TIÊU CHUẨN THỰC HÀNH TỐT 5S I MỤC ĐÍCH Tiêu chuẩn thực hành tốt 5S thiết lập, ứng dụng trì nhằm: - Thể cam kết Lãnh đạo việc áp dụng công cụ quản lý 5S nhằm tạo cảnh quan, môi trường sẽ, ngăn nắp, an toàn để phát huy sáng kiến, cải tiến kỹ thuật tạo lập thái độ làm việc tích cực, tận tụy tồn thể nhân viên Cơng ty - Đưa tiêu chí giúp người nhận biết tính chuẩn hố thực hành tốt 5S cho đối tượng xác định phần V - Là sở để chuyên gia viện dẫn áp dụng trình đánh giá thực hành tốt 5S Công ty II PHẠM VI Tuân thủ yêu cầu tiêu chuẩn nguyên tắc tiên tồn thể CBCNV Cơng ty trình xây dựng, áp dụng trì cải tiến công cụ quản lý 5S - Các yêu cầu nằm tiêu chuẩn có ý nghĩa bao hàm tổng quát, nghĩa có đối tượng chưa điều chỉnh tiêu chuẩn xem xét, áp dụng đối tượng khác miễn chúng có tương đồng tính chất đặc điểm - Thực tế phát sinh trường hợp áp dụng yêu cầu tiêu chuẩn trường hợp xác định ngoại lệ xem xét điều chỉnh tiêu chuẩn áp dụng linh hoạt - Việc vận dụng Tiêu chuẩn thực thời điểm người có trách nhiệm xác định tiến hành nhằm: Đánh giá kết thực hành tốt 5S đơn vị, phận đơn vị, phận liên quan mức độ chuẩn mực để có chế thực hành động cải tiến Xác định ý thức, thái độ nhân viên việc xây dựng hình ảnh, thương hiệu đơn vị Có thể xem xét tiêu chí đánh giá mức độ hồn thành công việc nhân viên III TÀI LIỆU THAM KHẢO - Tiêu chí đánh giá thực hành tốt 5S Trung tâm Năng suất Việt Nam - Thủ tục kiểm sốt tài liệu hành Cơng ty IV THUẬT NGỮ - ĐỊNH NGHĨA Trong Tiêu chuẩn số thuật ngữ hiểu định nghĩa sau: - Kaizen: cải tiến liên tục - 5S: Là chữ đầu từ tiếng Nhật “Seiri”, “Seiton”, “Seiso”, “Seiketsu”, “Shitsuke”, đó: Seiri: Sàng lọc (loại bỏ tất thứ khơng cần thiết, khơng có giá trị khỏi công việc, nơi làm việc) Seiton: Sắp xếp (phân loại, hệ thống hoá để thứ dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra, dễ trả lại) TIÊU CHUẨN THỰC HÀNH TỐT 5S Trang: : /7 Seiso: Sạch (lau chùi, quét dọn, vệ sinh để hướng đến môi trường sống, môi trường làm việc đẹp, lành mạnh, an toàn vệ sinh) Seiketsu: Săn sóc (tiêu chuẩn hố, quy trình hóa đạt để thành viên doanh nghiệp tuân theo cách bản, hệ thống) Shitsuke: Sẵn sàng (bao gồm việc giáo dục, trì, cải tiến bốn nguyên tắc hoàn cảnh suốt trình hoạt động doanh nghiệp) - Khu vực xung quanh (Compound Area): Nơi để phương tiện lại, chốt bảo vệ, trạm bơm nước, vườn hoa, khn viên văn phòng, khn viên khu sản xuất, lối chung vị trí giáp ranh với khu vực xác định khác - Khu vực chung (Common Area): Nơi diễn hoạt động nhiều người bao gồm: Hội trường, phòng họp, phòng khách, nhà ăn, … - Thực hành tốt 5S: Là tất hoạt động 5S tiến hành khu vực, vị trí định phạm vi tồn Cơng ty để đảm bảo nơi đạt đến mức độ chuẩn định (tuỳ theo không gian nơi) V NHỮNG YÊU CẦU CỦA TIÊU CHUẨN 5.1 Các yêu cầu vai trò Lãnh đạo 5.1.1 Cam kết lãnh đạo Lãnh đạo Công ty phải cam kết thực hoạt động cụ thể với việc lưu lại hồ sơ, tài liệu liên quan làm chứng cho thấy hoạt động tiến hành thực tế: - Thiết lập thủ tục dạng văn để công bố rộng rãi cam kết áp dụng thực hành tốt 5S (có thể xây dựng sách riêng biệt lồng ghép vào sách chung doanh nghiệp) - Thực việc đào tạo, phổ biến, tuyên truyền, quảng bá hình thức khác để đảm bảo thực hành tốt 5S tồn thể nhân viên thấu hiểu có thái độ tích cực hưởng ứng tham gia - Thực việc lập triển khai kế hoạch thực hành tốt 5S cấp độ khoảng thời gian cụ thể để định hướng cho hoạt động tiến hành sau - Đảm bảo sẵn có cung cấp kịp thời nguồn lực cần thiết cho hoạt động 5S tiến hành đồng đạt chuẩn mực - Thiết lập thủ tục dạng văn để quy định việc xem xét, đánh giá theo định kỳ hoạt động thực hành 5S tiến hành hoạt động xem xét theo tần suất quy định 5.1.2 Cơ cấu tổ chức hệ thống khuyến nghị Lãnh đạo cao Công ty có phân cơng trách nhiệm triển khai, thực hành 5S thiết lập chế khuyến khích, động viên hưởng ứng tham gia người, bao gồm hoạt động đây: - Ra văn bổ nhiệm thành viên Ban đạo 5S; - Phê duyệt công bố sơ đồ cán phụ trách (hoặc điều phối viên) 5S phạm vi toàn Cơng ty TIÊU CHUẨN THỰC HÀNH TỐT 5S Trang: : /7 - Chỉ đạo việc lập sơ đồ phân công phụ trách thực hành 5S vị trí cụ thể bao gồm: phòng, vị trí làm việc… - Thiết lập thủ tục dạng văn để thực việc phát động, đánh giá, ghi nhận, khen thưởng nhằm động viên khuyến khích tồn thể nhân viên tham gia thực hành 5S 5.2 Khu vực tiền sảnh - Sơ đồ hướng dẫn tầng, phòng, nơi làm việc toàn khu vực phải thiết lập với kích cỡ, màu sắc thích hợp cơng bố vị trí thuận tiện để đảm bảo người nhận biết hiểu rõ sơ đồ - Một số văn đặc thù Cơng ty, là: sách chất lựơng, quy định PCCC, không hút thuốc… nên dán vị trí dễ quan sát để người thực - Việc bố trí chậu hoa, cảnh phải lưu ý đến tính thẩm mỹ, văn hố có khoảng khơng gian thích hợp cho việc lại - Các tin nội bộ, góc 5S thiết lập tiền sảnh phải đảm bảo tính cân xứng không gian thẩm mỹ Những tin tức, nội dung phải cập nhật thường xuyên - Tần suất vệ sinh cần quy định hợp lý để đảm bảo xuất vết bẩn vật dụng không phù hợp khác phải xử lý 5.3 Phòng làm việc - Bàn, ghế, máy tính, máy in, điện thoại, bình nước uống, móc treo quần áo thiết bị phục vụ cho công việc phải vệ sinh thường xuyên, kê đặt ngắn, thuận tiện, hợp lý, thẩm mỹ, an toàn cho người sử dụng Thời gian di chuyển, ảnh hưởng điện trường, tác động ánh sáng, tiếng ồn cần xem xét cẩn trọng tiến hành xếp vật dụng - Trần, sàn, tường, cửa vào, cửa sổ, rèm che phải đảm bảo sẽ, khơng có mạng nhện, vết bẩn, vết ố, chất thải động vật côn trùng; rèm cửa phải đóng kéo hợp lý để tránh gió va đập làm đứt dây nối liên kết rèm - Hồ sơ, tài liệu phải xếp gọn gàng, khoa học phân loại dựa tiêu chí khác Các tiêu chí để phân loại tài liệu hữu bàn làm việc là: Tài liệu chưa xử lý xử lý thực xong; Tài liệu có mức độ quan trọng tài liệu vụ thông thường; Tài liệu cấp tài liệu đơn vị đồng cấp; - Những hồ sơ, tài liệu lỗi thời, hết hiệu lực gái trị sử dụng phải nhận biết tiến hành việc lý hay thiêu huỷ theo quy định - Thực thường xuyên việc sàng lọc xếp để đảm bảo vật dụng hư hỏng gim bấm, kẹp giấy, gim gài… vật dụng cá nhân (quần áo, giầy dép, giấy khen…) phải phân loại chuyển trả vị trí nhằm tránh việc sử dụng nhầm lẫn gây lãng phí thời gian - Máy nước uống phải vệ sinh sẽ, không để dụng cụ vệ sinh quanh khu vực máy nước uống, để bình chứa nước uống gần phân biệt khu vực để bình nước bình TIÊU CHUẨN THỰC HÀNH TỐT 5S Trang: : /7 - Việc sử dụng tủ hồ sơ, ngăn kéo bàn làm việc phải gắn nhãn mác để mơ tả vị trí vật dụng bên Đồng thời, vật dụng nên đặt ngắn Việc đóng kín cửa tủ, ngăn kéo nên quan tâm thực - Hệ thống dây điện, mạng internet, dây điện thoại kết nối thiết bị phải bó buộc thích hợp để đảm bảo an tồn cho người sử dụng tính thẩm mỹ - Sơ đồ phân công thực 5S phải thiết lập với kích cỡ hợp lý bố trí nơi thích hợp để đảm bảo người làm việc phòng nhận biết thấu hiểu phạm vi, trách nhiệm 5.4 Dữ liệu máy tính Các liệu máy tính (máy cá nhân, máy dùng chung, liệu mạng) phải quản lý cách thiết lập thư mục (folder) với tên cụ thể Mỗi thư mục chứa đựng loại tập tin (file) hồ sơ, tài liệu theo đặc điểm, tính chất để đảm bảo rằng: - Bất kỳ hồ sơ, tài liệu hữu máy tính phải tìm thấy khoảng thời gian quy định kể từ nhận yêu cầu - Khơng có lầm lẫn tài liệu lỗi thời với tài liệu hành khơng có phân biệt rạch ròi chúng 5.5 Lưu trữ hồ sơ, tài liệu - Việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu phải thiết lập kiểm soát theo thủ tục kiểm soát tài liệu hồ sơ hành cơng ty Người quản lý phải trích xuất tài liệu, hồ sơ có liên quan thời gian quy định kể từ nhận yêu cầu - Khi xếp vào ngăn kệ (hoặc vật dụng khác) phải có kiểm sốt trực quan (hình ảnh, ký hiệu, quy ước… hình thức khác) để đảm bảo xáo trộn, thay đổi bất thường vị trí mát người quản lý phát nhanh chóng có thể, - Thực việc hoàn trả hồ sơ, tài liệu vị trí ban đầu 5.6 Khu vực chung 5.6.1 Hội trường, phòng họp - Các vật dụng phải đặt bố trí thuận tiện cho tính phòng đảm bảo chúng sàng lọc, xếp, thông qua trực quan - Lập dán nội dung cảnh báo điều không nên thực (có thể là: khơng hút thuốc, khơng vứt rác vào chậu cây, không sờ vào vật…) để người nhìn thấy thực - Việc bố trí sọt rác, nơi đổ nước thừa cần thiết để tránh rác thải, tàn thuốc bị vứt bỏ bừa bãi, - Các chậu hoa, cảnh phải đặt vị trí thích hợp nhiệt độ, ánh sáng thực chăm sóc, cắt tỉa thường xuyên - Hệ thống dây điện, dây kết nối thiết bị trình chiếu, thiết bị âm thanh, ánh sáng phải bó buộc gọn gàng bố trí chìm vào vách từơng để đảm bảo thẩm mỹ an toàn cho người sử dụng 5.7 Khu vực xung quanh 5.7.1 Khu vực để xe - Có bảng hướng dẫn riêng cho loại phương tiện để khu vực TIÊU CHUẨN THỰC HÀNH TỐT 5S Trang: : /7 - Có đường kẻ để phân định khu vực, vị trí để phương tiện trang bị phòng chống cháy nổ để đảm bảo phương tiện bảo vệ an toàn - Bảng phân công thực 5S thiết lập đặt vị trí thích hợp để người nhận biết 5.7.2 Các chốt bảo vệ - Vũ khí, cơng cụ hỗ trợ vật dụng liên quan đến công tác bảo vệ phải kiểm tra, vệ sinh, xếp, cất giữ vị trí thuận tiện đảm bảo an tồn, động sử dụng - Vị trí làm việc, nghỉ ngơi khu vực phụ cận xung quanh phải thường xuyên vệ sinh để đảm bảo Việc vệ sinh bao gồm: quét dọn, lau chùi, nhặt cây, rác thải, chai lọ… chặt bỏ cối che khuất tầm nhìn - Giường, chiếu, chăn màn, trang phục, giầy dép… nhân viên phải sặp đặt ngắn, - Sơ đồ phân công thực 5S thiết lập vị trí thích hợp để đảm bảo nhân viên vị trí hiểu rõ phạm vi, trách nhiệm 5.7.3 Vườn hoa, cầu thang, lối chung, hệ thống nước - Khơng có chất thải, rác, vật dụng hư hỏng, chai lọ, tàn thuốc, xác chết động vật… bị vứt bỏ tồn vị trí - Các hoạt động vệ sinh phải tiến hành với tần suất thích hợp để đảm bảo khơng có vết bùn đất, rêu bám, nước đọng, cỏ mọc - Các hố ga, lối thoát nước phải khơi thơng, nạo vét để đảm bảo khơng có cây, rác thải vật dụng làm cản trở dòng chảy, tốc độ nước - Có bảng dẫn vị trí cụ thể, nơi quy định khu vực phép thực hoạt động riêng biệt như: nơi hút thuốc, nơi đổ rác, khu vực phơi quần áo… - Những vị trí phải có người chịu trách nhiệm thực hành 5S sở sơ đồ phân công quy định khác 5.8 Khu vực kho 5.8.1 Kho hành - Các vật dụng thường thấy nhân viên phục vụ như: chổi, giẻ lau, hoá chất vệ sinh, nước uống, ly tách, chăn màn, chiếu gối… phải xếp riêng biệt theo tính chất vật dụng để đảm bảo thứ không đảm bảo vệ sinh phải cách ly với vật dụng phục vụ cho việc ăn uống - Các kệ đựng hàng hố, vật dụng nên có nhãn mác để phân biệt vị trí; điều giúp người quản lý dễ dàng nhận biết trực quan số lượng vật dụng có, số lượng cần bổ sung - Các vật dụng qua sử dụng như: chai lọc, túi nilông, thùng catton… phải tập hợp di chuyển đến vị trí thích hợp nhằm thực việc thiêu huỷ hay lý 5.8.2 Kho công cụ dụng cụ - Các sơ đồ kho phải thiết lập với kích cỡ, màu sắc thích hợp đặt vị trí thuận tiện cho việc quan sát, nhận biết - Tất vật tư, thiết bị phải sàng lọc thường xuyên tiến hành phân loại theo tiêu chí cụ thể phải xếp ngăn nắp, trật tự TIÊU CHUẨN THỰC HÀNH TỐT 5S Trang: : /7 - Chừa lối định cho việc vận hành xe nâng phương tiện chuyển tải khác (nếu có thể) - Thiết lập đường kẻ, vẽ nhằm phân định ranh giới, phạm vi đặt, để vật tư, thiết bị kiểm soát xê dịch không hợp lý dấu hiệu thay đổi bất thường vật tư, thiết bị - Lập sơ đồ phân công phụ trách thực hành 5S kho riêng biệt với màu sắc tần suất thích hợp để đảm bảo tất vật tư, thiết bị hàng hoá liên quan kiểm soát chịu trách nhiệm người cụ thể 5.8.3 Kho nguyên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm - Các sơ đồ kho phải thiết lập với kích cỡ, màu sắc thích hợp đặt vị trí thuận tiện cho việc quan sát, nhận biết - Nguyên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm phải xuất nhập theo nguyên tắc loạI sản phẩm (FIFO, LIFO, đích danh,…) - Nguyên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm phải nhận biết thẻ kho, ghi rõ mã hàng, ngày nhập - Đánh dấu tủ, ngăn kéo để phân định ranh giới, phạm vi đặt, để tủ kệ chứa nguyên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm để kiểm soát xê dịch không hợp lý dấu hiệu thay đổi bất thường vật tư, nguyên liệu 5.9 Máy móc – thiết bị - Tất máy móc thiết bị phân công người chịu trách nhiệm thực 5S phân công phải đảm bảo phù hợp với quy định phân giao quản lý thiết bị - Phải có tài liệu hình ảnh minh họa để hướng dẫn sử dụng, vận hành hay sửa chữa máy móc, thiết bị biên soạn, kiểm tra, sốt xét, phê duyệt cơng bố hợp lệ sẵn có tài liệu người vận hành, sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị - Có dấu hiệu cảnh báo nguy hiểm theo cấp độ máy móc (các cảnh báo tiếng nước phải dịch tiếng Việt) dấu hiệu phải đặt vị trí thích hợp đảm bảo tính trực quan cho người sử dụng - Có mơ tả màu sắc (hoặc hình thức thích hợp khác) để nhận biết biên độ làm việc bình thường hay nguy hiểm; chiều đóng, mở; chiều quay; điểm định vị cảnh báo chống xoay, yêu cầu cấm thao tác yêu cầu máy móc, thiết bị cần thiết chúng phải đặt vị trí thích hợp đảm bảo người nhận biết - Các thiết bị chứa đựng yếu tố nguy hiểm phải dán nội quy an toàn cạnh máy để người vận hành người có liên quan nhìn thấy, hiểu - Việc vệ sinh máy móc, thiết bị phải thực với tần suất, thời gian người cụ thể Điều quy định sơ đồ phụ trách dán họ tên, hình ảnh người vào máy móc, thiết bị 5.10 Nơi làm việc công nhân - Các công cụ, dụng cụ, đồ nghề, chìa khóa thiết bị liên quan đến q trình tác nghiệp kỹ sư, cơng nhân phải xếp, quản lý cách khoa học, hợp lý, tránh nhầm lẫn cất giữ vị trí thuận tiện cho việc sử dụng Vị trí là: Gần với nơi tiến hành công việc thuận tiện cho việc di chuyển TIÊU CHUẨN THỰC HÀNH TỐT 5S Trang: : /7 Nơi đảm bảo cho tính cơng cụ dụng cụ, đồ nghề có liên quan đến độ ẩm, ánh sáng, khí hậu yếu tố khác môi trường - Các bảng phân công nhiệm vụ, lịch làm việc, thông báo phải rõ ràng, hợp lý cập nhật thường xuyên - Các tủ hồ sơ, tài liệu, tủ đựng dụng cụ đồ nghề phải có nhãn dán bên miêu tả chủng loại, số lượng bên tủ việc quản lý chìa khố phải quy ước cho người cụ thể - Quần áo, trang bị bảo hộ lao động phải cất giữ vị trí thuận lợi, kín đáo, thẩm mỹ cần thiết dán lên người sở hữu kệ, móc riêng biệt 5.11 Phòng vệ sinh (WC) - Có lịch vệ sinh gồm: Nội dung công việc, tần suất, người thực hiện; hướng dẫn cách thức sử dụng thiết bị quy định khác để đảm bảo tính sẽ, thẩm mỹ (nếu cần thiết) - Phải dọn dẹp, lau chùi theo tần suất thích hợp đảm bảo khơng có mùi hơi, cáu cặn, vết ố khơng có vi sinh vật ruồi muỗi bám đậu - Sự sàn phòng vệ sinh yêu cầu cần thiết chứng tỏ việc khô ráo, khơng có nước ứ đọng vết cáu bẩn, cặn bám mạng nhện tất vị trí 5.12 Yêu cầu Tổng vệ sinh - Định kỳ lần/năm, cơng ty tiến hành Tổng vệ sinh tồn công ty Ngày tổng vệ sinh phải ban lãnh đạo phê duyệt thông báo đến tất phận chậm 10 ngày trước ngày tiến hành tổng vệ sinh - Trước ngày tổng vệ sinh, phụ trách phòng/xưởng/khu vực tiến hành chụp ảnh điểm chưa 5S trước tiến hành để so sánh theo dõi - Các phòng/xưởng tiến hành chuẩn bị thơng tin sàng lọc, chuẩn bị dụng cũ để đảm bảo việc tổng vệ sinh tiến hành tốt - Sau khí tiến hành tổng vệ sinh, phòng/xưởng đồng thời tiến hành thực Sàng lọc, Sắp xếp theo 5S chuẩn tửng phòng/xưởng - Phụ trách ban ISO/người ủy quyền tiến hành báo cáo đánh giá ngày Tổng vệ sinh ... đạo 5S; - Phê duyệt công bố sơ đồ cán phụ trách (hoặc điều phối viên) 5S phạm vi tồn Cơng ty TIÊU CHUẨN THỰC HÀNH TỐT 5S Trang: : /7 - Chỉ đạo việc lập sơ đồ phân công phụ trách thực hành 5S. .. thực hành tốt 5S (có thể xây dựng sách riêng biệt lồng ghép vào sách chung doanh nghiệp) - Thực việc đào tạo, phổ biến, tuyên truyền, quảng bá hình thức khác để đảm bảo thực hành tốt 5S tồn thể... kế hoạch thực hành tốt 5S cấp độ khoảng thời gian cụ thể để định hướng cho hoạt động tiến hành sau - Đảm bảo sẵn có cung cấp kịp thời nguồn lực cần thiết cho hoạt động 5S tiến hành đồng đạt chuẩn