quy trình tác nghiệp xử lý báo cáo kết quả đấu thầu của một gói thầu thuộc dự án đầu tư xây dựng PVN

1 Hiện làm việc Ban Quản lý đấu thầu thuộc Tập đồn Dầu khí Việt Nam, cơng việc Ban Quản lý đấu thầu xử lý vấn đề liên quan đến hoạt động đấu thầu Tập đồn Dầu khí Việt Nam Trong tập lựa chọn chủ đề để phân tích quy trình xử lý kết đấu thầu gói thầu thuộc dự án đầu tư Tập đoàn làm chủ đầu tư Khi Tập đoàn làm chủ đầu tư dự án đầu tư xây dựng, để triển khai đầu tư dự án Tập đoàn thành lập Ban quản lý dự án với chức thay mặt chủ đầu tư quản lý dự án Quá trình tổ chức đấu thầu lựa chọn nhà thầu Ban quản lý dự án thực hiện, cụ thể sau: Phát hành Hồ sơ mời thầu → Đánh giá Hồ sơ dự thầu → Lập báo cáo kết đấu thầu trình Chủ đầu tư phê duyệt Mơ tả quy trình tác nghiệp xử lý báo cáo kết đấu thầu gói thầu thuộc dự án đầu tư xây dựng Ban quản lý dự án trình: Tập đồn Dầu khí phê duyệt dự án đầu tư, Kế hoạch đấu thầu dự án Ban quản lý dự án tổ chức đấu thầu gói thầu theo Kế hoạch đấu thầu phê duyệt th ầu Page Phó tổng Giám đốc phụ trách dự án giao Ban quản lý đấu thầu chủ trì xử lý Phó tổng Giám đốc phụ trách dự án ký định thành lập Tổ thẩm định kết đấu thầu Ban quản lý dự án lập báo cáo trình Tập đồn phê duyệt kết đấu thầu Tổ thẩm định thẩm định kết đấu thầu Ban quản lý dự án trình Trình Lãnh đạo Tập đoàn báo cáo thẩm định: kiến nghị phê duyệt kết đấu thầu phương án xử lý khác Quy trình thẩm định phê duyệt kết đấu thầu phù hợp với văn pháp luật đấu thầu hành Việt Nam, việc thành lập Tổ thẩm định để thẩm định kết đấu thầu rút ngắn thời gian thẩm định Tổ làm việc tập trung vấn đề thắc mắc thành viên Tổ đưa thảo luận Đồng thời thành phần Tổ thẩm định lãnh đạo/chuyên viên Ban chức trực dõi dự án chất lượng công việc thẩm định đảm bảo Bên cạnh số vấn đề làm ảnh hưởng đến thời gian thẩm định chất lượng công tác thẩm định Cụ thể là, Tổ thẩm định làm việc lại có thay đổi nhân chuyên viên phục trách dự án bận công tác bận xử lý công việc khác thời gian vào thời gian báo cáo kết đấu thầu trình Tập đồn Trong tình này, Page Ban chức phải cử cán bộ/chuyên viên khác thay tiếp tục thực công việc Việc kéo dài thời gian thẩm định chất lượng công tác thẩm định kết đấu thầu bị ảnh hưởng lý sau: - Do đặc thù Tập đồn Dầu khí công ty mẹ lãnh đạo Ban/chuyên viên theo dõi nhiều đơn vị/dự án nên thời gian tham gia Tổ thẩm định họ đồng thời phải xử lý vấn đề khác dẫn đến trình thẩm định đơi lúc bị kéo dài so với dự định; - Do việc trình kết đấu thầu khơng có kế hoạch từ trước nên có trường hợp chuyên viên phục trách dự án công tác, Ban chức phải cử chuyên viên khác tham gia Tổ thẩm định họ phải khoảng thời gian để tìm hiểu dự án/gói thầu điều làm ảnh hưởng chung tới thời gian hồn thành chất lượng cơng việc Tổ Để khắc phục vấn đề này, Tập đồn Dầu khí cần ban hành quy chế hoạt động phối hợp hoạt động tác nghiệp phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh Tập đoàn như: - Các Ban quản lý dự án cần có kế hoạch triển khai công việc cụ thể phối hợp chặt chẽ với Ban chức Tập đoàn - Các Ban chức Tập đoàn: công việc nên phân công cho chuyên viên theo dõi (1 chính, phụ) để có phương án dự phòng chun viên phụ trách bận việc công tác - Trong thời gian chuyên viên tham gia thẩm định kết đấu thầu, lãnh đạo Ban khơng nên giao thêm việc khác cử chun viên cơng tác Mơn học Quản trị Tác nghiệp giúp nhận thức tầm quan trọng quản trị tác nghiệp Do đặc thù công việc thiên quản lý nên từ trước đến thực số nội dung có q trình tác nghiệp Page nêu giáo trình nhà trường giảng thầy giáo nhiên thiếu nhiều vấn đề thiếu khoa học Nghiên cứu “Quản trị tác nghiệp” “Chức q trình tác nghiệp”, tơi hiểu tác nghiệp phận mà doanh nghiệp phải bỏ nhiều chi phí Để cơng việc Ban Quản lý đấu thầu đạt kết tốt không thời gian xử lý cơng việc mà chất lượng xử lý, số nội dung phần “Chức q trình tác nghiệp” áp dụng vào hoạt động Ban như: - Lập kế hoạch: Lập kế hoạch sử dụng lao động; Lập kế hoạch cải thiện chất lượng; - Tổ chức: Phân giao công việc cho phận; Phân giao công việc cho nhân viên phù hợp với lực phận nhân viên; - Lãnh đạo: Xây dựng bầu khơng khí làm việc hăng say; Thúc đẩy nhân viên hợp tác, chia sẻ; Đào tạo nhân viên; Giải vấn đề, khúc mắc cá nhân, phận; - Kiểm tra: Kiểm tra tiến độ kế hoạch Bên cạnh nội dung nêu “Chức trình tác nghiệp” số lãng phí loại lãng phí theo quan điểm sản xuất LEAN cần lưu ý để trình quản lý xử lý công việc Ban Quản lý đấu thầu tốt hơn, lãng phí là: - Sản xuất thừa: Ở sản xuất thừa bố trí người có trình độ chun mơn lực tốt xử lý cơng việc có tính chất đơn giản bố trí thừa người để xử lý công việc; - Lưu kho: Khi nhận viên giao xử lý việc, lý nhân viên khơng xử lý công việc; - Vận chuyển: Nhiều trường hợp, Ban Quản lý đấu thầu nhận nhiệm vụ (công văn đến qua đường fax) nhiên tài liệu kèm theo đường chuyển đến Chức nhiệm vụ Ban Quản lý đấu thầu gồm: Page a Chủ trì xử lý, thẩm định nội dung liên quan đến hoạt động đấu thầu Tập đồn Dầu khí gồm: Kế hoạch đấu thầu, Hồ sơ mời thầu, Danh sách mời thầu, Kết đấu thầu nội dung liên quan khác b Chủ trì tổ chức đồn kiểm tra hoạt động đấu thầu đơn vị thành viên Tập đoàn Dầu khí c Chủ trì soạn thảo văn quy định nội Tập đồn Dầu khí lĩnh vực đấu thầu d Chủ trì xử lý khiếu kiện liên quan đến hoạt động đấu thầu Tập đồn Dầu khí đơn vị thành viên Đối với hoạt động a b, áp dụng kiến thức học nêu giúp cho công việc Ban Quản lý đấu thầu cải thiện tốt thêm, cụ thể sau: - Lập kế hoạch sử dụng lao động: Việc lập kế hoạch sử dụng lao động giúp cho Ban Quản lý đấu thầu chủ động đảm bảo công việc xử lý thời hạn chất lượng Có thời điểm, Ban Quản lý đấu thầu vừa phải kiểm tra hoạt động đấu thầu đơn vị thành viên Tập đoàn đồng thời xử lý vấn đề đấu thầu Tập đồn Nếu khơng lập kế hoạch sử dụng lao động khó hồn thành nhiệm vụ giao; - Lập kế hoạch cải thiện chất lượng: Rút ngắn thời gian xử lý; - Phân giao cơng việc cho phận: Chía Ban Quản lý đấu thầu thành Phòng chức để thuận tiện theo dõi quản lý công việc; - Phân giao công việc cho nhân viên: Phân việc cho nhân viên phải phù hợp với chuyên môn đào tạo lực nhân viên Công việc xử lý vấn đề liên quan đến đấu thầu đòi hỏi chuyên viên phải có kiến thức tổng hợp vận dụng linh hoạt văn pháp luật; - Xây dựng bầu khơng khí làm việc hăng say; Thúc đẩy nhân viên hợp tác, chia sẻ; Đào tạo nhân viên; Giải vấn đề, khúc mắc cá nhân, phận: Đây công việc cần thiết để Ban Quản lý đấu thầu Page hoàn thành nhiệm vụ giao nhân viên gắn bó, làm việc cống hiến lợi ích chung Ban; - Kiểm tra tiến độ kế hoạch: Hàng năm Tập đoàn Dầu khí thành lập đồn kiểm tra hoạt động đấu thầu đơn vị thành viên Tập đồn Với khối lượng cơng việc lớn, Ban Quản lý đấu thầu không lập kế hoạch kiểm tra chi tiết không thường xuyên kiểm tra tiến độ thực khó hồn thành nhiệm vụ giao khác - Bố trí nhân viên xử lý phù hợp với độ phức tạp công việc, tránh lãng phí nguồn lực - Giảm thiểu thời gian công văn/tài liệu lưu phận/nhân viên mà khơng xử lý để rút ngắn tối đa thời gian xử lý công việc Tài liệu tham khảo: - Giáo trình Quản trị sản xuất tác nghiệp - Chương trình đào tạo thạc sỹ Quản trị kinh doanh quốc tế, Griggs University; Page ... trách dự án giao Ban quản lý đấu thầu chủ trì xử lý Phó tổng Giám đốc phụ trách dự án ký định thành lập Tổ thẩm định kết đấu thầu Ban quản lý dự án lập báo cáo trình Tập đoàn phê duyệt kết đấu thầu. .. thẩm định kết đấu thầu Ban quản lý dự án trình Trình Lãnh đạo Tập đồn báo cáo thẩm định: kiến nghị phê duyệt kết đấu thầu phương án xử lý khác Quy trình thẩm định phê duyệt kết đấu thầu phù hợp... Nghiên cứu “Quản trị tác nghiệp “Chức trình tác nghiệp , hiểu tác nghiệp phận mà doanh nghiệp phải bỏ nhiều chi phí Để công việc Ban Quản lý đấu thầu đạt kết tốt không thời gian xử lý cơng việc