Một số quy định chung khi làm việc tại công ty
Một số quy định chung khi làm việc tại công ty 1.3.1.1 Trang phục Trang phục lịch sự là điều cần thiết. Nó chứng tỏ thái độ tôn trọng mọi người chung quanh. Nhân viên nữ có thể phục trang áo sơ-mi, quần tây, váy hoặc áo dài. Đối với nhân viên nam nam, cần mặc áo sơ-mi và quần tây lịch sự khi anh/chị làm việc cho công ty. Khi hội họp hoặc tiếp các đối tác quan trọng nhân viên cần phải thắt cravat. Ngoai ra nhân viên nam cũng cần chú ý cắt tóc và để râu ở mức độ nghiêm chỉnh. Quy định về trang phục được miễn áp dụng toàn công ty trong ngày thứ Bảy hàng tuần. Khu vực Phòng nghiên cứu phát triển không áp dụng quy định trang phục. 1.3.1.2 đúng giờ Thời gian làm việc của công ty là 7,75 tiếng mỗi ngày, bắt đầu từ 8g15 buổi sáng đến hết 5 giờ chiều, từ Thứ Hai đến Thứ Bảy. Vào đầu năm dương lịch, công ty sẽ công bố lịch làm việc của năm, trong đó sẽ cho phép một số chiều thứ Bảy nếu anh/chị xong việc bạn có thể sắp xếp về sớm, còn nếu anh/chị chưa hết việc thì dĩ nhiên bạn vẫn tiếp tục làm việc. Đối với các nhân viên được cử đi làm việc với đối tác ở ngoài công ty thì giờ làm việc sẽ tuân thủ theo giờ làm việc của đối tác. Anh/Chị có 60 phút (từ 12g đến 13g) để dùng cơm trưa. Đến đúng giờ làm việc là yêu cầu bắt buộc đối với toàn thể nhân viên. Trong trường hợp bất khả kháng, anh/chị phải thông báo ngay bằng điện thoại cho người quản lý trực tiếp. Nhân viên các chi nhánh có thể có quy định riêng. Nếu nhân viên đi trễ quá 3 lần trong 1 quý, mỗi lần đi trễ trên 30 phút và không được sự đồng ý của cấp trên trực tiếp quản lý thì rất có thể anh/chị sẽ bị đánh giá xếp loại làm ảnh hưởng đến việc tăng lương và xét thưởng 6 tháng sau này. 1.3.1.3 Chào hỏi Chúng tôi khuyến khích thái độ giao tiếp cởi mở trong công ty. Khi gặp cấp trên, bạn nên chủ động chào hỏi trước. Đối với cấp dưới, thái độ ân cần chào hỏi cũng là điều cần thiết. Nếp giao tiếp chào hỏi nhau mỗi đầu và cuối ngày sẽ giúp cho tập thể nhân viên chúng ta gắn bó hơn. 1.3.1.4 Nơi làm việc 1 Luôn luôn phải giữ cho bàn làm việc của anh/chị ngăn nắp. Cuối mỗi ngày, anh/chị nên dành ít phút dọn dẹp lại nơi làm việc. Công ty cung cấp cho anh/chị đầy đủ văn phòng phẩm để sử dụng cho việc công với tinh thần tiết kiệm. Anh/Chị không nên mang các văn phòng phẩm của công ty về nhà dùng cho việc riêng. Công ty khuyến khích anh/chị tận dụng cả hai mặt giấy đối với các văn bản nội bộ. Anh/Chị không được tự ý di chuyển bàn làm việc đi chỗ khác. Anh/Chị cũng cần hạn chế nói cười quá lớn tại nơi làm việc gây ảnh hưởng công việc người khác. 1.3.1.5 Hút thuốc Công ty cấm hút thuốc lá trong phòng làm việc. Tuy nhiên, nếu anh/chị không thể bỏ ngay được thuốc lá thì anh/chị vẫn được phép hút thuốc tại những khu vực cho phép và cần phải tuân thủ các quy định sau đây khi hút thuốc lá: 1. Chỉ hút thuốc lá khi có gạt tàn thuốc trước mặt. Anh/Chị nên tự mình phục vụ gạt tàn thuốc cũng như đổ bỏ tàn thuốc đã tắt hẳn vào giỏ rác trước khi ra về. 2. Nghiêm cấm việc hút thuốc lá khi đi lại trong công ty hoặc đứng trò chuyện mà không có gạt tàn thuốc trước mặt. 1.3.1.6 Ăn uống Trên sân thượng văn phòng chính của công ty có bar để pha chế nước uống. Công ty cung cấp cho bạn ly sạch và các thức uống như trà, cafe, nước lọc nhưng anh/chị nên tự phục vụ thức uống và nhớ phải dọn 2 dẹp ly nước của mình sau khi sử dụng. Công ty sử dụng bình nóng lạnh để uống nước, nhân viên nam nên chủ động thay bình nước khi bạn thấy hết nước. 1.3.1.7 Tiếp Khách Khi tiếp khách đến quan hệ công tác, dù ở cương vị nào, Anh/chị cũng là người đại diện cho công ty. Anh/chị cần xem lại trang phục của mình đã nghiêm chỉnh chưa. Anh/chị cũng nên giữ thái độ nghiêm túc trong ngôn ngữ cũng như hành vi khi làm việc với khách. Cần chú ý đăng ký trước với phòng Hành chánh Nhân sự mức độ quan trọng của cuộc họp theo mức A, B, C để giữ chỗ và chuẩn bị cho buổi họp của bạn tại phòng họp. Với mức độ A Anh/chị sẽ được chuẩn bị trái cây, khăn giấy, kẹo the, nước uống, bật máy lạnh và đèn trước 15 phút; với mức độ B bạn sẽ được chuẩn bị khăn giấy, kẹo the, nước uống, bật máy lạnh và đèn trước 15 phút; và với mức độ C bạn sẽ chỉ được chuẩn bị nước uống. Sau khi thông báo với phòng Hành chánh và được chấp thuận, Anh/chị chủ động cài mảnh giấy ghi chữ “reserved từ mấy giờ đến mấy giờ, tên người đặt phòng” vào cửa phòng. 1.3.1.8 Rra ngoài Anh/chị nhất thiết phải báo cáo và được sự chấp thuận của cấp trên trực tiếp trước khi ra khỏi công ty trong giờ làm việc. Anh/chị cũng nên tự mình ghi vào lịch công tác chung kế hoạch ra ngoài của mình để tiện cho việc thông tin liên lạc khi cần thiết. 1.3.1.9 Điện thoại Điện thoại là phương tiện liên lạc mà công ty trang bị cho Anh/chị để làm việc. Anh/chị chỉ nên sử dụng vào mục đích có lợi cho công ty. Khi có chuông gọi đến, Anh/chị không nên để máy rung quá hai hồi chuông mà phải bắt máy ngay. Cần chủ động xưng tên công ty và tên cá nhân ngay khi bắt máy. Nếu cuộc gọi đến cho một người thứ ba, nên lịch sự đề nghị người gọi vui lòng chờ máy để chuyển cuộc gọi. Nếu người thứ ba vắng mặt, bạn nên hỏi lại xem người gọi có cần để lại lời nhắn hay không. Đường dây điện thoại nên sẵn sàng để nhận cuộc gọi từ bên ngoài. Các cuộc gọi điện thoại nên ngắn gọn dưới 3 phút. Về nguyên tắc, không được sử dụng điện thoại vào việc riêng, trừ trường hợp khẩn cấp. 1.3.1.10 Điện thoại di động Khi dự các buổi họp hoặc đang tiếp khách, Anh/chị nên lịch sự chuyển điện thoại di động sang chế độ rung hoặc tắt chuông. Nếu cần nghe điện thoại khi đang tiếp khách, Anh/chị nên xin lỗi trước người đang tiếp chuyện với mình. 3 1.3.1.11 Email Khi làm việc tại công ty, Anh/chị sẽ được cấp địa chỉ email để tiện trong việc giao dịch. Công ty quy định địa chỉ email của bạn sẽ được đăt theo quy luật sau: “tên”.”họ và tên lót”@phongnhien.com.vn. Ví dụ tên bạn là Nguyễn Văn A bạn sẽ có địa chỉ email là a.nguyenvan@phongnhien.com.vn. Lưu ý về việc sử dụng email: + Chỉ dùng font VIQR hoặc dùng font Unicode Window + Khi gửi hình ảnh: cần phải resize trước khi gửi để hình có dung lượng nhỏ hơn 200kb hoặc resize hình xuống với width nhỏ hơn 800pixels + Hạn chế gửi email có dung lượng lớn hơn 1Mb + Khi gửi file sử dụng các phần mềm văn phòng như word, excel: nếu cần có sự chỉnh sửa, thảo luận có thể gửi file theo dạng attach, còn nếu chỉ để báo cáo thì gửi trực tiếp từ trong phần mềm office. + Hạn chế sử dụng email công ty cho các giao dịch cá nhân không phải do nhu cầu công việc của công ty. Công ty cũng không chịu trách nhiệm về các email giao dịch cá nhân này. 1.3.1.12 Skype Việc sử dụng skype là điều bắt buộc. Bạn phải đăng ký một tài khoản skype. Mỗi khi sử dụng máy tính để làm việc, Anh/chị phải đăng nhập tự động và không được để chế độ ẩn (hide). 1.3.1.13 Internet Internet rất hữu ích và cần thiết đối với mọi người. Công ty khuyến khích mọi người sử dụng internet như một công cụ phục vụ cho công việc. Anh/chị và các đồng sự trong công ty đang sử dụng chung một đường truyền internet, do vậy bạn chỉ ưu tiên sử dụng internet phục vụ cho công việc, Anh/chị cần phải tự giác hạn chế các truy cập làm ảnh hưởng đến đường truyền chỉ vì mục đích phục vụ cho nhu cầu giải trí cá nhân như nghe nhạc hay download phim. Công ty nghiêm cấm bạn sử dụng các phương tiện thông tin như internet và email do công ty cung cấp để thực hiện các hành vi vi phạm pháp luật như truy cập trang web xấu, giao dịch phạm pháp v.v… Trong trường hợp này, bạn phải hoàn toàn tự chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật. 1.3.1.14 Tiết kiệm điện 4 Trước khi rời khỏi nơi làm việc trong thời gian dài hoặc trước khi ra về, Anh/chị nên tắt hết đèn trong phạm vi làm việc. Cuối ngày, trước khi khóa cửa phòng phải tắt các thiết bị sử dụng điện. Anh/chị cũng nên tắt máy lạnh trước 15 phút khi ra về để vừa tiết kiệm điện vừa bảo đảm sức khỏe của bạn. Người cuối cùng rời phòng họp cũng phải tự giác ngắt điện chiếu sáng và máy lạnh. 1.3.1.15 Chìa khóa Trưởng phòng là những người được quyền nắm giữ chìa khoá công của văn phòng công ty. Nếu Anh/chị cần vào công ty ngoài giờ làm việc, Anh/chị phải báo với trưởng phòng để mở cửa ra vào. Nếu Anh/chị có việc đột xuất cần vào phòng làm việc ngoài giờ Anh/chị cũng có thểliên hệ bảo vệ để được mở cửa. 1.3.1.16 Nhận quà biếu Anh/chị không nên nhận quà biếu của khách hàng để tránh nhân nhượng trong công việc. Trường hợp nếu bạn có nhận quà trị giá trên 500.000 VNĐ thì phải báo cho trưởng phòng biết. Trưởng phòng sẽ cho ý kiến xử lý món quà này. 1.3.1.17 Gìn giữ văn phòng sạch đẹp Chúng tôi mong muốn Anh/chị luôn luôn tự giác giữ gìn văn phòng sạch đẹp, ngay cả khi nó thuộc khu vực làm việc của bạn hay không. Ghế ngồi phải được xếp ngay ngắn trước khi rời khỏi bàn họp hay bàn làm việc. 1.3.1.18 Sử dụng xe: Công ty có trang bị xe ôtô đưa đón ban lãnh đạo, tuy nhiên Anh/chị cũng có thể mượn để sử dụng cho việc đi lại phục vụ cho công việc. Nếu Anh/chị đi công tác trong nội thành bạn cần phải hỏi ý kiến người trực tiếp sử dụng xe hoặc người quản lý xe. Trong trường hợp người trực tiếp sử dụng xe đi công tác hoặc không có mặt trong văn phòng bạn có thể đề xuất phòng Quản trị. Nếu thời gian đi công tác nội thành khởi hành trước 7h30 hoặc kết thúc sau 18h thì bạn phải ký xác nhận với lái xe về thời gian này. Khi Anh/chị có kế hoạch đi công tác tỉnh dài ngày, ngoài việc chuyến đi phải được phê duyệt bởi cấp trên, Anh/chị cần phải lường trước quãng đường đi để ứng chi phí đổ xăng cho xe và ghi nhận lại số km của xe mỗi lần đổ xăng, sau đó về thanh toán ngay với kế toán, thời gian thanh toán không quá 3 ngày kể từ ngày kết thúc chuyến công tác. 1.3.1.19 Các quy chế nội bộ 5 Công ty có các quy chế nội bộ như Sơ đồ tổ chức, Thẩm quyền phê duyệt, Quy trình thực hiện công việc, Quy chế công tác phí. Anh/chị cần đề nghị người phụ trách trực tiếp cung cấp bản mới nhất của các quy chế này để thực hiện đúng các quy định nội bộ. 6 . Một số quy định chung khi làm việc tại công ty 1.3.1.1 Trang phục Trang phục lịch sự là điều cần thiết. Nó chứng tỏ thái độ tôn trọng mọi người chung. bạn vẫn tiếp tục làm việc. Đối với các nhân viên được cử đi làm việc với đối tác ở ngoài công ty thì giờ làm việc sẽ tuân thủ theo giờ làm việc của đối tác.