TỔNG CÔNG TY LẮP MÁY VIỆT NAM CÔNG TY CỔ PHẦN LILAMA HÀ NỘI -o0o - LILAMA HANOI JSC, CO QUY TRÌNH THANH QUYẾT TỐN NỘI BỘ MÃ SỐ: QT - 21 NGƯỜI BIÊN SOẠN NGƯỜI XEM XÉT PHÊ DUYỆT Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-21 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 1/10 QUY TRÌNH THANH QUYẾT TOÁN NỘI BỘ Mã số: QT - 21 Ngày ban hành: 01/12/2011 Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: 00 THEO DÕI SỬA ĐỔI Ngày Vị trí Nội dung sửa đổi Ghi THEO DÕI PHÂN PHỐI Ban Tổng giám đốc Phòng Quản trị Tổng hợp Phòng Tổ chức Phòng Vật tư Phòng Tài chính-kế tốn Nhà máy Cơ khí Lilama Hà Nội Phòng Dự án Xí nghiệp, Đội/Cơng trình Phòng Kinh tế Kỹ thuật Phòng QL máy-Cơ giới-An tồn MỤC ĐÍCH Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-21 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 2/10 QUY TRÌNH THANH QUYẾT TOÁN NỘI BỘ Mã số: QT - 21 Ngày ban hành: 01/12/2011 Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: 00 Nhằm thống thủ tục (công tác thiết lập, luân chuyển chứng từ, tổ chức xem xét khoản tạm ứng, tốn) từ phòng/bộ phận nhằm đảm bảo hoạt động tốn tắc, tuân thủ quy chế Công ty, đảm bảo hợp lý, hợp lệ, nhanh chóng xác, thơng suốt tồn Cơng ty Nhằm giúp đối tượng thực tạm ứng, toán quan hệ phòng ban nghiệp vụ Cơng ty thuận lợi, có nề nếp PHẠM VI ÁP DỤNG Áp dụng cho hoạt động toán tạm ứng, ln chuyển lưu trữ chứng từ tồn Cơng ty TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Sổ tay chất lượng Điều lệ hoạt động công ty, Quy chế tài ĐỊNH NGHĨA/CÁC TỪ VIẾT TẮT Khơng áp dụng NỘI DUNG 5.1 QUY TRÌNH THANH TOÁN 5.1 Lưu đồ (xem trang bên) Bước Trách nhiệm Nội dung Thời gian BM sử dụng Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ không đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-21 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 3/10 QUY TRÌNH THANH QUYẾT TỐN NỘI BỘ Mã số: QT - 21 Ngày ban hành: 01/12/2011 Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: 00 Giấy đề nghị Các phòng, Bước đơn vị trực Khi có nhu cầu thuộc Lập đề nghị tốn Sau tiếp nhận phòng, đơn vị Kiểm tra hồ sơ đề nghị toán ký xác nhận Phòng TCKT Tổng giám Bước giấy đề nghị K phù hợp Tối đa Phù hợp đốc Phê duyệt Bước Phòng TCKT ngày K phù hợp Phù hợp Sau Phiếu chi, uỷ duyệt nhiệm chi Tổ chức toán Bước chứng từ/hồ sơ kèm theo Trưởng Bước tốn, Theo quy Phòng TCKT định Hoá đơn VAT, đề nghị toán gốc Lưu trữ hồ sơ, chứng từ 5.2 Diễn giải lưu đồ: 5.2.1 Nguyên tắc chung: Việc toán thực cho nội dung liên quan hoạt động sản xuất kinh doanh công ty Việc toán phải đề nghị từ người trực tiếp thực cơng việc người Trưởng phòng/ Phụ trách đơn vị, Tổng giám đốc Công ty yêu cầu làm thủ tục toán Việc toán phải có xác nhận/ duyệt trưởng phòng phụ trách đơn vị, Phó Tổng giám đốc phụ trách Tổng giám đốc Công ty 5.2.2 Mẫu biểu-chứng từ Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ không đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-21 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 4/10 QUY TRÌNH THANH QUYẾT TỐN NỘI BỘ Mã số: QT - 21 Ngày ban hành: 01/12/2011 Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: 00 Giấy đề nghị toán theo mẫu số 05-TT ban hành theo định số 15 48/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 Bộ trưởng Bộ tài (có bổ sung Phụ trách phận theo Mẫu kèm theo Công ty) Chứng từ kèm theo : Hợp đồng, biên nghiệm thu, biên bàn giao, phiếu nhập kho, hoá đơn, Giấy bảo hành, BB đối chiếu công nợ, BB lý, Giấy chứng nhận xuất xứ, … tuỳ theo nội dung toán cụ thể 5.2.3 Thủ tục toán a/ Bộ phận đề nghị toán Sử dụng mẫu đề nghị thanh toán Ghi đủ nội dung, nội dung toán cơng việc phát sinh Người đề nghị tốn phụ trách phận phải kiểm tra xác nhận đủ, nội dung cần toán Kèm theo giấy đề nghị tốn phải có đủ chứng từ thể nội dung thực (Hợp đồng, biên nghiệm thu, biên bàn giao, phiếu nhập kho, hoá đơn, …) Các chứng từ kèm theo phải xếp ngắn, theo trình tự thời gian phát sinh, đầy đủ tính pháp lý b/ Bộ phận tiếp nhận xử lý phòng kế tốn Chỉ nhận hồ sơ đề nghị toán khi: - Giấy đề nghị toán mẫu quy định - Giấy đề nghị toán đủ nội dung, đủ chữ ký xác nhận người đề nghị người phụ trách - Kèm theo đủ chứng từ thể nội dung đề nghị toán Sau nhận hồ sơ kiểm tra phát sai sót, tuỳ trường hợp yêu cầu bổ sung trả lại hồ sơ để hoàn chỉnh c/ Trình tự thực Bộ phận thực cơng việc – Lập đề nghị tốn Phòng kế toán – kiểm tra hồ sơ: Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-21 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 5/10 QUY TRÌNH THANH QUYẾT TỐN NỘI BỘ Mã số: QT - 21 Ngày ban hành: 01/12/2011 Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: 00 (1) Hồ sơ : Kế toán viên ký xác nhận Kế toán trưởng ký xác nhận Trình Tổng giám đốc ký duyệt Phòng kế toán - lập phiếu chi/UNC (2 ) Hồ sơ sai : Kế tốn viên Bộ phận thực cơng việc-nhận lại bổ sung hồn chỉnh hồ sơ tốn theo u cầu Phòng kế tốn - kiểm tra hồ sơ Hồ sơ thực theo (1) d/ Một số nội dung tốn mang tính cụ thể: Thanh toán tiền mua vật Thanh toán tiền cho nhà Các loại chi phí, dịch vụ tư/ tài sản/ CCDC/ hàng thầu phụ khác hoá: - Giấy đề nghị cấp vật - Giấy đề nghị toán - Giấy đề nghị toán tư/TS/CCDC/HH nhà thầu CMT, Giấy giới thiệu - Giấy đề nghị toán - Hợp đồng - Hợp đồng, báo giá, Bảng kê - Hợp đồng kèm theo phụ - Biên nghiệm thu/ - Giấy đề nghị cấp, Biên lục hợp đồng (nếu có) Quyết tốn Bảng bàn giao/ nghiệm thu - Biên bàn giao/ nghiệm TTKL hoàn thành/đối chiếu - Hố đơn GTGT thu/đối chiếu cơng nợ/thanh cơng nợ/Thanh lý/Bảo lãnh - lý - Hóa đơn GTGT - Phiếu nhập kho/Phiếu giao - vật tư-hàng hóa bên bán, Giấy bảo hành, Giấy chứng nhận xuất xứ - Hố đơn GTGT - 5.3 QUY TRÌNH TẠM ỨNG VÀ HOÀN ỨNG: Lưu đồ: Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-21 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 6/10 QUY TRÌNH THANH QUYẾT TOÁN NỘI BỘ Bước Trách nhiệm Bước Mã số: QT - 21 Ngày ban hành: 01/12/2011 Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: 00 Nội dung Thời gian Các phòng, Khi có nhu cầu đơn vị Lập đề nghị tạm ứng Kiểm tra hồ sơ đề nghị tạm ứng ký xác nhận Tổng giám giấy đề nghị K phù hợp Tối đa Phù hợp đốc Phê duyệt Bước từ/hồ sơ kèm Sau tiếp nhận phòng, đơn vị Phòng TCKT Bước tạm ứng, chứng theo Trưởng Bước BM sử dụng Giấy đề nghị Phòng TCKT ngày K phù hợp Phù hợp Sau Phiếu chi, uỷ duyệt nhiệm chi Tổ chức tạm ứng Người có nhu Bước Theo quy cầu tạm ứng định Phòng TCKT Hồn tạm ứng Bước Theo quy Phòng TCKT định 5.3.1 Nguyên tắc chung: Lưu trữ hồ sơ, chứng từ Tạm ứng tiền với mục đích phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh cơng ty Đề nghị tạm ứng phải có ý kiến đồng ý, phê duyệt trưởng phòng/phụ trách phận, Phó Tổng giám đốc phụ trách, Tổng giám đốc cơng ty Đề nghị tạm ứng phải có đề xuất từ người thực trực tiếp công việc người trưởng phòng/phụ trách phận, Tổng giám đốc Công ty yêu cầu Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-21 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 7/10 QUY TRÌNH THANH QUYẾT TOÁN NỘI BỘ Mã số: QT - 21 Ngày ban hành: 01/12/2011 Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: 00 Tạm ứng phải ước tính thời gian hồn tạm ứng 5.3.2/ Mẫu biểu sử dụng-chứng từ Mẫu giấy đề nghị tạm ứng : Mẫu số 03-TT ban hành theo định 15 48/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 Bộ trưởng Bộ tài (có bổ sung Phụ trách phận theo Mẫu kèm theo Cơng ty) Cơ sở hồn tạm ứng Nội dung: Nội dung chi phí thực phải phù hợp nội dung đề nghị tạm ứng trước Chứng từ chứng minh cho phần công việc thực phải phù hợp cơng việc/vật tư/ hàng hố/ dịch vụ đề nghị phù hợp với quy định hành Và /hoặc hoàn tạm ứng số tiền mặt tạm ứng chưa chi hết Mẫu giấy toán tiền tạm ứng : Mẫu số 04-TT ban hành theo định 15 48/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 Bộ trưởng Bộ tài (Mẫu kèm theo) 5.3.3/ Thủ tục thực a/ Bộ phận đề nghị tạm ứng tốn tạm ứng Tạm ứng : Cung cấp phòng kế toán Giấy đề nghị tạm ứng mẫu, ghi nội dung, đầy đủ chữ ký người đề nghị tạm ứng phụ trách phận/Phó Tổng giám đốc phụ trách, kèm theo chứng từ thể nội dung công việc làm/ làm (nếu cần thiết, VD: Bảng dự trù kinh phí ) Thanh tốn tạm ứng : Cung cấp phòng kế tốn Giấy tốn tiền tạm ứng mẫu, ghi nội dung, đầy đủ chữ ký người đề nghị toán tạm ứng Kèm theo Bảng kê chứng từ thể nội dung thực có đầy đủ chữ ký người đề nghị toán tạm ứng phụ trách phận/BCH Cơng trình thi cơng/ Phó Tổng giám đốc phụ trách Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ không đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-21 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 8/10 QUY TRÌNH THANH QUYẾT TỐN NỘI BỘ Mã số: QT - 21 Ngày ban hành: 01/12/2011 Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: 00 Chứng từ kèm theo phải xếp ngắn, theo trình tự thời gian phát sinh, nội dung phát sinh, chứng từ đầy đủ tính pháp lý b/ Bộ phận tiếp nhận xử lý phòng kế tốn : Chỉ nhận Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy toán tiền tạm ứng : - Giấy đề nghị mẫu quy định - Giấy đề nghị đủ nội dung - Đủ chứng từ kèm theo Sau nhận hồ sơ kiểm tra phát sai sót Tuỳ trường hợp yêu cầu bổ sung trả lại hồ sơ để hồn chỉnh c/ Trình tự thực - Tạm ứng/ toán tạm ứng: Người đề nghị tạm ứng/ toán tạm ứng - Lập đề nghị tạm ứng (ký người đề nghị, phụ trách phận, phó Tổng giám đốc phụ trách) Phòng kế tốn - kiểm tra: (1) Hồ sơ : Kế toán viên ký xác nhận Kế tốn trưởng ký xác nhận Trình Tổng giám đốc Cơng ty ký duyệt Phòng kế tốn – lập phiếu chi/UNC (2 ) Hồ sơ sai : Kế tốn viên Bộ phận thực cơng việc – nhận lại bổ sung hồn chỉnh hồ sơ tốn theo u cầu Phòng kế tốn – kiểm tra hồ sơ Hồ sơ thực theo (1) d/ Một số nội dung toán tạm ứng Thanh toán tiền mua vật tư/ tài sản/ CCDC/ hàng hoá Các loại chi phí, dịch vụ khác Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-21 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 9/10 QUY TRÌNH THANH QUYẾT TỐN NỘI BỘ Mã số: QT - 21 Ngày ban hành: 01/12/2011 Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi: 00 - Giấy đề nghị toán tạm ứng - Giấy đề nghị toán tạm ứng - Bản phơ tơ Bảng dự trù kinh phí - Hợp đồng - Hợp đồng - Biên bàn giao/ nghiệm thu - Biên bàn giao/ nghiệm thu/Bảo hành, - Hoá đơn GTGT chứng nhận xuất xứ - - Phiếu nhập kho - Hoá đơn GTGT - LƯU HỒ SƠ Toàn hồ sơ liên quan đến toán, tạm ứng, luân chuyển chứng từ, thực kiểm tốn nội phòng TCKT lưu trữ theo quy định Bộ tài kế tốn PHỤ LỤC/BIỂU MẪU ĐƯỢC THIẾT LẬP ĐỂ ÁP DỤNG: Không áp dụng Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-21 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 10/10 ... khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT- 21 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 2/10 QUY TRÌNH THANH QUY T TỐN NỘI BỘ Mã số: QT - 21 Ngày ban hành: 01/12/2011 Lần ban hành:... khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT- 21 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 3/10 QUY TRÌNH THANH QUY T TỐN NỘI BỘ Mã số: QT - 21 Ngày ban hành: 01/12/2011 Lần ban hành:... khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT- 21 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 4/10 QUY TRÌNH THANH QUY T TỐN NỘI BỘ Mã số: QT - 21 Ngày ban hành: 01/12/2011 Lần ban hành: