TOU201 slide 7

ĐIỂM DANH CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TOU201 – Nghiệp vụ tổ chức kiện Bài giảng: Số MỤC TIÊU Sinh viên biết được:  Các thủ tục hành cần thiết chuẩn bị tổ chức kiện  Những điều cần lưu ý chọn địa đểm tổ chức kiện  Những việc cần chuẩn bị liên quan đến khách mời NỘI DUNG  Chuẩn bị thủ tục hành  Chuẩn bị địa điểm tổ chức kiện  Chuẩn bị liên quan đến khách mời Nội dung Chuẩn bị thủ tục hành ND1: Chuẩn bị thủ tục hành Anh/Chị hiểu thủ tục hành chính? KHÁI QT VỀ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH  Là yêu cầu, điều kiện cần trước triển khai thực kiện  Là việc xin giấy phép quan quản lý nhà nước có liên quan  Thủ tục hành cho tổ chức kiện rất phức tạp  Khi xin giấy phép cần lưu ý thời gian cấp giấy phép CÁC THỦ TỤC TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN  Giấy phép tiến hành kiện - Điều kiện bắt buộc với kiện quy mô tương đối lớn: + Tổ chức diễu hành, + Thi đấu thể thao, + Biểu diễn nghệ thuật - Hội nghị hội thảo, sinh nhật, đám cưới không cần thủ tục CÁC THỦ TỤC TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN  Các giấy phép vệ sinh, an ninh, môi trường (sự kiện lớn)  Cấp phép nội dung kiện (cơ quan quản lý văn hóa cấp phép cho nội dung buổi biểu diễn) CÁC THỦ TỤC TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN  Một số giấy phép khác - Giấy phép treo băng rôn - Quảng cáo đường - Giấy phép cho đón tiếp phục vụ khách du lịch quốc tế… 10 TÓM TẮT NỘI DUNG  Lựa chọn địa điểm tổ chức kiện  Yêu cầu điạ điểm  Những định địa điểm 29 Nội dung Chuẩn bị liên quan đến khách mời 30 KHÁI NIỆM KHÁCH MỜI  Khách mời gồm : - Tổ chức, doanh nghiệp - Cá nhân => Chủ đầu tư kiện chủ động mời, đối tượng mà mục tiêu kiện muốn tác động đến  Khách mời tham gia kiện có thể miễn phí trả phí 31 PHÂN LOẠI KHÁCH MỜI   - Theo kế hoạch tổ chức kiện có thể chia thành: Khách mời thức Khách mời dự bị Theo vị trí, vai trò tại khách có thể chia thành: Khách VIP Khách mời ở quan truyền thông Khách mời khách hàng Khách mời nhà cung ứng 32 CÔNG VIỆC CHUẨN BỊ LIÊN QUAN ĐẾN KHÁCH MỜI  Lập danh sách khách mời (guest list)  Chuẩn bị gửi giấy mời cho khách  Kiểm tra, xác nhận (confirm) thông tin có liên quan đến khách mời  Chuẩn bị điều kiện để phục vụ khách mời 33 QUY TRÌNH LẬP DANH SÁCH KHÁCH MỜI  Bước 1: Thống nhất số lượng, cấu khách mời  Bước 2: Lập loại danh sách khách mời  Bước 3: Kiểm tra danh sách khách mời  Bước 4: Khẳng định danh sách khách mời 34 CHUẨN BỊ VÀ GỬI THIẾP MỜI  Những yêu cầu hình thức + Phù hợp với loại hình kiện + Chuyển tải phần thông điệp kiện + Thiếp mời nên thiết kế chuyên nghiệp, in ấn cẩn thận + Thiếp mời cần để phong bì + Không nên sử dụng giấy mời theo hình thức bản photo copy 35 CHUẨN BỊ VÀ GỬI THIẾP MỜI  Những yêu cầu nội dung - Cần có lời chào/ lời mời - Tên kiện - mô tả kiện - Ngày tiến hành - địa điểm tổ chức - Thông tin liên lạc - Lời kết - Trong thiếp mời có thể thêm thơng tin như: + Chương trình kiện + Các dẫn kèm, bãi đậu xe + Người kèm, dịch vụ miễn phí 36 CHUẨN BỊ VÀ GỬI THIẾP MỜI  Thời gian in thiếp Ví dụ: ngày 25/2 tổ chức kiện cần chốt lại thông tin khách vào ngày 15/2, thời gian dành cho khách phản hồi tuần, thời gian gửi thiệp ngày, thời gian thiết kế, in ấn (cả chỉnh sửa, duyệt bản in ) ngày, thời gian dự phòng ngày Như vậy, tổng thời gian 24 ngày, nên phải chuẩn bị cho việc in thiếp mời từ ngày 20/1 37 CHUẨN BỊ VÀ GỬI THIẾP MỜI  Gửi trực tiếp - Chủ động thời gian - Kiểm soát thiệp đến tay khách mời - Khá tốn - Phù hợp với khoảng cách gần 38 CHUẨN BỊ VÀ GỬI THIẾP MỜI  Gửi qua bưu điện lưu ý - Tên khách thiếp mời phong bì phải trùng - Lập theo dõi lịch trình gửi thiếp - Thời gian gửi thiếp ngắn nên lựa chọn hình thức chuyển phát nhanh/thư tín) - Cần xem xét đến cước phí cho việc vận chuyển, loại mẫu, kích cỡ phong bì gửi thiếp 39 CHUẨN BỊ VÀ GỬI THIẾP MỜI  Tiếp nhận thông tin phản hồi từ khách mời - Có thể kết hợp việc gửi thiếp với hình thức thông tin: gọi điện, gửi mail, fax cho khách mời - Kiểm tra giấy tờ ký nhận từ nhà cung cấp dịch vụ chuyển phát thư - Báo cho bên có liên quan sau nhận thông tin phản hồi khách để chuẩn bị phục vụ khách 40 TÓM TẮT NỘI DUNG  Phân loại khách mời  Công việc chuẩn bị liên quan đến khách mời  Quy trình lập danh sách khách mời  Chuẩn bị gửi thiếp mời 41 42 Cảm ơn bạn! 43 ...CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TOU201 – Nghiệp vụ tổ chức kiện Bài giảng: Số MỤC TIÊU Sinh viên biết được:  Các thủ tục hành cần... Trường hợp có hóa đơn, cần liên hệ với cấp 14 THAM KHẢO LỆ PHÍ CỦA MỘT SỐ GIẤY PHÉP  http://www.slideshare.net/5011/vietnamese-event-checklistquotation?type=powerpoint 15 MỘT SỐ KINH NGHIỆM VỀ... NỘI DUNG  Khái quát thủ tục hành  Các thủ tục tổ chức kiện  Các bước xin cấp thủ tục hành 17 Nội dung Chuẩn bị địa điểm tổ chức kiện 18 19 ND2: Chuẩn bị địa điểm tổ chức kiện Mỗi nhóm chọn