quy trình thiết kế một marquette quảng cáo cho một dịch vụ

1 /12 QUY TRÌNH THIẾT KẾ MỘT MARQUETTE QUẢNG CÁO CHO MỘT DỊCH VỤ I Đặt vấn đề Tập đoàn Viettel có quy mơ nhân khoảng 20’000 người tổng doanh thu mục tiêu năm 2010 100 nghìn tỷ VNĐ Thế mạnh Tập đồn lĩnh vực viễn thông với hệ thống mạng di động không ngừng mở rộng vượt khu vực Đông Nam Á, sang tận Mỹ, Phi Hiện nay, mạng di động Viettel/Việt Nam xếp hạng mạng di động lớn thứ 23 tổng xấp xỉ 700 mạng di động toàn cầu (Wireless Inteligent – Q2-2010) sau gần năm phát triển Việc phát triển nhanh chóng Viettel khiến cho mơ hình quản lý quy trình tác nghiệp phải điều chỉnh, đối cho phù hợp, giá trị văn hóa cốt lõi Viettel “thích ứng nhanh lực cạnh tranh” Do vậy, kiến thức Quản trị Hoạt quan tâm Mơn học đưa ví dụ thực tế, phân tích lý thuyết phương pháp đánh giá, cải thiện tình hình Từ cải thiện nhà quản trị thấy tầm quan trọng việc liên tục đổi mới, liên tục tìm tòi biện pháp sáng kiến nhằm giảm tối đa chi phí khơng đáng có sản xuất doanh nghiệp, hạ giá thành sản phẩm làm cho sản phẩm có tính cạnh tranh tốt thị trường II Xem xét quy trình tác nghiệp thông thường doanh nghiệp /12 Viettel Telecom chuyên cung cấp sản phẩm viễn thơng, gói cước điện thoại di động, gói cước điện thoại cố định, internet… Để vận hành hoạt động kinh doanh, công ty chúng tơi có nhiều quy trình tác nghiệp khối đơn vị phòng ban, trung tâm chi nhánh Hôm nay, đề cập dến quy trình thiết kế Marquette quảng cáo cho dịch vụ Công việc thiết kế maquette bắt đầu việc tiếp nhận thơng tin ban đầu từ Phòng chủ trì dịch vụ Sau họa sỹ, chuyên viên đồ họa bắt tay vào thực hiện, đưa ý tưởng đầu vẽ Công tác thiết kế thực máy tính qua chương trình chun nghiệp, ví dụ chương trình vẽ Photoshop, Corel Để lên marquette quảng cáo, việc thống ngơn ngữ trình bày ý tưởng hình ảnh thể ln việc phức tạp, cần góp ý phận Chăm sóc khách hàng, Pháp chế, Chiến lược sản phẩm chuyên viên truyền thông Nhiều khi, thống mặt ý tưởng họa sỹ chuyên viên đồ họa tìm hình mẫu ảnh thích hợp, triển khai thu thập/mua hình ảnh/chụp & quay hình đạt tiêu chuẩn Nhiều khi, kinh doanh muốn nhấn mạnh ý để thu hút khách hàng, Pháp chế lại yêu cầu giải đảm bảo không đưa thiếu thông tin… => việc thống ý tưởng, quy định thiết kế cần văn hóa xây dựng quy định/guide hướng dẫn 3 /12 Phần cuối giai đoạn thiết kế giai đoạn kiểm tra trưởng phận giám đốc thiết kế, thông thường công ty yêu cầu nhân viên in tồn mẫu marquette để kiểm tra Nhưng với yêu cầu nay, vẽ dùng khổ giấy lớn có số lượng nhiều chi phí lớn cho phận thiết kế Thêm vào đó, việc chuyển thiết kế cho phận xem xét/phê duyệt thời gian => cần tối ưu sử dụng hệ thống điện tử để trao đổi thống liệu, phê duyệt thông qua hệ thống E-office (Ở Viettel tự thiết kế đặt tên V- Office) Việc quản lý văn liên quan đến hoạt động thiết kế Marquette hồ sơ lưu trữ tối cần thiết Công tác kiểm tra liên tục giúp cho người thực sửa chữa lỗi thiết kế từ giai đoạn đầu, khơng q nhiều thời gian sau này, người quản lý dễ dàng nắm bắt tiến độ chất lượng công việc III Một số nội dung mơn học áp dụng doanh nghiệp Quản trị Hoạt động mơn học có nhiều nội dung có khả áp dụng vào thực tế Viettel Cụ thể : Hệ thống sản xuất LEAN với mục tiêu là: i Phế phẩm lãng phí - Giảm phế phẩm lãng phí hữu hình khơng cần thiết, bao gồm sử dụng vượt định mức nguyên vật liệu đầu vào, phế phẩm ngăn ngừa, chi phí liên quan đến tái chế phế phẩm, tính sản phẩm vốn không khách hàng yêu cầu; /12 ii Chu kỳ sản xuất - Giảm thời gian quy trình chu kỳ sản xuất cách giảm thiểu thời gian chờ đợi công đoạn, thời gian chuẩn bị cho quy trình thời gian chuyển đổi mẫu mã hay quy cách sản phẩm; iii Mức tồn kho - Giảm thiểu mức hàng tồn kho tất công đoạn sản xuất, sản phẩm dở dang công đoạn Mức tồn kho thấp đồng nghĩa với yêu cầu vốn lưu động hơn; iv Năng suất lao động - Cải thiện suất lao động, cách vừa giảm thời gian nhàn rỗi công nhân, đồng thời phải đảm bảo công nhân đạt suất cao thời gian làm việc (không thực công việc hay thao tác không cần thiết); v Tận dụng thiết bị mặt - Sử dụng thiết bị mặt sản xuất hiệu cách loại bỏ trường hợp ùn tắc gia tăng tối đa hiệu suất sản xuất thiết bị có, đồng thời giảm thiểu thời gian dừng máy; vi Tính linh động – Có khả sản xuất nhiều loại sản phẩm khác cách linh động với chi phí thời gian chuyển đổi thấp vii Sản lượng – Nếu giảm chu kỳ sản xuất, tăng suất lao động, giảm thiểu ùn tắc thời gian dừng máy, cơng ty gia tăng sản lượng cách đáng kể từ sở vật chất có Hầu hết lợi ích dẫn đến việc giảm giá thành sản xuất – ví dụ như, việc sử dụng thiết bị mặt hiệu dẫn đến chi phí khấu hao đơn vị sản phẩm thấp hơn, sử dụng lao động /12 hiệu dẫn đến chi phí nhân cơng cho đơn vị sản phẩm thấp mức phế phẩm thấp làm giảm giá vốn hàng bán Các loại lãng phí là: Ngun thủy có loại lãng phí xác định Hệ Thống Sản Xuất Toyota (Toyota Production System) Tuy nhiên, danh sách điều chỉnh mở rộng người thực hành lean manufacturing, nhìn chung bao gồm mục sau: i Sản xuất dư thừa (Over-production) – Sản xuất dư thừa tức sản xuất nhiều hay sớm yêu cầu cách không cần thiết Việc làm gia tăng rủi ro lỗi thời sản phẩm, tăng rủi ro sản xuất sai chủng loại sản phẩm có nhiều khả phải bán sản phẩm với giá chiết khấu hay bỏ dạng phế liệu Tuy nhiên, số trường hợp lượng bán thành phẩm hay thành phẩm phụ trội trì nhiều cách chủ ý, kể quy trình sản xuất áp dụng lean ii Khuyết tật (Defects) – Bên cạnh khuyết tật mặt vật lý trực tiếp làm tăng chi phí hàng bán, khuyết tật bao gồm sai sót giấy tờ, cung cấp thơng tin sai lệch sản phẩm, giao hàng trễ, sản xuất sai quy cách, sử dụng nhiều nguyên vật liệu hay tạo phế liệu không cần thiết iii Tồn kho (Inventory) – Lãng phí tồn kho nghĩa dự trữ mức cần thiết nguyên vật liệu, bán thành phẩm thành phẩm Lượng tồn kho phụ trội dẫn đến chi phí tài cao tồn kho, chi phí /12 bảo quản cao tỷ lệ khuyết tật cao Liên quan khái niệm này, xin tham khảo phần 2.5 bên iv Di chuyển (Transportation) – Di chuyển nói đến chuyển động nguyên vật liệu không tạo giá trị tăng thêm cho sản phẩm chẳng hạn việc vận chuyển nguyên vật liệu công đoạn sản xuất Việc di chuyển nguyên vật liệu công đoạn sản xuất nên nhắm tới mơ hình lý tưởng sản phẩm đầu công đoạn sử dụng tức thời công đoạn Việc di chuyển công đoạn xử lý làm kéo dài thời gian chu kỳ sản xuất, dẫn đến việc sử dụng lao động mặt hiệu gây nên đình trệ sản xuất v Chờ đợi (Waiting) – Chờ đợi thời gian cơng nhân hay máy móc nhàn rỗi tắc nghẽn hay luồng sản xuất xưởng thiếu hiệu Thời gian trì hỗn đợt gia công chế biến sản phẩm tính đến Việc chờ đợi làm tăng thêm chi phí đáng kể chi phí nhân cơng khấu hao đơn vị sản lượng bị tăng lên vi Thao tác (Motion) – Bất kỳ chuyển động tay chân hay việc lại không cần thiết công nhân không gắn liền với việc gia công sản phẩm Chẳng hạn việc lại khắp xưởng để tìm dụng cụ làm việc hay chí chuyển động thể không cần thiết hay bất tiện quy trình thao tác thiết kế làm chậm tốc độ làm việc công nhân vii Sửa sai (Correction) – Sửa sai hay gia công lại, việc phải làm lại khơng làm lần Quá /12 trình không gây nên việc sử dụng lao động thiết bị hiệu mà làm gián đoạn luồng sản xuất thơng thống dẫn đến ách tắc đình trệ quy trình Ngồi ra, vấn đề liên quan đến sửa chữa thường tiêu tốn khối lượng thời gian đáng kể cấp quản lý làm tăng thêm chi phí quản lý sản xuất chung viii Gia công thừa (Over-processing) – Gia công thừa tức tiến hành nhiều công việc gia cơng mức khách hàng u cầu hình thức chất lượng hay cơng sản phẩm – ví dụ đánh bóng hay làm láng thật kỹ điểm sản phẩm mà khách hàng không yêu cầu không quan tâm ix Kiến thức rời rạc (Knowledge Disconnection) – Đây trường hợp thông tin kiến thức khơng có sẵn nơi hay vào lúc cần đến Ở bao gồm thông tin thủ tục quy trình, thơng số kỹ thuật cách thức giải vấn đề, v.v Thiếu thơng tin xác thường gây phế phẩm tắc nghẽn luồng sản xuất Ví dụ, thiếu thơng tin cơng thức phối trộn ngun liệu, pha màu làm đình trệ tồn quy trình sản xuất tạo sản phẩm lỗi lần thử-sai tốn nhiều thời gian Nguyên tắc 5S sản xuất, tìm hiểu nguồn gốc cách loại bỏ biến động, chiến lược Just – in – Time, sử dụng thẻ KANBAN Các động thái vừa nêu đưa nguyên tắc để giảm chi phí, giảm thời gian thực cơng việc, đưa giải pháp để nâng cao chất lượng công việc Các nội dung quản trị chất lượng, quản trị dự trữ /12 quan trọng, qua ta nắm phương pháp quản trị chất lượng, làm để nâng cao chất lượng công việc cách đưa định số lượng, chủng loại dự trữ, định đặt hàng cho có chi phí nhỏ nhất… Một nội dung quan trọng tìm loại lãng phí theo quan điểm sản xuất LEAN cách khắc phục lãng phí doanh nghiệp Viettel: Sản xuất dư thừa: Việc lập kế hoạch sản xuất không theo nhu cầu thực tế công việc, số lượng bán sản phẩm xây dựng nhiều gây lãng phí chi phí chế tạo, kho tàng, vốn… từ doanh nghiệp phải quản lý chặt công tác lập kế hoạch sản xuất Cụ thể việc dư thừa dung lượng mạng lưới: Đối với dịch vụ điện thoại di động, sản xuất dư thừa hiểu dung lượng mạng lưới chưa sử dụng hết Có thể hình dung dư thừa qua ví dụ sau: a Ở đô thị lớn nước (những nơi có mật độ dân cư cao) vào ngày bình thường, lưu lượng gọi phát sinh lớn nên đòi hỏi phải đầu tư nhiều thiết bị, mạng lưới, công nghệ để phục vụ nhu cầu khách hàng Trong nơng thơn, ngày lưu lượng phát sinh thấp, dung lượng mạng dư thừa nhiều Tuy nhiên, vào ngày lễ, tết có di chuyển lớn khách hàng từ thành phố nông thôn nên lưu lượng nông thôn tăng lên, đô thị giảm xuống 9 /12 Vấn đề là, đầu tư nhiều thiết bị cho nông thôn đô thị để đáp ứng nhu cầu khách hàng thời điểm xảy lãng phí lớn tài nguyên đầu tư Thời gian đầu, thân VIETTEL khó khăn việc tìm giả pháp tối ưu để giải vấn đề nghẽn mạng khu vực nông thôn dịp lễ tết Sau này, tìm chất vấn đề bắt nguồn từ việc có dịch chuyển khách hàng, VIETTEL tìm giải mang đối phó tuơng ứng vào dịp lễ/tết di chuyển thiết bị từ đô thị nông thôn, hết lễ/tết làm ngược lại Giải pháp vừa đảm bảo nâng cao chất lượng mạng lưới, chống nghẽn mạng dịp cao điểm vừa giảm chi phí đầu tư b Lưu lượng dịch vụ di động thường tập trung cao vào số cao điểm ngày (8h – 11h 18h - 21h) khác lưu lượng thấp Nếu đầu tư mạng lưới đủ để phục vụ vào cao điểm (khi người thực gọi) dẫn đến việc giá trị đầu tư cao gây dư thừa dung lượng mạng lưới vào thấp điểm VIETTEL tìm quy luật đưa sách khuyến mại, khuyến khích khách hàng sử dụng dịch vụ vào thấp điểm (23h đến 6h sáng hôm sau) cách giảm giá cước gọi vào Những khách hàng có thu nhập thấp, chi phí dành cho viễn thơng khơng cao mức độ cấp thiết 10 /12 gọi không lớn thực gọi vào thấp điểm để giảm chi phí Chờ đợi: Việc chờ đợi gây tăng chi phí nhân cơng, giảm suất lao động Việc chờ đợi giảm thiểu doanh nghiệp có kế hoạch cẩn thận cho việc cung ứng, làm thơng luồng sản xuất Vận chuyển: Việc phân phối hàng hóa, SIM kít, thẻ cào, máy điện thoại SUMO Chế tạo a Khuyết tật: Các loại khuyết tật vật lý (kích thước, chất lượng, sai sót so với hồ sơ thiết kế, khơng đáp ứng tiến độ…) lỗi hay xảy trình thi cơng trạm BTS Đây ngun nhân gây thất lớn phần thi cơng thiết kế xây dựng nhà trạm cần hạn chế tới mức tối đa b Gia công thừa: Việc thực thi công việc vượt yêu cầu khách hàng khơng cần thiết Thí dụ máy SUMO SIM giá rẻ khơng nên có chức 3G Thao tác: Các công việc xây dựng bao gồm nhiều thao tác, từ công tác đơn giản đến phức tạp, việc tính tốn để khơng có thao tác thừa làm tăng suất lao động người cơng nhân với giảm mỏi mệt cho họ Dự trữ/tồn kho: Lãng phí tồn kho dự trữ mức cần thiết nguyên vật liệu, bán thành phẩm thành phẩm, đặc biệt nguyên 11 /12 vật liệu bán thành phẩm dây cáp quang, máy homephone… Lượng tồn kho phụ trội dẫn đến chi phí tài cao tồn kho, chi phí bảo quản cao tỷ lệ khuyết tật cao Kiến thức rời rạc: Thơng tin khơng đưa tới vị trí làm việc lúc Thí dụ nhân viên lắp NetTV khơng nắm kiến thức điện thoại cố định/ ADSL dịch vụ bundle IV KẾT LUẬN Kiến thức môn học Quản trị hoạt động đúc kết rằng: Trong doanh nghiệp nào, việc áp dụng tiêu chí lý thuyết hệ thống sản xuất LEAN, sixma, nguyên tắc 5S sản xuất, tìm hiểu nguồn gốc cách loại bỏ biến động, chiến lược Just – in – Time, sử dụng thẻ KANBAN cách hợp lý giúp doanh nghiệp liên tục tìm phương pháp giảm chi phí sản xuất, giảm thời gian thực công việc, nâng cao chất lượng sản phẩm, góp phần phát triển doanh nghiệp bền vững Viettel ứng dụng EPR với kiến thức quản trị hoạt động tiến Cá nhân tơi tích cực góp ý để hồn thiện quy trình tác nghiệp với tất đồng nghiệp khác, tận tâm làm việc để Viettel vững mạnh phát triển tương lai./ Tài liệu tham khảo Giáo trình “Quản trị Hoạt động” - Đại học Griggs – 9/2009 “Chiến lược đại dương xanh”, Chan Kim Renée Mauborgne 12 /12 Báo cáo tổng kết VIETTEL năm 2010 Các trang website: Totaltelecom.com, Informa.com, Frost.com,… ... chúng tơi có nhiều quy trình tác nghiệp khối đơn vị phòng ban, trung tâm chi nhánh Hơm nay, tơi đề cập dến quy trình thiết kế Marquette quảng cáo cho dịch vụ Công việc thiết kế maquette bắt đầu... Viettel tự thiết kế đặt tên V- Office) Việc quản lý văn liên quan đến hoạt động thiết kế Marquette hồ sơ lưu trữ tối cần thiết Công tác kiểm tra liên tục giúp cho người thực sửa chữa lỗi thiết kế từ... => việc thống ý tưởng, quy định thiết kế cần văn hóa xây dựng quy định/guide hướng dẫn 3 /12 Phần cuối giai đoạn thiết kế giai đoạn kiểm tra trưởng phận giám đốc thiết kế, thông thường cơng ty