Hoàn thiện tổ chức kế toán tại bệnh viện bạch mai

Có thể nhận định rằng, đổi mới lĩnh vực y tế ở Việt Nam được bắt đầu từ đổi mới các chính sách và cơ chế tài chính trong lĩnh vực cung ứng dịch vụ khám chữa bệnh, chính sách về bảo hiểm

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan bản luận văn là công trình nghiên cứu khoa học, độc lập của tôi Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và có nguồn gốc rõ ràng

TÁC GIẢ LUẬN VĂN

Nguyễn Linh Chi

LỜI CẢM ƠN

Để có thể hoàn thành đề tài luận văn thạc sĩ một cách hoàn chỉnh, bên cạnh

sự nỗ lực cố gắng của bản thân còn có sự hướng dẫn nhiệt tình của quý Thầy Cô, cũng như sự động viên ủng hộ của gia đình và bạn bè trong suốt thời gian học tập nghiên cứu và thực hiện luận văn thạc sĩ

Xin chân thành bày tỏ lòng biết ơn đến Thầy PGS.TS Nguyễn Hữu Ánh người đã hết lòng giúp đỡ và tạo mọi điều kiện tốt nhất cho tôi hoàn thành luận văn này Xin chân thành bày tỏ lòng biết ơn đến toàn thể quý thầy cô trong Khoa sau đại học Viện Đại học Mở Hà Nội đã tận tình truyền đạt những kiến thức quý báu cũng như tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất cho tôi trong suốt quá trình học tập nghiên cứu

và cho đến khi thực hiện đề tài luận văn

Xin chân thành bày tỏ lòng biết ơn đến Phòng Tổ chức Cán bộ, phòng Kế hoạch Tổng hợp, phòng Tài chính Kế toán đã không ngừng hỗ trợ và tạo mọi điều kiện tốt nhất cho tôi trong suốt thời gian nghiên cứu và thực hiện luận văn

Cuối cùng, tôi xin chân thành cảm ơn đến gia đình, các anh chị và các bạn đồng nghiệp đã hỗ trợ cho tôi rất nhiều trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và thực hiện đề tài luận văn thạc sĩ một cách hoàn chỉnh

Hà Nội, tháng 09 năm 2018 Học viên thực hiện

Nguyễn Linh Chi

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 6

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP 6

1.1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP 6

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm của đơn vị sự nghiệp công lập 6

1.1.2 Phân loại đơn vị sự nghiệp công lập 8

1.1.3 Cơ chế quản lý tài chính đơn vị sự nghiệp công 9

1.2 TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP 13

1.2.1 Khái niệm, ý nghĩa tổ chức kế toán 13

1.2.2 Nguyên tắc tổ chức kế toán 14

1.2.3 Nội dung của tổ chức kế toán 15

1.2.3.1 Bộ máy kế toán 15

1.2.3.2 Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán 21

1.2.3.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán 24

1.2.3.4 Tổ chức lựa chọn, vận dụng hình thức kế toán phù hợp 25

1.2.3.5 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán 33

1.2.3.6 Tổ chức vận dụng BCTC và báo cáo quyết toán ngân sách 35

1.2.3.7 Tổ chức kiểm tra kế toán 36

1.2.3.8 Tổ chức kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin 38

CHƯƠNG 2 41

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI BỆNH VIỆN BẠCH MAI 41

2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BỆNH VIỆN BẠCH MAI 41

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Bệnh viện Bạch Mai 41

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Bệnh viện Bạch Mai 42

2.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ 42

2.1.2.1 Tổ chức bộ máy 43

2.1.3 Đặc điểm quản lý tài chính tại Bệnh viện Bạch Mai 46

2.1.3.1 Chính sách kế toán 46

2.1.3.2 Cơ chế quản lý tài chính 46

2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI BỆNH VIỆN BẠCH MAI 52

2.2.1 Tổ chức bộ máy 52

2.2.2 Tổ chức chứng từ kế toán 58

2.2.3 Tổ chức tài khoản kế toán 65

2.2.4 Tổ chức sổ kế toán 72

2.2.5 Tổ chức lập BCTC, báo cáo quyết toán ngân sách và công khai tài chính tại Bệnh viện 74

2.2.6 Tổ chức kiểm tra kế toán 75

2.2.7 Tổ chức kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin 76

2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI BỆNH VIỆN BẠCH MAI 76

2.3.1 Những kết quả đạt được 76

2.3.2 Những tồn tại và nguyên nhân 77

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI BỆNH VIỆN BẠCH MAI 82

3.1 SỰ CẦN THIẾT, YÊU CẦU VÀ ĐỊNH HƯỚNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI BỆNH VIỆN BẠCH MAI 82

3.1.1 Sự cần thiết hoàn thiện tổ chức kế toán 82

3.1.2 Yêu cầu, định hướng 83

3.2 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI BỆNH VIỆN BẠCH MAI 85

3.2.1 Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán 85

3.2.2 Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toán 87

3.2.3 Hoàn thiện tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 90

3.2.4 Hoàn thiện tổ chức sổ kế toán 90

3.2.5 Hoàn thiện tổ chức báo cáo kế toán 91

3.2.6 Hoàn thiện tổ chức kiểm tra công tác kế toán 92

3.2.7 Nhóm các giải pháp khác 94

3.3 ĐIỀU KIỆN THỰC HIỆN GIẢI PHÁP 95

3.3.1 Đối với nhà nước và cơ quan quản lý 95

3.3.2 Về phía Bệnh viện Bạch Mai 96

KẾT LUẬN 97

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ

Số hiệu sơ

Sơ đồ 1.1 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung 17

Sơ đồ 1.2 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức phân tán 18

Sơ đồ 1.3 Mô hình bộ máy kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán 20

Sơ đồ 1.4 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái 26

Sơ đồ 1.5 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ 28

Sơ đồ 1.6 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung 30

Sơ đồ 1.7 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính 31

Sơ đồ 1.8 Mô tả cách thức nhìn nhận hệ thống thông tin kế toán 38

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

Bảng số 2.1 Báo cáo tình hình thu hoạt động sự nghiệp giai đoạn 2015 - 2017 tại

DANH MỤC PHỤ LỤC

Phụ lục 1: Danh mục chứng từ kế toán áp dụng tại Bệnh viện Bạch Mai bắt

buộc Phụ lục 2: Danh mục chứng từ kế toán áp dụng theo mẫu hướng dẫn

Phụ luc 3: Danh mục tài khoản kế toán áp dụng tại Bệnh viện Bạch Mai

1

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu

Những năm gần đây hệ thống y tế Việt Nam được đánh giá là tiếp tục đạt những thành tựu lớn Nhiều chỉ số về sức khỏe đã đạt cao hơn so với các nước có cùng mức thu nhập Việt Nam cũng được coi là một quốc gia có những chính sách tài chính y tế công bằng nhằm hỗ trợ người nghèo, người có công, trẻ em, người già, người dân tộc thiểu số, Mạng lưới dịch vụ khám chữa bệnh được mở rộng với gần 13.500 cơ sở khám chữa bệnh công lập ở các cấp, đạt 20,4 giường bệnh viện/10.000 dân Khám chữa bệnh là lĩnh vực sử dụng số nhân lực nhiều nhất (khoảng 254.949 cán bộ, nhân viên y tế chưa tính khu vực tư nhân) và tài chính lớn nhất (chiếm 75,98% tổng chi y tế)

Chăm sóc sức khỏe nhân dân của Việt Nam gắn liền với quá trình đổi mới và phát triển đất nước trong những năm qua Có thể nhận định rằng, đổi mới lĩnh vực y

tế ở Việt Nam được bắt đầu từ đổi mới các chính sách và cơ chế tài chính trong lĩnh vực cung ứng dịch vụ khám chữa bệnh, chính sách về bảo hiểm y tế, chính sách “xã hội hóa” và giao quyền tự chủ về tài chính cho các cơ sở y tế công lập theo hướng tăng cường phân cấp và tăng tính tự chủ đối với các đơn vị sự nghiệp công lập có tính đến đặc điểm từng loại hình dịch vụ, khả năng và nhu cầu thị trường, trình độ quản lý để xác định mức độ, bước đi phù hợp Từ năm 2002 đến nay, các bệnh viện công lập đang có sự chuyển đổi mạnh mẽ về cơ chế giao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính, các văn bản chính sách quan trọng áp dụng cho hệ thống các bệnh viện công lập được thay đổi Nghị định số 10/2002/NĐ-CP ngày 16/01/2002 của Chính phủ, Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 của Chính phủ, Nghị định số 16/2015/NĐ-CP ngày 14/02/2015 của Chính phủ quy định về cơ chế tự chủ các đơn vị sự nghiệp công lập, áp dụng cho tất cả các lĩnh vực công, trong đó có cả y tế và bệnh viện Bên cạnh đó Nghị định số 85/2012/NĐ-CP ngày 15/10/2012 của Chính phủ quy định về cơ chế hoạt động, cơ chế tài chính đối với các đơn vị sự nghiệp y tế công lập và giá dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh của các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh công

Đến nay đã có nhiều công trình nghiên cứu khoa học công bố có liên quan hoàn thiện công tác kế toán tại bệnh viện, nhưng chưa có công trình khoa học, luận

án, luận văn thạc sĩ nào nghiên cứu về hoàn thiện tổ chức kế toán tại bệnh viện Bạch Mai trong giai đoạn 2015 - 2017

Xuất phát từ những lý do trên, việc nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện tổ chức kế toán tại Bệnh viện Bạch Mai” là cần thiết và có ý nghĩa thực tiễn thiết thực

2 Tổng quan về tình hình nghiên cứu của đề tài

Hoàn thiện tổ chức kế toán trong bệnh viện trong thời gian qua ở trong và ngoài nước có rất nhiều công trình khoa học nghiên cứu về vấn đề này với sự tham gia nghiên cứu của các nhà khoa học, nhà quản lý, nghiên cứu sinh và học viên cao học

2.1 Các công trình nghiên cứu khoa học nước ngoài có liên quan đến đề tài

Trong các nghiên cứu tổ chức kế toán đơn vị HCSN công có rất ít các tác giả

đề cấp đến kế toán đơn vị sự nghiệp công, có một số tác giả nghiên cứu như: Cuốn sách Kế toán nhà nước và các tổ chức phi lợi nhuận (Accounting for Governmental and Nonprofit Entities) của ba tác giả Earl R.Wilson, Leon E.Hay, Susan C.Kattelus cùng tham gia viết Đây là cuốn sách nghiên cứu khá công phu đưa ra các nội dung

về nguyên tắc kế toán, cách thức ghi nhận sự kiện, các thức lập báo cáo cuối kỳ, nghiên cứu cũng đi sâu vào phân tích tổ chức kế toán của một số lĩnh vực đặc thù như giáo dục, y tế, văn hóa, xã hội, an ninh quốc phòng

3

2.2 Các công trình nghiên cứu khoa học trong nước có liên quan đến đề tài

Có nhiều công trình nghiên cứu khoa học trong nước về hoàn thiện tổ chức

kế toán trong bệnh viện Những công trình nghiên cứu khoa học này đã được công

bố dưới dạng giáo trình, sách chuyên khảo, sách tham khảo, báo cáo đề tài nghiên cứu khoa học, luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, bài báo khoa học, Tiêu biểu là các công trình sau:

- Luận văn thạc sĩ kinh tế “Hoàn thiện công tác kế toán tại Bệnh viện Mắt thành phố Đà Nẵng” (năm 2014) của Hồ Thị Như Minh Tác giả đã hệ thống hóa lý

luận cơ bản về công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp công, đánh giá thực trang trong công tác kế toán tại Bệnh viện mắt thành phố Đà Nẵng; đề xuất những giải pháp hoàn hiện công tác kế toán trong thời gian tới

- Luận văn thạc sĩ kinh tế “Hoàn thiện công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng” (năm 2015) của Đặng Thị Thảo

Nguyên Tác giả đã hệ thống hóa lý luận cơ bản về công tác kế toán tại các đơn vị

sự nghiệp công, đánh giá những hạn chế trong công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng; đề xuất những giải pháp hoàn hiện công tác kế toán trong thời gian tới

- Luận tiến sĩ kinh tế “Kế toán quản trị chi phí trong các bệnh viện công trực thuộc Bộ Y tế trên địa bàn Hà Nội” (năm 2017) của Vũ Thị Thanh Thủy Tác

giả đã trình bày các nội dung liên quan đến kế toán quản trị chi phí trong bệnh viện; Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến sự vận dụng của hệ thống kế toán quản trị chi phí trong bệnh viện trên địa bàn thành phố Hà Nội; Tác giả đề xuất những giải pháp hoàn hiện kế toán quản trị chi phí trong các bệnh viện công trực thuộc Bộ Y tế trên địa bàn Hà Nội

- Bài báo “Thực hiện tự chủ tài chính tại các đơn vị sự nghiệp công lập ngành y tế” trên Tạp chí Tài chính ngày 17/12/2017 của Vụ Kế hoạch Tài chính, Bộ

Y tế đã nêu ra những đổi mới cơ chế hoạt động, tài chính của các đơn vị sự nghiệp y

tế công lập

- Bài báo “Vai trò của kế toán hành chính sự nghiệp trong quản lý ngân sách” trên Tạp chí Tài chính ngày 20/6/2014 của Thạc sĩ Nguyễn Thị Minh

2 Mục đích nghiên cứu

Mục đích nghiên cứu của luận văn là đề xuất các giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán tại Bệnh viện Bạch Mai Để đạt được mục đích đó, luận văn có các mục tiêu cụ thể sau:

- Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức kế toán trong các đơn

3 Câu hỏi nghiên cứu

- Tổ chức kế toán tại các đơn vị sự nghiệp công lập được tổ chức như thế nào?

- Tổ chức kế toán tại Bệnh viện Bạch Mai được tổ chức như thế nào?

- Những giải pháp cần thực hiện để hoàn thiện tổ chức kế toán tại Bệnh viện Bạch Mai?

4 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Lý luận về tổ chức kế toán và thực trạng tổ chức kế toán tại Bệnh viện Bạch Mai

- Phạm vi nghiên cứu về không gian: Nghiên cứu các vấn đề liên quan đến tổ

chức kế toán tại Bệnh viện Bạch Mai địa chỉ: 78 Giải Phóng- Đống Đa – Hà Nội

5

- Phạm vi nghiên cứu về thời gian: Nghiên cứu về tổ chức kế toán giai đoạn

2015 - 2017

5 Phương pháp nghiên cứu:

Luận văn sử dụng phương pháp phương pháp phân tích, thống kê, tổng hợp;

áp dụng phương pháp thu thập số liệu, phương pháp nghiên cứu định tính và định lượng trong thu thập và xử lý thông tin để đánh giá thực trạng tổ chức kế toán tại Bệnh viện Bạch Mai

6 Kết cấu luận văn

Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, luận văn được trình bày trong 3 chương

Cụ thể như sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức kế toán tại các đơn vị sự nghiệp công

lập

Chương 2: Thực trạng tổ chức kế toán tại Bệnh viện Bạch Mai

Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán tại Bệnh viện Bạch

Mai

6

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÁC

ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP

1.1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm của đơn vị sự nghiệp công lập

Có nhiều khái niệm về đơn vị sự nghiệp công lập, một số khái niệm được trình bày trong một số nghiên cứu khoa học đã công bố và văn bản quy phạm pháp luật được sử dụng khá phổ biến

Theo giáo trình tài chính HCSN của Nhà xuất bản tài chính “Đơn vị sự nghiệp nhà nước là các đơn vị có hoạt động cung ứng hàng hóa, dịch vụ công cho

xã hội và các hàng hóa, dịch vụ khác trong các lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa thông tin, thể dục thể thao, nông - lâm - ngư nghiệp, kinh tế, nhằm duy trì hoạt động bình thường của ngành nghề kinh tế quốc dân Đặc tính chủ yếu của đơn vị sự nghiệp là hoạt động không vì mục tiêu lợi nhuận, mang tính chất phục vụ cộng đồng

Như vậy có thể hiểu đơn vị sự nghiệp công là những đơn vị được nhà nước thành lập, hoạt động sự nghiệp theo từng lĩnh vực để thực hiện các nhiệm vụ của nhà nước giao Đơn vị sự nghiệp công lập là những đơn vị thuộc cơ quan hành chính nhà nước hoặc các doanh nghiệp nhà nước do cơ quan có thẩm quyền thành lập, có nhiệm vụ cung cấp dịch vụ công về y tế, giáo dục, văn hóa thông tin, khoa học công nghệ, thể dục thể thao không có chức năng quản lý nhà nước

Là đơn vị dự toán độc lập, có con dấu, tài khoản riêng, tổ chức bộ máy kế toán theo quy định của Luật kế toán và quy định khác Kinh phí hoạt động từ nhiều

Ở địa phương: là các đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Uỷ ban Nhân dân tỉnh, huyện; hoặc trực thuộc các Sở, Chi cục,

Đặc điểm, nhận diện đơn vị sự nghiệp công ở Việt Nam hiện nay được xác định bởi những thành tố đặc trưng sau:

- Do các cơ quan nhà nước thành lập và trực tiếp quản lý, thuộc sở hữu nhà nước Đây là thuộc tính quan trọng nhất, là cơ sở để phân biệt các đơn vị sự nghiệp công lập với các đơn vị ngoài công lập

- Thực hiện các nhiệm vụ do các cơ quan nhà nước giao theo các lĩnh vực về

y tế, giáo dục, đào tạo, văn hóa, thông tin, bảo tồn, bảo tàng, khoa học công nghệ, thể dục thể thao, quản lý tài nguyên, môi trường, khí tượng, thuỷ văn, sự nghiệp kinh tế, Dịch vụ sự nghiệp công cung cấp bao gồm: Dịch vụ sự nghiệp công sử dụng kinh phí NSNN là dịch vụ mà nhà nước bảo đảm toàn bộ chi phí hoặc dịch vụ chưa tính đủ chi phí trong giá, phí, được NSNN hỗ trợ; Dịch vụ sự nghiệp công không sử dụng kinh phí NSNN là dịch vụ có điều kiện xã hội hóa cao, nhà nước không bao cấp, giá dịch theo cơ chế thị trường

- Các đơn vị sự nghiệp công có quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong việc thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, nhân sự và tài chính theo quy định Kinh phí hoạt động chủ yếu gồm: Nguồn thu từ hoạt động dịch vụ sự nghiệp công; thu phí theo pháp luật về phí, lệ phí được để lại chi theo quy định; NSNN cấp cho các nhiệm vụ không thường xuyên (nếu có); vốn vay, viện trợ, tài trợ theo quy định của pháp luật; Nguồn thu khác theo quy định của pháp luật

Từ quan niệm về đơn vị sự nghiệp công như đã trình bày ở trên, có thể quan niệm khu vực sự nghiệp công là một tập hợp bao gồm các đơn vị sự nghiệp được nhà nước thành lập, để thực hiện các nhiệm vụ của nhà nước giao trong các lĩnh vực chuyên môn, kinh phí hoạt động do nhà nước cấp và các khoản thu từ hoạt động kinh doanh dịch vụ và các nguồn thu hợp lý khác

8

1.1.2 Phân loại đơn vị sự nghiệp công lập

Đơn vị sự nghiệp công lập chia thành nhiều loại khác nhau tùy theo tiêu thức phân loại Cụ thể như sau:

- Theo tiêu chí mức độ tự chủ tài chính của đơn vị sự nghiệp công lập:

+ Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2016 của Chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy biên chế

và tài chính đối với sự nghiệp công lập, xác định 03 loại đơn vị sự nghiệp công lập: đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động thường xuyên; đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động thường xuyên, phần còn lại được ngân sách nhà nước cấp; đơn vị sự nghiệp kinh phí hoạt động thường xuyên theo chức năng, nhiệm vụ do NSNN bảo đảm toàn bộ kinh phí hoạt động

+ Nghị định số 16/2015/NĐ-CP ngày 14/02/2015 của Chính phủ quy định cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập thay thế Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2016 của Chính phủ chia đơn vị sự nghiệp công lập thành 04 loại: Đơn vị

tự bảo đảm chi thường xuyên và chi đầu tư; đơn vị tự bảo đảm chi thường xuyên; đơn vị tự bảo đảm một phần chi thường xuyên (do giá, phí dịch vụ sự nghiệp công chưa kết cấu đủ chi phí, được nhà nước đặt hàng, giao nhiệm vụ cung cấp dịch vụ

sự nghiệp công theo giá, phí chưa tính đủ chi phí); đơn vị được nhà nước bảo đảm chi thường xuyên (theo chức năng, nhiệm vụ được cấp có thẩm quyền giao, không

có nguồn thu hoặc nguồn thu thấp)

- Theo quy định của Luật NSNN, các đơn vị dự toán ngân sách được phân thành 3 cấp:

+ Đơn vị dự toán cấp I: là đơn vị tiếp nhận dự toán ngân sách hàng năm do Thủ tướng Chính phủ hoặc Uỷ ban Nhân dân giao; Có nhiệm vụ quản lý, sử dụng

và thanh quyết toán các nguồn kinh phí ngân sách với cơ quan tài chính Đơn vị dự toán cấp I thực hiện phân bổ, giao dự toán ngân sách cho đơn vị cấp dưới trực thuộc; chịu trách nhiệm trước nhà nước về việc tổ chức, thực hiện công tác kế toán

và quyết toán ngân sách của đơn vị mình và các đơn vị dự toán cấp dưới trực thuộc Dưới đơn vị dự toán cấp I có các đơn vị dự toán cấp II, cấp III trực thuộc

9

+ Đơn vị dự toán cấp II: Có nhiệm vụ phân bổ dự toán cho đơn vị dự toán cấp III trực thuộc, chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác kế toán và quyết toán ngân sách của đơn vị mình và đơn vị dự toán cấp III trực thuộc

+ Đơn vị dự toán cấp III: là đơn vị trực tiếp sử dụng ngân sách, được đơn vị

dự toán cấp I, hoặc đơn vị dự toán cấp II giao dự toán ngân sách; có trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác kế toán và quyết toán ngân sách của đơn vị mình với đơn vị

dự toán cấp trên

Việc phân cấp quản lý NSNN cho các đơn vị sự nghiệp công có cấu trúc hình cây, cấp trên quản lý cấp dưới trực tiếp; về cơ bản là tương ứng với phân cấp quản lý hành chính

- Theo lĩnh vực hoạt động, mô hình tổ chức có thể phân loại thành: Đơn vị sự nghiệp trong lĩnh vực y tế; giáo dục đào tạo; khoa học công nghệ, môi trường; văn hóa thông tin; thể dục thể thao; kinh tế; lĩnh vực khác

1.1.3 Cơ chế quản lý tài chính đơn vị sự nghiệp công

Cơ chế quản lý tài chính đơn vị sự nghiệp công hiện nay thực hiện theo Nghị định số 16/2015/NĐ-CP ngày 14/02/2015 của Chính phủ Trong lĩnh vực y tế, việc triển khai tự chủ theo Nghị định 16/2015/NĐ-CP chưa được cấp có thẩm quyền ban hành nên được tiếp tục thực hiện theo nghị định 43/2006/NĐ-CP

- Tự chủ về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy và nhân sự:

+ Kế hoạch thực hiện nhiệm vụ bao gồm phần kế hoạch do đơn vị tự xác định phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, năng lực của đơn vị theo quy định và phần

kế hoạch theo chức năng, nhiệm vụ được giao; Quyết định các biện pháp thực hiện nhiệm vụ đảm bảo chất lượng, tiến độ; Tham gia đấu thầu cung ứng các dịch vụ sự nghiệp công phù hợp với lĩnh vực chuyên môn của đơn vị; Liên doanh, liên kết với các tổ chức, cá nhân để hoạt động dịch vụ theo quy định

+ Đơn vị sự nghiệp công được quyết định thành lập, tổ chức lại, giải thể các đơn vị không thuộc cơ cấu tổ chức các đơn vị cấu thành theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền; xây dựng phương án sắp xếp lại các đơn vị cấu thành trình cơ quan có thẩm quyền quyết định Riêng đơn vị sự nghiệp công tự bảo đảm một phần chi thường xuyên và đơn vị sự nghiệp công do NSNN bảo đảm chi thường xuyên xây dựng phương án trình cơ quan có thẩm quyền quyết định

10

+ Đơn vị sự nghiệp công xây dựng vị trí việc làm và cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp trình cấp có thẩm quyền phê duyệt; tuyển dụng, sử dụng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật và quản lý viên chức, người lao động theo quy định; thuê hợp đồng lao động Đơn vị sự nghiệp công tự bảo đảm chi thường xuyên và chi đầu tư và đơn vị sự nghiệp công tự bảo đảm chi thường xuyên quyết định số lượng người làm việc; đơn vị sự nghiệp công tự bảo đảm một phần chi thường xuyên đề xuất số lượng người làm việc của đơn vị trình cơ quan có thẩm quyền quyết định; đơn vị sự nghiệp công do NSNN bảo đảm chi thường xuyên đề xuất số lượng người làm việc trên cơ sở định biên bình quân 05 năm trước và không cao hơn số định biên hiện có của đơn vị, trình cơ quan có thẩm quyền quyết định

Đơn vị sự nghiệp công tự bảo đảm chi thường xuyên và chi đầu tư phải thành lập Hội đồng quản lý để quyết định những vấn đề quan trọng trong quá trình hoạt động của đơn vị

- Giá, phí dịch vụ sự nghiệp công:

+ Đối với dịch vụ sự nghiệp công không sử dụng kinh phí NSNN giá dịch vụ được xác định theo cơ chế thị trường; đơn vị được quyết định các khoản thu, mức thu bảo đảm bù đắp chi phí hợp lý, có tích lũy theo quy định của pháp luật đối với từng lĩnh vực Riêng dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh và dịch vụ giáo dục, đào tạo tại

cơ sở khám bệnh, chữa bệnh, cơ sở giáo dục, đào tạo của nhà nước thực hiện theo quy định pháp luật về giá

+ Đối với dịch vụ sự nghiệp công sử dụng NSNN, giá được xác định trên cơ

sở định mức kinh tế kỹ thuật, chi phí do cơ quan có thẩm quyền ban hành và lộ trình tính đủ chi phí theo quy định; chi phí tiền lương trong giá dịch vụ sự nghiệp công tính theo mức lương cơ sở, hệ số tiền lương ngạch, bậc, chức vụ và định mức lao động do các Bộ, cơ quan Trung ương, Ủy ban Nhân dân cấp tỉnh ban hành theo thẩm quyền

Phương pháp định giá và cơ quan có thẩm quyền định giá dịch vụ thực hiện theo quy định pháp luật về giá Trong phạm vi khung giá dịch vụ sự nghiệp công do

cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định, đơn vị sự nghiệp công quyết định mức giá cụ thể cho từng loại dịch vụ; trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định cụ thể giá dịch vụ sự nghiệp công, đơn vị thu theo mức giá quy định

11

+ Lộ trình tính giá dịch vụ sự nghiệp công sử dụng NSNN: Năm 2016, tính

đủ chi phí tiền lương, chi phí trực tiếp (chưa tính chi phí quản lý và chi phí khấu hao tài sản cố định); Đến năm 2018: Tính đủ chi phí tiền lương, chi phí trực tiếp và chi phí quản lý (chưa tính chi phí khấu hao); Đến năm 2020: Tính đủ chi phí tiền lương, chi phí trực tiếp, chi phí quản lý và chi phí khấu hao TSCĐ

- Nguồn tài chính của đơn vị:

+ Nguồn thu từ hoạt động dịch vụ sự nghiệp công, bao gồm cả nguồn NSNN đặt hàng cung cấp dịch vụ sự nghiệp công theo giá tính đủ chi phí; Nguồn thu phí theo pháp luật về phí, lệ phí được để lại chi theo quy định;

+ Nguồn NSNN cấp cho các nhiệm vụ không thường xuyên (nếu có), gồm: Kinh phí thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ; chương trình mục tiêu quốc gia; chương trình, dự án, đề án khác; kinh phí đối ứng thực hiện các dự án; vốn đầu

tư phát triển; kinh phí mua sắm trang thiết bị phục vụ hoạt động sự nghiệp theo dự

án được cấp có thẩm quyền phê duyệt; kinh phí thực hiện nhiệm vụ đột xuất được

cơ quan có thẩm quyền giao; Nguồn vốn vay, viện trợ, tài trợ theo quy định của pháp luật;

+ Nguồn thu khác theo quy định của pháp luật (nếu có)

- Sử dụng nguồn tài chính:

+ Chi đầu tư từ quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp, nguồn vốn vay và các nguồn tài chính hợp pháp khác

+ Chi thường xuyên: Đơn vị được chủ động sử dụng các nguồn tài chính giao

tự chủ, một số nội dung chi: Chi tiền lương; chuyên môn, quản lý, trích khấu hao TSCĐ, chi nhiệm vụ không thường xuyên Đơn vị có trách nhiệm xây dựng và ban hành quy chế chi tiêu nội bộ để thực hiện

- Phân phối kết quả tài chính trong năm: Hàng năm, sau khi hạch toán đầy đủ các khoản chi phí, nộp thuế và các khoản nộp NSNN khác (nếu có) theo quy định, phần chênh lệch thu lớn hơn chi thường xuyên (nếu có), đơn vị được sử dụng theo trình tự như sau: Trích lập Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp; Trích lập Quỹ bổ sung thu nhập; Trích lập Quỹ khen thưởng và Quỹ phúc lợi; Trích lập Quỹ khác theo quy định

12

- Tự chủ trong giao dịch tài chính: Mở tài khoản giao dịch tại Ngân hàng thương mại hoặc KBNN để phản ánh các khoản thu, chi hoạt động dịch vụ sự nghiệp công không sử dụng NSNN; Vay vốn, huy động vốn

- Lập, chấp hành dự toán thu, chi:

+ Lập dự toán: Đối với đơn vị sự nghiệp công tự bảo đảm chi thường xuyên

và chi đầu tư; đơn vị sự nghiệp công tự bảo đảm chi thường xuyên thì hàng năm căn

cứ vào kết quả thực hiện về số lượng, khối lượng dịch vụ; tình hình thu, chi hoạt động của năm hiện hành, yêu cầu nhiệm vụ của năm kế hoạch lập kế hoạch về số lượng, khối lượng dịch vụ và dự toán thu, chi báo cáo cơ quan quản lý cấp trên

Đối với dịch vụ sự nghiệp công do nhà nước đặt hàng: hàng năm căn cứ đơn giá, số lượng, khối lượng dịch vụ sự nghiệp công được đặt hàng theo hướng dẫn của

Bộ, cơ quan Trung ương, Ủy ban Nhân dân cấp tỉnh, đơn vị lập dự toán gửi cơ quan quản lý cấp trên theo quy định

Đối với đơn vị sự nghiệp công tự bảo đảm một phần chi thường xuyên (do giá, phí dịch vụ sự nghiệp công chưa kết cấu đủ chi phí, được nhà nước đặt hàng, giao nhiệm vụ cung cấp dịch vụ sự nghiệp công theo giá, phí chưa tính đủ chi phí) căn cứ tình hình thực hiện năm hiện hành, nhiệm vụ của năm kế hoạch, đơn vị lập

kế hoạch về số lượng, khối lượng dịch vụ sự nghiệp công và dự toán thu, chi (bao gồm cả phần kinh phí NSNN hỗ trợ) báo cáo cơ quan quản lý cấp trên

Đối với đơn vị sự nghiệp công do nhà nước bảo đảm chi thường xuyên (theo chức năng, nhiệm vụ được cấp có thẩm quyền giao, không có nguồn thu hoặc nguồn thu thấp): Căn cứ tình hình thực hiện năm hiện hành, nhiệm vụ được cấp có thẩm quyền giao trong năm kế hoạch, số lượng người làm việc được cấp có thẩm quyền phê duyệt, chế độ chi tiêu hiện hành, đơn vị lập dự toán thu, chi gửi cơ quan quản lý cấp trên theo quy định

+Phân bổ và giao dự toán: Việc phân bổ và giao dự toán của cơ quan quản lý cấp trên cho đơn vị sự nghiệp công thực hiện theo quy định của Luật NSNN

Căn cứ lộ trình tính giá dịch vụ sự nghiệp công quy định, cơ quan quản lý cấp trên thực hiện đặt hàng đối với đơn vị sự nghiệp công tự bảo đảm chi thường xuyên và chi đầu tư và đơn vị sự nghiệp công tự bảo đảm chi thường xuyên; đặt

1.2 TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP 1.2.1 Khái niệm, ý nghĩa tổ chức kế toán

Đơn vị kế toán là đơn vị có thực hiện công việc kế toán như lập và xử lý chứng từ kế toán, mở tài khoản, ghi sổ kế toán, lập BCTC, phải bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán và thực hiện các quy định khác về kế toán theo quy định của pháp luật

Tổ chức công tác kế toán là tổ chức việc thực hiện các chuẩn mực và chế độ

kế toán để phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán, cung cấp thông tin tài liệu kế toán và các nhiệm vụ khác của kế toán Nói cách khác,

tổ chức công tác kế toán là sự thiết lập mỗi quan hệ qua lại giữa các phương pháp

kế toán, đối tượng kế toán với con người am hiểu nội dung công tác kế toán (người làm kế toán) biểu hiện qua một hình thức kế toán thích hợp của một đơn vị cụ thể

Do tính chất, đặc điểm hoạt động của các đơn vị sự nghiệp công lập rất đa dạng, phức tạp, phạm vi rộng và chủ yếu chi cho hoạt động của các đơn vị này được nguồn kinh phí cấp phát của nhà nước Xuất phát từ đặc điểm nguồn kinh phí bảo đảm sự hoạt động theo chức năng của các đơn vị sự nghiệp công lập và yêu cầu tăng cường quản lý kinh tế tài chính của bản thân đơn vị, cơ quan chủ quản mà chế

độ kế toán đơn vị sự nghiệp công lập có những đặc điểm riêng Các khoản chi tiêu đơn vị sự nghiệp công lập chủ yếu là chi cho tiêu dùng, vì vậy kế toán phải đảm bảo chấp hành chế độ quản lý tài chính thật nghiêm ngặt Kế toán phải căn cứ vào các tiêu chuẩn định mức để thực hiện các khoản chi tiêu nói chung và chi tiêu tiền mặt nói riêng Thông qua công tác kế toán để kiểm tra, giám sát các khoản chi tiêu và tiến hành phân tích các khoản chi sao cho đảm bảo nhiệm vụ trọng tâm của đơn vị

Đề xuất những ý kiến, kiến nghị để tăng cường hiệu quả sử dụng vốn ngân sách cấp

14

và nguồn kinh phí khác, tăng cường khai thác nguồn kinh phí khác để đáp ứng nhu cầu chi tiêu của đơn vị

Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh

tế tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động Kế toán là một trong những công cụ quản lý kinh tế nhằm phản ánh và giám đốc toàn diện các mặt hoạt động kinh tế tài chính ở đơn vị Ngoài ra, kế toán còn có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát các khoản thu, chi tài chính, nộp, thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý và

sử dụng tài sản và nguồn hình thành; phát triển và ngăn ngừa các hành vi vi phạm

về luật kế toán; phân tích thông tin, số liệu kế toán giúp đơn vị, người quản lý điều hành đơn vị; cung cấp thông tin số liệu kế toán theo quy định của pháp luật

Do vậy, việc tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý tại đơn vị sự nghiệp công lập giúp cho việc tổ chức thu nhận, cung cấp thông tin kịp thời đầy đủ

về tình hình tài sản, biến động của tài sản, tình hình thu, chi, kết quả hoạt động của đơn vị, qua đó làm giảm bớt khối lượng công tác kế toán trùng lắp, tiết kiệm chi phí, đồng thời giúp cho việc kiểm kê, kiểm soát tài sản, nguồn vốn, hoạt động kinh

tế, đo lường và đánh giá hiệu quả kinh tế, xác định lợi ích của nhà nước,

Tóm lại, việc tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý tại đơn vị sự nghiệp công lập không những đảm bảo cho việc thu nhận, hệ thống hoá thông tin kế toán đầy đủ, kịp thời, đáng tin cậy phục vụ cho công tác quản lý kinh tế, tài chính

mà còn giúp đơn vị quản lý chặt chẽ tài sản, ngăn ngừa những hành vi làm tổn hại đến tài sản

Tổ chức bộ máy kế toán tài chính phải đảm bảo nguyên tắc gọn, nhẹ, tiết kiệm và hiệu quả Tiết kiệm, hiệu quả là nguyên tắc của công tác tổ chức nói chung

và tổ chức công tác kế toán nói riêng do đó thực hiện nguyên tắc này phải đảm bảo

tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý, thực hiện tốt nhất chức năng, nhiệm vụ của kế toán, nâng cao chất lượng công tác kế toán, quản lý chặt cẽ, hiệu quả, tính toán và đo lường chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Những nguyên tắc trên phải được thực hiện một cách đồng bộ mới có thể tổ chức thực hiện tốt và đầy đủ các nội dung tổ chức công tác kê toán tài chính trong đơn vị sự nghiệp công

1.2.3 Nội dung của tổ chức kế toán

- Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung:

16

Hình thức tổ chức kế toán tập trung là hình thức tổ chức mà toàn bộ công tác

kế toán trong đơn vị được tiến hành tập trung tại phòng kế toán Ở các bộ phận khác không tổ chức kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách hạch toán nghiệp vụ cho nhu cầu quản lý của từng bộ phận đó, lập báo cáo nghiệp

vụ và chuyển chứng từ cùng báo cáo về phòng kế toán xử lý và tiến hành công tác

kế toán Theo hình thức này, kế toán đơn vị chỉ tổ chức một phòng kế toán trung tâm, còn ở các đơn vị phụ thuộc đều không có tổ chức kế toán riêng

Phòng kế toán trung tâm thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở đơn vị, chịu trách nhiệm thu nhận, xử lý hệ thống hóa toàn bộ thông tin kế toán phục vụ cho quản lý kinh tế, tài chính của đơn vị Phòng kế toán trung tâm lưu trữ, bảo quản toàn bộ hồ sơ tài liệu kế toán của đơn vị

Tại các đơn vị phụ thuộc, phòng kế toán trung tâm bố trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu

để định kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm Ở đơn vị phụ thuộc hoạt động có quy mô lớn, khối lượng nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh nhiều, phòng

kế toán trung tâm có thể bố trí nhân viên kế toán trực tiếp thực hiện một số phần công việc kế toán cụ thể, định kỳ lập báo cáo đơn giản (báo cáo nội bộ) kèm theo chứng từ gốc gửi về phòng kế toán trung tâm

Phòng kế toán trung tâm thực hiện cả kế toán tài chính, cả kế toán quản trị đáp ứng yêu cầu quản trị của đơn vị

Ưu điểm: Đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất đối với công tác kế toán kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời, giúp cho lãnh đạo đơn vị nắm được kịp thời tình hình hoạt động của đơn vị, từ đó kiểm tra, chỉ đạo sâu sát toàn bộ hoạt động của đơn vị, tạo điều kiện trang bị và ứng dụng phương tiện kỹ thuật ghi chép, tính toán và thông tin hiện đại trong công tác kế toán

Nhược điểm: Tuy nhiên theo hình thức này có nhược điểm nếu như việc trang bị phương tiện, kỹ thuật, tính toán, ghi chép thông tin chưa nhiều, việc kiểm tra, giám sát của kế toán trưởng và lãnh đạo đơn vị đối với công tác kế toán cũng như hoạt động đơn vị không kịp thời, bị hạn chế

17

Điều kiện áp dụng: Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung được áp dụng đối với đơn vị nhỏ

Sơ đồ 1.1 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung

- Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán:

Hình thức tổ chức kế toán phân tán là hình thức mà công tác kế toán không những được tiến hành ở phòng kế toán đơn vị mà còn được tiến hành ở những bộ phận khác trực thuộc đơn vị Công việc kế toán ở những bộ phận khác do bộ máy kế toán ở nơi đó đảm nhận từ việc kế toán ban đầu, kiểm tra xử lỹ chứng từ đến kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp một số hoặc tất cả các phần hành kế toán và lập báo cáo kế toán trong phạm vị của bộ phận theo quy định của kế toán trưởng

Theo hình thức này, đơn vị thành lập phòng kế toán trung tâm (đơn vị kế toán cấp trên); các đơn vị kế toán cấp cơ sở đều có tổ chức kế toán riêng đơn vị kế toán cấp cơ sở Đơn vị lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán thường

là những đơn vị đã phân cấp quản lý kinh tế, tài chính cho các đơn vị kế toán cấp cơ

sở ở mức độ cao hơn, tức là đã phân phối nguồn vốn riêng, xác định lỗ, lãi riêng nhằm phát huy tính chủ động sáng tạo của các đơn vị kế toán cấp cơ sở này

Toàn bộ công việc kế toán của đơn vị được phân công như sau:

18

Phòng kế toán trung tâm có nhiệm vụ: Thực hiện các phần hành công việc kế

toán phát sinh ở đơn vị kế toán cấp trên và công tác tài chính của đơn vị; Hướng dẫn

và kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở; Thu nhận, kiểm tra BCTC của các đơn vị cơ sở gửi lên và cùng với BCTC phần hành công việc kế toán

ở đơn vị kế toán cấp trên để lập BCTC tổng hợp của toàn đơn vị

Ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở: Thực hiện toàn bộ công tác kế toán phát sinh

ở đơn vị kế toán cấp cơ sở, tổ chức thu nhận, xử lý và hệ thống hóa toàn bộ thông tin kế toán ở đơn vị mình để lập được các BCTC định kỳ gửi về phòng kế toán trung tâm Từng đơn vị kế toán cấp cơ sở phải căn cứ vào khối lượng công việc kế toán của đơn vị mình để xây dựng bộ máy kế toán ở đơn vị mình cho phù hợp

Sơ đồ 1.2 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức phân tán

Đơn vị kế toán cấp trên

Các nhân viên kế toán ở các đơn vị phụ thuộc, đơn vị cấp dưới

Bộ phận kế toán tổng hợp

Bộ phận kiểm tra

kế toán

Điều kiện áp dụng: áp dụng ở các đơn vị có quy mô lớn, phân tán có nhiều đơn vị trực thuộc và hoạt động tương đối độc lập

Tại các đơn vị kế toán phụ thuộc, các bộ phận kế toán cũng thực hiện chức trách, nhiệm vụ như các bộ phận kế toán tương ứng ở phòng kế toán trung tâm, khác chỉ phản ánh hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh ở đơn vị kế toán cấp cơ sở

Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán phù hợp với những đơn vị quy

mô lớn, có nhiều đơn vị trực thuộc

- Hình thức tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp (vừa tập trung vừa phân tán):Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán là hình thức tổ chức bộ máy kế toán kết hợp hai hình thức trên, bộ máy tổ chức theo hình thức này gồm phòng kế toán trung tâm và các bộ phận kế toán và nhân viên ở các bộ phận khác Phòng kế toán trung tâm thực hiện kế toán các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến toàn đơn vị và các bộ phận không tổ chức kế toán gửi đến, lập báo cáo chung toàn đơn vị, hướng đã kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, kiểm tra toàn đơn vị Các

bộ phận kế toán ở các bộ phận kế toán khác thực hiện công tác kế toán tương đối hoàn chỉnh các nghiệp vụ kế toán phát sinh ở bộ phận đó theo sự phận công của phòng kế toán trung tâm Các nhân viên kế toán ở các bộ phận có nhiệm vụ thu thập chứng từ, kiểm tra và có thể xử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ gửi chúng từ kế toán về phòng kế toán trung tâm

Theo hình thức này, ở đơn vị kế toán cấp trên vẫn lập phòng kế toán trung tâm, còn ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở thì tùy thuộc vào quy mô, yêu cầu quản lý

và trình độ cán bộ quản lý mà có thể tổ chức kế toán riêng hoặc không tổ chức kế toán riêng Đơn vị nào được tổ chức kế toán riêng thì được thành lập phòng kế toán

để thực hiện toàn bộ công việc kế toán phát sinh ở đơn vị mình định kỳ lập BCTC

20

gửi về phòng kế toán trung tâm, đơn vị kế toán cấp cơ sở nào không tổ chức kế toán riêng thì chỉ bố trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm

Trường hợp này, nhiệm vụ của phòng kế toán trung tâm như sau: Xây dựng

và quản lý kế hoạch tài chính của toàn đơn vị; Thực hiện các phần hành công việc

kế toán phát sinh ở đơn vị kế toán cấp trên và ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở không

có tổ chức kế toán riêng; Hướng dẫn, kiểm tra công việc kế toán ở tất cả các đơn vị

kế toán cấp cơ sở và các nhân viên kế toán ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở không có

tổ chức kế toán riêng; Thu nhận, kiểm tra BCTC của các đơn vị kế toán cấp cơ sở gửi lên cùng với BCTC phần hành công việc kế toán ở đơn vị kế toán cấp trên để lập BCTC tổng hợp toàn đơn vị

Sơ đồ 1.3 Mô hình bộ máy kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán

Ưu điểm: theo hình thức tổ chức công tác kế toán này tạo điều kiện cho kế toán gắn với hoạt động trong đơn vị, kiểm tra, giám sát chặt chẽ các hoạt động đó, phục vụ quản lý có hiệu quả hoạt động của đơn vị

Đơn vị kế toán cấp trên

Kế toán trưởng

Bộ phận kế toán hoạt động kinh tế tài chính

ở đơn vị kế toán cấp trên

Bộ phận kiểm tra kế toán

Bộ phận kế toán hoạt động kinh tế tài chính

ở đơn vị kế toán cấp dưới

tổ chức kế toán riêng

21

Điều kiện áp dụng: Được áp dụng ở những đơn vị quy mô lớn có nhiều đơn

vị kế toán cấp cơ sở mà mức độ phân cấp quản lý kinh tế khác nhau, quy mô và trình độ cán bộ quản lý khác nhau, hoạt động rộng, vừa tập trung vừa phân tán

1.2.3.2 Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán

Khi tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về chứng từ kế toán, đơn vị sự nghiệp công lập phải tuân thủ các nguyên tắc về lập và phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính trên chứng từ kế toán; kiểm tra chứng từ kế toán; ghi sổ và lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán; xử lý vi phạm Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị sự nghiệp gồm: Chứng từ kế toán chung cho các đơn vị sự nghiệp gồm bốn chỉ tiêu (chỉ tiêu lao động tiền lương; chỉ tiêu vật tư; chỉ tiêu tiền tệ; chỉ tiêu tài sản cố định); Chứng từ kế toán ban hành theo các văn bản pháp luật khác (các mẫu và hướng dẫn phương pháp lập từng chứng từ được áp dụng theo quy định các văn bản pháp luật khác)

- Tổ chức việc lập, ký chứng từ kế toán: Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến hoạt động của đơn vị đều phải lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; Nội dung chứng từ phải

rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xóa, không viết tắt; Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số; Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định và tính pháp lý cho chứng từ kế toán

Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng

từ mới có giá trị thực hiện Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mục, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên Chữ ký của thủ trưởng đơn vị (hoặc người được ủy quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu

và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại KBNN hoặc ngân hàng Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký trong sổ đăng ký mẫu chữ ký Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) không được ký “thừa ủy quyền” của thủ trưởng đơn vị Người được ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác Việc phân cấp ký

và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ

- Tổ chức thực hiện chứng từ kế toán: Mẫu chứng từ kế toán bao gồm mẫu chứng từ kế toán bắt buộc và mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc gồm nhứng mẫu chứng từ kế toán do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định nội dung, kết cấu của mẫu phải thực hiện đúng về biểu mẫu, nội dung, phương pháp ghi các chỉ tiêu và áp dụng thống nhất

- Tổ chức thực hiện chế độ biên lai, hoá đơn bán hàng: Đơn vị sự nghiệp công lập khi bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ phải lập hoá đơn, biên lai bán hàng giao cho khách hàng Hàng hoá bán lẻ cung cấp dịch vụ một lần có giá trị dưới mức quy định tuy không bắt buộc phải lập hoá đơn nhưng vẫn phải lập bảng kê bản

lẻ hàng hoá, dịch vụ hoặc có thể lập hoá đơn bán hàng theo quy định để làm chứng

từ kế toán Đơn vị sự nghiệp công lập khi mua sản phẩm, hàng hoá hoặc được cung cấp dịch vụ có quyền yêu cầu người bán, người cung cấp dịch vụ lập và giao liên 2 hoá đơn bán hàng cho mình để sử dụng và lưu trữ theo quy định.Đơn vị sự nghiệp công lập phải sử dụng hoá đơn bán hàng theo đúng quy định của pháp luật

23

- Tổ chức thực hiện chế độ chứng từ điện tử: Chứng từ điện tử phải có đủ các nội dung quy định cho chứng từ kế toán và phải được mã hoá đảm bảo an toàn giữ liệu điện tử trong quá trình xử lý, truyền tin và lưu trữ Chứng từ điện tử khi bảo quản, được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản quy định nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng khi cần thiết

- Tổ chức thu nhận thông tin kế toán phản ánh trong chứng từ kế toán: Để thu nhận được đầy đủ, kịp thời nội dung thông tin kế toán phát sinh, kế toán trưởng cần xác định rõ việc sử dụng các mẫu chứng từ kế toán thích hợp đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở tất cả các bộ phận, xác định rõ những người chịu trách nhiệm đến việc ghi nhận hoặc trực tiếp liên quan đến việc ghi nhận nội dung thông tin phản ánh trong chứng từ kế toán Tính trung thực của thông tin phản ánh trong chứng từ kế toán quyết định tính trung thực của số liệu kế toán, vì vậy tổ chức tốt việc thu nhận thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh vào chứng từ kế toán có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng công tác kế toán tại Đơn vị sự nghiệp công lập

- Tổ chức kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán trước khi ghi

sổ phải được kiểm tra chặt chẽ nhằm đảm bảo tính trung thực, tính hợp pháp và hợp

lý của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ, chỉnh lý những sai sót (nếu có) trong chứng từ và tiến hành các công việc cần thiết để ghi sổ

kế toán Kiểm tra chứng từ kế toán có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng của công tác kế toán Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán: Kiểm tra tính trung thực và chính xác, tính hợp pháp, hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trong chứng từ kế toán; Kiểm tra tính chính xác của các chỉ tiêu số lượng và giá trị ghi trong chứng từ và các yếu tố khác của chứng từ Sau khi kiểm tra chứng từ kế toán đảm bảo các yêu cầu nói trên mới dùng chứng từ để ghi sổ kế toán

- Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán phản ánh nghiệp

vụ kinh tế tài chính từ khi phát sinh đến khi ghi sổ kế toán và bảo quản, lưu trữ có liên quan đến nhiều người ở các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp và liên quan đến nhiều bộ phận kế toán khác nhau trong phòng kế toán, vì vậy kế toán trưởng cần phải xây dựng các quy trình luân chuyển chứng từ cho từng loại nghiệp vụ kinh

tế tài chính phát sinh để đảm bảo cho các bộ phận quản lý, các bộ phận kế toán có

24

liên quan có thể thực hiện việc ghi chép hạch toán được kịp thời, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời phục vụ lãnh đạo và quản lý hoạt động của đơn vị

1.2.3.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Tài khoản kế toán là phương pháp kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian Tài khoản kế toán phản ảnh và kiểm soát thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí do ngân sách nhà nước cấp và các nguồn kinh phí khác cấp, thu, chi hoạt động, kết quả hoạt động và các khoản khác ở các đơn vị HCSN Tài khoản kế toán được mở cho từng đối tượng kế toán có nội dung kinh tế riêng biệt Toàn bộ các tài khoản kế toán sử dụng trong đơn vị kế toán hình thành hệ thống tài khoản kế toán

Đơn vị sự nghiệp phải tuân thủ các quy định về hệ thống tài khoản kế toán,

kể cả mã số và tên gọi, nội dung, kết cấu và phương pháp kế toán của từng tài khoản

kế toán và dựa vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính ban hành, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, tính chất hoạt động của đơn vị mình và yêu cầu quản lý để lựa chọn các tài khoản kế toán phù hợp, cần thiết để hình thành một hệ thống tài khoản

kế toán cho đơn vị mình Hệ thống tài khoản kế toán sự nghiệp gồm các tài khoản trong Bảng cân đối tài khoản và các tài khoản ngoài Bảng cân đối tài khoản:

- Các tài khoản trong Bảng cân đối tài khoản phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo các đối tượng kế toán gồm tài sản, nguồn hình thành tài sản và quá trình sử dụng tài sản tại đơn vị HCSN Nguyên tắc ghi sổ các tài khoản trong Bảng cân đối tài khoản được thực hiện theo phương pháp “ghi kép” nghĩa là khi ghi vào bên Nợ của một tài khoản thì đồng thời phải ghi vào bên Có của một hoặc nhiều tài khoản khác hoặc ngược lại

- Các tài khoản ngoài Bảng cân đối tài khoản phản ánh những tài sản hiện có

ở đơn vị nhưng không thuộc quyền sở hữu của đơn vị (như tài sản thuê ngoài, nhận giữ hộ, nhận gia công, tạm giữ…), những chỉ tiêu kinh tế đã phản ánh ở các tài khoản trong Bảng cân đối tài khoản nhưng cần theo dõi để phục vụ cho yêu cầu quản lý, như: Giá trị công cụ, dụng cụ lâu bền đang sử dụng, nguyên tệ các loại, dự toán chi hoạt động được giao…Nguyên tắc ghi sổ các tài khoản ngoài Bảng cân đối

001 đến 009

1.2.3.4 Tổ chức lựa chọn, vận dụng hình thức kế toán phù hợp

Hình thức kế toán là hệ thống tổ chức sổ kế toán bao gồm số lượng sổ, kết cấu các loại sổ, mẫu sổ và mối quan hệ giữa các loại sổ với trình tự và phương pháp ghi sổ nhất định để ghi chép, tổng hợp, hệ thống hóa số liệu từ chứng từ gốc vào các sổ kế toán và lập BCTC Theo chế độ kế toán hiện hành, được áp dụng một trong 4 hình thức kế toán sau: Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái; Hình thức kế toán Nhật ký chung; Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ; Hình thức kế toán trên máy

vi tính Trong mỗi hình thức sổ kế toán có những quy định cụ thể về số lượng, kết cấu, mẫu sổ, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán

- Hình thức kế toán Nhật ký - sổ cái:

Đây là hình thức kế toán đơn giản bởi đặc trưng về số lượng, kết cấu các loại

sổ cũng như về trình tự hạch toán Trong hình thức này, các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh

tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau: Sổ kế toán tổng hợp (Nhật ký - Sổ Cái); Sổ kế toán chi tiết : Thẻ kế toán chi tiết, sổ chi tiết vật tư, sổ chi tiết phải thu của khách hàng, phải trả người bán …

26

Sơ đồ 1.4 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái:

(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả hai phần Nhật ký và phần Sổ Cái Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập,…) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày

Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan

(2) Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng

số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản

ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến

27

cuối tháng này Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng

kế toán tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái

(3) Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký -

Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Tổng số tiền của cột “Số

tiền phát sinh” ở phần

Tổng số tiền phát sinh Nợ của tất cả các tài khoản =

Tổng số tiền phát sinh Có của tất cả các tài khoản

Tổng số dư Nợ các tài khoản = Tổng số dư Có các tài

khoản

(4) Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh

Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng Căn cứ vào số liệu khoá sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh

Có và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái

Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa

sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập BCTC

- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ:

Là hình thức kế toán thường được sử dụng ở các đơn vị có quy mô vừa, sử dụng nhiều tài khoản kế toán Hình thức này tách rời việc ghi sổ theo trình tự thời gian với việc ghi chép theo nội dung kinh tế các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để ghi vào hai sổ kế toán tổng hợp riêng biệt là Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và

sổ cái Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ

kế toán tổng hợp gồm: Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; Ghi theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên Sổ Cái

Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế và được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng

từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán Việc ghi sổ kế toán chi tiết được căn cứ vào các chứng từ kế toán đính kèm theo chứng từ ghi sổ Như vậy, việc ghi chép kế toán tổng hợp và ghi chép kế toán chi tiết là tách rời nhau

28

Mỗi tài khoản kế toán cấp 1 được ghi ở một tờ sổ riêng nên cuối tháng phải

lập Bảng đối chiếu số phát sinh (Bảng cân đối tài khoản) để kiểm tra tính chính xác

của việc ghi sổ cái Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán

sau: Sổ kế toán tổng hợp (Chứng từ ghi sổ; Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; Sổ Cái) ;

Sổ kế toán chi tiết (Sổ kế toán chi tiết vật tư, Thẻ kế toán chi tiết; Sổ chi tiết phải

thu của khách hang, phải trả người bán …)

Sơ đồ 1.5 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ:

(1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng

từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập

Chứng từ ghi sổ Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi

sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ

lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan

(2) Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế,

tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số

- Hình thức kế toán Nhật ký chung:

Là hình thức kế toán đơn giản, được sử dụng rộng rãi ở các đơn vị có quy mô lớn, đã sử dụng máy vi tính vào công tác kế toán Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh

Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt; - Sổ Cái; Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung:

(1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng

từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan Định kỳ (3, 5, 10 ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có)

Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ

Sơ đồ 1.6 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung

- Hình thức kế toán trên máy vi tính

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Có nhiều chương trình phần mềm kế toán khác nhau về tính năng kỹ thuật và tiêu chuẩn, điều kiện áp dụng Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong ba hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây Phần mềm

kế toán tuy không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán nhưng phải đảm bảo in được đầy đủ sổ kế toán và BCTC theo quy định