Hướng dẫn sử dụng phân hệ vietschool Thời khóa biểu chuẩn

Hướng dẫn xếp thời khóa biểu online với prosoft Phân hệ quản lý TKB là một trong những phân hệ của Hệ thống quản lý trường học Vietschool. Phân hệ quản lý TKB thừa hưởng tài nguyên từ phân hệ quản điểm để lấy danh sách GV, học sinh, thông tin về khối lớp học, môn học của trường. Ưu điểm lớn nhất của phần mềm này là có rất nhiều ràng buộc cho phép người dùng lựa chọn để tạo ra một TKB như ý mà không cần tinh chỉnh như các phần mềm xếp TKB khác. Tốc độ xếp TKB nhanh nhất so với các phần mềm xếp TKB hiện hành. Đặc biệt TKB sắp online thuận tiện cho việc gửi mail và nhắn tin TKB mới cho giáo viên và học sinh. Ngoài ra phần mềm còn hỗ trợ một môn 2 giáo viên dạy (trường chuyên), một giáo viên có thể dạy 2 lớp cùng lúc.

PHẦN A TỔNG QUAN VỀ PHÂN HỆ QUẢN LÝ TKB

Sử dụng phần mềm để xếp thời khóa biểu đã trở nên quen thuộc với mọi người và trở thành nhu cầu thiết yếu không thể thiếu Tuy nhiên hiện tại vẫn còn nhiều trường vẫn thực hiện xếp thời khóa biểu thủ công hoặc đã sử dụng phần mềm nhưng kết quả chưa phù hợp với yêu cầu phải điều chỉnh thủ công rất vất vả và nguyên nhân là:

- Phí bản quyền để trang bị một phần mềm xếp thời khóa biểu tốt, nhiều chức năng thường rất cao Trong khi các trường bình thường có quy mô nhỏ và trung bình thì không cần các chức năng nâng cao đó Đôi khi các chức năng nâng cao đó quá phức tạp, khó sử dụng gây ra lãng phí

- Sau một thời gian các trường phải tiếp tục mua bản quyền các phiên bản cập nhật mới có thể đáp ứng được các yêu cầu mới mà trường đang cần

- Chế độ hậu mãi, tư vấn hỗ trợ và chăm sóc khách hàng chưa thật sự tốt, chỉ

hỗ trợ trong thời gian đầu…

- Hiện tại trên thị trường có rất nhiều phần mềm xếp thời khóa biểu nhưng đa

số thường không đáp ứng yêu cầu, tỉ lệ xếp thành công 100% không cao nếu có thì chưa thỏa mãn các yêu cầu của giáo viên

Xuất phát từ yêu cầu thực tế đặt ra và với mong muốn duy nhất là đưa phần mềm xếp thời khóa biểu đến hỗ trợ tất cả các trường, CTy Phần Mềm Prosoft đã thiết

kế phần mềm xếp thời khóa biểu mang tên TKB Online – Phần mềm xếp thời khóa biểu cho mọi người

- Tốc độ xếp TKB nhanh nhất so với các phần mềm xếp TKB hiện hành Đặc biệt TKB sắp online thuận tiện cho việc gửi mail và nhắn tin TKB mới cho giáo viên

và học sinh

- Ngoài ra phần mềm còn hỗ trợ một môn 2 giáo viên dạy (trường chuyên), một giáo viên có thể dạy 2 lớp cùng lúc

PHẦN B: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHÂN HỆ QUẢN LÝ TKB

I HƯỚNG DẪN ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG:

Thầy cô có thể sử dụng tài khoản demo hoặc tài khoản của trường mình với

dữ liệu do công ty khởi tạo

Sau khi đăng nhập thành công sẽ thấy giao diện chính của phần mềm:

II KHAI BÁO THAM SỐ HỆ THỐNG: (Các trường đã sử dụng Vietschool có thể

bỏ qua thao tác này bước này):

Để vào tham số hệ thống thầy cô chọn mục Thời khóa biểu=>Tham số hệ thống

Danh mục tham số hệ thống

a Danh mục môn học

Lưu ý:

- Các môn học tăng cường như Toán tăng cường, Văn tăng cường hay Anh văn tăng cường nếu do cùng một giáo viên giảng dạy thì có thể cấu hình bằng cách tăng số tiết chuẩn của môn học đó lên mà không cần phải thêm môn mới

- Phần mềm đã hỗ trợ xếp TKB cho các lớp có phân môn(hai giáo viên cùng dạy một môn

VD: Môn toán có 2 phân môn: Đại số, hình học

b Hệ số môn:

- Chức năng hệ số môn dùng để cấu hình danh sách môn học cho một ban

- Ba môn chào cờ, sinh hoạt lớp, ngoài giờ lên lớp mặc định đã có trong các ban khi cấu hình số tiết chuẩn nên không cần thêm trong phần hệ số môn

- Để xếp TKB các môn học cần cấu hình hệ số bằng 1, các môn có hệ số bằng 0 sẽ không xuất hiện trong phần cấu hình số tiết chuẩn

4 Giáo viên:

Lưu ý: Một giáo viên có thể có nhiều chuyên môn

5 Phân công dạy:

6 Phân công GVCN:

Lưu ý: các tiết chào cờ, sinh hoạt lớp và ngoài giờ lên lớp được phần mềm cấu hình mặc định do giáo viên chủ nhiệm phụ trách

III KHAI BÁO SỐ TIẾT CHUẨN:

Chúng ta bấm nút thêm và đặt tên cho mẫu số tiết chuẩn sau đó tiếp tục chọn khối ban và điền số tiết chuẩn cho cột chính khóa, số cặp tiết đôi

Ví dụ: môn Toán có 4 tiết và cột số cặp tiết đôi là 1 thì môn toán có 1 cặp tiết đôi và 2 tiết đơn

Cột trái buổi chỉ áp dụng cho trường học tăng tiết hay học GDQP, Thể Dục hoặc lớp học 2 buổi Đối với cột chỉ học 1 buổi: nếu check vào môn nào đó thì môn

đó chỉ học buổi sáng hoặc buổi chiều, nút copy có chức năng sao chép số tiết chuẩn

từ ban này sang ban khác Bấm nút lưu khi đã hoàn thành khai báo số tiết chuẩn

Chú ý: Nếu có thay đổi phân công chuyên môn của một Ban nào đó Chúng ta phải lưu lại số tiết chuẩn mới có hiệu lực

IV QUẢN LÝ THỜI KHÓA BIỂU:

Kích nút quản ly thời khóa biểu giao diện chính xuất hiện như sau:

Chúng ta chọn DS TKB, kích nút thêm, chọn mẫu thời khóa biểu đã tạo trong phần khai bao số tiết chuẩn ở trên, đặt tên TKB và đặt ngày áp dụng và bấm nút lưu

V RÀNG BUỘT:

Chúng ta kích nút ràng buộc giao diện sẽ xuất hiện như sau:

Có 3 loại ràng buộc cơ bản: Ràng buộc về giáo viên, ràng buộc về lớp, ràng buộc về tiết giảng Trong mỗi ràng buộc còn có nhiều ràng buộc con Trong ràng buộc có khái niệm Một giáo viên, Tất cả giáo viên Nếu ràng buộc cho một giáo viên thì có hiệu lực cho một giáo viên và nếu ràng buộc cho Tất cả giáo viên thì có hiệu lực cho tất cả giáo viên trong trường

1 Ràng buộc giáo viên:

1.1 Số tiết chờ

dạy tối đa

Khái báo một ngày hoặc một tuần Là số tiết trống mà giáo viên

có trong 1 tuần Ví dụ khái báo số chờ dạy tối đa trong tuần cho tất cả giáo là 1 thì giáo viên trong trường tối đa chỉ 1 tiết trống hoặc không có tiết trống trong tuần

1.3 Thời gian

bận của GV

- Là thời điểm GV không lên lớp được (GV bận, nghỉ ), áp dụng khi cần giải quyết nguyện vọng của GV về thời gian lên lớp của họ

- RB này thường dùng trong các trường hợp thực hiện chế độ chính sách hoặc ưu tiên: nuôi con nhỏ (được đi muộn), đi học (cần nghỉ 1, 2 ngày nào đó), hợp đồng/thỉnh giảng, hiệu trưởng (dạy ít giờ) sau đó mới đến các nguyện vọng của các GV khác

1.4 Số ngày dạy Là số ngày lên lớp tối đa trong 1 tuần của GV trong trường (có thể

tối đa trong 1

tuần GV

là 5 hoặc 6 ngày) tùy theo điều kiện riêng của từng trường và tổng

số tiết dạy của từng GV

1.5 Số ngày dạy

tối thiểu trong 1

tuần đối với GV

- Là số ngày lên lớp tối thiểu trong 1 tuần của GV trong trường

Số ngày này sẽ phụ thuộc vào tổng số tiết dạy của từng GV

- Đây là số ngày GV phải có mặt tại trường Thường áp dụng cho các GV dạy ít tiết vì cần có mặt ở trường để bám sát các thông tin trong nhà trường và thực hiện các hoạt động khác Số ngày tùy theo qui định của từng trường

1.6 Số giờ dạy

tối đa trong 1

ngày

- Là số giờ lên lớp lớn nhất trong một ngày của GV

- RB này dùng để hạn chế tình trạng GV lên lớp quá nhiều giờ trong một ngày

1.7 Số giờ dạy

tối thiểu trong

ngày

- Là số giờ lên lớp ít nhất trong một ngày của

- RB này thường dùng để hạn chế tình trạng GV lên lớp quá ít giờ trong một ngày (1 tiết), thường đặt là 2

1.8 Số tiết dạy

liên tục tối đa

đối

- Là số giờ lên lớp liên tục trong 1 ngày cho GV

- RB này thường dùng để hạn chế tình trạng GV phải lên lớp liên tục nhiều giờ, đặc biệt đối với các GV dạy các môn xã hội (phải nói nhiều)

2 Ràng buộc về lớp học:

Ràng buộc về mặt thời gian của Học sinh

Mục đích: dùng để thiết lập các điều kiện ràng buộc liên quan đến học sinh (lớp

học) trong trường (có thể là 1 lớp hoặc toàn trường)

2.1 Những thời

điểm một lớp học

không lên lớp được

(bận)

- Là thời điểm 1 lớp học không có giờ

- RB này dùng khi đã có dự kiến tổng số tiết một tuần của một lớp, có tác dụng hạn chế tình trạng có tiết trống giữa ngày Căn

cứ trên tổng số tiết của từng lớp và các vấn đề khác (có lịch họp hay không) thì NSD phải phân số tiết cho từng ngày để xác định các tiết trống (nếu có) Nếu không tính trước và để phần mềm xếp tự động thì sẽ xảy ra trường hợp có tiết trống giữa ngày

2.2 Số tiết chờ học

tối đa một lớp học

- Là tổng số tiết trống giữa ngày (giữa buổi) Mặc định là 0 VD: nếu thiết lập RB này là 2 thì trong tuần lớp đó có thể có tối đa 2 tiết trống; có thể học tiết 1, 2 sau đó nghỉ tiết 3, rồi lại

học tiếp tiết 4,5; ngày khác học tiết 1,2, 3 nghỉ tiết 4, học tiếp tiết 5;

- RB này ít sử dụng vì khi thực hiện phân công chuyên môn

đầy đủ rồi thì số tiết sẽ phủ gần như kín tất cả các ngày

2.6 Số tiết giảng

liên tục tối đa đối

với một lớp học

- Là số tiết học liên tục trên một ngày đối với 1 lớp học cụ thể

- RB này ít sử dụng vì sẽ tạo ra tiết trống giữa buổi Có thể sử

dụng trong tình huống có lớp học phải học tại 2 địa điểm trong cùng 1 buổi và cần có thời gian để di chuyển Tuy nhiên, lịch học này phải lặp lại suốt các ngày trong tuần

3 Ràng buộc về tiết giảng:

3.1 Tiết giảng với

thời điểm bắt đầu

3.2 Một tiết giảng

cụ thể với vài thời

điểm bắt đầu buổi

học

- RB này cho phép hoặc không cho phép xếp một tiết nào đó vào một hoặc một vài vị trí nhất định trên TKB, nghĩa là tiết giảng đó một vài thời điểm cụ thể bắt đầu

- RB này sử dụng khi muốn xếp hoặc một tiết giảng cụ thể nào

đó (có thể là theo nguyện vọng của GV) vào một vài vị trí trên TKB VD: Giáo viên chủ nhiệm muốn xếp 1 tiết văn hóa của lớp mình chủ nhiệm vào vị trí ngay sau tiết chào cờ hoặc ngay trước tiết sinh hoạt

3.3 Một tiết giảng

cụ thể với các

khoảng thời gian

- RB này cho phép hoặc không cho phép xếp một tiết nào đó

vào một hoặc một vài vị trí nhất định trên TKB Nghĩa là tiết

giảng đó có vài khoảng thời gian cụ thể của buổi học (tất cả thời

- Đối với các tiết giảng có thể không cùng môn, không cùng lớp vẫn có thể thiết lập số ngày tối thiểu để dùng trong trường hợp

GV có ít tiết thì các ngày có tiết này không liền kề nhau

3.5 Một tiết giảng

vào cuối ngày

- RB này dùng để xếp một tiết giảng duy nhất vào vị trí cuối ngày (tiết cuối cùng trong ngày)

VD: xếp tiết Mỹ thuật lớp 7A (có 1 tiết theo PPCT) vào tiết cuối ngày

3.7 Các tiết giảng

bắt đầu cùng ngày

(có thể khác giờ)

- RB này dùng để xếp cặp các tiết giảng muốn dạy cùng ngày

- Đặc biệt phù hợp trong giải quyết giáo án song song cho GV

3.9 Hai tiết giảng

được xếp thứ tự - RB này dùng khi muốn xếp 2 tiết giảng liền nhau (2 môn khác nhau) và tiết thứ nhất theo lựa chọn luôn ở trước tiết thứ 2 theo

3.12 Các tiết

giảng không được

- RB này dùng để xếp các tiết không trùng nhau

phép chồng lẫn

nhau - Áp dụng khi cần chia sẻ các tiết học tại các phòng chức năng (phòng tin, phòng lý, hóa, sinh, )

Ví dụ:

Thực hiện ràng buộc “Số ngày dạy tối đa trong 1 tuần cho 1 giáo viên”

 Chọn tên GV -> Nhập số ngày dạy tối đa trong tuần của GV đó -> Chọn “Lưu

RB/Đồng ý” để hoàn tất việc thêm mới ràng buộc.

- Muốn thay đổi số ngày dạy tối đa trong 1 tuần cho giáo viên: chọn tên RB trong

danh sách, sau đó bấm vào nút “Xóa” và thực hiện các thao tác tương tự như khi làm mới

- Trình tự thực hiện tương tự cho các GV khác

VI TẤT CẢ CÁC RÀNG BUỘT:

Chức năng là xem lại tất cả các ràng buộc và có thể xóa các ràng buộc dư thừa

2 Sắp tiết cố định:

Chức này nhằm sắp các tiết cố định như tiết chào cờ, sinh hoạt lớp hay

NGLL: Ví dụ sắp tiết chào cờ tiết thứ nhất ngày thứ 2 cho buổi sáng hoặc tiết thứ 10 cho lớp học buổi chiều

3 Sắp ngày hội đồng bộ môn:

Chức năng này có tác dụng để một môn nào đó mà tất cả các giáo viên thuộc môn đó không dạy để hợp tổ bộ môn Cách thực hiện như sau chọn môn, chọn thứ và chọn x, bấm nút lưu Muốn xóa thì chọn những ràng buộc và bấm nút xóa.

4 Sắp TKB:

Bước cuối cùng sắp toàn bộ TKB:

IX XEM TKB:

Mẫu 1: Thầy cô có thể kéo thả để thay đổi TKB, khi thay đổi xong bấm nút lưu

Mẫu 2: Xem thời TKB toàn trường

Mẫu 3: Xem toàn bộ TKB giáo viên

X IN ẤN:

Cung cấp nhiều loại mẫu in:

1 Tên môn học và giáo viên

PHẦN XI MỘT SỐ TÌNH HUỐNG VÀ GỢI Ý CÁCH XỬ LÝ

1 Vấn đề 1: Cùng một khối mà có số tiết chuẩn của vài môn khác nhau thì sao,

ví dụ: 10A1 có số tiết Toán là 4, 10A2 có số tiết Toán là 5

Chúng ta tạo thêm một ban mới và chọn lớp mà có số tiết chuẩn khác với các lớp

còn lại vào Ban đó Tiến hành như sau:

Bước 1 vào hệ thống/quản lý lớp/danh mục ban để thêm ban mới

Bước 2 vào hệ thống/quản lý lớp/danh mục lớp để chọn ban cho lớp

2 Vấn đề 2: Một môn 2 giáo viên dạy:

a Bước 1: Vào mục Khai báo tham số hệ thống

b Bước 2: Chọn phân công dạy:

Chọn môn Toán thấy xuất hiện bên dưới Toán 1, Toán 2, click vào dòng lớp 10A1, bấm nút thêm phân công, sẽ xuất hiện thêm một dòng trắng của lớp 10A1, tiến hành chọn giáo viên để phân công.

c Khai báo số tiết chuẩn cho Toán 1, Toán 2

3 Vấn đề 3

Xóa bỏ các tiết trống ở giữa ngày.

- Lớp nào học 4 tiết, lớp nào học 5 tiết vào những ngày nào

- Thực hiện ràng buộc Sắp tiết nghỉ của lớp.

4 Vấn đề 4

Xếp các tiết cố định (chào cờ, sinh hoạt), các môn học đặc thù (thể dục, GDQP, toán, văn không vào tiết 5) thế nào?

- Đối với các tiết chào cờ, sinh hoạt:

+ Nếu các tiết chào cờ, sinh hoạt vào vào các thời điểm khác nhau thì thực hiện ràng buộc Sắp tiết cố định (chỉ chọn môn: Chào cờ và cho phép xếp tiết này vào một thời điểm nhất định)

5 Vấn đề 5

Nếu muốn bố trí cho mỗi GV có một ngày nghỉ trong tuần thì nên làm tự động (dùng ràng buộc số ngày GV làm việc tối đa trong tuần) hay nên gán cho từng trường hợp?

Kết hợp cả hai cách:

- B1: Gán tự động số ngày làm việc tối đa trong tuần cho tất cả các giáo viên

là 5 sử dụng ràng buộc Số ngày làm việc tối đa trong tuần đối với tất cả giáo viên

(lưu ý nếu chỉ cần trong trường có 1 giáo viên có số tiết nhiều không thể có 1 ngày nghỉ thì cũng không thể thực hiện theo cách này được)

- B2: Xét nguyện vọng của GV, sử dụng ràng buộc Thời gian bận của giáo

viên.

Một trong những tiêu chí xếp thời khóa biểu là đáp ứng các yêu cầu nguyện vọng của giáo viên (tất nhiên vẫn phải đảm bảo kế hoạch dạy học và tính sư phạm của thời khóa biểu) Tuy nhiên, không thể thỏa mãn mọi nguyện vọng của giáo viên

mà chỉ cố gắng đáp ứng đến tối đa nguyện vọng của giáo viên Các trường hợp như

GV đi học, GV chủ nhiệm, hiệu trưởng, GV nuôi con nhỏ, hợp đồng, thỉnh giảng, vv sẽ được coi là các trường hợp cần ưu tiên giải quyết trước, sau đó mới đến

các GV khác Thực hiện bằng chức năng ràng buộc thời gian bận của giáo viên.

VD: có thể xếp cho các GV chủ nhiệm nghỉ các ngày liền kề với thứ 2, thứ 7

- Ngoài ra, có thể dùng ràng buộc số ngày dạy tối thiểu trong tuần đối với giáo viên là 4 hoặc 5 (áp dụng với các giáo viên có số tiết vừa phải) để các giáo viên này

có thể đến trường bám sát các thông tin của nhà trường (tùy thuộc quy định của từng trường)

6 Vấn dề 6

Nếu gán ngày làm việc tối đa trong tuần là 5 thì xảy ra tình huống với những giáo viên ít tiết, phần mềm có thể xếp vào 2- 3 ngày liền kề nhau và giáo viên này có thể nghỉ 2- 3 ngày liền kề trong một tuần.

Nhiều trường yêu cầu các giáo viên phải bám trường (nhà trường có thể có các công việc đột xuất), do vậy, để tránh tình trạng có 2-3 ngày nghỉ liền kề, có thể làm như sau:

- Dùng ràng buộc số ngày tối thiểu giữa một nhóm các tiết giảng

+ Mặc định chương trình đang để số ngày tối thiểu giữa một nhóm các tiết giảng của cùng một giáo viên (một môn) là 1 VD: Số ngày tối thiểu giữa các tiết Sinh vật, lớp 8A của GV Lan là 1) Đặc điểm của GV này là dạy ít tiết (4 tiết Sinh vật của 2 lớp 8) thì phần mềm có thể xếp vào luôn 2 ngày thứ 2, thứ 3

+ Hãy vào ràng buộc số tiết tối thiểu giữa một nhóm các tiết giảng -> chọn

GV Lan -> sửa số ngày tối thiểu có thể là 2, 3 tùy theo Khi đó thời khóa biểu của

GV này sẽ được phân đều trong tuần

7 Vấn đề 7

Xử lý tiết trống cho giáo viên.

Đề hạn chế tình trạng giáo viên bị cách tiết quá nhiều, NSD cần đặt ràng buộc

số tiết nghỉ xen kẽ tối đa càng gần 1 càng tốt

- Có thể đặt cho toàn trường: Sử dụng ràng buộc Số tiết nghỉ xen kẽ tối đa trong tuần đối với tất cả giáo viên đặt là 1 (như vậy trong tuần mỗi giáo viên chỉ có

thể bị cách tiết 1 hôm và cách 1 tiết)

8 Vấn đề 8

Số tiết tối thiểu cho giáo viên khi lên lớp.

Thực hiện ràng buộc Số tiết tối thiểu trong ngày đối với giáo viên và đặt bằng

2 để hạn chế tình trạng GV lên lớp chỉ có 1 tiết Tuy nhiên, nếu có các tình huống đặc biệt như có GV chỉ dạy một lớp Văn, dạy một lớp Hóa, thì số tiết/ngày có thể phải để là 1 để đảm bảo sự có mặt ở trường

Có thể đặt cho toàn trường, tùy theo phân công chuyên môn có tình huống đặc biệt hay không VD: Hiệu trưởng dạy Hóa một lớp 9 thì 2 tiết này phải ở 2 ngày khác nhau -> số tiết/ngày là 1

9 Vấn đề 9

Xử lý các tiết dạy song song giáo án.

Thực hiện ràng buộc với các tiết giảng: Các tiết giảng bắt đầu cùng ngày (có thể