Nội dung chính của tài liệu này trình bày tổng quan về tầm quan trọng và bản chất của làm việc nhóm; khái niệm về làm việc nhóm; kiến thức và kỹ năng căn bản cần có để làm việc nhóm và kỹ năng tổ chức hoạt động nhóm hiệu quả. Mời các bạn tham khảo!
BÀI 6: KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM Nội dung Tổng quan tầm quan trọng chất làm việc nhóm; Khái niệm làm việc nhóm; Kiến thức kỹ cần có để làm việc nhóm; Kỹ tổ chức hoạt động nhóm hiệu Mục tiêu Sau kết thúc học, sinh viên sẽ: Trình bày vai trò tầm quan trọng làm việc nhóm môi trường đại Hiểu vận dụng mơ hình xây dựng kỹ làm việc nhóm vào việc phát triển kỹ làm việc nhóm Xác định vai trò kỹ cá nhân tảng cấu thành nên kỹ làm việc nhóm Vận dụng mức kỹ vào cơng việc nhóm Xác định kỹ cá nhân phối hợp với thành viên khác nhóm Vận dụng mức kỹ vào cơng việc nhóm Hiểu áp dụng phương pháp tổ chức hoạt động nhóm: Lập kế hoạch, xây dựng văn hóa làm việc, hình thành hệ thống chuẩn mực đánh giá kết quả… Hướng dẫn học Sinh viên đọc trước tài liệu tham khảo chương trình cung cấp PPH101_Bai6_v1.0018109225 TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP Sức mạnh đặc biệt tập đoàn bán lẻ lớn giới Wal-Mart Khi hỏi "Điều thúc đẩy người bình thường làm điều phi thường đây?” Sam Walton - nhà sáng lập Wal-Mart trả lời “Tơi tin tưởng rằng, làm việc hiệu theo nhóm giúp người bình thường làm lên thành công lớn lao Wal-Mart Khi tập thể làm việc mạnh thành mang lại lớn tất mà thành viên mơ ước” Khi Wal-Mart phát triển với hàng chục nghìn chi nhánh giới môi trường sống thay đổi ngày nhanh, tư tưởng Sam Walton trở nên quan trọng Nhân viên phối hợp nhóm tốt bao nhiêu, chất lượng dịch vụ cho khách tăng nhiêu Để mang lại dịch vụ tốt cho khách hàng cho thân, tin vào tảng vững văn hóa cơng ty Chính điều làm tự hào thành viên gia đình Wal-Mart (Từ trang chủ tập đoàn bán lẻ Wal-Mart http://walmartstores.com/AboutUs/292.aspx) Câu hỏi: Tại công ty hàng đầu giới Wal-Mart hay Nokia lại yêu cầu nhân viên việc làm việc theo nhóm? PPH101_Bai6_v1.0018109225 Tổng quan tầm quan trọng chất làm việc nhóm Tầm quan trọng làm việc nhóm Giải tình dẫn nhập Bạn thấy số công ty hàng đầu giới coi trọng tinh thần làm việc nhóm Đó khơng nét văn hóa đặc trưng Nokia hay Wal-Mart Hầu hết công ty danh sách 500 cơng ty lớn tồn cầu (Fortune Magazine, Fortune 500) đánh giá kỹ làm việc nhóm phẩm chất quan trọng nhân viên Tại lại vậy? Ngày nay, phát triển vũ bão khoa học kỹ thuật kéo theo cạnh tranh ngày mạnh mẽ tổ chức kinh tế tồn cầu Hồn thiện sản phẩm tối ưu hóa chất lượng dịch vụ cần thiết hết Những cơng việc đòi hỏi nhiều người tham gia Một kỹ sư đơn lẻ Nokia tạo thiết kế điện thoại thông minh (Smartphone) hồn chỉnh thiếu góp sức nhiều đồng nghiệp khác việc tạo dáng, lập trình, kiểm thử,… Một nhân viên phục vụ đơn lẻ Wal-Mart cung cấp dịch vụ chở hàng tận nhà cho khách hàng khơng có hỗ trợ từ nhiều nhân viên phận bán hàng, phận kho phận vận chuyển Đơn giản người giỏi số lĩnh vực giỏi lĩnh vực Làm việc theo nhóm tập trung khả người, giúp họ bổ sung khiếm khuyết cho để hồn thành cơng việc tốt Trong xu hướng hội nhập kinh tế quốc tế, tổ chức doanh nghiệp Việt Nam trọng đến kỹ tinh thần làm việc nhóm nhân viên Khi đánh giá mục tiêu phát triển lực nhân viên năm 2009, Ngân hàng Thương mại Cổ phần Việt Nam ACB xác định tinh thần làm việc nhóm năm tiêu chuẩn cần thiết tổ chức A MỤC TIÊU VỀ HỒN THIỆN CƠNG VIỆC B MỤC TIÊU VỀ NĂNG LỰC Mục tiêu Tiêu chuẩn yêu cầu (A/B/C/D/E) Năng lực chuyên ngành Đánh giá kết thực Điểm thưởng Tỷ trọng Kết Kết Điểm Điểm tháng năm thưởng A 20% A B 0.8 B 20% B B 0.6 Phục vụ khách hàng B 20% B A 10 Sáng kiến/ chủ động A 20% A A 10 Tinh thần làm việc nhóm B 20% B B 0.8 Chuẩn mực công việc chất lượng 100% 4.2 Trong bảng này, tiêu chuẩn đánh giá theo mức độ từ A đến E Trên sở tiêu chuẩn, mức điểm theo mức từ đến tính trọng số để tính mức điểm cá nhân Tinh thần làm việc nhóm chiếm tỷ trọng 20% lực làm việc xếp ngang với vai trò lực chuyên ngành, khả phục vụ khách hàng, khả sáng tạo đưa sáng kiến Điều chứng tỏ tinh thần làm việc nhóm có tầm quan trọng ngang với yêu cầu khác Vậy áp dụng mơ hình làm việc theo nhóm, doanh nghiệp tổ chức có lợi ích gì? PPH101_Bai6_v1.0018109225 Lợi ích làm việc nhóm mơi trường học tập Bạn hiểu cần thiết nhóm mơi trường doanh nghiệp Vậy mơi trường học tập sao? Những lợi ích mà nhóm học tập mang lại là: o Giảm áp lực học mình: Thành viên nhóm có cảm giác thoải mái, khơng bị căng thẳng lúc làm việc Sự hỗ trợ, hợp tác người nhóm giúp họ trở nên tự tin việc học họ đạt hiệu cao o Hiệu học tập tốt hơn: Các thành viên nhóm chia sẻ phương pháp học tập cho để đạt kết tốt nhất, giúp đỡ tiến Sự phối hợp nhiều người giúp thực công việc lớn chất lượng cao Đưa nhiều giải pháp trình thực o Phát triển kỹ năng: Tạo môi trường tốt để người học phát triển kỹ kỹ giao tiếp, kỹ quản lý cá nhân, khả chịu trách nhiệm, kỹ chia sẻ thơng tin Đó kỹ có ích cho công việc cho phát triển nghiệp sau o Xây dựng quan hệ tốt với nhiều thành viên cộng đồng học viên Nên làm việc hay theo nhóm? Giảng viên giao cho lớp ngày phải hoàn thành tiểu luận khoảng 40 trang đề tài “Phân tích hoạt động kinh doanh ngành dịch vụ Việt Nam” (có thể làm theo nhóm tùy theo lựa chọn sinh viên) Để làm tiểu luận này, kiến thức tài chính, sinh viên phải có khả phân tích số, kỹ tin học Excel… Lan định tự hoàn thành tập nghĩ làm người khác “vướng chân” thêm chất lượng làm nhóm khơng thể đảm bảo Kết quả, khối lượng công việc phải làm nhiều, Lan khơng kịp hồn thành tiểu luận hạn chất lượng khơng tốt Trong đó, Hà lại chọn cách làm theo nhóm Hà bạn khác lập thành nhóm làm tiểu luận Hà đứng phân công công việc cho người Vì thế, nhóm Hà khơng hồn thành tập kịp thời gian mà chất lượng đánh giá tốt Lợi ích làm việc nhóm mơi trường doanh nghiệp Với việc phát triển nhóm làm việc, trước hết doanh nghiệp giải vấn đề phức tạp chuyên môn công việc cụ thể Bên cạnh mơ hình nhóm giúp doanh nghiệp: o Thực tốt mục tiêu lớn điều kiện cụ thể; o Thực dự án lớn cần nhiều người tham gia; o o o Thực quy trình làm việc, kết nối liên phòng ban, liên công ty, giảm thiểu thủ tục, vướng mắc phối hợp phận; Tạo chủ động cho nhân viên, cấp tin tưởng trao quyền cho nhóm làm việc; Củng cố tinh thần hợp tác, đoàn kết thành viên, xây dựng văn hóa cơng sở văn hóa doanh nghiệp Nhóm hay phòng ban Ban Giám đốc Cơng ty Bánh kẹo Hương Hòa đặt mục tiêu tối ưu hóa quy trình phân phối sản phẩm tới đại lý Mục đích giảm chi phí vận hành mà không ảnh hưởng PPH101_Bai6_v1.0018109225 đến chất lượng cung cấp hàng hóa Thời gian cho cơng việc tháng, chi phí mong muốn cắt giảm 10% Để thực cơng việc này, ngồi anh Phương – Trưởng Phòng kinh doanh người có nhiều kinh nghiệm mảng phân phối, dự kiến cần đến cơng sức kinh nghiệm nhân viên phòng phát triển đại lý, phòng kế tốn, phận vận chuyển, phận quản lý kho Nếu bạn giám đốc cơng ty Hương Hòa, bạn tổ chức cơng việc nào? Hãy nêu rõ lý bạn trường hợp bạn có ý tưởng thành lập nhóm hay phòng ban Kỹ làm việc theo nhóm Những lý giải mục 1.1 lợi ích làm việc nhóm Điều cho thấy trang bị tốt kỹ làm việc nhóm, bạn hòa nhập nhanh vào môi trường doanh nghiệp hay môi trường học tập Bạn nhân viên xếp hạng cao kỳ đánh giá áp dụng tốt kỹ Vậy kỹ làm việc nhóm cá nhân gì? Kỹ làm việc nhóm cá nhân kết hợp tập hợp kỹ phẩm chất giúp cá nhân làm việc hiệu mơi trường nhóm Kỹ cho phép phát huy tốt lực phẩm chất thân để đem lại ảnh hưởng tích cực đến hoạt động nhóm Kỹ làm việc nhóm hình thành trên: Những tảng kỹ kỹ lắng nghe, kỹ cân cảm xúc, kỹ thuyết phục… Đó kỹ mà người cần có mơi trường cơng việc nào; Mức độ cao kỹ phối hợp với thành viên khác nhóm; Ở mức cao kỹ để tham gia hiệu hoạt động mang tính tập thể nhóm Làm việc theo nhóm hình thức hiệu để phát triển kỹ cá nhân Nền tảng kỹ cá nhân để làm việc theo nhóm (và ứng dụng môi trường công việc) Kiến thức nhóm Kỹ cá nhân phối hợp với thành viên khác nhóm (và ứng dụng mối quan hệ công việc) Kỹ tổ chức tham gia hiệu hoạt động tập thể nhóm Nền tảng kỹ cá nhân tốt hiệu làm việc nhóm cao Hình 8.1: Mơ hình phát triển kỹ làm việc nhóm PPH101_Bai6_v1.0018109225 Để làm việc nhóm hiệu quả, bên cạnh thái độ kỹ làm việc thân, bạn phải hiểu kiến thức nhóm Khi có kiến thức bạn sẽ: Có tiếng nói chung với thành viên khác để trao đổi xây dựng nhóm, hồn thành cơng việc nhóm Ví dụ nhóm trưởng nói mục tiêu nhóm, tất thành viên hiểu nói điều gì, có tầm quan trọng đến đâu Biết tập trung vào công việc mang lại hiệu cao giai đoạn phát triển nhóm Lý giải vấn đề, kiện làm việc nhóm, từ đưa cách giải phù hợp Kiến thức nhóm kiến thức gì? Tại kiến thức lại quan trọng vậy? Trong phần trình bày với bạn kiến thức nhóm Khái niệm làm việc nhóm Khái niệm nhóm Bạn thấy việc thành lập nhóm làm việc doanh nghiệp cần thiết Vậy nhóm gì? Có nhiều cách diễn đạt khác khái niệm nhóm Sau số khái niệm nhiều nhà quản lý chia sẻ: Từ khía cạnh quản lý mục tiêu cơng việc: Một nhóm số nhỏ người có kỹ hỗ trợ nhau, họ cam kết thực mục đích, mục tiêu hoạt động chung để giải vấn họ chịu trách nhiệm (Katzenbach Smith, 1993) Từ khía cạnh cá nhân tham gia vào nhóm: Nhóm tập hợp cá nhân chia sẻ trách nhiệm hồn thành cơng việc (Christopher Avery, 2001) Tóm lại, Nhóm tập hợp người hợp tác với cách có tổ chức để đạt mục tiêu cụ thể lĩnh vực hoạt động xác định Bên cạnh nhóm nhân viên tổ chức hoạt động mục đích, nhóm bao gồm trường hợp thành viên gia đình nỗ lực tạo sống hạnh phúc hơn, nhóm bao gồm hàng nghìn học viên trường đại học phấn đấu để có thành tích tốt Giới hạn phạm vi hướng dẫn: Để tập trung vào mục tiêu phát triển kỹ cá nhân học viên, phạm vi giáo trình đề cập tới hoạt động nhóm vừa nhỏ, có số lượng thành viên 30 người Môi trường hoạt động nhóm giới hạn mơi trường doanh nghiệp sở đào tạo Đặc trưng nhóm làm việc Có nhiều cách để mơ tả nhóm làm việc, phương pháp hiệu sử dụng chữ P đặc trưng chữ “P” cho nhóm hoạt động hiệu Chúng ta hiểu nhóm làm việc, để mơ tả cụ thể ta sử dụng chữ "P": Purpose – Mục đích, Position – Vị trí, Power – Quyền hạn, Plan – Kế hoạch, People – Con người Việc xác định 5P giúp tập hợp thành viên để tạo nhóm hoạt động hiệu Ngược lại, bỏ qua đơn tập hợp PPH101_Bai6_v1.0018109225 số người có cơng việc liên quan đến khơng phải hợp tác với cách có tổ chức hiệu Mục đích (Purpose) Như biết, việc làm cần có mục đích mục tiêu cụ thể Khi nhóm làm việc với mà khơng đề mục đích chung để người hướng tới người làm kiểu, từ kết cơng việc khơng mong muốn Vì vậy, tất thành viên nhóm phải hiểu mục tiêu chung mà tập thể họ phải đạt đến gì? Khi thống điều cần thực hiện, thành viên nhóm giao cơng việc để thực theo kế hoạch thống cách cụ thể, rõ ràng Với mục đích, nhóm đề cách thức thực khác cho phù hợp, nhằm đạt kết tốt Khi xác định mục đích, cần trả lời vấn đề: Tại lại sử dụng nhóm? Cơng việc bạn có cần thiết phải sử dụng nhóm khơng? Sử dụng nhóm để làm gì? Chúng ta mong đợi từ khả hợp tác nhóm? Thế mạnh nhóm gì? Mục đích nhóm hình thành nhằm thực dự án hay thực nhiệm vụ định? Nhóm trì lâu dài hay tồn tạm thời…? Mục đích chung nhóm đưa người có khả thích hợp vào để họ hợp tác công việc nhằm đạt mục tiêu cá nhân, phận tổ chức Ví dụ: Mục đích nhóm nghiên cứu thị trường: Xác định thị phần cho sản phẩm mới; tìm kiếm thị trường mới… Mục đích nhóm phát triển sản phẩm: Cải thiện chất lượng sản phẩm tăng tính sử dụng sản phẩm, cải thiện mẫu mã sản phẩm… Mục đích nhóm học tập: Giúp đỡ tiến bộ, chia sẻ kinh nghiệm, làm tập lớn… Vị trí (Position) Khi xác định phải sử dụng nhóm, vấn đề đặt Vị trí (Position) Khi nhóm thành lập, nhóm có vị trí cấu tổ chức, liệu nhóm có phù hợp với tồn phận khác tổ chức không? Việc thành lập nhóm với hợp tác thành viên có ảnh hưởng đến khả vận hành phận khác tổ chức không? Câu hỏi quan trọng, vì, xác định xác vị trí nhóm, mối quan hệ làm việc, hợp tác nhóm, cơng việc sau thuận lợi, không bị cản trở Ngược lại, việc hình thành phận "khơng rõ vị trí" tổ chức dễ mang lại "nghi kỵ" cá nhân, phận tổ chức PPH101_Bai6_v1.0018109225 Khi xác định vị trí, cần trả lời vấn đề: Ai chọn người tham gia vào nhóm? Những đối tượng tham gia nhóm? Ai người đứng tập hợp nhóm? Các nhóm báo cáo cho ai? Kết làm việc yêu cầu phát sinh báo cáo nào? Cách thức báo cáo xử lý kết quả? Mối quan hệ thành viên nào? Sự liên kết, ràng buộc hay không ràng buộc nhóm nào? Ai chịu trách nhiệm liên kết? Và đặc biệt, chi phí vận vận hành nhóm phát sinh để phục vụ hoạt động nhóm chịu trách nhiệm? Quyền hạn (Power) Khi trả lời câu hỏi mục đích vị trí nhóm, vấn đề nhóm làm gì, khơng làm trách nhiệm tới đâu vấn đề phải cân nhắc kĩ Quyền hạn (Power) câu hỏi thứ ba mà phải trả lời thành lập nhóm làm việc Xác định quyền hạn cho nhóm vấn đề khó, phụ thuộc vào đặc điểm quy mơ, cấu trúc, chức năng, nhiệm vụ hoạt động… tổ chức Khi xác định quyền hạn, cần trả lời vấn đề: Phạm vi công việc nhóm gì? Nhóm phụ trách cơng việc nào? Trách nhiệm đến đâu? Cần phân chia rõ giới hạn cơng việc hợp tác Nhóm làm việc vấn đề có ảnh hưởng đến phận, phòng ban khác tổ chức? Nhóm tập trung vào lĩnh vực giới hạn định? Các lĩnh vực liên quan chịu ảnh hưởng nhóm hoạt động Nhóm có quyền tự định tới đâu? Nhóm giải vấn đề gì? Vấn đề cần có ý kiến ai… Kế hoạch (Plan) Việc xác định trước dự kiến hoạt động theo trình tự, thứ tự cơng việc, đảm bảo phối hợp chặt chẽ thành viên nhóm gọi kế hoạch hoạt động nhóm Kế hoạch thể cấu trúc cơng việc với hợp tác thành viên, cụ thể (Who), làm việc (What), đâu (Where), vào thời điểm (When), (Why) phải làm việc (How)? Cấu trúc "5W + 1H" giúp bạn thiết lập kế hoạch hoạt động nhóm Dựa vào đó, bạn dự kiến người nguồn lực để thực có hiệu mục tiêu Việc xây dựng kế hoạch nhóm giúp cho trình điều hành hoạt động đạt hiệu tốt Khi lập kế hoạch, cần trả lời vấn đề Nhóm đảm nhiệm trách nhiệm giao thực quyền hạn nào? Ai nhóm làm làm nào? Bao nhiêu thành viên nhóm phù hợp? Vị trí lãnh đạo nhóm cố định hay ln phiên thành viên? Người lãnh đạo có trách nhiệm quyền hạn gì? Lịch họp nhóm nào? Trong họp nhóm, khối lượng cơng việc làm bao nhiêu? Những thành viên nhóm làm ngồi buổi họp? Bạn mong muốn thành viên hoạt động với nhóm bao lâu? PPH101_Bai6_v1.0018109225 Con người (People) Đối với hoạt động gì, vấn đề người ln vấn đề quan trọng Chính người tạo nhóm, vận hành nhóm tất nhiên họ người định hiệu hoạt động nhóm Chính vậy, việc xác định mục đích, vị trí, quyền hạn kế hoạch việc tạo điều kiện để người hợp tác làm việc nhóm thành cơng Câu hỏi đặt không phải: "Ai người xuất sắc nhất", mà là: "Chúng ta tạo kết hợp nguồn lực tốt đạt kết tốt nào?" Trong nhóm, vấn đề người vấn đề phức tạp, có thành viên xuất sắc, thành viên "ít xuất sắc hơn" Khi hợp tác với mơi trường làm việc nhóm, bạn nhớ rằng: "Khơng có thành viên kém, có trưởng nhóm tồi", "Một tập thể người giỏi, có khả hợp tác tốt mạnh tập thể nhiều người giỏi mà hợp tác" Do đó, việc khuyến khích, động viên thành viên tăng cường hợp tác, giúp đỡ làm việc có ý nghĩa quan trọng nhằm khai thác lực người nhóm để làm việc cách hiệu Khi trả lời câu hỏi người, cần trả lời vấn đề: Các thành viên nhóm tập hợp từ đâu? Ai người có khả tạo đồng thuận, hợp tác nhóm? Các thành viên nhóm có kỹ năng, kiến thức, kinh nghiệm khả gì? Làm để tăng cường hợp tác thành viên nhóm? Đánh giá khả hiệu làm việc thành viên phương pháp để công nhận cách tốt lực họ? Phân loại nhóm làm việc Phân loại theo cấu tổ chức Các nhóm thức Các nhóm thức nhóm hình thành nhu cầu tổ chức với mục tiêu phù hợp với mục tiêu tổ chức Các nhóm thường trì ổn định để thực cơng việc thức tổ chức với phân công rõ ràng Các nhóm thức cấp độ thường tổ chức theo chức lĩnh vực chuyên môn, mang tính chất lâu dài để thực nhiệm vụ chun biệt tổ chức Nhóm khơng thức Nhóm khơng thức hình thành nhu cầu tự nhiên, nhu cầu xã hội cá nhân Các nhóm tập hợp để làm việc theo vụ việc nhằm giải nhu cầu định Thơng thường có ràng buộc với tổ chức thống Mục tiêu nhóm đa dạng không thiết phải liên quan đến mục tiêu tổ chức Cả hai loại nhóm có mức độ quan trọng định tồn phát triển tổ chức Phân loại theo hình thức làm việc Nhóm chức PPH101_Bai6_v1.0018109225 Gồm cá nhân làm việc để thực cơng việc có tính chất tương đồng tương hỗ Nhóm thường tồn nội phòng ban chức phòng Marketing, nhân sự, tài chính… Trong phận sản xuất hình thành nhiều nhóm chức khác Ví dụ cơng ty may mặc thời trang có nhóm nhóm thiết kế quần áo cơng sở, nhóm thiết kế quần áo mùa hè, mùa đơng… Nhóm liên chức Gồm thành viên từ lĩnh vực, công việc khác tổ chức tập hợp lại thành nhóm để giải vấn đề liên quan đến lĩnh vực, cơng việc họ đảm nhận Nhóm giải vấn đề Gồm thành viên tập hợp cách tạm thời để xác định vấn đề tìm giải pháp khả thi cho vấn đề mà tổ chức phải đối mặt Nhóm giải vấn đề thường trao quyền để tự hành động thời gian định giải tán vấn đề giải Nhóm làm việc tự chủ Gồm thành viên làm việc với nhằm tạo hiệu q trình sản xuất cung cấp dịch vụ Nhóm làm việc tự chủ thường trao quyền hạn để tự thực cơng việc cho đạt hiệu cao Nhóm ảo Gồm thành viên có mối quan hệ cơng việc với nhau, nhóm ảo thường không gặp gỡ trực tiếp mà phần lớn thời gian làm việc nhóm giao tiếp qua phương tiện điện thoại, thư điện tử (E-mail), diễn đàn… Các nhóm thường hình thành loại hình doanh nghiệp lớn, quy mơ sản xuất quản trị phức tạp, có xa cách mặt địa lý Các giai đoạn phát triển nhóm (2) Xung đột (3) Chuẩn hóa (4) Phát triển (2) Xung đột (3) Chuẩn hóa (4) Phát triển (1) Hình thành Hình 8.2: Các giai đoạn phát triển nhóm PPH101_Bai6_v1.0018109225 10 họp gửi trước cho thành viên, đồng thời cần tạo khơng khí hòa đồng họp để khuyến khích các thành viên đưa ý kiến Chốt lại vấn đề cần giải Một số vấn đề cần ý họp Đảm bảo họp bắt đầu kết thúc giờ; Chắc chắn tất người tham gia; Ai người điều hành họp; Thường xuyên khuyến khích cho thành viên phát biểu, nêu ý kiến: Trong họp nhóm, việc khuyến khích tự cho tất người điều cần thiết nên thực với người tham gia có mục đích, phương hướng có lực; Giữ cho họp liên tục, không bị gián đoạn: Người tham gia họp khơng làm việc riêng, nói chuyện riêng Các công cụ phương tiện cá nhân máy tính cá nhân, điện thoại di động nên tắt âm Điều hành họp chủ đề; chủ đề mới, đồng ý hoãn lại chúng cho họp nhóm nhỏ khác; Biết dừng lúc: Điều thường xảy họp nhóm dễ có ý kiến trái ngược vấn đề Những ý kiến gây tranh luận Việc tranh luận họp cần thiết Người điều hành dành thời gian tranh luận đến nơi đến chốn cố gắng bảo vệ quan điểm mình, người ta thường nghĩ ý tưởng khả thi o Tuy nhiên, người tham gia tranh luận cần phải biết dừng lúc Tại số thời điểm định, việc đưa định cần thiết triển khai thực tế biết đúng, sai Biết dừng tơn trọng lẫn q trình tranh luận, tránh đả kích cá nhân Một biểu việc biết dừng lúc nên để lại tranh luận phạm vi họp, không nên sử dụng thông tin để đánh giá người khác sau họp Ghi biên cách đầy đủ xác Việc ghi biên hiệu phải tóm lược ý kiến nêu họp Sau kết thúc chủ đề, người điều hành cần tóm tắt lại ý kiến thảo luận định thông qua để người ghi biên ghi nhận đầy đủ xác nội dung Với hổ trợ thiết bị công nghệ thông tin phần mềm giúp phát triển tư duy, việc ghi biên họp hiệu nhiều cách ghi ý kiến theo sơ đồ trí não giúp cho việc tổng hợp logic, hệ thống khoa học Sau họp Kiểm tra lại biên vấn đề chốt; Gửi cho tất người biên họp báo cáo người trình bày họp Có thể gửi cứng gửi email; Theo dõi mốc thời gian đặt buổi họp PPH101_Bai6_v1.0018109225 28 Lập theo dõi kế hoạch Tầm quan trọng lập kế hoạch o Khái niệm: Lập kế hoạch trình ấn định mục tiêu xác định biện pháp tốt để thực mục tiêu Lập kế hoạch cần gắn liền với công cụ phương pháp quản lý nhằm giúp bạn hướng Tất người quản lý làm công việc lập kế hoạch o Lập kế hoạch giúp cho nhóm: Hệ thống vấn đề, công việc cần thực để đưa cách quản lý, dùng đến kinh nghiệm có; Phối hợp nguồn lực tổ chức hữu hiệu hơn; Tập trung vào mục tiêu sách tổ chức; Nắm vững nhiệm vụ tổ chức để phối hợp với quản lý khác; Sẵn sàng ứng phó đối phó với thay đổi mơi trường bên ngồi; Phát triển hữu hiệu tiêu chuẩn kiểm tra Phương pháp xác định nội dung công việc lập kế hoạch Khi bắt đầu công việc mới, làm để triển khai cơng việc hồn hảo? Nếu bạn khơng có phương pháp để xác định đầy đủ yếu tố, bạn bỏ sót nhiều nội dung cơng việc o Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc Xác định yêu cầu, mục tiêu công việc giúp bạn hướng tới trọng tâm công việc Khi phải làm công việc, điều mà bạn phải quan tâm là: Tại bạn phải làm công việc này? Nó có ý nghĩa với tổ chức, phận bạn? Nếu bạn không thực chúng hậu gì? Trong doanh nghiệp, mục tiêu xếp từ ngắn hạn đến dài hạn: Tồn tăng trưởng; Lợi nhuận; Phân bổ nguồn lực rủi ro; Năng suất; Vị cạnh tranh; Phát triển nguồn lực; Phát triển công nghệ; Trách nhiệm xã hội (Theo Peter Drucker) Bạn tham khảo nguyên tắc SMART để xác định mục tiêu hành động nhóm o Xác định nội dung công việc Bạn cần xác định nội dung cơng việc gì? Với nội dung cơng việc cần phải làm gì? PPH101_Bai6_v1.0018109225 29 o o o o Hãy bước để thực công việc giao Thông thường, đầu bước công việc trước đầu vào bước công việc sau Xác định thời gian, địa điểm thực công việc Địa điểm thực hiện, bạn phải xác định được: Cơng việc thực đâu? Giao hàng địa điểm nào? Kiểm tra phận nào? Kiểm tra công đoạn nào? Thời gian thực hiện: Công việc thực nào, giao, bắt đầu, kết thúc… Để xác định thời hạn phải làm công việc, bạn cần xác định mức độ khẩn cấp mức độ quan trọng công việc Bạn tham khảo đồ thị quản lý thời gian theo mẫu đây: Theo đồ thị quản lý thời gian, có loại cơng việc khác nhau: Cơng việc quan trọng khẩn cấp; Công việc không quan trọng khẩn cấp; Công việc quan trọng không khẩn cấp; Công việc không quan trọng không khẩn cấp Bạn phải thực công việc quan trọng khẩn cấp trước Người thực hiện, bạn phải xác định được: Ai làm việc đó? Ai kiểm tra? Ai hỗ trợ? Ai chịu trách nhiệm?… Xác định phương pháp thực công việc Để xác định phương pháp thực công việc cần nắm rõ nội dung: Tài liệu hướng dẫn thực (cách thức thực cơng việc)? Tiêu chuẩn gì? Nếu có máy móc cách thức vận hành nào? Xác định phương pháp kiểm sốt cơng việc Cách thức kiểm sốt liên quan đến: Cơng việc có đặc tính gì? Làm để đo lường đặc tính đó? Đo lường dụng cụ, máy móc nào? Có điểm kiểm soát điểm kiểm soát trọng yếu Xác định phương pháp kiểm tra công việc Phương pháp kiểm tra liên quan đến nội dung sau: Có bước cơng việc cần phải kiểm tra Thơng thường có cơng việc có nhiêu bước phải kiểm tra Tần suất kiểm tra nào? Việc kiểm tra thực lần hay thường xuyên (nếu lần?) Ai tiến hành kiểm tra? Những điểm kiểm tra trọng yếu? PPH101_Bai6_v1.0018109225 30 o Trong doanh nghiệp khơng thể có đầy đủ nguồn lực để tiến hành kiểm tra hết tất công đoạn, tiến hành kiểm tra điểm trọng yếu (quan trọng nhất) Điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto (20/80), tức điểm kiểm tra chiếm 20 % số lượng chiếm đến 80 % khối lượng sai sót Xác định nguồn lực thực Giải vấn đề theo nhóm Ý nghĩa Quá trình xử lý cơng việc hao tốn sức lực tài chính, nhóm có phương pháp cách tổ chức điều hành phù hợp trình xử lý cơng việc đạt hiệu cao Ngược lại, nhóm khơng tổ chức tốt, quản trị tốt khơng có phương pháp cơng việc nhóm khó hồn thành, tiêu tốn chi phí thời gian Nếu giải tốt vấn đề theo nhóm, nhóm sẽ: o Cơng việc nhóm đạt hiệu cao; o Đưa giải pháp sáng tạo tập hợp từ ý kiến thành viên; o Huy động nguồn nhân lực, thu hút người vào công việc; o Tạo môi trường làm việc thân thiện kích thích thành viên làm việc hiệu quả; o Giảm lãng phí, nâng cao hiệu lao động học tập Việc định theo nhóm hình thức xác nhận cách gián tiếp đồng thuận người phải thực thi định Trình tự giải vấn đề theo nhóm o Xác định vấn đề Trước bạn tìm hướng giải vấn đề, bạn nên xem xét kỹ thật vấn đề nghĩa hay không, cách tự hỏi: “Chuyện xảy ?” “Giả sử việc khơng thực ?” Bạn khơng nên lãng phí thời gian sức lực vấn đề không quan trọng Tất vấn đề có ảnh hưởng đến bạn khơng phải lúc phải bạn giải Nếu bạn khơng có quyền hạn hay lực để giải nó, cách tốt chuyển vấn đề sang cho người giải o Hiểu vấn đề Nếu bạn chưa hiểu rõ nguồn gốc vấn đề dẫn đến cách giải sai lệch vấn đề lặp lặp lại Bạn nên dành thời gian để lấy thông tin cần thiết liên quan vấn đề cần giải quyết, theo gợi ý sau: Mơ tả ngắn gọn vấn đề; Nó gây ảnh hưởng gì? Vấn đề xảy đâu? Lần phát nào? Có đặc biệt hay khác biệt vấn đề không? Nếu bạn dành thời gian để suy nghĩ trả gợi ý chắn bạn dễ dàng nhận hiểu rõ vấn đề PPH101_Bai6_v1.0018109225 31 o o Xây dựng giải pháp Sau tìm hiểu gốc rễ vấn đề, nhà quản lý đưa nhiều giải pháp để lựa chọn Để đảm bảo giải pháp thực thi hiệu quả, nhà quản lý cần phải xác định kết mong muốn đem lại gì, người có liên quan, người chịu trách nhiệm việc thực thi giải pháp, thời gian để thực bao lâu, nguồn lực sẵn có khác đặc biệt khó khăn gặp phải Chọn giải pháp Đôi khi, yếu tố sáng tạo giúp nhà quản lý tìm giải pháp mong đợi Cần lưu ý giải pháp tối ưu phải đáp ứng ba yếu tố: Có tác dụng khắc phục giải vấn đề dài lâu; Có tính khả thi; Có tính hiệu Bạn tham khảo phương pháp phân tích SWOT để lựa chọn giải pháp giải cho vấn đề cách tối ưu nhất: Yếu tố Giải pháp Giải pháp Giải pháp Điểm mạnh (Strengths) Điểm yếu (Weaknesses) Cơ hội (Opportunities) Thách thức (Threaths) o Thực thi giải pháp, báo cáo đánh giá giải pháp Khi bạn tin hiểu vấn đề biết cách giải nó, bạn bắt tay vào hành động Kết mong muốn từ việc thực thi giải pháp là: Cơng việc hồn thành tiến độ; Đúng hiệu quả; Rút kinh nghiệm Sau thực thi giải pháp, bạn cần kiểm tra đánh giá cách giải có tốt khơng có xảy ảnh hưởng không mong đợi không Những học rút khâu đánh giá giúp bạn có thêm kinh nghiệm giảm nguồn lực vấn đề sau Có thể bạn cảm thấy rườm rà làm theo bước Tuy nhiên, lần áp dụng kỹ đòi hỏi kiên nhẫn tâm bạn Nếu bạn thường xuyên rèn luyện, kỹ giải vấn đề trở thành phản xạ vô điều kiện Và đừng quên hướng dẫn cho nhân viên bạn kỹ này, họ cánh tay phải giải vấn đề bạn vắng mặt Giải mâu thuẫn nhóm Một số biểu thường gặp với mâu thuẫn nhóm Trong q trình làm việc nhóm, tất yếu nảy sinh nhiều mâu thuẫn nhóm tập hợp người có xuất phát điểm khác với tính cách, quan niệm khác PPH101_Bai6_v1.0018109225 32 Nguồn gốc mâu thuẫn nhóm xuất phát từ thành viên yêu cầu giúp đỡ; giải vấn đề; kiểm soát vấn đề; cách làm việc cá nhân; áp lực thời gian; khối lượng công việc Cách thức mà thành viên thông báo, truyền đạt thông tin với thành viên khác (vấn đề giao tiếp) nguồn gốc sâu xa mâu thuẫn nhóm Mâu thuẫn bùng lên thành viên hiếu thắng, cơng kích lẫn nhau, tránh bị ảnh hưởng cố gắng lãnh đạo nhóm Khi mâu thuẫn nhóm xảy ra, thơng thường thành viên nhóm phản ứng theo kiểu: né tránh, tuân theo, đối đầu, cộng tác Một số biểu kiểu phản ứng “Né tránh” mâu thuẫn nhóm o Giải cơng việc cố gắng thay đổi thứ o Tránh tiếp xúc với người có quan điểm vững vàng o Cách tốt để tránh bị phản đối không đưa ý kiến o Cố gắng làm cơng việc mình, khơng quan tâm đến diễn xung quanh Ưu điểm việc giải mâu thuẫn nhóm theo cách “né tránh” Nhược điểm việc giải mâu thuẫn nhóm cách “né tránh” Mọi người cho bạn người chăm Bạn có hội đưa ý kiến; chỉ, cẩn trọng; Bạn bị coi người khơng có kiến; Bạn khơng bị dính líu đến Mọi người khơng tin tưởng bạn; tranh cãi Bạn dễ bị nản lòng làm việc theo nhóm Một số biểu kiểu phản ứng “Tuân theo” mâu thuẫn nhóm o Tơi sẵn sàng để người làm theo cách họ khơng gây bất tiện cho tơi; o Trong tình khơng quen thuộc, tơi để người tự tin làm lãnh đạo; o Ý kiến môi trường làm việc tốt nơi người hợp tác, chấp nhận khơng có mâu thuẫn; o Chính sách tốt cơng sở cố gắng làm mà cấp yêu cầu Ưu điểm việc “tuân theo” cách giải mâu thuẫn nhóm Nhược điểm việc “tuân theo” cách giải mâu thuẫn nhóm Mọi người yêu quí bạn; Những người dám nghĩ dám làm không tôn Bạn không bị xem mối đe dọa trọng bạn; người gây rắc rối; Mọi người xem bạn người “ba phải”; Bạn thành viên tốt nhóm Bạn đưa nhiều ý kiến; Bạn bị áp lực thiếu đốn Một số biểu việc “Đương đầu” giải mâu thuẫn nhóm o Tơi khơng ngại trình bày dứt khốt quan điểm cảm nhận rõ ràng vấn đề đó; o Tơi biết đến người ln khao khát chiến thắng; o Nếu người lắng nghe tơi nói, họ nhận tơi ln đúng; o Điều quan trọng cần phải đấu tranh để đưa ý kiến mình; o Đối với tôi, thỏa hiệp dấu hiệu tàn lụi PPH101_Bai6_v1.0018109225 33 Ưu điểm việc giải mâu thuẫn nhóm cách “đương đầu” Nhược điểm việc giải mâu thuẫn nhóm cách “đương đầu” Bạn thường người chủ động, chịu trách Mọi người coi bạn tự cao; nhiệm tình rắc rối; Bạn người biết lắng nghe; Bạn xem nhà lãnh đạo; Bạn gây nhiều mâu thuẫn; Các ý tưởng bạn người Bạn có xu hướng tạo bè cánh khác biết tới Một số biểu kiểu phản ứng “Cộng tác” mâu thuẫn nhóm o Giải mâu thuẫn phần tất yếu để đạt mục tiêu; o Tôi học thêm nhiều điều lắng nghe ý tưởng người khác; o Khi người đóng góp ý tưởng xuất ý tưởng hay nhất; o Đừng đưa định trước người bàn bạc định; o Nhóm thực định tốt cá nhân riêng lẻ; o Những mâu thuẫn lành mạnh tạo ý tưởng hay hơn; o Tôi làm việc nhóm có mâu thuẫn làm việc Ưu điểm việc giải mâu thuẫn Nhược điểm việc giải mâu thuẫn nhóm theo cách “cộng tác” nhóm theo cách “cộng tác” Mọi người xem bạn người lãnh Bạn nhiều thời gian vào nhiều đạo; người; Bạn góp phần phát triển thành Đôi bạn đánh ý tưởng riêng viên nhóm; q trọng đến người khác; Bạn đặt vấn đề quan trọng Sẽ dễ có ý kiến cho bạn người giả nhóm lên hàng đầu; tạo, hèn nhát, xu nịnh lãnh đạo; Bạn xây dựng khối đoàn Bạn làm việc hiệu tổ kết bền vững chức chuyên quyền, độc đốn Biện pháp giải mâu thuẫn nhóm Khi mâu thuẫn xảy ra, ta cần giải nào? Một nhóm làm việc phải biết kiềm chế mâu thuẫn mức giới hạn cho phép, tức xung đột tích cực thường khuyến khích hạn chế xung đột tiêu cực Một số biện pháp giải xung đột sau: Chủ động: Mỗi thành viên cần giải xung đột nhỏ trước trở thành xung đột lớn, muốn vậy, thành viên cần phải thẳng thắn nhìn nhận vấn đề xảy cách nghiêm túc Giao tiếp: Đưa người có liên quan trực tiếp đến xung đột vào việc giải chúng Nghiên cứu: Tìm kiếm lý thực trước tìm kiếm giải pháp Linh hoạt: Khơng để bảo thủ, chọn giải pháp trước xem xét giải pháp khác Công bằng: Không để né tránh giải pháp cơng bằng cách nấp sau quy tắc Đồng minh: Làm cho thành viên nhóm đồng lòng đấu tranh chống lại lực bên khơng chống lại lẫn Trình tự giải mâu thuẫn nhóm PPH101_Bai6_v1.0018109225 34 Khi có mâu thuẫn nhóm, thành viên cần biết kiềm chế phán xét, thừa nhận đóng góp cá nhân đó, giải vấn đề công cởi mở Các thành viên phải trang bị kỹ bản: hỏi câu hỏi mở; tập cách nghe chủ động; sử dụng cách giải trực tiếp để giảng hòa với người khác vấn đề mâu thuẫn Để giải mâu thuẫn nhóm thường theo bước sau: TT B1 Nội dung Làm thấm nhuần tinh thần đồng đội Những điều nên làm Hãy cho thành viên tự hào phần việc họ; Đưa mục tiêu đặc biệt có tính thử thách tồn nhóm; Khuyến khích tồn nhóm chia sẻ thơng tin với khích lệ, động viên họ; Dành thời gian trả lời chi tiết báo cáo thông tin nhóm; B2 Nhận vấn đề dẫn đến mâu thuẫn Tồn nhóm gặp khó khăn, bạn muốn người hợp lòng với họ có bất hòa với bất hòa tồn nhóm Hãy đặt vấn đề xem rắc rối nằm đâu B3 Chuyện trò với người Nhóm có khó khăn cần vượt qua, bạn cần giải vấn đề cá nhân thành viên với tinh thần xây dựng Đừng vội phản ứng với việc bạn nắm rõ nguyên nhân Cần ngăn chặn kiểu “đổ lỗi” cho người khác – khơng làm tinh thần đồng đội B4 Xử với người gây vấn đề Để tìm cách hàn gắn mối quan hệ, cần lưu ý: Nói thật bạn thấy được; Nhìn vấn đề từ góc độ nhóm; Lợi dụng vấn đề làm đòn bẩy chuyển đổi; Ln lạc quan giải vấn đề; Cần giải vấn đề làm đình trệ cơng việc bạn; Khơng nên cố chấp với người tỏ thái độ không hợp tác; Khơng nên nóng nảy với nhóm; Đừng lãng mục tiêu tồn nhóm; Đừng vội nhờ đến giúp đỡ bên ngoài; Đừng phớt lờ trước căng thẳng khiến vấn đề trở nên tệ hại B5 Giải mâu thuẫn Tạo điều kiện để hay hai bên trình bày với bạn để có hướng xoa dịu tình hình Trường hợp lỗi điều hành bạn, lúc cần trao đổi với tồn nhóm để nói lên hướng khắc phục Cần cải thiện cách hành xử, tránh giải đề mâu thuẫn mang tính chất khiển trách phê phán Coi vấn đề liên quan đến công việc hội để nhóm học hỏi cải thiện Hãy diễn giải vấn đề để nhóm nhận chúng học hỏi Có thể cử người giải vấn đề báo cáo lại diến biến trình giải kết giải PPH101_Bai6_v1.0018109225 35 Đánh giá kết làm việc nhóm Mục đích Để phát triển nhóm, đánh giá phần công việc thiếu Đánh giá giúp cho: Đối với thành viên: o Thấy ưu điểm (nhược điểm) thân; từ phát huy (hoặc cải thiện) ưu nhược điểm đó; o Đánh giá sở để tính lương, thưởng cho cá nhân nhóm Ngồi ra, thành viên thấy đóng góp thân trưởng nhóm nhóm ghi nhận tạo tâm lý thoải mái, vui vẻ để thành viên tích cực làm việc o Tạo hội để thành viên nhóm bày tỏ quan điểm, suy nghĩ đề xuất cho thân; o Hiểu thành viên khác, trưởng nhóm… Đối với trưởng nhóm: o Thấy kiến thức, kỹ năng, thái độ làm việc viên thành viên để điều chỉnh công việc cho phù hợp; o Thấy kết làm việc thành viên đóng góp vào mục tiêu chiến lược tổ chức, từ có chế độ ưu đãi phù hợp; o Tìm kiếm góp ý đóng góp thành viên nhằm phát triển nhóm o Khi đánh giá mức độ thực nhóm, nên yêu cầu thành viên cho ý kiến tiêu đặt xử lý Nếu phương pháp làm việc cải tiến, kết có thực tế hay khơng Đánh giá hiệu suất làm việc xác định nhu cầu đào tạo cho nhóm Có nhiều người cương vị trưởng nhóm vơ “bối rối” khơng biết làm thể để biết kết làm việc hiệu nhóm Những người bắt đầu làm việc nhóm làm việc nhóm thời gian lại băn khoăn nên làm để tiếp tục trì hiệu làm việc nhóm Cả hai nhu cầu giải cách phát triển phương pháp đánh giá làm việc nhóm Khi đánh giá bạn cần quan tâm đến đề sau: Chu trình đánh giá Mỗi nhóm nên có chu trình đánh giá khác tốt thành viên nhóm nên tự đánh giá thân đánh giá nh ững thành viên lại cách “kín đáo” Có vậy, người không cảm thấy bị áp lực kết đánh giá Việc giấu tên cá nhân giúp việc đánh giá sát thực Một q trình đánh giá khơng trung thực khơng đem đến kết mong muốn Phương pháp đánh giá Phương pháp đánh giá nhóm nhanh dễ dàng dựa mẫu đánh giá có sẵn Mẫu đánh giá chuẩn cung cấp cho người quản lý cách đánh giá nhân viên hàng q, giúp việc so sánh hiệu Chương trình đào tạo thành viên nhóm cách dễ dàng Một đánh giá tốt nên đặt câu hỏi nhiệm vụ nhóm, hiệu suất làm việc theo danh sách đánh số thứ tự ưu tiên để xác định nhu cầu bồi dưỡng PPH101_Bai6_v1.0018109225 36 Ví dụ: Tần suất mà bạn thành viên thực việc đánh giá hiệu làm việc nhóm Cơng việc Tần suất (Lần) Mức độ A B C … Tùy thuộc vào thời điểm tiến hành đánh nội dung vấn đề tiến độ hồn thành cơng việc, hiệu làm việc hay thái độ tinh thần làm việc nhóm Kỹ cần đào tạo sau đánh giá: Sau tiến hành đánh giá, bạn biết nhóm thiếu cần phải bổ sung kỹ Nếu nhận thấy tinh thần làm việc nhóm chưa cao, bạn đề xuất để thành viên tham dự khóa đào tạo kỹ giao tiếp hiệu quả, kỹ làm việc với người trái tính hay kỹ đưa định nhóm Hoặc kỹ mềm thành viên yếu bạn nên lựa chọn khóa Kỹ quản lý thời gian hiệu quả, bí giảm thiểu xung đột cơng việc, kỹ sử dụng tin học văn phòng, Internet Tùy lĩnh vực làm việc nhóm mà nhóm tổ chức tham gia chương trình đào tạo khác Chẳng hạn: Một nhóm làm công nghệ thông tin cần đào tạo ngôn ngữ máy tính, lập trình vài cá nhân cần tham gia khóa riêng biệt, phù hợp với u cầu cơng việc người ví dụ khóa chăm sóc khách hàng, phân tích tên miền hay giải vấn đề liên quan đến kỹ thuật Sau thời gian đào tạo, bạn tiếp tục thực đánh giá lần để biết Chương trình đào tạo có đạt kết mong đợi hay không Việc thường xuyên đánh giá tổ chức khóa đào tạo nhằm rèn luyện kĩ chìa khóa giúp nhóm làm việc thành cơng PPH101_Bai6_v1.0018109225 37 TĨM LƯỢC CUỐI BÀI Nhóm hình thức tổ chức áp dụng ngày nhiều môi trường làm việc môi trường học tập Khi hợp tác làm việc theo nhóm, người làm nhiều việc hiệu người làm việc riêng rẽ Kỹ làm việc nhóm chia thành thành phần khác Đó kỹ cá nhân tảng, kiến thức lý thuyết nhóm, kỹ cá nhân phối hợp với thành viên khác kỹ tham gia hoạt động tập thể nhóm Những kỹ trang bị tốt khả làm việc nhóm bạn hiệu Ngược lại, tích cực hoạt động nhóm, kỹ làm việc nhóm bạn phát triển Việc hiểu rõ lý thuyết phát triển nhóm giúp bạn có khả nhận biết đặc điểm giai đoạn phát triển nhóm, dấu hiệu cảnh báo rắc rối mà nhóm gặp phải để chủ động khắc phục mâu thuẫn nhóm Những kỹ cá nhân tảng kỹ lắng nghe, kỹ cân cảm xúc, kỹ thuyết phục, kỹ đàm phán kỹ cần thiết mà bạn sử dụng hồn cảnh, mơi trường Cần hiểu kỹ làm việc nhóm kỹ quan trọng mà cá nhân cần phải trang bị để đạt thành công Khi làm việc nhóm, bạn phải thể tinh thần trách nhiệm, khả giao tiếp tốt tinh thần hợp tác cao Làm việc theo nhóm xu tất yếu doanh nghiệp nay, với mơ hình này, nhà quản lý dễ dàng để đạt mục tiêu Tuy nhiên để có nhóm làm việc hiệu không đơn giản Bạn phải nắm rõ q trình xây dựng phát triển nhóm như: tập hợp cá nhân xuất sắc, phân cơng nhiệm vụ phù hợp, gây dựng lòng tin, đảm bảo công bằng, thường xuyên kiểm tra điều chỉnh kịp thời Nhưng vấn đề làm bạn phải nặng đầu làm để đánh giá hiệu làm việc nhóm! Khi bạn có phương pháp đánh giá bạn xác định điểm mạnh điểm yếu nhóm để có biện pháp nhằm cải thiện phát triển nhóm cách hiệu khoa học Trong phạm vi này, hỗ trợ bạn phương pháp tiếp cận hệ thống lại vấn đề mà bạn bắt gặp chúng rải rác q trình làm việc Khi bạn hồn tất việc đánh giá cung cấp thêm cho bạn cơng cụ nhằm giúp bạn cải thiện phát triển kỹ quan trọng q trình làm việc nhóm PPH101_Bai6_v1.0018109225 38 BÀI TẬP THỰC HÀNH CÂU HỎI ÔN TẬP Nêu giai đoạn phát triển nhóm? Tại phải làm việc theo nhóm? Làm việc theo nhóm mang lại lợi ích cho cá nhân tập thể? Để thành lập nhóm làm việc cần phải qua bước nào? Họp nhóm gồm giai đoạn? Và vấn đề phát sinh thường xảy với việc họp nhóm gì? Mâu thuẫn nhóm thường xảy nào? Những phản ứng thường xảy với mâu thuẫn nhóm? CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM Trong làm việc nhóm, giai đoạn người thường có tâm lý phấn chấn, háo hức, hào hứng làm quen với nhau? A B C D Khi có mâu thuẫn nhóm, thành viên khơng quan tâm đến diễn xung quanh mà cố gắng làm cơng việc Phản ứng xếp vào kiểu phản ứng nào? A B C D Né tránh Tuân theo Đối đầu Cộng tác Xác định nhân tố lớn làm cho họp nhóm thất bại, số nhân tố sau? A B C D Giai đoạn xung đột Giai đoạn hình thành Giai đoạn chuẩn hóa Giai đoạn phát triển Các thành viên thiếu tập trung Người điều hành khơng kiểm sốt họp Các thành viên cãi vã Tài liệu cho họp không chuẩn bị đầy đủ Trong giai đoạn hình thành, thành viên nhóm đặt nhiều câu hỏi mục đích nhóm, lòng tin tận tâm thành viên thấp người lãnh đạo nhóm cần làm gì? A Giải thích mục tiêu chung nhóm; Mơ tả vấn đề nhóm giải cách rõ ràng B Loại trừ thành viên khơng đồng thuận khỏi nhóm C Tiến hành phân tích giải nhằm tìm bất đồng; chuyển từ lãnh đạo đạo sang lãnh đạo khuyến khích, ủng hộ; kêu gọi thành viên chia sẻ trách nhiệm D Khuyến khích thành viên đưa quan điểm khác nhau, cho phép có xung đột PPH101_Bai6_v1.0018109225 39 Trong số nhân tố đây, nhân tố có nguy lớn làm cho họp nhóm thất bại? A B C D Một số thành viên đến muộn Khơng có người ghi biên họp Bàn lâu vấn đề Các thành viên cơng kích, chê bai lẫn PPH101_Bai6_v1.0018109225 40 ĐÁP ÁN CÂU HỎI ÔN TẬP Các giai đoạn phát triển nhóm: Giai đoạn hình thành; Giai đoạn xung đột; Giai đoạn chuẩn hóa; Giai đoạn phát triển Tại phải làm việc theo nhóm? Làm việc theo nhóm mang lại lợi ích cho cá nhân tập thể? Tham khảo mục 6.1.1 Tầm quan trọng làm việc nhóm Để thành lập nhóm làm việc cần phải qua bước nào? Xác định mục tiêu thành lập cơng việc cần làm nhóm; Tìm kiếm thành viên nhóm Họp nhóm gồm giai đoạn? Và vấn đề phát sinh thường xảy với việc họp nhóm gì? Họp nhóm gồm giai đoạn: chuẩn bị họp, họp sau họp Những vấn đề phát sinh thường xảy với việc họp nhóm: Một người nói nhiều Bàn lâu vấn đề Mơ hồ, bảo thủ né tránh chủ đề Tập trung cơng kích, chê bai người khác có động cá nhân Các thành viên khơng hồn thành mục tiêu cơng việc làm hoạt động nhóm bị chậm lại Mâu thuẫn nhóm thường xảy nào? Những phản ứng thường xảy với mâu thuẫn nhóm? Trong q trình làm việc nhóm, tất yếu nảy sinh nhiều mâu thuẫn nhóm tập hợp người có xuất phát điểm khác với tính cách, quan niệm khác Nguồn gốc mâu thuẫn nhóm xuất phát từ thành viên yêu cầu giúp đỡ; giải vấn đề; kiểm soát vấn đề; cách làm việc cá nhân; áp lực thời gian; khối lượng công việc Cách thức mà thành viên thông báo, truyền đạt thông tin với thành viên khác (vấn đề giao tiếp) nguồn gốc sâu xa mâu thuẫn nhóm Mâu thuẫn bùng lên thành viên hiếu thắng, cơng kích lẫn nhau, tránh bị ảnh hưởng cố gắng lãnh đạo nhóm Khi mâu thuẫn nhóm xảy ra, thơng thường thành viên nhóm phản ứng theo kiểu: né tránh, tuân theo, đối đầu cộng tác PPH101_Bai6_v1.0018109225 41 CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM Đáp án là: Giai đoạn hình thành Vì: Khi làm quen với nhau, người chưa biết nhiều tính cách, sở thích, lực nhau, họ hy vọng vào quan hệ mẻ đem lại điều thú vị, hấp dẫn Họ đặt nhiều kỳ vọng vào quan hệ Điều mang lại phấn chấn, háo hức cho người Đáp án là: Né tránh Vì: Phản ứng kiểu né tránh hành vi không quan tâm đến công việc diễn Kiểu phản ứng diễn chủ thể không muốn tham dự vào cơng việc mà họ cho khơng liên quan đến lợi ích Đáp án là: Người điều hành khơng kiểm sốt họp Vì: Người điều hành họp nhóm giữ vai trò quan trọng Nếu thành viên cãi vã thiếu tập trung trách nhiệm thuộc người điều hành, người khơng kiểm sốt họp Đáp án là: Giải thích mục tiêu chung nhóm; Mơ tả vấn đề nhóm giải cách rõ ràng Vì: Trong tình để định hướng mục đích cho nhóm củng cố lại lòng tin thành viên, người lãnh đạo nên giải thích mục tiêu chung nhóm mơ tả vấn đề nhóm phải giải cách rõ ràng Đáp án là: Các thành viên cơng kích, chê bai lẫn Vì: Cơng kích, chê bai lẫn biểu thái độ khơng tơn trọng nhau, gây đồn kết Theo tâm lý thông thường, người bị công kích, chê bai khơng có hứng thú để hợp tác, làm việc PPH101_Bai6_v1.0018109225 42 ... hạng cao kỳ đánh giá áp dụng tốt kỹ Vậy kỹ làm việc nhóm cá nhân gì? Kỹ làm việc nhóm cá nhân kết hợp tập hợp kỹ phẩm chất giúp cá nhân làm việc hiệu mơi trường nhóm Kỹ cho phép phát huy tốt lực... cơng việc nào? Hãy nêu rõ lý bạn trường hợp bạn có ý tưởng thành lập nhóm hay phòng ban Kỹ làm việc theo nhóm Những lý giải mục 1.1 lợi ích làm việc nhóm Điều cho thấy trang bị tốt kỹ làm việc nhóm, ... việc theo nhóm Một câu hỏi thường gặp người quan tâm đến kỹ làm việc nhóm “Tơi chưa có kỹ làm việc theo nhóm phải bắt đầu học nào” Thực ra, khơng người hồn tồn khơng có kỹ làm việc theo nhóm Trong