Hoàn thiện quy trình nghiên cứu, đánh giá hệ thống KSNB chu kỳ mua hàng thanh toán trong kiểm toán BCTC do công ty TNHH hãng kiểm toán AASC thực hiện

QUY TRÌNH NGHIÊN CỨU, ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU KỲ MUA HÀNG – THANH TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BCTC...25 1.3.1...Ý nghĩa của việc nghiên cứu, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ ch

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, các số liệu, kết quả nêu trong luận văn tốt nghiệp là trung thực xuất phát từ tình hình thực tế của đơn vị thực tập.

Hoàng Lương Nhân

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT vi

MỞ ĐẦU 9

CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUY TRÌNH NGHIÊN CỨU, ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU KỲ MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH 12

1.1 KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 12

1.1.1 Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ 12

1.1.2 Mục đích của việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ tại các đơn vị 13

1.1.3 Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ 14

1.1.4 Những hạn chế cố hữu của hệ thống kiểm soát nội bộ 21

1.2 KHÁI QUÁT VỀ CHU KỲ MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 22

1.2.1 Đặc điểm, nội dung của Chu kỳ mua hàng – thanh toán 22

1.2.2 Chức năng của chu kỳ mua hàng – thanh toán 23

1.2.3 Kiểm soát nội bộ chu kỳ mua hàng - thanh toán 16

1.3 QUY TRÌNH NGHIÊN CỨU, ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU KỲ MUA HÀNG – THANH TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BCTC 25

1.3.1 Ý nghĩa của việc nghiên cứu, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ chu kỳ mua hàng thanh toán trong kiểm toán BCTC 26

1.3.2 Quy trình nghiên cứu, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ Chu kỳ mua hàng

thanh toán trong kiểm toán BCTC 27

CHƯƠNG 2:THỰC TRẠNG QUY TRÌNH NGHIÊN CỨU, ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU KỲ MUA HÀNG THANH TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BCTC DO CÔNG TY TNHH HÃNG KIỂM TOÁN AASC THỰC HIỆN 35

2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH HÃNG KIỂM TOÁN AASC 35

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của AASC 35

2.1.2 Tổ chức bộ máy quản lý của AASC 36

2.1.3 Các dịch vụ chính của AASC 37

2.1.4 Kết quả kinh doanh của AASC Error! Bookmark not defined. 2.1.5 Khát quát quy trình kiểm toán BCTC của AASC 38

2.2.THỰC TRẠNG QUY TRÌNH NGHIÊN CỨU, ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU KỲ MUA HÀNG THANH TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BCTC DO AASC THỰC HIỆN 40

2.2.1 Giai đoạn tiền kế hoạch chấp nhận khách hàng và đánh giá rủi ro hợp đồng

41

2.2.2 Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán 45

2.2.3 Giai đoạn thực hiện kế hoạch kiểm toán 69

2.2.4 Giai đoạn kết thúc kiểm toán 73

CHƯƠNG 3:PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NGHIÊN CỨU, ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU KỲ MUA HÀNG – THANH TOÁN DO AASC THỰC HIỆN 74

3.1 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG QUY TRÌNH NGHIÊN CỨU, ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU KỲ MUA HÀNG – THANH TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BCTC DO AASC THỰC HIỆN 74

3.1.1 Ưu điểm 74

3.1.2 Hạn chế 77

3.1.3 Nguyên nhân của hạn chế 80

3.2 SỰ CẦN THIẾT VÀ YÊU CẦU HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NGHIÊN CỨU, ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU KỲ MUA HÀNG – THANH TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BCTC DO AASC THỰC HIỆN 81

3.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện 81

3.2.2 Yêu cầu hoàn thiện 84

3.3 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NGHIÊN CỨU, ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU KỲ MUA HÀNG – THANH TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BCTC DO AASC THỰC HIỆN 87

3.3.1 Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán 87

3.3.2 Giai đoạn thực hiện kế hoạch kiểm toán 88

3.3.3 Giai đoạn kết thúc kiểm toán 89

3.4 ĐIỀU KIỆN THỰC HIỆN GIẢI PHÁP 90

3.4.1 Đối với cơ quan quản lý nhà nước 90

3.4.2 Đối với hiệp hội nghề nghiệp 91

3.4.3 Đối với Công ty TNHH Hãng Kiểm toán AASC 92

KẾT LUẬN 94

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 96

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

AASC : Công ty TNHH Hãng Kiểm toán AASC

BCTC : Báo cáo tài chính

HTK : Hàng tồn kho

KSNB : Kiểm soát nội bộ

KTV : Kiểm toán viên

DANH MỤC CÁC HÌN

Hình 1.1 Quy trình nghiên cứu, đánh giá hệ thống ksnb Chu kỳ mua hàng, thanh toán trong kiểm toán BCTC 34 Hình 2.1: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Hãng Kiểm toán AASC

Error! Bookmark not defined.

Hình 2.2 Các dịch vụ do AASC cung cấp 37

Hình 2.3 Quy trình kiểm toán của AASC Error! Bookmark not defined.

Hình 2.4 Quy trình nghiên cứu, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ Chu kỳ mua hàng – thanh toán Chu kỳ mua hàng thanh toán của AASC 39

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài:

Nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa ngày càng thích nghi

và phát triển đã làm cho nền kinh tế của nước ta liên tục tăng trưởng trongnhiều năm gần đây Đặc biệt với sự kiện Việt Nam trở thành thành viên chínhthức của tổ chức thương mại thế giới WTO đã đặt ra những cơ hội và tháchthức mới cho kinh tế nước nhà Cùng với sự bùng nổ của thị trường chứngkhoán thì kiểm toán đã trở thành một đòi hỏi tất yếu của nền kinh tế nóichung và các doanh nghiệp nói riêng khi kinh doanh cũng như tham gia vàothị trường chứng khoán

Trước tình hình trên, kiểm toán ra đời và phát triển như một nhu cầu tấtyếu cho việc kiểm tra tính trung thực của các báo cáo tài chính (BCTC) qua

đó tạo niềm tin cho các nhà đầu tư, tư vấn và đóng góp ý kiến điều chỉnhnghiệp vụ, nâng cao hiệu quả và năng lực quản lý

Ở Việt Nam kiểm toán cũng rất được quan tâm Đến nay tại nước ta có hơn

150 công ty kiểm toán đang hoạt động, số lượng và chất lượng của hoạt độngkiểm toán ngày một tăng lên, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp và người sửdụng thông tin

Trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, chu kỳ mua hàngthanh toán là một trong số những chu kỳ quan trọng của doanh nghiệp với sốlượng nghiệp vụ nhiều, giá trị lớn, liên quan đến nhiều chỉ tiêu được trình bàytrên báo cáo tài chính của đơn vị Do vậy, quy trình nghiên cứu, đánh giá hệthống kiểm soát nội bộ chu kỳ mua hàng thanh toán là bước công việc vôcùng quan trọng trong kiểm toán báo cáo tài chính

Khi tiến hành một cuộc kiểm toán BCTC, các kiểm toán viên (KTV) sẽ tiếnhành nhiều bước công việc, một trong các công việc đó là quy trình nghiên

Lý do mà KTV phải nghiên cứu, đánh giá hệ thống KSNB trong kiểm toánBCTC đó là góp phần giúp KTV có thể đưa ra ý kiến tư vấn giúp khách hàngkhắc phục những nhược điểm của hệ thống KSNB chu kỳ mua hàng thanhtoán, nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

Sau một thời gian thực tập tại AASC, nhận thức tầm quan trọng của việcnghiên cứu, đánh giá hệ thống KSNB chu kỳ mua hàng – thanh toán trong

kiểm toán BCTC, em quyết định chọn đề tài “Hoàn thiện quy trình nghiên cứu, đánh giá hệ thống KSNB chu kỳ mua hàng thanh toán trong kiểm toán BCTC do Công ty TNHH Hãng kiểm toán AASC thực hiện” làm đề

tài luận văn tốt nghiệp

2 Mục đích của đề tài:

Mục đích nghiên cứu đề tài này nhằm:

(i) Làm rõ nội hàm lý luận cơ bản về quy trình nghiên cứu, đánh giá hệthống KSNB chu kỳ mua hàng thanh toán trong kiểm toán BCTC;

(ii) Làm rõ thực trạng quy trình trình nghiên cứu, đánh giá hệ thống KSNBchu kỳ mua hàng thanh toán trong kiểm toán BCTC do AASC thực hiện;

(iii) Đánh giá thực trạng và đưa ra một số kiến nghị nhằm nâng cao chấtlượng và hiệu quả của quy trình nghiên cứu, đánh giá hệ thống KSNB chu kỳmua hàng thanh toán trong kiểm toán BCTC do AASC thực hiện

3 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là quy trình nghiên cứu, đánh giá hệ thốngKSNB chu kỳ mua hàng thanh toán trong kiểm toán BCTC Phạm vi nghiêncứu là quy trình nghiên cứu, đánh giá hệ thống KSNB chu kỳ mua hàng thanhtoán trong kiểm toán BCTC do AASC thực hiện

4 Phương pháp nghiên cứu:

Phương pháp luận chung: Việc nghiên cứu đề tài dựa trên phương pháp

luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử

Phương pháp nghiên cứu cụ thể: Luận văn sử dụng tổng hợp các phương pháp

như: Phân tích, tổng hợp lý thuyết, thống kê, so sánh, nghiên cứu tài liệu,

5 Kết cấu đề tài:

Ngoài Mở đầu và Kết luận, luận văn được chia làm 3 chương:

Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về quy trình nghiên cứu, đánh giá

hệ thống KSNB chu kỳ mua hàng thanh toán trong kiểm toán BCTC

Chương 2: Thực trạng quy trình nghiên cứu, đánh giá hệ thống KSNB chu

kỳ mua hàng thanh toán trong kiểm toán BCTC do AASC thực hiện

Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình nghiên cứu, đánhgiá hệ thống KSNB chu kỳ mua hàng thanh toán trong kiểm toán BCTC doAASC thực hiện

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUY TRÌNH NGHIÊN CỨU, ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU KỲ MUA HÀNG

VÀ THANH TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH

1.1 KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANHNGHIỆP

1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ

Mỗi một doanh nghiệp muốn hoạt động hiệu quả và không ngừng lớn mạnhđều phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) tốt Đây là điều mà tất

cả các nhà quản lý quan tâm và mong muốn.Vậy hệ thống KSNB là gì?

Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315: “Xác định và đánh giá rủi ro có saisót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường của

đơn vị” nêu rõ “Kiểm soát nội bộ: là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc

và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sựđảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo

độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuânthủ pháp luật và các quy định có liên quan” Thuật ngữ “kiểm soát” được hiểu

là bất cứ khía cạnh nào của một hoặc nhiều thành phần của KSNB

Theo giáo trình “Lý thuyết kiểm toán” của Học viện Tài chính, hệ thốngKSNB được hiểu là: “Hệ thống bao gồm toàn bộ các chính sách, các bướckiểm soát và các thủ tục kiểm soát được thiết lập nhằm mục đích quản lý vàđiều hành hoạt động của đơn vị”

Như vậy hệ thống KSNB được chính các doanh nghiệp tự thiết lập nhằm đạtmục tiêu quản lý, điều hành KSNB là một chức năng ở bên trong của tổ chức,hoạt động liên tục cùng với sự hình thành và phát triển của các doanh nghiệp.Nếu không xây dựng và vận hành hệ thống KSNB các hoạt động của doanh

nghiệp sẽ không được kiểm soát, dẫn đến hiệu quả hoạt động không cao, vìthế mà báo cáo tài chính (BCTC) được lập ra không tin cậy.

1.1.2 Mục đích của việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ tại các đơn vị

Mỗi nhà quản lý muốn doanh nghiệp được kiểm soát theo những cách khácnhau Nhưng nhìn chung, việc thiết lập hệ thống KSNB đều nhằm những mụcđích sau đây:

Thứ nhất: Nhằm bảo vệ tài sản, sổ sách và thông tin.

Đây là mục đích đầu tiên và cũng là quan trọng mà các nhà quản lý quantâm Mọi hệ thống KSNB đều phải đạt được mục tiêu này.Tài sản là nguồnlực kinh tế của doanh nghiệp, sổ sách kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tếtài chính phát sinh, bảo vệ tài sản và sổ sách rất cần thiết và quan trọng Ngàynay đối với nhiều doanh nghiệp còn có những thông tin kinh tế tài chính cầnđược giữ bí mật, chẳng hạn như: bí quyết kinh doanh, bí mật kinh doanh, Dovậy một hệ thống KSNB tốt để đảm bảo những thông tin này đôi khi còn làvấn đề sống còn với doanh nghiệp

Thứ hai: Nhằm thúc đẩy việc tuân thủ pháp luật.

Trong quá trình sản xuất kinh doanh, mọi doanh nghiệp đều phải tiến hànhtrong khuôn khổ của pháp luật Để duy trì và đảm bảo rằng mọi hoạt động màđơn vị tiến hành không vi phạm pháp luật, cần có một hệ thống KSNB theodõi, giám sát và thúc đẩy việc tuân thủ pháp luật trong tất cả các hoạt độngsản xuất kinh doanh được tiến hành

Thứ ba: Nhằm tăng cường tính hiệu lực, hiệu quả về mặt điều hành và sử dụng các nguồn lực trong đơn vị.

Các nguồn lực đều khan hiếm nên phải quản lý và sử dụng các nguồn lựcmột cách vừa tiết kiệm lại hiệu quả Hệ thống KSNB sẽ giám sát chặt chẽ quy

chỉ ra những hạn chế trong quá trình sử dụng nguồn lực nhằm tăng cường tínhhiệu lực, hiệu quả về mặt điều hành và sử dụng các nguồn lực.

Thứ tư: Nhằm cung cấp thông tin đáng tin cậy và lập BCTC trung thực, hợp lý.

Ngày càng nhiều đối tượng muốn quan tâm đến các thông tin do doanhnghiệp công khai, để đưa ra những quyết định kinh tế đúng đắn Một trong sốnhững điều được quan tâm là tính trung thực của những thông tin đó Nếu mộtđơn vị muốn có một BCTC như vậy, trước tiên họ phải có những thông tinkinh tế được ghi chép trung thực và tin cậy Đó cũng là một trong những mụcđích khi đơn vị thiết lập hệ thống KSNB

1.1.3 Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống KSNB được cấu tạo bởi ba bộ phận, đó là môi trường kiểm soát,

hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát

1.1.3.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm những yếu tố ảnh hưởng có tính bao trùmđến việc thiết kế và vận hành của các quá trình KSNB gồm cả hệ thống kếtoán và các nguyên tắc, quy chế, thủ tục kiểm soát cụ thể Một môi trườngkiểm soát tốt chưa thể đảm bảo là toàn bộ hệ thống KSNB là tốt Song mộtmôi trường kiểm soát không thuận lợi sẽ ảnh hưởng lớn đến hiệu lực và hiệuquả của hệ thống KSNB Môi trường kiểm soát bao gồm rất nhiều yếu tố ảnhhưởng lẫn nhau nhưng có thể khái quát thành những yếu tố chính sau:

Đặc thù về quản lý

Đặc thù quản lý chỉ những quan điểm, triết lý và phong cách điều hành và quản

lý của mỗi nhà lãnh đạo của đơn vị Do vậy họ sẽ có sự chỉ đạo và mong muốnkhác nhau về mục tiêu phát triển của doanh nghiệp, cũng như họ đánh giá tầmquan trọng của hệ thống KSNB ở những mức độ khác nhau Các quan điểm của

các nhà quản lý sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các quy định cũngnhư các cách thức tổ chức kiểm tra, kiểm soát trong doanh nghiệp.

Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức trong một đơn vị phản ánh việc phân chia quyền lực, tráchnhiệm và nghĩa vụ của các nhân viên cũng như mối quan hệ hợp tác, phốihợp, kiểm soát và chia sẻ thông tin lẫn nhau giữa các thành viên Cơ cấu tổchức nếu được xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ra môitrường kiểm soát tốt Cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo một hệ thống xuyênsuốt, trơn tru từ cấp trên xuống cấp dưới trong việc ban hành, triển khai cácquyết định cũng như kiểm tra giám sát việc thực hiện các quyết định đó trongtoàn bộ các khâu của doanh nghiệp Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phầnngăn ngừa một cách hiệu quả các hành vi gian lận, sai sót trong quá trình hoạtđộng kinh doanh của doanh nghiệp

Chính sách nhân sự

Đội ngũ nhân viên trong đơn vị là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểmsoát và là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát của đơn vị Nếunhân viên có năng lực và sự tin cậy, nhiều quá trình kiểm soát có thể khôngcần thực hiện mà vẫn đảm bảo được các mục tiêu đề ra của KSNB Ngược lại,mặc dù doanh nghiệp có thiết kế và vận hành các các chính sách và thủ tụckiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viên có năng lực chuyên môn thấp

và thiếu trung thực, đạo đức kém thì hệ thống KSNB cũng không thể phát huyhiệu quả

Công tác kế hoạch

Một hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ,thu chi quỹ, kế hoạch đầu tư, dự toán đầu tư, sửa chữa tài sản cố định(TSCĐ), đặc biệt là kế hoạch tài chính có chứa những ước tính cân đối tình

những nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát Nếu việc lập và thựchiện các kế hoạch này được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kếhoạch và dự toán đó sẽ trở thành một công cụ kiểm soát rất hữu hiệu.

Bộ phận kiểm toán nội bộ

Những đơn vị có quy mô lớn, quy trình sản xuất kinh doanh phức tạp rất cần có

bộ phận này Chức năng chủ yếu của họ là giám sát, kiểm tra và đánh giá mộtcách thường xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị Đơn vị sẽ có được nhữngthông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động nói chung, chất lượng công táckiểm soát nói riêng Điều rất quan trọng với hoạt động của bộ phận này là phảiđảm bảo được tính độc lập với các bộ phận khác trong đơn vị

Các nhân tố bên ngoài

Ngoài các nhân tố bên trong doanh nghiệp, môi trường kiểm soát chung củamột doanh nghiệp còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài khác Các nhân tốnày tuy không thuộc sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởngrất lớn đến các nhân tố vừa nêu trên như thái độ, phong cách điều hành củacác nhà quản lý cũng như sự thiết kế và vận hành các quy chế và thủ tụcKSNB Nhóm các nhân tố này thường bao gồm: Sự kiểm soát của các cơ quanchức năng Nhà nước, ảnh hưởng của các bên chủ nợ, môi trường pháp lý vàđường lối phát triển của Nhà nước nói chung,

1.1.3.2 Hệ thống kế toán

Hệ thống kế toán là hệ thống dùng để nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ,

xử lý, tổng hợp và lập báo cáo về các thông tin kinh tế, tài chính ở đơn vị Làmắt xích quan trọng trong hệ thống KSNB, hệ thống kế toán có hiệu quả phảigóp phần đạt được những mục tiêu hoạt động của hệ thống KSNB Nhữngyếu tố chính trong hệ thống kế toán của đơn vị gồm:

Chứng từ

Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính của đơn vị khi phát sinh đều phải có chứng

từ chứng mình và kế toán phải ghi sổ đầy đủ Chứng từ là vật mang tin về cácnghiệp vụ, phản ánh nghiệp vụ đã được tổng hợp, ghi chép Để lập một BCTCđảm bảo độ tin cậy, thì phải dựa trên chứng từ và sổ sách đầy đủ, trung thực

Do đó bảo quản, kiểm soát chứng từ là hết sức quan trọng Mọi chứng từ củađơn vị đều phải đảm bảo những nguyên tắc cơ bản sau:

- Thứ nhất: Chứng từ phải được đánh số liên tiếp

Nhằm giúp kiểm soát việc bỏ sót, ghi trùng, gian lận, khi lập và ghi chépchứng từ Ngoài ra nó còn giúp thuận tiện trong việc lưu và tìm kiếm chứng

- Thứ ba: Chứng từ phải rõ ràng, dễ hiểu, không tẩy xóa, sửa chữa

Nhằm đảm bảo có thể hiểu nội dung chứng từ một cách đúng đắn và dễdàng nhất, tránh nhầm lẫn không đáng có

- Thứ tư: Chứng từ phải được thiết kế cho nhiều công dụng và thể hiệntối đa mức độ KSNB

Hệ thống tài khoản

Trong hoạt động KSNB, hệ thống tài khoản có tác dụng kiểm soát luồng

đi của các thông tin theo các nội dung đã được phân loại Còn trong kế toán,

hệ thống tài khoản giúp phân loại và kiểm soát thông tin từ khi chúng phátsinh đến khi chúng được tập hợp, phân loại đi tới đúng nội dung các chỉ tiêu,các khoản mục trên BCTC

Các đơn vị căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán quy định trong chế độ

kế toán doanh nghiệp, tiến hành nghiên cứu, vận dụng và chi tiết hóa hệ thốngtài khoản kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất, kinh doanh, yêu cầu quản lýcủa từng ngành, từng đơn vị, nhưng phải phù hợp với nội dung, kết cấu vàphương pháp hạch toán của các tài khoản tổng hợp tương ứng

Sổ kế toán

Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh

tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian cóliên quan đến đơn vị Mỗi đơn vị chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ

kế toán năm Sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết

Sổ kế toán tổng hợp, gồm: Sổ Nhật ký, Sổ Cái,

Sổ kế toán chi tiết, gồm: Sổ, thẻ kế toán chi tiết,

Sổ kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cánhân giữ và ghi sổ Số kế toán giao cho nhân viên nào thì nhân viên đó phảichịu trách nhiệm về những điều ghi trong sổ và việc giữ sổ trong suốt thờigian dùng sổ Ngoài việc có đầy đủ các sổ kế toán thích hợp, thì nguyên tắcquan trọng là việc ghi sổ kế toán phải có chứng từ hợp lý và hợp lệ

Báo cáo kế toán

Các nghiệp vụ phát sinh, sau quá trình ghi nhận, phân loại, ghi chép, cuốicùng phải được tổng hợp theo những chỉ tiêu tài chính và được trình bày vàobáo cáo kế toán phù hợp Hệ thống báo cáo kế toán nhìn chung gồm hai loại: BCTC: Để cung cấp thông tin về tình hình tài chính, tình hình kinh doanh vàcác luồng tiền của của một doanh nghiệp, cơ quan Nhà nước và nhu cầu củanhững người sử dụng trong việc đưa ra các quyết định kinh tế

Báo cáo quản trị: Chủ yếu cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản trị nội

bộ đơn vị Tùy theo yêu cầu của nhà quản lý mà kế toán lập ra như: Báo cáogiá thành, báo cáo sản phẩm tiêu thụ,

1.1.3.3 Các nguyên tắc và thủ tục kiểm soát

Các nguyên tắc kiểm soát

Ba nguyên tắc trong việc thiết lập hệ thống KSNB có hiệu quả là : Phâncông, phân nhiệm; bất kiêm nhiệm; và phê chuẩn, ủy quyền

Nguyên tắc “Phân công, phân nhiệm”: Theo nguyên tắc này, công việc vàtrách nhiệm cần được phân chia cho nhiều nhân viên khác nhau trong một bộphận hay nhiều bộ phận trong một tổ chức Mục đích của sự phân chia này làkhông để một cá nhân hay một bộ phận nào được thực hiện hoàn toàn cácbước của một nghiệp vụ từ khâu đầu đến khâu cuối Đồng thời việc phân côngphân nhiệm rõ ràng sẽ tạo ra sự chuyên môn hoá trong công việc, sai sót ítxảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện do có sự kiểm tra chéo

Nguyên tắc “ Bất kiêm nhiệm”: Bất kiêm nhiệm là sự cách ly thích hợp vềtrách nhiệm Nguyên tắc này bổ sung cho nguyên tắc phân công phân nhiệm

rõ ràng Theo đó quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong cácnghiệp vụ có liên quan đến nhau nhằm ngăn ngừa các sai phạm, gian lận và

hành vi lạm dụng quyền hạn Nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt về trách

nhiệm đối với một số công việc như: Trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ vớitrách nhiệm ghi chép sổ kế toán, trách nhiệm bảo quản tài sản với trách nhiệmghi chép sổ kế toán, trách nhiệm xét duyệt với trách nhiệm ghi chép sổ kếtoán,

Nguyên tắc “ Phê chuẩn, ủy quyền”: Để thỏa mãn các mục tiêu kiểm soát thìtất cả các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn Phê chuẩn là biểuhiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một công việc trong một phạm

vi nhất định Quá trình ủy quyền được tiếp tục thực hiện xuống cấp thấp hơntạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làmmất tính tập trung của đơn vị

Sự phê chuẩn được thực hiện qua hai loại là phê chuẩn chung và phê chuẩn

cụ thể:

Sự phê chuẩn chung: Được thực hiện thông qua việc xây dựng các chính

sách chung về những mặt hoạt động cụ thể cho các cán bộ cấp dưới tuân thủ

Sự phê chuẩn cụ thể: Được thực hiện theo từng nghiệp vụ kinh tế riêng.

Đối với một số nghiệp vụ kinh tế, Ban quản trị không muốn xây dựng mộtchính sách phê chuẩn chung, thay vào đó Ban quản trị sẽ thực hiện phê chuẩntrực tiếp cho từng trường hợp riêng biệt

Sự ủy quyền được thực hiện theo một trong hai hình thức đó là ủy quyềnthường xuyên hoặc ủy quyền tạm thời

Uỷ quyền thường xuyên: là sự uỷ quyền trong cả một nhiệm kỳ theo một

- Kiểm soát trực tiếp: Là các thủ tục, quy chế, quá trình kiểm soát được

thiết lập nhằm trực tiếp đáp ứng các mục tiêu chi tiết của kiểm soát Bao gồm:

 Kiểm soát bảo vệ tài sản, thông tin: Là các biện pháp quy chếkiểm soát nhằm bảo đảm an toàn về tài sản và các thông tin trongđơn vị

 Kiểm soát xử lý: Là lọai kiểm soát được đặt ra để trong quá trình

xử lý các nghiệp vụ kinh tế đảm bảo rằng nghiệp vụ đó xảy ra vàviệc ghi chúng vào sổ kế toán là đúng đắn

 Kiểm soát quản lý: Là việc kiểm soát các hoạt động riêng lẻ donhững nhân viên độc lập với người thực hiện hoạt động đó tiến hành

- Kiểm soát tổng quát: Là sự kiểm soát tổng thể đối với nhiều hệ thống,

nhiều công việc khác nhau Trong môi trường tin học, kiểm soát tổngquát trước hết thuộc về chức năng kiểm soát của phòng điện toán Đốivới những đơn vị có sử dụng hệ thống vi tính, tin học trong công tác kếtoán thì công việc kiểm soát cần phải sử dụng đến những chuyên gia có

am hiểu về công nghệ thông tin

1.1.4 Những hạn chế cố hữu của hệ thống kiểm soát nội bộ

Các chính sách, các thủ tục kiểm soát hay quy trình kiểm soát mà đơn vịthiết lập không thể đạt tới mức độ hoàn chỉnh mà chỉ có thể đảm bảo ở mức

độ hợp lý Các thông tin của đơn vị để lập BCTC do vậy cũng không thểchính xác tuyệt đối Nói một cách khác hệ thống KSNB luôn tồn tại nhữnghạn chế cố hữu Đó là:

Chi phí cho hệ thống KSNB không được vượt quá những lợi ích mà hệ thống mang lại: Nói một cách khác chi phí dành cho hệ thống KSNB là giới

hạn, một đơn vị thường không thể bỏ ra một khoản chi phí quá lớn dành choviệc xây dựng và duy trì hệ thống KSNB của mình và chi phí cho hệ thốngKSNB cũng không được vượt quá những lợi ích mà hệ thống mang lại

Các đơn vị thường xây dựng hệ thống KSNB ngay từ khi đơn vị mới thành lập và ít có sự điều chỉnh thường xuyên: Sự phát triển của doanh nghiệp, cùng

với các thay đổi về tổ chức quản lý, ngành nghề kinh doanh làm cho hệ thốngKSNB trở nên lạc hậu Những quy chế kiểm soát lại được thiết lập cho việcquản lý, ghi chép các nghiệp vụ thường xuyên, lặp đi lặp lại hơn là các nghiệp

vụ mới mẻ

Sai sót xuất phát từ con người khi tiến hành hoạt động KSNB: Có thể do

người làm đãng trí hoặc nhầm lẫn trong quá trình tiến hành các hoạt độngKSNB là dẫn đến thông tin được cung cấp có sai sót

Có sự thông đồng giữa các thành viên trong ban quản lý hoặc nhân viên với những người khác ở trong và ngoài đơn vị mà hệ thống KSNB không phát hiện được: Khi có sự thông đồng giữa một nhóm các thành viên trực thuộc

chính đơn vị, dù hệ thống KSNB đã được thiết lập chặt chẽ thì để phát hiện ranhững hành vi có chủ ý này cũng rất khó

Nhân viên thực hiện nhiệm vụ kiểm soát lại lạm dụng quyền hạn của bản thân để tạo ra những gian lận: Các gian lận thường khó phát hiện hơn sai sót

vì đó là hành vi có chủ ý Nếu gian lận này lại được thực hiện bởi chínhnhững người thực hiện nhiệm vụ này, thì khả năng thông tin bị sai lệch đáng

kể là rất cao

1.2 KHÁI QUÁT VỀ CHU KỲ MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONGDOANH NGHIỆP

1.2.1 Đặc điểm, nội dung của chu kỳ mua hàng – thanh toán

Chu kỳ mua hàng và thanh toán bao gồm các quyết định và các quá trìnhcần thiết để có hàng hóa và dịch vụ phục vụ cho hoạt động sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp Đối với bất kì doanh nghiệp nào, điểm khởi đầu củaquá trình sản xuất, kinh doanh luôn là quá trình mua hàng Đối với doanhnghiệp sản xuất, mua hàng ở đây là mua các nguyên vật liệu, công cụ dụngcụ… phục vụ cho quá trình sản xuất tạo ra thành phẩm, còn đối với doanhnghiệp thương mại, mua hàng là mua các hàng hóa phục vụ cho việc kinhdoanh của doanh nghiệp Quá trình mua hàng luôn đi đôi với việc thanh toán

Do vậy, chu kỳ mua hàng và thanh toán là một trong bốn chu kỳ kinh doanhquan trọng của doanh nghiệp

Nhìn chung, chu kỳ mua hàng – thanh toán bắt đầu bằng sự khởi xướngcủa đơn đặt hàng mua của người có trách nhiệm cần hàng hóa hay dịch vụ đó

và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hóa hay dịch vụnhận được Các bước chủ yếu trong chu kỳ này như sau:

Xử lý các đơn đặt mua hàng hóa hay dịch vụ

Nhận hàng hóa hay dịch vụ

Ghi nhận các khoản nợ người bán

Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán

1.2.2 Chức năng của chu kỳ mua hàng – thanh toán

Với đặc trưng, bản chất của chu kỳ mua hàng – thanh toán, chức năng cụthể như sau:

• Xử lý các đơn đặt mua hàng hóa hay dịch vụ

Đơn đặt mua hàng hàng là điểm bắt đầu của toàn bộ quy trình Thôngthường nội dung đơn đặt mua hàng sẽ là đề nghị về mua hàng (chủng loại,quy cách, số lượng…) và theo một phương thức cụ thể (giao hàng, thanhtoán…) Xử lý đơn đặt hàng là việc xem xét lời đề nghị của người mua và cânđối với khả năng đáp ứng của bên bán để chấp nhận (phê duyệt) đối với đơnđặt hàng đó Tất cả các nghiệp vụ mua hàng phải có sự phê chuẩn của nhữngngười có thẩm quyền để đảm bảo hàng mua đúng mục đích, tránh việc muahàng quá nhiều hoặc mua hàng không cần thiết Đồng thời, công ty cần để rađịnh mức dự trữ hàng tồn kho đối với mỗi mặt hàng để bảo đảm hoạt độngsản xuất kinh doanh được diễn ra bình thường Sau khi phê duyệt, đơn đặthàng được gửi cho người bán ghi rõ mặt hàng mua, mức giá, thời gian nhậnhàng, trong một số trường hợp đòi hỏi phải ký kết hợp đồng kinh tế

• Nhận hàng hóa hay dịch vụ

Nhận hàng hoá là điểm quyết định trong chu kỳ vì đây là thời điểm đơn

vị thừa nhận một khoản nợ đối với người bán trên sổ sách kế toán Khi nhậnhàng hoá, dịch vụ đòi hỏi có sự kiểm tra mẫu mã, số lượng, thời gian đến vàđiều kiện liên quan Sau khi nhận hàng, lập biên bản hay báo cáo nhận hàngnhư một bằng chứng của sự nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá Sau đó gửi

cho thủ kho và kế toán vật tư để làm cơ sở ghi chép và phản ánh sổ sách kếtoán.

• Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán

Hoá đơn mua hàng thường do kế toán các khoản phải trả lưu giữ chođến khi thanh toán Việc thanh toán thường được thực hiện bằng uỷ nhiệmchi, séc hoặc tiền mặt Những chứng từ sau khi đã được sử dụng để thanh toánthì cần được đánh dấu “đã thanh toán” để đảm bảo các chứng từ không được

sử dụng lại Giấy báo Nợ của ngân hàng hoặc Phiếu chi là chứng từ dùng đểghi sổ nghiệp vụ thanh toán Hầu hết các ngân phiếu thanh toán được ghi và

sổ nhật ký chi tiền mặt

1.2.3 Kiểm soát nội bộ chu kỳ mua hàng – thanh toán

Hệ thống KSNB chu kỳ mua hàng – thanh toán là một phần quan trọngtrong hệ thống KSNB của đơn vị được kiểm toán Thông qua việc đánh giá về

hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu kỳ mua hàng và thanh toán, KTV cóthể giảm bớt các thủ tục kiểm toán cơ bản đối với chu kỳ nếu hệ thống kiểmsoát nội bộ đối với chu kỳ mua hàng và thanh toán là hiệu quả Ngược lại, nếu

hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu kỳ mua hàng và thanh toán mà khôngtồn tại hoặc hoạt động kém hiệu quả thì KTV sẽ có định hướng rõ ràng về cácthủ tục kiểm toán bổ sung

Hệ thống KSNB chu kỳ mua hàng – thanh toán bao gồm 3 phần: Môi trườngkiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát Cụ thể:

- Môi trường kiểm soát

Đối với chu kỳ mua hàng và thanh toán, môi trường kiểm soát là các chínhsách, quyết định nói chung có ảnh hưởng đến quá trình mua hàng thanh toán,việc xử lý số liệu, việc ghi sổ, việc lập báo cáo…

- Hệ thống kế toán

Hệ thống kế toán trong chu kỳ mua hàng – thanh toán phải nhận biết, thuthập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ mua hàng, thanh toán mộtcách đầy đủ, chính xác, kịp thời Một hệ thống kế toán với chu kỳ mua hàng

và thanh toán hữu hiệu phải đảm bảo cho các mục tiêu sau:

Tính có thực: Hàng hóa và dịch vụ mua đã ghi sổ thì phải đảm bảo

Tính đúng đắn trong việc phản ánh quyền và nghĩa vụ: Hàng hóa

và dịch vụ mua vào phải thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp vàthể hiện đúng nghĩa vụ của doanh nghiệp

Tính đúng đắn trong việc phân loại trình bày: Đảm bảo số liệuđược phân loại đúng theo sơ đồ tài khoản của đơn vụ, và ghi nhậnđúng đắn ở các loại sổ sách có liên quan

Tính đúng kỳ: Việc ghi sổ các nghiệp vụ mua hàng và thanh toánphải đúng kỳ

Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: Số liệu kế toán củacác nghiệp vụ mua hàng cũng như thanh toán được ghi vào sổ phải

được cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên cácBCTC của doanh nghiệp.

1.3 QUY TRÌNH NGHIÊN CỨU, ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁTNỘI BỘ CHU KỲ MUA HÀNG – THANH TOÁN TRONG KIỂM TOÁNBCTC

1.3.1 Ý nghĩa của việc nghiên cứu, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ chu kỳ mua hàng thanh toán trong kiểm toán BCTC

KTV phải có những hiểu biết và đánh giá về hệ thống KSNB trong đó cóchu kỳ mua hàng thanh toán của khách hàng để lập kế hoạch kiểm toán tổngthể và chương trình kiểm toán thích hợp, hiệu quả Việc nghiên cứu, đánh giá

hệ thống KSNB có thể giúp KTV giải quyết những vấn đề sau đây:

Thứ nhất: KTV có thể dựa vào những thông tin có được về hệ thống KSNB

để giảm bớt khối lượng công việc kiểm toán Bởi vì, theo như trên thực tế, cácthông tin tài chính thường được xác minh nhiều lần Mối quan hệ này tạo điềukiện cho việc giảm bớt các thử nghiệm cơ bản nếu như KTV thấy các hệthống BCTC là đáng tin cậy, hiệu quả

Thứ hai: KTV cần phải dựa vào hệ thống KSNB để nâng cao chất lượng

và hiệu quả cuộc kiểm toán Bước công việc nghiên cứu, đánh giá hệthống KSNB có thể coi như bước công việc đầu tiên của KTV khi tiếnhành một cuộc kiểm toán Chất lượng của bước công việc này sẽ ảnhhưởng rất nhiều đến các công việc sau đó của KTV với khách hàng Việc

có một kết quả đánh giá hệ thống KSNB nhanh chóng, chính xác sẽ tạothuận lợi cho những bước công việc kiểm toán Ngoài ra những tư vấn củaKTV giúp khách hàng hoàn thiện hệ thống KSNB cũng góp phần nângcao chất lượng của cuộc kiểm toán BCTC.

Thứ ba: Chất lượng của cuộc kiểm toán liên quan chủ yếu đến việc thu thập

bằng chứng kiểm toán Để có thể đưa ra được nhận xét đúng đắn về BCTC,KTV phải thu thập bằng chứng kiểm toán đầy đủ và thích hợp Tính đầy đủcủa bằng chứng kiểm toán thường ảnh hưởng bởi quy mô mẫu chọn, quy mômẫu chọn chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố trong đó có hệ thống KSNB Chấtlượng của hệ thống KSNB cũng tác động lớn đến tính thích hợp của bằngchứng kiểm toán mà KTV thu được Bằng chứng kiểm toán thu thập từ một

hệ thống KSNB hoạt động có hiệu quả thì đáng tin cậy hơn từ một hệ thốngKSNB yếu kém

1.3.2 Quy trình nghiên cứu, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ chu

kỳ mua hàng thanh toán trong kiểm toán BCTC

Quy trình nghiên cứu, đánh giá hệ thống KSNB chu kỳ mua hàng thanh toánbao gồm nhiều bước công việc, tuy nhiên ta sẽ đi xem xét quy trình này dướigóc nhìn thông qua ba giai đoạn của cuộc kiểm toán BCTC: Lập kế hoạchkiểm toán, thực hiện kế hoạch kiểm toán, kết thúc kiểm toán

1.3.2.1 Lập kế hoạch kiểm toán

Việc tìm hiểu hệ thống KSNB chu kỳ mua hàng thanh toán trong giaiđoạn này chủ yếu thực hiện hai bước là:

Bước 1: Thu thập hiểu biết về hệ thống KSNB chu kỳ mua hàng thanhtoán của khách hàng

Bước 2: Đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát (RRKS)

(1) Thu thập hiểu biết về hệ thống KSNB của khách hàng

Mục đích: Các hiểu biết ban đầu về hệ thống KSNB chu kỳ mua hàng thanh

toán của khách hàng sẽ giúp KTV trả lời câu hỏi liệu rằng thiết kế của hệthống KSNB chu kỳ mua hàng thanh toán có đầy đủ, chặt chẽ và thích hợpkhông Một hệ thống KSNB chu kỳ mua hàng thanh toán hiệu quả, thì mặtthiết kế của hệ thống phải phù hợp với đặc điểm ngành nghề, lĩnh vực kinhdoanh Hệ thống KSNB phải có đầy đủ những quy định bao trùm toàn bộ cácnghiệp vụ mua hàng của đơn vị

Nội dung: Khi thu thập hiểu biết về hệ thống KSNB chu kỳ mua hàng thanh

toán của khách hàng, KTV phải đạt được ba yếu tố đó là: Môi trường kiểmsoát của đơn vị đối với chu kỳ, hệ thống kế toán chuyên trách, các nguyên tắc

và thủ tục kiểm soát đối với chu kỳ

Thủ tục: Những thủ tục có thể được sử dụng giúp KTV thu thập hiểu biết

về hệ thống KSNB chu kỳ mua hàng thanh toán đó là: Kinh nghiệm trước đâycủa KTV với khách hàng (nếu là khách hàng cũ); nghiên cứu những ghi chép,tài liệu của đơn vị về KSNB chu kỳ mua hàng thanh toán; quan sát các mặthoạt động và quá trình hoạt động của đơn vị liên quan đến quy trình mua hàng

và thanh toán;

Kết quả: Sau khi thu thập hiểu biết về hệ thống KSNB chu kỳ mua hàng

thanh toán, KTV có thể đưa ra đánh giá RRKS dự kiến đối với quy trình.Những hiểu biết của KTV về hệ thống KSNB chu kỳ mua hàng thanhtoán của khách hàng gồm:

Hiểu biết về môi trường kiểm soát: Những thông tin thu thập được về

môi trường kiểm soát giúp KTV đánh giá nhận thức, quan điểm, sự quan tâm

và hoạt động của Hội đồng quản trị, Ban giám đốc đơn vị đối với tầm quantrọng của hệ thống KSNB đặc biệt là chu kỳ mua hàng thanh toán

Những nội dung về môi trường kiểm soát chu kỳ mua hàng thanh toán

mà KTV cần hiểu biết: Chức năng, nhiệm vụ của Hội đồng quản trị, Ban giám

đốc và các phòng ban chức năng; Tư duy quản lý, phong cách điều hành củacác thành viên Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc; Cơ cấu tổ chức và quyềnhạn, trách nhiệm của các bộ phận trong hoạt động mua hàng và thanh toán;

Hệ thống kiểm soát của Ban quản lý, chức năng của kiểm toán nội bộ, cácchính sách và thủ tục liên quan đến nhân sự và phân định trách nhiệm chu kỳmua hàng thanh toán

Hiểu biết về hệ thống kế toán chu kỳ mua hàng thanh toán: Những hiểu

biết về hệ thống kế toán thường bao gồm: Hệ thống chứng từ, tài khoản và sổ

kế toán để ghi chép theo dõi các nghiệp vụ mua hàng thanh toán; nguồn gốc

và tính chất của các nghiệp vụ phát sinh; quy trình xử lý kế toán các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chu kỳ mua hàng thanh toán đến khi chúngđược hoàn thành và được tổng hợp, trình bày trên BCTC;

Hiểu biết về các thủ tục kiểm soát chu kỳ mua hàng thanh toán: Hiểu

biết về các thủ tục kiểm soát chu kỳ mua hàng thanh toán thông thường baogồm những hiểu biết về: Việc lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu,tài liệu liên quan đến quá trình mua hàng-thanh toán; việc kiểm tra tính chínhxác của các số liệu tính toán; việc kiểm tra chương trình ứng dụng và môitrường tin học; việc kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toánchi tiết; việc kiểm tra và phê duyệt các chứng từ kế toán, tài liệu kế toán; việcđối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài;

(2) Đánh giá ban đầu về RRKS

Thứ nhất: Đánh giá mức độ RRKS chu kỳ mua hàng thanh toán từ sự hiểu

biết đã thu thập được ( đánh giá ban đầu):

Sau khi đạt được những hiểu biết về mặt thiết kế của hệ thống KSNBchu kỳ mua hàng thanh toán của khách hàng, KTV sẽ đi tiến hành đánh giában đầu về RRKS đối với chu kỳ

Quy trình về đánh giá RRKS (đánh giá ban đầu) được thực hiện thông quacác bước sau:

Bước 1: Nhận diện các mục tiêu kiểm soát

Bước 2: Nhận diện các quá trình kiểm soát đặc thù

Bước 3: Nhận diện và đánh giá các nhược điểm, gồm: Nhận diện các quátrình kiểm soát hiện có; nhận diện sự vắng mặt của các quá trình kiểm soátchủ yếu; xác định khả năng các sai phạm trọng yếu có thể xảy ra; nghiên cứukhả năng của các qúa trình kiểm soát bù trừ

Thứ hai: Đánh giá khả năng liệu có một mức thấp hơn của RRKS chu kỳ

mua hàng thanh toán có thể thể được chứng minh:

Khi KTV cho rằng RRKS thực tế có thể thấp hơn nhiều so với đánh giá banđầu thì KTV phải đánh giá xem liệu có một mức RRKS thấp hơn có thể đượcchứng hay không?

Nếu KTV tin rằng một mức RRKS thấp hơn có thể được chứng minh thì cáckhảo sát kiểm soát cần phải thực hiện, và nếu khi thực hiện các khảo sát kiểmsoát mà kết quả chứng minh rằng RRKS là thấp hơn thì kết quả này rất có lợicho KTV trong việc điều chỉnh cho phép KTV tăng rủi ro phát hiện và có thểgiảm phạm vi, quy mô của các khảo sát cơ bản đối với chu kỳ mua hàngthanh toán Tuy nhiên những nội dung này chỉ xảy ra khi đến giai đoạn nàycủa cuộc kiểm toán, KTV tin rằng có một mức RRKS thấp hơn có thể đượcchứng minh Còn nếu đã có thể khẳng định không thể có mức RRKS thấphơn, thì KTV sẽ tiến hành luôn bước quyết định mức đánh giá thích hợp vềRRKS để sử dụng lập kế hoạch kiểm toán

Thứ ba: Quyết định mức đánh giá thích hợp về RRKS chu kỳ mua hàng

thanh toán sử dụng lập kế hoạch kiểm toán

Sau khi đã hoàn thành bước đánh giá ban đầu về RRKS chu kỳ mua hàngthanh toán và sau đó là xem xét xem liệu có một mức RRKS nào được chứng

minh hay không thì KTV phải quyết định mức đánh giá thích hợp về RRKSchu kỳ mua hàng thanh toán để sử dụng lập kế hoạch kiểm toán.

Đây là quyết định mang bản chất kinh tế của kiểm toán Vì nếu quyết địnhmức RRKS chu kỳ mua hàng thanh toán là thấp, thì KTV sẽ phải bỏ ra nhiềuthời gian và chi phí cho việc khẳng định mức RRKS chu kỳ mua hàng thanhtoán thấp, tức là tăng việc thu thập các bằng chứng kiểm toán chứng minh chođiều này Điều này cũng đồng nghĩa với việc các khảo sát cơ bản chu kỳ muahàng thanh toán phải giảm bớt đi để đảm bảo cân đối chi phí và thời gian chocuộc toán Nói cách khác, KTV đang phải cân nhắc giữa việc tăng cường chiphí cho các khảo sát kiểm soát nhằm giảm bớt chi phí cho các khảo sát cơ bảnnhưng vẫn đảm bảo được chất lượng của cuộc kiểm toán

Kết thúc bước công việc đánh giá ban đầu về RRKS chu kỳ mua hàng thanhtoán, KTV đã đưa ra được một mức RRKS để sử dụng cho giai đoạn tiếptheo

1.3.2.2 Thực hiện kế hoạch kiểm toán

Việc nghiên cứu, đánh giá hệ thống KSNB chu kỳ mua hàng thanh toán ởgiai đoạn này được thực hiện thông qua áp dụng hai kỹ thuật: Kỹ thuật điềutra hệ thống và các thử nghiệm chi tiết về kiểm soát

(1) Kỹ thuật điều tra hệ thống

Kỹ thuật điều tra hệ thống là việc kiểm tra chi tiết một loạt các nghiệp vụcùng loại được theo dõi, ghi chép từ đầu đến cuối của một hệ thống để xemxét, đánh giá các bước kiểm soát áp dụng trong hệ thống đó của đơn vị đượckiểm toán Kỹ thuật điều tra hệ thống chu kỳ mua hàng thanh toán giúp KTVđánh giá lại mức độ RRKS và thiết kế phương pháp kiểm toán tuân thủ mà cụthể là các thử nghiệm chi tiết về kiểm soát và qua đó điều chỉnh cả các thửnghiệm cơ bản

Trường hợp 1: Nếu RRKS chu kỳ mua hàng thanh toán được đánh giá là

cao, không có khả năng giảm được thì KTV không tiến hành các thử nghiệmchi tiết về kiểm soát nữa mà phải tiến hành ngay các thử nghiệm cơ bản đốivới chu kỳ này

Trường hợp 2: Nếu mức RRKS chu kỳ mua hàng thanh toán đánh giá

không cao hoặc KTV xét thấy có thể giảm được RRKS chu kỳ mua hàngthanh toán so với mức đã được đánh giá sơ bộ khi lập kế hoạch kiểm toánxuống mức thấp hơn, thì KTV sẽ tiến hành bước thực hiện các thử nghiệm chitiết về kiểm soát đối với chu kỳ này

(2) Các thử nghiệm chi tiết về kiểm soát chu kỳ mua hàng thanh toánThử nghiệm chi tiết về kiểm soát là các thử nghiệm được tiến hành để thu thậpbằng chứng về sự hữu hiệu của các quy chế KSNB và các bước kiểm soát đượctiến hành làm cơ sở cho việc thiết kế phương pháp kiểm toán cơ bản

Mục đích của các thử nghiệm chi tiết về kiểm soát chu kỳ mua hàng thanhtoán là nhằm thu thập các bằng chứng đánh giá mức độ tự tuân thủ các chínhsách và thủ tục KSNB chu kỳ mua hàng thanh toán đã được vạch ra Việcthực hiện các thử nghiệm chi tiết này chỉ áp dụng đối với các loại kiểm soát

có để lại dấu vết và bằng chứng như: Kiểm soát quản lý, kiểm soát xử lý,kiểm soát bảo vệ tài sản,

Khi thực hiện các thử nghiệm chi tiết, KTV có thể sử dụng đa dạng các kỹthuật kiểm toán như: Quan sát, phỏng vấn, kiểm tra tài liệu, làm lại,

Nếu việc thử nghiệm chi tiết về kiểm soát cho thấy hệ thống KSNB chu kỳmua hàng thanh toán của đơn vị là mạnh thì quy mô thử nghiệm cơ bản giảm

đi và ngược lại Tức là nếu mức RRKS chu kỳ mua hàng thanh toán thấp hơnđược chứng minh thì khi đó KTV có thể điều chỉnh tăng rủi ro phát hiện vàđiều chỉnh các khảo sát chính thức phù hợp với mức rủi ro phát hiện này Cònnếu RRKS chu kỳ mua hàng thanh toán thấp hơn không được chứng mình thì

KTV phải quyết định về mức rủi ro phát hiện gắn liền với mức tối đa củaRRKS chu kỳ mua hàng thanh toán, hoặc điều chỉnh mức RRKS chu kỳ muahàng thanh toán cao hơn mức kế hoạch ban đầu và điều chỉnh các khảo sátchính thức phù hợp với mức rủi ro phát hiện thấp hơn.

1.3.2.3 Kết thúc kiểm toán

Ở giai đoạn kết thúc kiểm toán, KTV xem xét lại các kết quả thu thập đượctrong các giai đoạn trước đó nhằm:

Thứ nhất: Đánh giá mức thỏa mãn trong kiểm soát

Thứ hai: Nhìn nhận những nhược điểm của hệ thống KSNB chu kỳ mua

hàng thanh toán của khách hàng để đưa ra những ý kiến tư vấn cho kháchhàng hoàn thiện hệ thống KSNB Việc này cũng rất có lợi cho KTV nếu đơn

vị là khách hàng lâu năm của công ty kiểm toán, khối lượng công việc phảilàm việc ở những năm sau kiểm toán vì vậy mà có thể giảm bớt Việc tư vấnnày có thể là cuộc trao đổi giữa KTV và khách hàng hoặc cũng có thể là vănbản chính thức của KTV (Thư quản lý) Thư quản lý là tài liệu rất được kháchhàng mong chờ sau mỗi cuộc cuộc toán

Khái quát về quy trình nghiên cứu, đánh giá hệ thống KSNB chu kỳ muahàng thanh toán trong kiểm toán BCTC trình bày trong hình 1.1: “Quy trìnhnghiên cứu, đánh giá hệ thống KSNB chu kỳ mua hàng thanh toán trong kiểmtoán BCTC” dưới đây:

Hình 1.1 Quy trình nghiên cứu, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ chu kỳ mua

hàng, thanh toán trong kiểm toán báo cáo cáo tài chính

Đạt được sự hiểu biết về cơ cấu KSNB chu

kỳ mua hàng thanh toán đủ để lập kế hoạch

hoặc rút khỏi hợp đồng

Không thể kiểm toán

Đánh giá liệu BCTC có thể kiểm toán được hay không?

Đánh giá mức độ của RRKS chu kỳ mua

hàng thanh toán

Đánh giá khả năng liệu có một mức độ thấp hơn của RRKS chu

kỳ mua hàng thanh toán có thể được chứng minh? Và chi phí để

đạt được sự chứng minh đó.

Quyết định mức thích hợp của RRKS chu kỳ mua hàng thanh toán phải sử

(2) Mức được chứng minh bằng sự hiểu

biết có được

(3) Mức thấp hơn khả dĩ có thể chứng minh được

Không chứng minh Mức RRKS chu kỳ mua

hàng thanh toán thấp hơn

có được chứng minhChứng minhĐiều chỉnh tăng RRPH đối với chu kỳ và điều chỉnh các khảo sát chính thức phù hợp với mức RRPH chu kỳ mua hàng thanh toán tăng lên này.

Quyết định về mức RRPH đối với chu kỳ mua

hàng thanh toán gắn liền với mức tối đa của

RRKS, chu kỳ hoặc điều chỉnh mức RRKS đối với

chu kỳ cao hơn mức kế hoạch ban đầu và điều

chỉnh các khảo sát chính thức phù hợp với mức

RRPH đối với chu kỳ thấp hơn.

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG QUY TRÌNH NGHIÊN CỨU, ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU KỲ MUA HÀNG THANH TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÔNG TY TNHH HÃNG KIỂM TOÁN

AASC THỰC HIỆN

2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH HÃNG KIỂM TOÁN AASC

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của AASC

- Tên đầy đủ: Công ty TNHH Hãng kiểm toán AASC

- Tên giao dịch: AASC Auditing Firm

- Trụ sở chính: Số 1 Lê Phụng Hiểu, Hoàn Kiếm, Hà Nội

- Số điện thoại: (84-4)3 8 241 990

- Fax: (84-4)3 8 253 973

- Website: http://aasc.com.vn

- Email: webmaster@aasc.com.vn & aaschn@hn.vnn.vn

Công ty TNHH Hãng Kiểm toán AASC (gọi tắt là AASC), đổi tên từ Công

ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán (ASC) - Thànhviên HLB Quốc tế tại Việt Nam – Mạng lưới Quốc tế các Hãng Kiểm toán và

Tư vấn Quản trị chuyên nghiệp Hãng Kiểm toán AASC là một trong hai tổchức hợp pháp đầu tiên và lớn nhất của Việt Nam hoạt động trong lĩnh vựcKiểm toán, Kế toán, Tư vấn Tài chính, Tư vấn thuế và xác định giá trị doanhnghiệp.Công ty được thành lập ngày 13/05/1991 theo Quyết định số 164 TC/QĐ/TCCB của Bộ trưởng bộ Tài chính Hiện nay, AASC có trụ sở chính đặttại Hà Nội, chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh và văn phòng đại diện tại QuảngNinh

Thực hiện các cam kết với Tổ chức thương mại thế giới (WTO), năm 2007,AASC đã chuyển đổi từ Doanh nghiệp Nhà nước thuộc Bộ Tài chính thành

AASC là một trong số ít các công ty kiểm toán ở Việt Nam được lựa chọnvào danh sách ngắn của Ngân hàng thế giới và Ngân hàng Phát triển châu Á

để kiểm toán các dự án do các tổ chức này tài trợ

AASC được Chính phủ Nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam traotặng Cờ thi đua Đơn vị dẫn đầu Phong trào thi đua năm 2009 AASC đượcđón nhận Huân chương Lao động Hạng Nhất của Chủ tịch nước và Cờ thi đuacủa Thủ tướng Chính phủ năm 2011

Ngày 18 tháng 02 năm 2011, AASC chính thức trở thành thành viêncủa Mạng lưới quốc tế các hãng Kiểm toán và Tư vấn quản trị chuyênnghiệp HLB

AASC là Công ty Kiểm toán đầu tiên của Việt Nam cung cấp dịch vụ Kiểmtoán và Tư vấn sang các nước trong khu vực: Lào, Campuchia, Thái Lan,

2.1.2 Tổ chức bộ máy quản lý của AASC

Đứng đầu Công ty là Hội đồng thành viên Dưới hội đồng thành viên là Bankiểm soát và Ban thường trực hội đồng thành viên, trực thuộc Ban thườngtrực là Ban giám đốc trực tiếp điều hành các phòng ban trong Công ty và cácchi nhánh Các phòng ban trong Công ty là nơi triển khai trực tiếp công việcđối với khách hàng và tạo nên doanh thu, mỗi phòng ban dưới sự điều hànhcủa một trưởng phòng và từ một đến ba phó phòng tùy theo mức độ cần thiết

Tổ chức quản lý của AASC mang tính độc lập và chuyên môn rất cao giữacác phòng ban với nhau, tuy thế vẫn đảm bảo quản lý thống nhất dưới sự lãnhđạo trực tiếp của Ban giám đốc, Ban trực thuộc hội đồng thành viên và Hộiđồng thành viên

Công ty AASC được tổ chức theo mô hình phân chia theo chức năng, mỗiphòng ban chịu trách nhiệm về một lĩnh vực riêng Giữa các phòng ban cómối quan hệ chặt chẽ và hỗ trợ lẫn nhau trong công việc

Hình 2.1: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Hãng Kiểm toán AASC

2.1.3 Các dịch vụ chính của AASC

Hình 2.2 Các dịch vụ do AASC cung cấp

DỊCH VỤ CHUYÊN NGÀNH

Đào tạo hỗ trợ tuyển dụng và dịch vụ khác

Thẩm định giá

Xác định giá trị doanh nghiệp và

tư vấn cổ phần hóa doanh nghiệp

Dịch

vụ kế toán

Dịch vụ

tư vấn Kiểm toán

BCTC

2.1.4 Khát quát quy trình kiểm toán báo cáo tài chính của AASC

Hình 2.3 Quy trình kiểm toán của AASC

f

TÌM HIỂU, KHẢO SÁT VỀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH VÀTỔ CHỨC QUẢN LÝ

CỦA CÔNG TYGIAI ĐOẠN

LẬP KẾHOẠCH KIỂM

TOÁN

LẬP KẾ HOẠCH KIỂM TOÁN (KẾ HOẠCH CHIẾN LƯỢC, KẾ HOẠCH TỔNG THỂ VÀ THIẾT KẾ CHƯƠNG

2.1.5 Khái quát quy trình nghiên cứu, đánh giá hệ thống kiểm soát nội

bộ chu kỳ mua hàng – thanh toán chu kỳ mua hàng thanh toán của AASC

Hình 2.4 Quy trình nghiên cứu, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ chu kỳ

mua hàng – thanh toán của AASC

ô đánh giá ban đầu về rrks Chu kỳ

Giai đoạn tiền kế hoạch chấp nhận khách hàng và đánh giá rủi ro hợp đồng ( Khách hàng mới)

Thu thập sự hiểu biết sơ bộ về đơn

vị và môi trường kinh doanh

Tìm hiểu ban đầu về hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB)

Tìm hiểu ban đầu về hệ thống KSNB chu kỳ mua hàng thanh toán

Đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát (RRKS) đối với chu kỳ

Thực hiện thử nghiệm chi tiết về kiểm soát chu kỳ mua hàng thanh toán

Thảo luận các vấn đề phát sinh với Ban Giám đốc của khách hàng

2.2 THỰC TRẠNG QUY TRÌNH NGHIÊN CỨU, ĐÁNH GIÁ HỆTHỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU KỲ MUA HÀNG THANH TOÁNTRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO AASC THỰC HIỆNViệc nghiên cứu, đánh giá ban đầu về hệ thống kiểm soát nội bộ chu kỳ muahàng, thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính (BCTC) tại công ty AASCđược thực hiện song song, đồng thời với việc nghiên cứu đánh giá hệ thốngkiểm soát nội bộ các chu kỳ khác Việc nghiên cứu, đánh giá sâu hơn về chu

kỳ mua hàng thanh toán được thực hiện trực tiếp bởi kiểm toán viên phụ tráchphần hành đó

Phương pháp tiếp cận thông tin hệ thống KSNB chu kỳ mua hàng thanh toáncủa khách hàng:

Kiểm toán viên (KTV) của AASC sử dụng các phương pháp để tiếp cận

hệ thống KSNB chu kỳ mua hàng thanh toán khách hàng đó là:

Thứ nhất: Cập nhật và đánh giá thông tin hệ thống KSNB chu kỳ muahàng thanh toán của khách hàng

Với khách hàng cũ, KTV lấy thông tin chủ yếu trong hồ sơ chung Thôngthường, hệ thống KSNB chu kỳ mua hàng thanh toán của khách hàng là ít thayđổi nên các thông tin được lưu trữ từ những cuộc kiểm toán trước đó là rất có ích.Với các khách hàng kiểm toán lần đầu AASC sẽ cập nhật thông tin thông qua liên

hệ với KTV tiền nhiệm hoặc sử dụng các phương pháp tiếp cận khác

Thứ hai: Phương pháp phỏng vấn

KTV sử dụng phương pháp này một cách linh hoạt thường để ghi nhận cácthông tin như một sự thay đổi quan trọng về nhân sự (Giám đốc tài chính, kếtoán trưởng, ) hoặc sự thay đổi về chính sách kế toán,

Thứ ba: Thông qua các nguồn tài liệu cập nhật đến thời điểm kiểm toán

Ví dụ như: chính sách công ty, sổ tay nhân sự, hệ thống phần mềm, sổsách kế toán,