TÌM HIỂU QUY TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY TNHH ĐIỆN TỬ FOSTER, THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

TÌM HIỂU QUY TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY TNHH ĐIỆN TỬ FOSTER, THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG TÌM HIỂU QUY TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY TNHH ĐIỆN TỬ FOSTER, THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG TÌM HIỂU QUY TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY TNHH ĐIỆN TỬ FOSTER, THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ NHÂN LỰC TÊN ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU QUY TRÌNH PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC TẠI CƠNG TY TNHH ĐIỆN TỬ FOSTER, THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG Học phần: Phân tích cơng việc Giảng viên giảng dạy: ThS Nguyễn Hồ Phương Nhật Mã phách:………………………………… Hà Nội - 2020 MỤC LỤC DANH MỤC CHÚ THÍCH TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Nghĩa đầy đủ NLĐ Người lao động PTCV Phân tích cơng việc QTNL Quản trị nhân lực TNHH Trách nhiệm hữu hạn HCNS Hành nhân MTCV Mơ tả cơng việc LỜI MỞ ĐẦU Phân tích cơng việc cơng việc cần thiết phải biết quản trị gia lĩnh vực quản trị nguồn nhân lực, công cụ quan trọng để tiến hành hoạt động quản trị nhân lực khác kế hoạch hóa nguồn lực, tuyển mộ, tuyển chọn,… phân tích công việc coi công cụ quản trị nhân lực Trong nguồn lực tổ chức - nguồn nhân lực nguồn lực quan trọng nhất, tác nhân tích cực, góp phần tích luỹ vốn khai thác nguồn lực tự nhiên Thúc đẩy lớn mạnh phát triển Cơng ty Muốn có đội ngũ nhân viên có chất lượng cao, hồn thành mục tiêu Cơng ty, điều quan trọng phải phân tích cơng việc, tuyển chọn người vào việc hiệu suất lao động nâng cao, thúc đẩy phát triển Công ty lâu dài Phân tích cơng việc sở để chủ động sản xuất kinh doanh, nâng cao chất lượng lao động, tiết kiệm tiền lương giá thành, giải việc làm cho cán nhân viên Công ty tiết kiệm mà đạt hiệu lao động cao nhất, đồng thời đảm bảo thu nhập ổn định cho người lao động Hạn chế ảnh hưởng tiêu cực tính bất ổn định, tính mùa vụ hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty; chủ động xếp nhân để sẵn sàng hoàn thành nhiệm vụ mục tiêu đạt Xuất phát từ lý tác giả chọn đề tài “Tìm hiểu quy trình phân tích cơng việc Cơng ty TNHH Điện tử Foster, thành phố Đà Nẵng” Đề tài nghiên cứu gồm hai chương: Chương Cơ sở lý luận phân tích cơng việc Chương Quy trình phân tích cơng việc Công ty TNHH Điện Tử Foster, thành phố Đà Nẵng Do giới hạn thời gian khả nghiên cứu nên viết tránh khỏi thiếu sót Tác giả mong nhận bảo, đóng góp ý kiến Thầy Cơ để hoàn thiện tốt đề tài nghiên cứu PHẦN NỘI DUNG Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC 1.1 Một số khái niệm liên quan 1.1.1 Cơng việc Theo giáo trình Quản trị nhân lực Đại học Kinh tế quốc dân ThS Nguyễn Vân Điềm PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân chủ biên (2012) cho “Công việc tập hợp tất nhiệm vụ thực người lao động tập hợp tất nhiệm vụ giống thực số người lao động” [1] “Công việc sở để tổ chức thực hoạt động quản lý nhân như: bố trí cơng việc, kế hoạch hóa lao động, đánh giá thực cơng việc,…” [1] 1.1.2 Nhiệm vụ Theo giáo trình Quản trị nhân lực Đại học Kinh tế quốc dân ThS Nguyễn Vân Điềm PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân chủ biên (2012): “Nhiệm vụ biểu thị hoạt động lao động riêng biệt với tính mục đích cụ thể mà người lao động phải thực hiện” [1] 1.1.3 Việc làm “Là tập hợp tất nhiệm vụ thực người lao động, kèm theo trách nhiệm tương ứng” [1] 1.1.4 Nghề nghiệp “Là tập hợp công việc tương tự nội dung có quan hệ gắn kết với mức độ định với đặc tính riêng, vốn có, địi hỏi người lao động phải có trình độ chun mơn nghiệp vụ, có kỹ năng, kinh nghiệm cần thiết để thực hiện” (Nguyễn Ngọc Quân & Nguyễn Vân Điềm, tr 48) [1] 1.1.5 Vị trí việc làm Vị trí việc làm biểu thị tất nhiệm vụ thực người lao động Vị trí việc làm cịn định nghĩa đơn vị cụ thể nhất, ứng với vị trí lao động thực tế, cụ thể định thời điểm định địa điểm xác định (Trần Thị Thu & Vũ Hoàng Ngân, 2013, tr.29) [4] 1.1.6 Phân tích cơng việc “Phân tích cơng việc trình thu thập tư liệu đánh giá cách có hệ thống thơng tin quan trọng có liên quan đến cơng việc cụ thể tổ chức nhằm làm rõ chất công việc” (Nguyễn Ngọc Quân & Nguyễn Vân Điềm, tr.48) [1] Phân tích cơng việc cần có quan sát nghiên cứu để xác định chất cơng việc cụ thể Bản phân tích cơng việc cần trình bày nhiệm vụ cấu thành nên cơng việc với kỹ đặc thù trách nhiệm cần thiết để hồn thành tốt cơng việc Thuật ngữ phân tích cơng việc hoạt động “vơ nhân xưng”, đối tượng phân tích cơng việc, tổ chức, đối tượng người làm cơng việc Vì kết cuối PTCV mô tả công việc, tiêu chuẩn người thực công việc tiêu chuẩn thực công việc- tức thông tin liên quan công việc cách khách quan không liên quan đến người cụ thể 1.2 Quy trình phân tích cơng việc 1.2.1 Chuẩn bị phân tích cơng việc 1.2.1.1 Xác định mục đích phân tích cơng việc Xác định mục đích phân tích cơng việc để dễ dàng xác định thông tin công việc cần thu thập, lựa chọn đối tượng tham gia, lựa chọn phương pháp thiết kế biểu mẫu thơng tin phù hợp Tổ chức tiến hành phân tích công việc trường hợp: Tổ chức thành lập tổ chức q trình hoạt động Mục đích phân tích cơng việc bao gồm: Thu hút, tuyển dụng nhân sự; Sắp xếp lại cấu nhân sự; Đánh giá thực công việc nhân viên; Công tác đào tạo, bồi dưỡng; Xây dựng định hướng phát triển nghề nghiệp cho nhân viên; Xác định mức lương thưởng cho phù hợp; Cải thiện môi trường điều kiện làm việc Lưu ý nhân viên nhân thực phân tích cần phải thơng báo rõ ràng mục đích tới người có liên quan, đặc biệt người tham gia trực tiếp để tránh rủi ro thiếu hụt, sai lệch thông tin hay thái độ bất hợp tác.[1] 1.2.1.2 Thu thập thơng tin có sẵn tổ chức Một số thơng tin thu thập từ: - Tuyên bố sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi; Mục tiêu, sách nhân sự, điều kiện làm việc; Cơ cấu tổ chức: sơ đồ cấu, văn quy định chức năng, nhiệm vụ phòng - ban; Sơ đồ quy trình; Sổ tay hướng dẫn quy trình/ thủ tục; Phiếu bổ nhiệm; - Bản mô tả công việc, tiêu chuẩn người thực công việc, tiêu chuẩn thực - công việc có liên quan; Các tài liệu đào tạo hàng năm tài liệu khác liên qua; Sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi: cung cấp thơng tin tiêu chuẩn chung cần - có công việc; Sơ đồ cấu tổ chức giới thiệu mối quan hệ phòng ban đơn vị cấu thành tổ chức Mối quan hệ trực tuyến chức Một sơ đồ cấu tổ chức điển hình cung cấp thông tin số lượng cấp tổ chức, số lượng phòng chức năng, mối quan hệ báo cáo tổ chức Tuy nhiên sơ đồ thông tin chi tiết mẫu giao tiếp thực tế, mức độ giám sát, số lượng quyền lực thẩm quyền, nhiệm vụ trách - nhiệm cụ thể; Sơ đồ tiến trình hay sơ đồ quy trình làm việc tập hợp công việc cụ thể liên quan đến cơng việc khác Vì vậy, sơ đồ tiến trình khơng đơn giản mối quan hệ cấu số công việc (như sơ đồ cấu tổ chức điển hình) mà cịn dịng cơng việc công việc cần thiết để tạo sản phẩm dịch vụ mong muốn Kiểm tra thu thập mơ tả cơng việc có sẵn (nếu có) tổ chức để xây dựng lại cho hoàn chỉnh hơn.[1] 1.2.1.3 Lựa chọn vấn đề cần phân tích Khi xác định rõ mục đích việc phân tích giúp người thực lựa chọn phạm vi nội dung cần thu thập cho phù hợp Ví dụ mục đích phân tích để xác định mức lương thưởng phù hợp cần phải biết thêm thơng tin số lượng, tầm quan trọng nhiệm vụ công việc, điều kiện, môi trường làm việc, mức độ an tồn, độc hại có cơng việc Lựa chọn cơng việc tiêu biểu: ngun tắc phải phân tích tất loại cơng việc, nhiên có nhiều loại cơng việc chuẩn hố, nên lựa chọn loại cơng việc để phân tích giúp hồn thiện hoạt động tổ chức giúp cho hoạt động khác Việc xác định vấn đề cần phân tích/ cơng việc tiêu biểu phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: - Tầm quan trọng công việc, công việc tảng cho thành công tổ chức (ngành nghề, cấu tổ chức, bảng lương); - Độ phức tạp công việc, cơng việc khó năm bắt thực hiện; - Những công việc nặng nhọc; - Những công việc mới; - Những công việc bị tác động cơng nghệ mới, mở rộng cơng việc nhóm gộp công việc với nhau; - Các cân nhắc pháp luật.[1] 1.2.2 Tiến hành phân tích cơng việc 1.2.2.1 Xác định phương pháp thu thập thông tin a Nguồn thông tin thu thập Việc xác định kênh nguồn thu thập thông tin bước quan trọng làm sở để xác định phương pháp thu thập thông tin phù hợp Nguồn thông tin thực tế phân loại theo cách tiếp cận khác tổng thể chia thành thông tin thứ cấp sơ cấp Thông tin thứ cấp nguồn thơng tin có sẵn có từ chủ thể khác cung cấp Thông tin sơ cấp thông tin mới, thu thập thông qua phương pháp, kỹ thuật định Bảng 1.1 Nguồn thông tin công việc Nguồn phi người (dữ liệu + vật dụng) - Các tài liệu, văn quy phạm pháp lý liên quan - Mục tiêu, sứ mệnh, giá trị cốt lõi - Chính sách nhân Nguồn người - Sơ đồ cấu tổ chức, sơ đồ quy trình - Nhà phân tích cơng việc - Sổ tay hướng dẫn quy trình - Nhân viên thực công - Các mô tả tiêu chuẩn công việc việc - Hồ sơ bảo trì thiết bị - Giám sát viên - Kế hoạch thiết kế thiết bị - Các chuyên gia bên - Sơ đồ thiết kế nơi làm việc - Phim, hình ảnh nhân viên thực CV - Các tài liệu đào tạo hàng năm tài liệu khác - Các ấn phẩm phổ biến, chẳng hạn tạp chí báo, đài,… (Nguồn: Giáo trình Phân tích cơng việc) Trong việc định nguồn liệu sử dụng PTCV, ý: Đối với nguồn phi người, sử dụng nguồn gần nhất; Sử dụng vài nguồn thông tin lúc cần thiết Đối với nguồn người: nên lựa chọn người mà có hội để thực cơng việc quan sát công việc thực hiện, nên thu thập thông tin từ người thực công việc mức độ cao thấp từ cá nhân nhiều mức độ khác kinh nghiệm công việc b Phương pháp thu thập thông tin Các phương pháp thu thập thông tin đa dạng Trong tình huống, cán phân tích cơng việc sử dụng phương pháp phù hợp sử dụng kết hợp vài phương pháp khác Tuỳ vào để lựa chọn phương pháp thu thập thơng tin mà cán phân tích định sử dụng phương pháp sau đây: Phương pháp sử dụng bảng câu hỏi Theo phương pháp này, bảng câu hỏi thiết kế sẵn gồm câu hỏi nhằm thu thập thông tin liên quan đến công việc cụ thể Bảng câu hỏi phát tới người lao động để điền thông tin trách nhiệm theo yêu cầu hướng dẫn Bảng câu hỏi phương pháp áp dụng rộng rãi, phổ biến theo phương pháp trình thu thập thơng tin diễn nhanh chóng, tiết kiệm thời gian chi phí Thơng tin thu thập dễ dàng lượng hoá, phù hợp với việc xử lý khối lượng lớn thông tin xử lý phần mềm máy tính Phương pháp vấn Phương pháp vấn phương pháp trò chuyện trực tiếp với đối tượng vấn thông tin công việc để thông hợp thông tin kiểm tra lại thông tin thu thập Ưu điểm phương pháp thu thập nhiều thơng tin khác nhau, tìm hiểu sâu vào thơng tin cần thiết, thu tranh rõ ràng công việc Nhược điểm vấn tốn thời gian, chi phí; thơng tin thu từ vấn bị ảnh hưởng yếu tố chủ quan người vấn Phương pháp ghi chép kiện Là phương pháp ghi chép lại hành vi thực công việc người lao động làm việc có hiệu người lao động làm việc không hiệu quả; từ khái quát, phân loại đặc trưng chung cơng việc cần mơ tả địi hỏi công việc Chủ thể thực người quản lý, giám sát, người lao động, chuyên gia bên ngoài, nhà phân tích cơng việc Ưu điểm phương pháp thấy tính linh động thực công việc nhiều người khác Xác định kiện có mà thường bị bỏ qua phương pháp khác (thường trọng vào kiện phổ biến) Quan điểm người thực cơng việc người có liên quan đến kiện ghi nhận Chi phí hiệu thơng tin phong phú Nhược điểm tốn nhiều thời gian để quan sát, khái quát hoá phân loại kiện; hạn chế việc xây dựng hành vi trung bình để thực cơng việc; khả việc ghi bị bỏ sót, ghi thiếu khách quan; Phương pháp quan sát Phương pháp quan sát quan sát trình làm việc ghi lại đầy đủ hoạt động hành vi người lao động Phương pháp áp dụng chủ yếu cho công nhân sản xuất công việc mà hoạt động lao động diễn thời gian ngắn,… Ưu điểm phương pháp dễ thực hiện, không tốn kinh phí, nhiên phương pháp tốn thời gian quan sát, thông tin thu dễ bị ảnh hưởng yếu tố chủ quan người quan sát người quan sát Đặc biệt người quan sát, biết quan sát dẫn tới thiếu xác thực cơng việc Phương pháp không dễ thực với cơng việc liên quan đến trí não, tư duy, cơng việc khơng biểu lộ nhiều hành vi ngồi để quan sát lập kế hoạch, thiết kế… Phương pháp nhật kí cơng việc Tự ghi chép nhật ký công việc phương pháp người thực công việc tự ghi chép lại thơng tin có liên quan đến cơng việc vào biểu mẫu thiết kế sẵn Với phương pháp tự ghi chép, thu nhiều thông tin sát với thực tế thực cơng việc mà tiết kiệm chi phí thời gian Tuy nhiên, độ xác thơng tin thu thập lại bị hạn chế dễ bị ảnh hưởng yếu tố chủ quan người ghi chép, q trình ghi chép khơng đảm bảo liên tục, quán Phương pháp chuyên gia Là phương pháp tổ chức họp chuyên gia để thảo luận công việc Hội thảo chuyên gia phương pháp giúp làm rõ bổ sung thêm thông tin cho phương pháp khác, thông tin thu thập phục vụ nhiều mục đích phân tích cơng việc Tuy nhiên phương pháp tốn chi phí thời gian Phương pháp tổng hợp phân tích tài liệu thu thập phân tích giấy tờ, văn có sẵn có trực tiếp gián tiếp cung cấp thông tin công việc 10 thực kết hoạt động công ty năm 2017 - 2019 ký kết nhiều dự án, phát triển nhiều sản phẩm đáp ứng yêu cầu khách hàng 2.2 Quy trình phân tích cơng việc Cơng ty TNHH Điện Tử Foster Đà Nẵng 2.2.1 Quy trình phân tích cơng việc cơng ty TNHH Điện Tử Foster Đà Nẵng Qua tìm hiểu, quy trình PTCV Công ty TNHH Điện Tử Foster Đà Nẵng tiến hành theo trình tự sau: Lựa chọn vấn đề cần phân tích Xác định phương pháp thu thập thông tin Tiến hành thu thập thông tin Thẩm định lại thông tin thu thập Kết Phân tích cơng việc 2.2.2.1 Lựa chọn vấn đề cần phân tích Hiện cơng ty tiến hành phân tích xây dựng thành văn cho vị trí chủ chốt Cơng ty bao gồm: Trưởng Phịng Phịng ban, Quản Đốc Phân xưởng, … có nhiều cơng việc tương tự nên phân tích công việc sở tham khảo thông tin từ người tiến hành CV khác nhau, thông tin vừa đa dạng vừa tránh lãng phí mặt thời gian cơng sức Sau bảng thống kê vị trí cơng việc dùng để phân tích theo phận: 19 Bảng 2.1 Bảng tổng hợp vị trí cơng việc dùng để phân tích theo phận TT Phịng/Ban Phịng HCNS Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật Nhà máy Chức cơng việc phân tích - Trưởng phòng HCNS - Cán nhân Trưởng phòng kinh doanh - Nhân viên kinh doanh - Trưởng phòng kỹ thuật - Quản đốc Nhà máy - Nhân viên 2.2.2.2 Xác định phương pháp thu thập thông tin a Nguồn thông tin thu thập Nguồn phi người: Các mô tả tiêu chuẩn công việc; Các tài liệu cơng ty; Báo chí tài liệu internet Nguồn người: Giám đốc Công ty TNHH Điện Tử Foster đạo cho phòng HCNS đầu mối chủ trì phối hợp với phịng, ban khác Cơng ty thực cơng tác phân tích cơng việc để đảm bảo phân công rõ ràng nhiệm vụ, trách nhiệm quyền hạn người lao động Trách nhiệm trực tiếp thực Phân tích cơng việc gồm có đối tượng sau: Trưởng phòng HCNS, Nhân viên Tổ chức lao động, Các Trưởng phòng/Ban Người lao động b Lựa chọn phương pháp thu thập thơng tin Phịng HCNS đưa mẫu phiếu mơ tả nhiệm vụ (Phụ lục 1) quy định hệ thống quản lý ISO 9001:2000 cho người quản lý phận quản đốc nhà máy Những người điền thông tin cần thiết cơng việc của vào phiếu đưa sẵn Như công ty sử dụng phương pháp câu hỏi để thu thập thông tin Thời gian tiến hành: Công ty thường sử dụng phương pháp làm việc công ty để đảm bảo tính trung thực nội dung thơng tin (Bản câu hỏi thể phụ lục 2) Mặc dù phương pháp câu hỏi mà công ty sử dụng phổ biến để thu thập thông tin, nhiên có nhiều thơng tin câu hỏi khơng thu thập cơng ty cịn kết hợp sử dụng thêm phương pháp quan sát 20 Phương pháp quan sát Đối tượng: Nhân viên văn phòng công nhân sản xuất Thời gian tiến hành quan sát: Tiến hành quan sát từ người công nhân bắt đầu ca làm việc đến họ kết thúc Nếu nhân viên người công nhân làm việc hành tiến hành quan sát từ lúc bắt đầu ngày làm việc đến kết thúc ngày làm việc ghi chép đầy đủ tất thao tác, hành động người THCV 2.2.2.3 Tiến hành thu thập thông tin Các thông tin mà công ty tiến hành chủ yếu thông tin trách nhiệm, quyền hạn, báo cáo, yêu cầu lực, … Đây thông tin cần thiết ghi mơ tả nghiệm vụ Như thấy việc tiến hành thu thập thông tin công ty đơn giản khơng linh hoạt Có nhiều thông tin chi tiết cần thu thâp mà công ty bỏ qua điều kiện làm việc, nhận diện công việc, … nguyên nhân dẫn đến văn kết PTCV công ty cịn thiếu sót chưa đầy đủ 2.2.2.4 Thẩm định lại thơng tin thu thập Sau có thơng tin cần thiết quan sát câu hỏi, đặc biệt thơng tin câu hỏi, phịng HCNS tập hợp lại tất phiếu gửi dến phòng ban chức Trưởng phòng HCNS xem xét phê duyệt phiếu Đưa cho cán phòng HCNS viết mơ tả nhiệm vụ cho vị trí, sau đưa lên Giám đốc xem xét phê duyệt Kiểm tra lại tính xác độ tin cậy thông tin thu thập với người thực cơng việc với quản lý trực tiếp đương Đây việc quan trọng định đến hiệu tồn chương trình PTCV cơng ty TNHH Điện Tử Foster Đà Nẵng, điều giúp đạt đồng tình hai bên bảng PTCV họ có hội xét duyệt lại cơng việc mà họ thực 2.2.2.5 Các kết phân tích cơng việc Với chức danh cơng việc có mơ tả nhiệm vụ, (Tại phụ lục 3) liệt kê kết PTCV công ty Ở tác giả xin trích dẫn chức danh cụ thể để phân tích: 21 Chức danh Trưởng phịng: Cơng ty TNHH Điện Tử Bộ phận Ban giám Đốc Foster Đà Nẵng Phòng HCNS Chức danh Trưởng phịng Mã số cơng việc Trách nhiệm: Giúp việc cho Giám đốc tham mưu cho giám đốc công tác tổ chức cán Quản lý hoạt dộng Phòng lĩnh vực nhiệm vụ giao Kiểm tra, đôn đốc xử lý công việc phục vụ, quản lý tài sản, sách Đảng Nhà nước để vận dụng vào đơn vị Quyền hạn: Được phân công công việc cho nhân viên quyền thực nhiệm vụ phòng Được từ chối công việc vượt khả quyền hạn Phòng Trách nhiệm: Thường xuyên báo cáo trực tiếp cho Giám đốc Phó Giám đốc phụ trách theo phân cơng việc hồn thành nhuuwngx cơng việc cịn tồn vướng mắc để xin ý kiến Đề xuất với Giám đốc Ban lãnh đạo Công ty vấn đề, công việc bất cập vướng mắc cần tháo gỡ, cần giải Yêu cầu lực - Trình độ: Tốt nghiệp đại học Luật Quản trị kinh doanh - Ngoại ngữ: Chứng C tiếng anh - Kinh nghiệm: có 03 năm làm quản lý doanh nghiệp Quan hệ công việc Quan hệ bên ngoài: Khách hàng, đối tác Quan hệ bên trong: Giữ mối quan hệ chặt chẽ với phòng ban, đơn vị doanh nghiệp Mở rộng mối quan hệ trên, để học hỏi kinh nghiệm xử lý cơng việc Giám đốc Trưởng phịng HCNS Trưởng phận Qua mô tả công việc ta thấy rằng, bản mô tả nhiệm vụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn yêu cầu công việc với người thực Tuy nhiên nội dung sơ sài, thơng tin mang tính chất chung chung khơng chi tiết cụ thể Các văn PTCV (bản mô tả công việc, yêu cầu người thực công việc tiêu chuẩn thực công việc) gộp 22 lại thành bản: thông thường người ta nên gộp mô tả công việc với yêu cầu công việc người thực 2.2.3 Đánh giá quy trình phân tích cơng việc Cơng ty TNHH Điện Tử Foster, thành phố Đà Nẵng 2.2.3.1 Ưu điểm Về bản, ban lãnh đạo cán nhân nhận thức vai trò, ý nghĩa chương trình PTCV Quy trình PTCV công ty đơn giản, ngắn gọn tiết kiệm chi phí thời gian, sức người PTCV Người tham gia Phân tích cơng việc có lực, chun môn, kinh nghiệm tương đối phù hợp Kết PTCV đưa vào sử dụng hoạt động QTNL, liên quan đến tuyển dụng, xây dựng thang bảng lương, quan hệ nhân sự, đánh giá thực công việc Công ty 2.2.3.2 Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm đạt cơng tác PTCV cơng ty tồn số hạn chế sau: Các bước tiến hành quy trình PTCV Cơng ty Điện Tử Foster cịn có số thiếu sót như: mục đích PTCV chưa xác định từ đầu, thông tin thu thập không kiểm tra, trao đổi qua lại với quản lý trực tiếp người thực công việc Việc viết văn PTCV chưa có đầu tư riêng biệt, đưa vào sử dụng văn kiểm tra theo dõi Do thiếu tiêu chuẩn thực công việc nên việc xác định sở để đánh giá nhân viên chung, chủ yếu đánh giá nhân viên người quản lý trực tiếp giao việc đánh giá Có nhiều vị trí cơng việc cịn chưa tiến hành phân tích cơng việc dẫn đến việc ứng dụng văn vào hoạt động quản lý khác chưa phát huy hết mặt tích cực Việc xác định kết PTCV không rõ ràng, không cụ thể ba kết mà gộp ba lại thành mô tả công việc, người THCV khó xác 23 định Q trình PTCV có tham gia cá nhân người lao động không phổ biến, giải thích cho người thực cơng việc nội dung MTCV 2.2.3.3 Nguyên nhân Cán quản lý trực tiếp phòng ban chưa nhận thức rõ vai trị, ý nghĩa mục đích PTCV, họ cho PTCV cơng việc riêng phịng nhân sự, họ không quan tâm đến vấn đề thường cung cấp thơng tin cho phịng nhân theo phiếu mô tả nhiệm vụ Một số cán quản lý chủ quan với cách phân công công việc sách động viên, cho cách phân công phù hợp, không cần điều chỉnh hồn thiện sách động viên đủ để tạo động lực cho người lao động Với nhân viên THCV, có nhiều người họ chưa nắm PTCV hoạt động gì, điều chứng tỏ phịng HCNS người lãnh đạo trực tiếp khơng phổ biến rõ cho nhân viên Thiếu hợp tác người thực công việc ảnh hưởng lớn đến việc cung cấp thông tin PTCV ảnh hưởng đến thái độ làm việc người thực công việc TIỂU KẾT CHƯƠNG Trong chương 2, tác giả tiến hành nghiên cứu quy trình phân tích cơng việc Cơng ty Điện Tử Foster, thành phố Đà Nẵng từ ưu điểm hạn chế nguyên nhân công tác 24 KẾT LUẬN Con người nguồn lực thiếu yếu tố hàng đầu định thành công hay thất bại tổ chức Vì hoạt động quản trị người đóng vai trị vơ quan trọng với tổ chức nào, giúp cho tổ chức đứng vững nâng cao khả cạnh tranh thị trường Để quản lý người cách có hiệu nhà quản lý phải quan tâm đến PTCV Bời PTCV cơng cụ Quản trị nhân lực nhất, sở, tảng cho hoạt động Quản trị nhân lực khác Nhờ có PTCV mà hoạt động Quản trị nhân lực như: Kế hoạch hóa nguồn nhân lực, tuyển mộ- tuyển chọn, đào tạo phát triển nguồn nhân lực, thù lao lao động đạt hiệu cao Vì vậy, PTCV vấn đề cần thiết hoạt động quản trị nhân tổ chức Qua phân tích nghiên cứu sở lý luận, đồng thời phân tích quy trình PTCV Cơng ty Điện Tử Foster, nhìn nhận cách khái quát khẳng định vấn đề phân tích cơng việc thực quan trọng doanh nghiệp Một cơng ty có cương trình PTCV tốt nghĩa nắm tay chìa khóa thành cơng 25 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Vân Điềm Nguyễn Ngọc Quân (2012), Giáo trình Quản trị nhân lực, Trường Đại học Kinh tế quốc dân Lê Anh Cường-Nguyễn Thị Mai (2009), Phương pháp & kỹ Quản lý nhân sự, Viện nghiên cứu đào tạo Quản lý (VIM), 49-107 Nguyễn Hữu Thân (2006), Quản trị nhân sự, Trường Đại học mở bán công TPHCM Trần Thị Thu Vũ Hồng Ngân (2011), Giáo trình Quản lý nguồn nhân lực tổ chức công, Nhà xuất đại học kinh tế quốc dân Trang thông tin điện tử Công ty ĐIện Tử Foster, thành phố Đà Nẵng, https://Foster.danang vn/, truy cập ngày 20/9/2020 Tài liệu internet Nông Thị Quyên (2017), Thực trạng giải pháp nâng cao hiệu phân tích cơng việc cơng ty TNHH sản xuất thương mại Hùng Mạnh Phát, https://www.123doc.net/document/4557902-thuc-trang-va-giai-phap-nang-cao-hieuqua-phan-tich-cong-viec-tai-cong-ty-tnhh-san-xuat-va-thuong-mai-hung-manhphat.htm, truy cập ngày 20/9/2020 PHỤ LỤC 26 Phụ lục Phiếu mô tả nhiệm vụ 10 11 12 Ngày Họ tên Đơn vị Tên cơng việc Tóm tắt nội dung cơng việc Các nhiệm vụ Các nhiệm vụ phụ Mối quan hệ chủ yếu công việc Trách nhiệm giám sát quản lý Phạm vi giám sát, quản lý Đối tượng giám sát, quản lý Yêu càu trình độ học vấn Khơng u cầu trình độ học vấn PTTH Trung cấp, học nghề Đại học Chuyên ngành Kinh nghiệm làm việc Kiến thức/ kỹ cần thiết Yêu cầu thể chất/điều kiện làm việc Phụ lục 2: Mẫu phiếu điều tra (bản câu hỏi) để tiến hành thu thập thơng tin phục vụ PTCV CƠNG TY ĐIỆN TỬ FOSTER, THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG PHIẾU ĐIỀU TRA Để phục vụ cho cơng tác Phân tích cơng việc Công ty Xin anh chị trả lời đầy đủ câu hỏi mẫu phiếu điều tra Sự đóng góp ý kiến Anh ( Chị) 27 giúp chúng tơi hồn thiện tốt cơng tác Phân tích cơng việc nghiên cứu Cơng ty Anh (Chị) vui lịng cho biết thơng tin sau đánh dấu vào ô mà Anh (Chị) lựa chọn I THÔNG TIN CÁ NHÂN: Tuổi: Giới tính: Chức danh công việc: Phòng (Bộ phận) làm việc: Địa điểm tiến hành công việc: Chức danh người quản lý trực tiếp: Số người quyền trực tiếp: Thời gian làm việc: II CHỨC NĂNG - NHIỆM VỤ Xin Anh (Chị) cho biết cách ngắn gọn xác cơng việc mà làm vị trí cơng tác đảm nhiệm: Xin Anh (Chị) vui lòng liệt kê xếp theo thứ tự giảm dần mức độ quan trọng nhiệm vụ mà Anh( Chị) phải thực Mức độ thường xuyên Nhiệm vụ Hàng Hàng Hàng Hàng Hàng ngày tuần tháng quý năm 28 …………………………………… …………………………………… …………………………………… …………………………………… ……………………………………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ……… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ……… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ……… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ……… Khi thực công việc, mối quan hệ Anh ( Chị ) thường xuyên phải tiếp xúc, trao đổi? Chức danh (Đối tượng) Trong Cơng ty Ngồi Cơng ty Loại quan hệ + + + + + + Trong có loại quan hệ sau: Quản lý Kiểm tra, giám sát Chỉ đạo, lệnh Chấp hành mệnh lệnh Thương lượng, đàm phán,… III YÊU CẦU CÔNG VIỆC Theo anh (chị) chuyên ngành đào tạo phù hợp với công việc anh (chị) làm? ……………………………………………………………………………… Theo anh (chị) với cơng việc anh (chị) làm địi hỏi trình độ học vấn nào? TH Phổ thông Cao đẳng Sơ cấp Đại học Trung cấp Trên đại học Để thực công việc trên, theo anh (chị) cần có kinh nghiệm tối thiểu bao lâu? 29 Khơng cần kinh nghiệm Dưới năm Từ đến năm Từ đến năm Để thực công việc đảm nhiệm, theo anh (chị) cần phải có kỹ mức độ thành thạo nào? Các kỹ Biết qua Mức độ thành thạo Sử dụng Thành Rất thành thạo thạo Quản lý Giao tiếp Đàm phán, thương lượng Tin học văn phịng Sử dụng phần mềm máy tính Ngoại ngữ Sử dụng thiết bị, máy móc Các kỹ khác Theo anh (chị) để thực tốt cơng việc ngồi trình độ đào tạo chuyên môn cần phải biết thêm lĩnh vực gì? Mức độ hiểu biết nào? Biết qua Các kỹ Mức độ thành thạo Sử dụng Thành thạo Marketing Ngoại ngữ Kế tốn Bảo hiểm Xã hội Luật Cơ khí …… Cơng việc địi hỏi mặt thể lực? Nhẹ nhàng Nặng nhọc Bình thường Rất nặng nhọc Tương đối nặng nhọc Cơng việc địi hỏi mặt trí lực nào? 30 Rất thành thạo Nhẹ nhàng, thoải mái Căng thẳng Bình thường Rất căng Tương đối căng thẳng IV Tiêu chuẩn công việc Theo Anh( Chị) cơng việc coi hồn thành có địi hỏi mặt khối lượng chất lượng Xin Anh( Chị) vui lòng liệt kê vài tiêu chí Tiêu chí Hoàn thành mặt khối lượng ……………… Hoàn thành mặt chất lượng ……………… V Thiết bị, dụng cụ sử dụng Anh (chị) liệt kê trang thiết bị, dụng cụ sử dụng trình làm việc mức độ sử dụng Dụng cụ, trang thiết bị Mức độ sử dụng Thường xuyên ………………………………………………… ………… Xin chân thành cảm ơn! 31 dùng PHỤ LỤC Phụ lục Một số văn kết PTCV Công ty Điện Tử Foster, thành phố Đà Nẵng Chức danh: Phó Trưởng phịng Cơng ty TNHH Điện Tử Bộ phận Ban giám Đốc Foster Đà Nẵng Chức danh Phó Trưởng phịng Mã số cơng việc Trách nhiệm: Thực nhiệm vụ Trưởng phịng phân cơng giao việc, giúp Trưởng phịng khâu tuyển dụng lao động, tiền lương soạn thảo số quy chế hoạt động doanh nghiệp trình Giám đốc duyệt Quyền hạn: Chủ động giải công việc, nhiệm vụ giao Đề xuất với Trưởng phịng phương pháp giải cơng việc phạm vi quyền hạn Phòng Trách nhiệm: Báo cáo Trưởng phịng cơng việc hồn thành vướng mắc cần có biện pháp khắc phục xử lý để giải tốt cơng việc chung Phịng Yêu cầu lực - Trình độ: Tốt nghiệp đại học Luật Quản trị kinh doanh - Ngoại ngữ: Chứng C tiếng anh ngoại ngữ khác - Kinh nghiệm: có 02 năm làm quản lý doanh nghiệp cấp phân xưởng Quan hệ cơng việc Quan hệ bên ngồi: Khách hàng, đối tác Quan hệ bên trong: Giữ mối quan hệ chặt chẽ với phòng ban, đơn vị doanh nghiệp Mở rộng mối quan hệ trên, để học hỏi kinh nghiệm xử lý công việc Giám đốc Trưởng phòng HCNS 32 Trưởng phận Chức danh: Nhân viên Văn phịng Cơng ty TNHH Điện Tử Foster Đà Nẵng Chức danh Bộ phận Ban giám Đốc Nhân viên văn phịng (Văn thu – lưu trữ) Mã số cơng việc Trách nhiệm: Quản lý công văn đến Nhà nước, cấp, ngành phịng, ban, đơn vị trực thuộc cơng ty Theo dõi việc lưu trữ, phát, chuyển công vănđi đến cách xác, thời gian tính cơng văn Quyền hạn: Chỉ cho phép mượn lại chép công văn đi, đến đồng ý Giám đốc, Phó Giám đốc đơn vị Khơng đóng dấu thấy công văn giấy tờ nội dung không rõ ràng Yêu cầu cung cấp đầy đủ trang thiết bị văn phịng đáp ứng nhu cầu cơng việc Trách nhiệm: Báo cáo lãnh đạo phòng phát giấy tờ công văn không rõ lai lịch xuất Một số nhiệm vụ khác Yêu cầu lực - Trình độ: Cử nhân văn thư- lưu trữ - Tin học: Biết sử dụng tin học văn phịng - Kinh nghiệm: có 01 năm qua công việc Giữ mối quan hệ chặt chẽ với phòng ban, đơn vị doanh nghiệp Giám đốc Trưởng phòng HCNS 33 Trưởng phận ... QUY TRÌNH PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC TẠI CƠNG TY TNHH ĐIỆN TỬ FOSTER, THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 2.1 Khái quát chung Công ty TNHH Điện tử Foster 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển - Tên thức: Công ty TNHH Điện. .. phân tích cơng việc, quy trình phân tích cơng việc tầm quan trọng phân tích cơng việc, từ đánh giá xác thực trạng quy trình phân tích cơng việc Cơng ty TNHH Điện Tử Foster Đà Nẵng 16 Chương QUY. .. phân tích cơng việc cơng ty TNHH Điện Tử Foster Đà Nẵng Qua tìm hiểu, quy trình PTCV Cơng ty TNHH Điện Tử Foster Đà Nẵng tiến hành theo trình tự sau: Lựa chọn vấn đề cần phân tích Xác định phương