiểm tra dữ liệu hoặc kiểm tra dữ liệu đồng bộ, chỉ ra vị trí dữ liệu sai,… Bạn sẽ rất tin tưởng về tính hợp lý dữ liệu khi phải làm việc trên một CSDL cực kỳ phức tạp như TKB. - Đáp ứng nhiều tính chất về TKB mà các trường học thường hay yêu cầu như:  Đảm bảo tuyệt đối không trùng- chéo tiết học, tiết dạy của các lớp và giáo viên;  Các tiết được xếp phải đảm bảo tuyệt đối các yêu cầu đặt ra ban đầu của người lập lịch, trong trường hợp không thể xếp được tiết nào đó máy sẽ đặt tiết này ra danh sách các tiết chưa xếp được của lớp đó để xử lý sau (xử lý bán tự động);  Cho phép chọn những tiết trên một buổi học nào đó để họ Hội đồng Nhà trường;  Những môn học yêu cầu có một buổi học 2 tiết xếp liền nhau đã xử lý rất tốt;  Có thể yêu cầu các tiết tránh dạy cho các môn học, cho các giáo viên;  Tránh học cho các lớp;  Mỗi tổ chuyên môn có thể được chọn tiết nghỉ dạy chung để làm việc riêng của tổ;  Mỗi giáo viên dạy được chọn 01 ngày nghỉ cho mình (thực ra chọn nghỉ thoải mái);  Có chế độ lựa chọn tiết chào cờ, tiết sinh hoạt lớp. - Tính năng lập TKB tự động của phần mềm sẽ đưa ra một TKB thô. Tiếp theo, tính năng tra cứu và tinh chỉnh TKB giúp ngưới dùng điều chỉnh TKB cho phù hợp với từng lớp, từng giáo viên trước khi đến quyết định in ra TKB. - Khả năng tra cứu, in ấn TKB đa dạng. Bạn có thể tra cứu và in ấn TKB cho một lớp học, cho một giáo viên, cho một tổ chuyên môn, cho toàn trường một cách rất đơn giản. Chất lượng báo cáo rất cao, mặt khác bạn hoàn toàn có thể in TKB theo ý muốn của mình chỉ bằng những thao tác sao chép, cắt dán thông thường trên Excel. 4 2. Gài đặt chương trình lên máy tính Giới thiệu bộ đĩa gài đặt Bộ gài đặt phần mềm này gồm 4 đĩa mềm 1.44Mb, với tổng độ lớn 3.8 Mb. Bạn có thể nhận bộ gài đặt từ các đĩa mềm hoặc từ 01 đĩa CD ROM. Tốt nhất bạn nên dùng đĩa CD bởi lẽ nó gọn nhẹ và an toàn hơn nhiều so với các đĩa mềm. Trong trường hợp máy tính của bạn không có ổ đọc đĩa CD thì tất nhiên bạn phải nhận một bộ đĩa mềm. Các bước để gài đặt Mở thư mục gài đặt phần mềm TKB và chạy tệp setup.exe Thực hiện theo các bưíơc như bộ gài đặt chỉ dẫn bạn sẽ gài đắt được phần mềm lên máy tính một cách dễ dàng và có thể sử dụng chúng thông qua biểu tượng trên màn hình nền của Windows hoặc trên thánh thực đơn Start. Các yêu cầu trước khi sử dụng chương trình  Yêu cầu về phần cứng: Mọi máy tính có thể gài đặt được Windows95, Officce97, khoảng trống trên đĩa cứng 50Mb  Yêu cầu về phần mềm - MS Windows95, MS Officce97 (có gài Excel). MS Officce2000 thì càng tốt. - Sử dụng phần mềm tiếng Việt ABC 32 bit. Trên đĩa CD cũng đã có bộ gài đặt phần mềm này.  Thiết lập môi trường làm việc cho phần mềm Excel Trước khi sử dụng phần mềm này, bạn cần phải thiết lập môi trường làm việc cho phần mềm bảng tính điện tử Excel như sau: Nếu là Excel97: - Khởi động Excel, sau đó chọn menu Tools\Options… - ở thẻ Genaral của hộp thoại Options, bỏ chọn (Unchecked) mục Macro virus protection (như hình dưới) 5 - Nhấn Ok để hoàn tất phần việc này. Nếu là Office2000 hoặc OfficeXP: - Khởi động Excel, sau đó chọn menu Tools\Macro\Security - ở thẻ Security Level của hộp thoại Security, chọn mục Low… (như hình dưới) 6 Bỏ chọn mục này Lu ý : Khi s dng cỏc phn mm dit virus: Phn mm ny c vit bi ngụn ng VBA, nú hot ng c l nh cỏc Macro lnh trong Excel, vi mt chng trỡnh dit virus s hiu cỏc Macro ny l cỏc macro virus, v khi chng trỡnh ny b mt cỏc macro, nú s khụng hot ng c na. Nờn khi thc hin quột virus cho mỏy tớnh phi thc hin sao lu tp chng trỡnh (TKB.XLS), sau khi quột xong virus phc hi li nh c hoc phi thit lp tu chn dit virus cú th l: khụng quột cỏc tp Officce; khụng dit cỏc macro; hoc khi dit phi hi trc. 3. Th t s dng phn mm Modul nhập các dữ kiện đầu vào: - Danh sách lớp học - Danh sách giáo viên - Danh sách môn học - Bảng phân công giảng dạy - Các điều kiện ràng buộc Modul xếp thời khoá biểu Thời khoá biểu đã được tự động xếp bằng máy Tra cứu TKB: - Theo từng lớp học - Theo từng giáo viên - Theo tổ chuyên môn Hỗ trợ xếp TKB bằng tay: - Thay đổi tiết dạy - Kiểm tra lỗi TKB In ấn TKB: - TKB theo lớp học - TKB theo tổ chuyên môn lm vic c vi phn mm ny, bn nờn lm theo cỏc bc sau: - Cp nht cỏc danh mc: Lp hc, Mụn hc, Giỏo viờn - Sau khi ó cú cỏc danh sỏch Mụn hc, Lp hc, Giỏo viờn ging dy hóy thc hin lp bng phõn cụng ging dy. - Thc hin cỏc thao tỏc sp xp, kim tra tớnh ỳng n d liu trờn bng phõn cụng ging dy mt cỏch y . 7 - Thực hiện tính năng Lập TKB tự động. Sau bước này bạn sẽ có một TKB do máy lập, TKB này thoả mãn đến 90% những yêu cầu đặt ra, tuy nhiên còn phụ thuộc vào bộ điều kiện ban đầu. - Tiếp theo bạn có thể tra cứu và chỉnh sửa TKB cho thật hợp lý với trường học mình bằng chức năng Tra cứu- Tinh chỉnh TKB. - Thực hiện các thao tác đổi tiết học trong từng lớp học cho hợp lý với TKB của giáo viên, lớp học. Bước này quyết định rất nhiều đến tính đẹp của TKB, nhà trường nên tạo điều kiện để các chuyên gia lập TKB của trường mình tham gia vào bước này vì họ sẽ là người xử lý rất thạo những tình huống tế nhị của TKB và họ có rất nhiều mẹo xử lý các tình huống chuyển đổi tiết sao cho hợp lý. - Sau khi đã chỉnh lý xong TKB, thực hiện in TKB của toàn trường, của các tổ chuyên môn, của từng giáo viên giảng dạy và có thể tự tạo ra các TKB theo ý muốn. 8 Bài 2: Thiết lập cấu hình và chuẩn bị các dữ liệu TKB I. Mục đích Hướng dẫn học viên cách thiết lập cấu hình và chuẩn bị các dữ liệu cần thiết để phần mềm hoạt động. II. Yêu cầu Sau bài học, học viên có thể thiết lập được cấu hình và sử dụng thành thạo các công việc sau : - Dữ liệu Lớp học - Dữ liệu môn học - Dữ liệu giáo viên - Kiểm tra các ràng buộc - Dữ liệu phân công dạy III. Nội dung bài giảng 1. Khởi động chương trình Bạn phải nhớ rằng: chỉ khi nào đã hoàn thành các bước gài đặt ở phần 1. một cách tốt đẹp, khi đó mới có thể sử dụng được chương trình này. Để khởi động, từ màn hình của Windows kích hoạt menu Start\Programs\Hỗ trợ lập TKB2.0\TKB2.0. Màn hình chính phần mềm xuất hiện: 9 Từ màn hình chính này, người dùng có thể chuyển đến được các chức năng khác nhau của phần mềm như: - Lập danh mục các môn học - Lập danh mục các lớp học - Lập danh mục giáo viên - Lập bảng phân công giảng dạy - Tra cứu kết quả 2. Thiết lập các thông tin cấu hình Từ màn hình chính của chương trình, chọn menu Cấu hình, hộp thoại sau xuất hiện cho phép bạn thiết lập những thông tin về trường mình: 10 [...]... tính năng này TKB cũ trên phần mềm này sẽ bị xoá bỏ và thay vào đó là TKB mới Nếu bạn muốn lưu lại TKB cũ hãy cất (Save As) thêm một tệp Excel nũa để lưu trước khi chạy tính năng này Tính năng này sẽ giúp bạn có được một TKB tương đối hoàn chỉnh, từ TKB này bạn có thể chỉnh sửa một chút cho thật hợp lý là bạn đã có một TKB sử dụng được Để kích hoạt chức năng này, hãy click lên nút lệnh Sắp TKB tự động:... TKB của giáo viên đó và có thể in trực tiếp TKB của giáo viên ra máy in khi nhấn lên nút lệnh In thời khoá biểu Bạn cũng có thể tra cứu TKB theo từng lớp học, đổi tiết, chỉnh sửa TKB của các lớp trên thẻ Theo lớp học như sau: TKB của lớp đang chọn Các môn học vẫn chưa xếp được cho lớp này TKB của GV đang chọn 20 Trên hộp thoại này bạn có thể: - Biết được TKB của giáo viên dạy môn nào đó cho lớp Ví... TKB của toàn trường, theo từng lớp, theo tổ chuyên môn, theo giáo viên giảng dạy Muốn có TKB theo lựa chọn nào thì bạn chọn rồi kích hoạt nút Sau đây là màn hình TKB của các lựa chọn trên : (Khi click lên nút lệnh In Thời khoá biểu, TKB lớp đó sẽ được in ra máy in Các hình dưới là màn hình một TKB lớp học chuẩn bị được in ra trên khổ giấy A4 23 *) TKB của toàn trường: 24 *) TKB của lớp học: 25 *) TKB. .. của các Tổ chuyên môn: Đây là TKB của các giáo viên được nhóm theo các tổ chuyên môn TKB này được tự động tạo ra bởi tính năng Lập TKB tự động Nếu bạn đã thực hiện chỉnh sửa TKB, trước khi muốn in TKB theo từng tổ bạn phải click lên nút Cập nhật lại TKB theo tổ để có được một TKB theo tổ khớp với TKB của toàn trường 26 *) TKB của từng giáo viên Bạn có thể in trực tiếp TKB này hoặc có thể sao ra (copy,... thể đẩy một môn từ danh sách chưa xếp được lên TKB bằng cách, click kép chuột lên tên môn đó ở danh sách, hộp thoại sau hiện ra: Hãy chọn thứ, tiết (vị trí đặt môn này lên TKB) và click OK Để tạo ra được một TKB từ phần mềm này bạn phải làm theo 2 bước sau: + Bước xếp TKB tự động (máy làm) 21 + Tinh chỉnh TKB bằng tay với sự hỗ trợ của máy Để thực hiện bước tinh chỉnh TKB bằng máy hiệu quả, chúng tôi... giáo viên, các lớp học là thừa hay thiếu 16 Bài 3: Lập TKB tự động và tinh chỉnh I Mục đích Hướng dẫn học viên các thao tác để thực hiện lập TKB tự động, đồng thời tinh chỉnh sao cho TKB hoàn thiện II Yêu cầu Sau bài học, học viên thao tác thành thạo công việc sau : - Thực hiện lập TKB tự động - Các thao tác tinh chỉnh TKB III Nội dung bài giảng 1 Lập TKB tự động: Trước khi thực hiện chức năng này, bạn... liệu để làm việc này Sắp xếp dữ liệu trên bảng phân công giảng dạy: Để tiện theo dõi thông tin nhập trên bảng phân công giảng dạy, có thể sử dụng tính năng sắp xếp dữ liệu theo các tiêu chí: lớp học, môn học, giáo viên dạy Click lên nút lệnh Sắp xếp danh sách, hộp thoại sắp xếp hiện ra: Hãy chọn các chỉ tiêu (các cột) theo thứ tự cần sắp xếp, click Sắp xếp để thực hiện Sau khi sắp xếp danh sách xong, bạn... khoảng cách giữa các buổi); 22 Bài 4: In ấn, kết xuất các loại TKB I Mục đích Giúp học viên biết cách xem và in thời khoá biểu của từng lớp, cả trường, và theo yêu cầu cụ thể II Yêu cầu Học viên phải thao tá thành thạo với các công việc sau : - In các loại TKB phần mềm đã có sẵn - In TKB theo yêu cầu III Nội dung bài giảng Việc tra cứu và in ấn TKB đều được thực hiện trong menu Khi nhấn lệnh thực hiện menu... sẽ tự động xếp lịch thoả mãn các yêu cầu đề ra Tuy nhiên việc xếp lịch tự động không phải lúc nào cũng xếp hết được, có thể sẽ còn những tiết chưa xếp được cho các lớp (hay cho giáo viên) Sang phần sau chúng tôi sẽ chỉ bạn cách khắc phục những tiết này Sau khi tính năng này được thực hiện, bạn sẽ có 2 TKB: TKB của tất cả các lớp trên toàn trường và TKB theo các tổ chuyên môn 2 Làm việc với TKB đã được... lập lich xong, màn hình TKB được lập sẽ xuất hiện: 18 Với TKB này bạn có thể tra cứu- in ấn TKB theo từng giáo viên, lớp học; tinh chỉnh TKB theo ý muốn, Hãy click lên nút lệnh Tra cứu- Tinh chỉnh TKB: Trên hộp thoại này bạn có thể tra cứu được TKB của từng giáo viên, biết được tổng số lớp, số tiết phải dạy, tổng số tiết đã xếp được, các tiết vẫn chưa xếp được, các vi 19 phạm về TKB của giáo viên đó . Officce 97, khoảng trống trên đĩa cứng 50Mb  Yêu cầu về phần mềm - MS Windows95, MS Officce 97 (có gài Excel). MS Officce 200 0 thì càng tốt. - Sử dụng phần mềm. đặt phần mềm - Giới thiệu tổng quan phần mềm - Demo toàn bộ phần mềm - Các bước gài đặt - Thứ tự sử dụng phần mềm 2 2 2 Bài 2: Chuẩn bị các dữ liệu TKB