Lập kế hoạch tổ chức sự kiện 9

Tổng quan về Đêm chung kết cuộc thi + Thời gian: 18h30 - 22h30 Thứ bảy, 20/04/2018 + Địa điểm: Hội trường B1, Tòa A2, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân + Đơn vị tổ chức: GYC - Câu lạc bộ t

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

KHOA MARKETING

  

-BÀI TẬP CÁ NHÂN MÔN HỌC TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Đề bài: Trình bày một sự kiện mà anh/chị đã tham gia từ đó viết

một bài truyền thông sau sự kiện đó.

“Đêm chung kết Cuộc thi nhảy AEP's Best Dance Crew 2019”

Sinh viên trình bày : Hồ Phương Thảo

Lớp chuyên ngành : Truyền thông Marketing 58

Lớp tín chỉ : Tổ chức sự kiện (218)-02

Hà Nội, tháng 4 năm 2019

I GIỚI THIỆU VỀ CUỘC THI

1 Tổng quan về Cuộc thi nhảy AEP's Best Dance Crew 2019

AEP’S BEST DANCE CREW 2019: BREAKING DAWN

AEP’s Best Dance Crew (ABDC) là một cuộc thi tìm kiếm Nhóm tài năng về lĩnh

vực múa và nhảy của “Trung tâm Đào tạo Tiên tiến, Chất lượng cao và POHE (AEP)

được tổ chức bởi GYC - CLB Thế hệ trẻ AEP” Dựa trên format của chương trình

truyền hình America’s Best Dance Crew, AEP’s Best Dance Crew (ABDC) lần đầu

tiên được tổ chức tại Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân với sứ mệnh tìm ra những tài

năng đột phá trong lĩnh vực nhảy và múa AEP's Best Dance Crew muốn mang đến cho sinh viên AEP và NEU một sân chơi lớn, công bằng và chuyên nghiệp để thỏa sức cháy cùng đam mê và khẳng định bản thân!

- Thời gian: Bắt đầu từ 24/2/2019 - 20/4/2019

- Đơn vị tổ chức: GYC - CLB Thế hệ trẻ AEP

2 Timeline cuộc thi

+ Vòng Sơ khảo:

 Đăng ký đơn (24/02/2019 - 05/03/2019)

Thí sinh có thể đăng ký dự thi theo hai cách

Online: Thí sinh điền đơn online theo form có sẵn

Offline: Thí sinh điền đơn trên giấy (theo mẫu có sẵn) và nộp lại tại Bàn truyền thông AEP’s BEST DANCE CREW

 Casting (Từ 08:00 đến 17:00, Chủ nhật 10/03/2019)

✓ Online: Thí sinh quay video phần dự thi của mình và gửi file vào mail CLB

✓ Offline*: Thí sinh chọn ca casting phù hợp trong các ca do BTC đề ra

+ Chuỗi trải nghiệm: Take spark - Make fire (Từ 11/03 đến 25/03)

 3 buổi workshop: với sự dẫn dắt của các dancers nổi tiếng và được tổ chức tại studio của nhà bảo trợ chuyên môn hàng đầu

 1 ngày bonding: hứa hẹn sẽ đem đến những câu chuyện từ những dancers chuyên nghiệp, những màn biểu diễn từ khách mời và cả thí sinh

+ Vòng loại:

Thời gian: 18:30 - 20:30 Chủ nhật, ngày 05/04/2019

Địa điểm: Nhà Văn hóa A Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân (dự kiến)

Yêu cầu: Mỗi đội thi cần chuẩn bị 1 tiết mục từ 5 – 7 phút, biểu diễn trực tiếp như hình

thức 1 vòng casting offline

+ Vòng Chung kết:

Hình thức: thi showcase, tiết mục 5 – 7 phút theo 1 chủ đề mà BTC đã đưa ra từ trước.

Các đội thi có thể mời backup dancers (có thể ở ngoài hoặc trong trường) vào tiết mục của mình đêm chung kết, nhưng tổng số thí sinh của một đội (Crew gốc + Backup dancers) không được vượt quá 12 thành viên

Thời gian: 18h30 - 22h30 Thứ bảy, 20/04/2019

Địa điểm: Hội trường B1, Tòa A2, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân

3 Đơn vị đồng hành cùng chương trình

+ Nhà tài trợ: 1900 Le Théâtre, Trang phục biểu diễn Sequeen, Trung tâm Anh ngữ IZONE, COLOR ME, Apollo360, Công ty tư vấn và giáo dục đào tạo E.F.A

+ Nhà bảo trợ truyền thông: YAN News, Tiin.vn

II ĐÊM CHUNG KẾT CUỘC THI “AEP’S BEST DANCE CREW 2019”

1 Tổng quan về Đêm chung kết cuộc thi

+ Thời gian: 18h30 - 22h30 Thứ bảy, 20/04/2018

+ Địa điểm: Hội trường B1, Tòa A2, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân

+ Đơn vị tổ chức: GYC - Câu lạc bộ thế hệ trẻ AEP

+ Quy mô sự kiện: 750-800 khán giả đến xem chương trình

+ Thông tin 4 đội thi đêm Chung kết

WOLFIES - những chú sói biểu tượng của sự bí ẩn, lòng dũng cảm và sắc bén trong khoảnh khắc mơ màng trước khi mặt trời mọc - Civil Dawn

CandiG - những cô nàng kẹo ngọt màu đen huyền bí trong thời điểm vạn vật được phủ lên sắc đen huyền bí - Midnight

TWINKLE - một gam màu sắc khác lạ, bình dị mà lộng lẫy trong ánh hoàng hôn buổi chiều tà - Sunset

TINKERBELL - những nàng tiên mang đến thứ ánh sáng tràn đầy sức sống vào buổi bình minh - Sunrise

2 Timeline chi tiết chương trình

Thời

gian Nội dung Hoạt động chi tiết Nhân sự

-19h15

Tiếp đón khán

giả, check-in, ổn

định chỗ ngồi

* Khu vực Check in + 4 bàn Check in ngồi thành 1 hàng ngang phía bên ngoài hội trường, mỗi bàn cách nhau khoảng 0.5m để tránh sự lộn xộn trong lúc khán giả xếp hàng đợi check-in + Công việc: Check-in, phát quà tặng và phiếu điểm ngay sau khi lấy thông tin khán giả

* Khu vực tiếp đón ngoài hội trường

+ 2 Cổng đón tiếp ngay tại cửa hội trường

+ Công việc: Kiểm tra vé mời khán giả, dập ghim đánh dấu xác nhận rồi mời khán giả vào trong

* Khu vực trong Hội trường + 3 dãy ghế lớn tại hội trường với sức chứa khoảng 800 người + Công việc: Sắp xếp vị trí khán giả ngồi đảm bảo khán giả ngồi theo khu kín ghế, ổn định khán giả tại vị trí ngồi,

* Khu vực Check-in

+ 4 bạn Check in + 4 bạn CTV hỗ trợ phát quà + 4 bạn CTV ổn định khu vực khán giả xếp hàng

* Khu vực tiếp đón ngoài hội

bạn/cổng đón

* Khu vực trong

Khoảng 6 bạn cố định và một số bạn khác cùng hỗ trợ

19h15

-19h20

Mở đầu giới

thiệu chương

trình

* Khu vực trên sân khấu: MC giới thiệu chương trình (giới thiệu tổng quan về cuộc thi, giám khảo khách

* Khu vực hội trường: Tiếp tục ổn định khu vực khán giả vào muộn và lấp đầy những chỗ trống còn lại

* Khu vực trên sân khấu: MC và đội hỗ trợ

* Khu vực hội trường: Chỉ còn 3 bạn hỗ trợ ổn định

19h20

-19h25

Phát biểu và trao

hoa cảm ơn thầy

Viện trưởng

AEP

Thầy Viện trưởng lên phát biểu khai mạc chương trình

Nhân sự hỗ trợ khu vực sân khấu

19h25

-19h35

Giới thiệu và

tặng hoa, giấy

chứng nhận Ban

giám khảo; nhà

tài trợ; các đơn

vị đồng hành

MC kính mời lần lượt các đơn vị tài trợ, dàn giám khảo, các đơn vị đồng hành lên nhận hoa và giấy chứng nhận chương trình

Mỗi một lượt khách mời lên sẽ

có một bạn lễ tân mang hoa và quà cho BTC trao cho các cá nhân, đơn vị

-19h40

Văn nghệ chào

19h41

-19h42

Điểm lại các

hình ảnh qua

từng vòng thi

Điểm lại qua hình ảnh tổng quan chương trình (con số, sự kiện chính, các đội tham dự, ) show trên màn hình

19h43

-20h20

Giới thiệu và

phần thi vòng 1

của các đội theo

thứ tự: Twinkle

CandiG

-Tinkerbell

Đến đội thi nào sẽ trình chiếu hình ảnh đội thi đó, sau đó đội thi sẽ biểu diễn tiết mục của mình, Ban giám khảo sẽ nhận xét nagy sau phần thi của mỗi đội chơi Mỗi tiết mục thời lượng trung bình

5 7 phút, sau đó BGK nhận xét 2

-3 phút

Hỗ trợ các đội chơi Set up khu vực sân khấu 20h21

-20h28

Văn nghệ giữa

giờ

Tiết mục nhảy của khách mời -nhóm G-hope

20h28

-20h30

MC giới thiệu

thể lệ vòng thi

thứ 2

MC sẽ công bố đề thi vòng 2, thể lệ diễn ra,

20h30

-21h25

Phần thi vòng 2

của các đội theo

thứ tự: Twinkle

CandiG

-Tinkerbell

Mỗi tiết mục thời lượng trung bình 7- 10 phút, BGK nhận xét ngay sau phần thi của từng đội chơi 2 -3 phút

21h26

-21h41

Nghỉ giảo lao

giữa giờ

Thời gian giải lao giữa giờ đển khán giả nghỉ ngơi cũng như là thời gian mọi người bắt đầu bỏ phiếu ở khu vực ngoài hội trường cho đội chơi mà mình cảm thấy ấn tượng nhất

21h42

-21h55

Văn nghệ giao

lưu của 4 giám

khảo

4 Giám khảo sẽ giao lưu với khán giả và bắt đầu thể hiện tiết mục trình diễn của mình (mỗi người một tiết mục ngắn khoảng 2-3 phút) 21h56

-22h15

Tiết mục giao

lưu của khách

mời đặc biệt

-Ca sĩ sẽ hát 3 bài và giữa các bài hát sẽ có phần giao lưu ngắn gọn

và tương tác gần với khán giả

Các bạn CTV hỗ trợ đảm bảo an toàn cho ca sĩ

Ca sĩ Xesi

22h16

-22h35

Công bố điểm

và trao giải

thưởng

MC thông báo mời 4 đội chơi ra sân khấu, nghe nhận xét chung của BGK, công bố giải thưởng vào trao giải cho 4 đội chơi bao gồm 1 Giải Nhất, 1 Giải Nhì, 1 Giải Tiết mục Ấn tượng nhất, 1Giải Tiết mục Được yêu thích nhất, 2

22h37

-22h45

Lời cảm ơn từ

BTC, 4 đội chơi

và bế mạc đêm

Chung kết

*Ghi chú:

- Khu vực âm thanh, ánh sáng, hình ảnh sẽ hỗ trợ từ đầu đến cuối chương trình

- Khu vực hậu cần cũng Set up mọi hoạt động trên sân khấu cần thiết

- Nhân sự cho cả cuộc thi: 25-30 người

- Khu vực khách mời đảm bảo nước uống, vật dụng ghi chú, mic,

- Trong lúc chương trình diễn ra, các bạn CTV sẽ đứng cuối hội trường, theo dõi cũng như đảm bảo toàn bộ sự hỗ trợ cần thiết cho khán giả

Ảnh tác giả tự chụp

III NHỮNG HOẠT ĐỘNG TRUYỀN THÔNG CHO ĐÊM CHUNG KẾT CUỘC THI AEP’S BEST DANCE CREW 2019

1 Truyền thông Trước sự kiện

+ Hoạt động Offline: Đặt bàn truyền thông tại nhà văn hóa A và giảng đường D2 Đại

học Kinh tế Quốc dân (trong vòng 2 ngày 18/04-19/04)

Khi các bạn sinh viên ghé bàn truyền thông thì

- Chào hỏi

- Gợi ý các bạn like, share và check-in tại fanpage chính thức cuộc thi

- Xin thông tin sinh viên (Họ tên, Mã Sinh viên, Lớp, Địa chỉ Email, SĐT)

- Phát vé và phổ biến thời gian và địa điểm diễn ra Đêm chung kết

- Gửi lời cảm ơn vì sẽ tham dự chương trình

+ Hoạt động Online: Diễn ra trên mạng xã hội và các báo điện tử

 Mạng xã hội

- Đăng bài Fanpage đều đặn thông tin các đội chơi, giám khảo, đơn vị đồng hành, những lợi ích khi tham gia Đêm chung kết, …

- Tạo sự kiện trên Facebook

- Tạo Minigame để tăng Like, Comment, Lượt tải ứng dụng âm nhạc

#Wazzat_Sotàiâmnhạc để được nhận vé

- Hỗ trợ truyền thông từ các Fanpage liên quan khác trong đoàn trường

 Báo điện tử

- Các đơn vị bảo trợ Truyền thông sẽ đăng bài viết cập nhật về Cuộc thi

2 Truyền thông Trong sự kiện

Livestream Đêm chung kết trên Fanpage chính thức của GYC – CLB Thế hệ trẻ AEP

3 Truyền thông Sau sự kiện

Đề xuất

- Gửi Email cảm ơn đến khán giả và xin ý kiến đóng góp để hoàn thiện hơn

- Viết bài về thí sinh: phỏng vấn cảm nghĩ sau cuộc thi, các thí sinh đoạt giải

- Viết bài cảm ơn Ban giám khảo, các đơn vị đồng hành và cảm nhận của khách mời

- Video tổng kết, ghi lại những hình ảnh đáng nhớ đã diễn ra trong Cuộc thi

->>> Đề xuất Bài viết Truyền thông sau sự kiện

Hành trình “Cuộc thi AEP’s Best Dance Crew: BREAKING DAWN 2019” đã khép lại với một đêm Chung kết đầy cảm xúc không chỉ cho các đội chơi mà còn để lại nhiều ấn tương đặc biệt với khán giả

Quán quân năm nay đã gọi tên CandiG Crew với màn trình diễn vô cũng xuất sắc đã chinh phục hoàn toàn ban giám khảo cũng như khán giả có mặt tại hội trường B1 Cũng không thể kể đến những tiết mục nhảy sáng tạo và đầy bất ngờ từ các đội chơi Wolfies, Tinkle, Tinkerbell góp phần làm cho Đêm chung kết trở nên bùng nổ hơn Ban Tổ Chức cũng xin gửi lời chân thành cảm ơn các cá nhân, đơn vị, tổ chức đã đồng hành và đóng góp một phần công sức không nhỏ trong suốt hành trình cuộc thi

Và thành công của chương trình ngày hôm nay chính là sự ủng hộ nhiệt tình của khán giả, đặc biệt là hàng ngàn khán giả đã đứng xếp hàng nhận vé, Check-in tham gia trực tiếp vào sự kiện Ban Tổ chức tin rằng sau chương trình các bạn đã có những cảm nhận sâu sắc hơn các vấn đề xã hội thông qua những màn biểu diễn đầy tính nghệ thuật và hãy lan tỏa nhiều hơn những giá trị đó đến với cộng đồng

Hy vọng cuộc thi sẽ là nền móng để các bạn trẻ nói chung và thế hệ NEU nói tiếng thể hiện được nhiều hơn nữa những tài năng của mình, truyền tải được những thông điệp sâu sắc đến xã hội

Mong rằng các bạn có thể tiếp tục theo dõi và đồng hành những sự kiện tiếp theo của GYC – CLB Thế hệ trẻ AEP

Facebook: https://www.facebook.com/gyc.aep/

Instagram: www.instagram.com/gyc.stagram