TOU201 slide 11

ĐIỂM DANH TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA SỰ KIỆN (phần 2) TOU201-Nghiệp vụ tổ chức kiện Bài giảng: Số 11 MỤC TIÊU  Sinh viên hình dung cơng việc cần thực hiên sau kiện kết thúc thực hành cơng việc NỘI DUNG  Bế mạc kiện  Các công việc sau bế mạc Nội dung Bế mạc kiện Bế mạc kiện Bế mạc kiện SV liệt kê vấn đề cần lưu ý tổ chức bế mạc kiện sau bạn xem xong clip TỔ CHỨC BẾ MẠC SỰ KIỆN  Kiểm tra, hồn tất cơng tác chuẩn bị cho bế mạc kiện: - Kiểm tra kỹ lưỡng công tác chuẩn bị cho bế mạc kiện - Tiến hành điều chỉnh kế hoạch bế mạc nội dung, hạng mục kèm theo (theo thay đổi kiện- có) - Hồn tất cơng tác chuẩn bị TỔ CHỨC BẾ MẠC SỰ KIỆN  Chuẩn bị tài liệu báo cáo kiện cho lễ bế mạc (nếu có): - Thu thập báo cáo hạng mục kiện - Lập báo cáo tổng kết - Chuẩn bị tài liệu để phát cho khách mời - Chuẩn bị tài liệu để chuyển cho quan báo chí, truyền thơng (nếu có) TỔ CHỨC BẾ MẠC SỰ KIỆN  Tổ chức triển khai bế mạc kiện: - Phối hợp với ban tổ chức kiện triển khai bế mạc kiện - Tặng quà lưu niệm, phần thưởng, gửi tài liệu - Hoàn tất ấn tượng đốt đẹp mà kiện mang tới cho khách mời thành viên tham gia kiện 10 ĐÁNH GIÁ SỰ KIỆN  Bước 4: Lập bảng tổng kết đánh giá với tiêu chí cần thiết - Tiêu chí: Set up, trang trí + Khơng gian tổng thể Event + Lắp đặt trang trí sân khấu + Lắp đặt cổng chào, khu triển lãm + Sắp xếp trang trí khu vực lễ tân, quầy bán vé + Tiện ích khác: Chỗ đậu xe, toilet 32 ĐÁNH GIÁ SỰ KIỆN  Bước 4: Lập bảng tổng kết đánh giá với tiêu chí cần thiết - Tiêu chí Kỹ thuật + Lắp đặt hệ thống âm ánh sáng + Hệ thống trình chiếu + Nguồn điện 33 ĐÁNH GIÁ SỰ KIỆN  Bước 4: Lập bảng tổng kết đánh giá với tiêu chí cần thiết - Tiêu chí Hậu cần, thuê mua + Việc sản xuất, in ấn vật dụng thiết kế, vật phẩm quảng cáo + Việc chuẩn bị quà tặng + Việc chuẩn bị phương tiện lại + Gởi giấy mời, confirm có mặt khách mời + Mua sắm cơng cụ nhỏ + Tiệc đồ uống 34 ĐÁNH GIÁ SỰ KIỆN  Bước 4: Lập bảng tổng kết đánh giá với tiêu chí cần thiết - Tiêu chí: Nhân + Cách làm việc MC + Chương trình biểu diễn ca sĩ, nhóm nhảy + Sự có mặt khách mời, đại diện cơng ty, khách VIP + Thái độ làm việc PG, PB 35 ĐÁNH GIÁ SỰ KIỆN  Bước 4: Lập bảng tổng kết đánh giá với tiêu chí cần thiết - Tiêu chí: Phản hồi sau Event + Số lượng khách tham gia + Thành phần khách tham gia + Tỷ lệ hợp đồng ký + Tỷ lệ đăng ký trò chơi + Mức độ nhận biết sản phẩm/thương hiệu 36 ĐÁNH GIÁ SỰ KIỆN  Bước 4: Lập bảng tổng kết đánh giá với tiêu chí cần thiết - Tiêu chí: Tổ chức thực + Việc đón khách, đăng ký + Việc tổ chức trò chơi + Việc phát quà mẫu, tặng quà + Việc bán vé + Việc hướng dẫn, giải đáp thắc mắc cho khách mời + Biện pháp thu hút khách, làm nóng chương trình 37 ĐÁNH GIÁ SỰ KIỆN  Bước 4: Lập bảng tổng kết đánh giá với tiêu chí cần thiết - Tiêu chí: Điều phối kiện, giải rủi ro + Mức độ ăn ý, chặt chẽ phối hợp thực hiện, việc phân bổ, điều phối nhân + Chạy thử, tổng duyệt – Rehearsal + Thời gian thực + Sự linh hoạt giải tình + Các phát sinh ngồi kế hoạch, nguyên nhân 38 ĐÁNH GIÁ SỰ KIỆN  Bước 4: Lập bảng tổng kết đánh giá với tiêu chí cần thiết - Tiêu chí: Cơng việc sau Event + Thu dọn trường + Trả vật dụng thuê mượn + Thanh toán tiền cho nghệ sỹ, nhà cung cấp + Làm báo cáo tổng kết tài 39 ĐÁNH GIÁ SỰ KIỆN  Bước 4: Lập bảng tổng kết đánh giá với tiêu chí cần thiết - Tiêu chí: Đánh giá chung sau Event + Mức độ truyền tải thông điệp, concept qua Event + Sự ăn khớp thời gian, lịch trình kế hoạch thực tế 40 THANH QUYẾT TOÁN SỰ KIỆN  Tổng hợp khoản chi phí kiện: STT Địa điểm Ngày tháng Người chi Số tiền Lý chi Ghi …… 41 THANH QUYẾT TỐN SỰ KIỆN  Thanh tốn với chủ đầu tư kiện: - Kiểm tra lại chi tiết điều khoản toán hợp đồng - Tập hợp đầy đủ hóa đơn, chứng từ, giấy xác nhận dịch vụ - Thương lượng giải khoản chi phí phát sinh - Thanh tốn với chủ đầu tư kiện 42 THANH QUYẾT TOÁN SỰ KIỆN  Thanh toán với nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ cho kiện - Kiểm tra lại chi tiết điều khoản toán hợp đồng - Tập hợp đầy đủ hóa đơn, chứng từ, giấy xác nhận dịch vụ - Thương lượng giải khoản chi phí phát sinh - Thanh tốn với nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ 43 TÓM TẮT NỘI DUNG  Một số công việc sau kết thúc kiện  Đánh giá kiện  Thanh toán kiện 44 45 Cảm ơn bạn! 46 ...TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA SỰ KIỆN (phần 2) TOU201- Nghiệp vụ tổ chức kiện Bài giảng: Số 11 MỤC TIÊU  Sinh viên hình dung công việc cần thực hiên sau kiện kết thúc... đến kiện - Tập trung ưu tiên giải tình - Phối hợp giải tình - Xử lý tình cách hợp lý tình cụ thể 11 TIỄN KHÁCH  Tiễn khách rời lễ bế mạc kiện: - Phân cơng trách nhiệm - Đưa đón hướng dẫn, hỗ trợ