ĐỀ XUẤT CẢI TIẾN HỆ THỐNG KPI TẠI TỔ CHẾ BIẾN NHÀ MÁY SỮA SÀI GÒN

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA PHAN THƯƠNG ĐỀ XUẤT CẢI TIẾN HỆ THỐNG KPI TẠI TỔ CHẾ BIỂN - NHÀ MÁY SỮA SÀI GÒN IMPROVE THE KEY PERFORMANCE INDICATOR AT PROCESSING DEPARTMENT IN SAI GON MILK Chuyên ngành : QUẢN TRỊ KINH DOANH Mã số: 60340102 KHĨA LUẬN THẠC SĨ Tp.HỒ CHÍ MINH, tháng 11 năm 2018 ii Cơng trình hồn thành tại: Trường Đại học Bách khoa - ĐHQG - HCM Cán hướng dẫn khoa học: TS TRƯƠNG THỊ LAN ANH Cán chấm nhận xét 1: Cán chấm nhận xét 2: Khóa luận thạc sĩ bảo vệ Trường Đại học Bách khoa, ĐHQG Tp HCM, ngày 23 tháng 11 năm 2018 Thành phần Hội đồng đánh giá luận văn thạc sĩ gồm: Chủ tịch hội đồng : PGS.TS Nguyễn Mạnh Tuân Thư ký hội đồng : TS Nguyễn Thị Đức Nguyên ủy viên hội đồng : TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG TRƯỞNG KHOA Ill TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do- Hạnh phúc PHÒNG ĐÀO TẠO SĐH Tp HCM, ngày tháng năm 2018 NHIỆM VỤ KHÓA LUẬN THẠC SĨ Họ tên học viên : PHAN THƯƠNG MSHV : 7141113 Ngày tháng năm sinh: 20/04/1989 Nơi sinh: Quãng Ngãi Chuyên ngành : QUẢN TRỊ KINH DOANH Mã ngành :60340102 I TÊN ĐỀ TÀI: ĐỀ XUẤT CẢI TIẾN HỆ THỐNG KPI TẠI TÔ CHẾ BIẾN - NHÀ MÁY SỮA SÀI GÒN THE THESIS: IMPROVE THE KEY PERFORMANCE INDICATOR AT PROCESSING DEPARTMENT IN SAI GON MILK II NHIỆM VỤ VÀ NỘI DUNG: > Xác định hạn chế hệ thống KPI > Nhận diện phân tích nguyên nhân > Xác định giải pháp để xây dựng hệ thống KPI III NGÀY GIAO NHIỆM VỤ: 20/08/2018 IV NGÀY HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ: 12/10/2018 V CÁN Bộ HƯỚNG DẪN: TS TRƯƠNG THỊ LAN ANH CÁN Bộ HƯỚNG DẪN (Họ tên chữ ký) CHỦ NHIỆM Bộ MÔN QL CÔNG NGHIỆP (Họ tên chữ ký) KHOA QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP (Họ tên chữ ký) iv LỜI CẢM ƠN Trước tiên, xin gửi lời cám ơn chân thành đặc biệt đến cán hướng dẫn, Tiến sĩ TRƯƠNG THỊ LAN ANH, khoa Quản lý Công nghiệp, Đại học Quốc gia Tp.Hồ Chí Minh, người ln hướng dẫn, động viên, quan tâm giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi giúp tơi hồn thành khóa luận Đồng thời, tơi xin bày tỏ lòng biết ơn đến thầy cô Khoa Quản lý Công nghiệp, người nhiệt tình chuyển giao kiến thức cho tơi suốt thời gian học tập vừa qua Tôi xin chân thành cám ơn thành viên Nhà máy Sữa Sài Gòn đồng nghiệp khác Cơng ty Sữa, người hổ trợ tận tĩnh giúp đỡ tôi, cung cấp cho lời khuyên, chia cần thiết để thực khóa luận Tơi bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến tập thể bạn cao học K2014 , ngành Quản trị Kinh doanh, khoa Quản lý Công nghiệp, người bạn học tập chia với năm qua Cuối gửi lời cám ơn chân thành sâu sắc đến gia đĩnh, người thân u nhất, ln động viên, khích lệ, tạo điều kiện tốt giúp suốt thời gian học tập vừa qua Một lần xin chân thành cám ơn tất Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 12 tháng 12 năm 2018 Phan Thương TÓM TẮT Đề tài nghiên cứu dựa vào việc phân tích thực trạng hệ thống KPI tổ Chế Biến - Nhà máy Sữa Sài Gòn Qua thấy đuợc sụ sai lệch trình triển khai chiến luợc từ cấp công ty xuống phận chức cấp nhỏ hon Đề tài nghiên cứu phân tích nguyên nhân, lụa chọn tái cấu trúc KPI tổ chế biến theo mơ hình QDE-STEP Một mơ hình phù hợp với cơng ty sản xuất, có quy mơ lớn nhung đảm bảo đầy đủ vai trò mục đích hệ thống Kết đề tài góp phần đua ý tuởng kinh nghiệm cho doanh nghiệp sản xuất quy mô lớn, quản lý theo mơ hình cấp bậc triển khai KPI đáp ứng mục tiêu chiến luợc công ty vi ASBTRACT This research is based on the analysis of the real situation of the key performance indicator at the processing departement - Sai Gon Milk factory This leads to a misrepresentation in the implementation of the strategy from the board of directors company to the smaller functional departments This research also analyzes the causes, selection and restructure of existing KPIs in the QDE-STEP model A model suited to large-scale manufacturing companies that fully assure the role and purpose of a system The results of this project also contribute to the idea and experience of large scale manufacturing enterprises, the hierarchical model of KPI implementation to meet the strategic objectives of the company vii LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài tơi thực không trùng lắp với đề tài trước Các số liệu phân tích đề tài thực cách nghiêm túc trung thực, thông tin tham khảo đề tài trích dẫn theo quy định Vlll MỤC LỤC TÓM TẮT V ASBTRACT vi DANH MỤC BẢNG X DANH MỤC HÌNH xi DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT xii CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU 1.1 Lý hình thành đề tài 1.2 Các thực trạng Tổ chế biến nhà máy sữa sài gòn 1.3 Mục tiêu nghiên cứu 1.4 Ỷ nghĩa đề tài 1.4.1 Ý nghĩa thực tiễn nhà máy 1.4.2 Ý nghĩa khoa học 1.5 Phạm vi nghiên cứu CHƯƠNG 2: Cơ SỞ LÝ THUYẾT 2.1 Đo lường hiệu suất hệ thống đo lượng hiệu suất 2.2 Hệ thống phân tích báo cáo chiến lược - SMART 2.3 Chỉ số hiệu suất cốt yếu - KPI yếu tố ảnh hưởng 2.4 Mơ hình QDE-STEP 11 CHƯƠNG 3: QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ VÀ PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH 14 3.1 Quy trình giải vấn đề 14 3.2 Nhu cầu thông tin 15 3.3 Các phương pháp phân tích 16 3.3.1 Phương pháp xác định thực trạng 16 3.3.1.1 Phương pháp thống kê phân tích ix 3.3.2.1 Thu thập liệu qua phương pháp nhóm tập trung focusgroup 19 3.3.2.2 Phương pháp sơ đồ xương cá 21 3.3.3 Phương pháp xác định giải pháp 22 3.3.3.1 Thu thập liệu qua phương pháp nhóm tập trung focusgroup 22 3.3.3.2 Phương pháp biểu đồ Pareto 22 CHƯƠNG 4: GIỚI THIỆU CÔNG TY VÀ TÔ CHẾ BIẾN NHÀ MÁY SỮA SÀI GÒN ' 24 CHƯƠNG 5: CHẨN ĐỐN VẤN ĐỀ, TÌM NGUN NHÂN VÀ GIẢI PHÁP 28 5.1 Xác định thực trạng hệ thống KPI tổ chế biến 28 5.1.1 Phân tích KPI tổ chế biến 28 5.1.2 Phân tích quy trình triển khai KPI theo hệ thống SMART 30 5.1.3 Phân tích KPI tổ chế biến thông qua khảo sát ý kiến nhân viên 33 5.2 Xác định nguyên nhân gây nên thực trạng KPI tổ chế biến 36 5.3 Xác định giải pháp cho vấn đề KPI tổ chế biến 42 CHƯƠNG 6: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 50 6.1 Kết luận 50 6.2 Kiến nghị 51 6.3 Hạn chế đề tài hướng nghiên cứu mở rộng cho nhà máy 51 TÀI LIỆU THAM KHẢO 52 PHỤ LỤC 54 Phụ lục 1: Tổng kết KPI4 tháng PXSX 54 Phụ Lục : Kết Quả OEE tháng đầu năm 2018 56 Phụ lục : Bảng câu hỏi khảo sát 56 Phụ lục : Kết khảo sát 60 Phụ lục 5: Biên họp ngày 15/9 60 Phục lục 6: Biên họp ngày 28/09/2018 61 DANH MỤC BẢNG • Bảng 1-1: Các hệ thống đo lường .5 Bảng 3-1: Bảng nhu cầu thông tin .15 Bảng 5- 1: Bảng thống kê tiêu chí KPI tổ chế biến 28 Bảng 5-2: Triển khai chiến lược phận công ty 31 Bảng 5- 3: Bảng thống kê nguyên nhân gây vấn đề 40 Bảng 5-4: Bảng chia tỷ lệ phần trăm tổ theo KPI chung 44 Bảng 5- 5: Bảng phân bố KPI theo mơ hình QDE-STEP 45 Bảng 5- 6: Bảng phân bố 15 KPI theo mơ hình QDE-STEP .46 Bảng 5- 7: Tái cấu hệ số KPI theo mơ hình QDE-STEP 46 Bảng 5-8: Bảng tóm tắc thực trạng, nguyên nhân giải pháp cho KPI tổ chế biến 48 Bảng 6- 1: Ke hoạch triển khai giải pháp .50 49 động chức pháp - P5: KPI tổ chế biến phụ C5: Phương pháp truyền thuộc vào phận khác thông chưa hiệu - P6: Nguyên tắc văn hóa Vinamilk chưa đồng -S4: sử dụng KPI đê thay đơi nệun tắc văn hóa Vinamilk, đông thời sử dụng giải pháp như: màng hình destop máy tính, tivi thơng tin dọc hành lang kĩ thuật để truyền thôngvà hoạt động teambuilding 50 CHƯƠNG 6: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 6.1 Kết luận Đã xác định thực trạng từ P1 đến P6 nêu phần 5.1 thơng qua phân tích khảo sát ý kiến nhân viên tổ chế biến Đã tìm nguyên nhân then chốt gây nên vấn đề từ C1 đến C5 nêu phần 5.2 thông qua phương pháp thu thập liệu focusgroup sơ đồ xương cá Đã xác định giải pháp từ SI đến S4 nêu phần 5.3 thông qua phương pháp thu thập liệu focusgroup Pareto Theo kế hoạch triển khai dự kiến thực bảng sau: Bảng 6-1: Kế hoạch triển khai giải pháp Các giải pháp Số lượng công việc thực Các cơng việc tồn thời gian dự kiến thực Sl:Sử dụng mơ hình Đã xây dựng mơ hình Bắt đầu áp dụng từ tháng 10/2018 áp dụng tháng sau KPI theo QDE-STEP đánh giá nhân rộng S2: xây dựng bảng Đã xây dựng bảng chung theo Bắt đầu áp dụng tháng KPI chung tỷ lệ phần trăm S3: triển khai chiến Mới đồng ý ban quản 10/2018 Dự kiến triển khai từ tháng lược thông qua đốc, cần có họp bàn xem xét 11/2018 phương pháp phận khác SMART S4: thay đổi nguyên Đưa áp dụng vào mơ hình KPI Dự kiến bắt đầu thực từ tháng tắc văn hóa có KPI họp tác Đã thực số phương pháp truyền thông như: tuyên truyền ngun tắc văn hóa qua màng hình máy tính phận, qua màng hình tivi thơng tin dọc hành lang kĩ thuật 10/2018 51 6.2 Kiến nghị Trong q trình thực thi có kiến nghị để kết triển khai hệ thống KPI nguyên tắt văn hóa thực tốt hon sau : ■S Phương pháp focugroup nên thực thường xuyên, nên tháng thực lần với mục đích tìm kiếm thêm nhiều ý kiến đóng góp từ nhân viên, dịp để ghi nhận cống hiến họ, giúp công ty ngày phát triển s Hệ thống KPI nên xem xét hàng năm, để cập nhật việc triển khai chiến lược thay đổi xu hướng người lao động ■S Phân xưởng cần xây dựng cho kế hoạch teambuilding để tăng cường họp tác phận thay đổi nguyên tắc văn hóa Vinamilk 6.3 Hạn chế đề tài hưởng nghiên cứu mở rộng cho nhà máy Do thời gian thực đề tài ngắn nên đề tài có hạn chế sau: ■S Chưa có kết để đánh giá hiểu hệ thống KPI mói ■S Khảo sát đánh giá quy trình triển khai chiến lược từ cấp cơng ty xuống phận thực tổ chế biến, chưa phải tồn nhà máy nên chưa có đánh giá toàn diện Từ hạn chế tác giả đề xuất hướng nghiên cứu mở rộng cho nhà máy sau: ■S Khảo sát triển khai chiến lược từ cấp công ty xuống phận khác để đánh giá tồn diện ■S Khi có kết hệ thống KPI tố chế biến, cần đánh giá, chỉnh sửa lập kế hoạch triển khai đến phận khác 52 TÀI LIỆU THAM KHẢO Bititci, u Carrie, A & Turner, T (1998): Diagnosing the integrity of your performance measurement system, Control: April, pp:9-13 Cross, K.F & Lynch, R.L.(1988/89) : The SMART way to sustain and define success: National Productivity Review, Vol 8, No 1, pp:23-33 Lima, E.P., Costa, S.E.G., Angelis, J.J., Munik, J (2013) Performance measurement systems: A consensual analysis of their roles Int J Production Economics, 146, 524-542 Dixon, J.R., Nanni, A.J & Vollman, T.E (1990): The new performance challenge: measuring operations for World class competition: Business One Irwin, Homewood, IL Eduard, K and Tobias, B (2015), Master of Science Thesis : Identifying Organizational Improvement Potential using Value Stream Mapping and Simulation, Department of Product and Production Development Chalmers University of Technology, Sweden Fitzgerald, L & Moon, p (1996): Performance measurement in service industries: Making it work: The Chartered Institute of Management Accountants, London Franco, S.M., Kennerley, M., Micheli, p., Martinez,V., Mason, s., Marr, B., Gray, D., Neely, A (2007) Towards a definition of a business performance measurement system International Journal of Operations & Production Management, 27(8), 784-801 Bùi Nguyên Hùng Nguyễn Thúy Quỳnh Loan (2016) : Quản Lý Chất Lượng ,NXB DHQG-TPHCM Kaplan, R.s & Norton, D.p.(1996): The Balance scorecard-Translating strategy into action: Harvard Business School Press, Boston, MA, USA Labaw, P.J.(1980) Advanced Questionnaire Design Abt Books, USA Lebas, M.J (1995) Performance Measurement and Performance Management International Journal of Production Economics, 41, 23-35 Medori, D and Steeple, D.(2000), A Framework for Auditing and Enhancing Performance Measurement Systems International Journal of Operations and Production Management, 520-533 Neely, Andy; Bourne, Mike: implementing performance measurement system-a literature review: International Journal of Business Performance Management, Vol 5, No 1(2003) Neely, A.D.; Mills, J.F Platts, K.W.; Richards, A.H.; Gregory, M.J & Bourne, M.c.s (1996): Developing and testing a process for performance measurement system 53 design: in C.A Voss(Ed.) Manufacturing Strategy: operation strategy in a global context, Papers from the 3rd International conference of the European Operations Management Associations, London Business School, London, pp:471-476 Niclas, G and Martin, J (2014) ,Master thesis : Measuring supply chain performance through KPI identification and evaluation, Department of Technology Management and Economics Division of Operations Management,Chalmers University of techonology, Report No E2015:109, Sweden Parameter, D (2010) : Key Performance indicator ( second edition), John Wile & Sons Olsen, E., Zhou, H., Lee, D., Ng, Y., Chong, c., and Padunchwit, p (2007) Performance measurement system and relationships with performance results: a case analysis of a continuous improvement approach to PMS design International Journal of Productivity and Performance management, 56:559-582 Tonchia, s and Quagini, E L (2010) Performance measurement systems In Performance Measurement, pages 35-59 Springer Upadhaya, B.,Munir, R.& Blount, Y (2014); Association between performance measurement systems & organizational effectiveness; International Journal of Operation and Production Management, 34(7), 2-2 Tài liệu nội bộ: Phân Xưởng sản xuất nhà máy sữa Sài Gòn : Bảo cảo định mức công hàng tháng năm 2018 Phân xưởng sản xuất nhà máy sữa Sài Gòn : Báo cáo tiết kiệm phỉ NVL/định mứt hàng thảng năm 2018 Phân xưởng sản xuất nhà máy sữa Sài Gòn : Bảng tiêu chí hệ thong KPI phận thuộc phân xưởng năm 2018 Phân xưởng sản xuất nhà máy sữa Sài Gòn : Bảng thong kê tiêu thụ lượng máy rót Cơng ty cổ phần sữa Việt Nam : Báo cáo phát triển bền vững năm 2017 54 PHỤ LỤC Phụ lục 1: Tổng kết KPI4 tháng PXSX Bảng : Tổng kết KPI tháng phận Dat Khong dat % Dat KPIs khong dat Susu Probi SCA Chề biền 21 87.5% 20 95.2% 20 80.0% 20 69.0% 1/ % Tiết kiệm chi phí NVL/ Định mức >0.32% 2/Chi phí 627 thực : Định mức Axit 0.92kg / sp 3/Chi phí 627 thực : Định mức NaOH 5.2kg / sp 4/ SolôSP không đạt chất lượng: < 02 lô (căn số phiếu sàn phẩm KPH) 5/ Tiêu hao nước/XLNT: + Tiết kiệm >01% so với lượng nước sử dụng năm 2017 (tưong đưong 0.32% 2/ Chất lượng sàn 2/ Chất lượng sàn phẩm phẩm 3/ % Tiet kiem cua 3/ Tiêu hao SEUs so với EnPI : FFS#1, 3/Tính tỷ lệ số batch có màu nước/XLNT: (xanh, vàng, cam, + Tiết kiệm >01% so đỏ)/ tong so batch sx với lượng nước sử 4/HT3: Thực dụng năm 2017 hành động khắc phục (tưong đưong 0.32% 2/Chi phí 627 thực : Định mức Axit 0.92kg / sp 3/Chi phí 627 thực : Định mức NaOH 5.2kg / sp 4/ Chất 1/ Kiểm sốt chi phí lượng sàn phẩm 5/ hao hụt NVL Tiêu hao định mức 2/ Chất nước/XLNT: lượng sàn phẩm 1/ % Tiết kiệm chi 3/ % Tiet kiem cua phí NVL/ Định mức + Tiết kiệm > 01% so SEUs so với EnPI : FFS#1,2,3 2/ Tính tỷ với lượng nước sử dụng năm 2017 Hipac#2= 4.58 lệ số batch có màu (tưong đưong