Phân công công việc trong quản trị học

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ NHÂN LỰC TÊN ĐỀ TÀI: PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Quản trị học Giảng viên giảng dạy: Mã phách:………………………………… Quảng Nam - 2018 MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài .1 Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu .2 Phương pháp nghiên cứu Kết cấu đề tài .2 NỘI DUNG CHÍNH Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC TRONG QUẢN TRỊ HỌC 1.1 Quản trị học 1.2 Phân công công việc 1.3 Tại phải phân công công việc 1.4 Tác dụng Phân công công việc 1.4.1 Tác dụng tích cực 1.4.1.1 Đối với nhà quản lý 1.4.1.2 Đối với nhân viên .5 1.4.1.3 Đối với tổ chức 1.4.2 Tác dụng tiêu cực 1.5 Cơ sở nguyên tắc Phân công công việc Chương CÔNG TÁC PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC TRONG CÁC TỔ CHỨC, DOANH NGHIỆP 2.1 Quy trình phân cơng cơng việc 2.1.1 Phân tích cơng việc .8 2.1.2 Chọn công việc để phân công .9 2.1.3 Làm rõ yếu tố liên quan đến công việc .10 2.1.4 Lựa chọn người thích hợp 10 2.1.5 Chuẩn bị Giao việc .11 2.1.6 Hướng dẫn thực công việc 12 2.1.7 Theo dõi thực công việc 15 2.1.8 Đánh giá kết .15 2.2 Vai trò nhà lãnh đạo phân cơng cơng việc 16 2.3 Công tác phân công công việc tổ chức, doanh nghiệp 18 2.3.1 Đối với tổ chức, doanh nghiệp 18 2.3.2 Đối với quan Nhà nước 20 2.4 Nguyên nhân gây khiến cho công tác Phân công công việc không hiệu .22 2.4.1 Nguyên nhân chủ quan 22 2.4.2 Nguyên nhân khách quan 23 Chương HỆ THÔNG CÁC BIỆN PHÁP PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC 24 3.1 Nhưng điều cần tránh thực công tác Phân công công việc 24 3.2 Biện pháp phân công công việc hiệu .25 3.2.1 Phân cơng cơng việc theo chun mơn hóa 25 3.2.2 Phân công công việc theo tiểu chuẩn định mức cụ thể 27 3.2.3 Phân công sở trách nhiệm giao lực nhân viên 28 3.2.4 Phân cơng theo nhóm nhằm tạo cơng tổ chức 29 3.2.5 Phân công công việc theo mức độ phức tạp công việc .31 PHẦN KẾT LUẬN 32 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 33 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài “ Phân cơng cơng việc ” cơng trình nghiên cứu riêng hướng dẫn khoa học Ths Nguyễn Thụy Ánh Ly Các nội dung nghiên cứu, kết khảo sát số liệu thống kê đề tài trung thực Những thông tin nghiên cứu kết phân tích, nhận xét, đánh giá tơi Tơi xin chịu trách nhiệm liệu viết đề tài Quảng Nam, ngày 23 tháng năm 2018 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Hiện tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam, vấn đề quản trị ngày coi trọng đặc biệt công tác phân công công việc tổ chức Theo xu hướng đó, chương trình đào tạo, khóa học quản trị mở ngày nhiều với hình thức thời gian đào tạo khác Ở trường Đại học, Cao đẳng chuyên ngành Quản trị xây dựng ngày chi tiết, có tính thực tiễn cao nhận quan tâm lớn từ sinh viên để trở thành nhà quản lý giỏi Trong thực tiễn, hoạt động quản lý tổ chức, doanh nghiệp nước ta gặp nhiều khó khăn nguyên nhân gây khó khăn xuất phát từ người lãnh đạo tổ chức Một nhà lãnh đạo giỏi không dừng lại việc giỏi chuyên môn cơng việc mà phải nắm rõ áp dụng thành thạo kỹ quản lý mà đặc biệt kỹ phân công công việc Kỹ phân công công việc kỹ cần thiết nhà lãnh đạo, kỹ ảnh hưởng trực tiếp đến thành công hay thất bại người cương vị điều hành tổ chức Phân công công việc vừa nghệ thuật, vừa môn khoa học giúp nhà lãnh đạo phát huy tối đa tiềm nhân viên hồn thiện thân Chính vậy, em lựa chọn đề tài “ PHÂN CƠNG CƠNG VIỆC ” để tìm hiểu sâu cơng tác phân cơng cơng việc đồng thời tìm giải pháp để nâng cao hiệu công tác hoạt động quản lý tổ chức Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Mục đích: Nghiên cứu công tác Phân công công việc giúp nhà quản lý nhận thức lợi ích mà cơng tác đem lại trở ngại phát sinh công tác triển khai Nghiên cứu khó khăn quy trình thực cơng tác để từ đưa giải pháp nhằm hồn công tác Phân công công việc nhà quản lý tổ chức - Nhiệm vụ: * Hệ thống hóa vấn đề liên quan đến Phân cơng cơng việc tổ chức * Tìm ngun nhân dẫn đến khó khăn thực cơng tác thực tiễn tổ chức, doanh nghiệp * Đề xuất giải pháp để hồn thiện giúp cơng tác Phân công công việc đạt hiệu cao việc quản lý tổ chức Đối tượng nghiên cứu Công tác Phân công công việc tổ chức, doanh nghiệp nước ta Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp phân tích tài liệu - Phương pháp thống kê - Phương pháp so sánh, tổng hợp - Phương pháp quan sát - Phương pháp ghi chép Kết cấu đề tài Ngoài phần Mở đầu, phần Kết luận, Tài liệu tham khảo, phần nội dung đề tài gồm có chương: Chương 1: Cơ sở lý luận công tác Phân công công việc quản trị học Chương 2: Công tác phân công công việc tổ chức, doanh nghiệp Chương 3: Hệ thống biện pháp Phân công công việc hiệu NỘI DUNG CHÍNH Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC TRONG QUẢN TRỊ HỌC 1.1 Quản trị học - Quản trị hoạt động cần thiết tổ chức Đó q trình thực tác động chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý để phối hợp hoạt động cá nhân tập thể nhằm đạt mục tiêu đề tổ chức - Quản trị học khoa học nghiên cứu phân tích cơng việc quản trị tổ chức thành nguyên tắc, lý thuyết áp dụng cho tình quản trị - Khoa học quản trị giúp cho nhà quản trị :  Tìm phương pháp khoa học nhằm giải vấn đề quản trị  Nhận quan niệm nhằm phân tích, đánh giá nhận diện rõ nét chất vấn đề  Tìm kỹ thuật để đối phó với vấn đề cơng việc 1.2 Phân cơng cơng việc Khi nhắc đến thành công tổ chức, người thường nghĩ đến nhà lãnh đạo tổ chức Tuy nhiên, nhà lãnh đạo người định tầm nhìn chiến lược, phương hướng phát triển tổ chức; để triển khai tầm nhìn, định hướng theo mục tiêu đề lại phụ thuộc lớn vào công sức cố gắng làm việc đội ngũ nhân viên tổ chức Do nhà lãnh đạo phải nắm rõ sử dụng hiệu kỹ phân công công việc để thực công tác cho hợp lý Tổ chức phát triển cấu phức tạp phạm vi hoạt động rộng, khó xác định rõ ràng trách nhiệm nhiệm vụ phòng ban nhân viên tổ chức gây nên tượng chồng chéo nhiệm vụ chức công việc Điều ảnh hưởng lớn đến trình hoạt động tổ chức, để gỡ nút thắt này, phân công công việc giúp nhà quản lý tổ chức công việc hiệu quả, đảm bảo lợi ích tồn nhân viên tỏng tổ chức Vậy phân công công việc hoạt động bố trí, xếp nhiệm vụ cho phận, đơn vị, cá nhân tổ chức để thực cơng việc Đồng thời cung cấp phương tiện, nguồn lực cần thiết nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người phân công hồn thành cơng việc Phân cơng cơng việc giải thích tiến trình xếp cơng việc tương đồng thành nhóm, để giao phó cho khâu nhân có khả thi hành Đồng thời phân quyền cho khâu nhân tùy theo tính chất cơng việc giao phó 1.3 Tại phải phân cơng cơng việc Có quan niệm cho kỹ Phân công công việc hay Ủy thác công việc kỹ mềm, nhiên nhà quản trị thành công lại cho chúng kỹ cứng mà nhà quản lý muốn thành công phải giỏi thành thạo Tại lại nói vậy? Bởi vì, hầu hết nguyên nhân dẫn đến tình trạng nhà quản lý khơng hồn thành mục tiêu cơng việc giữ ngun nhân sau: - Các nhà quản lý không nắm vững cơng tác tổ chức cơng việc Từ làm phát sinh nhiều việc khơng cần thiết gây lãng phí thời gian nguồn lực tổ chức - Bố trí cơng việc theo nhìn nhận chủ quan cảm tính Điều khiến nhà quản lý dễ phân công nhiệm vụ sai người, sai đối tượng Do nhà quản lý cần thành thạo kỹ đánh giá người để hiểu rõ lực nhân viên trước giao phó cơng việc - Việc đánh giá kết cơng việc nhân viên chưa khoa học Cần phải xây dựng bảng đánh giá với mức độ hoàn thành công việc rõ ràng để tránh việc nhân viên lại đánh giá theo tiêu riêng gây khó khăn cho cơng tác quản lý - Chưa nắm rõ phương pháp mặt quản trị công cụ hỗ trợ để điều chỉnh thái độ nhân viên q trình phân cơng cơng việc trình làm việc nhân viên Dễ dẫn đến nhân viên khơng hài lòng, khơng phục tùng công việc giao nhân viên phát huy lực tối đa thân - Chưa biết cách phát triển, trao cho nhân viên hội thể thân với công việc thơng qua việc ủy thác, trao quyền Từ đó, nhà quản lý dễ bị “ sa lầy ” nhiều công việc cần phải làm, nguồn nhân lực nhà quản lý chưa phát huy lực tối đa thân Điều coi lãng phí nguồn lực tổ chức Qua điều thấy được, kỹ phân công công việc quan trọng cần thiết nhà quản lý nói riêng tồn tổ chức nói chung Để tổ chức phát triển, cơng việc hồn thiện với u cầu cao nhà quản lý cần phải nâng cao mức độ thành thạo kỹ Phân công công việc 1.4 Tác dụng Phân cơng cơng việc 1.4.1 Tác dụng tích cực 1.4.1.1 Đối với nhà quản lý - Giúp phát triển kỹ chuyên môn quản lý, đánh giá người, phân tích đánh giá cơng việc, dự đốn dự báo rủi rõ hội thách thức q trình làm việc - Việc phân cơng đòi hỏi nhà quản lý phải hợp tác, làm việc với người xung quanh mình, nên giúp nhà quản lý phát triển mạnh kỹ quan hệ xã hội - Giúp nâng cao giá trị thân, chứng minh lực điều hành nhà quản lý tổ chức - Tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, giám sát đánh giá kết thực công việc nhân viên - Giúp tiết kiệm thời gian Nhiều nhà quản lý chí khơng thời gian để tập trung vào kế hoạch quan trọng dài hạn hoạch định chiến lược, kiểm soát tổng thể, đào tạo nhân viên … phải giải công việc hàng ngày Do vậy, nhà quản lý giao nhiều việc, có nhiều thời gian tập trung vào công việc quan trọng để phát triển tổ chức - Giúp nhà quản lý giảm bớt căng thẳng làm việc - Giúp nhà quản lý chuẩn bị nguồn nhân lực kế thừa - Tăng ảnh hưởng uy tín nhà quản lý nhân viên 1.4.1.2 Đối với nhân viên - Có hội nhận thách thức chinh phục giúp trưởng thành tiến - Có hội phát triển chuyên môn, phát triển kỹ xử lý tình huống, giải vấn đề, quản lý thời gian … sáng tạo nhân viên - Khi công việc giao đạt hiệu tạo nên hài lòng, tự tin cho thân người nhân viên hồn thành cơng việc Từ tinh thần làm việc tốt - Giúp nâng cao giá trị thân nhân viên tổ chức - Trách nhiệm nhân viên xác định rõ ràng nâng lên công việc phân cơng rõ ràng, từ nhân viên trở nên có trách nhiệm với cơng việc - Việc đánh giá lực rõ ràng, minh bạch đồng nghĩa việc bồi dưỡng khen thưởng cho nhân viên tốt Từ nhân viên cảm thấy thỏa mãn, gắn bó với tổ chức dễ đồng tình 1.4.1.3 Đối với tổ chức - Tận dụng tối đa nguồn nhân lực tổ chức, tránh lãng phí nguồn nhân lực nguồn lực có giá trị tổ chức - Tăng suất lao động hiệu công việc, đồng nghĩa với việc tiết kiệm thời gian cho tổ chức tạo điều kiện tối ưu cho tổ chức phát triển - Thúc đẩy tinh thần việc nhóm nhân viên tổ chức - Đào tạo tập thể có lực phù hợp với cơng việc - Giữ chân nguồn nhân lực nhờ sách thảo đáng, tránh việc xáo trộn nhân 1.4.2 Tác dụng tiêu cực Ngược lại công tác phân công công việc không trọng thực hiện, nhà quản lý thực công tác sai nguyên tắc, áp dụng điều không phù hợp với tổ chức để lại nhiều hậu đáng tiếc, ảnh hưởng trực tiếp đến phát triển tồn tổ chức : - Chất lượng cơng việc giảm sút, không đảm bảo chất lượng mục tiêu, yêu cầu công việc giao - Thời gian thực công việc không đảm bảo, gây trì trệ cho phận có liên quan với tổ chức, nhẹ gây hao phí nguồn ảnh hưởng lớn đến suât lao động nhân viên Họ không áp sát thực tế, hồn cảnh cụ thể cơng việc nhân viên mà dựa vào đánh giá chủ quan để phân chia cơng việc, dẫn đến sai lầm khơng thể truyền đạt xác cho nhân viên biết đường phải đi, cơng việc phải làm, làm coi đạt hiệu Vì vậy, sở cốt lõi để nâng cao suất lao động Việt Nam việc phân công công việc phù hợp với nhân viên, người lao động tổ chức Người quản lý cần thấu hiểu chia sẻ khó khăn nhân viên, kịp thời động viên dẫn dắt nhân viên vượt qua khó khăn công việc sống Dù công tác phân công công việc doanh nghiệp nước ta chưa thực đạt hiệu cao, nhiều vấn đề cần phải giải mức độ quan trọng công tác dần doanh nghiệp nhà quản lý nhận Hiện có nhiều trung tâm khóa đào tạo mở để hướng dẫn cách phân công công việc hiệu nhận quan tâm thu hút nhiều nhà quản lý bạn sinh viên nhiều lĩnh vực ngành nghề 2.3.2 Đối với quan Nhà nước - Theo quy chế làm việc quận, huyện ủy viên thường vụ ủy viên ban chấp hành phân công phụ trách cấp ủy trực thuộc Như có nhiều nơi phân cơng cơng việc tinh thần: Cán "đi lên" từ phường, xã hay quan, đơn vị phân cơng phụ trách ln phường, xã, quan, đơn vị Phân cơng cơng việc theo quan niệm "nhất thân, nhì quen" thuận lợi cho việc thực công tác Tuy nhiên cách phân công công việc lại nảy sinh nhiều vấn đề khó giải Phân cơng cán phụ trách sở mà lên từ sở, thân quen với sở, có quan hệ họ hàng…điều có thuận lợi hiểu sở, đơi phức tạp Vì thân quen nên dễ có tình trạng "châm chước" cho Đôi vấn đề cộm, yếu kém, xúc dân rõ ràng mà cán sở không chịu báo cáo mà lại bao biện giấu giếm cho 20 - Từ bất cập đó, nhiều cấp ủy đổi cách phân cơng nhiệm vụ, vào kiến thức chuyên môn, khả cụ thể người Ví dụ cán giỏi lĩnh vực kinh tế nông nghiệp, phân công xã cần tập trung đổi cấu trồng, xây dựng nông thôn Cán giỏi xây dựng, kiến trúc phân cơng phụ trách xã có tốc độ thị hóa nhanh, có khu thị… Cách phân cơng phát huy hiệu tích cực nhờ thẳng thắn, có ràng buộc mối quan hệ với sở Tuy nhiên, cách chưa hẳn hồn thiện, khơng trường hợp phối hợp, đạo, hướng dẫn sở gặp khó khăn Cơng việc đơi trơi chảy Tóm lại, hai cách phân cơng cơng việc có mặt mạnh, mặt chưa mạnh Nguyên nhân có lúng túng cách phân công cán phụ trách sở nhiều cấp ủy chưa xây dựng chế làm việc cho cán phụ trách, chế kiểm tra, giám sát để đánh giá hiệu công tác phụ trách Nếu chế báo cáo dành cho cán phân công thực đầy đủ, cán vi phạm bị xử lý nghiêm khắc, khơng có chuyện "giấu lỗi" cho sở; khó xảy chuyện hợp tác quan hệ công việc sở cán phụ trách Việc phân công công việc hầu hết cấp ủy đến xong Cùng 21 với theo dõi để điều chỉnh phân công cần thiết, cấp ủy nên tập trung hoàn thiện chế làm việc cán phân công, khắc phục bất cập hai cách phân cơng nói 2.4 Nguyên nhân gây khiến cho công tác Phân công công việc không hiệu 2.4.1 Nguyên nhân chủ quan * Từ phía nhà quản lý - Nhà quản lý chưa nắm rõ nguyên tắc quản trị, chưa thực điều hành phân công công việc đạt hiệu - Nhà quản lý cho họ làm việc tốt người khác tổ chức, đỡ thời gian giao cho người khác.” Tơi tự làm việc nhanh dễ dàng hơn, tơi hiểu chúng rõ biết cách làm” Hay “Công tác quản lý đòi hỏi tơi phải đảm trách nhiệm vụ thật quan trọng theo cách riêng” - Nhà quản lý thường giao cho nhân viên việc lặt vặt vô nghĩa quan trọng, điều làm cho nhân viên nhàm chán, khơng có động lực làm việc - Nhà lãnh đạo nghĩ rằng:”Nếu giao việc cho nhân viên khơng việc làm”, lo ngại cho vị trí thân - Nhà quản lý lo lắng nhân viên khơng thích, họ trông đợi nhân viên họ nhiều - Nhà quản lý không chắn vào nhân viên tổ chức để giao việc, thiếu tin tưởng nhân viên - Nhà quản lý không quan tâm đến việc phát triển lực cá nhân nhân viên tổ chức * Về phía nhân viên - Nhân viên tổ chức phàn nàn cách giải công việc nào, thường trông chờ vào trợ giúp nhà quản lý - Các nhân viên giao nhiệm vụ quay lại hỏi nhà lãnh đạo cách thực xin giúp đỡ chưa tư duy, tự mày mò tìm tòi cách giải Mang tư 22 lười suy nghĩ - Nhân viên tổ chức thiếu kinh nghiệm làm việc sừ nhiệt tình với cơng việc giao, tỏ bận rộn để trốn tránh công việc nhà quản lý giao cho - Nhân viên sợ trách nhiệm phải đảm trách nhiệm vụ nên khơng dám hết lòng cơng việc, kìm hãm sáng tạo phát triển thân để cống hiên cho tổ chức thông qua việc hồn thành cơng việc - Nhân viên sợ bị nhà quản lý phê bình tránh việc mạo hiểm 2.4.2 Ngun nhân khách quan - Có nhiều cơng việc điều hành cao, cần phải xin ý kiến, có chữ ký nhà lãnh đạo tài liệu quan trọng liên quan - Một vài nhân viên giao nhiều việc số nhân viên khác lại việc làm dẫn đến việc sử dụng nguồn nhân lực khơng có hiệu quả, lãng phí tài ngun tổ chức - Các nhân viên không hiểu biết điều lệ mục tiêu tổ chức nói chung mục tiêu công việc phân công nói riêng - Các nhân viên thường khơng làm theo phương pháp nhà lãnh đạo hướng dẫn, sáng tạo tốt, nhiên sáng tạo có phù hợp với cơng việc, phù hợp với hồn cảnh thực tế tổ chức hay khơng lại vấn đề khác - Nhà lãnh đạo giao cơng việc mang tính thử thách cho hầu hết nhân viên đào tạo - Các nhân viên làm việc vựơt khả Nhân viên phải đảm trách nhiều công việc phải nhận thêm việc mà nhà quản lý giao cho Hoặc công việc mà nhân viên nhận u cầu trình độ chun mơn cao so với lực thực tế nhân viên 23 Chương HỆ THƠNG CÁC BIỆN PHÁP PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ 3.1 Nhưng điều cần tránh thực công tác Phân công công việc Để hồn thành mục tiêu cơng việc có nhiều cách thức khác để thực Vấn đề nhà người quản lý cần phải chọn cách thức tối ưu để thực công việc nhằm tiết kiệm thời gian, tránh lãng phí nguồn lực, thúc đẩy tính tích cực người lao động tổ chức Do cơng tác phân cơng cơng việc việc làm thường xuyên nhà quản lý Để công tác hiệu nhà quản lý thực phân công công việc cần tránh điều sau: - Nhà quản lý cần phải bỏ suy nghĩ ln nghĩ làm thứ, điều biến nhà quản lý thành trung tâm coi nhẹ vai trò nhân viên khác tổ chức - Nhà quản lý không cho nhân viên công việc thử thách với đủ quyền hạn để thực thi cơng việc, nhân viên khơng có hội để phát triển chứng tỏ thân - Nhà quản lý chọn lựa kỹ mức độ quyền hạn giao việc, điều khiến nhân viên cảm thấy khơng tin tưởng - Bỏ qua hội giao việc cho nhân viên chưa qua thử thách - Nhà quản lý giữ nhiệm vụ khơng mang tính quản lý mà người làm lãng phí thời gian, khơng tập trung giải vấn đề thật quan trọng khác - Nhà quản lý q lơ khơng theo dõi q trình thực nhân viên dẫn đến khơng kiểm sốt tiến độ thực công việc; Hoặc theo dõi chặt khiến cho nhân viên cảm thấy bối khó chịu, không thoải mái làm việc - Nhà quản lý tỏ thái độ bực tức, thất vọng thấy nhân viên làm tốt 24 nhiệm vụ khiến nhân viên nản chí dẫn đến suy nghĩ sợ trách nhiệm - Giữ nhiều công việc để hầu hết nhân viên tin có làm - Nhà quản lý khơng khen ngợi động viên họ hoàn thành nhiệm vụ quan trọng, khơng khích lệ tinh thần nhân viên lâu dài khiến nhân viên chán nản, cảm thấy không thừa nhận khơng muốn gắn bó với tổ chức 3.2 Biện pháp phân công công việc hiệu 3.2.1 Phân cơng cơng việc theo chun mơn hóa Nguồn gốc đời nguyễn tắc “ Chuyên môn hóa ” từ năm kỉ 20 thành giáo sư Fredericl Winslow Taylor Ngun tắc chun mơn hóa quản lý hiểu cần phải làm trình làm việc nhân viên tổ chức diễn cách hợp lý, khơng trùng lặp, tốn thời gian sức lực, qua đạt suất lao động cao ( Giáo sư Fredericl Winslow Taylor ) Chun mơn hóa cơng việc nghĩa công việc cần thiết phải làm tổ chức phân chia thành bước công việc nhiệm vụ khác thực nhiều người khác Chun mơn hóa 25 đòi hỏi nhà quản lý phải có nhân viên có trình độ chun mơn, đào tạo, có kinh nghiệm tay nghề theo vị trí cơng việc mà nhà quản lý giao cho nhân viên Đây sở cho việc nâng cao hiệu hoạt động tổ chức Khi phân công công việc theo chuyên mơn hóa, người nhân viên phân cơng cơng việc phải nắm vững chun mơn nghề nghiệp vị trí cơng tác mình, đồng thời phải ý thức mối quan hệ họ với nhân viên khác phận cơng việc khác có liên quan máy tổ chức Bản chất chuyên mơn hóa cơng viêc là: vị trí cơng việc trọn vẹn không nhân viên thực mà chia thành bước, mảng công việc mảng công việc nhân viên khác thực Điều cốt lõi cá nhân chuyên vị trí cơng việc định khơng phải tồn hoạt động Phương pháp phân chia công việc cho phép nhà quản lý hay tổ chức sử nguồn nhân lực cách có hiệu Tổ chức giảm chi phí đào tạo nhân lực nhanh chóng tìm đào tạo nhân viên thực nhiệm vụ công việc cụ thể lặp lặp lại Mặt khác, hiệu làm việc nhân viên nâng cao họ thành thục công việc Để thực phân cơng cơng việc theo chun mơn hóa đòi hỏi nhà quản lý cần phải trang bị cho thân kiến thức, trình độ chun mơn sâu rộng có nhà có nhà quản lý có kiến thức chun mơn sâu đơn mảng mà thành đạt quản lý Theo Phân cơng cơng việc theo chun mơn hóa phương pháp hiệu để giúp cho nhân viên tổ chức sâu vào công việc giao tạo nên thói quen nghề nghiệp tốt Từ nâng cao khả hiệu suất thực công việc nhân viên đồng thời giúp giảm bớt gánh nặng công việc cho nhà quản lý giúp nhà quản lý thực công tác điều hành tổ chức, phân công công việc đạt hiệu cao Nếu nhà quản lý bỏ qua việc chun mơn hóa cơng việc mà phân cơng cơng việc cách tự có nhiều khả cơng việc khơng hồn thành chất lượng công việc không đảm bảo theo mục tiêu công việc nhà quản lý hướng đến từ ban đầu 26 3.2.2 Phân công công việc theo tiểu chuẩn định mức cụ thể Trong công tác quản lý máy tổ chức, dù quy trình làm việc, phương pháp làm việc có đổi mới, phát triển hay tiến tới đâu ln đòi hỏi phải có tiêu chuẩn cơng việc định mức cơng việc để từ phân cơng đánh giá kết trình áp dụng phương pháp làm việc vào thực tiễn thực cơng việc Tiêu chuẩn công việc đưa xây dựng rõ ràng nhà quản lý có sở thuận lợi để phân công công việc hợp lý Đưa tiêu chuẩn công việc việc liệt kê tất yêu cầu chủ yếu nhân viên thực cơng việc Hay nói cách khác việc trình bày điều kiện tiêu chuẩn tối thiểu chấp nhận mà nhân viên cần phải có để hồn thành cơng việc riêng biệt Các cơng việc cần phải thực tổ chức đa dạng, nên tiêu chuẩn để thực cơng việc đa dạng Nhìn chung, yếu tố chung thường đề cập tơi đặt tiêu chuẩn vị trí cơng việc : - Trình độ học vấn - Trình độ chun mơn - Các kỹ cần thiết cho công việc 27 - Kinh nghiệm cần có để thực cơng việc: thâm niên nghề, thành tích kỷ lục đạt - Trình độ ngoại ngữ ( ngoại ngữ mức độ sử dụng thành thạo) - Các phẩm chất cá nhân: Tuổi đời, sức khỏe, ngoại hình, tham vọng cầu tiến, hồn cảnh gia đình, nghị lực, khả thích nghi với hoàn cảnh, khả làm việc độc lập, khả chịu căng thẳng hay áp lực công việc … - Một số yêu cầu đặc biệt khác cần thiết tùy vào vị trí cơng việc Khi xây dựng tiêu chuẩn để thực phân công công việc nhà quản lý cần ý đến chất lượng tiêu chuẩn đó, cần phải xác định tiểu chuẩn hợp lý, không nên xây dựng tiêu chuẩn công việc cao thấp tránh dẫn đến sai lầm phân cơng cơng việc Ngồi ra, tiêu chuẩn định mức công việc mà nhà quản lý đề cần phải xây dựng cho khuyến khích tinh thần làm việc nhân viên họ phân công nhiệm vụ 3.2.3 Phân công sở trách nhiệm giao lực nhân viên Nhà quản lý phân công cơng cần phải quan tâm đến trình độ chun mơn, lực thực tế nhân viên Nếu yêu cầu công việc cao mà thực lực nhân viên khơng đáp ứng nổi, “ nút thắt “ dẫn đến hiệu suất làm việc thấp, mục tiêu công việc không đáp ứng hồn thành Khi phân cơng cơng việc nhà quản lý nên tạo điều kiện để nhân viên có hội tiến thông qua công việc giao, phải nhìn đc khả nhân viên có đáp ứng đến hồn thành trọn vẹn cơng việc hay khơng, khả thực cơng việc lâu dài người nhân viên Đơi khi, lực nhân viên đủ đáp ứng tạm thời cho cơng việc trước mắt, nhà quản lý nên có phương hướng để bồi dưỡng, phát triển nâng cao lực nhân viên để đáp ứng mục tiêu lâu dài công việc Đồng thời, phân công công việc phải rõ cho người thực công việc biết trách nhiệm cơng việc giao Đa số người nghĩ cần làm giờ, khơng muộn sớm, hồn thành công việc 28 đáp ứng mức tối thiểu có trách nhiệm Trách nhiệm phụ trách đảm đương nhiệm vụ công việc kèm theo thái độ người thực công việc Thái độ nhân viên thực cơng việc ảnh hưởng trực tiếp đến thành tích cơng việc người Khơng vậy, ý thức trách nhiệm cao với công việc khiến nhân viên học từ cơng việc nhiều kiến thức mới, tích lũy nhiều kinh nghiệm từ tìm niềm vui cơng việc Ngồi việc xác định rõ trách nhiệm với cơng việc người nhân viên phân công công việc phải biết nhận lỗi, khơng trốn tránh trách nhiệm tìm cách sửa chữa lỗi lầm cơng việc khơng ý muốn 3.2.4 Phân cơng theo nhóm nhằm tạo công tổ chức Nếu nhà quản lý áp dụng tốt phương pháp phân cơng cơng việc tạo nên đồn kết, hợp lực giúp đỡ lẫn tổ chức Ở nhiều tổ chức tồn vấn đề nhân viên có trình độ chun mơn cao, lực tốt khả hợp tác làm việc với đồng nghiệp lại kém, thiếu hiệu Sự hợp tác nhân viên tổ chức không dựa vào 29 trình độ nhân viên mà dựa vào khả nhận thức người vào nội dung cơng việc, vị trí cơng việc mà họ phân công Khả hợp tác làm việc nhân viên phụ thuộc vào việc họ thay lẫn nhau, ngồi lại để giải vấn đề cụ thể tổ chức u cầu hay khơng Điều đảm bảo tiến trình thực cơng vệc luôn trôi chảy, thông suốt trước tình xấu xảy đến thực cơng việc Thực tế chứng minh rằng, không cá nhân hay nhóm riêng lẻ hồn thành tất công việc từ bắt đầu đến hồn thành cơng việc, việc hợp tác giúp đỡ lẫn điều tất yếu để đảm bảo cho công việc thành công, đảm bảo cho cân tổ chức ổn định Khi nhà quản lý phân công công việc cho nhân viên thành nhóm cơng tác làm việc với cần phải đảm bảo cá nhân phải phụ thuộc vào nhóm để hồn thành cơng việc có nét đặc thù riêng người, tính cách, phong cách làm việc hay trình độ chun mơn mảng công việc khác Nhà quản lý cần nắm rõ nhân viên mạnh điểm nào, yếu điểm để phân công công việc hợp lý, tạo hội cho tinh thần tập thể phát triển Khi tạo nhóm làm vệc tốt, ăn khớp với tăng khả hiệu công việc 30 3.2.5 Phân công công việc theo mức độ phức tạp công việc Đây phương pháp phân công công việc mà nhà quản lý nghiên cứu, tìm hiểu chia công việc cần phải thực thành mảng khác tùy theo tính chất phức tạp cơng việc Mục đích phương pháp nhằm hướng đến sử dụng hiệu trình độ, lực nhân viên tổ chức cho phù hợp với u cầu, tính chất phức tạp cơng việc Điều giúp nhà quản lý ngăn lãng phí nguồn lực có giá trị tổ chức, chất xám Ứng với mức độ phức tạp, khó khăn cơng việc trình độ chuyên môn nhân viên khác Người quản lý cần phải có kinh nghiệm mắt tinh tường để đánh giá lực thực sự, trình độ nhân viên tổ chức Trình độ chun mơn nhân viên phần thể qua: - Sự hiểu biết nhân viên vị trí cơng việc tổ chức - Bằng cấp - Kinh nghiệm - Kĩ giải công việc, kỹ ứng xử, kỹ giao tiếp, kỹ giải cơng việc … Tóm lại, phương pháp phân công công việc giúp nhà quản lý sử dụng hợp lý nguồn nhân lực tổ chức, đảm bảo tiến độ hồn thành cơng việc Đồng thời, nhân viên tổ chức làm việc theo sở trường từ đáp ứng yêu cầu công việc tốt đáp ứng kỳ vọng nhà quản lý 31 PHẦN KẾT LUẬN Xuyên suốt trình phân tích, tìm hiểu tiểu luận, thấy rằng: Cơng tác phân cơng cơng việc thực nghệ thuật Công tác phân công công việc thực vấn đề phức tạp có tính tổng hợp, đòi hỏi quy trình thực cụ thể phương pháp đắn hợp khoa học Nhà quản lý cần phải hiểu rõ ý nghĩa mục đích cơng tác “ Phân cơng cơng việc ” quy trình, nguyên tắc biện pháp phân cơng cơng việc để áp dụng vào tổ chức, giúp tổ chức hoàn thành tốt nhiệm vụ mục tiêu đề Những nhân viên tổ chức nhà quản lý tin tưởng giao phó cơng việc quan trọng thành cơng tổ chức đó, họ người có lực, có kỹ năng, đam mê cơng hiến cho tổ chức Tuy nhiên, nhân viên tổ chức chia sẻ ý tưởng kiến thức chun mơn họ cảm thấy lực cống hiến họ ghi nhận thật xứng đáng Chính vậy, vai trò nhà quản lý phải tạo môi trường làm việc mà nhân viên phải cảm thấy tin tưởng, nhân lấy trách nhiệm đặc biệt phân cơng cơng việc mà họ thích, họ cảm thấy phù hợp làm tốt Từ phân tích ta thấy tầm quan trọng “ Phân công công việc” , kỹ cần thiết nhà lãnh đạo, kỹ ảnh hưởng trực tiếp đến thành cơng hay thất bại nhà lãnh đạo Phân công công việc vừa nghệ thuật, vừa môn khoa học giúp nhà lãnh đạo phát huy tối đa tiềm nhân viên hoàn thiện thân Em chân thành gửi lời cảm ơn đến giảng viên Nguyễn Thụy Ánh Ly hướng dẫn giúp đỡ em hoàn thành tốt tiểu luận kết thúc học phần Do chưa có nhiều kinh nghiệm thực tiễn, thời gian tìm hiểu thực tế hạn chế nên khơng tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận đóng góp ý kiến thầy để báo cáo hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! 32 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Brian Tracy, Thuật thúc đẩy nhân viên, Nguyễn Huyền dịch, Nhà xuất Thế Giới,2014 Robert Heller, Cẩm nang quản lý hiệu : Phân công hiệu quả, Nhà xuất Tổng hợp Hồ Chí Minh, 2006 Robert Heller, Cẩm nang quản lý hiệu : Đánh giá lực nhân viên, Nhà xuất Tổng hợp Hồ Chí Minh, 2006 Trang web: https://vi.wikipedia.org/wiki/Wikipedia_ti%E1%BA%BFng_Vi%E1%BB %87t Một số tài kiệu tham khảo khác 33 PHIẾU CHẤM ĐIỂM HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚN/TIỂU LUẬN Điểm, Chữ kí (Ghi rõ họ tên) cán chấm thi Điểm thống thi Chữ kí xác nhận cán CB chấm thi số CB chấm thi số Bằng số Bằng chữ nhận thi 34 ... VỀ CÔNG TÁC PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC TRONG QUẢN TRỊ HỌC 1.1 Quản trị học 1.2 Phân cơng cơng việc 1.3 Tại phải phân công công việc 1.4 Tác dụng Phân công công việc. .. điều cần tránh thực công tác Phân công công việc 24 3.2 Biện pháp phân công công việc hiệu .25 3.2.1 Phân công công việc theo chun mơn hóa 25 3.2.2 Phân công công việc theo tiểu chuẩn... Chương 1: Cơ sở lý luận công tác Phân công công việc quản trị học Chương 2: Công tác phân công công việc tổ chức, doanh nghiệp Chương 3: Hệ thống biện pháp Phân công công việc hiệu NỘI DUNG CHÍNH