Các lễ nghi đàm phán thương mại Thứ năm, 07 Tháng 2009 04:45 Trong đàm phán, ngôn ngữ, thái độ, tác phong, cử bạn lộ cho đối tác nhiều điều bạn Do vậy, sếp, bạn cần biết thủ thuật để tránh sai lầm khơng đáng có Chuẩn bị cho đàm phán Trước tham gia đàm phán phải xác định trước người tham dự vào buổi đàm phán, tư cách đứng đàm phán với đối tác thành phần tham gia phải có chức vụ tương đương Đại diện đứng đàm phán phải có khả tổng hợp tốt, trước đàm phán nên chuẩn bị tốt phong thái đứng ăn mặc thân, trang phục mặc đàm phán phải chỉnh tề đứng đắn, trang trọng Nếu nam nên cạo râu, mặc com lê phải thắt cà vạt; nữ không nên mặc lộ, không nên dép gót cao mảnh, trang điểm nhẹ Phải làm tốt khâu chuẩn bị phòng đàm phán, phòng đàm phán nên đặt bàn hình ovan hình chữ nhật dài, vị trí ngồi bên phía tay phải cửa vào phía đối diện cửa vị trí trang trọng nên dành cho khách đến tham gia đàm phán Trước đàm phán nên có chuẩn bị đầy đủ cụ thể trình tự vấn đề đưa đàm phán, nội dung vấn đề cần tập trung buổi đàm phán Ngồi khơng thể thiếu khâu vạch kế hoạch mục tiêu đầy đủ, chiến lược áp dụng buổi đàm phán Bắt đầu bước vào đàm phán Ngôn ngữ: Ấn tượng để lại lần tiếp xúc hai bên quan trọng, ngôn ngữ cử thể rõ tinh thần hữu nghị có thiện chí hợp tác, nên dùng phong thái nói chuyện thân thiện, nhẹ nhàng thoải mái phong cách thích hợp hồn cảnh Thái độ: Khi giới thiệu thân nên đứng đắn, tự nhiên, không nên tỏ thái độ ngạo mạn Những người giới thiệu đến nên đứng dậy, bắt tay mỉm cười, lịch nói thêm: "vinh hạnh có dịp tiếp xúc", "mong quan tâm bên quý ngài" Khi hỏi thăm đối tác nên thể rõ thái độ lịch câu hỏi lịch "xin cho biết quý danh ngài là" Nếu có danh thiếp, nên đưa hai tay để nhận trao đổi danh thiếp Sau giới thiệu xong thành phần hai bên, lựa chọn vấn đề hai bên quan tâm để bắt đầu đàm phán Trong thời gian chờ đợi định cuối nên dùng phương thức giao tiếp thiên tình cảm, tạo nên khơng khí ấm áp dễ chịu, giảm bớt căng thẳng cho buổi đàm phán Động tác: Các động tác biểu lộ trạng thái buổi đàm phán có ảnh hưởng lớn đến việc điều khiển nắm bắt khơng khí buổi đàm phán Nên tập trung ánh mắt nhìn thẳng vào đối tác, ánh nhìn nên hướng đến phần giao phía trước trán hai mắt nhìn thẳng diện, khiến cho đối tác cảm thấy quan tâm đến họ vấn đề họ đưa ra, từ đánh giá bạn có thái độ nghiêm túc thành khẩn tham gia đàm phán Tay nên hướng lên phía tốt đặt xuống phía dưới, hướng đặt tay nên tự nhiên, không nên vung tay lung tung, khiến cho đối phương có cảm giác xem thường, tránh việc khoanh tay trước ngực, hành động hành động thể rõ thái độ ngạo mạn thiếu tôn trọng đối tác Khi bắt đầu vào đàm phán, nhiệm vụ quan trọng nhât nắm rõ dụng ý sâu xa đối phương, lúc bạn cần chăm lắng nghe đối tác nói chuyện, cẩn thận quan sát cử biểu đối phương, đồng thời tiếp nối câu chuyện đối tác cách hợp lý Có bạn nắm ý đồ đưa đối tác, vừa thể cho họ thấy bạn người lịch thái độ tôn trọng bạn họ Khi đàm phán Đây gia đoạn vào vấn đề thực chất buổi đàm phán Các nội dung quan trọng đưa giai đoạn là: báo giá, chất vấn, thương lượng, giải mâu thuẫn, xử lý vấn đề đóng băng hai bên Báo giá: bạn phải ý báo giá rõ ràng, cụ thể, tránh xảy sai sót, giữ vững nguyên tắc báo giá lấy chữ tín làm trọng, khơng chơi trò lừa bịp tung hỏa mù với đối tác Khi đàm phán, đối tác chấp nhận giá khơng nên thay đổi giá, giữ vững giá báo, thay đổi điểm cần ý trình đàm phán Chất vấn: nên làm tốt khâu chuẩn bị câu hỏi liên quan cần đưa cho bên đối tác, cần phải biết chọn khơng khí thời điểm thích hợp để đưa vấn đề cần hỏi, thái độ cần phải thẳng thắn Tránh việc chất vấn đối tác khơng khí đàm phán hai bên có phần lạnh nhạt, căng thẳng Khi dùng từ chất vấn đối tác khơng nên dùng ngơn ngữ đả kích hỏi dồn không nghỉ, nhằm tránh việc khiến cho đối tác phản cảm chí bực với bạn Nhưng với vấn đề mang tính nguyên tắc nên tranh luận không nhượng Đối phương trả lời chất vấn đưa không nên tuỳ ý cắt ngang lời, bên tham gia đàm phán giải đáp xong vấn đề bạn đưa nên thể thái độ cảm ơn họ Thương lượng: phần tham khảo giá đưa ra, vấn đề ảnh hưởng trực tiếp đến lợi ích cụ thể hai bên, giai đoạn dễ xảy trường hợp nóng vội mà thất lễ với phía đối tác Chính thế, giai đoạn bạn phải ý đến việc giữ phong thái vốn có, nên giữ bình tĩnh hồ khí, theo đuổi thống chung hai bên, thể thay đổi nhỏ gương mặt, phát ngôn dùng từ phải văn minh, lịch Giải mâu thuẫn: cần bàn vấn đề, việc, nhẫn nại, bình tĩnh, khơng nên hai bên phát sinh mâu thuẫn liền giận đùng đùng, chíđi vào việc đả kíc cá nhân đay nghiến đối phương Xử lý khoảng thời gian đóng băng hai bên: lúc yêu cầu bên buổi đàm phán phải xử lý vấn đề linh hoạt, chuyển sang vấn đề khác, đợi đến khơng khí dãn chút tiếp tục quay lại đàm phán Nếu thực vấn đề khơng lời để nói nên tìm dịp phù hợp tạm dừng buổi đàm phán, sau thời gian nghỉ ngơi tiếp tục buổi đàm phán Bên buổi đàm phán nên chủ động đưa vấn đề, không nên khoảng thời gian đóng băng buổi đàm phán trở nên dài Ký kết sau buổi đàm phán Khi ký kết tất thành viên tham gia đàm phán hai bên phải đến tham dự, vào phòng đàm phán, bắt tay đối tác, sau ngồi vào vị trí Hai bên nên xếp trợ lý giúp sếp việc ký kết hợp đồng, người đại điện đứng ký kết cá nhân lại cần phải xếp hàng phía sau người đại diện bên Trợ lý giúp người đại diện ký kết hợp đồng phải có trách nhiệm giúp đỡ người ký kết lật sang trang văn cần ký kết, sau ký xong, việc trao đổi văn ký kết trợ lý hai bên thực hiện, sau đại diện ký tiếp vào văn đối tác ký xong Sau hồn tất khâu ký tên đóng dấu vào văn bản, hai bên nên đứng dậy, trực tiếp trao đổi văn ký kết cho nhau, đồng thời bắt tay, chúc mừng thành công buổi đàm phán Các thành viên khác đoàn đàm phán nên vỗ tay hoan nghênh để tạo không khí vui mứng hồ hởi kết thúc đàm phán (Theo Lãnh Đạo) ... khoảng thời gian đóng băng buổi đàm phán trở nên dài Ký kết sau buổi đàm phán Khi ký kết tất thành viên tham gia đàm phán hai bên phải đến tham dự, vào phòng đàm phán, bắt tay đối tác, sau ngồi... chút tiếp tục quay lại đàm phán Nếu thực vấn đề khơng lời để nói nên tìm dịp phù hợp tạm dừng buổi đàm phán, sau thời gian nghỉ ngơi tiếp tục buổi đàm phán Bên buổi đàm phán nên chủ động đưa vấn... thời bắt tay, chúc mừng thành công buổi đàm phán Các thành viên khác đoàn đàm phán nên vỗ tay hoan nghênh để tạo khơng khí vui mứng hồ hởi kết thúc đàm phán (Theo Lãnh Đạo)