Tài liệu MẪU QUY ĐỊNH VỀ LỀ LỐI LÀM VIỆC, CHẾ ĐỘ HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA CBCNV CÔNG TY pdf

QUY ĐỊNH VỀ LỀ LỐI LÀM VIỆC, CHẾ ĐỘ HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA CBCNV CÔNG TY Nhằm nâng cao tinh thần trách nhiệm, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ và xây dựng mọi hoạt động của công ty được trật tự – nề nếp, kỷ cương, Tổng Giám đốc Công ty quy định lề lối làm việc , chế độ hoàn thành nhiệm vụ và trách nhiệm đối tới CBCNV Công ty như sau: I. CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC CỦA BAN TGĐ: • Hàng tuần thư ký Tổng Giám đốc lập lịch làm việc trình TGĐ xem xét, các trường hợp phát sinh thì cập nhật lại vào lịch công tác và báo lại cho TGĐ biết. • Các bộ phận khi muốn làm việc với Tổng Giám đốc thì phải đăng ký lịch làm việc với thư ký TGĐ. • Tổng Giám đốc chỉ làm việc với cấp Trưởng phòng, Giám đốc Xí nghiệp, các truờng hợp còn lại: nếu làm việc về chế độ chính sách nhân sự thì làm việc với Trưởng phòng TCHC, nếu làm việc về sản xuất kinh doanh thì gặp Trưởng phòng Kế hoạch hoặc Giám đốc sản xuất, với với để chất lượng thì gặp Giám đốc chất lượng, với với để kế toán – tài chánh thì gặp Trưởng phòng Kết toán. Các trưởng phòng, giám đốc sau khi không giải quyết được thì xin lịch gặp TGĐ để xin ý kiến chỉ đạo. II/ CHẾ ĐỘ HỘI HỌP: 1. Họp giao ban: • Công ty họp giao ban thường xuyên vào đầu và giữa tháng, ngoài ra có thể có những cuộc họp đột xuất, cuộc họp chuyên đề để giải quyết các công vệc phát sinh theo yêu cầu của Ban Tổng Giám đốc hoặc theo đề nghị của các bộ phận. Trang: 1 • Thành phần tham gia cuộc họp giao ban gồm có Ban Tổng Giám đốc. Trợ lý TGĐ, Thư ký TGĐ, Trưởng phòng ban, Giám đốc Xí nghiệp. Các trường hợp mở rộng thành viên cuộc họp sẽ theo chỉ đạo của TGĐ, Phòng TCHC có trách nhiệm mời họp. • Công tác chuẩn bị họp giao ban bao gồm chuẩn bị phòng họp, nhắc nhở các thành viên tham gia họp… do Phòng TCHC thực hiện. • Nội dung chủ yếu của cuộc họp bao gồm: Tổng Giám đốc thông báo nội dung cuộc họp, các chỉ thị…, Trưởng các bộ phận báo cáo tình hình công tác, Tổng Giám đốc tóm tắt nội dung cuộc họp. • Thư ký Tổng Giám đốc là người ghi biên bản cuộc họp, nội dung của cuộc họp do Phòng TCHC lập thông báo triển khai cho các bộ phận. 2. Họp đột xuất: Cuộc họp đột xuất thực hiện theo chỉ đạo của Ban TGĐ hoặc đề nghị của các bộ phận, tuỳ theo nội dung, tính chất cuộc họp, Tổng Giám đốc sẽ thông báo để Phòng TCHC chuẩn bị nội dung cuộc họp theo như phần 1 trên. 3. Họp chuyên đề, tổng kết: • Cuộc họp tổng kết, chuyên đề được thực hiện theo yêu cầu của Tổng Giám đốc hoặc các bộ phận. • Bộ phận nào chủ trì thì phải lập chương trình cuộc họp (trong trường hợp cuộc họp do Tổng Giám đốc chỉ thị thì Phòng TCHC chuẩn bị). Chương trình cuộc họp phải bao gồm các nội dung: mục đích của cuộc họp, thời gian họp, nội dung chính của cuộc họp, thành phầp tham gia… • Phòng TCHC có trách nhiệm chuẩn bị địa điểm họp như trên. Bộ phận mời họp có trách nhiệm mời họp theo chương trình cuộc họp. • Người mời họp đồng thời là chủ toạ của buổi họp, chương trình của buổi họp phải xoay quanh mục tiêu đã đề ra, các nội dung không liên quan sẽ được giải quyết trong buổi họp khác… • Người mời họp phân công người ghi biên bản, nội dung của cuộp họp do người mời họp phát hành thông báo cho các bộ phận. III/ VIỆC TRÌNH KÝ CÁC LOẠI TÀI LIỆU, HỒ SƠ: Trang: 2 • Toàn bộ các tài liệu, hồ sơ trình ký cho Ban TGĐ phải được để trong bìa sơ mi ghi rõ bộ phận. • Mọi tài liệu trước khi chuyển lên Tổng Giám đốc phải có chữ ký của Trưởng bộ phận, • Tài liệu hồ sơ phải sạch đẹp rõ ràng. • Tài liệu, hồ sơ phải được chuyển cho Thư ký Tổng Giám đốc, thứ ký Tổng Giám đốc kiểm tra tài liệu hồ sơ, trường hợp thấy tài liệu hồ sơ bị sai, không đúng thì phải hồi lại bộ phận liên quan, sau khi đã kiểm tra hoàn tất thì trình Tổng Giám đốc ký. • Trường hợp khẩn cấp thì Trưởng bộ phận cấp Phòng, Giám đốc Xí nghiệp có thể trực tiếp gặp Tổng Giám đốc xin ý kiến, trình ký. IV/ CÔNG TÁC BÁO CÁO. • Trưởng các bộ phận liên quan có trách nhiệm báo cáo ngày, báo cáo tuần cho Tổng Giám đốc, việc báo cáo thực hiện theo quy định báo cáo nội bộ của Công ty. • Đối với báo cáo tuần, các bộ phận ghi rõ các công việc đã thực hiện trong tuần, các công việc chưa thực hiện được (nêu rõ nguyên nhân), kế hoạïch công tác trong tuần tới V/ CHẾ ĐỘ BẢO MẬT HỒ SƠ TÀI LIỆU • Các hồ sơ về tài chách tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty phải được bảo quản theo chế độ bảo mật. • Các bộ phận có trách nhiệm bảo quản tốt không để hư hỏng thất thoát các hồ sơ, tài liệu… theo đúng quy định Thủ tục kiểm soát hồ sơ. VI/ CÔNG TÁC TIẾP KHÁCH VÀ QUAN HỆ VỚI BÊN NGOÀI. 1. Tiếp khách tại Công ty: Tất cả CBCNV đều phải giữ thái độ ân cần lịch sự với khách hàng đến quan hệ công tác. Tuy nhiên để đảm bảo trật tự và hiệu quả trong công việc thì phải tuân thủ các quy định sau: • Khách đến liên hệ làm việc với Ban TGĐ có hẹn trước hoặc đột xuất thì bảo vệ liên lạc ngay với Thư ký TGĐ để tiếp khách, trường hợp không có Ban TGĐ, thư ký TGĐ thì bảo vệ Trang: 3 thông báo cho Phòng TCHC để tiếp đón, bộ phận tạp vụ văn phòng chịu trách nhiệm chuẩn bị nước kho khách. • Nếu Ban TGĐ có lịch làm việc hoặc tiếp khách thì tuỳ từng trường hợp mà Phòng TCHC bố trí nơi tiếp đón, chuẩn bị nước • Khách đến quan hệ với các phòng chức năng nào thì bảo vệ thông báo đến phòng chức năng đó để đón tiếp làm việc, các trường hợp quan hệ riêng thì tiếp xúc tại phòng bảo vệ. 2. Tiếp xúc với cơ quan thông tấn truyền hình, báo đài… Tổng Giám đốc là người phát ngôn chính thức của Công ty, trường hợp Tổng Giám đốc đi vắng thì Phó TGĐ thay TGĐ tiếp khách. VII/ TÁC PHONG LÀM VIỆC CỦA CNV. • Trong khi làm việc, tất cả CBCNV phải giữ thái độ lịch sự trên tinh thần hợp tác vì lợi ích của Công ty. • CNV đến công ty làm việc phải đeo thẻ, thẻ phải giữ gìn cẩn thận. • CNV không sang bộ phận khác nói chuyện, làm việc riêng trừ trường hơp có nhiệm vụ được giao. • CNV không sử dụng điện thoại cho việc riêng, hạn chế tối đa việc sử dụng điện thoại quá lâu. • Đến Công ty làm việc, CNV mặc đầy đủ đồng phục được cấp phát, nam CNV khu vực văn phòng mặc quần áo sơvin, đi giầy hoặc dép có quai. • Trong khi làm việc, CNV không nói quá lớn, tác phong hoà nhã. • Khu vực làm việc luôn được thu xếp gọn gàng, các loại hồ sơ không còn sử dụng được lưu trữ ngăn nắp. VIII/ VIỆC PHÁT HÀNH VÀ BẢO QUẢN CÔNG VĂN TÀI LIỆU. 1. Xử lý công văn đi: Trang: 4 • Phòng Tổ chức Hành chánh soạn thảo và và trình ký các công văn theo sự chỉ đạo của Ban Tổng Giám đốc. Các văn bản liên quan đến chuyên môn của các đơn vị nào thì đơn vị đó soạn thảo và trình ký. • Sau khi trình ký xong, bộ phận soạn thảo phát hành công văn, các bản photo phải được đóng dấu để kiểm soát. Các tài liệu hồ sơ được chuyển giao phải được ký nhận vào sổ công văn, đối với trường hợp gởi bằng fax thì phải giữ lại cuống fax, đối với trường hợp gỡi mail thì phải lưu lại nội dung đã gởi. 2. Tiếp nhận và xử lý công văn đến: • Tất cả thư từ, công văn chuyển đến bảo vệ có trách nhiệm giao ngay cho văn thư kiểm tra và vào sổ, văn thư có trách nhiệm chuyển công văn cho các bộ phận liên quan, yêu cầu các bộ phận ký nhận vào sổ giao công văn. Đối với công văn không ghi rõ người nhận thì xin ý kiến Trưởng phòng TCHC giải quyết. • Đối với fax thì văn thư nhận fax và giao cho các bộ phận liên quan, đồng thời yêu cầu ký vào sổ giao công văn. Trường hợp công văn bằng fax cần lưu lại thì phải photo lại và lưu bằng bản photo. Fax phải được chuyển không quá 2 giờ khi nhận được. • Đối với mail thì người quản lý mail in mail cho người nhận và yêu cầu người nhận ký vào sổ giao công văn, người quản lý mail có trách nhiệm kiểm tra hộp thư mail ít nhất 03 lần vào lúc 8 giờ, 13 giờ, 16 giờ. Mail phải được chuyển không quá 1 giờ sau khi check mail. IX/ TRIỂN KHAI THỰC HIỆN: • Phòng Tổ chức Hành chánh chịu trách nhiệm triển khai và giám sát việc thực hiện theo quy định này. • Quy định có hiệu lực kể từ ngày ban hành. Trang: 5 . QUY ĐỊNH VỀ LỀ LỐI LÀM VIỆC, CHẾ ĐỘ HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA CBCNV CÔNG TY Nhằm nâng cao tinh thần trách nhiệm, hoàn thành xuất sắc nhiệm. vụ và xây dựng mọi hoạt động của công ty được trật tự – nề nếp, kỷ cương, Tổng Giám đốc Công ty quy định lề lối làm việc , chế độ hoàn thành nhiệm vụ và