skkn ứng dụng google drive trong quản lý hoạt động chuyên môn hiệu quả

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc MÔ TẢ SÁNG KIẾN Mã số (do Thường trực Hội đồng ghi)………………………………… Tên sáng kiến: “ Ứng dụng Goole Drive quản lý hoạt động chun mơn hiệu quả” (Nguyễn Thanh Bình, @THPT Trần Trường Sinh) Lĩnh vực áp dụng sáng kiến: Quản lý Mô tả chất sáng kiến: 3.1.Tình trạng giải pháp biết: Hiện nay, vấn đề sử dụng thông tin quản lý trở thành đòi hỏi tất yếu phát triển Thơng tin quản lý hệ thần kinh hệ thống quản lý, có mặt có tác động đến tất khâu trình quản lý Cho nên, có quan niệm “bản chất q trình quản lý xử lý Thông tin”, “Thông tin vừa sản phẩm vừa đối tượng hoạt động quản lý” Trong giáo dục, lập kế hoạch định cơng việc phức tạp khó khăn lại có ý nghĩa tiên nhà quản lý giáo dục Để có kế hoạch định đắn, nhà quản lý giáo dục cần nhiều thông tin Thông tin có vai trò đặc biệt quan trọng quản lý Trong nhà trường hoạt động quản lý có hiệu điều khơng thể thiếu phải xây d ự n g h ệ t h ố n g t h ô n g t i n t ố i ưu N g y n a y, C ô n g n g h ệ t h ô n g t i n v i n h ữ n g u t h ế v ợ t t r ộ i đ ã đ i v o t ấ t lĩnh vực Đối với giáo dụng đào tạo, Công nghệ thông tin công cụ đắc lực hỗ trợ đổi phương pháp dạy học, học tập quản lý, góp p h ầ n n â n g c a o h i ệ u q u ả v c h ấ t l ợ n g g i o d ụ c Tu y n h i ê n , l m t h ế n o đ ể việc ứng dụng Công nghệ thông tin đạt hiệu cao quản lý giáo dục vấn đề ngành giáo dục đặc biệt quan tâm Xuất phát từ thực tế quản lý hoạt động chuyên môn nhà trường năm qua: + Xây dựng hệ thống thông tin thông qua hệ thống sổ sách:Sổ k ế h o c h , s ổ t h e o d õ i c ô n g t c k i ể m t r a , s ổ t h e o d õ i c h ấ t l ợ n g g i ả n g d y, sổ theo dõi ngày công, sổ theo dõi phân công điều chỉnh phân cơng, sổ theo dõi q trình hoạt đơng chun mơn giáo viên ( thành tích – h n c h ế ) … Tu y đ p ứ n g v p h ụ c v ụ k h t ố t c h o c ô n g t c q u ả n l ý h o t đ ộ n g c h u y ê n m ô n t r o n g c c n ă m q u a , n h n g h i ệ u q u ả c h a c a o Vi ệ c s d ụ n g nhiều sổ sách gây lãng phí vật chất lẫn thời gian ( lưu trữ, cập nhật, truy xuất liệu) Với thông tin nằm sổ sách phục vụ cho công tác người quản lý thời gian làm việc quan, chia cho người khác cần thiết truy xuất liệu khơng có mặt quan + Vi ệ c ứ n g d ụ n g c ô n g n g h ệ t h ô n g tin quản lý thông tin dừng lại việc xây dựng hệ thống văn bản, thống kê lưu trữ chúng t h e o h ệ t h ố n g c c t h m ụ c Tu y c ũ n g đ p ứng yêu câu công việc, với file rời rạc lưu trữ theo thư mục việc truy xuất liệu khơngdễ dàng tên thư mục chọn tối ưu V ì v ậ y v i ệ c ứ n g d ụ n g c ô n g n g h ệ xây dựng hệ thống thông tin tối ưu ( khắc phục nhược điểm nêu trên) vấn đề đặc biệt quan tâm quản lý chuyên môn năm học 2017 – 2018 Và với việc “ ứng dụng Goole drive xây dựng quản lý thông tin” phục vụ hiệu cho công tác tác quản lý hoạt động chuyên môn năm học 2017-2018 3.2 Nội dung sáng kiến 3.2.1 Mục đích sang kiến: Thơng qua tính bật Goole drive công cụ hỗ trợ ( Goole trang tính, Goole trình bày, Goole tài liệu ) để xây dựng hệ thống quản lý thông tin tối ưu phục vụ cho công tác quản lý hoạt động chuyên môn trường học, đáp ứng yên cầu tăng cường ứng dụng Công nghệ thông tin quản lý giáo dục Bộ Giáo dục đào tạo 3.2.2.Giới thiệu Goole drive Google drive dịch vụ google nhiều người sử dụng Google drive hiểu dịch vụ lưu trữ chia sẻ liệu miễn phí có khả đồng máy tính, điện thoại máy tính bảng, dù nơi đâu cần bạn có internet truy cập vào google drive lấy sử dụng liệu cách dễ dàng không cần thiết bị lưu trữ khác USB, ổ cứng ngoài.Đặc biệt lẽ google drive đơng đảo người tin tưởng sử dụng độ bảo mật cao, giúp bảo vệ liệu người dùng an toàn cách tốt Đây dịch vụ lưu trữ đám mây miễn phí google nên khí đăng ký tài khoản tặng không gian lưu trữ 15GB a Một số tính bật Goole drive: Lưu trữ tập tin: Như nói google drive cho phép bạn lưu trữ tập tin từ file tài liệu, hình ảnh, âm – video, file cài đặt phần mềm… Chia sẻ tệp thư mục: bạn dễ dàng chia sẻ liệu cho người khác, mời người khác tải xuống.X Xem trực tiếp file tài liệu: Google drive hỗ trợ bạn dễ dàng xem trực tiếp google drive mà không cần đến phần mềm hỗ trợ khác Ví dụ: Bạn có file tài liệu excel bạn mở trực tiếp file nên mà khơng cần đến ứng dụng excel microsoft Đồng lúc nơi nhiều thiết bị: Chỉ cần có mạng internet, tài khoản google drive thiết bị máy tính, điện thoại máy tính bảng bạn sử dụng liệu nơi đâu b Cách sử dụng Goole drive Đầu tiên bạn cần đăng nhập vào google drive cách sử dụng tài khoản gmail Bạn truy cập theo đường dẫn nay: drive.google.com nhập tài khoản gmail vào Khi truy cập thành cơng bạn thấy có giao diện hình bên bên: Tại bạn dễ dàng tạo thư mục tải tập tin tải thư mục từ máy tính nên google drive cách nhấn chuột phải vào click chuột vào “Mới” —> lúc bạn thấy tùy chọn bao gồm: • Thư mục mới: Cho phép bạn tạo thư mục google drive • Tải tệp lên: Cho phép bạn tải file tài liệu từ máy tính nên google drive • Tải thư mục lên: Cho phép bạn tải nhiều thư mục lên google drive • Google tài liệu: giúp bạn mở trình soạn thảo văn bản, bạn chỉnh sửa, gõ văn bản… tương tự microsoft word • Google trang tính: giúp mở trang tính, có chức gần giống với microsoft excel • Google trang trình bày: giúp bạn mở ứng dụng giúp tạo hoăc chỉnh sửa silde giống microsoft powerpoint Đặc biệt: Google tài liệu Google, trang tính Google trang trình bày có tính tự lưu trữ lịch sử thay đổi, hiệu ta khai thác sử dụng đặc tính để thiết kế loại sổ theo dõi thông tin quản lý Sau bạn tải tập tin lên google drive muốn chia sẻ tập tin bạn cần nhập chuột phải vào tập tin cần chia sẻ sau chọn “chia sẻ”.Lúc bạn cần nhập tên địa email người bạn muốn chia sẻ sau nhấn gửi 3.2.3.Ứng dụng Goole drive quản lý hoạt động chuyên môn 3.2.3.1 Nội dung giải pháp trình bày sau điểm sáng kiến kinh nghiệm: Kế thừa việc ứng dụng công nghệ thông tin v i ệ c x â y d ự n g h ệ t h ố n g c c t i liệu, văn bản, thống kê lưu trữ chúng theo hệ thống thư mục, ta lưu trữ chúng Goole drive phương phương pháp đồng b ộ h ó a d ữ l i ệ u m y t í n h v i G o o l e d r i v e ( s ẽ t r ì n h b y p h ầ n c h i t i ế t ) Khi tài liệu ta lưu trữ đồng thời máy tính Goole drive, chỉnh sửa lưu trữ đồng thời máy tính Goole drive Với tính Goole drive ta chia liệu cho cần làm việc với liệu đâu miễn kết nối với Goole drive Vấn đề lại truy xuất liệu dễ dàng nhanh chóng Khi ta sử dụng tính Goole trang tính ( giống excel), đặc biệt goole trang tính cho ta liên kết đến liệu hàm HYPERLINK(url; [nhãn_liên_kết]) Vậy với thiết kế bảng Goole trang tính với liên kết liệu mà ta lưu trữ Goole drive ( lưu trữ liệu Goole drive liệu có địa url) ta có hệ thống thơng tin đầy đủ, dễ dàng truy xuất, dễ dàng chia sẻ Ngoài ra, với tính giống tính excel trang tính, ta sẻ sử dụng hàm để phục vụ cho theo dõi thông tin như: tự động tính số tuần thực kế hoạch dạy học, tự động tính số tiết tiết dư giáo viên, tính tiết thực tuần lễ theo kế hoạch dạy học v.v Đặc biệt: Google tài liệu Google, trang tính, Google trang trình bày có tính tự lưu trữ lịch sử thay đổi, hiệu ta khai thác sử dụng đặc tính để thiết kế loại sổ theo dõi thông tin quản lý như: sổ quản lý thông tin giáo viên, S ổ k ế h o c h , s ổ t h e o d õ i c ô n g t c k i ể m t r a , s ổ t h e o d õ i c h ấ t l ợ n g g i ả n g d y, s ổ t h e o d õ i ngày công, sổ theo dõi phân công điều chỉnh phân công, sổ theo dõi q u t r ì n h h o t đ ô n g c h u y ê n m ô n c ủ a g i o v i ê n ( t h n h t í c h – h n c h ế ) Mỗi lần cập nhật, hệ thống tự lưu lại tương ứng với trang sổ văn 3.2.3.2.Mô tả chi tiết bước thực kết ứng dụng a Đồng hóa liệu máy tính với Goole drive: Tải cài đặt Google Drive máy tính Windows Truy cập https://www.google.com/drive/, chọn menu Tải xuống phía hình, sau chọn Download for PC để tải máy tính Sau tải về, tiến hành cài đặt phần mềm bình thường Sau cài đặt xong, hình yêu cầu đăng nhập tài khoản Google hiển thị, lúc cần đăng nhập tài khoản Gmail Tiếp tục nhấn Next bước cuối Nhấn Done để hoàn thành Sử dụng Google Drive để đồng liệu Sau cài đặt xong, shortcut thư mục có tên Google Drive xuất Desktop, đồng thời thư mục tự động tạo My Computer, mục Favorites Việc lại cần chuyển tất tài liệu, liệu dùng vào thư mục Google Drive để đồng Các file hay thư mục đồng có biểu tượng dấu màu xanh góc trái Sau đồng xong, ta tiếp tục làm việc với liệu bình thường Quá trình đồng sau diễn hồn tồn tự động có thay đổi đến liệu thư mục (sửa, xóa, ) Sử dụng Google Drive trình duyệt web Với trình duyệt web bất kỳ, để xem tải liệu lưu trữ Google Drive, ta cần: + Đăng nhập vào https://drive.google.com/ tài khoản Gmail + Chọn Drive để xem liệu đồng b Chèn liên kết Goole trang tính Mở trang Goole trang tính Mở tài liệu cần liên kết Địa : url liệu, copy để chèn liên kết Chọn ô muốn chèn liên kết, click chuột phải chọn chèn liên kết Điền dán địa cần liên kế Click vào chèn liên kết c Kết ứng dụng c.1.Giao diện chính: bảng quản lý hoạt động chun mơn thiết kế Goole trang tính với nhiều thơng tin: thơng tin giáo viên, thông tin công tác kiểm tra giáo viên, thông tin việc thực hiên ngày công giáo viên thời gần đây, theo dõi hoạt động chuyên môn với thành tích hạn chế nhiều liên kết thông tin: bảng phân công, sổ theo dõi ngày công, chất lượng giảng dạy giáo viên, kế hoạch giảng dạy môn, thông tin theo dõi lớp học, văn hướng dẫn thực nhiệm vụ liên quan đến hoạt động chuyên môn, kế hoạch năm, tháng hoạt động chuyên môn c.2 Bảng quản lý hoạt động chuyên môn: thiết kế Goole trang tính thể thơng tin chi tiết hàm với địa liên lết c.3 Thông tin trả thời gian tại, số ngày, số tuần thực kế hoạch dạy học: việc cập nhật tự động số tuần thực hỗ trợ nhiều quản lý hoạt động chuyên môn, quản lý thực kế hoạch dạy học, quản lý kiểm tra đánh giá học sinh, tiến độ điểm Bằng cách sử dụng hàm excell, máy tính tự động tính tự động cập nhật ngày tại, tính số tuần dang thực kế Hàm TODAY() trả hoạch dạy học, cụ thể hình ản sau thời gian 2) Hàm DATEDIF DATEDIF(ngày_tháng_bắt_đầu; ngày_tháng_kết_thúc; đơn _vị) Ví dụ DATEDIF("16/07/1969"; "24/07/1969"; "Y") Tóm tắt Tính tốn số ngày, tháng năm hai ngày tháng Hàm INT(giá trị) ngày_tháng_bắt_đầu Ví dụ Ngày tháng bắt đầu để xem xét phép tính Phải tham chiếu đến có chứa ngày tháng, hàm trả loại ngày tháng số Tóm tắt Làm tròn số xuống số ngun gần nhỏ ngày_tháng_kết_thúc Ngày tháng kết thúc để xem xét phép tính Phải tham chiếu đến có chứa ngày tháng, hàm trả loại ngày tháng số đơn_vị Một chuỗi viết tắt cho đơn vị thời gian Chẳng hạn, "M" cho tháng Giá trị chấp nhận "Y","M","D","MD","YM","YD" ( ngày Kết quả: INT(99,44) c.4 Thông tin giáo viên: tùy theo công việc phụ trách mà người quản lý cần nắm số thông tin giáo viên Việc quản lý đầy đủ thông tin giáo viên quan trọng quản lý hoạt động chun mơn Thơng tin cần thể trình độ chun mơn, kinh nghiệm cơng tác, thành tích bật Ngồi thơng tin giáo viên phục vụ nhanh báo cáo có liên quan đến giáo viên c.5.Theo dõi thơng tin phân cơng: ngồi việc thể thơng tin phân cơng chun mơn giáo viên, trang quản lý chun mơn liên kết đến bảng phân công chi tiết nhà trường Đặc biệt việc tự động tiết dư, thiếu hỗ trợ nhiều việc theo dõi điều chỉnh phân cơng cách nhanh chóng Link liên kết bảng phân công chi tiết G Click vào Bảng phân cơng chi tiết Tự động tính số tiết dư, thiếu tính tới thời điểm Việc tính thơng qua số tuần nêu số tiết dư / tuần + số dư trước = = c.6.Theo dõi thực nghỉ - bù giáo viên: Link liên kết đến sổ theo dõi ngày công Click vào ta được: Theo dõi ngày nghỉ giáo viên gần Đặc biệt có ghi bù chưa, bù ngày c.7.Theo dõi chất lượng giảng dạy giáo viên Click Vào ta Click Vào ta c.7 Theo dõi công tác kiểm tra giáo viên: Liên kết đến kế hoạch kiểm tra trường Tên viết tắt nội dung, chuyên đề kiểm tra Chèn ghi ghi tên đầy đủ chuyên đề c.8 Theo dõi hoạt động chuyên môn giáo viên ( thành tích hạn chế ): Việc theo dõi thành tích hạn chế giáo viên, thơng báo chia sẻ cơng khai góp phần thúc đẩy phấn đấu giáo viên, rút kinh nghiệm hạn chế sai sót, nâng cao hiệu cơng tác, đống thời tạo thuận lợi đánh giá xét thi đua cuối năm học c.9 Hệ thống liên kết đến văn liên quan đến hoạt động chuyên môn: cần truy xuất liệu cần click vào liên kết, khơng cần tìm kiếm thư mục lưu trữ Kế hoạch chuyên môn Các kế hoạch tháng Chỉ thị UBND, HD đổi mới, HD nhiệm vụ GDTrh, HD dạy học môn… Ứng dụng Goole trình bày để tổ chức thi Học kỳ c.10 Theo dõi thực kế hoạch dạy học: Thực liên kết kế hoạch dạy học mơn, tính tiết dạy hành theo kế hoạch dạy học hàm if() goole trang tính theo kế hoạch dạy học tương ứng Cơng thức tính số tiết hành Chèn ghi cách tính số tiết hành Liên kết đến kế hoạch dạy học môn Văn c.11 Theo dõi thông tin lớp học: Từng lớp học có link liên kết đến Goole trang tính chứa thơng tin lớp, tùy theo yêu cầu công việc quản lý điều chỉnh nội dung thơng tin cho phù hơp K.12 Theo thi THPT Quốc Gia c.11 Theo dõi thơng tin lớp học: Từng lớp học có link liên kết đến Goole trang tính chứa thơng tin lớp, tùy theo yêu cầu công việc quản lý điều chỉnh nội dung thông tin cho phù hơp K.11 – K10 Theo dõi học sinh yếu nhằm có kế hoạch nâng cao CL c.11 Theo dõi thông tin lớp học: Từng lớp học có link liên kết đến Goole trang tính chứa thơng tin lớp, tùy theo u cầu cơng việc quản lý điều chỉnh nội dung thông tin cho phù hơp 3.3 Khả áp dụng: Sáng kiến tơi áp dụng có hiệu đơn vị từ tháng 10 năm 2017 Qua áp dụng nhận thấy Sáng kiến có khả áp dụng cơng tác quản lý trường học với tất lãnh vực, khơng riêng quản lý hoạt động chun mơn 3.4 Hiệu quả, lợi ích thu áp dụng giải pháp: Nội dung giải pháp sáng kiến thực thu kết cao hiệu quản lý hoạt động chun mơn, góp phần nâng cao chất lượng giáo dục, đáp ứng yêu cầu đổi quản lý giáo dục, tiết kiệm thời gian quản lý thông tin, tiết kiệm chi phí xây dụng hệ thống quản lý thông tin văn sổ sách Tài liệu kèm theo: khơng có Tơi xin cam đoan thông tin nêu mô tả thật hoàn toàn chịu trách nhiệm thông tin Thạnh Phú, ngày 16 tháng năm 20178 ... đặc biệt quan tâm quản lý chuyên môn năm học 2017 – 2018 Và với việc “ ứng dụng Goole drive xây dựng quản lý thông tin” phục vụ hiệu cho công tác tác quản lý hoạt động chuyên môn năm học 2017-2018... tự động số tuần thực hỗ trợ nhiều quản lý hoạt động chuyên môn, quản lý thực kế hoạch dạy học, quản lý kiểm tra đánh giá học sinh, tiến độ điểm Bằng cách sử dụng hàm excell, máy tính tự động. .. học, văn hướng dẫn thực nhiệm vụ liên quan đến hoạt động chuyên môn, kế hoạch năm, tháng hoạt động chuyên môn c.2 Bảng quản lý hoạt động chuyên môn: thiết kế Goole trang tính thể thơng tin chi