Quản lý thư viện và trung tâm thông tin giáo trình dùng cho sinh viên ngành thư viện thông tin

QUẢN LÝ THƯ VIỆN VÀ TRƯNG TÂM THÔNG TIN B Ộ V Ả * HĨA T H Ơ \G n \ TRƯỜNG ĐAI HOC VÀN HĨA HÀ NƠI • • THS NGUYỀN TIẾN HIỀN - TS NGUYÊN • la n QUẢN LÝ THƠ VIỆN VÀ TRUNG TÂM THÔNG TIN ( Giáo trinh dùng cho sinh viên ngành T hu viện - thõng tin ) Hà Nội - 2002 thòng tin biên sơạn khơng ngồi mục đích nói Giáo trìn h gồm chương: Chườm; I : Lý th u y ết chung vể tò chức ■ q u n lý tơ’ chức q u ả n lý q u a n th viện - thõng tin Chương II : Tổ chức lao động tro n g q u an th viện - thông tin Chương III : Cơ cấu tổ chức sơ’ loại hình th viện cơ.quan thơng tin ỏ Việt Nam • Chương IV- : Kế hoạch báo cáo công tác th viện - th ô n g tin Chương V : Thống kê quan* th viện - thông tin Chương VI : Kinh tế hoạt động tro n g q u an th viện - th ô n g tin Chương v a : Công tác đào tạo, hướng dẫn' nghiệp vụ công tá c th a n h tra th viện - thơng tin Giáo trình quản lý th viện tru n g tám thông tin biên soạn lần hai tá c giả: l T h S N guvễn Tiến Hiên - Chủ nhiệm khoa T h viện - thông tin - biên soạn chương I II III IV TS N guyễn Thị Lan T h a n h - Trướng p hòng Đào tạo - biên soạn chương V VI VII % Tô chức, q u n lý vấn dể lớn, phức tạp tác già đ ã cố gổng (ỉế bao q u át tài liệu Song c h ắ n nhiều th iê u sót Rất mong n h n ý kiến đóng góp chân th n h anh chị bạn dóng nghiệp Q ua lời nói đ u tơi xin bày tó lòng biết (*n liên anh, chị b n dồng nghiệp đả góp ý giúp đỡ đê c h ú n g tòi hồn th n h giáo trình TÁC GIÁ Chương I: LÝ TH U YỂT CHUNG VỂ T ổ CHỨC, Q U Ả N LÝ VÀ TÓ CHỨC QUẢN LÝ TRONG C O QUAN TH Ư VIỆN - THÒNG TIN I - Lý thuyét chung vé tổ chức, quàn lý I / Khái quái vé to chức Tó chức, đóng vai trò vơ q u a n trọng chê độ xả hội, lĩnh vực, n g n h nghề Nhờ có tơ chức tốt m an g lại h iệ u q u ả lao động cao Chính vậy, tổ chức trỏ t h n h tr u n g tâm ý cúa nhiêu lành tụ tr ê n t h ế giỏi Ngay t n m 1918 sa u cách m ạng T háng Mười th n h công V I Lênin dã cho rằn g “ Đối với quy ển Xơ- Viết thi việc tơ chức lao động v ấ n để chù yếu, vấn đề cản bán vãn để nóng hòi n hất tồn sống xã h ộ i ” ( l ) Lênin viết : “Sức lực cúa h n g trăm người có th ê sửc lực hàng nghìn ngưòi khơng ? O n g t r ả lời : Có th ê mã sửc lực h n g tr ă m người có tỏ chức Vì có tó chức sức lực t ă n g lên h n g nghìn lần "(2\ L ónin toan p T liỏ n g N g a xuát bân lán Ir 147 L é n in toàn lậ p T liê n g N g a xuát bán lán Ir.34 Chủ tịch Hồ C hí M inh từ n g đánh giá vai trò tô chửc q u n lý rấ t cao Người nói r ằ n g : 'T chức, q u ả n lý cơng việc khó khăii phức tạp n h n g r ấ t cần thiết, muốn qn lý tốt ngồi n h ữ n g k iến thức chuyên môn, ' ngồi trìn h độ khoa học r a đòi hỏi cán bộ, công n h àn phái thông suốt tư tiíởng, p h có thái độ làm N hà nước, làm chủ xí nghiệp Mn qn lý tốt phải nâng cao tin h t h ầ n trá ch nhiệm làm đến nơi đến chốn, vượt k h ó k h ăn , phải thực cán th a m gia lao động, công n h â n th a m gia q u ản P h ru m in I M - chuyên gia Liên Xò đưa định nghĩa : Tơ’ chức hình thức để tạo lập trì t r ậ t t ự hệ th ô n g dó gọi tô chức Trong từ điển tiế n g Việt có định nghĩa: Tơ chức - xếp đặt, bỏ tr í môi quan hệ p h ận với Các giáo sư ỏ Học viện H àn h quốc gia Việt N am đưa định nghĩa: Tổ chức khoa học vể th iế t lập mối q u a n hệ người với n h au , n h ằ m mục đích q u ả n lý tốt đỏi tượng Tơ chức thường n h ữ n g công việc hạt n h â n N h ữ n g lời k ê u gọi c ủ a I ló C h ủ tịch T.V- Ir 12X - 121) khỏi đ ầ u đê d ả n tới việc hình th n h tơ chức, cò q u a n xí nghiệp v.v Nói n h vặy khơng có nghĩa tơ chức còng việc ban đ ầ u k ết thúc, m song song tồn t i p h át trie n với t chức', q u an xí n ghiệp % Tơ chức t hường lã cơng việc Qán lãnh dạo! q u ả n lý, chun gia Đòi hói cán đưđc giao nhiệm vụ tô chức phải người có ch u ỳ ên m’ơr\ sâu lĩnh yực m ình giao n h iệm vụ Ví dụ: Tố chức th n h »lập nh& máy_dệt, người giao n h iệm vụ tổ chức th n h lập nhà m áy p h ại chuyên gia hay kỹ sư ch u yên n g n h dệt, có thực tê nhiều năm, có đẩu óc tố chức Chi n h v ậ y họ có th ể xếp đặt dây chuyển, p h â n xương, phòng ban cách hdp lý, có nh họ Biới tu y ể n chọn cơng n h â n í h e o đ úng yêu cầu, xếp đặt cán cho phòng ban m ua sắm tr a n g th iết bị phù hưp n h ấ t Tố chức có vai trò q u an trọng dịnh t h n h công q u n lý N hững sai lầm, ’ khuyết diếp! tro n g công tác tổ chức cán nguyên n h â n nguyên nhán gáy tình tr n g khơng tốt ỏ q u a n c ầ n p h â n biệt h a i loại tô chức : Tô chức sản x u ấ t kinh doanh tô chức máy q u án lý a) T ổ chức sàn xu ấ t - kinh doanh : L h o t động sả n xuất - kinh doanh làm đôi tượng, dựa t r ê n cd sở phân tích k in h tế kỹ t h u ậ t lấy hiệụ q u ả sản xuất - k in h d oan h tiê u c h u ẩ n Nó sở để sử d ụ n g hợp lỷ tài nguyên, xây dựng thực kê hoạch sả n x u ất - k in h an h th èo phương hướng mục tiê u định Kết hợp c h u y ê n mơn hóa với kinh doanh tổng hợp có hiệu q u ả để tơ chức máy q u án lý có hiệu lực b) T ổ chức máy-quản lý: Tuỳ thuộc vào cấu tố chúc sản x u ấ t Có chê k in h doanh n h ằ m q u n lý có hiệu lực, 'phục vụ có h iệu cho s ả n x u ấ t - kinh doanh Nó bao gồm tồ chức máy N hà nựớr T ru n g ương, địa phương máy q u n lý tô chức sản x u ấ t - kinh doanh, hình t h n h hệ th ố n g q u ản lý thích hợp Nó phải đ p ửng yêu cầu n h ữ n g b iên đỏi p h ù hợp với phíự tr iể n củ a càu s ả n x u ấ t, tổ chức sản x u ấ t cở c h ế q u ả n lý kinh doanh • 2/ Khái quát vé quàn lý : Theo q u an điếm 10 •Mác, ỏng coi q u n lý chức n àn g đặc biệt, s in h từ tín h ch ấ t xả hội hóa lao động, Người viết : “Bá't kỳ m ột lao động xã hội h a y cộng đồng nào, tiến h n h trê n quy mỏ tương đối lớn • đểu cần có q u n lý xác lập mối q u an hệ hài hòa cơng việc riêng rẽ thực chức h ă n g c h u n g n h ấ t, x u ất p h t từ vận động to àn cấu sả n xuất (khác với vặn động cúa từ n g p h ậ n độc lập nên sản x uất ấy) Một n g h ệ sĩ chới đàn, chi phái điều khiển m ình, n h n g dàn nhạc phái có nhạc t rưởng "(4) T ta có t h ế hiểu q u n lý tác động có V thử c đê chi huy, điêu khiến, hưỏng d ẫ n q u tr ìn h xã hội h n h vi hoạt động người dê đ ạt tới m ục đích ngưòi q u ản lý phù hợp quy luật k h ách q u an • Hoặc t a có th ê định nghĩa ngắn gọn bơn Q u ả n lý tác động có mục đích th ể lên khách th ê n h ằ m nâng cao hiệu su ất lao động Q u ả n lý yếu tô q u a n trọng không thê th iêu đòi sống xã hội Xã hội p h t triể n cao, vai trò q u ả n lý Mác - A n g ghen loàn láp T 23 - Tr.342 n h thẻ vào vận động trị kinh tẻ chu n g đất nước Cụ thê, kết q u tu y ê n tru y ền dường lối chinh sách Đ N hà nước, v ậ n động người dọc tích cực th a m gia vào q u trìn h xây dựng háo vệ đ ất nước v.v Khối lượng qui mô phục vụ thư v iệ n - th ô n g tin Là tiêu c h u ẩ n q u an trọng đẻ đ n h giá hiệu q u ả công tác m ặt sô lượng m ật chất lượng Dựa vào tiêu c h u â n dê xem xét chi tiêu: P h ả n n h khôi lượng, p hạm vi phục v ụ n h tín h tích cực c ủ a th viện tro n g việc lơi CI1 đọc vào t h viện - thông tin ỏ sô liệu người đọc, th n h p h ần củ a họ, mức độ sứ d ụng tài liệu v.v 'số liệu đóng vai trò r ấ t q u a n trọng Đ ả m b ả o t i n h tó i u c u a v iệ c p h ụ c v ụ Theo tiêu c h u ẩ n q u an th viện thông tin phải cung cấp n h a n h chong, xác đ ầ y đù tà i liệu phù hợp với yêu cầu người d ù n g tin; tiết kiệm tối da thòi gian chờ tfợi vỏ ích người đọc tạo điều kiện cho người dọc sứ dụng tài liệu m ột cách dễ dàng T r ìn h đ ộ tô c h ứ c la o đ ộ n g t h v iệ n th ô n g tin T rinh độ tô chức lao động th viện 224 th ô n g tin tốt hay không tốt phụ thuộc vào hợp lý r u a v iệ c 's ắ p xếp bố trí k h áu cơng việc C hính việc thực khuynh hướng cùa tô chức lao dộng khoa học th viện thơng tin thước đo đê đ án h giá trìn h độ tò chức lao động cán thư viện - thòng tin p d ụ n g c c p h n g p h p v h ìn h th ứ c p h ụ c v ụ tiê n tiế n Tiêu c h u ẩ n cho phép xem xét tìn h hình thực- h iện phương p h áp hình thức phục vụ có h iệu q u a Ihư viện - thông tin như: Tộ chức kho phục vụ tự chọn: sử dụng máy vi tính việc q u n lý vốn tài liệu, người đọc; tố chức mục lục liê n hợp: tố chức trao đôi tài liệu th viện: nôi m ạng m áy vi tín h đế trao dơi nguồn lực th õ n g tin v.v H iệ n q u k in h t ế tr o n g v iệ c p h ụ c vụ người dọc T h viện - thông tin phái dám bão kêt lao động cao với chi phi cách n h ấ t vê n h ã n lực tà i lực Đẻ tính hiệu kinh tế cần lưu ý đến chi tiêu như: giá th n h mượn tài Liệu, giá th n h cho mượn, giã th n h bỏ sung tài liệu v.v T rẽn đ â y số’ tiêu ch u ân dế đ n h giá công tá c q u an th viện - thõng tin 225 S ong sủ d ụ n g tiêu c h u ắ n nàv cần vận d ụ n g cách linh hoạt, mềm déo tu ỳ thuộc vào tì n h h ìn h th ự c tê đối tượng kiểm tra (cụ thê: loại h ìn h q u a n th viện - thỏng tin đạc đ iếm n g v.v ) 226 TÀI LIỆU THAM KHẢO A/ Tiếng Việt AFANAXF.P V.G Thông tin xã hội q u ả n lý xã hội,- H : KHXH - 1979,- 419 tr CARTAXOV N.x - Thư viện học đại cương: G iáo trìn h gồm phần: P h ầ n I: v v Xcvortxov N h ữ n g sớ lý th u y ế t th viện/ Người dịch: TS N guyễn Thị Thư.- TP Hồ Chí Minh, 1999,132 tr Giáo trìn h q u án lý h n h Nhà nước H.: Giáo dục, L994 T l N hà nước p h áp lu ật.- 298 tr T2 Q u ả n lý h n h Nhà nước.- 214 tr T3 Q u án lý Nhà nước trê n lĩnh vực.360 tr C ăn bán m a rk e tin g đại: Nguyễn T u ấ n Việt dịch; nguyên tác : Les fondem ents du m a r ­ k etin g m oderm ẹ,- TP.HCM.: Trẻ, 1992.- 195 tr Cơ sớ khoa học q u ản lý kinh tế T l T2 H.: ĐH TH CN , 1988 Đỗ HỒNG TỒN - Giáo trìn h khoa học q u ả n lý: - T l , - H.: KHKT‘, 2000.- 403 tr • ĐỖ HỒNG TỒN - Giáo trìn h q u àn lý xã 227 hội/ GS Đỗ Hoàng Toàn: P han Kim Chiên,- H.: KHKT, 2000 336 tr M ark etin g sở lý lu ận thực hành: T l.H.: NXB trẻ, 1991, - 160 tr Một sò vãn kiện Đại hội Đ àng toàn quốc lần th VII.- H.: 1992.- 100 tr 10 NGUYỄN THỊ LAN THANH Giáo tr in h tô' chữc q u n lý công tác th viện - H.: 1981.154 tr 11 NC5UYẺN TIẾN MIEN Giáo t r ì n h 't ổ chức q u án lý công tác th viện H.: trường Đại học Tống hợp, 1977.- 111 tr 12 NGUYỄN TIẾN HIEN M arketin g hoạt động th viện - thông tin// T ạp chí Thơng tin tư liệu khoa học cơng nghệ quốc gia.- 1993, N"3 13 NGUYỀN TIẾN HIEN Nghiên cứu v ấ n để đàọ tạo cán th viện bậc đại học sa u đại học Việt Nam: L u ậ n văn thạc sĩ.- H.: 1994, 100 tr • • • 14 N hững Vàn đề lý luận, thực tiền q u n lý tô chức khoa học / Viện H n lâm Khoa học Liên Xỏ.- H.: KHXH 1985.- 519 tr 15 P háp lệnh thư viện.- H.:CTQG, 2001.- 26 tr 16 JON LOCKET Bí th n h công q u án lý : Khuôn vàng thưốc ngọc cho n h lãnh đạo.- H.: T ru n g tâ m thơng tin KHKT Hóa chất 1991 228 cl Tiéng Nga KRUMIN I.M Bibliotechnoj delo: O rg an izaxija u p v le n ie - M.: C nhiga,1980.- 271 tr FRUMIN I.M O rg an izax ija b o tu i Sovetskoj biblioteki.- M.: C n h ig a, 1969.- 280 tr SADRINAX O sn o v ui ekonom iki bibliote­ ch noj d e ja te lo n a s ti.- L.: 1983,- 64 tr TALANAKINA O I Istorija bibliotechnogo d e z a ru b e z o m - M.: C nh ig a, 1982.- 272 tr T e k h n h ite x k ie s re d s tv a bibliotechnoje r a b o tu i / pod re d D okt A B Sokolova.- M.: C n h ig a 1982,- 272 tr 230 MỤC LỤC LỜI N Ó I Đ À U Chương I LÝ T H U Y Ế T C H U N G V Ề T ổ C H Ú C Q U Á N LY V Ã T Ổ CIIÚL- Q U Á N l Ý T R O N G c Q U A N rHƯVIHN - THÔNG TIN Lý thuyết chung vé tổ chức, quàn lý II Khái quát vé tổ chức Khin I/Iiát vé quàn lý : 10 31 Cúc yếu tô rác dộng đến quàn lý 12 nguyên tắc phương pháp quàn lý / Nguyẻìì tấi quàn lỷ 17 17 Phương pháp quàn lý 20 - Một số khái niệm vé hệ thống 23 - tổ chức, quàn lý c o quan thu viện thòng tin TỔ chức quan thư viện - thông tin Quàn /ý quan tliK viện - ihôntỊ tin J Thư viện vù TT Thơng rin ntỊÙv HÜV (íượt W'W hệ rhỏHỊỊ mở 26 26 30 32 Cán lãnh dạo quan thư viện thôn %tin 35 Hội-đồnti quàn /ý l ấp I/Iiíiti lý thư viện - rliơmị tin ó Đối iượiii’ mục tiêu, nhiệm vụ 37 231 17 T p chí T hòng TLKH&CNQG./ Các số từ 1990 đến n ã 2000 / 18 Vế còng tác thư viện1 Nguyền Hữu Giới N g u y ề n Huy sưu tầm -biên soạn.- H.: 1997,- 276 tr 19 VŨ C A O ÜAM.- Phương p h áp fuận nghiên cửu khoa học.- X uất bán lần thứ tư co chinh lý bô s u n g - H K H K T 1998.- 178 tr B/ Tiéng Anh IF.F.Ni: Y M New methods a n d Techniques for Inform ation m an agem en t London : Taylor G h a n 1986 M a r k e tin g of information products and services by lib rie s a n d information cen tres in India New Dellia, 1988 M PICAT A Information m an ag em en t - the Science of soling problems Int.j of Inf M anag em e n t 1989, vol N" 237 - 243p SIMPSON I S Basic statistics for librarians London : clive Ninglex 1975.- 11 IP S T U E A R T R.D - Library and information center m a n a g a m e n t /R D S tu e a rt; B B: Moran - Engle-vood - Colorado 1993.- 402 p STUEART R D - Library m a n a g a m e n t/ R D S tu e a rt: B B M oran Litteton.- Colorado 1987,- 376 P 229 ( lìa mơn tỏ chức vìi qn ly CƠHỊỊ tác thư viện - ĩhónyỊ tin 41 Chương II T ổ CHÚC LAO ĐỘN G TRONG c QUAN T H Ư V IỆ N - T H Ô N G T IN I - Các chu trình thư viện - thơng tin / 43 Quy trình' (hu trình, trình vù thao tác thư viện Cúc ( hu trình í liiỉih irony thư viện - thông tin 43 44 II - Sự hồn thiện của.chu trình thư viện - thơng tin / Mục đích việc hồn tHien chu trinh 46 Những ngun tác hồn thiện chu 'trình 4K Các biện pháp hồn thiện chu trình 51 III - Tổ chức lao động khoa học TV-TT 55 • • • I Khái quát vẽ tô chức lao dộniỊ khoa học thư viện - thông tin 55 Những khuynh hướng niu tô chức lưo dộn\> khoa học tronỊỊ thư viện - ỉlìõĩiiỊ rin 59 IV - Định mức lao động thư viện 65 / Các phiíơntỊ pháp định mức lao dộỉiiỊ 67 Cúc loại định mức lưo dộm> 71 Chương III • C C Ấ U r Ổ C H Ú t M Ỏ T S Ố L O A I MÌNH T H Ư V IÊ N V À C Q U A N T H Ò N G T IN Ỏ V IỆ T N A M I-Phân loại mô hình tổ chúc thư viện truyền thống 74 232 ! M ỏ lim it tỏ ch ứ c th e o n lìó m h n d ọ c 74 Mỏ hinh tổ chức theo ngỏti //#/? 75 Mơ hình tỏ i hức rheo loai lỉìnlì tủi liệu • • 76 M ỏ lììĩìh rỏ ch ứ c th eo (h ù v è n n g n h U m h ọ c 76 M ô hinh t ổ chức th eo chức n ú n g * Ạfỡ /;ời// íế> chức phối hỢỊì 77 77 II - Cơ cáu tổ chúc càc loại hình thư viện ỏ Việt Nam I Cơ I ấu tó ( Inh loại thư viện khoa học Cơ cứu rô chức loại thư viện ác trườiìỊỊ Đh ? Cơ cứu tỏ {hút loai TV dụi chúng (phố thỏngị xo X7 91 III - Cơ cáu tổ chức mạng lưóỉ TV-TT 93 I Khới niệm vé mạng lưới thư viện - thông ùn 93 Hình thừi tồi húi mạng lưới TV ( ỏng í ộfif> N.nươ! % Cơ ( ủu tổ í hứi cùa thư viện trung tủm 97 IV - Các mơ hình tổ chúc mạng krái «lõng Hn Bộ I Mờ hình liên kết 100 • Mó hình liên kcì kết hợp 101 Mò hình liên k cì nhiéu 102 Mỏ hình liên kếl phản tán 103 Chương IV I.À P K Ế H O Ạ C H V À B Á O B Á O C Ỏ N C i T Á C T H Ư V IÊ N - T H Ò N G TIN AI KẺ HOẠCH CĨNG TAC THƯ VIỆN - THƠNG TIN 105 - Mục đích ý nghĩa nguyên tố c cùa kế hoach TV-TV / Mục địch V nghĩa cùa kẽ họach 105 Những ngnvẻn tĩu (lia k ế hoạch TV-TT lo6 233 II - Các loqỉ kế hoạch »rong thư viện - thơng tỉn 107 y K ế hoạch tồn ngành 107 Kê hoạch VÙHỊỊ I 10 K ế hoạch còng tức tỉơig quan 7V-77 10 Ke hoạch hùriỉị năm cùa thư viện B/ I 12 B Á O C Á O T H Ư V IỆ N - T H Ô N G T IN I I- Mục đích, ý nghĩa, yéu cầu báo cáo Mục đích ý nghĩa báo cáo Yêu cầu đôi với bàn báo cáo thư viện - t/ìơniỊ tin 117 I 17 I 1X II - Các hỉnh thức báo cáo 119 Chương V THỐNG KÊ TRONG CÁC c QUAN TỉỈƯVIẺN - n IỊNCỉ TIN I - Khái qt vế thóng kẽ thư viện - thông tin / Khái niệm vê thống kê tron %thư viện - ỉhỏng tin 126 Mục đích, Vnghĩa ( ùa thống kè thư viện - thông tin 127 Các bước tvình nghiên cửu tlìốn# kê thư viện - thơng tin Sử dụng vác số tuyệt dối, tương đối vủ trung bình thống kê thư viện thơng tin ỉ 2y 137 II Các phần nghiên cứu thống kéỉrong TV-TT 234 / Thông kê mạng lưới thư viện 144 Thổn kê phục vụ thư Vỉện-thông tin (ho n iụícri (lùn iỊ tin 148 Thống kẽ vỏn tủi liệu thư viện - thông tin III- Các loại biểu thống kê thư viện - thõng tin /- Biểu đồ xây khúc 15X 2- Biểu dồ hình cột 160 Biển đổ liình tròn 162 Chương VI KINII TÉ TIÍƯVIẺN - THƠNG TIN I- Khái niệm vế kinh tế thư viện - thông tin 163 ! - Btin chài cùa kinh tẽ thư viện - thỏntỊ tin 163 Cát chi tiêu kinh tế cùa cóniỊ rát thư viện - thông tin V Pluiri rich kinh rê thư viện - thông rill 166 171 II- Kinh phí quan thư viện - thơng tin giai đoạn 174 /- NtỊtión kinh phi cùa quan TV-TT 174 *' 2- Dự toán kinh phi cùa l quan 7V-7T 177 III- Marketing thư viện - thông tin IX1 / - Khái niệm I hun\> Marketing 2- Marketing thư viện - thông rill 18 183 Chương VII CÒNG TÁC ĐÀO TAO IIUttNUDẪN NGHIỆP v u V À C Ố N C i T Á C T H A N H TRA T IƯ V IỆ N - T H Ô N G TIN A- CÕNG TÁC ĐÀO TẠO VÀ HƯÒNG DAN nghiệp vụ ] XX II- Khái quát vẻ công tác đào tạo cán thư viện - thống tin ỏ Việt Nam / Khoa Thõng tin-thư viện tnỉcniỊỊ ĐHVH 1XX 19