Chuẩn bị đàm phán Thứ sáu, 19 tháng 2009 08:09 Đánh giá tình hình 1.1 Thu thập thơng tin thị trường - Luật pháp tập quán buôn bán - Đặc điểm nhu cầu thị trường - Các loại thuế chi phí - Các nhân tố trị xã hội - Các điều kiện khí hậu, thời tiết 1.2 Thu thập thơng tin đối tượng kinh doanh Đối tượng kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, nhà đất cần tìm hiểu đầy đủ thơng tin nó, chẳng hạn: - Cơng dụng đặc tính - Xu hướng biến động cung cầu, giá - Các tiêu số lượng, chất lượng 1.3 Thu thập thông tin đối tác - Mục tiêu, lĩnh vực hoạt động khả - Tổ chức nhân sự: tìm hiểu quyền hạn bên kia, người có quyền định - Lịch làm việc: nắm lịch làm việc bên kia, sử dụng yếu tố thời gian để gây sức ép - Xác định nhu cầu, mong muốn đối tác Sơ định dạng đối tác: Ví dụ: Trong đàm phán mua bán, tạm chia khách hàng thành loại sau: + Khách hàng trọng giá cả: khách hàng tìm cách mua với giá thấp với chất lượng mức tối thiểu Họ không chấp nhận giá cao để đổi lấy chất lượng cao + Khách hàng trọng giá trị: loại khách hàng ngại chi phí cao nhận thức rõ chênh lệch chất lượng Họ chấp nhận giá cao sau kiểm tra kỹ chất lượng so sánh chênh lệch chi phí giải pháp thay + Khách hàng trung thành: khách hàng thường sẵn sàng đánh đổi chi phí để lấy chất lượng mà họ biết rõ Họ ngại rủi ro xảy với đối tác + Khách hàng trọng tiện lợi khách hàng thích chọn nơi cung cấp tiện lợi nhất, khơng cần so sánh giải pháp thay để tìm chênh lệch chi phí chất lượng 1.4 Thu thập thông tin đối thủ cạnh tranh Cần nhận biết đối thủ cạnh tranh để có biện pháp khắc phục cạnh tranh lại Từ đánh giá điểm mạnh, điểm yếu so với đối thủ cạnh tranh thị trường quan điểm đối tác Phân tích SWOT - Điểm mạnh: tất yếu tố thuận lợi từ bên cho phép ta đạt mục tiêu, tận dụng hội tránh nguy - Điểm yếu: tất yếu tố hạn chế bên khiến cho ta gặp khó khăn để đạt đến mục tiêu tận dụng hội tránh nguy - Cơ hội: tất xảy bên ngồi có tác động thuận lợi đến hoạt động ta - Nguy cơ: tất xảy từ bên ngồi có tác động thuận lợi đến hoạt động ta Đề mục tiêu Mục tiêu đề cụ thể tốt, đương nhiên phải tính đến yếu tố như: tính thực tế, mối quan hệ kết chi phí, mức độ chấp nhận Doanh nghiệp lựa chọn: + Một mục tiêu cao - kết đạt tốt + Một mục tiêu thấp - kết thấp nhất, chấp nhận + Một mục tiêu trọng tâm - mà bạn thực mong muốn giải Chuẩn bị nhân - Thành viên đoàn đàm phán: trưởng đoàn, chuyên viên pháp lý, kỹ thuật, thương mại, phiên dịch (nếu cần) - Tự đánh giá: tự đánh giá để biết tính cách cá nhân người có lợi bất lợi cho đàm phán Thế người đàm phán giỏi? + Những người đàm phán trung bình nghĩ đến tại, người đàm phán giỏi cân nhắc đến mục đích lâu dài Họ đưa nhiều gợi ý khác cân nhắc giải pháp hai lần + Những người đàm phán trung bình đặt mục tiêu họ cách đơn lẻ, ví dụ: "Chúng tơi hy vọng nhận giá đô la" Những người đàm phán giỏi đặt mục tiêu họ phạm vi định, điều hiểu "Chúng tơi hy vọng nhận đô la, nhận có 1.50 la được" Điều có nghĩa người đàm phán giỏi linh hoạt + Những người đàm phán giỏi khơng tự khóa vào chỗ mà điều làm họ mặt họ phải nhượng Những người đàm phán trung bình cố gắng thuyết phục cách đưa thật nhiều lý lẽ Họ sử dụng loạt biện pháp tranh luận khác Nhưng người đàm phán giỏi khơng đưa q nhiều lý Họ nhắc lại lý giống Họ tóm tắt cân nhắc điểm chính, kiểm tra xem họ hiểu thứ cách xác hay chưa Lựa chọn chiến lược, chiến thuật 4.1 Lựa chọn kiểu chiến lược 4.1.1 Chiến lược "cộng tác" Sự tiếp cận người đàm phán xung đột giải giữ quan hệ cá nhân đảm bảo hai bên đạt mục đích Quan điểm với xung đột hành động cá nhân không đại diện cho lợi ích thân mà đại diện cho lợi ích bên đối kháng Khi nhận thấy xung đột tồn tại, người đàm phán sử dụng phương pháp giải xung đột để chế ngự tình hình Đây cách giải mang tính cộng tác mà đòi hỏi hai bên giữ quan điểm "thắng - thắng", nhiên đòi hỏi thời gian, nghị lực sáng tạo Chiến lược "cộng tác" sử dụng tốt khi: - Vấn đề quan trọng cần thỏa hiệp - Mục đích để hợp quan điểm khác - Cần cam kết để giải công việc - Mong muốn xây dựng trì mối quan hệ 4.1.2 Chiến lược "thỏa hiệp" Khi nhận thấy giải pháp để đạt kết "thắng - thắng" thể, người đàm phán hướng tới kết bao gồm phần nhỏ thắng lợi phần nhỏ thua thiệt, hai liên quan đến mục tiêu quan hệ bên Sự thuyết phục lơi kéo có ảnh hưởng lớn đến kiểu Mục đích tìm số cách dùng chấp nhận mà phần làm hài lòng hai bên Tình thỏa hiệp có nghĩa hai bên chấp nhận thực quan điểm "thắng - thua ít" Chiến lược "Thỏa hiệp" sử dụng tốt khi: - Vấn đề quan trọng giải - Mối quan hệ quan trọng khơng thể hòa giải - Các bên có sức mạnh ngang muốn đạt mục đích - Cần đạt cách giải tạm thời vấn đề phức tạp - Cần tìm giải pháp thích hợp áp lực thời gian - Chỉ có lựa chọn khơng có giải pháp khác 4.1.3 Chiến lược "hòa giải" Cách tiếp cận người đàm phán xung đột cần phải trì mối quan hệ cá nhân giá nào, có liên quan khơng có liên quan đến mục đích bên Nhượng bộ, thỏa hiệp vô nguyên tắc tránh xung đột nhìn nhận cách để bảo vệ quan hệ Đây chịu thua kết "thua - thắng", mà quan điểm người đàm phán chịu thua, cho phép bên thắng Chiến lược "hòa giải" sử dụng tốt khi: - Nhận thấy sai - Mong muốn xem người biết điều - Vấn đề quan trọng phía bên - Mong muốn tạo tín nhiệm cho vấn đề sau - Muốn giảm đến mức tối thiểu thiệt hại yếu - Sự hòa thuận ổn định quan trọng 4.1.4 Chiến lược "kiểm soát" Người đàm phán tiếp cận với xung đột để nắm bước cần thiết đảm bảo thỏa mãn mục đích cá nhân, cho dù tiêu phí mối quan hệ Xung đột xem lời tuyên bố thắng, cần thắng lợi cách Đây cách giải mà người đàm phán sử dụng sức mạnh xem thích hợp để bảo vệ quan điểm mà họ tin cố gắng thắng Chiến lược "Kiểm soát" sử dụng tốt khi: - Hành động nhanh chóng, dứt khốt vấn đề sống (như trường hợp khẩn cấp) - Một vấn đề quan trọng đòi hỏi phải hành động bất thường - Biết - Phía bên lợi dụng hội thái độ hợp tác 4.1.5 Chiến lược "tránh né" Người đàm phán xem xét xung đột phải tránh xa giá Chủ đề trung tâm kiểu lảng tránh, tạo kết làm thất vọng hoàn toàn cho bên liên quan Mục đích bên khơng đáp ứng, mà khơng trì mối quan hệ Kiểu tạo hình thức ngoại giao để làm chênh lệch vấn đề, hoãn lại vấn đề lúc thuận lợi hơn, đơn giản rút lui khỏi tình bị đe dọa Đây quan điểm rút lui "thua - thắng", mà đó, quan điểm người đàm phán rút lui, chấp nhận thua, cho phép bên thắng danh dự Chiến lược "tránh né" sử dụng tốt khi: - Những vấn đề không quan trọng - Có nhiều vấn đề cấp bách giải khác - Khơng có hội đạt mục đích khác - Có khả làm xấu đàm phán đạt lợi ích - Cần bình tĩnh lấy lại tiến độ - Phía bên giải xung đột có hiệu - Cần thời gian để thu thập thông tin 4.2 Lựa chọn chiến thuật 4.2.1 Địa điểm đàm phán - Đàm phán chủ trường: tiến hành văn phòng - Đàm phán khách trường: đàm phán tiến hành sở khách hàng - Đàm phán địa điểm trung lập 4.2.2 Thời gian đàm phán Lưu ý: - Cần có thời gian để giải lao - Thời gian trống cho phép trưởng đoàn chuyên gia có ý kiến tham mưu, hay trưởng đoàn hai bên tham khảo ý kiến - Chú ý tập quán thời gian làm việc nơi (bắt đầu kết thúc lúc giờ) - Hiệu làm việc người thay đổi theo thời gian nhiệt độ, thời tiết 4.2.3 Thái độ đàm phán Thái độ đơn giản thẳng thắn: Là thái độ "nói cho nhanh, cho đỡ tốn giờ", trình bày thẳng vào vấn đề Nó có tác dụng tước vũ khí bên nhanh chóng đến thỏa thuận Chỉ sử dụng khi: - Đã quen thuộc bên - Cuộc đàm phán bị bế tắc, cần gỡ sớm tốt - Sức ép thời gian không cho phép kéo dài thời gian đàm phán, buộc phải kết thúc đàm phán Thái độ gây sức ép cương quyết: Là thái độ đề cập mạnh, xuyên qua vấn đề nhạy cảm, cần thực tinh tế, bên biết họ khó chịu Được sử dụng khi: - Ta mạnh - Phía bên cần kết thúc sớm - Ta muốn khoanh vùng giới hạn đàm phán Thái độ thờ ơ, xa lánh: Là thái độ tỏ không quan tâm đến sức mạnh đối tác, sử dụng tâm lý ngược bên kia, tránh cho bên nghĩ họ hớ hênh Thái độ làm cho đối tác bối rối khơng biết tình hình Chỉ sử dụng khi: - Phía bên họ mạnh - Ta chịu sức ép thời gian - Ta có giải pháp thay (Nguon: nqcenter.wordpress.com) ... để biết tính cách cá nhân người có lợi bất lợi cho đàm phán Thế người đàm phán giỏi? + Những người đàm phán trung bình nghĩ đến tại, người đàm phán giỏi cân nhắc đến mục đích lâu dài Họ đưa nhiều... Đàm phán chủ trường: tiến hành văn phòng - Đàm phán khách trường: đàm phán tiến hành sở khách hàng - Đàm phán địa điểm trung lập 4.2.2 Thời gian đàm phán Lưu ý: - Cần có thời gian để giải lao... dụng khi: - Đã quen thuộc bên - Cuộc đàm phán bị bế tắc, cần gỡ sớm tốt - Sức ép thời gian không cho phép kéo dài thời gian đàm phán, buộc phải kết thúc đàm phán Thái độ gây sức ép cương quyết: