Khảo sát công tác văn thư lưu trữ tại văn phòng công chứng Văn Thị Mỹ Đức

GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường Báo cáo thực tập TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Họ tên: Lý Thị Bích Uyên Mã sinh viên: 1707QTVB-020 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG LỚP QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHĨA (2017-2020) CHUN ĐỀ: TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG VĂN THỊ MỸ ĐỨC Tên quan: Văn phòng cơng chứng VănThị Mỹ Đức Địa chỉ: 47E Nguyễn Thông, phường 9, quận 3, Tp.Hồ Chí Minh Cán hướng dẫn nghiệp vụ quan: Phạm Thị Khánh Linh Giảng viên hướng dẫn: Ts.Nguyễn Mạnh Cường THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH - 2019 Lý Thị Bích Uyên Lớp ĐHLT 1707QTVB Báo cáo thực tập GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường LỜI CẢM ƠN Trong q trình thực tập Văn phòng cơng chứng Văn Thị Mỹ Đức (sau gọi tắt Văn phòng) , em nhận thấy khoảng thời gian để em so sánh, đối chiếu lý luận thực tiễn Đi sâu vào thực tế công việc em vận dụng kiến thức kỹ mà thân tiếp thu học giảng đường qua thấy thực tiễn lý luận có điểm khác biệt định Thời gian thực tập làm việc Văn phòng thực sực bổ ích thiết thực Trong trình thực tập làm báo cáo Văn phòng, thời gian có hạn khơng tránh khỏi thiếu sót Rất mong nhận ý kiến đóng góp Thầy, Cơ Khoa Quản trị Văn phòng để báo cáo em hoàn thiện Qua em xin bày tỏ lòng biết ơn tri ân sâu sắc tới quý Thầy, Cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt thầy Khoa Quản trị Văn phòng trường tạo điều kiện cho em có hội tiếp cận với môi trường thực tế thông qua đợt thực tập đầy ý nghĩa Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn thầy TS.Nguyễn Mạnh Cường nhiệt tình bảo, hướng dẫn em đợt thực tập, cảm ơn thầy chia sẻ kinh nghiệm mình, giải đáp thắc mắc trình thực tập, để em hồn thành tốt đợt thực tập Đồng thời em xin cảm ơn sâu sắc tới Lãnh đạo Văn phòng cơng chứng Văn Thị Mỹ Đức tồn thể nhân viên Văn phòng tạo điều kiện cho em thực tập học hỏi kinh nghiệm cơng việc Lý Thị Bích Un Lớp ĐHLT 1707QTVB Báo cáo thực tập GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường LỜI CAM ĐOAN Em thực đề tài “Tổ chức quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ Văn phòng Cơng chứng Văn Thị Mỹ Đức” Em xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng em thời gian qua Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng trình thực đề tài Tp Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2019 NGƯỜI THỰC HIỆN Lý Thị Bích Uyên Lý Thị Bích Uyên Lớp ĐHLT 1707QTVB GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT Báo cáo thực tập STT NỘI DUNG VIẾT TẮT Ủy ban Nhân dân UBND Văn phòng Cơng chứng VPCC Văn phòng Cơng chứng Văn Thị Mỹ Đức GHI CHÚ Văn phòng Lý Thị Bích Uyên Lớp ĐHLT 1707QTVB GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường Báo cáo thực tập Mục Lục Tính cấp thiết đề tài Mục tiêu nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tượng nghiên cứu: 3.2 Khách thể nghiên cứu: 3.3 Phạm vi nghiên cứu: Nhiệm vụ nghiên cứu Các nguồn tài liệu sử dụng Phương pháp luận phương pháp nghiên cứu 6.1 Phương pháp luận nghiên cứu 6.2 Phương pháp nghiên cứu 6.3 Khung phân tích 11 Cấu trúc đề tài 12 Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 13 1.1 Một số lý luận chung cơng tác văn phòng 13 1.2 Một số lý luận chung công tác văn thư 13 1.3 Một số lý luận chung công tác lưu trữ 15 Chương 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG VĂN THỊ MỸ ĐỨC 17 2.1 Khái quát Văn phòng Cơng chứng Văn Thị Mỹ Đức 17 2.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành văn phòng quan 24 2.3 Thực trạng công tác Văn thư Văn phòng Cơng chứng Văn Thị Mỹ Đức 31 2.4 Thực trạng công tác Lưu trữ Văn phòng Cơng chứng Văn Thị Mỹ Đức 41 Chương 3: MỘT SỐ KHUYẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG VĂN THỊ MỸ ĐỨC 44 3.1 Đánh giá chung 44 Lý Thị Bích Uyên Lớp ĐHLT 1707QTVB Báo cáo thực tập GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường 3.2 Đề xuất, kiến nghị 45 KẾT LUẬN 54 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 60 Lý Thị Bích Uyên Lớp ĐHLT 1707QTVB GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường Báo cáo thực tập Tính cấp thiết đề tài Ngày nay, với lên đất nước, phát triển nhanh mạnh kinh tế thị trường đời quan, tổ chức với quy mơ lớn, nhỏ loại hình kinh doanh đa dạng phong phú Mỗi quan, tổ chức có cách tổ chức xếp máy hoạt động riêng cho phù hợp với tiến trình lên hội nhập tổ chức Trong quan, tổ chức văn giấy tờ cầu nối quan trọng quan, đơn vị, tổ chức.Vì cơng tác văn thư lưu trữ có vai trò lớn khơng thể thiếu đơn vị hành nghiệp, doanh nghiệp sản xuất kinh doanh Bởi văn giấy tờ tập trung vào đầu mối phận văn thư - lưu trữ để quản lý sử dụng có hiệu Cơng tác Văn thư - Lưu trữ trở thành yêu cầu có tính cấp thiết, khơng phương tiện ghi chép truyền đạt thơng tin quản lí mà liên quan đến nhiều cán nhân viên, nhiều phận đơn vị tổ chức Làm tốt công tác Văn thư - Lưu trữ đảm bảo cung cấp đầy đủ, xác, kịp thời định quản lí Trên sở đó, ban lãnh đạo dùng làm để điều hành hoạt động đơn vị cách hợp pháp hợp lí, kịp thời hiệu đảm bảo cho quan đơn vị thực cơng việc quản lí điều hành theo chức năng, nhiệm vụ giao Từ lập luận cho thấy công tác văn thư - lưu trữ thiếu tổ chức hoạt động quan, đơn vị Thực tế Văn phòng Cơng chứng Văn Thị Mỹ Đức dịch vụ Cơng chứng trực thuộc Sở Tư pháp việc ban hành văn việc ln đòi hỏi phải nhanh chóng, xác Việc quản lý tốt văn bản, hồ sơ hình thành hoạt động quan giúp cho việc giải công việc hiệu quả, giúp lãnh đạo đưa định quản lý sáng suốt đồng thời phục vụ cho công tác nghiên cứu trước mắt lâu dài Tuy nhiên, thực tế cho thấy công tác quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu Văn phòng Cơng chứng Văn Thị Mỹ Đức nhiều thiếu sót, hạn chế Tình trạng tài liệu bó gói, chất đống, chưa lập hồ sơ giao nộp vào lưu trữ quan theo quy định Nhân viên, người lao động quan chưa coi trọng thấy hết giá trị công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ Với mong muốn tìm hiểu rõ công tác Văn thư - Lưu trữ Văn phòng Cơng chứng Văn Thị Mỹ Đức em chọn đề tài “Tổ chức quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ Văn phòng Cơng chứng Văn Thị Mỹ Đức” làm đề tài báo cáo thực tập Mục tiêu nghiên cứu Tìm hiểu chung cơng tác Văn thư – Lưu trữ Phân tích đánh giá thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ Văn phòng cơng chứng Văn Thị Mỹ Đức để thấy kết đạt được, vấn đề tồn tại, nguyên nhân dẫn đến yếu kém, sở đề xuất số giải pháp thiết thực, hữu ích nhằm hồn thiện, nâng cao hiệu công tác Văn thư – Lưu trữ Lý Thị Bích Uyên Lớp ĐHLT 1707QTVB Báo cáo thực tập GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường Đối tượng nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tượng nghiên cứu: Công tác Văn thư - Lưu trữ Văn phòng cơng chứng Văn Thị Mỹ Đức 3.2 Khách thể nghiên cứu: Nghiên cứu khảo sát ý kiến 10 chuyên viên làm việc đơn vị (trong có 03 lãnh đão, có 07 chun viên cơng tác Văn phòng cơng chứng Văn Thị Mỹ Đức) 3.3 Phạm vi nghiên cứu: Đề tài tìm hiểu cơng tác Văn thư - Lưu trữ Văn phòng cơng chứng Văn Thị Mỹ Đức Bên cạnh đó, đề tài sâu vào nghiên cứu vấn đề lý luận thực tiễn công tác Văn thư - Lưu trữ quan để phục vụ cho công tác quản lý, điều hành Văn phòng cơng chứng Văn Thị Mỹ Đức Phạm vi khảo sát tài liệu lưu trữ Văn phòng cơng chứng Văn Thị Mỹ Đức giai đoạn 2018 đến Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực mục tiêu trên, tập trung giải nhiệm vụ sau: Thứ nhẩt, mô tả thực trạng công tác Văn thư - Lưu trữ Văn phòng cơng chứng Văn Thị Mỹ Đức Thứ hai, hạn chế công tác Văn thư - Lưu trữ Văn phòng cơng chứng Văn Thị Mỹ Đức Thứ ba, đưa đề xuất giải pháp cụ thể cho việc hoạch định triển khai hệ thống công tác Văn thư - Lưu trữ Văn phòng cơng chứng Văn Thị Mỹ Đức Các nguồn tài liệu sử dụng - TS Triệu Văn Cường, TS Nguyễn Cảnh Đương, TS Lê Văn In, Ths Nguyễn Mạnh Cường – giáo trình Văn quản lý Nhà nước vấn đề lý luận kỹ thuật soạn thảo NXB Giáo dục Việt Nam - Giáo trình Nghiệp vụ cơng tác văn thư – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, NXB Giao thông vận tải, năm 2009 - Vương Đình Quyền – Giáo trình Lý luận phương pháp công tác văn thư, NXb Đại học Quốc gia năm 2006 - Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13 Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 - Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 11 năm 2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2014 Chính Phủ cơng tác văn thư - Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2009 Chính phủ sửa đổi số điều Nghị định 110 - Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110 - Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Lý Thị Bích Uyên Lớp ĐHLT 1707QTVB Báo cáo thực tập GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường quan - Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 07 năm 2016 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Phương pháp luận phương pháp nghiên cứu 6.1 Phương pháp luận nghiên cứu 6.1.1 Tiếp cận lý thuyết nghiên cứu Thực tốt cơng tác Lưu trữ đảm bảo hồn thành tốt nhiệm vụ đơn vị đề góp phần đáng kể vào công tác quản lý, điều hành Văn phòng Cơng chứng Văn Thị Mỹ Đức 6.2 Phương pháp nghiên cứu 6.2.1 Câu hỏi nghiên cứu Thực trạng cơng tác Lưu trữ tại Văn phòng Công chứng Văn Thị Mỹ Đức? Các yếu tố (điều kiện) ảnh hưởng đến việc lưu trữ? - Điều kiện kinh tế? - Chính sách Nhà nước? Đâu khó khăn (rào cản) ảnh hưởng đến công tác lưu trữ - Tâm lý chuyên viên phòng, ban khơng nghiêm túc thực quy định cơng tác Lưu trữ: lập hồ sơ lưu trữ, giao nộp tài liệu lưu trữ vào lưu trữ quan,… để phục vụ công tác lưu trữ (chuyên môn nghiệp vụ); - Mất nhiều thời gian để hướng dẫn cho phòng, ban chuyên viên thực quy định công tác Lưu trữ (thời gian); - Các điều kiện để phục vụ công tác lưu trữ chưa đáp ứng được: kho lưu trữ, ứng dụng công nghệ thông tin vào lưu trữ, tài liệu lưu trữ chưa chỉnh lý,…(kinh phí); Đâu cách thức, mà chuyên viên linh hoạt thích ứng để việc lưu trữ tài liệu tốt hơn? Đâu mong muốn chuyên viên phụ trách công tác Lưu trữ? Đâu giải pháp cho vấn đề nêu từ góc nhìn đơn vị số liệu thông tin thu thập từ câu hỏi trên? a) Bố trí Kho Lưu trữ trang thiết bị bảo quản tài liệu - Đã bố trí Kho Lưu trữ quan Có Chưa   - Diện tích kho (ghi số liệu cụ thể): ………… m2 - Các trang thiết bị phục vụ công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu + Bìa, hộp, kệ giá bảo quản kho lưu trữ Có đầy đủ  Có, chưa đầy đủ Chưa có   b) Đã xác định giá trị tiêu hủy hồ sơ, tài liệu Lý Thị Bích Uyên Lớp ĐHLT 1707QTVB GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường Chưa  Báo cáo thực tập Có  c) Tổ chức sử dụng tài liệu: - Tổ chức cung cấp sao, sử dụng tài liệu cho nghiên cứu, tham khảo Có Chưa   - Có cơng cụ tra cứu tìm kiếm tài liệu lưu trữ (lập mục lục hồ sơ sổ máy tính) Có Chưa   d) Tình hình tài liệu tồn đọng cần chỉnh lý Tổng số mét giá tài liệu tồn đọng:……………….mét giá Tên phông: Tình trạng tài liệu tồn đọng: - Đã có lập hồ sơ sơ bộ:  - Tài liệu rời lẻ:  Số tiền dự kiến cần chỉnh lý: e) Số tài liệu hư hỏng (nếu có) - Loại tài liệu (hành chính, chun mơn nghiệp vụ):…………………… - Số mét giá tài liệu bị hư hỏng: …… ……………………………… - Thời gian tài liệu (từ năm đến năm nào):………………………… - Nguyên nhân hư hỏng:………………………………………………… 6.2.2 Giả thuyết nghiên cứu Giả thuyết 1: Điều kiện kinh tế yếu tố chi phối ảnh hưởng lớn đến công tác Lưu trữ Giả thuyết 2: Chuyên viên phụ trách lưu trữ kiêm nhiệm khơng đủ trình độ chun mơn nghiệp vụ gặp nhiều khó khăn hạn chế cơng tác Lưu trữ 6.2.3 Phương pháp thu thập thông tin, chọn mẫu xử lý thông tin Nghiên cứu sử dụng phương pháp nghiên cứu định lượng định tính Mẫu chọn là10 trường hợp cơng chức đơn vị độ tuổi 22 – 32; 33 – 43; 44 – 55 Trong đó, mẫu định lượng (điều tra bảng hỏi) 07, mẫu định tính 03 trường hợp trao đổi lấy ý kiến Phương pháp nghiên cứu tài liệu, văn bản: Với phương pháp thu thập tài liệu (luận văn, tạp chí, báo…) nước ngồi nước việc cơng tác Lưu trữ nói chung Văn phòng Cơng chứng Văn Thị Mỹ Đức nói riêng Phương pháp nghiên cứu điều tra bảng hỏi: Sử dụng phương pháp nghiên cứu điều tra bảng hỏi giúp cho việc thu thập thông tin đầy đủ, thống tiện cho việc lưu giữ thơng tin nghiên cứu 10 Lý Thị Bích Uyên Lớp ĐHLT 1707QTVB Báo cáo thực tập GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường vẹn, đầy đủ hồ sơ, tránh bị thất lạc, thiếu sót Trường hợp cần sử dụng văn hồ sơ sau sử dụng xong phải trả lại vị trí lấy hồ sơ Bước 3: Kết thúc hồ sơ Khi hồn thành cơng việc hồ sơ kết thúc Người lập hồ sơ có trách nhiệm: - Kiểm tra tài liệu bên hồ sơ đầy đủ, xác theo tên hồ sơ xếp theo trình tự hay chưa? Biên mục hồ sơ, bìa hồ sơ, số hồ sơ thực đầy đủ hay chưa? - Thông thường việc xếp tài liệu hồ sơ VPCC xếp theo hai cách: - Cách thứ nhất, theo ngày tháng năm theo tên loại: Các văn xếp theo tên loại xếp theo ngày, tháng văn - Cách thứ hai, theo trình giải văn bản: hồ sơ xếp theo tiến trình giải cơng việc, từ phát sinh, phát triển kết thúc công trình cơng việc định - Loại bỏ văn trùng thừa khơng có giá trị hồ sơ - Hoàn tất thủ tục nộp hồ vào lưu trữ quan 2.4 Thực trạng cơng tác Lưu trữ Văn phòng Cơng chứng Văn Thị Mỹ Đức 2.4.1 Công tác thu thập bổ sung tài liệu - Thu thập, bổ sung tài liệu nội dung nghiệp vụ quan trọng công tác lưu trữ nhằm quản lý thống tài liệu hình thành trình hoạt động Bên cạnh cơng tác thu thập, bổ sung đầy đủ tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo quản, phục vụ sử dụng tài liệu Văn phòng - Việc thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ Văn phòng thực chưa đồng loạt chưa theo quy định lưu trữ Nhà nước Tài liệu lưu trữ Văn phòng đa phần tài liệu phận văn thư Văn phòng, tài liệu phận khác có số lượng việc thu thập hồ sơ phận chưa thực thường xuyên Hầu hết tài liệu thu thập tập trung phận văn thư xếp vào kho lưu trữ - Văn phòng chưa ban hành quy định việc đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ quan, văn hướng dẫn cấp chưa áp dụng nhiều vào thực tế quan - VPCC Văn Thị Mỹ Đức đơn vị dịch vụ công chứng, chưa Nhà nước quy định phải nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử Tài liệu lưu trữ quan, xếp theo thứ tự gọn gàng kho lưu trữ 2.4.2 Công tác xác định giá trị tài liệu - Công tác xác định giá trị tài liệu kết hợp q trình chỉnh lý tài liệu Tồn hồ sơ cơng lưu trữ 20 theo Điều 64, Khoản Luật Công chứng 2014 Cơ quan chưa thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu - Tài liệu VPCC Văn Thị Mỹ Đức chỉnh lý chưa xác định giá trị tài liệu, quy định thời hạn bảo quản chưa thể tiến hành 41 Lý Thị Bích Uyên Lớp ĐHLT 1707QTVB Báo cáo thực tập GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường loại, hủy tài liệu hết giá trị - Hiện phận văn thư – lưu trữ quan tiến hành thu thập xác định giá trị tài liệu hồ sơ tài liệu có kho, xác định thời hạn bảo quản số tài liệu chủ yếu tài liệu khách hàng yêu cầu công chứng 2.4.3 Công tác chỉnh lý tài liệu Chỉnh lý tài liệu tiến hành phân loại hệ thống hóa tài liệu theo phương án khoa học, sửa chữa phục hồi hồ sơ, đơn vị bảo quản để thực tối ưu hóa tài liệu Chỉnh lý tài liệu gắn liền với yêu cầu xác định giá trị tài liệu, bổ sung vào lưu trữ, lập công cụ tra cứu - Chỉnh lý chiếm vị trí quan trọng quan đơn vị nói chung cơng tác lưu trữ VPCC Văn Thị Mỹ Đức nói riêng, cơng tác chỉnh lý tài liệu Văn phòng chưa thực lần tài liệu tương đối nhiều - Tài liệu cá nhân phận nộp vào lưu trữ xếp theo nhóm, phận, bàn giao nộp Một số tài liệu tình trạng bó gói 2.4.4 Công tác thống kê tài liệu - Thống kê công tác lưu trữ nhằm nắm số liệu số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu trang thiết bị bảo quản tài liệu Trên sở nắm số liệu quan lưu trữ đề số biện pháp quản lý hồ sơ, tài liệu bảo quản kho - Do VPCC Văn Thị Mỹ Đức thành lập nên tài liệu chưa thực công tác xác định giá trị, phân loại chỉnh lý tài liệu đồng thời chưa thực công tác thống kê - Việc kiểm tra tình hình tài liệu chưa thường xuyên - Như việc thống kê tài liệu lưu trữ mặt chưa thực - theo quy định Nhà nước 2.4.5 Công tác bảo quản tài liệu - Văn phòng bố trí kho lưu trữ theo quy định nên hầu hết tài liệu Văn phòng bảo quản chung kho lưu trữ xếp gọn gàng - Để bảo quản tài liệu khỏi nhân tố gây hại Văn phòng thực số biện pháp như: kho lưu trữ trang ,thường xuyên mở cửa cho khơng khí khơ bên ngồi vào, quét dọn khu vực để tài liệu lưu trữ, sử dụng loại hóa chất để diệt trùng như: gián, chuột…bên cạnh thực tốt quy định phòng cháy, chữa cháy Ngồi chưa có quy định bảo quản, bảo vệ tài liệu thực quan 2.4.6 Công tác tổ chức, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ - Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ q trình khai thác thơng tin tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động quản lý, điều hành quan, đơn vị cá nhân 42 Lý Thị Bích Uyên Lớp ĐHLT 1707QTVB Báo cáo thực tập GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường - Tài liệu lưu trữ dạng tổng hợp, chưa chỉnh lý nên việc tổ chức nghiên cứu, sử dụng tài liệu việc đề quy định khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ chưa thực - Hình thức tổ chức, nghiên cứu, sử dụng nhiều tài liệu hình thành hoạt động quan tài liệu cấp để giải thực công việc như: Quyết định, kế hoạch, hồ sơ nhân viên mà người trực tiếp thực cơng việc cần nghiên cứu Ngồi nhân viên văn thư sử dụng hình thức: photocopy y công chứng để cung cấp tài liệu cho người muốn sử dụng Các cá nhân, phận có nhu cầu nghiên cứu sử dụng tài liệu điều phải ký nhận bàn giao tài liệu - Hiện Công nghệ thông tin ngày phát triển, VPCC Văn Thị Mỹ Đức có áp dụng phần mềm CMC SOFTWARE (phần mềm quản lý hồ sơ Công chứng Sở Tư pháp) quản lý, lưu trữ hồ sơ máy vi tính tạo điều kiện cho việc tra cứu sử dụng tài liệu nhanh chóng 43 Lý Thị Bích Uyên Lớp ĐHLT 1707QTVB Báo cáo thực tập GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường Chương 3: MỘT SỐ KHUYẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG VĂN THỊ MỸ ĐỨC Trước thực trạng trên, vấn đề hoàn thiện đổi cơng tác văn thư Văn phòng nhiệm vụ cấp bách, có tính chất thường xun, lâu dài cần quan tâm Ban lãnh đạo Có cơng tác Văn thư – Lưu trữ vào nề nếp, góp phần ngày tích cực vào phát triển Văn phòng Để đạt mục tiêu đề Văn phòng phải thực số giải pháp chủ yếu sau nhằm khơng ngừng hồn thiện, đổi cơng tác văn thư Văn phòng 3.1 Đánh giá chung 3.1.1 Ưu điểm - Nhìn chung cơng tác Văn thư – Lưu trữ Văn phòng Cơng chứng Văn Thị Mỹ Đức thực tốt chức năng, nhiệm vụ giao Mối quan hệ Trưởng văn phòng với phận, cá nhân Văn phòng thiết lập tốt Việc đạo thực công việc thẩm quyền, hoạt động quản lý có nhiều tiến Hoạt động Văn thư – Lưu trữ số vấn đề cần quan tâm, trọng đầu tư nhiều vào nề nếp Chuyên viên Văn thư – Lưu trữ Văn phòng có tinh thần trách nhiệm cơng việc, nhiệt tình cơng tác, tạo điều kiện thuận lợi cho việc cụ thể hóa cơng việc tổ chức thực công việc - Công tác Văn thư tiến hành bước nhịp nhàng đồng với việc chuyển giao loại văn đi, đến, thực nhanh chóng, phân loại văn để chuyển giao kịp thời tới lãnh đạo Văn phòng Nhân viên văn phòng hồn thành tốt nhiệm vụ giao bảo đảm quy định cơng tác văn bản, giấy tờ - Trong q trình hoạt động, Văn phòng chủ động xây dựng nội quy, quy chế làm việc phù hợp với tình hình thực tiễn Những quy chế nhìn chung tương đối khoa học, chi tiết đến công việc, chức danh quy định hoàn toàn phù hợp với quy định hành quản lý hành Nhà nước 3.1.2 Hạn chế - Bên cạnh kết đạt việc thực quy trình tiếp nhận, xử lý văn bản, giấy tờ đến tồn số hạn chế sau: + Công tác thu thập tài liệu chưa tiến hành triệt để nên tài liệu nằm rải rác phận, cá nhân Văn phòng, gây khó khăn cho việc tìm kiếm tài liệu Danh mục tài liệu chưa lập chi tiết, cụ thể + Công tác nộp hồ sơ vào lưu trữ hành phận, cá nhân chưa tiến hành triệt để, thực tế chung hầu hết đơn vị quan, tổ chức 44 Lý Thị Bích Uyên Lớp ĐHLT 1707QTVB GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường Báo cáo thực tập 3.1.3 Nguyên nhân Do cán Văn thư kiêm nhiệm lưu trữ nên việc thực khâu nghiệp vụ lưu trữ chưa thực tốt khoa học 3.2 Đề xuất, kiến nghị 3.2.1 Giải pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư – Lưu trữ Để công tác Văn thư – Lưu trữ hoạt động cách có hiệu nhằm thực mục tiêu chung đơn vị theo xu hướng cơng cải cách hành Chúng ta cần có quan tâm dến cơng tác để phát huy tối đa hiệu Để làm điều trước mắt cần đổi nhận thức vai trò cơng tác Văn thư – Lưu trữ hoạt động quản lý Cơ quan: Bộ phận văn thư cần tham mưu cho Lãnh đạo quan để Lãnh đạo thấy vai trò, tầm quan trọng cơng tác văn phòng Việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác lưu trữ góp phần quản lý chặt chẽ tài liệu lưu trữ, tiết kiệm chi phí, truy xuất nhanh chóng Hơn nữa, quan thường xuyên kiểm tra đánh giá công tác lưu trữ nhằm kịp thời phát mặt hạn chế từ đưa giải pháp khắc phục; tuyên dương cá nhân, phận tiêu biểu công tác lưu trữ VPCC Văn Thị Mỹ Đức Chính vậy, để đạt hiệu cao VPCC Văn Thị Mỹ Đức cần quan tâm hỗ trợ công tác Văn thư – Lưu trữ Dưới số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác Văn thư – Lưu trữ VPCC Văn Thị Mỹ Đức 3.2.2 Giải pháp nhân Nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ cho nhân viên Văn thư – Lưu trữ: công tác Lưu trữ nhiều yếu tố cần khắc phục chưa trọng nghiên cứu, chưa tổ chức tương xứng với yêu cầu thực tế Nguyên nhân chủ yếu hạn chế chuyên môn nhân viên Văn thư - Lưu trữ, cần đào tạo chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ lưu trữ quản trị văn phòng Mời chuyên gia công tác lưu trữ đến hỗ trợ VPCC Văn Thị Mỹ Đức Đây xem giải pháp hữu hiệu để nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ cho nhân viên lưu trữ Qua đó, tham khảo ý kiến chuyên gia cách tổ chức lưu trữ khai thác sử dụng tài liệu có hiệu Bên cạnh đó, lắng nghe tiếp nhận kinh nghiệm lưu trữ quý giá từ chuyên gia Văn phòng tiến hành kiểm tra nghiệp vụ chun mơn nhân viên lưu trữ, qua nắm rõ lực nhân viên để từ tổ chức đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho phù hợp với nhân viên Việc cử nhân viên Lưu trữ đào tạo phải có trọng tâm, cần phải xác định nội dung ưu tiên bồi dưỡng đào tạo Ngồi trình độ chun môn nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ, nhân viên cần phải bổ túc tin học ngoại ngữ để đáp ứng nhu cầu công việc tốt VPCC Văn Thị Mỹ Đức tạo điều kiện, xếp thời gian tập huấn cho nhân viên lưu trữ để nâng cao chuyên môn, đặc biệt cố khả ứng dụng phương 45 Lý Thị Bích Uyên Lớp ĐHLT 1707QTVB Báo cáo thực tập GVHD: TS.Nguyễn Mạnh Cường tiện kỹ thuật đại vào cơng tác mình, có sách khuyến khích động viên quan Ngồi ra, năm nên cử nhân viên lưu trữ tiếp cận thực tế quan lưu trữ Chi cục văn thư lưu trữ thành phố, Trung tâm lưu trữ Quốc gia I,II, Từ đó, giúp nhân viên lưu trữ có thêm kiến thức kinh nghiệm thực tế để vận hành áp dụng quan 3.2.3 Giải pháp thiết kế lại phòng làm việc Điều kiện mơi trường làm việc có ảnh hưởng đến hiệu xuất lao động Điều kiện làm việc gây cảm giác khó chịu cho người lao động, làm giảm nhiệt tình công việc Bộ phận văn thư nơi đảm nhiệm cơng tác nghiệp vụ lưu trữ nơi đảm nhiệm công tác nghiệp vụ lưu trữ mà nơi đón tiếp hướng dẫn phận chức thực công việc Đồng thời, nơi tiếp nhận hướng dẫn xử lý tất văn đến nên việc bố trí phòng làm việc phận văn thư cần bố trí phòng làm nơi dễ thấy, dễ tìm đối diện với cổng vào, gần cổng, không nên bố trí lầu hay bố trí nơi khuất tầm nhìn Khối lượng cơng việc Văn thư – Lưu trữ nhiều nên cần phải có cán phụ chuyên trách cho phận tránh kiêm nhiệm Văn thư – Lưu trữ Bố trí phòng làm việc phận văn thư phận lưu trữ hai phòng làm việc riêng biệt cần thiết Đối với phận văn thư thường xuyên tiếp xúc làm việc với phận khách hàng nên công tác tiếp nhận xử lý văn đến khơng khí làm việc ln động Bộ phận lưu trữ hoàn toàn trái ngược với phận văn thư Bộ phận lưu trữ tiếp xúc với đơn vị, việc thực nghiệp vụ lưu trữ phức tạp nên cần có khơng gian yên tĩnh, không bị ảnh hưởng yếu tố ngoại cảnh Như nhân viên lưu trữ tập trung làm việc tốt Bố trí hai phận văn thư lưu trữ thành hai phận riêng biệt đồng nghĩa với việc góp phần tạo điều kiện thuận lợi để nâng cao hiệu làm việc hai phận văn thư lưu trữ Khi thiết kế phòng làm việc kho lưu trữ cần thực theo Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng 3.2.4 Giải pháp thường xuyên kiểm tra đánh giá lại công tác lưu trữ Để đảm bảo cho công tác lưu trữ thực tốt, số biện pháp trên, Văn phòng thường xuyên tiến hành việc kiểm tra xem số văn tài liệu lưu trữ có quy định, quy trình thực nghiệp vụ lưu trữ hay khơng, khơng kịp thời điều chỉnh cho phù hợp Qua công tác kiểm tra, phận lưu trữ nói riêng phận văn thư nói chung rút mặt hạn chế để kịp thời khắc phục, sửa chữa Thông qua việc kiểm tra, đánh giá hoạt động lưu trữ, VPCC Văn Thị Mỹ Đức cần thực sách khen thưởng nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ cơng tác lưu trữ; khuyến khích tinh thần, tạo niềm đam mê, sáng tạo công việc Đồng thời, xử lý nghiêm minh, kiểm điểm nhân viên không chấp hành nội quy làm việc, cố ý làm hư hỏng tài liệu lưu trữ vô trách nhiệm với cơng việc 46 Lý Thị Bích Un Lớp ĐHLT 1707QTVB KẾT LUẬN Sau tháng tiến hành khảo sát, thực tập cơng tác hành văn phòng công tác Văn thư – Lưu trữ em nhận thức rõ đầy đủ tầm quan trọng, vị trí văn phòng quan, tổ chức Văn phòng đóng vai trò quan trọng hoạt động quan, tổ chức nào, văn phòng trung tâm xử lý, cung cấp thông tin, tổng hợp phục vụ lãnh đạo, quản lý, giúp thủ trưởng quan có định đắn góp phần vào phát triển chung quan Từ thực tế công tác Văn thư – Lưu trữ VPCC Văn Thị Mỹ Đức thông qua báo cáo ưu điểm, hạn chế tìm nguyên nhân Từ tơi mạnh dạn đề xuất số kiến nghị nhằm hoàn thiện hiệu công tác quan, đưa suất, chất lượng hiệu công việc lên cao Để khắc phục mặt tồn phát huy ưu điểm công tác Văn thư – Lưu trữ vào nề nếp hoạt động hiệu Trước hết, Văn phòng cần phải tăng cường đạo, hướng dẫn kiểm tra, giám sát xử lý vi phạm cần thiết Trên số đánh giá kiến nghị mang tính chủ quan từ phía thân Hi vọng thông qua báo cáo này, Lãnh đạo Văn phòng nhân viên Văn phòng thấy điểm mạnh cơng tác Văn thư – Lưu trữ để tiếp tục phát huy, đồng thời nắm tồn cần phải khắc phục hồn thiện để đưa cơng tác quản lý văn lập hồ sơ, nộp hồ sơ vào lưu trữ quan vào nề nếp Bài báo cáo không tránh khỏi hạn chế Tơi mong nhận góp ý Lãnh đạo Văn phòng, thầy khoa Quản trị văn phòng bạn để Báo cáo hồn thiện Một lần nữa, tơi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Lãnh đạo, toàn thể nhân viên VPCC Văn Thị Mỹ Đức tạo điều kiện hướng dẫn tơi q trình thực tập Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành thầy cô giáo khoa Quản trị Văn phòng, đặc biệt TS Nguyễn Mạnh Cường – Giảng viên hướng dẫn ln tận tình giúp đỡ bảo để tơi hồn thành tốt báo cáo Tôi xin chân thành cảm ơn./ 54 PHẦN CÁC PHỤ LỤC 55 Phụ lục 1: Mẫu bìa nội dung sổ đăng ký văn đến: Bìa sổ đăng ký văn đến: SƠT TƯ PHÁP VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG VĂN THỊ MỸ ĐỨC SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: 2018 Từ ngày: 16/10 đến ngày 31/12/2018 Từ số: 01 đến số 300 Quyển số: 01 56 Nội dung sổ đăng ký văn đến: Ngày Số Tác đến đến giả (1) (2) (3) Số, ký hiệu (4) Tên loại Ngày trích yếu nội tháng dung (5) (6) Đơn vị Ký người Ghi nhận nhận (7) (8) (9) (1): Ngày đến ngày tháng năm nhận văn đến (2): Số đến số thứ tự đăng ký văn đến quan, tổ chức (3): Tác giả tên quan, tổ chức ban hành văn họ tên, địa người gửi đơn, thư (4): Số, ký hiệu: Ghi theo số, ký hiệu văn đến (5): Ngày tháng năm: ghi theo ngày, tháng, năm văn đến (6): Tên loại trích yếu nội dung: Ghi tên loại văn đến trích yếu nội dung (đối với cơng văn ghi tên loại) Trường hợp văn đến đơn, thư khơng có trích yếu văn thư tóm tắt lại nội dung văn (7): Đơn vị người nhận: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn đến vào ý kiến phân phối, ý kiến đạo trưởng Cơ quan (8): Ký nhận: chữ ký người trực tiếp nhận văn (9): Ghi chú: Dùng để ghi điểm lưu ý cần thiết văn đến 57 Phụ lục 02: Mẫu bìa nội dung sổ đăng ký văn đi: Mẫu bìa: SƠT TƯ PHÁP VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG VĂN THỊ MỸ ĐỨC SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: 2018 Từ ngày: 16/10 đến ngày 31/12/2018 Từ số: 01 đến số192 Quyển số: 01 58 Nội dung sổ đăng ký văn Số, ký hiệu văn (1) Ngày, tháng văn (2) Tên loại trích yếu nội dung văn (3) Người ký (4) Nơi nhận văn (5) Đơn vị, người nhận lưu (6) Số lượng (7) Ghi (8) (1): Số, ký hiệu văn bản: ghi số, ký hiệu văn (2): Ngày, tháng văn bản: ghi ngày, tháng ban hành văn (3) Tên loại trích yếu nội dung: Ghi tên loại trích yếu nội dung văn (4): Người ký: Ghi tên người ký văn (5) Ghi tên quan, tổ chức đơn vị cá nhân nhận văn ghi phần nơi nhận văn (6): Ghi tên đơn vị cá nhân nhận lưu văn (7): Số lượng bản: Số lượng ban hành (8): Ghi điểm cần lưu ý riêng văn 59 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO TS Triệu Văn Cường, TS Nguyễn Cảnh Dương, TS Lê Văn In, Ths Nguyễn Mạnh Cường – giáo trình Văn quản lý Nhà nước vấn đề lý luận kỹ thuật soạn thảo NXB Giáo dục Việt Nam Giáo trình Nghiệp vụ cơng tác Văn thư – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, NXB Giao thông vận tải, năm 2009 Vương Đình Quyền – Giáo trình Lý luận phương pháp công tác Văn thư, NXB Đại học Quốc gia năm 2006 Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13 Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt nam khóa XIII, kỳ họp thứ thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 11 năm 2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2014 Chính phủ cơng tác văn thư Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 04 năm 2009 Chính phủ sửa đổi số điều Nghị định 110 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sử đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110 Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 10 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 07 năm 2016 Chính phủ quản lý sử dụng dấu 60 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc PHIẾU XÁC NHẬN THỰC TẬP Họ tên: Lý Thị Bích Uyên Lớp: Đại học liên thơng Quản trị văn phòng 1707QTVB hệ quy, khóa 2017-2020 Mã số sinh viên 1707QTVB-020 Thực tập quan: Văn phòng Cơng chứng Văn Thị Mỹ Đức Thời gian: Từ ngày / / đến ngày / / Nội dung công việc thực tập quan 5.1 Nội dung công việc thực tập (tóm tắt) Thực cơng tác hành văn phòng Văn phòng Cơng chứng Văn Thị Mỹ Đức bao gồm công việc hàng ngày nhân viên hành cơng tác đánh máy soạn thảo văn bản, ban hành văn đi, tiếp nhận văn đến, quản lý văn đi, đến Ngồi hỗ trợ thêm cơng tác lưu trữ hồ sơ, đóng dấu hồ sơ, văn 5.2 Về công việc khác Thực công việc khác theo đạo Trưởng phận Hành – Tổ chức Ban lãnh đạo Văn phòng Cơng chứng Văn Thị Mỹ Đức Tự nhận xét ưu, hạn chế thời gian thực tập Ưu điểm: Trong suốt trình thực tập Văn phòng Cơng chứng Văn Thị Mỹ Đức Với tinh thần nổ hoạt bát sinh viên với giúp đỡ tận tình anh chị ban lãnh đạo công ty giúp em bước thực hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Vận dụng tốt kiến thức học trường vào thực tế công việc hàng ngày quan thực tập Thu thập thêm nhiều kiến thức kinh nghiệm từ công việc thực tế đảm nhiệm Nhược điểm: Do tiếp xúc với thực lý thuyết trường, hạn chế việc tiếp cận với thực tế nên bỡ ngỡ cách xử lý cơng việc Thời gian thực tập ngắn, trình thực tập ngồi thời gian thực tế làm việc phải hồn thành báo cáo tốt nghiệp nên tránh khỏi thiếu sót SINH VIÊN THỰC TẬP (Ký ghi rõ họ tên) 61 Xác nhận nhận xét quan: 7.1 Ý thức tổ chức kỷ luật chấp hành công, ngày công, kỷ luật lao động, nội quy, quy định quan: 7.2 Về khả chuyên môn (Hiệu công việc giao, ý thức trách nhiệm; tinh thần cầu thị, học hỏi; hạn chế cần khắc phục): Đánh giá kết thực tập: Điểm cán hướng dẫn thực tập quan (được tính hệ số 1); điểm giảng viên chấm (được tính hệ số 2) Cán hướng dẫn nghiệp vụ quan vào hai nội dung để đánh giá học viên thực tập với mức sau: Xuất sắc (9.0 đến cận 10đ); giỏi (8.0 đến cận 9.0); (từ 7.0 đến cận 8), trung bình (5.0 đến cận 7.0) ; yếu (dưới 5.0) Bằng số: điểm Bằng chữ: điểm CƠ QUAN THỰC TẬP TRƯỞNG VĂN PHÒNG XÁC NHẬN CHỮ KÝ CỦA CÁN BỘ HƯỚNG DẪN 62 ... VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG VĂN THỊ MỸ ĐỨC 2.1 Khái qt Văn phòng Cơng chứng Văn Thị Mỹ Đức 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Văn phòng Cơng chứng Văn Thị Mỹ Đức Văn phòng. .. Lưu trữ Chương Thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ Văn phòng cơng chứng Văn Thị Mỹ Đức Chương Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác Văn thư – Lưu trữ Văn phòng cơng chứng Văn Thị Mỹ Đức. .. thực tiễn công tác Văn thư - Lưu trữ quan để phục vụ cho công tác quản lý, điều hành Văn phòng cơng chứng Văn Thị Mỹ Đức Phạm vi khảo sát tài liệu lưu trữ Văn phòng cơng chứng Văn Thị Mỹ Đức giai