Quản trị dự án, tiến độ, kế hoạch và tài chính

22/11/2015 Tuần 5-10 (Week 5-10) Email: haipv@soict.hust.edu.vn Pham Van Hai @Hai V Pham Khái niệm ◦ Phạm vi dự án công việc cần thiết phải thực để tạo kết dự án cơng việc mà thơi Hoạch định phạm vi ◦ Xác định danh mục công việc cần đủ để thực dự án ◦ Cần tránh xu hướng Phạm vi hẹp: Không đủ bao quát thực mục tiêu Phạm vi rộng: Thừa, không cần thiết, gây lãng phí Phương pháp cơng cụ sử dụng Branstorming – Cho dự án nhỏ, đơn giản WBS ((Work Breakdown Structure) - Cơ cấu phân chia công việc – Cho dự án vừa lớn Kết phải đạt Danh mục công việc mã hóa xếp theo trật tự logic Nhà quản lý chức Nhà quản lý dự án Là chuyên gia giỏi lĩnh Là người có kiến thức tổng hợp, hiểu vực chuyên môn họ quản lý biết nhiều lĩnh vực chức năng, có kinh Thạo kỹ phân tách (cách tiếp Mạnh kỹ tổng hợp (sử dụng cận phân tách) cách tiếp cận hệ thống) nghiệm phong phú Như đốc công, người giám Là nhà tổ chức, phối hợp sát kỹ thuật lĩnh vực chuyên sâu người, phận hoàn thành dự án Chịu trách nhiệm lựa chọn công Chịu trách nhiệm công tác tổ nghệ chức, tuyển dụng cán bộ, lập kế hoạch, hướng dẫn quản lý dự án 22/11/2015 Nguồn lực Mục Tiêu DA Các CV cần thiết (phạm vi) Thời gian tiến độ Kinh phí thực Lập dự án Kế hoạch thực dự án Kết thúc hoạt động mua bán Công cụ hỗ trợ tr ầu u vào Kiểm tốn quy trình mua bán Hệ thống tài liệu theo dõi quy trình Kếtt qu 22/11/2015 22/11/2015 Nhóm 1: Các hợp đồng liên quan tới nhân lực quản lý dự án (gọi H NL) Nhóm 2: Các hợp đồng liên quan tới hoạt động hỗ trợ quản lý dự án (H HT): H thuê nhà, điện thoại… Nhóm 3: Các hợp đồng mua sắm để triển khai dự án (H MS) 22/11/2015 Hợp p đồng đ ng trọn tr n gói: gói hợp đồng theo giá khốn gọn Hợp p đồng đ ng chìa khóa trao tay: tay hợp đồng bao gồm tồn cơng việc thực thông qua nhà thầu - Hợp p đồng đ ng có điều u chỉnh ch nh giá: giá thời điểm ký kết hợp đồng khơng đủ điều kiện xác định xác số lượng khối lượng /biến động lớn giá 22/11/2015 Hợp p đồng nh giá: đ ng cố định giá hợp đồng theo giá khoán gọn (F Fix Price) Hợp p đồng đ ng chìa khóa trao tay: tay hợp đồng bao gồm toàn công việc thực thông qua nhà thầu - Hợp p đồng đ ng có điều u chỉnh ch nh giá (Cost (C Reimbursable)): thời điểm ký kết hợp đồng không đủ điều kiện xác định xác số lượng khối lượng /biến động lớn giá 22/11/2015 22/11/2015 Tập hợp có tổ chức liệu liên quan tới việc triển khai, hỗ trợ giám sát thực hợp đồng, Dữ liệu số lượng (về thời gian, giá trị hợp đồng, số lượng nhân v.v.) liệu chất lượng ( ịa liên lạc, nghĩa vụ quyền lợi, điều kiện bảo hiểm v.v.) 10 22/11/2015 Xác định nội dung/tiêu chí, báo cáo chuẩn CSDL Thống hệ thống mã, ký hiệu cho nội dung, tiêu chí, báo cáo CSDL Tập hợp dự liệu/chi tiết liên quan tới hợp đồng dự án Chọn lọc, xắp xếp tổ chức liệu Lưu trữ, xử lý 11 22/11/2015 Nhằm đảm bảo hoạt động hợp đồng thực tốt, loại bỏ giảm thiểu tối đa tranh chấp, thiệt hại, rủi ro Nhiệm vụ chính: Kiểm tra tiến độ kết thỏa thuận 12 22/11/2015 22/11/2015 Khảo sát thực tế định kỳ Khảo sát thực tế đột xuất Xem xét liệu có Xem xét chứng từ tài Nguồn thơng tin khơng nên từ báo cáo thức mà nên khuyến khích sử dụng thơng tin thực, chưa qua xử lý Ví dụ, với hợp đồng tư vấn, bảng chấm cơng, báo cáo tiến độ tư vấn 13 22/11/2015 Thuận: Vượt mức yêu cầu Nghịch ◦ Chậm tiến độ yêu cầu ◦ Vượt chi phí dự kiến ◦ Sản phẩm không đạt yêu cầu chất lượng Văn hoá tất thay đổi diễn ra, chưa phê chuẩn 14 22/11/2015 Các nguyên nhân dẫn tới tranh chấp Cam kết tài khơng thực Hiểu sai diễn đạt hợp đồng Khơng kiểm sốt tốt rủi ro hợp đồng Bên chủ hợp đồng đưa nhiều yêu cầu ngồi hợp đồng mà khơng thay đổi chi phí 15 22/11/2015 22/11/2015 Là việc xây dựng lịch trình thực dự án đảm bảo cho lịch trình thực theo kế hoạch lập lập kế hoạch thực thi 17 Xác định đ nh công việc: vi c: Xác định hoạt động cụ thể phải thực để triển khai dự án Xác định đ nh trình tự t hoạt ho t động ng: ng Xác định rõ mối liên hệ hoạt động dự án Ước c lượng lư ng nguồn ngu n lực: l c: Dự toán trang thiết bị, vật tư cần để thực hoạt động dự án 22/11/2015 Ước c tính thời th i gian hoạt ho t động ng: ng Thời gian để hoàn thành hoạt động với nguồn lực dự kiến Lập p lịch ch trình làm việc vi c: Xây dựng lịch hoạt động dự án Kiểm ch làm việc Ki m soát lịch vi c: : Theo dõi, cập nhật tiến độ dự án, điều chỉnh theo thực tế 18 22/11/2015 22/11/2015 Xác định đ nh công việc: vi c: Xác định hoạt động cụ thể phải thực để triển khai dự án Xác định đ nh trình tự t hoạt ho t động ng: ng Xác định rõ mối liên hệ hoạt động dự án Ước c lượng lư ng nguồn ngu n lực: l c: Dự toán trang thiết bị, vật tư cần để thực hoạt động dự án ầu vào: Bản kế hoạch quản lý dự án giả định Kỹ thuật sử dụng: Cấu trúc phân rã công việc WBS, chia hoạt động lớn thành gói công việc nhỏ dễ quản lý Kết quả: Bản Danh mục công việc 19 Xác định đ nh công việc: vi c: Xác định hoạt động cụ thể phải thực để triển khai dự án Xác định đ nh trình tự t hoạt ho t động ng: ng Xác định rõ mối liên hệ hoạt động dự án Ước c lượng lư ng nguồn ngu n lực: l c: Dự toán trang thiết bị, vật tư cần để thực hoạt động dự án Lên sơ đồ thứ tự quan hệ hoạt động dự án Kết quả: Thứ tự hoạt động công việc 20 Xác định đ nh công việc: vi c: Xác định hoạt động cụ thể phải thực để triển khai dự án Xác định đ nh trình tự t hoạt ho t động ng: ng Xác định rõ mối liên hệ hoạt động dự án Ước c lượng lư ng nguồn ngu n lực: l c: Dự toán trang thiết bị, vật tư cần để thực hoạt động dự án 22/11/2015 22/11/2015 cần người để thực hoạt động? cần loại nguyên vật liệu số lượng bao nhiêu? Cần loại trang thiết bị gì? Chi phí tương ứng? 21 22/11/2015 22/11/2015 6 Ước c tính thời th i gian hoạt ng: ho t động ng Thời gian để hoàn thành hoạt động với nguồn lực dự kiến Lập p lịch ch trình làm việc vi c: Xây dựng lịch hoạt động dự án Kiểm ch làm Ki m soát lịch việc vi c: : Theo dõi, cập nhật tiến độ dự án, điều chỉnh theo thực tế Ước c tính thời th i gian hoạt ng: ho t động ng Thời gian để hoàn thành hoạt động với nguồn lực dự kiến Lập p lịch ch trình làm việc vi c: Xây dựng lịch hoạt động dự án Kiểm ch làm Ki m soát lịch việc vi c: : Theo dõi, cập nhật tiến độ dự án, điều chỉnh theo thực tế Câu hỏi: Với nguồn lực cần thời gian cho hoạt động? 22 22/11/2015 23 22/11/2015 24 22/11/2015 Ví dụ 22/11/2015 Ước c tính thời th i gian hoạt ng: ho t động ng Thời gian để hoàn thành hoạt động với nguồn lực dự kiến Lập p lịch ch trình làm việc vi c: Xây dựng lịch hoạt động dự án Kiểm ch làm Ki m soát lịch việc vi c: : Theo dõi, cập nhật tiến độ dự án, điều chỉnh theo thực tế So sánh tiến độ thực tế Bản kế hoạch tiến độ để phát sai lệch; Điều tra phận nguyên nhân gây sai lệch, Điều chỉnh lại kế hoạch thực thi dự án cần thiết 25 22/11/2015 Phải tiến hành trước cơng việc bắt đầu Có tham gia người thực Bảo đảm tính linh hoạt kế hoạch, cho phép điều chỉnh kế hoạch, có tính đến thời gian xem xét phê duyệt; ơn giản, chi tiết đến mức cần thiết Cần phải nhớ lịch trình thực dự định để tiến hành cơng việc khơng xác tuyệt đối Xem xét, cập nhật định kỳ Trao đổi kế hoạch với tất bên liên quan Mọi kế hoạch vô giá trị không người biết đến 26 22/11/2015 Công cụ giúp tách công việc dự án thành phận nhỏ để dễ quản lý Bảng mơ tả tồn cơng việc dự án theo cấu trúc, phân công công việc cụ thể theo cấp quản lý, nêu rõ trách nhiệm quyền hạn nhóm cơng tác, có đánh giá thời gian chi phí hồn thành cơng việc đề 27 22/11/2015 22/11/2015 Các mức c độ quản qu n lý Các mức c độ kỹ thuật thu t Mức c độ đ Mô tả t Tồn chương trình (total program) Dự án (project) Nhiệm vụ (task) Nhiệm vụ phụ (subtask) Mảng công việc (work package) Mức độ cố gắng (level of effort) 28 22/11/2015 29 22/11/2015 Mức độ chi tiết giai đoạn kiểm soát Thời gian kiểm soát hợp lý? 30 22/11/2015 10 22/11/2015 Phương pháp sơ đồ Gantt nhằm quản lý tiến trình thời hạn cơng việc dự án Theo đó, hệ trục tọa độ hai chiều, trục tung thể công việc dự án, trục hồnh thể thời gian hồn thành cơng việc Mục đích sơ đồ GANTT xác định tiến độ hợp lý để thực công việc khác dự án Sơ đồ GANTT thích hợp cho loại dự án có quy mơ nhỏ, khối lượng cơng việc ít, thời gian thực công việc dự án không dài Thời gian thực (tháng) Công việc A1 A2 A3 A4 A5 32 22/11/2015 33 22/11/2015 Bài giả ng 11 22/11/2015 34 22/11/2015 35 22/11/2015 Bài giả ng Phương án bình thường Là phương án dự tính mức chi phí cho cơng việc dự án mức bình thường thời gian thực dự án dài Phương án đẩy nhanh Là phương án có tổng thời gian thực ngắn chi phí lớn Phương án điều chỉnh (Kế hoạch thực dự án) Trên sở phương án bình thường đẩy nhanh nhà quản lý dự án tiến hành điều chỉnh (rút ngắn cơng việc) để có phương án điều chỉnh Phương án điều chỉnh có chi phí thấp phương án đẩy nhanh thời gian rút ngắn so với phương pháp bình thường Phương án điều chỉnh kế hoạch thực dự án tối ưu kinh phí 12 22/11/2015 Quản lý chi phí dự án bao gồm trình cần phải thực để chắn dự án đư c hoàn thành với v i ngân sách thoả tho đáng đáng QLCP bao gồm quản lý chi phí lao động, nhiên liệu, nguyên liệu, vật liệu, sở vật chất, dịch vụ, thuế v.v 37 22/11/2015 Khái niệm Kiểm sốt chi phí việc kiểm tra, theo dõi tiến độ chi phí, xác định thay đổi so với kế hoạch, sở đề xuất giải pháp để quản lý hiệu chi phí dự án Nội dung kiểm sốt Kiểm sốt việc thực chi phí để xác định mức chênh lệch so với kế hoạch Ngăn cản thay đổi không phép Thông tin cho cấp thẩm quyền thay đổi phép Công cụ kiểm sốt chi phí ường chi phí kế hoạch (đường chi phí sở) – Là đường cong (hình chữ S) thể chi phí thực cơng việc theo tiến trình dự án lập theo kế hoạch Đường cong chi phí 1000 600 Khởi cơng sớm Khởi công muộn 400 200 19 16 13 10 Tr.đồng 800 Tuần 13 22/11/2015 Đường cong chi phí 1000 Tr.đồng 800 Khởi cơng sớm Khởi cơng muộn Kế hoạch 600 400 200 19 16 13 10 Tuần Dự tốn chi phí dựa kế hoạch sử dụng nguồn lực; -> chi phí cho hoạt động Xây dựng d ng ngân sách cho khoản chi lên kế hoạch; -> chi phí lấy từ nguồn nào, chi? Giám sát, sát điều phối việc sử dụng ngân sách 41 22/11/2015 Cần dự tốn gì? Chi phí biến đổi VC (Variable Costs): nguyên vật liệu, lương… Chi phí cố định FC (Fixed Costs): Chi thuê nhà xưởng, chi phí thành lập… Chi phí trực tiếp Direct Costs: chi cho khoản mục dự án Chi phí gián tiếp Indirect Costs: chi quản lý, thuế, phụ cấp lương… 42 22/11/2015 14 22/11/2015 Ước Ước Ước Ước Ước tính từ xuống (Top down) tính từ lên (Bottom-up) tính tương tự (Analogous Estimate) tính tham số (Parametric Estimate) tính bình qn (Three-point Estimate) 43 22/11/2015 Sử dụng số liệu dự án tương tự có từ trước Ưu điểm Nhược điểm Nhanh Không cần xác định hoạt động chi tiết Ít tốn chi phí Có thể dự đoán mức độ chi tiêt dự án Cho thấy tổng chi phí dự kiến 44 Ít xác Ít thơng tin chi tiết, hiểu dự án Yêu cầu kinh nghiệm cao Khó áp dụng với dự án phức tạp Không thấy khác dự án 22/11/2015 Dựa vào WBS, ước tính chi phí lịch trình cho gói cơng việc, sau tổng hợp lại để tính tổng số cho dự án Ưu điểm Nhược điểm Chính xác Có đóng góp đội dự án Có phân tích dự án chi tiết Cung cấp khả quản lý, điều khiển dự án hiệu 45 Tốn thời gian chi phí ội dự án phải đào tạo kỹ dự toán Yêu cầu phải hiểu rõ phân tích dự án chi tiết 22/11/2015 15 22/11/2015 46 22/11/2015 Là dự toán từ xuống, sử dụng mơ hình tốn học cơng cụ tính tốn để đưa dự báo 47 48 22/11/2015 22/11/2015 16 22/11/2015 Ước c lượng lư ng khả kh dĩ nh t (ML(ML-Most Likely): Chi phí cần để hồn thành cơng việc điều kiện “bình thường” hay “hợp lý” Ước c lượng lư ng lạc l c quan nh t (MO(MO-Most Optimistic): Chi phí cần để hồn thành cơng việc điều kiện “tốt nhất” hay “lý tưởng” (khơng có trở ngại nào) Ước c lượng lư ng bi quan nh t (MP(MP-Most Pessimistic): Chi phí cần để hồn thành cơng việc cách “tồi nhất” (đầy trở ngại) Ước c lượng lư ng cuối cu i tính theo cơng thức: th c: (MO + 4(ML) + MP)/6 49 Đầu vào 22/11/2015 Xử lý - Bản ước tính chi phí KH chi phí - Hồ sơ tiến trình DA - Hồ sơ KH sử dụng nguồn lực - Các HĐ - Các quy định DN 50 51 Đầu - Bản quy định việc sử dụng đồng vốn cách hiệu - Các điều kiện để giải ngân - Điều chỉnh hồ sơ sổ sách 22/11/2015 22/11/2015 17 22/11/2015 52 22/11/2015 53 22/11/2015 200% 90% 180% 80% 160% %Chi phí 70% 140% Hoạch đònh 60% Thực tế 50% 40% 120% 100% 80% 30% 60% 20% 40% 10% 20% 0% % Công việc Phối hợp đường cong chữ S 100% 0% 10 12 14 16 18 Thời gian thực dự án (ngaøy) ĐỒ THỊ Phối hợp đường cong chữ S chi phí khối lượng cơng việc dự án 54 18 22/11/2015 Kiểm sốt chi phí tích luỹ 180 160 140 120 100 80 60 40 20 Chi phí tích luỹ Ngân sách tích luỹ Giới hạn kiểm soát Giới hạn kiểm soát Kiểm sốt chi phí theo thời kỳ 50 40 Chi phí 30 giới hạn 20 Giới hạn 10 57 22/11/2015 19 22/11/2015 Quá trình đo lường, đánh giá, điều chỉnh thực Đạt mục tiêu, có hiệu Thực thi dự án Đầu vào Đầu Mối liên hệ ngược Không cần điều chỉnh Các tiêu chuẩn Kết mong muốn Kết thực tế Thực điều chỉnh Lập kế hoạch tổng quan Nguyên tắc: kế hoạch HT thông tin BC HT phân tích HT phản hồi So sánh Đo lường kết thực tế Xây dựng kế hoạch điều chỉnh Phân tích ngun nhân sai lệch Q trình thực Xác định sai lệch Theo dõi, đo lường Các thay đổi, rủi ro, phát sinh Điều chỉnh Phân tích thực trạng Thu thập thơng tin, báo cáo 20 22/11/2015 Các q trình kiểm sốt chung Các báo cáo tiến trình Kiểm sốt chung thay đổi Các q trình kiểm sốt hỗ trợ Kiểm soát thay đổi nội dung Kiểm soát tiến độ Kiểm sốt chất lượng Kiểm sốt chi phí Kế hoạch Kiểm soát rủi ro Thực tế Phát sai lệch Phân tích xu Phản ứng điều chỉnh 21 ... Thời gian tiến độ Kinh phí thực Lập dự án Kế hoạch thực dự án Kết thúc hoạt động mua bán Công cụ hỗ trợ tr ầu u vào Kiểm tốn quy trình mua bán Hệ thống tài liệu theo dõi quy trình Kếtt qu 22/11/2015... sớm Khởi công muộn Kế hoạch 600 400 200 19 16 13 10 Tuần Dự toán chi phí dựa kế hoạch sử dụng nguồn lực; -> chi phí cho hoạt động Xây dựng d ng ngân sách cho khoản chi lên kế hoạch; -> chi phí... Trao đổi kế hoạch với tất bên liên quan Mọi kế hoạch vô giá trị không người biết đến 26 22/11/2015 Công cụ giúp tách công việc dự án thành phận nhỏ để dễ quản lý Bảng mô tả tồn cơng việc dự án theo