Quy trình thanh quyết toán công trình xây dựng tại tổng cụng ty VINACONEX

Quy trỡnh thanh quyết toỏn cụng trỡnh xõy dựng tại tổng cụng ty VINACONEX Là một doanh nghiệp hoạt động đa doanh trong ngành xây dựng Tổng công ty cổ phần xuất nhập khẩu và xây dựng Việ

Quy trỡnh thanh quyết toỏn cụng trỡnh xõy dựng tại tổng cụng ty VINACONEX

Là một doanh nghiệp hoạt động đa doanh trong ngành xây dựng Tổng công ty cổ phần xuất nhập khẩu và xây dựng Việt nam ( Vinaconex – JSC) là đơn vị sớm thực hiện các tiêu chuẩn ISO trong điều hành sản xuất, từ đó đã đa lại hiệu quả tốt trong kinh doanh Mọi hoạt động sản xuất/ tác nghiệp đợc chuẩn hoá đã tạo nên tính chuyên nghiệp cao Để việc đánh giá một cách khách quan đồng thời sát với thực tiễn, học viên xin chọn hoạt động tác nghiệp trong công tác thanh quyết toán công trình xây dựng ở đơn vị mình để đánh giá, phân tích Trong hệ thống quản lý chất lợng ISO 9001: 2000 của VINACONEX

Quy trình thanh quyết toán công trình xây dựng đợc tuân thủ nh sau:

1 Mục đích: Quy trình này quy định cách thức thanh, quyết toán công trình làm cơ sở để khách hàng thanh toán cho Tổng công ty

- Hớng dẫn thanh, quyết toán công trình cho đơn vị thi công

2 Phạm vi áp dụng:

- áp dụng cho các công trình do Tổng công ty triển khai thi công

- Đối tợng áp dụng bao gồm các đơn vị thành viên đợc giao nhiệm vụ thi công hoặc uỷ quyền thi công và Ban xây dựng thuộc Tổng công ty

3 Lu đồ mô tả quy trình tác nghiệp

Trách nhiệm Quá trình

Mô tả/Tài liệu liên quan

Ban ĐHDA,

ĐVTC

3.1

Ban ĐHDA/

ĐVTC , BXD

3.2

GĐ BBP

 liên quan

3.3

Tổ hợp biên bản nghiệm thu

Lập phiếu giá

Kiểm tra phiếu giá

LĐ TCT 3.4

ĐVTC, BĐHDA

Ban chuyên

trách

3.6

Chú thích:

BĐH DA – Ban điều hành dự án 

ĐVTC - Đơn vị thi công 

LĐ TCT – Lãnh đạo Tổng công ty

BTCKT – Ban tài chính kế toán

GĐ BBP – Giám đốc ban bộ phận

BXD – Ban xây dựng Tổng công ty

Kiểm tra, đề nghị thanh toán cho nhà

Phê duyệt

Duyệt thanh toán

Duyệt

Thanh toán cho thầu phụ

Rút kinh nghiệm

3.1Tổng hợp các biên bản nghiệm thu : Ban điều hành dự

án/ đơn vị thi công tập hợp các biên bản nghiệm thu khối lợng hoàn thành đã ký giữa BĐH DA/ĐVTC và khách hàng, kết hợp với các Ban chuyên trách của Tổng công ty để lập phiếu giá thanh toán với khách hàng

3.2– Lập phiếu giá - Các ban chuyên trách kết hợp với BĐH DA lập phiếu giá thanh toán khối lợng xây dựng đã hoàn thành tại công trình, căn cứ theo :

+ Hợp đồng ký giữa khách hàng và VINACONEX

+ Mẫu phiếu giá kèm theo hợp đồng

+ Khối lợng đã đợc nghiệm thu giữa BĐH DA và khách hàng

- Cán bộ lập phiếu giá phải có năng lực, kinh nghiệm công tác và phải nghiên cứu kỹ hồ sơ trớc khi lập phiếu giá

- Phiếu giá lập theo mẫu M209 -01 ( trong trờng hợp khách hàng không chỉ định mẫu cụ thể)

- Trong trờng hợp lập quyết toán cho công trình, các ban chuyên trách và BĐHDA phải kiểm tra kỹ hợp đồng để

đảm bảo hoàn thành các thủ tục yêu cầu trớc khi quyết toán

3.3Kiểm tra phiếu giá

- GĐ BBP ( giám đốc ban bộ phận ) liên quan xem xét, kiểm tra phiếu giá đã đợc lập

- Kiểm tra độ chính xác phiếu giá và sự hợp lý giữa khối l-ợng đã thi công và ll-ợng tiền sẽ nhận đợc ( có thể ớc tính trên cơ sở khối lợng hoàn thành theo % giá trị hợp đồng)

3.4– Phê duyệt

- Giám đốc ban bộ phận liên quan đệ trình bảng quyết toán theo khối lợng hoàn thành để lãnh đạo Tổng công ty ( LĐTCT) phê duyệt,

- Trờng hợp LĐTCT đồng ý phê duyệt phiếu giá thì phiếu giá này sẽ đợc gửi đến khách hàng để xem xét và chuẩn y

- Nếu LĐTCT có thêm các yêu cầu mà phiếu giá này đã lập cha đáp ứng đợc thì phiếu giá này sẽ đợc gửi trả lại để BĐH DA/ĐVTC sửa đổi, bổ sung và hoàn thiện cho đến khi đáp ứng đợc mọi yêu cầu của LĐ TCT

3.5– Thanh toán :

- Trờng hợp phiếu giá đợc khách hàng chấp nhận và thanh toán thì phiếu giá này đã hoàn tất

- Nếu khách hàng có yêu cầu sửa chữa và điều chỉnh nội dung phiếu giá thì

BĐH DA/ ĐVTC có trách nhiệm chuyển phiếu giá lại TCT để sửa đổi cho phù hợp theo yêu cầu

- Ban Tài chính kế toán sẽ đáp ứng yêu cầu về hoá đơn tài chính cho khách hàng khi có yêu cầu

- Ban Tài chính kế toán liên hệ với khách hàng để biết ngày chuyển tiền cũng nh giá trị tiền chuyển và thông báo với LĐ TCT nếu thấy có sai lệch giữa phiếu giá đợc duyệt và khoản tiền đợc nhận BĐH DA, ĐVTC có trách nhiệm kiểm tra và xử lý các vớng mắc nếu có và báo cáo

cụ thể với LĐTCT

3.6– Kiểm tra đề nghị thanh toán của đơn vị thi công

- Đơn vị thi công sẽ gửi giấy đề nghị thanh toán tới BĐH DA

để đợc xác nhận giá trị thanh toán, BĐHDA phối hợp với GĐBBP liên quan kiểm tra đề nghị thanh toán của đơn vị thi công

- ĐVTC/BĐHDA căn cứ khối lợng đã đợc xác nhận giữa BĐHDA

và đơn vị thi công, đơn giá trong hợp đồng thầu phụ đã

ký với đơn vị thi công để xác nhận giá trị đơn vị thi công sẽ đợc thanh toán và chuyển đề nghị thanh toán lên LĐ TCT phê duyệt nếu xét thấy đơn vị thi công đã đủ

điều kiện thanh toán

3.7Phê duyệt thanh toán

- Trờng hợp LĐTCT đồng ý với đề nghị thanh toán thì đề nghị thanh toán đã đợc phê duyệt

- Trờng hợp LĐTCT cha phê duyệt thì ĐVTC/ BĐHDA phải kiểm tra và hiệu chỉnh lại cho phù hợp và chính xác để

đệ trình LĐTCT phê duyệt

3.8Thanh toán cho đơn vị thi công

- Sau khi LĐTCT phê duyệt thì giấy đề nghị thanh toán chuyển đến phòng TCKH để thanh toán

- Ban TCKH cân đối các khoản đơn vị thi công còn nợ ( nếu có) và chi trả cho đơn vị thi công trong vòng 7 ngày kể từ ngày nhận đợc chứng từ thanh toán từ lãnh đạo công ty

3.9Rút kinh nghiệm

- Trờng hợp có thay đổi bất lợi cho bất kỳ bên nào đều phải

có kiểm điểm rút kinh nghiệm, lu trữ hồ sơ để tránh mắc phải sai sót tơng tự tái diễn

4 Lu hồ sơ : Các phiếu giá, hồ sơ thanh toán đợc lu tại ban

điều hành và ban TCKH, thời gian lu trữ tuân thủ theo nghị định số 142-CP quy định về việc lu trữ tài liệu

• Quy trình này đang đợc áp dụng có hiệu quả tại Tổng công ty VINACONEX Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện vẫn còn nảy sinh 1 số bất cập đó là :

- Các đơn vị thi công thờng tập trung công tác sản xuất ở hiện trờng, lực lợng làm hồ sơ, phiếu giá thờng chậm trễ

do thiếu ngời làm chuyên nghiệp ; dẫn đến việc thu hồi vốn bị chậm

- Trong Quy trình không quy định đợc thời gian tối thiểu, tối đa cho một bớc nên thờng bị kéo dài thời gian từ khâu

đầu đến khâu cuối gây chậm trễ việc thanh toán

- Có rút kinh nghiệm định kỳ xong vẫn thờng bị tái phạm

do đặc thù của ngành xây dựng

• Biện pháp khắc phục :

- Về quy trình đã phù hợp

- Về con ngời cần đào tạo lực lợng chuyên nghiệp trong công tác lập hồ sơ thanh quyết toán khối lợng hoàn thành, không để kiêm nhiệm nh hiện nay ( cán bộ vừa thi công vừa lên phiếu giá thanh quyết toán)

- Cần quy định thêm thời gian thực hiện từng bớc trong quy trình để không bị chậm trễ, gây ứ đọng vốn cho đơn

vị thi công

Phần II   : Khi thực hiện các hoạt động tác nghiệp hiện nay tại doanh nghiệp, theo anh/chị, doanh nghiệp hiện có những lãng phí nào trong 7 loại lãng phí đợc liệt kê theo mô hình LEAN ? Loại bỏ những loại lãng phí đó bằng cách nào ?

Phơng pháp sản xuất Lean ( lean Manufacturing – Lean production) là một phơng pháp sản xuất đợc xem là mang lại hiệu quả nhất hiện nay

Phơng thức này còn đợc gọi là phơng thức sản xuất TOYOTA (TPS), Phơng thức Just – in – time (JIT) Phơng thức sản xuất không dự trữ (Zero Inventory ), mục tiêu của Lean là hoàn toàn loại bỏ những lãng phí xảy ra trong quá trình sản xuất

từ đó cho phép cải thiện hệ thống sản xuất tối u, tinh gọn Với phơng pháp Lean, doanh nghiệp sản xuất có thể giảm chi phí sản xuất, tăng sản lợng đầu ra và rút ngắn thời gian sản xuất

Theo Lean có 7 loại lãng phí đó là : Sản xuất thừa, đợi chờ, vận chuyển, lu kho, thao tải, gia công thừa, sản phẩm hỏng Thực tế tại doanh nghiệp VINACONEX nơi học viên công tác

do cha áp dụng phơng pháp Lean, mặt khác do đặc thù là doanh nghiệp xây dựng nên 7 loại lãng phí trên vẫn còn xảy

ra, mặc dù doanh nghiệp đã có những tiến bộ nhất định, thờng xuyên ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất cũng nh quản trị điều hành

Qua học tập môn quản trị hoạt động, học viên nhận thấy VINACONEX có thể loại bỏ những lãng phí bằng các giải pháp dới đây :

- Sản xuất thừa ( over – production) : Chúng ta cần làm tốt công tác dự báo, lập kế hoạch sản xuất, sản xuất phải xuất phát từ nhu cầu của khách hàng ( Sản xuất kéo) Nh vậy sẽ hạn chế sản xuất vợt quá yêu cầu một cách không cần thiết, tránh làm gia tăng rủi ro sự lỗi thời của sản phẩm Tuy nhiên cũng có một số trờng hợp cần duy trì sản xuất nhiều hơn một cách chủ ý, kể cả trong quy trình sản xuất áp dụng Lean

- Khuyết tật (defects) : Cần có hệ thống ISO trong quản lý chất lợng để hạn chế tối đa khuyết tật ( sản phẩm hỏng), cần hiểu rằng sản phẩm không chỉ khuyết tật về vật lý, hình học mà còn cả về sai sót trên giấy tờ, cung cấp thông tin sai lệch về sản phẩm, giao hàng trễ, sai quy cách, sử dụng quá nhiều nguyên liệu hay tạo ra phế liệu không cần thiết

- Chờ đợi( Waiting) : ta cần phải tổ chức sản xuất một cách khoa học, loại bỏ việc công nhân hay máy móc nhàn rỗi bởi sự tắc nghẽn hay luồng sản xuất trong xởng kém hiệu quả Việc chờ đợi sẽ tăng thêm chi phí đáng kể cho chi phí nhân công và khấu hao trên từng đơn vị sản lợng bị tăng lên

- Vận chuyển ( Transportation) : Di chuyển ở đây muốn nói đến cần hạn chế bất kỳ sự chuyển động nguyên vật liệu nào không tạo ra giá trị tăng thêm cho sản phẩm

Chẳng hạn nh việc vận chuyển nguyên vật liệu giữa các công đoạn trong sản xuất, cần tối u hoá là sản phẩm đầu

ra của một công đoạn đợc sử dụng tức thời bởi công đoạn

kế tiếp Việc di chuyển giữa các công đoạn xử lý làm kéo dài thời gian chu kỳ sản xuất dẫn đến việc sử dụng lao động và mặt bằng kém hiệu quả và có thể gây nên những đình trệ trong sản xuất

- Dự trữ / Tồn kho ( Inventory) : Cần khắc phục lãng phí về tồn kho bằng cách không dự trữ quá mức cần thiết về nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm Lợng tồn kho phụ trội dẫn đến chi phí tài chính cao hơn về tồn kho, chi phí bảo quản cao hơn và tỉ lệ khuyết tật cao hơn

- Thao tác : Bất kỳ các chuyển động tay chân hay việc đi lại không cần thiết của các công nhân không gắn liền với việc gia công sản phẩm Chẳng hạn nh việc đi lại trong x-ởng quá nhiều do bố trí thiết kế dây truyền kém, làm chậm tốc độ làm việc của công nhân Vậy để làm tốt

điều này ta phải thiết kế nhà xởng, dây chuyền sản xuất một cách hợp lý, nghiên cứu, quan sát, loại bỏ các thao tác thừa của ngời công nhân, từ đó tiết kiệm năng lợng, sức lực và thời gian làm việc

- Gia công thừa ( Over – processing) : Phải căn cứ vào yêu cầu của khách hàng để gia công, nhiều công đoạn làm tăng chi phí mà khách hàng lại không quan tâm Ví dụ làm bóng láng sản phẩm mà khách hàng lại không yêu cầu

và không quan tâm cũng là lãng phí Do vậy, khi sản xuất

cần đặc biệt quan tâm kỹ đơn hàng, tránh gây lãng phí do gia công thừa

Ngoài việc quan tâm loại bỏ 7 loại lãng phí trong sản xuất nêu trên ta còn cần đặc biệt chú ý đến mô hình sản xuất kéo ( Pull system) đây là khái niệm trọng tâm của phơng pháp sản xuất Lean, giúp cho doanh nghiệp đi đến thành công Trên đây là nội dung bài tập cá nhân, học viên đã trình bày; Với những kinh nghiệm thực tiễn cùng kiến thức đã đợc trang

bị qua môn học, học viên tin tởng rằng nó sẽ giúp ích không nhỏ cho doanh nghiệp khi chúng ta làm tốt công tác ứng dụng khoa học vào thực tế sản xuất một cách tinh tế

Xin cảm ơn thày Lê Hiếu Học cùng các cộng sự trong thời gian qua đã giúp đỡ tôi hoàn thành môn học đạt kết quả tốt !

Học viên

Đoàn Châu Phong