TÓM tắt KIẾN THỨC QUẢN TRỊ học

Quản trị là quá trình tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các tiềm năng, các cơ hội của tổ chức để đạt được những

Quản trị là quá trình tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các tiềm năng, các cơ hội của tổ chức

để đạt được những mục tiêu nhất định trong điều kiện biến động của môi trường Các chức năng quản trị:

1 Hoạch định

- Thiết lập các mục tiêu

- Xây dựng các chương trình

- Triển khai nguồn lực

2 Tổ chức

- Quá trình thiết lập cơ cấu tổ chức phù hợp

- Xác định chức năng, quyền hạn giữa các bộ phận thành viên

- Thiết lập mối quan hệ giữa các bộ phận

3 Quản trị nhân sự

- Tuyển dụng

- Bố trí sử dụng

- Đánh giá

- Phát triển

4 Lãnh đạo

- Gắn liền với việc ban hành các quyết định

- Thực hiện các hành vi tạo động lực thúc đẩy các bộ phận, thành viên trong tổ chức tự giác, tích cực thực hiện nhiệm vụ

5 Kiểm tra

- Đo lường kết quả hoạt động

- So sánh kết quả hoạt động với mục tiêu

- Phát hiện sai lệch và nguyên nhân

- Điều chỉnh

Nhà quản trị

Là những ng thực hiện hd quản trị nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức

1 Vai trò của quản trị

a Vai trò qhe vs con ng

- Đại diện : đối ngoại, ký kết

- Lãnh đạo : Kiểm tra, ra quyết định

- Liên lạc : Lhe vs ng trong và ngoài tổ chức

b Vai trò thông tin

- Thu thập thông tin : Báo cáo, thông tin nội bộ - ngoại bộ

- Truyền đạt thông tin nội bộ : qua các cuộc họp, điện thoại

- Truyền đạt thông tin ngoại bộ : Cung cấp thông tin qua phương tiện truyền thông

c Vai trò quyết định

- Doanh nhân : Hdong như ng tiên phong, cải tiến – phát triển các hoạt động của

tổ chức

- Giải quyết xáo trộn : Thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết

- Phân phối nguồn lực : Ngân sách, nhân lực, thời gian

- Đàm phán, thương lượng

2 Cấp quản trị

- Cấp cao : Xây dựng chiến lược, kế hoạch hành động và phát triển tổ chức

- Cấp trung : Đưa ra quyết định chiến thuật để thực hiện kế hoạch và chính sách của tổ chức

- Cấp cơ sở : Đốc thúc, điểu khiển công vc hàng ngày

Năng lực quản trị gồm

- Năng lực tư duy

- Năng lực kỹ thuật

- Năng lực tương tác với người khác

Hoạch định

Hoạch định là quá trình tổ chức soạn thảo và thực hiện các kế hoạch cụ thể đã được

đề ra

Kết quả của chức năng hoạch định là một bản kế hoạch, một văn bản xác định những phương hướng hành động mà tổ chức sẽ thực hiện

Hoạch định chính là phương thức xử lý và giải quyết các vấn đề có kế hoạch cụ thể từ trước

Vai trò của hoạch định:

- Là phương tiện để liên kế, phố hợp các bộ phận với nhau trong tổ chức

- Là nhịp cầu nối giữa hiện tại và utowng lai

- Giúp các nhà quản trị đề ra các nhiệm vụ, thiết lập mục tiêu, tiêu chuẩn…

- Hướng tới đạt mục tiêu vào các thời điểm khác nhau;

- phát triển tinh thần làm việc tập thể

- Giúp tổ chức có teher thích nghi với sự thay đổi của môi trường

- Giúp các nhà quản trị kiểm tra tình hình thực hiện mục tiêu

Sứ mệnh : Lý do tồn tại của 1 tổ chức

🡪Mục tiêu : Những kết quả mà tổ chức cần đạt được sau1 giai đoạn nhất địnhư

🡪Chiến lược : Mục tiêu dài hạn của tổ chức và 1 chuỗi các hành động và phân bổ các nguồn lực cần thiết

🡪Chính sách : Những điều khoản, quy định

🡪Thủ tục – quy tắc : Phương thức tiến hành các hoạt động

🡪Chương trình : Hệ thống bao gồm các mục tiêu, các chính sách, các thủ tục, các biện pháp tiến hành các nguồn lực

🡪Ngân quỹ : Bản tường trình tất cả các mong muốn bằng những con số

+, Các đặc tính của mục tiêu chiến lược (SMART)

Specific : Cụ thể

Measurable : Có thể đo lường đc

Attainable : Đạt được

Realistic : Thực tế

Timeframe : Khung thời gian

Mô hình 5 lực lượng cạnh tranh

Chương 4: Tổ chức

- Phân công người thực hiện nhiệm vụ

- Xác định chức trách, quyền hạn của các cá nhân, các bộ phận

- Quy định mối liên hệ giữa các cá nhân và bộ phận khi tiến hành công việc

Vai trò của tổ chức: - Sử dụng triệt để nguồn lực

- Tạo sức mạnh cộng hưởng

- Tạo nền móng cho mọi hoạt động

- Ngăn ngừa các phức tạp nảy sinh

-Tập quyền >< Phân quyền

Các cơ cấu tổ chức điển hình:

- Cấu trúc trực tuyến

Đặc điểm: Có mối quan hệ giữa các nhân viên trong tổ chức được thực hiện theo một đường thẳng

Ưu điểm:

Đảm bảo nguyên tắc tập trung trong quản trị

Đề cao vai trò, trách nhiệm của cá nhân nhà quản trị Tạo điều kiện cho cấp dưới thực hiện triệt để các quy định quản trị Nhược điểm:

Có sự lệ thuộc của cấp dưới vào cấp trên

Dễ rơi vào tình trạng độc đoán cửa quyền Không tận dụng được trí tuệ của các bộ phận Thiếu sự sáng tạo khi ra quyết định

- Cấu trúc chức năng

Đặc điểm:

- Từng chức năng quản trị được tách riêng do một bộ phận đảm nhiệm

- Nhân viên chức năng: am hiểu chuyên môn, thành thạo nghiệp vụ trong phạm vi quản lý của mình

Ưu điểm:

- Thúc đẩy chuyên môn hoá kỹ năng, tay nghề

- Giảm sự lãng phí nguồn lực

- Cho phép chia sẻ kinh nghiệm giữa cấp trên với cấp dưới

Nhược điểm:

- Gây khó khăn cho việc chấp hành khi có mệnh lệnh trái ngược nhau

- Giảm sự trao đổi giữa các bộ phận

- Cấu trúc theo khu vực địa lý

- Cấu trúc theo sản phẩm

- Cấu trúc theo khách hàng

- Cấu trúc hỗn hợp

- Cấu trúc ma trận

Chương 5: Quản trị nhân sự Quản trị

nhân sự:

- Một quá trình quản trị liên quan đến nguồn nhân lực

- Là quá trình quản trị chức năng

=> Mọi nhà quản trị đều tham gia vào quản trị nhân sự

Vai trò: - Quyết định thành bại của tổ chức

- Nền tảng để quản trị các hoạt động khác

Nguyên

tắc

● Gắn với mục tiêu của tổ chức

● Dụng nhân như dụng mộc

● Thực tiễn

Cách thức

đánh giá

theo đặc

điểm

Căn cứ vào tiêu chuẩn về đặc điểm

cá nhân & phẩm chất công tác cho điểm & xếp hạng

-mang nặng tính hình thức -thiếu khách quan

- tách biệt mức

độ quan trọng của các yếu tố

- bổ sung bằng những đánh giá

có căn cứ khác

theo mức

độ hoàn

thành

mục tiêu

Căn cứ vào việc lập và hoàn thành

hệ thống các mục tiêu đã đặt ra

- nằm trong phạm

vi tác nghiệp

- thông tin hữu ích

- tính khách quan

- tính dân chủ

- chưa tính đến

nhiên trong việc hoàn thành mục tiêu

- bỏ qua nhu cầu phát triển toàn diện

theo tư

cách của

nhà quản

trị

Căn cứ vào mức

độ thực hiện chức năng và hoạt động của nhà quản trị

- có ý nghĩa tác nghiệp

- công cụ để phát triển sự nghiệp quản trị

- bổ sung cho phương pháp đánh giá theo mục tiêu

- chỉ gắn với khía cạnh quản lý của 1 chức vụ nhất định

- mang tính chủ quan

Chương 6: Lãnh đạo Khái niệm:

Lãnh đạo là một quy trình, một nghệ thuật tác động đến con người (cá nhân hoặc nhóm) sao cho họ tự nguyện, hăng hái thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức

Vai trò:

- Bản tính con người -> …

- Nhu cầu ngày càng cao của tổ chức ->

Năng lực của nhà lãnh đạo: Kỹ năng + Thái độ + Kiến thức

● Tầm nhìn chiến lược: Lãnh đạo thực sự nhìn thấy công ty có thể đứng đầu ở

lĩnh vực nào và lập kế hoạch các bước cần thiết để đạt được điều đó Hình dung những gì có thể, nắm bắt xu hướng của ngành, và chấp nhận rủi ro để phát triển doanh nghiệp

● Năng lực động viên, khuyến khích: Các nhà lãnh đạo tìm thấy câu trả lời cho

những thách thức, trấn an và truyền cảm hứng cho cấp dưới khi mọi thứ trở nên tồi tệ Các nhà lãnh đạo tìm cách để nhân viên làm việc cùng nhau và đạt được kết quả tối đa một cách hiệu quả và đạt được hiệu suất cao

● Năng lực phân quyền, ủy quyền: Năng lực phân quyền, ủy quyền

Càng thăng tiến trong sự nghiệp, người lãnh đạo càng phải tập trung phát triển kỹ năng mềm bên cạnh công tác quản trị và điều hành tổ chức Không phải ai lúc nào cũng có thể đảm đương mọi công việc, từ nhỏ nhất cho đến những nhiệm vụ quan trọng nhất

Người lãnh đạo cần phải biết trao quyền cho cấp dưới của mình

Lợi ích lớn nhất mà ủy thác công việc mang lại cho người lãnh đạo chính là giảm bớt gánh nặng và trách nhiệm Người lãnh đạo sẽ có nhiều thời gian hơn để giải quyết những công việc quan trọng và tạo cơ hội cho cấp dưới chứng minh năng lực của mình

● Năng lực ra quyết định: Lãnh đạo hiệu quả thể hiện một hình ảnh nhân vật

mạnh mẽ quyết đoán Các nhà lãnh đạo thể hiện sự trung thực, liêm chính, đáng tin cậy và có đạo đức Các nhà lãnh đạo hành động phù hợp với cách họ nói và chịu trách nhiệm cho thành công của người khác trong công ty

● Năng lực gây ảnh hưởng: Lãnh đạo năng suất cho thấy sự lạc quan và cung

cấp năng lượng tích cực cho nhân viên Các nhà lãnh đạo giỏi rất ủng hộ và thực sự quan tâm đến lợi ích của người khác

● Năng lực giao tiếp lãnh đạo: Lãnh đạo mạnh mẽ liên quan mật thiết đến kĩ

năng giao tiếp Các nhà lãnh đạo nói chuyện và lắng nghe nhân viên, trả lời các câu hỏi và mối quan tâm, và đồng cảm với họ Các nhà lãnh đạo sử dụng các kĩ

năng giao tiếp hiệu quả để đưa công ty tiến lên và đạt được những cấp độ thành công mới

Kỹ năng của nhà lãnh đạo:

- Chuẩn đoán: Khả năng thuộc về nhận thức hoặc lý trí, bao gồm khả năng

phân tích tổng hợp vấn đề, suy nghĩ logic và toàn diện

- Giao tiếp: kỹ năng làm người nghe hiểu đúng ý mà nhà lãnh đạo muốn diễn

đạt và được người nghe chấp thuận mong muốn của mình, giúp nhà lãnh đạo

có mối quan hệ tốt với nhân viên cấp dưới và thiết lập mối quan hệ cho tổ chức

- Thích ứng: Khả năng thuộc về hành vi giúp nhà lãnh đạo thích ứng với biến

động về hành vì và các nguồn lực, từ đó định hướng cho tổ chức ở thời điểm hiện tại, nhằm đạt được mục tiêu trong tương lai

Lý thuyết động cơ:

● Lý thuyết bậc thang nhu cầu

Ý nghĩa:

- Nên giao nhiệm vụ có tính thách thức

- Kịp thời ghi nhận thành tích & động viên cấp dưới

- Tạo môi trường làm việc thuận lợi để cấp dưới phát huy năng lực

● Lý thuyết hai yếu tố

Nhân tố duy trì: - Tiền lương

- Điều kiện làm việc

- Chính sách của tổ chức

- kiểm tra Nhân tố duy trì: - Sự thành đạt

- Sự thăng tiến

- Sự phát triển

- Sự thách thức trong trách nhiệm

● Lý thuyết kỳ vọng

Sức mạnh = sự đam mê x niềm hy vọng

Martin Luther: “Mọi thứ được thực hiện trong thực tại đều được làm nên trong hy vọng”

● Lý thuyết về động cơ thúc đẩy theo nhu cầu

Các cách tiếp cận đối với phong cách lãnh đạo

1 Tiếp cận theo năng lực

Định nghĩa: Cách tiếp cận chú trọng vào việc tìm ra và xác định những phẩm chất và

năng lực cá nhân của người lãnh đạo để phân biệt với những người không phải là lãnh đạo

Các giả định: Các đặc điểm về phẩm chất, nhân cách, tâm lý là những đặc điểm vốn

có của người lãnh đạo và chúng có ảnh hưởng đến phong cách lãnh đạo của họ

Quan điểm của Yukl:

Khả năng thích ứng với môi trường

Khả năng thích ứng với môi trường

Có tính quyết đoán

Có khả năng hợp tác

Tự tin, mạnh dạn

Đáng tin cậy

Có khả năng chế ngự bản thân

Có khả năng chế ngự bản thân Sẵn sàng nhận trách nhiệm Chịu đựng được stress

Quan điểm của Warren Bennis: 4 tố chất cần thiết của nhà lãnh đạo

- Khả năng cộng tác với người khác thông qua quá trình chia sẻ

- Tiếng nói khác biệt: Một lý tưởng nhất định và một cá tính độc đáo

- Sự chính trực

- Khả năng thích nghi với sự thay đổi

2 Tiếp cận theo hành vi: Tập trung nghiên cứu những khác biệt trong hành

động của những nhà lãnh đạo thành công và những nhà lãnh đạo không thành công

Phong cách

chuyên quyền

(độc tài)

Là người ra lệnh

Là chờ đợi sự phục tùng Là người quyết đoán và tích cực,

Là người có khả năng dứt khoát đồng ý hay khước từ,

Là người quyết định chính sách và coi việc lựa chọn là điều mà chỉ

có ông ta mới có quyền làm

Phong cách

dân chủ

Lãnh đạo thường tham khảo ý kiến cấp dưới Khuyến khích sự tham gia của họ

Trước khi quyết định họ thường tìm sự đồng tình của cấp dưới

Là người khuyến khích nhân viên tham gia lập chính sách

Phong cách

tản quyền

thường không tham gia vào các hoạt động tập thể mà chủ yếu là cung cấp thông tin và dữ kiện

sử dụng rất ít quyền hành của mình

3 Tiếp cận theo tình huống

Nghiên cứu bởi Hersey và Blanchard, Nhấn mạnh yếu tố tình huống, cho rằng Nhà quản trị nên thay đổi phong cách lãnh đạo theo “sự chấp nhận” của nhân viên

Dựa trên 3 yếu tố là hành vi bổn phận, hành vi quan hệ và tính sẵn sàng của nhân viên hoặc nhóm để tác động đến hoạt động của các cá nhân nhằm đạt được mục đích trong một tình huống cụ thể

● Hành vi bổn phận: được xác định như một trình độ mà nhà lãnh đạo tiến hành

giải thích rõ ràng những nhiệm vụ và trách nhiệm của cá nhân hoặc nhóm

● Hành vi quan hệ được xác định như là một trình độ mà nhà lãnh đạo tiến hành

giao tiếp hai hoặc nhiều chiều

● Tính sẵn sàng được xác định như là một trình độ khả năng và thiện ý của nhân

viên hoàn thành một nhiệm vụ chuyên biệt Tính sẵn sàng không phải là một đặc điểm cá nhân mà là mức độ sẵn sàng thực hiện một nhiệm vụ đặc thù

Chương 7: Kiểm tra Khái niệm - Đo đường và chấn chỉnh việc thực hiện nhằm đảm bảo rằng các

mục tiêu và các kế hoạch vạch ra để thực hiện các mục tiêu này

đã và đang được hoàn thành

- Xem xét, đánh giá kết quả và quá trình vận động nhằm làm cho các hoạt động đó ngày càng hoàn thiện, đạt kết quả tốt hơn

Mục đích - Phát hiện các sai sót;

- Hạn chế sai sót và hoạt động sẽ được thực hiện tốt hơn

Vai trò - Góp phần hoàn thiện các quyết định trong quản lý

- Đảm bảo cho kế hoạch được thực hiện với hiệu quả cao

- Đảm bảo thực thi quyền lực quản lý của người lãnh đạo

- Giúp cơ quan, tổ chức có thể đối phó với sự thay đổi của môi trường

- Tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện và đổi mới

Yêu cầu đối

với hệ thống

kiểm tra

- Thiết kế theo kế hoạch

- Phù hợp với tổ chức và con người

- Có tính khách quan

- Có tính linh hoạt

- HIệu quả

- Dẫn đến sự điều chỉnh

Ý nghĩa

- Giúp hoàn thiện quyết định

- Giúp thẩm định quá trình thực thi qdinh

- Giúp đưa ra phương án hành động khả thi

- Kịp thời khuyến khích người tài

- Tạo sự thống nhất trong hoạt động

- Phát hiện những nhân tố tiêu cực để khắc phục

- Kịp thời phát hiện các sai sót

- Nâng cao năng suất lao động

- Kịp thời được tuyên dương, khuyến khích

Phân loại

1 Phạm vi, quy mô - Kiểm tra điểm

- Kiêm tra diện rộng

- Kiểm tra cá nhân

2 Thời gian - Đột xuất

- Thường xuyên

3 Phương pháp - Trực tiếp

- Gián tiếp

4 Thời điểm - Trước hoạt động

- Kiêm tra từng giai đoạn

- Kiểm duyệt (Thẩm định)

Hệ thống phản hồi ● Cung cấp cho nhà quản trị những thông tin cần thiết để lập

kế hoạch

● giúp cải tiến động cơ làm việc của nhân viên

● cung cấp thông tin để hoàn thiện hđ

● có độ trễ cao

Hệ thống dự báo ● Là hệ thống tiên liệu trước sai sót xảy ra để tiến hành điều

chỉnh ngay lập tức hoặc để ra các biện pháp kiểm soát phòng ngừa

● kiểm tra dự phòng thông qua hình thức xây dựng quy trình quản lý

Tiêu chuẩn kiểm

tra

là các chỉ tiêu thực hiện nhiệm vụ được sd như một thước đo đánh giá hđ của tổ chức

Rõ ràng: tiêu chuẩn cv không những để đánh giá được hiệu quả mà

còn giúp nhà quản lý ktra được cv đó Tiêu chuẩn mập mờ

dễ sinh ra tranh chấp

Có khả năng đo

lường được:

tiêu chuẩn ko đo lường được sẽ làm cho ng ktra ko thể đánh giá cv có phù hợp với tiêu chuẩn hay không

Nguyên tắc điều chỉnh

Chỉ điều chỉnh khi thật cần thiết

Chỉ điều chỉnh khi thật cần thiết

Điều chỉnh đúng mức độ, tránh tuỳ tiện, gây tác dụng xấu

Chỉ điều chỉnh khi thật cần thiết

Phải tính tới hậu quả sau khi điều chỉnh

Chỉ điều chỉnh khi thật cần thiết

Tránh để lỡ thời cơ, tránh bảo thủ

Chỉ điều chỉnh khi thật cần thiết

Kết hợp các phương pháp điều chỉnh cho hợp lý

Chỉ điều chỉnh khi thật cần thiết

Chương 8: Truyền đạt thông tin Thông tin quản trị: là tất cả những tin tức nảy sinh trong quá trình cũng như trong

môi trường quản trị và cần thiết cho việc ra quyết định hoặc để giải quyết một vấn đề trong hoạt động quản trị ở một tổ chức

Hình thức thtin: Lời nói: thông dụng nhất

Chữ viết: cần cho những thông tin phức tạp, áp dụng lâu dài Trung gian điện tử: truyền nhanh chóng, chính xác và tiện lợi Hình thức khác: cử chỉ, thái độ, hình ảnh

Qúa trình truyền đạt: việc truyền đi những thông tin và sự hiểu biết chung bằng

cách sử dụng các ký hiệu

Các luồng truyền tin trong tổ chức :

● Truyền đạt thtin xuống dưới: tài liệu hướng dẫn, chỉ thị, chính sách

● Truyền đạt thtin lên trên: thư góp ý, báo cáo lời yêu cầu

● Truyền đạt thtin sang ngang: truyền giữa các phòng ban

● Truyền đạt thtin chéo

Phương pháp cải thiện việc truyền đạt thtin:

Phương pháp

phơi bày:

cởi mở và chân thành trong việc chia sẻ thtin bản thân sử dụng để tăng thtin cho ng khác Phương pháp

phản hồi:

bản thân tăng hiểu biết bằng cách tiếp nhận thtin phản hồi từ ng khác

phụ thuộc vào ng khác

Nâng cao hiệu quả truyền đạt thtin:

Những cản trở của việc truyền tin 1.Các cách tiếp cận khác nhau

2 Nhận thức có chọn lọc

3 Không chú ý lắng nghe

4 Những ý kiến xét đoán về giá trị

5 Độ tin cậy của người truyền đạt

6 Bất đồng về ngôn ngữ

7 Việc sàng lọc

8 Sức ép thời gian

9 Tình trạng quá tải của việc truyền tin

Cải thiện việc truyền đạt thông tin

trong các tổ chức

1)  Bám sát với luồng thông tin 2)  Điều chỉnh luồng thông tin 3)  Sử dụng thông tin phản hồi