Lecture Medical assisting: Administrative and clinical competencies (2/e) - Chapter 5

Chapter 5 - Using and maintaining office equipment. After studying this chapter you will be able to understand: Describe the types of office equipment used in a medical practice, explain how each piece of office equipment is used, list the steps in making purchasing decisions for office equipment, compare and contrast leasing and buying,...

PowerPoint® to accompany Medical Assisting Chapter Second Edition Ramutkowski • Booth • Pugh • Thompson • Whicker Copyright © The McGraw-Hill Companies, Inc Permission required for reproduction or display Using and Maintaining Office Equipment Objectives 5­1 Describe the types of office equipment used  in a medical practice 5­2 Explain how each piece of office equipment  is used 5­3 List the steps in making purchasing decisions  for office equipment 5­4 Compare and contrast leasing and buying Using and Maintaining Office Equipment (cont.) Objectives 5­5 Describe a warranty, a maintenance contract,  and a service contract, and discuss the   importance of each 5­6 Identify when troubleshooting is appropriate,  and what actions may be taken 5­7 List the information included in an  equipment inventory Office Communication Equipment  Medical Equipment    Blood Pressure Monitors Stethoscopes X­ray machine  Business  Communication  Equipment     Telephones Facsimile machines Computers Photocopiers Technology today allows for almost instantaneous information  to be transmitted throughout the world Telephone Systems Multiple Lines Answering Machine A switchboard is  commonly used and  calls are rerouted to the  appropriate extension Recorded message from  the office that may also  allow the caller to leave  a message Automated Menu A recorded menu that  prompts listeners to  press a number to be  connected to a certain  person/department Voice Mail An advanced  answering  machine  system Answering Service People actually answer  the phones instead of  answering machines Pagers     Small electronic devices that pick up a signal  and beep, buzz, or vibrate when activated Used to reach physicians when they are out of  the office Many can display a message and even store  numbers, so a return call can be made Once connected to the pager, most require  that the return number be entered followed by   the pound sign (#) Facsimile Machines Scans each page Translates image into electronic impulses Transmits impulses via a phone line Converts impulses into exact duplicate  of original document Typewriters  Used to create:     Correspondence Interoffice documents Medical forms from other offices/organizations Patient Bills  Electronic typewriters can store limited amounts       of information  Word Processors can store entire documents in memory Apply Your Knowledge ­Answer A personal emergency call has been received for  the physician of a medical office, but the  physician is not present. Which of the following  mediums should the medical assistant use to  contact the physician?  Answering Service  Answering Machine  Voice Mail  Pager Office Automation Equipment Equipment Description Photocopiers Instantly reproduces documents. Also  called copy machines Adding Machines & Perform routine office arithmetic  calculations.  Calculators Postage Meters Apply postage to mailings & eliminates  need for stamps Postage Scales Shows weight & cost to mail packages 10 Dictation­Transcription Equipment  Transcribes the  recorded words into a  written document  Physicians indicate  date and type of  document being  dictated  Names, addresses, and  unfamiliar terms are spelled by  physician as he/she dictates  information  Speech is made clearer by:    Volume controls Tone controls Speed controls that separate  words  11 Check Writers    A machine that  imprints checks Name of payee and  amount of check once  imprinted cannot be  changed If incorrect information  is entered, the check  must be voided  Write the word “void”  in clear letters across  the check or use stamp  with red ink 12 Paper Shredders   Machines that destroy  documents by cutting  them into small pieces Used to protect patient  information when  records or forms are  disposed of.  13 Microfilm and Microfiche Readers     Microfilm is a roll of film imprinted with  information and stored on a reel Microfiche is film imprinted with  information and stored on rectangular sheets Information stored is reduced in size  dramatically, and both require a different  mechanism to read them Accurate labeling and dating assists with  locating both document formats 14 Apply Your Knowledge ­Answer The medical assistant is newly employed in a  medical practice that has been in existence for  over 35 years. A patient is seen in the office for  the first time since an initial visit 20­years ago.  Where should the medical assistant consider  looking for the initial medical record?  Search either the office microfilm or microfiche source 15 Purchasing Decisions Evaluating Office Needs   Contacting Suppliers Preparing Recommendations Evaluating Warranty Options  16 Leasing vs. Buying Equipment     Buying equipment affords owners to do  whatever they choose, even sell the item(s)  purchased Leasing (renting) requires less out­of­pocket  money, and rental cost may be negotiable Equipment is usually serviced by the leasing  company At the end of each lease period equipment can  be updated 17 Apply Your Knowledge ­Answer A large medical practice requires several  photocopy machines and faxes.Would they  be better off leasing or buying their office  automation equipment? Support your  answer Leasing would be the least expensive option since the  leasing company would be responsible for servicing  the equipment. Large offices could save a fortune and  obtain up­to­date equipment with the leasing option 18 Maintaining Office Equipment Equipment Manuals Maintenance contracts   specify when equipment  will be cleaned &  repaired. Service  contracts cover services  not included in standard  maintenance contract.   The manual that comes with  each piece of equipment  indicating operation and special  features Maintenance &  Service Contracts 19 Maintaining Office Equipment (cont.)  Troubleshooting  Steps    Call manufacturer or  place purchased Consult the  equipment  manual Test machine &  record any error  messages Eliminate possible  simple causes 20 Equipment Inventory   A method of documenting and tracking  equipment purchases Detailed Inventory Forms may include: Name of Equipment Description Model & Registration Numbers Date & Place of Purchase Product Warranty & Estimated Life Maintenance & Service Contracts 21 Apply Your Knowledge ­Answer The medical office has just opened, and the  medical assistant needs to make photocopies of  two patient records, but the photocopy machine  is not working. What should be done first by the  medical assistant?  Make sure that the machine is plugged in and turned on in  addition to other simple operation procedures like being sure the  “power saver” is not activated 22 End of Chapter End of Chapter 23 ... for office equipment 5 4 Compare and contrast leasing and buying Using and Maintaining Office Equipment (cont.) Objectives 5 5 Describe a warranty, a maintenance contract,  and a service contract, and discuss the  ...Using and Maintaining Office Equipment Objectives 5 1 Describe the types of office equipment used  in a medical practice 5 2 Explain how each piece of office equipment  is used 5 3 List the steps in making purchasing decisions ... importance of each 5 6 Identify when troubleshooting is appropriate,  and what actions may be taken 5 7 List the information included in an  equipment inventory Office Communication Equipment  Medical Equipment