532 1 8 quy dinh le loi lam viec1

Công ty TNHH Điện thoại Vân Chung Địa chỉ: 157 Đặng Tiến Đông, Đống Đa, Hà Nội Tel: 04 5375995 Fax: 04 5376006 QUY ĐỊNH VỀ LỀ LỐI LÀM VIỆC, CHẾ ĐỘ HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA CBCNV CÔNG TY Nhằm nâng cao tinh thần trách nhiệm, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ xây dựng hoạt động công ty trật tự – nề nếp, kỷ cương, Tổng Giám đốc Công ty quy định lề lối làm việc , chế độ hoàn thành nhiệm vụ trách nhiệm đối tới CBCNV Công ty sau: I CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC CỦA BAN TGĐ: • Hàng tuần thư ký Tổng Giám đốc lập lịch làm việc trình TGĐ xem xét, trường hợp phát sinh cập nhật lại vào lịch cơng tác báo lại cho TGĐ biết • Các phận muốn làm việc với Tổng Giám đốc phải đăng ký lịch làm việc với thư ký TGĐ • Tổng Giám đốc làm việc với cấp Trưởng phòng, Giám đốc Xí nghiệp, truờng hợp lại: làm việc chế độ sách nhân làm việc với Trưởng phòng TCHC, làm việc sản xuất kinh doanh gặp Trưởng phòng Kế hoạch Giám đốc sản xuất, với với để chất lượng gặp Giám đốc chất lượng, với với để kế tốn – tài chánh gặp Trưởng phòng Kết tốn Các trưởng phòng, giám đốc sau khơng giải xin lịch gặp TGĐ để xin ý kiến đạo II/ CHẾ ĐỘ HỘI HỌP: Họp giao ban: Www.vctel.com/www.vanchung.vn Trang: Công ty TNHH Điện thoại Vân Chung Địa chỉ: 157 Đặng Tiến Đông, Đống Đa, Hà Nội Tel: 04 5375995 Fax: 04 5376006 • Công ty họp giao ban thường xuyên vào đầu tháng, ngồi có họp đột xuất, họp chuyên đề để giải công vệc phát sinh theo yêu cầu Ban Tổng Giám đốc theo đề nghị phận • Thành phần tham gia họp giao ban gồm có Ban Tổng Giám đốc Trợ lý TGĐ, Thư ký TGĐ, Trưởng phòng ban, Giám đốc Xí nghiệp Các trường hợp mở rộng thành viên họp theo đạo TGĐ, Phòng TCHC có trách nhiệm mời họp • Công tác chuẩn bị họp giao ban bao gồm chuẩn bị phòng họp, nhắc nhở thành viên tham gia họp… Phòng TCHC thực • Nội dung chủ yếu họp bao gồm: Tổng Giám đốc thông báo nội dung họp, thị…, Trưởng phận báo cáo tình hình cơng tác, Tổng Giám đốc tóm tắt nội dung họp • Thư ký Tổng Giám đốc người ghi biên họp, nội dung họp Phòng TCHC lập thông báo triển khai cho phận Họp đột xuất: Cuộc họp đột xuất thực theo đạo Ban TGĐ đề nghị phận, tuỳ theo nội dung, tính chất họp, Tổng Giám đốc thơng báo để Phòng TCHC chuẩn bị nội dung họp theo phần Họp chuyên đề, tổng kết: • Cuộc họp tổng kết, chuyên đề thực theo yêu cầu Tổng Giám đốc phận • Bộ phận chủ trì phải lập chương trình họp (trong trường hợp họp Tổng Giám đốc thị Phòng TCHC chuẩn bị) Chương trình họp phải bao gồm nội dung: mục đích họp, thời gian họp, nội dung họp, thành phầp tham gia… • Phòng TCHC có trách nhiệm chuẩn bị địa điểm họp Bộ phận mời họp có trách nhiệm mời họp theo chương trình họp • Người mời họp đồng thời chủ toạ buổi họp, chương trình buổi họp phải xoay quanh mục tiêu đề ra, nội dung không liên quan giải buổi họp khác… Www.vctel.com/www.vanchung.vn Trang: Công ty TNHH Điện thoại Vân Chung Địa chỉ: 157 Đặng Tiến Đông, Đống Đa, Hà Nội Tel: 04 5375995 Fax: 04 5376006 • Người mời họp phân công người ghi biên bản, nội dung cuộp họp người mời họp phát hành thông báo cho phận III/ VIỆC TRÌNH KÝ CÁC LOẠI TÀI LIỆU, HỒ SƠ: • Tồn tài liệu, hồ sơ trình ký cho Ban TGĐ phải để bìa sơ mi ghi rõ phận • Mọi tài liệu trước chuyển lên Tổng Giám đốc phải có chữ ký Trưởng phận, • Tài liệu hồ sơ phải đẹp rõ ràng • Tài liệu, hồ sơ phải chuyển cho Thư ký Tổng Giám đốc, thứ ký Tổng Giám đốc kiểm tra tài liệu hồ sơ, trường hợp thấy tài liệu hồ sơ bị sai, khơng phải hồi lại phận liên quan, sau kiểm tra hồn tất trình Tổng Giám đốc ký • Trường hợp khẩn cấp Trưởng phận cấp Phòng, Giám đốc Xí nghiệp trực tiếp gặp Tổng Giám đốc xin ý kiến, trình ký IV/ CƠNG TÁC BÁO CÁO • Trưởng phận liên quan có trách nhiệm báo cáo ngày, báo cáo tuần cho Tổng Giám đốc, việc báo cáo thực theo quy định báo cáo nội Cơng ty • Đối với báo cáo tuần, phận ghi rõ công việc thực tuần, công việc chưa thực (nêu rõ nguyên nhân), kế hoạïch công tác tuần tới V/ CHẾ ĐỘ BẢO MẬT HỒ SƠ TÀI LIỆU • Các hồ sơ tài chách tình hình sản xuất kinh doanh Công ty phải bảo quản theo chế độ bảo mật • Các phận có trách nhiệm bảo quản tốt khơng để hư hỏng thất hồ sơ, tài liệu… theo quy định Thủ tục kiểm sốt hồ sơ VI/ CƠNG TÁC TIẾP KHÁCH VÀ QUAN HỆ VỚI BÊN NGỒI Tiếp khách Cơng ty: Www.vctel.com/www.vanchung.vn Trang: Công ty TNHH Điện thoại Vân Chung Địa chỉ: 157 Đặng Tiến Đông, Đống Đa, Hà Nội Tel: 04 5375995 Fax: 04 5376006 Tất CBCNV phải giữ thái độ ân cần lịch với khách hàng đến quan hệ công tác Tuy nhiên để đảm bảo trật tự hiệu cơng việc phải tn thủ quy định sau: • Khách đến liên hệ làm việc với Ban TGĐ có hẹn trước đột xuất bảo vệ liên lạc với Thư ký TGĐ để tiếp khách, trường hợp khơng có Ban TGĐ, thư ký TGĐ bảo vệ thơng báo cho Phòng TCHC để tiếp đón, phận tạp vụ văn phòng chịu trách nhiệm chuẩn bị nước kho khách • Nếu Ban TGĐ có lịch làm việc tiếp khách tuỳ trường hợp mà Phòng TCHC bố trí nơi tiếp đón, chuẩn bị nước • Khách đến quan hệ với phòng chức bảo vệ thơng báo đến phòng chức để đón tiếp làm việc, trường hợp quan hệ riêng tiếp xúc phòng bảo vệ Tiếp xúc với quan thơng truyền hình, báo đài… Tổng Giám đốc người phát ngơn thức Công ty, trường hợp Tổng Giám đốc vắng Phó TGĐ thay TGĐ tiếp khách VII/ TÁC PHONG LÀM VIỆC CỦA CNV • Trong làm việc, tất CBCNV phải giữ thái độ lịch tinh thần hợp tác lợi ích Cơng ty • CNV đến công ty làm việc phải đeo thẻ, thẻ phải giữ gìn cẩn thận • CNV khơng sang phận khác nói chuyện, làm việc riêng trừ trường hơp có nhiệm vụ giao • CNV khơng sử dụng điện thoại cho việc riêng, hạn chế tối đa việc sử dụng điện thoại q lâu • Đến Cơng ty làm việc, CNV mặc đầy đủ đồng phục cấp phát, nam CNV khu vực văn phòng mặc quần áo sơvin, giầy dép có quai • Trong làm việc, CNV khơng nói q lớn, tác phong hồ nhã • Khu vực làm việc ln thu xếp gọn gàng, loại hồ sơ khơng sử dụng lưu trữ ngăn nắp Www.vctel.com/www.vanchung.vn Trang: Công ty TNHH Điện thoại Vân Chung Địa chỉ: 157 Đặng Tiến Đông, Đống Đa, Hà Nội Tel: 04 5375995 Fax: 04 5376006 VIII/ VIỆC PHÁT HÀNH VÀ BẢO QUẢN CƠNG VĂN TÀI LIỆU Xử lý cơng văn đi: • Phòng Tổ chức Hành chánh soạn thảo và trình ký cơng văn theo đạo Ban Tổng Giám đốc Các văn liên quan đến chun mơn đơn vị đơn vị soạn thảo trình ký • Sau trình ký xong, phận soạn thảo phát hành công văn, photo phải đóng dấu để kiểm sốt Các tài liệu hồ sơ chuyển giao phải ký nhận vào sổ công văn, trường hợp gởi fax phải giữ lại cuống fax, trường hợp gỡi mail phải lưu lại nội dung gởi Tiếp nhận xử lý công văn đến: • Tất thư từ, cơng văn chuyển đến bảo vệ có trách nhiệm giao cho văn thư kiểm tra vào sổ, văn thư có trách nhiệm chuyển công văn cho phận liên quan, yêu cầu phận ký nhận vào sổ giao công văn Đối với công văn không ghi rõ người nhận xin ý kiến Trưởng phòng TCHC giải • Đối với fax văn thư nhận fax giao cho phận liên quan, đồng thời yêu cầu ký vào sổ giao công văn Trường hợp công văn fax cần lưu lại phải photo lại lưu photo Fax phải chuyển không nhận • Đối với mail người quản lý mail in mail cho người nhận yêu cầu người nhận ký vào sổ giao công văn, người quản lý mail có trách nhiệm kiểm tra hộp thư mail 03 lần vào lúc giờ, 13 giờ, 16 Mail phải chuyển không sau check mail IX/ TRIỂN KHAI THỰC HIỆN: • Phòng Tổ chức Hành chánh chịu trách nhiệm triển khai giám sát việc thực theo quy định • Quy định có hiệu lực kể từ ngày ban hành Www.vctel.com/www.vanchung.vn Trang: Công ty TNHH Điện thoại Vân Chung Địa chỉ: 157 Đặng Tiến Đông, Đống Đa, Hà Nội Tel: 04 5375995 Fax: 04 5376006 Www.vctel.com/www.vanchung.vn Trang: ... vào lúc giờ, 13 giờ, 16 Mail phải chuyển không sau check mail IX/ TRIỂN KHAI THỰC HIỆN: • Phòng Tổ chức Hành chánh chịu trách nhiệm triển khai giám sát việc thực theo quy định • Quy định có hiệu... theo quy định Thủ tục kiểm soát hồ sơ VI/ CÔNG TÁC TIẾP KHÁCH VÀ QUAN HỆ VỚI BÊN NGỒI Tiếp khách Cơng ty: Www.vctel.com/www.vanchung.vn Trang: Công ty TNHH Điện thoại Vân Chung Địa chỉ: 15 7 Đặng... phận liên quan có trách nhiệm báo cáo ngày, báo cáo tuần cho Tổng Giám đốc, việc báo cáo thực theo quy định báo cáo nội Cơng ty • Đối với báo cáo tuần, phận ghi rõ công việc thực tuần, công việc